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チェックリストツール7選。メリットやタイプ別の選び方

チェックリストツール7選。メリットやタイプ別の選び方

最終更新日:2022-03-11

定型業務を効率化し業務品質を一定に保ちたい、アナログなチェックリストでの業務管理に課題を感じている方へ。チェックリストツールのタイプやメリット、比較のポイントを詳しくご紹介します。

目次

チェックリストツールとは?

チェックリストツールとは、クラウド上のチェックリストによって、作業の手順を見える化することで、業務内容や品質を標準化・均質化するためのツールです。

紙やExcelではなく、クラウド上で作業状況を一元管理するため、作業側の抜け漏れを防ぐだけでなく、管理側の負担も軽減できます。また、作業フローが落とし込まれたチェックリストは、そのままマニュアルとして活用でき、簡単に共有できる点も特長です。

チェックリストツールの利用の流れ

利用方法は、アナログのシンプルなチェックリストをイメージしてください。まずは業務手順を、マニュアルのようにチェックリスト形式で書き出します。作業者はチェックリストを基に作業を行い、作業が終わった項目に順次チェックをつけていき、管理者はチェックリストの状態を一覧表などで確認し、進捗を把握します。

それでは何がアナログのチェックリストと違うのか? 次の項で、紙からクラウドのチェックリストへ移行するメリットをご紹介します。

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チェックリストツールのメリット

従来の紙やExcelではなく、チェックリストツールを利用することで得られる3つのメリットをご紹介します。

(1)業務の標準化が進む

従来のExcelでのチェックリストの運用課題の一つとして、フォーマットやレイアウトの属人化が挙げられます。アナログのチェックリストはレイアウトの自由度が高い分、フォーマットや書き方がわかりづらくなってしまったり、チェックリストのアップデートの機会がとれず、改善の必要があるにもかかわらず使い続けてしまったりしているということが発生しがちです。

チェックリストツールを利用すれば、チェックリストの入力フォーマットが統一されるため、レイアウトが崩れません。そのため不要な情報が増えてわかりにくい、独自の書き方をされてしまった、といった事態を防げるようになります。

また、その作業を行う際の注意点や、よりよく利用するための改善点などを共有したい場合には、チェックリスト欄のメモ共有機能を使えば、レイアウトを変えずに入力できるため、チェックリストの可読性を落とすことなく、柔軟に課題共有や改善検討を進められます。

(2)進捗把握が容易

チェックリストツールでは、誰がいつチェックしたのかが記録されるため、作業の進捗状況が一目で確認できます。チェック状況を自動集計することもできるので、複数のチェックリストを管理している場合の負担軽減にも有効。人物名で検索して特定のメンバーのチェックリストを確認することも可能です。どこにいてもリアルタイムでチーム全員の進捗を把握できます。

また、チェックリストツールの中には、作業が完了したら、管理者に完了通知メールが届くものも。管理者が作業の遅れをキャッチして、原因を考えたり、増員を手配したりと円滑にサポートできることはもちろん、作業者としても、報告のために業務の手を止めることなく進捗を共有できるのは大きなメリットです。

(3)スマホ利用でデスクワーク以外でも使いやすい

チェックリストツールであれば、PCがない環境や立ち作業中でも、スマホのアプリやブラウザからその場で簡単に入力や閲覧ができます。Excelのチェックリストに入力するためにPCを持ち歩いたり、印刷したものに書き込こんだりする必要がないので、作業現場でも活用しやすく、チェックリストの徹底した運用にも貢献するでしょう。

 

チェックリストツールのタイプと選び方

チェックリストツールを大きく3つのタイプに分類して解説します。導入の際は、業務内容に合ったツールを選ぶことが肝心です。

チェックリスト特化型のタイプ

ルーティーンワークの抜け漏れ防止やプロセスの標準化を徹底したい場合には、チェックリストの作成・共有・運用に特化したタイプが適しています。日常業務で必ず使用する、チェックリスト自体をマニュアルとしても活用でき、シンプルな手順で作成できる点が特長です。作成や更新の手間も最小限なので、紙やExcelでの運用フローをそのまま置き換えることができます。

たとえば「アニー(株式会社関通)」は、インストール不要で利用でき、Excelで使っていたリストのデータの取り込みも容易。今あるデータを活用してチェックリストをマニュアル化することができます。「Checkmate(日本ソフテック株式会社)」はチェック結果に、写真やコメントも残せるので作業履歴を詳細に確認して業務改善に活かせます。

マニュアル作成ツール一体型

複数のタスクがまとまって、業務が複雑になる場合には、マニュアル作成をメインとしたタイプが適しています。画像を動画化する、動画に字幕をつけて補足する、撮影した動画を編集するなど、マニュアルの表現を豊かにして理解度を高めるための機能が充実しています。

