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グループウェアの比較13選。機能一覧・比較表付き|無料も

グループウェアの比較13選。機能一覧・比較表付き|無料も

最終更新日:2024-02-27

グループウェアの新規導入を検討している、または使い勝手のいいグループウェアへのリプレイスを検討している方へ。自社に合ったグループウェアの選び方や比較ポイントとともに、おすすめや無料サービスを紹介します。

目次

グループウェアとは?

グループウェアとは、プロジェクト遂行における組織内でのコミュニケーションを円滑化するシステムのことです。主な機能として、メールの送受信やスケジュール管理、ファイル共有、チャットなどが搭載されています。

グループウェアが必要な背景

チームで業務を行う場合、各自のスケジュールや業務に必要なデータ、成果物などの共有が不可欠です。

特に、スムーズな連携やスピーディーな対応が求められる業務の場合、メールアプリやカレンダーアプリ、ファイル共有サービスなどを使い分けていると、ログインやデータ転記の手間が煩雑に。更に、関わる人数が多くなるほど情報共有の難易度は上がり、業務に支障が出てしまうケースも少なくありません。

そんな場合に役立つのがグループウェアです。1つのアカウント・インターフェースで様々な機能を利用できるため、チーム内での情報共有が効率的に。また、社外の関係者もゲストとして招待できるため、社内外にまたがるプロジェクトなどでも効果を発揮します。

グループウェアのおすすめ

本記事ではグループウェアの機能や特徴、選び方・比較ポイントなどを交えながら、おすすめのサービスをわかりやすく紹介していきます。

メールやオフィスソフトと
一緒に導入したい場合
Google Workspace、Microsoft 365 など
豊富な機能を利用したい場合 Lark、クロジカスケジュール管理、NI Collabo 360、サイボウズGaroon など

記事後半には個々のサービスの詳細も紹介しています。今すぐツールの選定に移りたいという方はそちらをご覧ください。

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グループウェアの機能一覧(比較表付き)

主なグループウェアについて搭載機能を一覧でまとめておきましたので、サービスを選ぶ際の参考にしてください。
グループウェアの機能一覧(比較表付き)
以下、主な機能とチェックしておきたいポイントについても、一覧表にまとめました。

メール機能 メールサーバとセットになったものと、外部サーバとの連携でメールクライアントとして使えるものとがあるので、要チェックです。送信取り消しや他アプリとの連携など、業務効率化に役立つ機能も。
スケジュール管理機能 予定のリマインドや色分け表示といった一般的なカレンダー機能に加えて、施設予約や会議室予約、Web会議用のURL自動発行などに対応したサービスも。
コミュニケーション機能
(チャット・掲示板)
チャットや掲示板を使って、迅速・的確に情報を共有するための機能。社内全体に向けたメッセージは掲示板、個人同士のやり取りはチャットなど、目的に合わせて使い分けられると便利です。
ファイル共有機能 複数メンバー間でファイルを共有・管理するための機能。細かい権限設定に対応しているサービスなら、セキュリティ強化にも有効です。
ワークフロー機能 進捗状況やステータスの管理、申請承認フローの効率化に役立つ機能。スマホ対応のサービスなら、出先からの申請や承認がスムーズに。
社内ポータルサイト作成 社内ポータルサイトを作っておけば、社内規則やオフィスの利用ルール、資料フォーマットなどを集約できます。健康診断・年末調整などの全社的なお知らせにも有用です。

決して機能が多ければいいというわけでなく、重要すべきはコストパフォーマンスです。足りない機能は専用サービスで補うこともできます。

スケジュール管理機能やコミュニケーション機能、ファイル共有機能などを補える、専用ツールについて、以下の記事でも詳しく解説しています。

法人向けスケジュール管理ツールおすすめ14選。タイプ別に紹介
社内SNSツールの比較14選。目的別の選び方
法人向けオンラインストレージ比較15選!料金・容量の比較表付
ワークフローシステム比較14選。必須のチェックポイントとは?
ずっと無料で使える社内情報共有ツール13選。タイプ別の選び方

 

グループウェアの目的別の選び方

グループウェアは種類が豊富で、その機能も様々です。グループウェアの主な導入目的と、目的別の選び方について解説します。

(1)メールサーバーとセットで導入したい

メールサーバーをセットで提供しているサービスに「Google Workspace」や「Microsoft 365」があります。どちらもセキュリティ機能に優れており、1人あたりに割り当てられるデータ容量も十分。既存メールサーバーからの移行も簡単です。社内・社外を含めた、通信・コミュニケーション環境を一式で用意したい場合に適しています。

