ASPIC公式サービス【アスピック】

  • TOP
  • 特集記事
  • 受注管理システムで効率化する3つの方法とクラウド8選

受注管理システムで効率化する3つの方法とクラウド8選

受注管理システムで効率化する3つの方法とクラウド8選

最終更新日:2020-12-07

システムを導入して効率化したいけど、何を基準にすればいいのか分からないという方へ、受注管理システムの概要、導入のメリット、導入時の注意点、そして、具体的にどのようなクラウド型の受注管理システムがあるのか、ご案内します。

目次

受注管理システムとは?

まず受注管理システムとは具体的にどのようなものなのか、概要についてお話します。企業には注文を受けてから商品を出荷するまでに、様々な工程が存在します。その中で受注管理業務は「どの商品を、いつまでに、どれくらい必要か」注文内容を確定し、生産・出荷などに引き継ぐ重要な役割を担っています。たとえば、注文内容の確認・見積もりの作成・社内システムへの入力・注文請書の作成・在庫の引当などがあります。

従来は電話・FAX・メールなどで送られてくる注文内容を伝票に起こしたり、Excelに手入力したり…手作業で行うのが一般的でしたが、様々な問題も指摘されてきました。

  • 「電話発注の声が聞き取りづらい」
  • 「FAXの手書き文字が読み取れない」
  • 「繁忙期は残業が多くなり、働き方改革が進まない」
  • 「月末の決算の時、納品書と請求書を付け合わせるのが大変」
  • 「短納期や少ロットの発注を受け切れない」
  • 「注文内容と違うと顧客からクレームがきてしまった」 etc.

取引先や注文数が増えた場合、ミスが発生するリスクは更に高まってしまいます。

そこで近年、導入が進んでいるのが受注管理システムです。アナログなやり方からデジタルへと切り替えることで「業務の効率化」「ミスの削減」が実現できます。また、データ化した受注情報を他のシステムと連携させることで、受注処理だけでなく「在庫管理」「請求管理」など販売管理業務全体の効率化が期待できます。

受注管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

受注管理システムの資料をダウンロード

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

 

受注管理システムで解決できる課題

次に、受注管理システムを導入することによって、具体的にどのような問題を解決することができるのか。その詳細についてお話しします。

受注管理は販売管理の中でも「注文内容を確定させる」という重要な役割を担っています。システムを導入して自動化する場合、社内・取引先調整、業務の見直し、業務フローの切り替えなどが必要です。「業務が楽になるから」という漠然とした理由だけで稟議を通すのは難しいでしょう。実際、同じバックオフィス業務でも営業管理や出荷管理はシステムが導入されて効率化されているのに、受注管理だけは未だに紙の台帳やEXCELへの手入力に頼っている例も少なくありません。

受注管理には、そもそもどういう課題があるのか。受注管理システムを導入することによってどのようなメリットが見込めるのか。ここでは4点紹介します。しっかりと把握して、導入に向けた検討材料にご利用ください。

受注処理における膨大な手間の発生

これまでの受注管理業務は、電話・FAX・メールの注文内容を伝票に書き起こしたり、販売管理システムに入力したり…膨大な工数を前提としていました。「手書き文字が判別しにくい」「留守番電話の声が聞き取りにくい」「早口をメモするのが大変」など注文内容の確認にも困難が伴います。

また、発注先から「ちゃんと発注処理がなされているか」電話での問い合わせにも対応しなければなりません。アナログの場合、このステータス・注文履歴の確認だけで一苦労です。取引先が増えたり、1日に何度も発注がきたりしたら、更に負担は増します。繁忙期ともなれば受注処理だけで何名ものスタッフが対応に追われる場合も珍しくありません。

受注管理システムを導入する最大のメリットは「業務の自動化」によって、これらの工数を削減できることです。人の手を介在させることなく注文内容をシステムに反映させ、生産・出荷など他部門とデータで共有することができるようになります。業務の効率化が進むことにより「人的コストの削減」や「従業員の働き方改革」にもつながります。

月次決算の早期化

通常、月次決算を行うためには、納品書・請求書など大量の書類を突き合わせ「合計額が合っているか」膨大な量のチェック作業が必要です。

しかし、受注管理システムを導入すれば、取引先とリアルタイムで注文内容を共有することができます。たとえば「BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)」の場合、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで支払い金額を確定させることができます。もちろん「納品書が見当たらない」という心配もありません。

