マニュアル作成業務に負担を感じており、AIを活用して業務を効率化したいと考えているマネージャーや現場リーダーの方へ。AIを活用したマニュアル作成ツールの機能や選び方などについて、おすすめツールと合わせてご紹介します。
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AIを活用したマニュアル作成ツールとは、AI技術を活用することでマニュアルの自動作成や既存コンテンツの効率的な編集・更新をサポートするツールのこと。業務手順書や操作説明書といったマニュアル作成を効率化・自動化することで、マニュアル作成にかかる時間や労力を削減。業務効率化と生産性向上を実現します。
動画データなどをもとに、AIがマニュアル構成やテキスト生成を自動で行うため、担当者の負担が軽減。動画音声の文字起こしや多言語翻訳もスピーディーに行えるので、外国人スタッフを含む多様な従業員への情報伝達も円滑に。これにより、人材育成の準備にかかる時間の短縮や教育コストの削減、業務属人化の解消といった効果が見込めます。
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| マニュアル作成・編集 | 目的に合ったテンプレートを選び、項目に従って必要な情報を入力するだけでマニュアルが作成できる機能。作成時間の短縮や、その後の編集・改定作業の効率化といったメリットが見込める |
|---|---|
| PC操作の自動記録 | PC上で操作した内容を自動で記録する機能。WordやExcelに対応するもの、記録後に自動出力できるもの、自動でテキスト化できるものまで、ツールによって様々 |
| マニュアル共有・公開 | 作成したマニュアルをツール上で共有し、手軽に公開できる機能。既存のマニュアルを取り込んで、同様に共有・公開できるものも |
| マニュアル管理 | ツール内にあるマニュアルを一元管理する機能。様々な条件で検索できる機能があるとより便利 |
| 権限管理 | 各マニュアルへのアクセス権限を設定する機能。編集可・コメント可・閲覧のみといった設定ができる |
| オフライン閲覧 | インターネットにつながっていない環境下でもマニュアルを確認できる機能。中には文書だけでなく、動画のオフライン再生ができるツールも |
| マニュアルの自動作成 | PC上の操作を記録し、それをもとにAIが自動でマニュアルを作成する機能。完成後は手動での編集も可能 |
|---|---|
| 字幕の自動生成 | 動画内の音声を自動認識し、字幕を作成する機能。そのまま動画マニュアルとして活用できる |
| 自動翻訳 | 動画内の音声を自動で翻訳する機能。外国人雇用促進や教育不可の軽減に役立つ |
| 動画の分割・編集 | 動画を手順ごとに分割し、不要な部分を削除したうえで1つの動画に編集する機能。動画編集にかかる手間を大幅に削減する |
| 自動音声合成 | テキストから音声を合成する機能。多様な声・言語に対応する |
| ナビゲーション機能 | 実際の操作画面にポップアップなどを表示し、リアルタイムに次の操作を教える機能 |
AIを活用したマニュアル作成ツールは「AIで自動化できる範囲」と「作成できるマニュアルの種類」の組み合わせによって、以下の4タイプに分類されます。
まず「AIで自動化できる範囲」については、マニュアル作成自体を自動化できるのか、あるいは、字幕生成や翻訳のように一部の作業のみ自動化に対応するのかといった点で分けられます。次いで「作成できるマニュアルの種類」については、マニュアル化の対象がPC操作による作業か、アナログでの作業かで分類できます。
PC作業とアナログ作業のどちらにおいても、AIを活用してマニュアルを自動作成できるタイプ。オンライン・オフラインを問わず、社内の幅広い作業をマニュアル化したい場合に最適です。
たとえば「Notta Showcase」は、アップロードした動画や拡張機能「スクリーンレコーダー」で録画した動画をもとに、AIが自動でマニュアルを作成します。動画の種類と言語を選択後、200文字の説明を入力すれば、AIが自動で動画やAIドキュメント、字幕などを生成。作成したマニュアルは多様な形式でダウンロードできるほか、簡単に共有・掲載できます。
PC作業のマニュアル作成の大部分を自動化できるタイプ。PCの操作画面や音声を自動で記録し、それらをもとにAIが動画マニュアルを作成します。システム操作やアプリの利用が多いバックオフィス部門や、システム更新や法改正の影響を受けやすい医療機関、社内システムの操作マニュアルが必須となるIT・通信系企業などで役立ちます。
たとえば「ManualForce」は、レコーディング機能をオンにしてマニュアル化したい操作を行うだけで、AIが操作手順とスクリーンショットを含むマニュアルを自動で作成。完成後は手動で修正できるほか、そのままツール内や外部システムで共有もできます。
