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受注管理システムで効率化する3つの方法とクラウド10選

受注管理システムで効率化する3つの方法とクラウド10選

最終更新日:2022-05-09

受注管理業務を効率化したい、手作業によるミスを減らしたいと考えている方へ。受注管理システムの導入メリットや注意点、おすすめのクラウド型受注管理システムについて解説します。

目次

受注管理システムとは?

受注管理システムとは、顧客からの注文の受付や、伝票ベースの受注処理といった受注管理業務を自動化するためのシステムです。

「どの商品を、いつまでに、どれくらい必要か」注文内容を確定し、生産・出荷などに引き継ぐ重要な役割を担っているのが受注管理業務です。具体的な業務内容として、注文内容の確認や見積もりの作成、社内システムへの入力、注文請書の作成、在庫の引当などがあります。

従来は電話やFAX、メールなどで送られてくる注文内容を伝票に起こしたり、Excelに入力したりといった手作業が一般的でしたが、下記のような課題も。

  • 電話発注の声が聞き取りづらい
  • FAXの手書き文字が読み取れない
  • 繁忙期は残業が多くなり、働き方改革が進まない
  • 月末の決算の時、納品書と請求書を付け合わせるのが大変
  • 短納期や少ロットの発注を受け切れない
  • 注文内容と違うと顧客からクレームがきてしまった …など

取引先や注文数が増えた場合、ミスが発生する可能性はさらに高まるでしょう。

これらの課題を解決するのに役立つのが受注管理システムです。システムを導入し、受注管理業務をデジタル化することで「業務の効率化」「ミスの削減」が実現できます。また、データ化した受注情報を他のシステムと連携させることで、受注処理だけでなく「在庫管理」「請求管理」など、販売管理業務全体の効率化が期待できます。

 
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受注管理システムの導入メリット

次に、受注管理システムの導入によって、どのような問題を解決することができるのかについて解説します。

受注処理における膨大な手間の削減

これまでの受注管理業務は、電話・FAX・メールの注文内容を伝票に書き起こしたり、販売管理システムに入力したりと、膨大な工数がかかっていました。さらに、「手書き文字が判別しにくい」「留守番電話の声が聞き取りにくい」「早口の注文をメモするのが大変」など、注文内容の確認にも困難が伴います。発注先からの問い合わせ電話にも対応しなければいけないでしょう。

アナログの場合、受注内容の処理だけで一苦労です。取引先が増えたり、1日に何度も発注が来たりしたら、更に負担は増えるでしょう。繁忙期には、受注処理だけで何名ものスタッフが対応に追われるケースも珍しくありません。

受注管理システム導入による最大のメリットは、業務の自動化によって、これらの工数を削減できることです。注文内容をシステムに反映し、生産、出荷などの他部門とデータ共有できるようになります。業務の効率化が進むことにより、人的コストの削減や働き方改革の推進にもつながります。

月次決算の早期化

月次決算を行うためには、納品書や請求書など大量の書類を突き合わせて、合計額が正しいかチェックする必要があります。

しかし、受注管理システムを導入すれば、取引先とリアルタイムで注文内容を共有することができます。たとえば「BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)」なら、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで支払い金額が確定。もちろん、納品書の紛失リスクもなくなります。

多様な発注ニーズへの対応

取引を拡大していくためには、イレギュラーな発注にも対応できなければいけません。受注管理システムを導入すれば、「当日中に納品してほしい」などの急ぎの注文、「色んな商品を少しずつ注文したい」という小ロットの注文など、顧客の多様な発注ニーズに応えられるようになります。

たとえば、「MOS (株式会社アクロスソリューションズ)」では、1週間分の注文をまとめて発注することができます。また、「楽楽B2B(株式会社ネットショップ支援室)」では、取引先ごとに掛け率・価格の設定が可能。ロット単位での割引を加味した設定にも対応しています。顧客からの期待に応えることで、信頼関係の向上や取引の拡充につながるでしょう。