多様な発注ニーズへの対応

顧客がいつも決まった発注をしてくるとは限りません。イレギュラーな発注をする場合もあります。企業が取引を拡大していくためには、様々な発注に応えていくことが欠かせません。

この点、受注管理システムを導入すれば、受けることの難しかった「当日中に納品してほしい」などの急ぎの注文、「色んな商品を少しずつ注文したい」という小ロットの注文など、顧客の多様な発注ニーズに応えられるようになります。顧客からの期待に応えることで、信頼関係の向上や取引の拡充にもつながります。

トラブルの防止

電話・FAXなどのアナログな手法の場合、「注文した商品と違う」「数が合わない」「期日に届かない」など、顧客とのトラブルが起こる可能性があります。ミスの原因の多くは「聞き間違い」「確認ミス」「伝票やシステムへの入力ミス」など、コミュニケーションロス・ヒューマンエラーによるものです。

受注管理システムを導入して、情報をデータ化すれば、トラブルのリスクを減らすことができます。取引量・取引先が増えた場合も心配ありません。

 

受注管理システムで効率化する3つの方法

受注管理システムを導入することで、具体的にどんなメリットがあるかはお分かりいただけたと思います。

次に考えなければならないのは「効率化の方法」です。企業によって受注管理や販売管理の業務フローは様々です。何でもいいからシステムを導入すればいいというわけにはいきません。「どうしたら他の販売管理業務や取引先に負担をかけることなく、受注管理業務のパフォーマンスを最大化できるか」。そのためには、以下の3つの方法が考えられます。

受注処理から請求管理までをシステム化で効率化する

受注処理は販売管理の中の一部です。システムの導入を検討する上では、他の販売管理業務やシステムとの連携を探ることが不可欠になります。

既に販売管理システムや請求管理システムを導入している場合は、それらと連携がとれる受注管理システムを利用するべきです。たとえば、受注情報をCSVデータに出力したり、API連携したりできるシステムです。販売管理システムに受注情報を受け渡すことができれば、その後、請求書や納品書などの帳票発行まで自動的に行われるので業務がとてもスムーズになります。

もし販売管理システムや請求管理システムをまだ導入してない場合は、これを機に受注管理から出荷管理、請求書作成まで行うことができる包括的な受注管理システムを利用するといいでしょう。

発注者が利用しやすい発注システムを利用する

受注管理システムの導入を検討する際には、取引先も考慮しなければなりません。なぜなら、受注管理システムは受注する側だけでなく、発注する取引先を含めて運用するシステムだからです。たとえば、取引先が利用している発注システムであれば、導入後すぐに効果が見込めるでしょう。未導入だったとしても、4万社以上が利用している「BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)」など、利用者の多いシステムであれば、取引先での新たな導入も見込めます。中には「ReceiveOrders(株式会社シンクロ・フード)」などのように、特定の発注システムとの連携を前提にしているものもあります。システムの導入を検討する際には、そういったことを必ず確認するように心がけましょう。

なお、システムによって利用料金も異なります。初期導入が無料のものもあれば、一定期間を経過した後に課金するもの、プランも無料~有料まで様々です。取引先にも導入を依頼しなければならない場合もあるため「無料で使える」ということも重要になります。

連携可能な発注システムの利用率を高める

たとえ受注管理システムを導入したとしても、すべての注文がシステム経由になることは考えにくいです。FAX・電話などでの注文が一定数残ることになるでしょう。受注管理システムを有効活用するためには、こういった取引先に対しても「システムを利用してもらえませんか?」と働きかけていくことが重要になってきます。
その場合、営業活動を自社だけで行うのは難しいため「どれくらいメーカーが協力的か」というのが一つの基準になります。

たとえば、取引先向けに、システム導入のメリットを分かりやすくまとめたツールを用意してくれる、もしくは「営業する時は、こういう風に案内するといいですよ」とレクチャーをしてくれるなど。各社サポート体制は異なりますので確認することをお忘れなく。

 

主な受注管理システム

受注管理業務は業種・企業によって違いがあり、最適な受注管理システムも異なってきます。卸会社であれば請求管理、ネットショッピングに取り組む会社であれば在庫管理など、関係の深い管理業務と上手く連携できるかどうかも重要です。ここでは、クラウド型の受注管理システムをいくつかご紹介します。

