最終更新日:2022-01-25
Wordなどの文書作成ソフトでのマニュアル作成に限界を感じている方へ。ここでは目的別の選び方や比較のポイント、おすすめのマニュアル作成ツールをご紹介します。
マニュアルの効率的な作成や効果的な活用に有効な「専用のマニュアル作成ツール」を利用する目的としては、以下の3つが挙げられます。
マニュアル作成に特化した機能が充実しているため、次のような効率化が見込めます。
マニュアル作成ツールには、作成するマニュアルに適したテンプレートが豊富に用意されているものがあります。Officeソフトなどで作成する場合は、どのようにしたら見やすく書きやすいか、フォーマットや書き方を決めるだけでも時間がかかります。
テンプレートがあれば、テンプレートに沿って説明文や画像を挿入していくだけで、見やすいマニュアルを作成できます。悩まずに作成できるため、作成時間も短縮化されます。
システムやアプリケーションの操作手順の説明などでPC画面のキャプチャーが必要な際、手動で行う場合には、ファイルの保存操作に加えて、トリミングや画像サイズの調整などに手間がかかり、用意する枚数が多くなるほど負担が大きくなります。
マニュアル作成ツールには、説明したい画面を操作するだけで、自動的に必要な画面を適切なサイズでキャプチャーしてくれるものがあります。レイアウトやファイルサイズを気にせずに手軽に画像の挿入ができるため業務負担を軽減できます。
PC画面上での操作マニュアルの場合、操作説明を自動入力できるツールもあります。PC画面上で必要な操作を普段通りに行うだけで、自動的に操作手順がテキスト化されます。マニュアル化したい作業者の操作方法を漏れなく正確に保存する上でも有効です。
OJTを必要とする現場作業などでは動画マニュアルが有効です。しかし、動画の撮影や編集には、動画編集ソフトや機材をはじめ、編集の専門知識やスキルなども必要となり、制作にコスト・手間・時間がかかります。動画マニュアルの作成に特化したツールを利用すれば、スマートフォンなどでマニュアル化したい業務を実際に行っているところを撮影するだけで、映像編集の知識や技術がなくても直感的な操作で動画マニュアルを作成することが可能です。
また、撮影と同時にシステムが自動的に音声認識をして、字幕作成や翻訳まで行ってくれるツールもあります。動画だけでは伝わりきらない補足の説明文や、日本語を母国語としない従業員がいる場合でも通用するマニュアルが手間をかけずに作れるようになります。
マニュアル作成ツールを活用することで、マニュアル作りや更新の負担が大幅に軽減されるため、これまで、口頭伝承やその場限りのメモ書きだけで済ませていたような些細な内容であってもすぐにマニュアル化して共有できるようになります。その結果、社内ナレッジの蓄積が進むだけでなく、内容の更新を通じてマニュアル精度も高まります。
また、チームでの共有に優れた備えたツールであれば、検索などで必要なマニュアルにすぐにアクセスできるようになるため、マニュアルの利用が進みます。中には、現場にQRコードのシールを貼っておき、現場で困ったらスマホでQRコードを読み込んでマニュアルを閲覧できるようにするツールもあります。
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マニュアル作成ツールの機能は、サービスによってそれぞれの強みがあります。自社にとって有効なマニュアルの形式を明確にして適切なタイプの作成ツールを選ぶようにしましょう。なお、ここではGoogleドキュメントやWord、Excelのような汎用的な文書作成ツール以外の専門ツールを中心に選び方をご紹介します。
業務工程をステップ化して説明するなど、手順書形式のマニュアルが多い場合には、あらかじめテンプレートやレイアウトが用意されていて、項目に従って入力するだけでマニュアルが完成するタイプのツールがおすすめです。たとえば、「toaster team（トースターチーム）（noco株式会社）」では、料理のレシピ感覚で、ステップ毎にテキストを入力していくだけで、画像・動画、PDF・Word・Excel等のファイル添付に対応した高品質なマニュアルを自由に作成することが可能です。
また、「Teachme Biz（株式会社スタディスト）」では、スマートフォンやタブレットで撮影した動画から、必要な部分を動画や静止画で切り出して、そのまま手順に追加できるため、撮影漏れの心配もなく、簡単にマニュアル化することができます。撮影した動画や画像などの素材はアプリ上でそのまま編集することも可能です。
