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受発注システムの比較!導入前に全11のメリットを確認しよう

受発注システムの比較!導入前に全11のメリットを確認しよう

2019-06-24

FAXや電話を使った食材発注に不便を感じている飲食店経営の方、また受注した内容の管理(自社システムへの手入力や転記)に限界を感じている食品卸会社の方へ、受発注システムを利用したスムーズな受発注についてご紹介します。受発注システムを導入することで、大量の納品書や請求書の管理、そして入力ミスからも解放され、受注側、発注側の双方にとって大きな効果が期待できます。

目次

受発注システムとは?

受発注システムとは、従来、飲食店が電話、メール、FAXで食材の仕入れを行っていた発注作業を、システム上で発注することで入力作業を効率するとともに、請求時の仕入れ金額の確認や棚卸等の管理業務等の効率化も実現するシステムです。

受注側の、食品卸等の企業も同じシステムを利用することで、双方で同じ情報を共有できるようになります。さらには、納品書や請求書もシステム上でやり取りできるようになるため、ペーパーレス化や伝票の紛失リスク軽減にもつながります。

単に紙からシステムに置き換わるだけでなく、便利になることで決算の早期化や接客時間の増加による売り上げアップといった効果までも期待されている、注目のサービスです。

特長として、自社だけでなく取引先と一緒に利用する、という点が挙げられるため、双方にとって使いやすいサービスを選ぶべきで、うまく利用することで受注側、発注側のどちらにも大きなメリットが見込まれます。

受発注システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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受発注システムの導入メリットは?

紙管理からシステムに代わることで、それだけで便利になりそうなのは予想ができますが、実際にどのくらい導入メリットがあるのでしょうか。具体的に発注側にとってのメリット、受注側にとってのメリットに分けて順番にご紹介します。

発注側(飲食店)にとってのメリット

  • 仕入れの金額・内容がリアルタイムで分かる

システム上で一括管理されるため、発注書や納品書の照合の必要なく、発注の数量と金額をリアルタイムで把握することができる。棚卸表が自動で作成され、正確なキャッシュフローの把握にも役立つ。

  • 仕入れの金額・内容を、店舗だけでなく本部でも把握できる

システム上で把握できるため、発注者本人(店長など)だけでなく、本部でもシステムにアクセスすれば把握することができる。他店舗との比較などに役立てることができる。

  • 月次決算の早期化

取引先と常にリアルタイムで取引情報を共有できているため、請求書と納品書の照合不要で、月初めにすぐに支払い金額が分かり、支払いができる。

  • いつでも発注できる

電話だと相手の営業時間や担当者の都合に合わせる必要があるが、システム上での発注ならば24時間いつでも発注できるため、例えば営業終了後の深夜などに行うことも可能。

  • 人的ミスが減る

電話での言い間違い、FAXやメールの書き間違い、また先方の聞き取り間違い、のような人的ミスがなく、正確な数量で発注することができる。

  • 自社システムとの連携により、伝票入力等が不要

(システムによっては)システム上で請求書を受領できるため、支払いの際もスムーズ。会計ソフトと連携することで、自動で仕訳データのインポートまでできるものも。

  • ペーパーレス化

紙の納品書や請求書が不要になり、紛失の心配や保管の手間がない。

 

受注側(食品卸やメーカー等、食品管理会社)にとってのメリット

  • 販売管理システムとの連携による、管理の手間の削減

販売管理システム等と連携することにより、紙や電話で受けた注文内容の転記やシステムへの手入力が不要となる。

  • 人的ミスが減る

発注側のメリットと同様に聞き間違い等がなくなるだけでなく、販売管理システムとの連携で自動入力されるため、手入力による間違いがなくなる。

  • 受注ルートの集約を目指せる

複数の取引先が同じ受発注システムを利用することで、受注の窓口の一本化を目指せる。(しかし、従来通りFAXや電話、あるいは別のシステムを利用したいと取引先から言われてしまう可能性も考慮すべき。詳しくは次項のデメリットでご紹介。)

  • FAXや請求書の郵送コスト削減

FAX送信や郵送の費用だけでなく、印刷・封入等の作業のためのコストも削減される。

 

