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受注管理システムで業務効率化する3つの方法とクラウド10選

受注管理システムで業務効率化する3つの方法とクラウド10選

最終更新日:2022-11-16

受注管理業務を効率化したい、手作業によるミスを減らしたいと考えている方へ。受注管理システムの導入メリットや効率化の手法、おすすめのクラウド型受注管理システムについて解説します。

目次

受注管理システムとは?

受注管理システムとは、顧客からの注文の受付や、伝票ベースの受注処理といった受注管理業務を自動化するためのシステムです。

受注管理とは、「どの商品を、いつまでに、どれくらい必要か」といった注文内容を確定し、生産・出荷などに引き継ぐ重要な役割を担う業務。具体的な業務内容として、注文内容の確認や見積もりの作成、社内システムへの入力、注文請書の作成、在庫の引当などがあります。

従来は電話やFAX、メールなどで送られてくる注文内容を伝票に起こしたり、Excelに入力したりといった手作業が一般的でしたが、下記のような課題が。

  • 電話発注の声が聞き取りづらい
  • FAXの手書き文字が読み取れない
  • 繁忙期は残業が多くなり、働き方改革が進まない
  • 月末の決算時、納品書と請求書を付け合わせるのが大変
  • 短納期や少ロットの発注を受け切れない
  • 注文内容と違うと顧客からクレームがきてしまった …など

取引先や注文数の増加に伴い、ミスが発生する可能性は更に高まるでしょう。

これらの課題を解決するのに役立つのが受注管理システムです。システムを導入し、受注管理業務をデジタル化することで「業務の効率化」「ミスの削減」が実現できます。また、データ化した受注情報をほかのシステムと連携させることで、受注処理だけでなく「在庫管理」「請求管理」など、販売管理業務全体の効率化が期待できます。

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受注管理システムの導入メリット

次に、受注管理システムの導入によって、どのような問題が解決できるのかについて解説します。

受注処理における膨大な手間の削減

これまでの受注管理業務は、電話・FAX・メールで受けた注文内容を伝票に書き起こしたり、販売管理システムに入力したりと、膨大な工数がかかっていました。「手書き文字が判別しにくい」「留守番電話の声が聞き取りにくい」「早口の注文をメモするのが大変」など、注文内容の確認にも困難が伴います。

このようにアナログの場合、受注内容の処理だけで一苦労です。取引先が増えたり、1日に何度も発注や問い合わせが来たりしたら、更に負担は増えるでしょう。繁忙期には、受注処理だけで何名ものスタッフが対応に追われるケースも珍しくありません。

受注管理システム導入による最大のメリットは、業務の自動化によって、受注処理の工数を削減できることです。注文内容をシステムに反映し、生産、出荷といった他部門とのデータ共有もできるようになるため、全社的な業務効率化が実現できるでしょう。業務効率化が進むことにより、人的コストの削減や働き方改革の推進にもつながります。

月次決算の早期化

月次決算を行うためには、納品書や請求書など大量の書類を突き合わせて、合計額が正しいかチェックする必要があります。

しかし、受注管理システムを導入すれば、取引先とリアルタイムで注文内容を共有できるため、決算時のチェック作業を簡易化できます。たとえば「BtoBプラットフォーム 受発注」なら、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで支払い金額が確定。納品書の紛失リスクもなくなります。

多様な発注ニーズへの対応

取引を拡大するためには、イレギュラー発注にも対応できなければいけません。

受注管理システムを導入すれば、「当日中に納品してほしい」という急ぎの注文や、「色んな商品を少しずつ注文したい」という小ロットの注文など、顧客の多様な発注ニーズに応えられるようになります。

たとえば、「MOS」では、1週間分の注文をまとめて発注することができます。また、「楽楽B2B」では、取引先ごとに掛け率・価格の設定が可能。ロット単位での割引を加味した設定にも対応しています。顧客からの期待に応えることで、信頼関係の向上や取引の拡充につながるでしょう。

トラブルの防止

電話・FAXなどのアナログな手法の場合、「注文した商品と違う」「数が合わない」「期日に届かない」など、顧客とのトラブルが起こる恐れが。ミスの原因の多くは、「聞き間違い」「確認ミス」「伝票やシステムへの入力ミス」といったヒューマンエラーによるものです。