販売するソフトウェアのユーザーズガイドや機械の取扱説明書など、長文マニュアルや多言語マニュアルを作る場合は、共同制作・多言語化・電子化に優れた「PMX（株式会社サイバーテック）」のようなデータベース機能を持つマニュアル作成ツールがおすすめです。改訂・差し替えが多い場合でも、工数・コストを最小限に抑えて、効率よく作成することができます。
システムやアプリケーションの操作マニュアルや、PC操作業務における手順書などを多く作成する場合には、PCを操作するだけで自動的に画面キャプチャーや操作説明文を作成してくれるタイプが最適です。たとえば、「EZLecture（株式会社ラディアス）」や「Dojo（株式会社テンダ）」では、マニュアル化したい作業を実際に操作するだけで必要な情報が自動録画され、取り込んだ操作画面の編集もそのままツール上で簡単に行うことができます。
また、キャプチャーの取得範囲も設定できるため、トリミングの手間も削減することが可能です。加えて、アプリケーションをクリックしたり、キーボードのキーを押したりすると、その操作の種類と内容を自動的に作成し、説明文として保存することができます。
特別な機材を必要とせずに、スマートフォンやタブレットなどからでも手軽に撮影でき、そのままツール上で編集まで簡単にできる仕組みのあるタイプがおすすめです。音声を自動認識して字幕作成する機能や自動翻訳機能を備えているツールであれば、理解度の向上や、外国人スタッフへの教育においても有効です。
例えば、クラウド動画教育システムを展開する「tebiki（ピナクルズ株式会社）」では、専門知識がなくても、スムーズに映像編集ができる機能や、自動字幕生成、自動翻訳機能など動画マニュアル作成に特化した機能を豊富に備えています。
体系的にマニュアル化するほどではない内容であっても、もっと手軽にナレッジを蓄積、共有していきたいという場合には、ナレッジ共有ツールも選択肢として検討すると良いでしょう。たとえば、「Qast（any株式会社）」や「NotePM（株式会社プロジェクト・モード）」には、社内Wikiとしてナレッジの作成や共有がしやすい機能が揃っています。また、「VideoStep（株式会社LAMILA）」は撮影・編集した動画をクラウド上に保管して、それらをフォルダごとに分類しておくか、もしくは検索をかけることで、YOUTUBEと同じ要領でスムーズに探し出すこともできます。その他にも、QRコードやURLリンクを用いて簡単に共有することもできるため、拠点間やリモートワーク時のOJT教育の徹底などにも最適です。
上記の通り、作りたいマニュアルの形式によって選択すべきツールのタイプが異なります。加えて、ここでは比較する上でのポイントとして、マニュアル作成ツールに搭載されている主要な便利機能をご紹介します。活用したい機能を備えたツールであるかを確認する上でご参考にしてください。
また、いくら便利な機能を備えていたとしても、ツールを使いこなせなければ意味がありません。トライアル期間で実際にマニュアル作成を体験できるサービスも多いので、比較検討する際には、必ず試してみるようにしましょう。
マニュアル作成に付随する業務を、シンプルな操作性で手間を省けるツールを利用すれば、技術や知識を伝えることだけに注力できるようになります。
ツール側で用意された項目に従って入力していくだけでマニュアルが作成できる。自動的に体裁が整うため、マニュアル更新の際にレイアウトやデザインの乱れを気にすることなく画像・文章の差し替えや追加ができる。
マニュアル化したい操作をするだけで、システムが自動的に必要な画面や動作説明文を取得してくれる。動画として録画して、必要な静止画を抜き出せるタイプもある。
動画を撮影するだけで、システムが自動的に音声認識をして字幕を作成してくれる。そのまま翻訳までしてくれるツールもある。
マニュアルを積極的に活用してもらうためには、実際の業務の中でいかに素早く簡単に必要なマニュアルにアクセスできるかが重要です。そのためには、マニュアルへどのようなアクセスの仕方があるのかを確認しておくようにしましょう。
タイトル・全文検索ができることに加えて、マニュアル毎にタグ設定ができると使い勝手が良い。マニュアルをフォルダ分けして共有リンクを取得できるタイプであれば、必要な情報だけをダイレクトに該当者に伝えることが可能。作成したマニュアルの活用状況が課題ということであれば、検索機能に優れた社内FAQ向けツールを活用するのも手。
