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受発注システムの比較10選!メリットや3つのタイプ別選び方

受発注システムの比較10選!メリットや3つのタイプ別選び方

最終更新日:2021-12-22

FAXや電話を使った発注に不便を感じている店舗経営の方や、受注した内容の管理に限界を感じている卸会社の方へ、受発注システムの利用メリット、比較のポイントや主なシステムについてご紹介します。

目次

受発注システムとは?

受発注システムとは、発注や受注に関する処理をシステム上で完結させることで、発注側と受注側のそれぞれの業務効率化を実現するシステムです。

たとえば飲食業界の場合、従来は飲食店が電話、メール、FAXで食材の仕入れを行っていた発注作業を、システム上で発注することで入力作業を効率するとともに、請求時の仕入れ金額の確認や棚卸などの管理業務の効率化が実現されるようになります。

受注側の食品卸などの企業にとっては、同じシステムを利用することで、紙や電話などでの受注伝票処理の手間がなくなり、双方で同じ情報を共有できるようになります。さらには、納品書や請求書もシステム上でやり取りできるようになるため、ペーパーレス化や伝票の紛失リスク軽減にもつながります。

単に紙からシステムに置き換わるだけでなく、便利になることで決算の早期化や接客時間の増加による売り上げアップといった効果までも期待できるサービスです。

特長として、自社だけでなく取引先と一緒に利用する、という点が挙げられるため、双方にとって使いやすいサービスを選ぶべきで、うまく利用することで受注側、発注側のどちらにも大きなメリットが見込まれます。

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受発注システムのメリットは?

受発注システムの6つのメリットをご紹介します。

受発注のやりとりや入力作業の負担軽減

受発注が頻繁な場合、電話でもFAXやメールでもやりとりに時間がかかってしまいます。それに電話だと言い間違いが起きたり、FAXだと文字が不鮮明で読み取れなかったりすることで余計な手間がかかることもあります。

また、受注側では受注した内容を販売管理システムに転記する手間が発生しています。受発注システムは発注内容が自動的に受注側に入力されるため、入力の手間ややり取りのミスがなくなります。

受発注機会の増加

電話だと相手の営業時間や担当者の都合に合わせる必要がありますが、システム上での発注ならば24時間いつでも発注できるため、例えば営業終了後の深夜などに行うことも可能になります。

また、電話やFAXから受注伝票を起票して受注処理をして、とやっていくと時間がかかり、数が多いほど出荷までに時間がかかってしまいます。受発注システムで受注処理までを短縮できれば納期のスピード向上につながりますし、納期スピードを強みに受注機会を伸ばすこともできます。

仕入れや受注金額・内容のリアルタイム把握

発注書や受注伝票の照合の必要なく、発注や受注の数量と金額をリアルタイムで把握できます。棚卸表が自動で作成され、正確なキャッシュフローの把握にも役立ちます。また、発注側にとっては、発注者だけでなく、本部でも把握できるようになるため、例えば、店舗間の比較や昨年度との比較などの分析にも役立てられます。

月次決算の早期化

取引先と常にリアルタイムで取引情報を共有できているため、請求書と納品書の照合不要で、月初めにすぐに支払い金額が分かり、月次決算処理が進められます。

受注ルートの集約による業務効率化

複数の取引先が同じ受発注システムを利用することで、受注の窓口の一本化を目指せます。ただし、従来通りFAXや電話、あるいは別のシステムを利用したいと取引先から言われてしまう可能性もあります。詳しくは次項のデメリットでご紹介しています。

ペーパーレス化

紙の納品書や請求書が不要になり、紛失の心配や保管の手間が減ります。何より、過去の伝票確認が必要になった際に、伝票の山から時間をかけて探さなければならない労力やストレスが軽減されます。

その他、間接的な効果

ご紹介した直接的なメリットの他に、間接的に効果が見込まれるケースもあります。以下は飲食店における効果の例です。

  • リアルタイムに把握できる仕入れデータを活かして、本部による店舗への教育(例えば、仕入れ額や原価などの数字を用いた分析の促進)を行うことができた。
  • 発注数を正確にリアルタイムに管理できた結果、廃棄率が減り、原価率を抑えることできた。
  • 現場での手間が減ったため、その時間を丁寧な接客に充て、売上アップにつながった。

 

受発注システムのデメリットは?