トラブルの防止

電話・FAXなどのアナログな手法の場合、「注文した商品と違う」「数が合わない」「期日に届かない」など、顧客とのトラブルが起こる恐れが。ミスの原因の多くは、「聞き間違い」「確認ミス」「伝票やシステムへの入力ミス」といったヒューマンエラーによるものです。

受注管理システムを導入して情報をデータ化すれば、トラブルのリスクを減らすことができます。取引量や取引先が増えた場合も心配ありません。

 

受注管理システムで業務を効率化する3つの方法

他部門の販売管理業務や取引先に負担をかけることなく、受注管理業務のパフォーマンスを最大化するための方法を3つ、ご紹介します。

方法1. 受注処理から請求管理までをシステム化する

受注処理は販売管理業務の一部です。そのため、ほかの管理システムと連携できることが、導入のための重要な要件となるでしょう。既に販売管理システムや請求管理システムを利用している場合は、それらと連携できる受注管理システムを導入するべきです。具体的には、受注情報をCSVデータに出力したり、API連携したりできるシステムです。

販売管理システムに受注情報を受け渡すことができれば、請求書や納品書などの帳票発行までが自動的に処理されるので、業務がとてもスムーズになります。

まだ販売管理システムや請求管理システムを導入してない場合は、これを機に受注管理から出荷管理、請求書作成までをトータルサポートできる受注管理システムの導入を検討するのも一手です。

方法2. 発注者が利用しやすい発注システムを利用する

受注管理システムは発注する取引先を含めて運用するシステムなので、発注者サイドの使い勝手も気にする必要があるでしょう。たとえば、取引先が利用している発注システムを導入すれば、比較的早く効果が見えてくるでしょう。取引先が発注システム未導入の場合は、2つの対応策が考えられます。

1つ目は、4万社以上が利用している「BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)」のように、利用者の多いシステムを導入し、取引先にも導入を検討してもらうこと。
2つ目は「CO-NECT(CO-NECT株式会社)」のように、発注側は無料で使えるシステムを導入し、自社負担でシステム環境を提供することです。

取引先にも負担を依頼しないといけないケースもあるため、システムの導入を検討する際には、導入コストや取引先の受け入れやすさを必ず確認するようにしましょう。

方法3. システムの利用を促進するためのサポートを活用する

受注管理システムを導入したとしても、一定数の取引先はFAX・電話などでの注文を希望することが予想されます。しかし、アナログでの受注作業が残ってしまうと業務効率化が進みません。受注管理システムを有効活用するためには、取引先に対してもシステム利用を働きかけていくことが重要です。

その場合、システム提供会社のサポート体制がポイントに。システム導入のメリットを分かりやすくまとめたツールを用意してくれたり、営業のコツをレクチャーしてくれたりといったサポートがあると、取引先への利用依頼も進みやすくなるでしょう。

 

主な受注管理システム

受注管理業務は業種・企業によって違いがあるため、最適な受注管理システムも異なります。クラウド型の受注管理システムを中心にいくつかご紹介しますので、自社の業務内容に合ったシステムを探してみてください。

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BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト

(出所:BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト)

約4万社以上で導入されている、飲食店と卸会社を結ぶ食材の受発注システム。最大の導入効果は月次決算の早期化で、それまで月1回の締め作業で納品書と請求書の合計額を照合・確認していたのが、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで完了する。飲食店に限らず、カフェ、弁当・総菜販売、ホテルや旅館等、食材の仕入れが発生するほぼすべての企業が対象に。
店舗数が多いほど効率化が図りやすいため、5店舗以上のチェーン展開をしている飲食関連企業を中心に導入が進んでいる。利用者数が多いため、導入後すぐに効果が出やすく、受注管理システムとしての一本化も図りやすいのが強みだ。

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楽楽販売(株式会社ラクス)

楽楽販売公式Webサイト

(出所:楽楽販売公式Webサイト)

受注・発注・請求・入金など、受発注管理にまつわるあらゆる情報を一元管理できる業務改善システム。帳票発行やメール送付などのルーティン・ワークを自動化することで業務工数を削減。請求日・支払日の自動算出やアラート機能を備えているため、請求漏れ・支払いの遅れなどのミスも防止できる。各社の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできるのも特長。
管理項目の追加はもちろん、入力・一覧・閲覧等の画面レイアウト、複数のデータベースをまたいだ自動化処理の作成も可能。また、CSV形式でのインポート・エクスポートのほか、外部システムや既存システムとのAPI連携に対応している。