「toaster team(noco株式会社)」では、作成したマニュアルをタスク化することが可能。マニュアルのステップ項目の横にチェックボックスを表示させ、ステップ毎に進捗をチェックできます。進捗管理の他に、業務の理解度のチェックやオンボーディングでの活用にも向いています。「KnowledgeSh@re(株式会社富士通ラーニングメディア)」では、すべてのボックスをチェックしないとマニュアルの次のページに移ることができないという設定ができるので、手順の確実性を高められます。

タスク管理ツールタイプ

チームで作業を進めたい場合には、プロジェクト管理の一環としてタスク管理機能を備えているタイプが使いやすでしょう。タスクの中に、チェックリストを設けることができるので、誰がどこまで作業を終えているのかを、全体の流れの中で把握できるようになり、チーム全体での共有もスムーズです。

「Bizer team(Bizer株式会社)」は、チェックリストでプロセスを可視化し、リアルタイムに進捗共有することが可能。定期的に訪れるルーティンのタスクを細かく管理して抜け漏れを防げるようになるため、チームの生産性向上に役立ちます。

テンプレートが豊富で、デザイン性の高いカンバン方式のリストやガントチャートを使用し、誰もが一目で進捗をチェックできる「Jooto(株式会社PR TIMES)」や「Trello(Atlassian)」でも同様にチェックリストによるタスクの細分管理が可能となっています。

 

チェックリストツールの比較のポイント

業務内容に適したタイプで絞り込んだら、以下のポイントで比較・検討を進めるとよいでしょう。

自社の運用ルールへの適合性

自社の業務ルールに合わせたチェックリストの使い方ができるかは、はじめに検討すべきポイントです。たとえば、作業者とその上司がダブルチェックを行う必要のある作業では、チェック欄が複数必要になります。前述の「アニー」では、ダブルチェック、さらにもう1人加えたトリプルチェックにも対応。これを応用して、複数の店舗で統一ルールを徹底することも可能になります。必要な箇所のみをダブルチェックやトリプルチェックにすることにも対応しています。

アプリに対応しているかどうか

チェックリストの利用シーンとしてスマホでの利用が多い場合は、スマホアプリに対応しているツールがおすすめです。その場合、対応機種やOSの確認を忘れずに。iOSとAndroid両方に対応しているものもあれば、どちらかにしか対応していないものもあるので、注意が必要です。

チェックリストの配布方法

チェックリストやマニュアルをせっかく作っても、使用者に共有・配布しづらければ意味がありません。また、配布しても取り出す手間がかかるようであれば、使用せずに業務を始めてしまうということも考えられます。

導入の際には、チェックリストの配布・共有方法も確認しておくとようでしょう。たとえば「Checkmate」は、対象者の利用画面にプッシュ通知で知らせる「タスク機能」を、「アニー」は作業員や顧客に行ってほしいチェックリストをURLで配布できる機能を搭載しています。

このような機能があれば、作業を依頼したい相手に該当するチェックリストを確実に届けられ、作業者側では必要なチェックリストを探す手間がなくなるので、スムーズに作業に取り掛かれるようになります。

 

主なチェックリストツール(チェックリスト特化型)

こちらでは業務チェックに特化した2ツールをご紹介します。

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アニー(株式会社関通)

アニー公式Webサイト

(出所:アニー公式Webサイト)

マニュアル機能も備えたクラウド型チェックリスト。チェックリストの使用状況などを確認できる「状況検索」、チェック者とチェック時間が瞬時に記録される「作業履歴スタンプ機能」など、業務全体の可視化に役立つ機能を網羅している。クライアント別に書類を作成する際、バラバラになりがちだったデータの入力方法や順番が整理され、データチェックの脱属人化を達成したというユーザーも。
すでにExcelなどのデータでチェックリスト、マニュアルを使用している場合は、CSVデータを使ってアニーに取り込むことで、簡単にアニー版チェックリストが作成できる。App storeにてアプリのリリースもあり、Appleユーザーならスマホでの利便性がさらに高まる。

  • 料金:月額25,000円 初期費用なし ※50ID以上は別途アカウント料が必要

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Checkmate(日本ソフテック株式会社)

Checkmate公式Webサイト

(出所:Checkmate公式Webサイト)

業務マニュアルや作業手順書、教育資料などの作成を効率的に行い、点検・確認作業を確実に実施するためのクラウド型マニュアル・チェックシート運用ツール。いつまでにどのマニュアルを見るかを的確に指示できるタスク機能により周知漏れによるトラブルを防止。チェック機能を使えば、マニュアルに従って作業した内容を写真、コメントで残すことができるので、後から問題が発生した場合に、作業時点の結果が確認できる。
マニュアルは、実際の作業の様子を写真・動画で撮影し、保存するだけで完成。動画や音声にも対応しているため、説明文を書く手間を省くこともできる。また、PCやタブレットといった好きなデバイスを使って、いつでもどこでも作成できるのもメリット。作成、更新したマニュアルは、メンバーのもとに瞬時に公開され、アカウント単位で編集・承認・公開の権限を設定することも可能。App storeにてアプリあり。

  • 料金:月額20,000円 初期費用50,000円 ※無料プランあり

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主なチェックリストツール(マニュアル作成ツールタイプ)