以上のように発注側、受注側の双方にとってメリットがあることが分かりました。なお、上記でご紹介したような導入による直接的なメリットの他、間接的に効果が見込まれるケースもあります。

  • リアルタイムに把握できる仕入れデータを活かして、本部による店舗への教育(例えば、仕入れ額や原価等の数字を用いた分析の促進)を行うことができた。
  • 発注数を正確にリアルタイムに管理できた結果、廃棄率が減り、原価率を抑えることできた。
  • 現場での手間が減ったため、その時間を丁寧な接客に充て、売上アップにつながった。

このような2次的なメリットは、全ての企業ですぐに目に見える形で出てくるとは限りませんが、受発注システム導入に向けて経営陣の説得材料には良さそうです。自社と似たような導入事例を探し、効果を測定してみる価値はあるでしょう。

 

受発注システムのデメリットは?

メリットがたくさんあることが分かりましたが、受発注システムを導入した際のデメリットも、念のため見ておきましょう。

  • 受注する側によっては集約にならず、手間が増える場合も。

受注側にとって、数多くの取引先が同じ受発注システムを導入してくれるとは限りません。特に大手チェーン等でなく個人のような小規模店舗の取引先を多く抱えている場合は、わざわざ導入したくないといって従来の電話やFAXでの発注方法を続けるところも多いかもしれません。その場合は、導入したところで、自社内と、一緒に使ってくれる一部の取引先とのやり取りのみが楽になるだけで、期待したほどの効果が得られない場合があります。

また、複数の飲食店から様々な種類の受発注システムの利用を求められてしまった場合は、集約化どころか逆に管理すべきシステムが増えて煩雑化してしまい、これならFAX一本でやっていた時の方がよかった、という結果になりかねません。

そういったリスクを避けるためには、なるべく多くの飲食店で導入しているサービスを選ぶのが安心です。

上記のような受注側だけでなく、発注側でも、発注先が多岐に及んでいる(例えば、各地の小規模の契約農家など)場合は思ったような効果が得られないケースもあり得ます。デメリット、というほどではありませんが、自社の取引先の特性を見極めてから導入に踏み切るのが得策です。

どうしても取引先がシステム導入に応じてくれそうにない場合、発注側においては、発注データをシステムに入力すると取引先へメールやFAX送信される、といったサービスもあるため、せめてそれを導入することで自社内の業務効率化に努めるという選択肢もあり得ます。

 

受発注システムの導入を検討すべき人は誰か?

受発注システムを導入すると、発注側も受注側もメリットが多いことが分かりましたが、その中でも特に大きな効果が見込まれ、前向きに導入を検討すべきなのは、以下の3つのポイントのどれかに当てはまる企業の担当者です。

  • 店舗数が多い企業の担当者

まず、管理している店舗が多い企業が挙げられます。目安としては、5店舗以上くらいと言われています。5店舗未満であれば、ある程度までは計算機、エクセルなどのアナログ作業と記憶で対応できますが、同時に限界とも言えます。もちろんそれ以下の数でも効果はあるので、導入コストとの兼ね合いを考慮すべきです。

飲食店の多店舗展開スピードは早いですから、店舗でのシステムの導入・浸透の面を考えると、本格的な店舗増加の前に導入しておくことで準備が十分にでき、よい結果につながったという声もあります。

  • 取引先が多い企業の担当者

導入効果は「店舗数」×「取引先数」で決まる、とも言われており、取引先が多い企業も、大きな効果が見込めそうです。企業の調達方針によってまちまちですが、食材の仕入れにこだわると取引先が増えるため、納品書・請求書の管理が煩雑になっているはずです。

  • 納品書や請求書の枚数が多い担当者

最後に、店舗数も取引先も多くなくても、とにかく納品書や請求書に追われている人、が挙げられます。いつも決まった数少ない取引先からでも、消費期限の短いものなどを「頻繁に、様々な種類を、毎度違う数量で」取り寄せているといった店舗が当てはまります。導入することで、数多くの納品書や請求書からの解放が見込まれます。

なお発注側だけでなく、受注側にも同様のことが言えます。納品先、納品頻度が多ければ多いだけ、受発注システムを導入した場合の効果が大きく表れます。

 