  • 料金:月額60,000円~、初期費用150,000円

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CO-NECT(CO-NECT株式会社)

CO-NECT公式Webサイト

(出所:CO-NECT公式Webサイト)

卸・メーカー・小売り・フランチャイズ本部など、様々な業種業態に対応したBtoBの受発注管理システム。スマホやPCで受注から伝票作成まで対応でき、受領確認・出荷連絡もWeb上で完結できる。経理・会計システム用のデータ出力、発注先ごとに単価や表示する商品を変更する機能、LINEとの連携機能など、受発注業務に必要な機能が一通り揃っており、最短当日から利用開始できる。また、締め時間設定や外部API連携といったオプション機能が揃う。
マニュアルいらずで、画面表示に従うだけで簡単に操作できる、直感的なインターフェイスも特徴だ。加えて、取引先(発注側)は無料で導入できるため、導入依頼も進めやすい。メール・電話・チャットなどカスタマーサポートも充実。

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MOS (株式会社アクロスソリューションズ)

MOS公式Webサイト

(出所:MOS公式Webサイト)

スマホ・タブレット・PCすべてのデバイズに対応したBtoB受発注システム。クラウド型だが、自社特有の業務フローに対応するためのカスタマイズ開発も行える。
出先で発注することの多い取引先(発注側)のために、モバイルでより早く・手軽に発注できる機能が揃っているのが特徴。数タップで発注完了できるUIなので、PCが苦手という人でも簡単に使いこなせる。システムが発注パターンを学習してアルゴリズム化することで、使うほどにスムーズな発注が可能に。また売れていない商品はすぐにラインナップから外し、売れている商品に絞るなど売上拡大に役立つ機能も。現在、412社25万人で利用されている。

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AnyForm OCR(株式会社ハンモック)

AnyForm OCR公式Webサイト

(出所:AnyForm OCR公式Webサイト)

手書き文字も活字も高精度に認識するオンプレミス型のOCRソフト。FAXで届く注文書をOCRで読み込み、データをCSV形式で受注管理システムに入力できるので、FAX受取から受注管理システムへの登録までの業務を大幅に改善できる。システム上で事前に読取設定をしておけば、注文書ごとに形式が異なっていても自動的に読み取ってデータ化することが可能。注文書の形式に合わせた読取設定や、文字の読取精度の高さも強み。
注文書のデータ化を外注したい場合は、同社が提供するAI OCR+人力で高精度なデータ化を実現する、クラウド型サービス「WOZE」もおすすめだ。

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楽楽B2B(株式会社ネットショップ支援室)

楽楽B2B公式Webサイト

(出所:楽楽B2B公式Webサイト)

中小企業向けのBtoB受発注システム。「掛け率・価格」「表示する商品」「選択可能な決済手段」を取引先ごとに設定できる柔軟性の高さが強みだ。ロット単位での割引を加味した設定や、情報自体を非表示にする「クローズドサイト」、カタログ販売のような公開情報量を調整できる「セミクローズドサイト」に対応できるほか、決済方法は「請求書払い」「銀行振込」「代引き」「クレカ払い」「未回収リスクゼロの掛け払い対応」の中から選択可能。難しい操作は不要なので、PC操作に不慣れな取引先でもスムーズに導入できる。
加えて、AI OCRによる「注文書自動読込み機能」により、紙の請求書や発注書の入力作業の自動化も実現。手書きの注文書や複雑な帳票も高精度で読み取りデータ化できるため、大幅な業務工数の削減が見込める。

  • 料金:月額75,000円(スタンダードプランの場合) ※別途、オプション料金や決済手数料など

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ASPIT(株式会社アスピット)

ASPIT公式Webサイト

(出所:ASPIT公式Webサイト)

