最終更新日:2023-07-07
採用に力を入れようとしても、その前の膨大な業務で身動きできないとお困りの採用担当者の方へ、その状況から脱出すべく、採用業務を効率化する方法、そしてそれに役立つシステムやツールをご紹介します。
採用業務とは、「どのポジションで、いつまでに何人とるか」という採用計画から、採用活動の円滑な運営、そして入社までの内定者フォローや活動を振り返る効果検証を含めて一連の業務を指します。
具体的には以下の図のように、採用計画、採用媒体や人材紹介会社等への求人票の作成・公開、応募受付、選考管理（応募受付、書類選考、面談）、内定、内定者フォロー、そして今後の改善に向けた効果検証などの業務があります。
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次に、人事担当者によってどのような点が課題・問題点となっているのか、ネックとなる業務、そしてその原因を探っていきましょう。
第一に挙げられるのはコミュニケーションが多いということです。
まず、コミュニケーションをとる「人数」が多いです。社外、社内ともに連絡を取る必要があり、社外とは応募者の他にエージェントや採用媒体の担当者、社内は面接官となる社員・役員、また進捗状況を報告する上司もあたります。面接官に関しては、中途採用であればその募集職種の管理職であることが多いですが、新卒採用であれば各部署に協力を得て、大勢の社員の協力が必要となってきます。
次にコミュニケーションの「内容」、つまり連絡業務の多さ、大変さも挙げられます。応募者への面接の日程一つとっても、日時と場所だけにとどまらず、社屋への入館方法や、来館者管理システムなどを利用する場合はその旨の説明と手配も必要となります。面接官へは同じく日時と場所だけでなく、履歴書等の面接資料も事前に渡す必要がありますし、面接終了後は結果のフィードバックをしっかり受けなくてはいけません。
なお、応募者のデータは個人情報を含むため、慎重に取り扱う必要があり、まだ公表されていない異動や退職などに伴う採用の場合は、秘密裏に採用活動を進める必要があるためそこに神経をすり減らすこともあります。
最後に、コミュニケーションの「頻度」の多さも指摘できます。一人の応募者の1回の選考につき、何度も連絡を取る必要があります。例えば書類選考1回＋面接3回と仮定した場合、①応募受付完了、②書類選考通過、③面接1回目通過、④面接2回目通過、⑤面接３回目通過（＝内定）、と応募者へは最低5回、面接官へは面接依頼とフィードバック×計3回の合計6回、合わせて11回の連絡が必要です。それに、社内の現場部門との面接日程調整に関してはなかなか返事がもらえなく待つ事もあり、状況確認や催促の手間も生じます。
これらのコミュニケーションを1年に一度の新卒採用ならともかく、成長企業や大企業では、通年行っているため、採用担当者は連絡に追われ、常に忙しい状況になってしまうのです。
採用活動において、従来通りの手法で、採用の質を上げたいと考えた場合、残念ながら増やしたり変えたりするほど手間が増えてしまう、という側面があります。具体的に言えば、面接の回数を増やす、露出する媒体を増やす、新しいエージェントに依頼してみる、リファラル採用に力を入れてみる、など採用の手法をいろいろ試そうとすればするほど、制度導入や慣れない状態での試行などで何かと時間を要してしまうからです。
しかし、これは質を上げるためには仕方がないことです。試行してみる機会は減らさないようにすべきです。定型業務に追われてチャレンジするタイミングを逸しないよう、後ほどご紹介する方法で効率化できるところは削減し、このチャレンジに取り組む時間と余力の捻出に注力しましょう。
長期的に取り組まねばならない、言い換えるとちょっと頑張ってみても簡単に結果がついてこないこと、が挙げられます。例えば、短期間で母集団形成をしたいと、採用媒体への出稿や採用イベントへの参加をしても、よほどの有名製品・サービスを持つ企業でもない限り、最初から高い成果を出せるとは限りません。