マニュアル作成全般の自動化に対応し、特に商品の調理方法や、器具・機械の扱い方といった現場でのアナログ作業のマニュアル作成に強みを持つタイプ。実際の作業をスマホで撮影して、動画マニュアル化する機能に優れ、飲食業や小売業、製造業といった幅広い業界で導入・利用が進んでいます。
たとえば「Teachme Biz」は、作業を口頭で説明している動画を撮影・アップロードするだけで、AIが動画内容を解析し、工程ごとに自動で分割。動画マニュアルには自動的に字幕が付くうえ、それらの情報からタイトルや説明文までAIが生成します。更に、修正したいポイントを対話形式で入力すれば、入力内容を反映したマニュアルが自動で作成されることから、大幅な作業効率化が見込めます。
マニュアル作成作業全体の自動化には対応していないものの、動画マニュアルの字幕生成や多言語翻訳をAIで自動化できるタイプ。すでに動画マニュアルがあり、それらを活用して外国人従業員の人材育成を効率化したい場合におすすめです。
たとえば「VideoStep」は、英語をはじめ中国語や韓国語、ベトナム語など様々な言語に対応。日本語から外国語だけでなく、外国語で作成された動画や文書マニュアルから日本語への翻訳も可能です。
また「ABILI Clip」は、英語以外にインドネシア語やタイ語、チェコ語など50以上の言語への翻訳が可能。加えて、礼儀作法やクレーム対応といった非ネイティブ層が日本で働くうえで課題となりがちなポイントをまとめたコンテンツを配信するなど、総合的な支援を提供しています。
AIを活用したマニュアル作成ツールを比較する際は、以下のポイントに留意しながら絞り込んでいくと選びやすくなります。
既存のマニュアルがある場合は、マニュアルの出力方法や共有方法が現在の運用に適しているか確認しましょう。また、マニュアルの共有はプラットフォーム上で行うのが一般的ですが、「プリントアウトしたい」「特定のマニュアルのみメールに添付したい」といったニーズがある場合は、多様な出力方法に対応するシステムを選ぶと安心です。
たとえば「Dojo」は、WordやExcelといった静的マニュアルから、HTML5やMP4などの動的マニュアルまで、10種類のファイル形式への出力が可能。目的や用途、共有方法に合わせて出力形式を選択できます。
また「Dive」は、オフライン再生できる動画マニュアルに加え、PDFとExcelでの出力に対応。AIが動画編集と同時に、画像の切り出しと文章要約を行うことで静的マニュアルを作成。動画が流せない環境でも活用が可能です。
マニュアルには、社外に公開したくない情報が含まれることがあります。そのため、取引先など外部にマニュアルを共有しなければいけなくなった際に、安全性が確保できる機能があると安心です。
たとえば「Teachme AI」は、部署や内容別にフォルダを分けてマニュアル整理が行えるうえ、フォルダごとにアクセス可能なユーザーを指定できます。外部に向けて公開する際は、「一般公開用のフォルダを作成する」「共通パスワードを設定しユーザーを制限する」といった運用が可能です。
マニュアル作成ツールの中には「誰でもマニュアルを作成・共有できる」ということを強みとするものがあります。このタイプのツールには、現場の知見を手軽に共有できるというメリットがある反面、誤った知識が広く共有されてしまうリスクも。マニュアルの正確性を保つためにも、公開における承認機能や更新履歴管理といった機能が搭載されたツールを選びましょう。
たとえば「Dive」は、作成したマニュアルはフォルダに格納・管理でき、フォルダごとに承認フローの設定が可能。併せて、改訂履歴も管理できることから、勝手にマニュアルが書き換えられるなどのリスクがなく、安心・安全な運用が行えます。
マニュアルは作成・共有して終わりではなく、活用されてこそ意味があります。従業員の理解度や学習進捗をきちんと把握したい場合には、学習管理機能を搭載したツールがおすすめです。
たとえば「ヘルプドッグマニュアル」は、マニュアルの理解度や進捗状況をToDo形式で管理できるタスク機能を搭載。更に、マニュアルの作成者や利用者にポイントを付与し、チームへの貢献度が一目でわかるようランキング表示するなど、社内のマニュアル定着をサポートする工夫が充実しています。
PC作業とアナログ作業、どちらのマニュアル作成にも対応するAI活用マニュアル作成ツールを紹介します。
（出所：Notta Showcase公式Webサイト）
動画をアップロードあるいは録画するだけで、AIが自動で説明文を生成・校正してくれるAI活用マニュアル作成ツール。字幕やTTS音声も同時に生成されるため、誰でも簡単に高品質なマニュアルが作成できる。