受注管理システムの資料をダウンロード

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム 受発注

(出所:BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト)

飲食店と卸会社を結ぶ食材の受発注システム。一番の導入効果は月次決算の早期化。それまで月1回の締め作業で納品書と請求書の合計額を照合・確認していたのが、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで済むようになる。店舗数が多いほど効率化が図りやすいため、5店舗以上のチェーン展開をしている飲食関連企業を中心に利用が進んでいる。飲食店に限らず、カフェ、弁当・総菜販売、ホテルや旅館等、食材の仕入れが発生する企業であればほぼすべてが対象となる。導入企業約4万社以上。利用者数が多いため、導入後すぐに効果が出やすく、受注管理システムとしての一本化も図りやすい。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

詳細はこちら

楽楽販売(株式会社ラクス)

楽楽販売公式Webサイト

(出所:楽楽販売公式Webサイト)

受注・発注・請求・入金など受発注管理にまつわるあらゆる情報を一元管理できる業務改善システム。帳票発行やメール送付などのルーティン・ワークを自動化することで業務工数を削減。請求日・支払日の自動算出やアラート機能を備えているため、請求漏れ・支払いの遅れなどのミスも防止できる。個社ごとの業務に合わせて柔軟にカスタマイズ可。
管理項目の追加はもちろん、入力・一覧・閲覧等の画面レイアウト、複数のデータベースをまたいだ自動化処理の作成まで自由。また、CSVでの直接インポート・エクスポートの他、WEB-APIを利用したデータの連携も可能。外部システム・既存システムとも連携しやすい。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。


詳細はこちら

CO-NECT(CO-NECT株式会社)

CO-NEXT公式Webサイト

(出所:CO-NECT公式Webサイト)

卸・メーカー・小売り・フランチャイズ本部など、様々な業種業態に対応したBtoBの受発注管理システム。受注から伝票作成まで、スマホでワンクリックするだけでOK。受領確認・出荷連絡もWeb上で完結できる。経理・会計システム用のデータ出力も可能。発注先ごとに単価や表示する商品を変更する機能やLINEとの連携機能などの他、受発注業務に必要な機能が一通り揃っており、最短当日から使い始めることができる。また、必要な機能をオプションとして追加することも可能。
特徴は徹底して作り込まれた「直感的なインターフェイス」。マニュアルいらずで、画面表示に従うだけで簡単に操作可能で、取引先(発注側)は無料で簡単に導入でき、FAXやメールの発注情報も一元管理できる。メール・電話・チャットなどカスタマーサポートも充実している。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

詳細はこちら

AnyForm OCR(株式会社ハンモック)

Anyform OCR 公式サイト

(出所:AnyForm OCR公式Webサイト)

大量の注文書がFAXで日々届いており、紙を見ながら受注管理システムに入力しているのは大変、特に注文書の形式が様々で慣れるにも一苦労、という場合に業務効率化が見込まれるシステム。
システム上で事前に読取設定しておけば、注文書ごとに形式が異なっていても自動的に読み取ってデータ化することが可能。データはCSV形式で受注管理システムに入力できるので、FAX受取から受注管理システムへの登録までの業務を大幅に改善できる。注文書の形式に合わせた読取設定や、文字の読取精度の高さも強み。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。


詳細はこちら

NEXT ENGINE(Hamee株式会社)

NEXT ENGINE公式Webサイト

(出所:NEXT ENGINE公式Webサイト)

ネットショップに特化した受注管理システム。「Amazon」「楽天」「Yahoo!ショッピング」など複数のネットショップを1つの画面で一括管理可能。受注処理に限らず、商品の登録から発注・仕入れ、在庫確認、更に出荷指示、メールでのやりとりに至るまで、様々なルーティン業務を自動化。導入後の運用状況に応じて自由に機能を拡張可能。
最大の特徴はネットショップを運営する現役のEC事業者が開発したシステムだということ。モール・カート側の仕様変更やサービスへの迅速な対応はもちろん、使いやすさ・効率化についても現場目線が徹底されている。事業規模や商材問わず、4000社以上の利用実績あり。

詳細はこちら

受発注クラウドサービス(富士通コワーコ株式会社)