受注管理システムを導入して情報をデータ化すれば、トラブルのリスクを減らすことができます。取引量や取引先が増えた場合も心配ありません。

 

受注管理システムで業務を効率化する3つの方法

他部門の販売管理業務や取引先に負担をかけることなく、受注管理業務のパフォーマンスを最大化する、3つの方法をご紹介します。

1.受注処理から請求管理までをシステム化する

受注処理は販売管理業務の一部です。そのため、ほかの管理システムと連携できることが、導入のための重要な要件となるでしょう。すでに販売管理システムや請求管理システムを利用している場合は、それらと連携できる受注管理システムを導入するべきです。具体的には、受注情報のCSVデータ出力や、API連携ができるシステムです。

販売管理システムに受注情報を受け渡すことができれば、請求書や納品書などの帳票発行までが自動的に処理されるので、業務がとてもスムーズになります。

まだ販売管理システムや請求管理システムを導入してない場合は、これを機に受注管理から出荷管理、請求書作成までをトータルサポートできる受注管理システムの導入を検討するのも一手です。

2.発注者が利用しやすい発注システムを利用する

受注管理システムは発注者(取引先)を含めて運用するシステムなので、発注者サイドの都合も気にする必要があるでしょう。たとえば、取引先がすでに利用している発注システムを導入すれば、比較的早く効果が見えてくるでしょう。取引先が発注システム未導入の場合は、2つの対応策が考えられます。

1つ目は、4万社以上が利用している「BtoBプラットフォーム 受発注」のように、利用者の多いシステムを導入し、取引先にも導入を検討してもらうこと。

2つ目は「CO-NECT」のように、発注側が無料で使えるシステムを導入し、自社負担でシステム環境を提供することです。

取引先に負担を依頼しないといけないケースもあるため、システムの導入を検討する際には、導入コストや取引先の受け入れやすさを必ず確認するようにしましょう。

3.システムの利用を促進するためのサポートを活用する

受注管理システムを導入したとしても、一定数の取引先はFAX・電話などでの注文を希望することが予想されます。しかし、アナログでの受注作業が残ってしまうと業務効率化が進みません。受注管理システムを有効活用するためには、取引先に対してシステムを利用してもらうよう働きかけていくことが重要です。

その場合、システム提供会社のサポート体制がポイントに。システム導入のメリットをわかりやすくまとめたツールを用意してくれたり、営業のコツをレクチャーしてくれたりといったサポートがあると、取引先への利用依頼も進みやすくなるでしょう。

 

主な受注管理システム

受注管理業務は業種・企業によって違いがあるため、最適な受注管理システムも異なります。クラウド型の受注管理システムを中心にいくつかご紹介しますので、自社の業務内容に合ったシステムを探してみてください。

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BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト

(出所:BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト)

45,000社以上で導入されている、飲食店と卸会社を結ぶ食材の受発注システム。最大の導入効果は月次決算の早期化で、それまで月1回の締め作業で納品書と請求書の合計額を照合・確認していたのが、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで完了するように。これまでのアナログ作業にかかっていた経費・業務コストの削減、請求業務の簡素化といったメリットも見込める。
飲食店に限らず、カフェ、弁当・総菜販売、ホテルや旅館など、食材の仕入れが発生するほぼすべての事業者で利用できる。利用者数が多いため、導入後すぐに効果が出やすく、受注管理システムとしての一本化も図りやすいのが強みだ。

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    ※発注企業向けと受注企業向けとで料金が異なる

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楽楽販売(株式会社ラクス)

楽楽販売公式Webサイト

(出所:楽楽販売公式Webサイト)

受注・発注・請求・入金など、受発注管理にまつわるあらゆる情報を一元管理できる業務改善システム。受注データの登録や帳票発行、メール送付などのルーティン・ワークを自動化することで業務工数やミスの削減が可能に。受注後の請求処理に関しても、請求日・支払日の自動算出やアラート機能を備えているため、請求漏れ・支払いの遅れなどのミス防止にも役立つ。各社の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできるのが特長だ。
管理項目の追加はもちろん、入力・一覧・閲覧等の画面レイアウト、複数のデータベースをまたいだ自動化処理の作成も可能。また、CSV形式でのインポート・エクスポートのほか、外部システムや既存システムとのAPI連携に対応している。