AIが動画編集を行うことで、コンテンツを強化・カスタマイズしたプロ品質のマニュアルが仕上がる。社内のマニュアルやトレーニング資料のほかに、プレゼン資料や顧客へのサポートガイド、新入社員のオンボーディングなど様々な資料が作成できる。多言語にも対応しており、マニュアル動画は数クリックするだけで最大15カ国語へ翻訳が可能。外国人従業員の教育にもそのまま活用できるのが魅力だ。
PC作業におけるマニュアル作成に適したAI活用マニュアル作成ツールを紹介します。
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（出所：ヘルプドッグマニュアル公式Webサイト）
マニュアル作成・管理・運用の3つのアプローチで生産性を高め、即戦力となる人材の育成・定着を支援するAI活用マニュアル作成ツール。作成したい業務マニュアルの名称を入力するだけで、AIがマニュアルの構成と中身を自動生成してくれるため、担当者は下書きを編集して公開するだけで質の高いマニュアルを作成・共有できる。
PCの画面録画に対応しているほか、スマホに標準搭載されているアプリで編集した動画のアップロードにも対応。また、マニュアルのQRコードをデスクや機器に貼り付けておけば、スマホやタブレットをかざすだけでその場で閲覧可能だ。翻訳対応している約100カ国語の中から最大3〜5言語を選べるので、外国人従業員の育成にも役立つ。
（出所：ManualForce公式Webサイト）
PC上の操作手順を自動で記録し、手軽に共有できるマニュアル自動作成・共有サービス。レコーダーをオンにして操作を行うだけで、最新のAI（GPT-4o）が操作手順とスクリーンショットを瞬時にマニュアル化する。
Google ChromeやEdgeの拡張機能として提供されており、完成したマニュアルはGoogle DocsやNotionといった既存のプラットフォームに転載も可能だ。個人情報をはじめとした、マニュアルに掲載できないプライバシー情報を保護するためのモザイク処理機能も搭載。更に、法人向けのENTERPRISEプランなら、マニュアルへのアクセス制限も設定でき、より安心・安全な運用を実現する。
（出所：Dojo公式Webサイト）
対象となるシステムやアプリケーションを普段通り操作するだけで、PCマニュアルを自動作成できるAI活用マニュアル作成ツール。WordやExcel、PowerPointといった任意の形式でマニュアル作成できるのはもちろん、Webブラウザや動画再生プレーヤーで閲覧可能な動画形式など、10種類のファイル形式での出力に対応している。
担当者がPC上で操作を行えば、操作画面のスクリーンショット撮影、操作位置への赤枠配置、操作内容のコメント化まで自動処理されるため、あとは編集・公開だけで作業完了。音声付き動画マニュアルや体験型シミュレーションマニュアル、テスト形式のマニュアルなどに幅広く対応し、新システム導入時の運用定着にも役立つ。
（出所：Scribe公式Webサイト）
PC上で行った業務手順を自動的にスクリーンショットとして記録し、ステップバイステップのマニュアルをその場で作成できるAI活用マニュアル作成ツール。Google Chromeの拡張機能または、有料プラン加入者のみが利用できるデスクトップアプリの2タイプを提供。前者はWebブラウザのみの作業となるが、後者はデスクトップアプリとWebブラウザでの作業を記録できる。
AIが作成したマニュアルに対して、自社のロゴやカラーの追加、テキスト編集といった自由なカスタマイズが可能。また、機密情報は自動リダクション（墨消し）機能で保護される。
メールでの共有や社内Wikiへの埋め込み、PDFへのエクスポートなど多様な方法で共有できるのもポイント。
アナログ作業におけるマニュアル作成を得意とするAI活用マニュアル作成ツールを紹介します。
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（出所：Teachme Biz公式Webサイト）
写真や動画を用いて、「手順が見える」マニュアルをクラウド上で作成・共有できるマニュアル作成ツール。テンプレートに従って画像や動画、文字を入力していくだけで、作業手順を1つずつ確認できる「ステップ構造」のマニュアルが仕上がる。
AIを活用して、マニュアル作成業務をより効率化したい場合は、オプション機能の「Teachme AI」がおすすめ。作業を口頭で説明した動画を用意してアップロードするだけで、AIが自動で解析して動画を切り分け。更に、作業ステップのタイトル・説明文の作成、構成・要約、マニュアル編集、字幕生成までをトータルサポートする。加えて、20カ国語への自動翻訳機能をオプション提供しているため、外国人従業員の教育にも役立つ。
（出所：Dive公式Webサイト）
AIに加え、ARガイド機能を搭載した動画マニュアル作成ツール。作業動画をアップロードすれば、動きと音声をもとにAIが動画の切り分けを実施。シーンごとの動画がメールで届くため、担当者が必要なシーンを選んで並べるだけでマニュアルが完成する。