メリットがたくさんあることが分かりましたが、受発注システムを導入した際のデメリットも、念のため見ておきましょう。

受注する側によっては集約にならず、手間が増える場合も

受注側にとって、数多くの取引先が同じ受発注システムを導入してくれるとは限りません。特に大手チェーンなどでなく、小規模店舗の取引先を多く抱えている場合は、わざわざ導入したくないといって従来の電話やFAXでの発注方法を続けるところも多いかもしれません。その場合は、導入しても、従来の方式とシステムが混在することで利用範囲が限定的になってしまい、期待したほどの効果が得られない場合があります。

また、複数の店舗から様々な種類の受発注システムの利用を求められてしまった場合は、集約化どころか逆に管理すべきシステムが増えて煩雑化してしまい、これならFAX一本でやっていた時の方がよかった、という結果になりかねません。

そういったリスクを避けるためには、なるべく多くの取引先で導入しているサービスを選ぶのが安心です。

発注側の発注作業が鈍るリスクがある

発注側では、発注システムが使いにくいので使いたくない、あるいは発注システムの操作に習熟するほど取引がないので、発注を優先的に行わないなどが生じる可能性があります。そのようなリスクを少しでも減らすためには、使い勝手の面でも、心理的な面でも受け入れやすい受発注システムが必要になります。

また、どうしても取引先がシステム導入に応じてくれそうにない場合、発注側においては、発注データをシステムに入力すると取引先へメールやFAX送信される、といったサービスもあるため、せめてそれを導入することで自社内の業務効率化に努めるという選択肢もあります。

 

受発注システムの比較のポイント

実際に受発注システムを選ぶ際の比較のポイントとしては、次の4点が挙げられます。

1. 業界・業種への対応実績

受発注システムによっては得意とする業界・業種が限られる場合があります。飲食店向け、ECサイト向けメーカー向けに強みを持つサービス、卸売や小売に強みを持つサービスなどがあります。複数の業界・業種に対応した汎用性の高いサービスも多数存在するため、候補が少ないことはありませんが、最初の段階で対応業界・業種を確認するようにしましょう。

2. 取引先の導入しやすさ

まず、受発注システムは自社だけでなく、取引先と一緒に利用する、という点が大きな特徴です。自社だけでなく、自社と取引先とお互いにとって導入しやすいか、使いやすいかどうかという点が重要になります。

具体的に言えば、飲食店が導入する場合、取引先である受注企業側に一緒に使ってもらう、受注企業が導入する際には発注側の飲食店にも利用してもらう必要があります。その際、発注側の飲食店が利用する場合はコスト負担が少なく導入できるようであれば、利用してもらいやすくなります。

さらに導入実績が多く、既に業界で普及しているサービスがあれば、それを導入すれば間違いなさそうです。

3. 発注側のスマホ対応

受発注システムは忙しい現場での利用が主となる点も特徴です。特に発注側でデスクに座ってのPC操作が難しい場合は、スマホやタブレットで入力や修正を簡単に行える必要があります。受発注システムには、スマホやタブレット対応をうたい使いやすさにこだわったサービスがある一方で、スマホ非対応のサービスもあります。スマホの利用が必須であれば、スマホ対応のサービスを前提とする必要があります。

4. データ分析の容易さ

請求書などの電子化により蓄積されたデータから店舗改善のヒントが多く抽出されます。目標や昨年対比での仕入れ額や原価率の推移、在庫の効率性や取引先別の取引額推移などがリアルタイムにすぐに取り出せると、それだけ店舗改善に活かされるようになります。

 

受発注システムのタイプと選び方

受発注システムの選定には、「比較のポイント」と以下の「タイプ」の両観点で検討するのがおすすめです。

利用企業数が多いタイプ

前項の「取引先の導入しやすさ」の通り、発注側の企業が使ったことのあるシステムであれば、システムへの切り替えへの同意が進みます。たとえば、利用企業者数が4万以上のサービスには、「BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)」、「COREC(株式会社ラクーンコマース)」、「楽楽B2B(株式会社ネットショップ支援室)」などがあります。

カスタマイズに対応できるタイプ

受発注には取引先ごとに独自の商慣習があることがあります。たとえば、「当日発注ではなく、1週間分をまとめて発注したい」、「届け先や納品希望日の設定時に複数の現場に分けて配送できるようにしたい」という場合です。受発注システムの標準機能では対応しきれずに、「自社開発した方がよいのでは」「アナログのやり方を続けるしかないか」などとお考えの方もいらっしゃるでしょう。