(2)Officeライセンスからメールサーバーまでセットで導入したい

WordやExcelといったOffice製品を利用しており、今後も使い続ける予定なら「Microsoft 365」を導入してMicrosoft製品で統一してしまうのがおすすめです。オフィスソフト以外にも、1TBのストレージ(One Drive)、セキュリティリスクからの保護、Microsoft Teamsのビジネスチャットや電話会議機能などがそろっていて便利です。

また「Google Workspace」も、スプレッドシートやドキュメントなど、Office製品に近い使用感のソフトがそろっています。

一方、グループウェア導入を機にオフィスソフトを乗り換えたい場合には、オンラインのドキュメント作成・共有機能を備えた「Lark」のようなグループウェアがおすすめです。様々な会議資料に使えるテンプレートのほか、タスク管理・プロジェクト管理・顧客管理などのテンプレートが多数用意されています。

(3)ワークフローやプロジェクト管理など多機能なものを使いたい

高度なプロジェクト管理を行いたい場合は、「サイボウズOffice」「desknet’s NEO」「クロジカスケジュール管理」「NI Collabo 360」のように多機能なグループウェアがおすすめです。これらのグループウェアは使い勝手の良さに定評があり、一般企業から官公庁まで様々な環境での導入実績があります。

また、情報の共有・共同作業のための機能が充実したグループウェアに「Lark」が該当。コロナ禍における遠隔授業のソリューションの一つとして、UNESCO (国際連合教育科学文化機関)に紹介された実績もあります。

(4)大規模組織に対応できるものを使いたい

大規模な組織で利用するグループウェアには、部門・職種によってアクセスできる情報を制限できるなど、高度な権限管理機能が必要です。

10〜数万名規模の企業での情報共有に対応した「サイボウズGaroon」や、多機能ながらも直感的に操作できるインターフェイスの「desknet’s NEO」などが、大規模組織での利用に適しています。いずれも任意のロール(役職・役割で分類したユーザーグループ)を作成して、アクセス権の付与/制限ができるなど、柔軟な権限設定に対応しています。

(5)企業向けグループウェアを無料で使いたい

グループウェアの導入にコストをかけたくない場合は、「GroupSession」や「シラサギ」などの無料サービスが選択肢となります。ただし、どちらもオンプレミス型なので、サーバーの構築やシステムの運用を自社内で行わなければなりません。自社内での構築・運用が難しい場合は、導入支援をしている企業に外注するという方法もありますが、結局費用がかかってしまうため一長一短です。

また、機能制限付きの無料プランがあるサービスとして、「LINE WORKS」もあります。

 

グループウェアの比較のポイント

グループウェアを選ぶにあたって、チェックしておきたい3つの比較ポイントをご紹介します。

(1)基本機能の有無

グループウェアによって搭載機能の範囲が大きく異なるため、サービス検討時には、グループウェアの利用目的と必要な機能を洗い出し、それを満たしているかどうかチェックしておきましょう。

頻繁に使われる基本機能として、「メール」「スケジュール」「掲示板」「ファイル共有」「ワークフロー」などが挙げられます。その他、「施設/備品予約」「電話メモ」「在席管理」といったオフィスで役立つ便利機能を搭載したグループウェアも。

しかし、グループウェアの機能は多ければいいというわけではありません。たとえば、使い慣れたオンラインストレージサービスやワークフロー・タスク管理ツールをそのまま使い続けるというケースも。そのため、必ず使うことになる機能とそうでない機能をしっかりと確認しておくことが重要です。

(2)モバイル向け機能やアプリの有無

グループウェアは、スマホやタブレットといったモバイル端末から利用することも多いシステム。社外での利用ニーズが特に高い場合は、モバイル専用アプリがあるものを導入するのがおすすめです。たとえば、「Google Workspace」なら、「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドライブ」といった専用アプリが用意されています。また、「サイボウズOffice/Garoon」も専用アプリから、メールやスケジュール、ワークフローといった機能が利用可能です。

専用アプリがないサービスでも、スマホのブラウザからログインできますが、利便性や閲覧性は専用アプリのほうが優れているでしょう。

(3)組織体制への対応の可否

数百〜数万名が所属する大規模な組織では、「役職・職種別にアクセスできる情報の範囲を制限したい」「チーム・部門単位で利用するアプリケーションを変更したい」といった要望が出てくるでしょう。その場合、「サイボウズGaroon」や「desknet’s NEO」のように、柔軟な運用・管理機能を備えたシステムが適しています。