こちらでは、動画や写真を駆使して簡単にマニュアルを作成できる2ツールを紹介します。

toaster team(トースターチーム)(noco株式会社)

toaster team公式Webサイト

(出所:toaster team公式Webサイト)

誰でも簡単、インスタントにマニュアルとナレッジを作成・共有できるナレッジベース。社員・スタッフの知識や経験を見える化・仕組み化し、クラウドで一括管理することで、チーム内の「知らない・わからない・できない」を解決する。
マニュアルは文書でも動画でも作成可能。文書マニュアルはステップごとにテキストを入力していくだけで、高品質なマニュアルができ、動画マニュアルは、独自の短尺の縦型動画撮影機能により、簡単・スピーディーに作成と編集ができる。作成したマニュアルをタスク化してチェックボックスを表示させる機能により、進捗管理や理解度チェックなどに活用可能。App storeにてアプリあり。

  • 料金:月額35,000円〜 初期費用100,000円

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KnowledgeSh@re(株式会社富士通ラーニングメディア)

KnowledgeSh@re公式Webサイト

(出所:KnowledgeSh@re公式Webサイト)

直感的な操作で文字入力や動画追加などができるマニュアル作成ツール。プロが考案した人材育成機能を搭載しており、ナレッジの確実な定着をサポートする。
マニュアルとチェックリストを組み合わせ、すべてのボックスをチェックしないと次のページへ移ることができないように設定することもできるので、複雑かつ精度が求められる製造現場の設置作業やメンテナンス作業などで有効。確実な手順を支援して、作業漏れ防止の徹底ができる。

  • 料金:月額100,000円〜 初期費用100,000

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主なチェックリストツール(タスク管理ツールタイプ)

こちらでは、チーム作業におすすめのタスク管理を3ツールをご紹介します。

Bizer team(Bizer株式会社)

Bizer team公式Webサイト

(出所:Bizer team公式Webサイト)

仕事の手順をチェックリストに落とし込むことで業務プロセスを可視化し、リアルタイムに進捗を共有できるタスク管理ツール。定期的に発生するルーティンワークをコピーしてテンプレート化・運用マニュアル化できるため、プロセスの標準化が図れる。共有されたチェックリストはチーム内で編集できるので、改善案があれば素早く検討でき、チームワークや生産性の向上につながる。
バックオフィスのタスク管理に強みがあり、たとえば経理であれば、月次や日次のルーティン業務をテンプレート登録したり、人事や総務であれば、期限やリマインダーで優先順位を明確にしたり、タスクごとに異なる関係者とコミュニケーションをとったりできる。すぐに使える、タスクテンプレートギャラリーの内容も充実。

  • 料金:月額1,980円〜

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Jooto(株式会社PR TIMES)

jooto公式Webサイト

(出所:Jooto公式Webサイト)

直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴のタスク・プロジェクト管理ツール。ラベルとリストで管理するカンバン方式、タスクの期日を設定すると自動的に作成されるガントチャートなどで、チームのタスク・進捗を一目で確認できる。ドラッグ&ドロップだけで付箋感覚のタスク管理ができるので、デジタルが苦手な作業員にもおすすめ。
タスクのToDoを細分管理したい時に便利なチェックリスト機能を搭載。チーム内で定期的に確認が必要な事項の見落としを防ぐことができる。チェックリストの項目ごとに期間や担当者を設定でき、有料プランでは、チェックリストの項目をGoogleカレンダーと連携することも可能。

  • 料金:月額500円/ID ※無料プランあり

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Trello(Atlassian)

Trello公式Webサイト

(出所:Trello公式Webサイト)

世界中で100万を超すチームに愛用されているプロジェクト管理ツール。メイン機能の一つである「Trelloカード」は、タスクのあらゆる作業を管理、追跡してチームメイトと共有できる業務管理ポータルで、カードを開けばチェックリスト、期限、添付ファイル、会話などをすばやく確認できる仕組みになっている。すべてのカードはリスト別、ステータス別に表示できるため、全体を俯瞰的に見渡すことも可能。チェックリストをタスクに素早く追加できるので、きめ細かい進捗管理にも対応。
Trelloボードと呼ばれるワークスペースには、テーブル(スプレッドシート型のリスト)、タイムライン(ガントチャート)、カレンダー、マップ、ダッシュボードなどが集約され、目的に応じて多様な方法でメンバーの進捗管理ができる。Appstore、Google Playストアにてアプリあり。

  • 料金:月額$5/ID~ ※無料プランあり

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まとめ

チェックリスト特化型、マニュアル作成型、タスク管理型の3つのタイプに分けてチェックリストツールをご紹介しました。さらに、社内での業務ルールやチェックリスト・マニュアルの共有方法、スマホアプリの有無などを加味して検討すれば、導入に最適なツールの選択肢が絞られるでしょう。

チェックリストツールの活用は、マニュアルに基づいた抜け漏れのない作業を徹底し、企業全体の効率とチームワークの向上につながるといえるでしょう。

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