受発注システムにはクラウドでありながら、カスタマイズ可能なサービスがあります。たとえば、「CO-NECT(CO-NECT株式会社)」や「MOS(株式会社アクロスソリューションズ)」は要件に応じた細かいカスタマイズが行えます。

周辺業務の効率化にも対応するタイプ

受発注業務だけでなく、受発注に関連する業務の効率化も考えたい場合は、周辺業務の効率化にも対応するタイプも視野に入ります。

たとえば、「マルチプラットフォームシステム(オザックス株式会社)」ではRPAを用いて出力した受注データを基幹システムに自動入力することで転記やデータ管理の手間を削減します。また、ECサイトやネットショップを運営していて、在庫管理や出荷後の管理まで行いたい場合は「NEXT ENGINE(Hamee株式会社)」のようなサービスの活用が考えられます。

 

おすすめの受発注システム(利用企業が多いタイプ)

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BtoBプラットフォーム 受発注(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム 受発注

(出所:BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト)

企業間のやり取りに特化した「BtoBプラットフォーム」シリーズの一つのクラウド型受発注システムで、個々の開発をせずに共通で使える低価格のサービスが売り。導入実績は42,000社以上と多数のため、一つのID、同じ画面で多くの取引先とやり取り可能。
請求データの受け取りも可能なため、紙の請求書不要で会計データに取り込めるのも特長。稼働に向けたフォロー体制も万全で、本部向け、店舗向けとそれぞれ実施。連携可能な会計システムも多数。タブレットやスマートフォン対応。

  • 料金:お問い合わせ(買い手企業向けと、売り手企業向けで料金が異なる)

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楽楽B2B(株式会社ネットショップ支援室)

楽楽B2B公式Webサイト

(出所:楽楽B2B公式Webサイト)

発注側で75,000社以上の導入実績を持つ中小企業向け受発注システム。取引先ごとに細かく条件設定できるのが特徴で、たとえば、取引先ごとに「指値」や「掛け率」で卸価格を設定できたり、取引先ごとに販売可能商品や決済手段を設定できたりする。紙で受け取った注文書などをAI OCRを用いて自動で読み取る「注文書自動読込み機能」は転記や仕訳作業を減らしたい場合に効果的。

  • 料金:月額50,000円(ライトプランの場合)

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COREC(株式会社ラクーンコマース)

COREC 公式Webサイト

(出所:COREC公式Webサイト)

48,000社 以上の導入実績のクラウド型受発注システム。受注側では「注文書の作成」「受注データの確認」「出荷・請求処理」が、受注側では「発注書の作成」「発注書の送付」「発注データの管理」がスムーズに行える。自社のホームページに注文フォームのバナーやリンクを貼るだけで簡単にWeb受注を始められる手軽さが売り。特定の卸先や取引先にのみへの案内ももちろん可能。スマートフォン、タブレット対応。FAXやメールで発注書を送れる発注向けサービスもあり。

  • 料金:受注側 月額1,980円(ビジネスプラン)、発注側 980円(ビジネスプラン)。無料プランもあり

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おすすめの受発注システム(カスタマイズも対応できるタイプ)

楽楽販売(株式会社ラクス)

楽楽販売

(出所:楽楽販売公式Webサイト)

クラウド型の販売管理システムで、受発注管理が可能。カスタイマイズ性に優れ、プログラミングなしに画面項目やデータベースの項目を追加できる。
ワンクリックで発注書を発行できる他、受注案件と発注を紐づけすることで案件毎の収支や売上予測をリアルタイムに確認することや、どの案件に対する発注かがすぐに分かり、発注稟議や支払作業もスムーズにできるようになるなど、脱Excelで受発注業務を効率化できる機能が豊富。他システムとの連携もできるため、基幹システムと受発注データを連携させ、仕入れ先や得意先との情報共有にも役立つ。

  • 料金:月額60,000円~、初期費用150,000円

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CO-NECT(CO-NECT株式会社)

CO-NECT

(出所:CO-NECT公式Webサイト)

受注側が注文ページURLを用意し、発注側がそのURLから注文するスタイルの受発注システム。発注先ごとに単価や表示する商品を変更する機能やLINEとの連携機能などの他、受発注業務に必要な機能が一通り揃っており、出荷管理や見積書作成も。タブレットやスマートフォン対応。クラウド会計ソフトfreeeとの連携アプリもスタートし、CO-NECTで受注した取引をワンクリックで会計freeeに登録、売掛金の入金管理や請求書を発行まで可能に。
また、取引先へはFAXやメールなど、先方の希望する形で発注書を届けることができる、発注側向けのサービスもあり。