また、複数のWindows PCを一元的に管理するための機能であるActive Directoryとの連携や、シングルサインオンへの対応ができると、アカウント管理の負担軽減につながります。

 

おすすめのグループウェア(メールサーバーやOfficeなどもセットで導入)

メールサーバーや、Office製品と一緒に導入できるグループウェアをご紹介します。

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Google Workspace(Google/NTTコミュニケーションズ)

Google Workspace公式Webサイト

(出所:Google Workspace公式Webサイト)

GmailやGoogleカレンダー、Google Meetなど、様々なアプリで構成されたグループウェア。ビデオ会議や画面共有といった機能で迅速な意思決定をサポートする。加えて、ドキュメントやスプレッドシートなどの同時作業やクラウド上へのファイル保存・共有といった機能で、組織内のコミュニケーション強化にも貢献。高度なセキュリティが保証されているので、オフィス以外でも安全かつスムーズに作業ができる。
すでに馴染みのあるアプリに加えて、社内ポータルサイトやプロジェクトサイトが簡単に作成できる「Googleサイト」や、ユーザーアカウントやアプリを一元管理できる「Google管理コンソール」といった機能も。ワークフロー機能は搭載されていないが、外部のワークフローシステムと連携することでカバーできる。

  • 料金:月額1,360円/ID(ビジネススタンダードプランの場合)
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

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Microsoft 365(日本マイクロソフト株式会社)

Microsoft 365公式Webサイト

(出所:Microsoft 365公式Webサイト)

グループウェアに求められる、ほとんどすべての機能を搭載したサブスクリプションサービス。一般法人向けにはベーシック、スタンダード、プレミアムの3種類のプランがあり、最も安価なベーシックプラン(月額540円)でも法人メール、最大300人までのチャット・通話・ビデオ会議、1人1TBのクラウドストレージなどの利用が可能。また、スケジュール・タスク管理といった、組織の運営・管理機能も充実している。
加えて、Web版のOfficeアプリも利用できるので、業務でOffice製品を使っているなら、コストの削減も期待できる。スタンダードプラン以上なら、デスクトップ版のOfficeアプリも利用可能。プレミアムプランでは、高度なセキュリティ対策機能も搭載している。

  • 料金:月額1,560円/ID(ビジネススタンダードプランの場合)
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(SharePointで対応)

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おすすめのグループウェア(機能が豊富)

機能の豊富さに強みを持つグループウェアをご紹介します。

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サイボウズOffice(サイボウズ株式会社)

サイボウズOffice公式Webサイト

(出所:サイボウズOffice公式Webサイト)

累計導入70,000社超を誇る、「誰でもかんたんに使える」がコンセプトのグループウェア。利用人数が最大300人までの中小企業向け。基本的な機能に加えて、自身に関係する情報を一覧で確認できる「トップページ」、打ち合わせ議事録などをフォーマット化して共有できる「報告書」、不在着信を簡単に共有できる「電話メモ」など、日本企業のオフィスシーンにフィットした便利機能が充実している。
スマホやタブレットに対応しているのに加え、高いセキュリティ機能を備えているため、外出先や自宅など、どこからでも安心してアクセスできる。1人あたり月額500円からという手頃な価格も魅力。

  • 料金:月額500円/ID、初期費用なし(スタンダードコースの場合)
    ※5IDから利用可能
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(メールサーバー連携)

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desknet’s NEO(株式会社ネオジャパン)

desknet’s NEO公式Webサイト

(出所:desknet’s NEO公式Webサイト)

450万人以上が利用しているグループウェア。日本企業ならではのビジネス課題に対応した27のアプリを利用できる。アプリの機能は、基本的なものに加えて「設備予約」「議事録」「仮払い精算」「備品管理」など。Amazonビジネスと連携して購買業務の効率化も可能だ。また、全社向けのポータルのほか、部署ごとや、個人ごとのポータルをそれぞれ作成して、使い分けられるという特徴も。
会議資料を参加者にリアルタイムに配信・共有できる「SmartViewer」機能のリリースや、スマホ専用アプリの機能拡張など、アップデートも盛ん。また、サポートサービスとして、ツールの活用方法を紹介するオンラインセミナーや、熟練スタッフによる丁寧な導入サポートが用意されている。

  • 料金:月額400円/ID、初期費用なし(クラウド版基本プランの場合)
    ※その他、オプションあり
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(メールサーバー連携)

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Lark(Lark Japan株式会社/株式会社グッドウェーブ)

Lark_公式Webサイト

(出所:Lark公式Webサイト)