マニュアルへのアクセスが可能なQRコードを出力し、マニュアルが必要となる場所に設置しておくことで素早くマニュアルにアクセスできる。検索せずにダイレクトにマニュアルにアクセスできるため、外国人スタッフが多い現場にも有効。閲覧すべきマニュアルを間違えるというミスの防止にも役立つ。
実システムの画面上に操作方法がリアルタイムで直接表示される機能。別途マニュアル用のシステムを立ち上げて検索する必要がなく、実システムを操作しながらダイレクトにナビゲーションを受けることができる。
マニュアルを活用して従業員の育成に役立てたい場合に有効な機能です。
マニュアル化したい業務の動画などをそのままトレーニングコンテンツとして活用でき、テスト問題もツール上で作成できる。理解度や習熟度の判定が可能なものもある。
閲覧状況や検索ワードの記録が確認できる。閲覧率などのデータを元に、従業員の悩みの解決やマニュアルの精度を高めていくことに役立てることができる。
ここからは主なマニュアル作成ツールをご紹介します。
まずは、マニュアル作成を効率化するだけでなく、実務に浸透させる仕組みまで整っているタイプです。業務工程をステップ化して、プロセスを説明する手順書の作成に適した機能が充実しています。
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（出所：Teachme Biz公式Webサイト）
スマートフォンやタブレットで撮影した動画から、必要な箇所を動画や静止画で切り出して、業務工程を漏れなくマニュアル化できるツール。画像編集機能の操作性にも定評があり、撮影した素材に直接矢印やテキストを挿入することも可能。特別な知識やスキルがなくても誰でも簡単に活用することができる。詳細な検索機能やタスク配信、QRコード出力など、必要なマニュアルに素早くアクセスできる仕組みが充実。
また、従業員の成長を促すトレーニング機能も備えており、手順書を選んでコースを組み立てることも可能。幅広い業種や利用規模、用途に対応しており、マニュアル作成を軸に業務効率化・人材育成まで総合的にサポートする仕組みが整っている。
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（出所：toaster team公式Webサイト）
誰でも簡単、インスタントにマニュアルとナレッジを作成、共有、活用できるオールインワン・ナレッジベースツール。製造・飲食・宿泊・教育・サービスをはじめ、業界業種・事業規模問わず1,800社以上の導入実績を誇る。
専用のスマホアプリを使っての閲覧はもちろん、短尺の縦型動画マニュアルを片手でかんたんに作成・編集できるため、オフィスや店舗、現場、研修など、業務の合間でも運用しやすい。
文書マニュアルの他、用語集や社内Wiki・議事録、Webクリッピングの作成や活用にも対応。また、100 言語からボタンひとつで自動翻訳できる機能も特長。外国人従業員が多い環境でも、業務理解やスキル習得をサポートできる。
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（出所：COCOMITE公式Webサイト）
オンラインマニュアル作成・運用サービス。基本レイアウトに沿って入力していくだけで、画像、動画、PDF、Word、Excel、PowerPointが入った様々なタイプのマニュアルを作成・更新することが可能。PCやスマートフォン、タブレット等のマルチデバイス対応により手軽に素早くマニュアルを作成することができる。
フォルダごとにユーザーやグループのアクセス権限を設定できるため、事業や部門業務に合わせた適切な運用をサポート。必要な情報を素早く共有できるリンク機能やファイルのタグ絞り込みとキーワード検索の組み合わせた詳細検索機能、QRコード出力機能を備えており、検索性や発見性にも優れている。加えて、ワークスペース管理機能も充実。
（出所：PMX公式Webサイト）
ドキュメントメインのマニュアル作成支援ツール。特に家電の取扱説明書、システムの業務マニュアルなど、「ページ数が多い」「改訂・差し替えが多い」「多言語化を必要とする」マニュアルの作成におすすめ。コンテンツをスタイル（デザイン）と分離し、トピックという単位に部品化して一元管理することで「スムーズな共同作業」「修正時の対応範囲の最小化」「改定時の差分翻訳」を実現。従来手法に比べてリードタイムの短縮・制作コストの削減が可能。