  • 料金:月額60,000円~、初期費用150,000円
    ※利用ユーザ数やデータベース作成数に応じて変動

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CO-NECT(CO-NECT株式会社)

CO-NECT公式Webサイト

(出所:CO-NECT公式Webサイト)

卸やメーカー、小売り、フランチャイズ本部など、様々な業種業態に対応したBtoBの受発注管理システム。スマホやPCで受注から伝票作成まで対応でき、受領確認・出荷連絡もWeb上で完結できる。経理・会計システム用のデータ出力、発注先ごとに単価や表示する商品を変更する機能、LINEとの連携機能など、受発注業務に必要な機能が一通りそろっており、最短当日から利用開始できる。また、締め時間設定や外部API連携といったオプション機能も。
画面表示に従うだけで簡単に操作できる、直感的なインターフェイスも特徴だ。加えて、取引先(発注側)は無料で導入できるため、導入依頼も進めやすい。メール・電話・チャットなどカスタマーサポートも充実。

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MOS (株式会社アクロスソリューションズ)

MOS公式Webサイト

(出所:MOS公式Webサイト)

スマホ・タブレット・PCすべてのデバイズに対応した、「発注者視点」のBtoB受発注システム。クラウド型だが、自社特有の業務フローに対応するためのカスタマイズ開発に対応している。
出先で発注することの多い取引先(発注者)のために、モバイルデバイスから早く・手軽に発注できる機能がそろっているのが特徴。数タップで発注完了できるUIなので、PCが苦手な人でも簡単に使いこなせ、取引先にすすめやすい。システムが発注パターンを学習してアルゴリズム化するため、使うほど発注作業がスムーズに。また売れていない商品はすぐにラインナップから外し、売れている商品に絞るなど売上拡大に役立つ機能も。現在、512社26万人で利用されている。

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AnyForm OCR(株式会社ハンモック)

AnyForm OCR公式Webサイト

(出所:AnyForm OCR公式Webサイト)

手書き文字や活字を高精度に認識するオンプレミス型のOCRソフト。FAXで届く注文書をOCRで読み込み、データをCSV形式で受注管理システムに入力できるので、受注データの登録業務を大幅に効率化できる。システム上で事前に読取設定をしておけば、注文書ごとに形式が異なっていても自動的に読み取ってデータ化することが可能。注文書の形式に合わせた読取設定や、文字の読取精度の高さも強みだ。発注方法を変えなくていいので、取引先にとってのメリットも大きい。
注文書のデータ化を外注したい場合は、同社が提供するAI OCR+人力で高精度なデータ化を実現する、クラウド型サービス「WOZE」もおすすめ。

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楽楽B2B(株式会社ネットショップ支援室)

楽楽B2B公式Webサイト

(出所:楽楽B2B公式Webサイト)

中小企業向けのBtoB受発注システム。「掛け率・価格」「表示する商品」「選択可能な決済手段」を取引先ごとに設定できる柔軟性の高さが強みだ。ロット単位での割引率の設定や、情報自体を非表示にする「クローズドサイト」、カタログ販売のように公開情報量を調整できる「セミクローズドサイト」に対応できるほか、決済方法は「請求書払い」「銀行振込」「代引き」「クレカ払い」「未回収リスクゼロの掛け払い対応」の中から選択可能。難しい操作は不要なので、PCに不慣れな取引先でもスムーズに導入できる。
加えて、AI OCRによる「注文書自動読込み機能」により、紙の請求書や発注書の入力作業の自動化も実現。手書きの注文書や複雑な帳票も高精度で読み取りデータ化できるため、大幅な業務工数の削減が見込め、取引先に負担をかけずに業務効率化を進められる。

  • 料金:月額75,000円(スタンダードプランの場合)
    ※別途、オプション料金や決済手数料など

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ネクストエンジン(Hamee株式会社)

ネクストエンジン公式Webサイト

(出所:ネクストエンジン公式Webサイト)