チャット、カレンダー、ドキュメント作成と共有、ストレージ、ワークフローなど、ビジネスに不可欠な機能を豊富に備えたコミュニケーションツール。特にチャットに強みを持ち、シンプルなUI・操作性のほか、メッセージのピン留め、アンケート、自動翻訳、更にリマインドや定期メッセージを送る場合にはチャットボットを活用することで大幅に業務を効率化できる。
また、最大1,000名まで同時参加できるテレビ電話会議も特徴の一つ。日本語・英語・中国語の3カ国語をリアルタイムに翻訳して字幕表示でき、更に録画した会議内容は自動で文字起こしされるため会議内容の共有も簡単。

  • 料金:月額1,420円/ID(プロプランの場合) ※無料プランあり
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(メールサーバー連携)

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クロジカスケジュール管理(TOWN株式会社)

クロジカスケジュール管理公式Webサイト

(出所:クロジカスケジュール管理公式Webサイト)

スケジュール管理を中心に、ビジネスチャットや設備予約、タイムカードといった機能を搭載。1,800社35,000人以上に利用されているグループウェア。URLを送信して相手に候補日を選択してもらうだけの、シンプルな操作で日程調整が完結できるため、取引先とのコミュニケーションの円滑化が進む。メンバーの予定だけでなく、会議室や社用車といった設備の予約も一つの画面から確認でき、 同じ時間帯に予定を登録しようとするとアラートが表示されるので、ダブルブッキングや調整のための無駄なやりとりを防ぐことができる。大企業や官公庁でも安心して利用できるセキュリティ水準を満たしていることもポイント。
社内wikiやポータルといった機能を搭載したプレミアムプランのほか、必要最低限の機能に絞ったベーシックプランやフリープランも選択できるので、スモールスタートしたい企業にもおすすめだ。

  • 料金:月額800円/ID(プレミアムプランの場合)
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(メールサーバー連携)

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NI Collabo 360(株式会社NIコンサルティング)

NI Collabo 360公式Webサイト

(出所:NI Collabo 360公式Webサイト)

全部で36の豊富な機能を月額360円/IDという低価格で利用できるグループウェア。搭載している機能は、高機能ワークフロー、電帳法の保存要件にも対応した経費精算・支払管理機能、スケジュール管理・日程調整、プロジェクト管理、掲示板、社内SNS、安否確認など。グループウェアへの入り口となるポータル画面(トップページ)は、個々のユーザーが使いやすいよう自由なカスタマイズが可能。
また、NI Collabo 360の導入企業同士であれば、お互いのグループウェアを連携させてシームレスな企業間連携を実現できるのも特徴。また、同社が提供するSFA/CRMや見積書作成Webシステム、請求書Web配信システム、ノーコードWebデータベースをはじめ、主要な会計システムや販売管理システムともシームレスに連携できるため、業務効率の大幅な改善が見込める。

  • 料金:月額328円/ID、初期費用50,000円
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

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サイボウズGaroon(サイボウズ株式会社)

サイボウズGaroon公式Webサイト

(出所:サイボウズGaroon公式Webサイト)

7,000社320万人に利用されており、数千〜数万名規模の大企業での導入実績が豊富なグループウェア。利用者の92%が「使いやすい」と回答したUIが特徴で、教育コストをかけなくても社内での浸透・活用が見込める。
社内のシステムや情報がポータル上に集約されているので、必要な情報にスムーズにアクセスでき、全社通達や電話メモ、メッセージといった連絡事項を見逃すこともない。きめ細やかなアクセス権管理、階層化した組織管理など、日本の大企業にフィットする機能が多数そろい、大規模組織でも負担なく管理業務が行える。
社外からのリモートアクセスができる一方で、リモートアクセス時の機能制限も可能。不正アクセスの防止機能、脆弱性対策など、セキュリティ機能にも優れている。

  • 料金:月額800円/ID(301〜1000IDの場合)
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

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mitoco(株式会社テラスカイ)

mitoco公式Webサイト

(出所:mitoco公式Webサイト)

Salesforceに最適化された、営業部門との情報共有に強みを持つグループウェア。組織内のコミュニケーションのみならず、顧客情報をはじめとした社外に関わるデータも一括管理できる。更に、トークやカレンダー機能に外部ユーザーを招待できるので、社外メンバーがいるプロジェクトのコミュニケーションの円滑化にも役立つ。社内外での業務効率化、ペーパーレス化の促進をトータルでサポートしてくれる。
各メンバーの利用状況を可視化するレポート機能、Salesforceとの連携など、営業・マーケティング活動を支援する機能が充実。オプション機能の「mitoco Work経費」や「mitoco Work勤怠」を利用すれば、更なる業務効率化も期待できる。