受発注システムの主な機能

受発注システムの主な機能を、発注側と受注側で分けてご紹介します。

発注側の主な機能

  • 商品発注機能
    システム上で発注すると、自動的に取引データが作成されるため、伝票や買掛データの入力が不要。
  • 棚卸表の自動作成・更新機能
  • 運用分析機能
  • 支払い管理機能
    システム上で当月の取引内容を取引先に承認してもらうだけで支払い金額が確定される。
  • 規格書参照機能
    取引先が入力した原産国やアレルギー情報等の規格書内容を発注時に確認できる。
  • メニュー管理
    仕入・棚卸情報を自動取込みするため、常に最新のメニュー情報・原価を管理できる。

受注側の主な機能

  • 商品受注機能
  • 受注通知機能
    受注があるとメールで通知される。
  • 代理発注機能
    営業担当者が口頭で受けた受注を代理で入力(発注)できる。
  • 販売管理システムとの連携
    販売管理システムと連携し、受注内容を自動的に入力できる。
  • 請求書発行機能
    売上確定データを基に作成され発行されるため、請求業務の負担が軽減される。
  • 会計ソフトとの連携
    自動で請求データを作成。
  • 取引ダウンロード機能
    受注データをCSVでダウンロードできる。

 

受発注システムの比較のポイント

実際に受発注システムを選ぶ際の比較のポイントとしては、他の業務システムと大きく異なる点にヒントがあります。

1. 取引先の導入しやすさ

まず、受発注システムは自社だけでなく、取引先と一緒に利用する、という点が大きな特徴です。つまり、自社だけでなく、自社と取引先とお互いにとって導入しやすいか、使いやすいかどうかという点が重要になります。

具体的に言えば、飲食店が導入する場合、取引先である受注企業側に一緒に使ってもらう、受注企業が導入する際には発注側の飲食店にも利用してもらう必要があります。

導入実績が多く、既に業界で普及しているサービスがあれば、それを導入すれば間違いなさそうです。

2. 発注作業の操作感・容易性

また、受発注システムは飲食店の忙しい現場での利用が主となる点も特徴です。デスクに座ってのPC操作を前提とした作りではなく、簡単な操作、特にタブレットやスマートフォンでさっと入力や修正を行えるタイプが使いやすく、支持する声があります。導入するだけでなく、使い方のヘルプ、サポート面も重要ですので、その点も考慮してサービスを選ぶと良さそうです。

3. データ分析の容易さ

請求書等の電子化により蓄積されたデータから店舗改善のヒントが多く抽出されます。目標や昨年対比での仕入れ額や原価率の推移、在庫の効率性や取引先別の取引額推移などがリアルタイムにすぐに取り出せると、それだけ店舗改善に活かされるようになります。

 

おすすめの受発注システム

導入メリットのあるおすすめの受発注システムをご紹介します。発注側向けサービス、受注側向けサービスと分かれており、それぞれ料金体系も異なります。受注側向けの中には、いかに得意先である発注者側に一緒に使ってもらえるかといった発注者側の使いやすさにこだわったものもあります。

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BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム 受発注

(出所:BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト)

企業間のやり取りに特化した「BtoBプラットフォーム」シリーズの一つのクラウド型受発注システムで、個々の開発をせずに共通で使える低価格のサービスが売り。導入実績は発注側で2,600社超、受注側で34,000社超と多数のため、一つのID、同じ画面で多くの取引先とやり取り可能。請求データの受け取りも可能なため、紙の請求書不要で会計データに取り込めるのも特長。稼働に向けたフォロー体制も万全で、本部向け、店舗向けとそれぞれ実施。連携可能な会計システムも多数。タブレットやスマートフォン対応。

  • 店舗数に応じたセットアップ費用 + 月額料金がかかる。
  • 月額料金 本部30,000円~/月・ID + 店舗1,800円~/月・ID。

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MOS(株式会社アクロスソリューションズ)

MOS

(出所:MOS公式Webサイト)