受発注クラウドサービス公式Webサイト

(出所:受発注クラウドサービス公式Webサイト)

オフィス用品や備品の購買などの間接材調達支援システム。拠点ごとに異なっている仕入れ先や在庫管理をクラウドシステムで一元化可能。Web受注への切り替えによる工数削減はもちろん、商品の調達先の見直し、適切な在庫管理・スムーズな製品の出荷まで期待できる。単純なシステムの提供だけでなく、簡易診断・管理レポートなどにより、調達費用や業務費用を削減可(業務工数50%削減、調達費用20%削減)。

詳細はこちら

MOS (株式会社アクロスソリューションズ)

MOS公式Webサイト

(出所:MOS公式Webサイト)

スマホ・タブレット・PCすべてのデバイズに対応したBtoB受発注システム。出先で発注することの多い発注者(取引先)のために「どうしたらモバイルでより早く・手軽に発注できるか」を徹底して考えられているのが特徴。発注完了までわずか数タップという使いやすいUIのため、PCが苦手という人も心配なし。システムが発注パターンを学習し、アルゴリズム化することで、使えば使うほどよりスムーズな発注が可能。また売れていない商品はすぐにラインナップから外し、売れている商品に絞るなど売上拡大も見込める。現在、日本全国340社20万人に利用されている。

詳細はこちら

アラジンEC(株式会社 アイル)

アラジンEC公式Webサイト

(出所:アラジンEC公式Webサイト)

5,000社以上のBtoB取引ノウハウを活かして開発されたBtoB専用EC(そのためのWeb受発注システム)。BtoCのECでは実現できない、得意先や取引形態などに合わせた柔軟な対応ができる。パッケージ型のサービスで基本機能は搭載済み。その他、業種・業界特有の商習慣に応じた柔軟なカスタマイズも可能。アパレル・ファッション、食品、理美容、建築資材、医療機器、日用品、 OAサプライ・機械部品、印刷業など業種・業界問わず、幅広く利用されている。

詳細はこちら

 

まとめ

受注管理は「どの商品を、いつまでに、どれくらい必要なのか」注文内容を確定し、生産・出荷などに引き継ぐ重要な役割を担っています。受注管理システムを導入することにより「業務の効率化」「ミスの削減」「決算業務の簡略化」「多様な顧客ニーズへの対応」が期待できますが、“システムなら何でもいい”というわけにはいきません。

導入に当たっては「他の販売管理業務との連携」「取引先の使いやすさ」「導入後のサポート体制」なども検討する必要があります。まずは自社のバックオフィス業務を洗い出し、その上で「働き方改革」「リモートワーク」などの近年の流れを考慮した上で、「どのような機能・システムが必要なのか」を検討してみましょう。

受注管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

受注管理システムの資料をダウンロード

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

 

インタビューやサービス詳細はこちら

BtoBプラットフォーム 受発注|インタビュー掲載

BtoBプラットフォーム 受発注|インタビュー掲載

「BtoBプラットフォーム 受発注」は、飲食運営企業の売上拡大と店舗展開に必要不可欠な、バックヤード業務の改善と“ 的確な数値管理” を可能にするクラウドサービ...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

楽楽販売

楽楽販売

販売管理業務を効率化&自動化!販売管理業務の標準化・自動化・一元管理により、販売管理業務の作業時間、コストの大幅削減を実現するクラウド型の販売管理システムです。...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

CO-NECT(コネクト)

CO-NECT(コネクト)

初期費用無料のWeb受発注システム。スマホやタブレット、PC上でいつでもどこでも受発注が可能。伝票作成や履歴の共有もかんたんで、ミスや業務時間を削減してDXを推...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

AnyForm OCR

AnyForm OCR

様々なFAX注文書の自動読み取りや、受注システムとのデータ連携で受発注の入力作業を効率化。簡単帳票設計や高い認識精度も強み。...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

 

このページの内容をシェアする

  • Facebook
  • Twitter
  • LINE
TOPへ戻る

資料ダウンロードフォーム

1分で簡単登録。無料

入力フォームはこちら

登録済みの方はこちら

パスワード再発行

アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。

アンケートにご回答ください。

サービスの導入検討状況を教えてください。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、ダウンロードいただきます。

ご回答ありがとうとございます。

ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。

CLOSE