従来は電子マニュアルを作る場合、一度紙にしてから電子化するのが一般的だが、1つのデータで自動組版データ・電子マニュアルの両方を即時出力できる（ワンソースマルチユース）のも強み。
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（出所：Zendesk公式Webサイト）
社内向けマニュアル整備であれば、世界で10万社以上の導入実績を誇るZendeskのFAQシステムを活用するのも有効。画像や動画を含めて簡単にデザイン性の高いマニュアルを作成できる。そしてキーワード検索やサジェスト検索、カテゴリ検索など検索性が優れているので、作成したマニュアルが誰にでも取り出せやすい。折角作成したのに誰も見ないという問題の解消が期待できる。
また、マニュアルの閲覧状況や検索履歴をログとして確認できるので、ユーザーが必要としている情報や利用頻度を踏まえた効率的なマニュアルのアップデートが可能。社外の取引先や顧客にもマニュアルを共有したい場合は、公開対象を追加するだけなので、社内外問わず共有したい場合にも向いている。
画面キャプチャーや操作説明文が自動的にできるタイプ。システムやアプリケーションの操作手順や使い方の説明に適しています。
（出所：Dojo公式Webサイト）
マニュアルの自動作成に強みを持つツール。マニュアルや操作手順書を作成したいアプリケーションを操作するだけで、自動的にキャプチャーが保存される機能や、アプリケーションをクリックしたり、キーボードのキーを押したりすると、その操作の種類と内容を自動的に作成し、説明文として保存する機能を備え、テンプレートも豊富。紙のマニュアルや動画のマニュアル作成にも対応。
また、テストを実施する機能や、システムやアプリケーションを疑似体験できるシミュレーションコンテンツを作成する機能も備える。さらに、システム操作ナビゲーション「Dojoナビ」を連携させることで、マニュアルをシステム上に直接表示してリアルタイムで操作手順をナビゲートすることも可能。
（出所：iTutor公式Webサイト）
操作マニュアルの作成に適したソフト。iTutorを起動して、マニュアル化したい作業をいつも通りに操作をするだけで必要な情報が自動録画できる。取り込んだ操作画面はパワーポイントのスライドのように表示され、注釈の挿入やスポットライト、ズームなどの編集も自在に行うことが可能。編集後のプロジェクトデータは各種Microsoftの形式や一般的なファイル形式に変換できるため、様々な出力形式に対応。そのため、iTutorがインストールされていない環境でも閲覧できるようになり柔軟にデータを共有することができる。
その他、キャプチャーと同時に講師解説を録画できるWebカメラレコーディング機能や、操作画面と解説する講師の動画を合成できる、クロマキー合成編集機能などコンテンツをリッチにする機能も充実。加えて、テスト問題や操作の疑似体験ができるトレーニングコンテンツを作成することも可能。利用者向けのセミナーも開催しており、導入後のサポート体制も安心。
（出所：Axelute Document Assistant公式Webサイト）
普段の操作をするだけで手順書を自動作成できるツール。キーボードやマウスを操作した内容を文章化し、スクリーンショットとともに記録。Excelファイルとしてドキュメントに出力することが可能。手間のかかる手順書やマニュアル作成、面倒な作業証跡記録の効率化を実現できる。操作した箇所が赤枠で囲まれるため、一目で確認することができる。
（出所：EZLecture公式Webサイト）
マニュアルを短時間で作成することができ、動画やチュートリアル、eラーニング教材まで作れるマニュアル作成ソフト。マニュアル化する対象業務にあわせて、キャプチャー・イメージファイルの取り込み・PowerPointスライドの取り込みの中から、最適な取り込み方法を選択することが可能。画面キャプチャーをする際には、手順の説明文の自動作成もできる。
その他、編集業務を効率化するペイントツールや、図形や音声ナビゲーションも手軽に追加できるアノテーション機能も充実。
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OJT教育に有効な動画マニュアルの作成に適したタイプ。スマートフォンやタブレットで撮影して、そのまま簡単に動画編集が可能。動画編集の専門知識やスキル、機材の購入コストなどが不要なため、現場で働く従業員が実務に即したマニュアルを作成するのに向いています。