  • 料金:受注側は月額9,800円(商品登録数1万円までのプロフェッショナルの場合)~。商品登録数100件までの無料プランあり
  • 発注側向けのサービスは完全無料

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MOS(株式会社アクロスソリューションズ)

MOS

(出所:MOS公式Webサイト)

スマホ、iPad、タブレットPCでの受注・発注に対応したWeb受発注システム。410社超の導入実績。クラウド型だが要件に合わせたカスタマイズも得意。
スマホやタブレットでの使いやすさにこだわった画面作りが特長。発注パターンを学習、アルゴリズム化し、発注頻度が高い商品を上位表示できる機能や、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でJANコードを読み取り発注する機能もあり。受注側だけでなく、発注側の使いやすさにもこだわっており、発注側が導入してくれるような工夫を凝らした作りに定評がある。

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アラジンEC(株式会社 アイル)

アラジンEC

(出所:アラジンEC B2B CLOUD公式Webサイト)

販売・在庫・生産管理システムで5,000社以上の導入実績を誇るサービス「アラジンオフィス」のノウハウを詰め込んだ、パッケージ型受発注システム。取引形態に合わせたカスタマイズも強み。
受発注に必要な機能だけでなく、メルマガ機能やレコメンド機能などの販促機能も標準装備。決済代行や物流システムなどとの連携も可能。サイズ表記や商品画像など、アパレルにも強み。スマートフォン・タブレットも対応。セミカスタマイズや個別カスタマイズも可能。

  • 料金:月額60,000円~、初期費用は200万円(パッケージで、設計や設定支援費を含む)~

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AnyForm OCR(株式会社ハンモック)

Anyform OCR 公式サイト

(出所:AnyForm OCR公式Webサイト)

FAXから届く大量の注文書の確認や受注システムへの入力業務に悩まれている方に適したシステム。様々な形式のFAXでもOCRで注文情報を読み取って自動的にデータ化。CSV形式で受注システムにデータ連携できるため、FAXでの注文書受領から受注システムへの入力までの業務を大幅に効率化できる。独自技術による読取精度の高さも強み。

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おすすめの受発注システム(周辺業務の効率化にも対応するタイプ)

マルチプラットフォームシステム(MPS)(オザックス株式会社)

マルチプラットフォームシステム(MPS)

(出所:マルチプラットフォームシステム(MPS)公式Webサイト)

購買業務の効率化に強みを持つ受発注システム。自社内の各部門や各拠点でバラバラに発注することによる非効率を、本部で集約したWebカタログ上で発注できるようにすることで、購買処理の効率化や購買手続きの適正化を図ることができる。
発注先からの電話やFAXによる受注業務を自動化に切り替える実績も豊富。その際、RPAを使って出力した受注データを基幹システムに自動で入力するといったことも行える。

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NEXT ENGINE(Hamee株式会社)

NEXT ENGINE公式Webサイト

(出所:NEXT ENGINE公式Webサイト)

ネットショップに特化した受注管理システム。導入実績は4,700社以上。「楽天」「Amazon」「PayPayモール」などのECサイトと受注・在庫・商品データを連携できる(商品データは対応サイトが限られる)。
ECサイトとのAPI連携・受注メール・CSVデータによる受注情報の自動取り込み、受注伝票管理、入金管理などの他、同梱対応、ピッキング指示、送り状発行、出荷指示などの出荷機能や在庫管理機能を有しているので、受注から在庫管理、出荷までの一連の業務を効率化させたい場合に向いている。

  • 料金:月額10,000円+受領課金 25円/件(受注件数401件以上の場合)

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まとめ

受発注システムのメリットや選ぶポイントについてご紹介しましたが、各社のサービスを見る限り、取引先に一緒に使ってもらうのが前提となるため、使い勝手にこだわった作りのものが多いです。特にタブレットやスマートフォンで簡単に登録や修正ができるなどといった点もポイントとなります。

それでもどうしてFAXでないと、という取引先に対しても、自社だけでも受発注システムを導入することで、システムからFAXを送信できるため、FAX機を減らすことができたという事例もあります。

FAXや電話での受発注が減り、本来の業務に集中できる環境をイメージし、まずはサービスを探してみることが成功への第一歩といえます。

 

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