外食産業に特化して作られた業務管理システム。カフェ・バー・居酒屋・レストランなどあらゆる業態に対応。1店舗だけでも100店舗を超える大規模チェーンでも規模を問わず利用可能(利用実績7,000店舗以上)。PC以外にも、スマホ・タブレットから発注可能。発注実績・仕入先の配送情報などを現場で確認しながら発注できるためミス防止につながる。また、日々の検品業務を通して仕入実績や買掛金額をいつでも確認可能。売掛と買掛の状況をすぐに照合できるので月次業務も時間短縮可能。
その他にも、売上管理、勤怠管理、シフト管理、在庫・棚卸管理、損益管理、フランチャイズ管理など、豊富な機能を備えており、販売実績に合わせて食材を引当し、在庫管理を効率化できる「レシピ登録機能」も利用可能。

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ネクストエンジン(Hamee株式会社)

NEXT ENGINE公式Webサイト

(出所:ネクストエンジン公式Webサイト)

ネットショップに特化した受注管理システム。事業規模や商材問わず、4,700社以上のEC事業者で導入が進んでいる。「Amazon」「楽天」「Yahoo!ショッピング」など、複数のネットショップを1つの画面で一括管理。受注処理に限らず、商品の登録から発注・仕入れ、在庫確認、更に出荷指示、メールでのやりとりに至るまで、様々なルーティン業務を自動化することができる。導入後の運用状況に応じて、柔軟な機能拡張も可能だ。
ネットショップを運営する現役のEC事業者が開発したシステムなので、モール・カート側の仕様変更やサービスへの迅速な対応はもちろん、使いやすさ・効率化についても現場目線が徹底されている。導入店舗の成長率186%という実績も。

  • 料金:月額10,000円 + 従量課金 25円/受注件数(受注件数401件以上の場合)、年間保守費用15,000円

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アラジンEC(株式会社 アイル)

アラジンEC公式Webサイト

(出所:アラジンEC公式Webサイト)

5,000社以上のBtoB取引ノウハウを活かして開発された、BtoB専用ECサイト構築・Web受発注システム。BtoC向けECサイト構築システムでは実現できない、得意先や取引形態などに合わせた柔軟な対応ができる。また、得意先自身がWeb上で見積書作成、注文履歴や在庫・出荷状況を確認できるため、自社営業の事務作業負荷の軽減にも役立つ。
パッケージ化された基本機能に加えて、業種・業界独自の商習慣に応じて、柔軟なカスタマイズを実施することも可能。アパレル・ファッション、食品、理美容、建築資材、医療機器、日用品、 OAサプライ・機械部品、印刷業など業種・業界問わず、幅広く利用されている。

  • 料金:要問い合わせ

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受発注クラウドサービス(富士通コワーコ株式会社)

受発注クラウドサービス公式Webサイト

(出所:受発注クラウドサービス公式Webサイト)

オフィス用品や備品の購買などの間接材調達を支援するクラウド型のシステム。拠点ごとに異なる仕入れ先や在庫数をクラウドシステムで一元管理することができる。Web受注への切り替えによる工数削減はもちろん、商品の調達先の見直し、適切な在庫管理、スムーズな製品の出荷といった業務改善が見込める。
単純なシステムの提供だけでなく、簡易診断や管理レポートなどによる、調達費用や業務費用を削減も期待できる。業務工数50%削減、調達費用20%削減という実績も。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめ

受注管理は、「どの商品を、いつまでに、何個必要なのか」といった注文内容を確定し、生産・出荷部門などに引き継ぐ重要な役割を担っています。そして、受注管理システムを導入することにより、「業務の効率化」「ミスの削減」「決算業務の簡略化」「多様な顧客ニーズへの対応」が期待できます。ただし、“どのシステムでもOK”というわけではありません。

導入検討に当たっては、「他の販売管理業務との連携」「取引先の使いやすさ」「導入後のサポート体制」といった、本記事でご紹介した業務効率化のためのポイントをチェックしてみてください。その際、「働き方改革」や「リモートワーク推進」といった近年の情勢を加味して、自社のバックオフィス業務を洗い出してみれば、どのような機能・システムが必要なのかが見えてくるはずです。

 
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