ネットショップに特化した受注管理システム。事業規模や商材問わず、5,400社以上のEC事業者で導入が進んでいる。「Amazon」「楽天」「Yahoo!ショッピング」など、複数モールのネットショップを1つの画面で一括管理。受注管理機能として、注文の振り分けの自動化や店舗ごとの振り分け条件設定、オフライン注文への対応など。その他、商品の登録から発注・仕入れ、在庫確認、更に出荷指示、メールでのやりとりに至るまで、様々なルーティン業務を自動化することができる。導入後の運用状況に応じて、柔軟な機能拡張も可能だ。
ネットショップを運営する現役のEC事業者が開発したシステムなので、モール・カート側の仕様変更やサービスへの迅速な対応はもちろん、使いやすさ・効率化についても現場目線が徹底されている。導入店舗の成長率186%という実績も。

  • 料金:月額10,000円 + 従量課金 25円/受注件数(受注件数401件以下の場合)、年間保守費用15,000円

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アラジンEC(株式会社 アイル)

アラジンEC公式Webサイト

(出所:アラジンEC公式Webサイト)

5,000社以上のBtoB取引ノウハウを活かして開発された、BtoB専用ECサイト構築・Web受発注システム。FAXや電話からのアナログ注文のデジタル化に強みを持つ。BtoC向けECサイト構築システムでは実現できない、得意先や取引形態などに合わせた柔軟な対応が可能。また、得意先自身がWeb上で見積書作成、注文履歴や在庫・出荷状況を確認できるため、自社営業の事務作業負荷の軽減にも役立つ。
パッケージ化された基本機能に加えて、業種・業界独自の商習慣に応じた、柔軟なカスタマイズにも対応。アパレル・ファッション、食品、理美容、建築資材、医療機器、日用品、 OAサプライ・機械部品、印刷業など業種・業界問わず、幅広く利用されている。

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受発注クラウドサービス(富士通コワーコ株式会社)

受発注クラウドサービス公式Webサイト

(出所:受発注クラウドサービス公式Webサイト)

オフィス用品や備品といった間接材の調達を支援するクラウド型システム。拠点ごとに異なる仕入れ先や在庫数をクラウドシステムで一元管理することができる。取引先やユーザーからの受注だけでなく、指定サプライヤーへの発注・倉庫への払出依頼にも対応。発注・払出依頼は発注クラウドへ自動連携できる。
Web受注に切り替えることで、工数削減はもちろん、商品の調達先の見直し、適切な在庫管理、スムーズな製品の出荷といった業務改善も見込める。システムの提供による業務効率化に加え、簡易診断や管理レポートなどによる、調達費用や業務費用の削減も期待できる。業務工数50%削減、調達費用20%削減という実績を持つ。

  • 料金:要問い合わせ

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Robot-in(ハングリード株式会社)

Robot-in公式Webサイト

(出所:Robot-in公式Webサイト)

月額3,000円(限定プラン)から気軽に始められる、ネットショップ受注管理システム。初期設定も10分で完了するため、初めてシステムを導入する場合でも安心。受注情報から自動で顧客管理リスト生成し、ショップを横断して顧客を一元管理することが可能。各モールカートの受注を同じステータスで管理できるので、処理漏れを防いだ上で、効率的に受注業務を進められる。また、受注一覧画面を見たい項目だけに絞ったり、受注ステータスを自由に追加したりと、店舗ごとに柔軟にカスタムできる点も特長。
その他のシリーズとして、商品の一元管理システム「item Robot」、在庫の一元管理システム「zaiko Robot」も展開。課題に応じて、機能を拡張していける。

  • 料金:月額5,000円+15円×受注件数(上限 50,000円)、初期費用30,000円(スタンダードプラン)

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まとめ

受注管理業務は、「どの商品を、いつまでに、何個必要なのか」といった注文内容を確定し、生産・出荷部門などに引き継ぐ重要な役割を担っています。そして、受注管理システムを導入することにより、「業務の効率化」「ミスの削減」「決算業務の簡略化」「多様な顧客ニーズへの対応」が期待できます。ただし、“どのシステムでもOK”というわけではありません。

導入検討に当たっては、「ほかの販売管理業務との連携」「取引先の使いやすさ」「導入後のサポート体制」といった、本記事でご紹介した業務効率化のためのポイントをチェックしてみてください。その際、「働き方改革」や「リモートワーク推進」といった近年の情勢を加味して、自社のバックオフィス業務を洗い出してみれば、どのような機能・システムが必要なのかが見えてくるはずです。

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