スマホ、iPad、タブレットPCでの受注・発注に対応したWeb受発注システム。220社超の導入実績。カスタマイズ対応。モバイル端末での使いやすさにこだわった画面作りが特長。発注パターンを学習、アルゴリズム化し、発注頻度が高い商品を上位表示できる機能や、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でJANコードを読み取り発注する機能もあり、受注側向けのサービスだが、発注側の使いやすさにこだわり、発注側が導入してくれるような工夫を凝らした作り。

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マルチプラットフォームシステム(MPS)(オザックス株式会社)

マルチプラットフォームシステム(MPS)

(出所:マルチプラットフォームシステム(MPS)公式Webサイト)

スマホ、タブレットでの受発注に対応した受発注システム。基幹システム連携のデータ形式も自由に設定可能。発注時の申請/承認設定や、発注数の上限・下限設定も可能で、各店舗・支社の発注は本社・本部で管理ができる。IoTデバイスが計測した残量を商品別に自動集計し、あらかじめ設定した閾値を下回ると自動で発注データを作成する機能も。多言語対応で英語と中国語にも対応。

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WEB受発注システム(オザックス株式会社)

WEB受発注システム

(出所:WEB受発注システム公式Webサイト)

創業100年超の商社としての経験やノウハウを基に、富士通と共同開発した受発注システムで、上記の「マルチプラットフォームシステム」のPC向けサービス。大手チェーン店での導入実績多数。請求書の授受、会計ソフトへの買掛・請求データ入力までをIT化できる。

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CO-NECT(CO-NECT株式会社)CO-NECT

(出所:CO-NECT公式Webサイト)

受注側が注文ページURLを用意し、発注側がそのURLから注文するスタイルの受発注システム。出荷管理や見積書作成も。タブレットやスマートフォン対応。クラウド会計ソフトfreeeとの連携アプリもスタートし、CO-NECTで受注した取引をワンクリックで会計freeeに登録、売掛金の入金管理や請求書を発行まで可能に。

また、取引先へはFAXやメールなど、先方の希望する形で発注書を届けることができる、発注側向けのサービスもあり。

  • 初期費用無料 + 月額9,800円~。
  • 無料プランもあり。
  • 発注側向けのサービスは完全無料。

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アラジンEC B2B CLOUD(株式会社 アイル)

アラジンEC B2B CLOUD

(出所:アラジンEC B2B CLOUD公式Webサイト)

販売・在庫・生産管理システムで5,000社以上の導入実績を誇るサービス「アラジンオフィス」のノウハウを詰め込んだ、クラウド型受発注システム。受発注に必要な機能だけでなく、メルマガ機能やレコメンド機能などの販促機能も標準装備。決済代行や物流システムなどとの連携も可能。サイズ表記や商品画像など、アパレルにも強み。スマートフォン・タブレットも対応。セミカスタマイズや個別カスタマイズも可能。パッケージ型商品もあり。

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COREC(株式会社ラクーンコマース)

COREC

(出所:COREC公式Webサイト)

20,000社 以上の導入実績のクラウド型受発注システム。自社のホームページに注文フォームのバナーやリンクを貼るだけで簡単にWeb受注を始められる手軽さが売り。特定の卸先や取引先にのみへの案内ももちろん可能。スマートフォン、タブレット対応。FAXやメールで発注書を送れる発注向けサービスもあり。

  • 無料プランがあり手軽に始められる。伝票の作成数等に制限があるため、法人が利用するには有料のビジネスプランがおすすめ。
  • ビジネスプランは1,980円/月。
  • 発注向けサービスも無料プランがあるが、商品登録数等に制限があるので、980円/月のビジネスプランがおすすめ。

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まとめ

受発注システムのメリットや選ぶポイントについてご紹介しましたが、各社のサービスを見る限り、取引先に一緒に使ってもらうのが前提となるため、使い勝手にこだわった作りのものが多いです。特にタブレットやスマートフォンで簡単に登録や修正ができるなどといった点もポイントとなります。

それでもどうしてFAXでないと、という取引先に対しても、自社だけでも受発注システムを導入することで、システムからFAXを送信できるため、FAX機を減らすことができたという事例もあります。

FAXや電話での受発注が減り、本来の業務に集中できる環境をイメージし、まずはサービスを探してみることが成功への第一歩といえます。

受発注システムのサービス紹介資料はこちらからダウンロード可能です。ぜひご覧ください。

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作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

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