（出所：tebiki公式Webサイト）
現場スタッフが動画マニュアルを簡単に作成できる新人教育システム。普段のOJTを撮影するだけでシステムが音声を認識して字幕を自動生成。100ヶ国語以上の外国語へ自動翻訳することもできる。各種ソフトの操作説明を画面録画する機能や、実務を録画した一連の流れから必要なシーンだけカットして利用する映像編集機能、強調したい場面に図形や文章を挿入する機能を備えており、録画からコンテンツの作成までスムーズに行うことができる。また、アクセス履歴と習熟度進捗が一目でわかるレポート機能を活用してより効果的な動画を作成することも可能。
（出所：TANREN公式Webサイト）
クラウド型ナレッジシェアアプリ。アプリを利用して現場のスタッフが実作業の動画をアップロードし、その動画を元に評価者や管理者が現場の課題を把握した上で、問題点を分析。好事例を見本動画として共有することができる。繰り返し、現場の様子がわかる動画をアップロードしてもらい、評価をしていくことで従業員のスキルアップを図ることができる。現場に即した実践的なトレーニングをリアルタイムで行う上で有効。急な拡販や、新商品登場にも対応できる。
（出所：soeasy buddy公式Webサイト）
「現場に仕事のノウハウが浸透する」をコンセプトにしたクラウドの動画マニュアル作成ツール。スマートフォンのアプリで短尺の動画マニュアルが簡単に作成でき手軽に共有することができる。また、現場のやりとりの中で発見された「グッドノウハウ」は新たなノウハウとしてサービス内にストックすることが可能。常に最新の情報が瞬時に組織全体に共有されるため、生産性の向上に役立てることができる。
（出所：VideoStep公式Webサイト）
現場マニュアルを誰でも簡単に動画で伝えることができる動画共有クラウド。1対1で教える時間が、動画を見せるだけで代替できるようになるため、人材育成・引き継ぎにおける負担の削減、更に業務標準化も期待できる。
スマホ・PCどちらからでも簡単に録画・撮影でき、編集もPowerPoint感覚で簡単。管理画面で各動画の再生時間や、従業員の閲覧履歴も確認可能。「よく見られている動画は何か」「現場で求められている動画は何か」を分析することで、より効果的なマニュアル作成が可能に。
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マニュアル作成ツールを利用することで、「手順書の効率的な作成」「現場作業の動画マニュアル化」「社内ナレッジの蓄積と活用」が進み、優秀な人材のスキルや効率的な作業方法を手間かけずに組織全体で共有できるようになります。
マニュアル作成ツールを選ぶ際には、作成するマニュアルの種類から選ぶことがポイントであり、「業務手順書を作成したい場合」「操作画面の手順書を作成したい場合」「現場向け動画マニュアルを作成したい場合」「ナレッジ蓄積を強化したい場合」から考えるのがおすすめです。
そして、マニュアル作成ツールには、「作成の手間を省く自動化機能」や「マニュアル活用を促す機能」、「従業員育成のための教育管理機能」なども重要になるため、それらの点でもチェックを進めていきましょう。本記事がツール選びの参考になれば幸いです。
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マニュアル作成ツール
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toaster team（トースターチーム）
誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成でき、社内のナレッジベースとヘルプコンテンツを構築できるマニュアル＆ナレッジ管理アプリです。オフィスをはじめ、現場や店舗にお...
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PC操作時の操作内容とその時の画面を自動記録しテンプレートに展開するので、業務システの手順書作成時間が激減します。また、手順の理解と記憶の定着に貢献する動画マニ...
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