  • 料金:月額800円/ID、初期費用なし(〜300IDの場合)
    ※5IDから利用可能
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

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WaWaOffice(株式会社アイアットOEC)

WaWaOffice公式Webサイト

(出所:WaWaOffice公式Webサイト)

企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を支援するグループウェア。PC操作が苦手な人でも直感的に操作できるUIが特徴だ。グループウェアとしての基本機能に加えて、アンケートや eラーニングも標準搭載されている。スマホからの利用にも対応。
ワークフロー機能がある「WaWaFlow」、営業日誌機能を備えたSFA「WaWaFrontier」など、様々な関連製品がそろい、連携によって業務全体の効率化につながる。また、他社システムとの連携や独自機能の追加など様々なニーズにも対応している。
24時間365日有人監視の大手データセンターでデータを保護。SSLも標準装備されているので、セキュリティ面でも安心して利用できる。

  • 料金:月額2,500円/契約 + 400円/ID〜 ※5IDから利用可能
メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

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無料で使えるグループウェア

最後に、無料で利用できるグループウェアをご紹介します。

GroupSession(日本トータルシステム株式会社)

GroupSession公式Webサイト

(出所:GroupSession公式Webサイト)

無料かつユーザー数無制限で利用できるグループウェア。ポータル、スケジュール、ショートメール、ワークフロー、掲示板、ファイル管理など、有料システムに劣らない機能を備える。システムの利便性をより高める、モバイル版やスマホアプリ、インストール・運用サポートといった有償オプションも充実している。
自社でのインストール、セットアップが必要なので、導入担当者には相応のITリテラシーが求められるが、公式サイトにわかりやすいインストールガイドが用意されている。WindowsもしくはLinux環境で利用可能。
無料版のほかに月額300円で利用できるクラウド型、有料で大規模環境に対応するエンタープライズ型が用意されている。

メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(メールサーバー連携)

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シラサギ(株式会社ウェブチップス)

シラサギ公式Webサイト

(出所:シラサギ公式Webサイト)

数千人規模の組織にも対応可能な無料のオープンソースグループウェア。ポータル、スケジュール、設備予約、掲示板、ワークフロー、共有ファイル、メッセージなど、社内の情報共有やコミュニケーションに必要な機能が搭載されている。他システムとスムーズに連携でき、基本機能をより使いやすくするためのカスタマイズも可能だ。更に、必要に応じて追加機能の開発もできる(有料)。
インストールや初期設定にはITリテラシーが必要だが、有料で講習会サービスやサポートサービス、業務代行サービスが受けられる。グループウェアのほかに、CMS、Webメールサービスの提供も。

メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(メールサーバー連携)

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LINE WORKS(ワークスモバイルジャパン株式会社)

LINE WORKS公式Webサイト

(出所:LINE WORKS公式Webサイト)

有料ツールとして提供されているLINE WORKSだが、機能やサービス内容を限定したプランを無料で利用することができる。
フリープランでは、チャット、5GBまでのストレージ、ビデオ通話、掲示板、カレンダー、アンケートといった機能が100名まで利用可能。なかなかIT化が進まず、新しいツールを効果検証するだけでもハードルが高いと考える中小企業向けに提供が開始された。スマホ1つからスタートできるうえ、LINEと同じような操作性なので簡単に導入できる。ただし、ストレージの容量追加はできず、複数人での通話も最大60分/4人までなど、継続して利用するには制限が多いことから、あくまで体験プランとして検討するのがおすすめ。

メール スケジュール管理 コミュニケーション ファイル共有 ワークフロー 社内ポータル作成

(有料)

(有料)

(掲示板を代用)

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まとめ

従業員一人ひとりの業務の煩雑化、リモートワークの普及といった課題に対して有効なのが、グループウェアの導入です。チャネルの使い分けによるコミュニケーションの最適化、的確かつスムーズな情報共有による業務の効率化といった効果が期待できます。

リモートワーク環境下で特に発生しやすい、「疑問を誰に相談すればわからない」「同僚や上司が今どこで何をしているのかわからない」「稟議の承認が滞りがち」などといった問題の解決にも役立ちます。

適切なサービスを選択するためには、自社が抱えている課題と必要な機能を洗い出すことが重要です。まずは、無料トライアルやフリープランがあるサービスを、試用してみるのもおすすめです。

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