音声からの文字起こしや自動翻訳、各手順における説明文の自動要約にも対応。事前に翻訳用語集を設定しておけば、専門用語が誤って翻訳されるリスクも減らせる。また、動画内テキストを含む全文章が検索対象としたキーワード検索機能を搭載しており、必要なマニュアル動画にスムーズにアクセスできる。フォルダごとにアクセス制限をかけられるため、複数部署をまたいだ運用でも安心だ。
アナログ作業における動画マニュアルの字幕生成・翻訳に強みを持つAI活用マニュアル作成ツールを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
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（出所：VideoStep公式Webサイト）
PowerPointやExcelに似た馴染みのある操作感で、手軽に動画マニュアルを作成できるプラットフォーム。スマホやPCで撮影した動画をアップロードし、コメントや説明文を付けるだけで、AI音声読み上げ機能によりナレーション付きのマニュアルが完成する。また、動画をフォルダやタグで整理したうえで一元管理することから検索性も高く、見たいマニュアルにスムーズにアクセスできる。
日本語テキストから20カ国の言語への吹き替え、26カ国語への翻訳字幕生成に対応。外国人従業員の人材育成に役立てられる。
作成した動画マニュアルはリンク化・QRコード化できるため手軽に共有しやすい。更に、スマホアプリを通してQRコードを読み込めばオフライン再生も可能だ。
（出所：tebiki現場教育公式Webサイト）
伝わりにくい業務のノウハウを動画で可視化できる動画教育システム。対象となる作業をスマホやタブレットで撮影してアップロードするだけで、手軽にマニュアルを作成できる。
動画音声の自動文字起こし機能を使えば、100カ国以上の言語での字幕生成が可能。担当者が誤字脱字の修正や表示位置の調整をするだけで、外国人従業員向けのマニュアルが完成する。また、工場などで周りの機械音が気になるといった場合には、編集時に音声を上書きできる。
更に、作成した各マニュアルの閲覧状況をチェックできるレポート機能や、定着度がわかるテスト機能なども搭載されているため、教育進捗や理解度の把握に役立つ。
（出所：ABILI Clip公式Webサイト）
現場の業務改善から経営変革の支援までをシステムと伴走支援で解決する、動画型実行マネジメントシステム。オペレーションやノウハウを、用途やシーンで細分化した短尺動画（クリップ）に変換することで、マニュアルを手軽に共有できる。業務マニュアル作成のほか、経営層からのメッセージ、現場からのレポートといった動画を介した双方向コミュニケーションに強みを持つ。
作業動画のアップロード後は、画面上のボタンをクリックするだけで多言語への翻訳と字幕生成が可能。50以上の言語に対応しているため、従業員の出身国に関わらず同じコンテンツを展開できる。ToDoリストや個別の課題・レポート設定、学習進捗管理といった従業員の理解度を測る機能が搭載されているのも特徴。
（出所：カミナシ 教育公式Webサイト）
現場で働く従業員の教育・育成業務を一元管理できる動画マニュアル作成システム。動画マニュアルや教育コンテンツの作成だけでなく、従業員教育の計画立案や受講履歴の管理まで一貫して行うことで、従業員の教育平準化や知識・スキルの定着に寄与する。
全従業員に専用IDが付与されるため、メールアドレス不要で運用できる。直感的な操作で誰でも動画マニュアルを作成できるほか、AI自動字幕・音声翻訳機能により、外国語での教育にも対応。PDFやオフィス文書の翻訳も可能だ。また、従業員のマニュアル・研修毎の閲覧履歴を教育記録簿として利用すれば、習熟度の可視化だけでなく、監査時のデータとしても活用できる。
AIマニュアル作成ツールとは、従来のマニュアル作成にかかっていた時間や手間を削減し、業務効率化と生産性向上を実現するマニュアル作成に特化したAIツールです。AI活用マニュアル作成ツールは、大きく以下の4つのタイプに分類されます。
PC作業あるいはアナログ作業におけるマニュアルが必要なのか、もしくは両方のマニュアルを作成したいのかによって、選ぶタイプが異なります。自社に適したタイプがわかったら、以下のポイントに着目しながら更に絞り込んでいきましょう。
マニュアルは作成して終わりではなく、教育や人材育成などに活用することが目的です。マニュアル作成に関する業務の自動化で担当者の負担を軽減し、本来必要な業務に注力できる環境を構築するためにも、本記事を参考にAI活用マニュアル作成ツールの導入を検討してみてください。
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