どれもやり方を改善・洗練させていくことで徐々に効果が高まっていくため、短期間で効果の良し悪しだけみるのはいい結果に繋がりません。新たな手法を試してみるにしても、長期的視点で継続的に取り組みながら効果を測っていく必要があります。
人事担当者の業務効率化を達成するには、「コミュニケーションの効率化」が重要。特に、「定型的な業務連絡を減らす」のがカギです。申込に対して自動返信機能を利用したり、日程調整ツールでスケジュールを共有したりと、「業務の自動化」にシフトしていくといいでしょう。
一方で、採用媒体や人材紹介会社とのコミュニケーションなど、定型化できないコミュニケーションは簡略化すべきではありません。特に、人材紹介サービスを利用している場合は、面接後のフィードバックや人材を紹介してくれたことの感謝など、コミュニケーションを重ねることで信頼関係が構築されます。「自社が求める人物像」への理解が深まり、応募者の質が高まることで、選考にかかるコストの削減にもつながるでしょう。
また、採用媒体への出稿では、掲載内容の精査に時間をかけるべきです。文面を考えるのが面倒だからと安易にテンプレートを使うと、求職者に刺さらない情報になりがち。人材を必要とする部署や面接担当者など、採用にかかわるメンバーに内容をチェックしてもらうよう、コミュニケーションをしっかり取るようにしましょう。
このように、「自動化できる業務・自動化できない業務を洗い出す」ことが、成功への道です。
それではついに採用活動において効率化が図れる業務を実際に効率化する方法をご紹介します。ポイントは3点あります。
まずはツールを使って「定型的な連絡業務」を自動化していきます。具体的には、下記のような連絡です。主には採用管理システムを利用することにより、自動でメッセージが送信される、などといった方法になります。
次に、社内コミュニケーションの方法やプロセスを見直していきます。特に課題になりやすいのが、面接日程の調整です。「良い人材が他社に採られないよう早く連絡を返したいが、なかなか面接官から返事がもらえない」など、日程調整に苦労するという声がよく聞かれます。
社内コミュニケーションをスムーズにするには、「事前の根回し」と「フローやルールの構築・共有」が大切です。たとえば、「できるだけスピーディーに選考を進める必要があると説明した上で、日程調整時に面接官のカレンダーを見て空いていれば予定を入れる」といったフローにしておけばスムーズ。リスケや面接官変更といったイレギュラー対応や詳細なルールを決めておく・共有しておくと安心です。
また、日程調整ツールやWeb面接を取り入れるなど、「ツール・手段のオンライン化」を検討するのも1つの手段。チャットツールやメールなど、社内コミュニケーションで利用しているツールと連携できれば、口頭で伝えたり、文章を打ち込んだりする手間も省けるでしょう。
最後に、明確な型をつくって共有していくことを行うことで、社内での採用活動におけるブレをなくして効率化につなげましょう。面接後のフィードバックがブレると、合否の判断に手間取るだけでなく、面接官ととりたい人物像について解釈の違いが発生してしまい、良い結果になりません。評価基準や採りたい人物像を明確にし、実際に面接を行う現場部門とも共有します。
面談評価シートなどにするのも良いでしょう。複雑に設定すると、評価しにくく、違いを判別できないなどの問題が起きるので、やり始めは複雑にせず、シンプルにすることがポイントです。また、例えば、募集しているこの部門では残念ながらフィットしないが、このまま断るのは惜しい、別の部署で活かせそう、という人材に出会った時でも、明確な評価シートを用いることで効率的に他部署への相談に持ち込めます。モタモタしていると良い人材はあっという間に他社に採られてしまいますので、ここでもスピード勝負です。
ここまで採用業務における課題や効率化できるポイントを見てきましたが、実際に効率化をする際にどのようなシステム、ツールを利用したらよいのでしょうか。主に４つご紹介します。
まず何と言っても採用業務効率化に役立つのが採用管理システムです。Applicant Tracking Systemの略称でATSとも呼ばれています。機能のシンプルさや多機能さの違いはあるものの、採用業務に特化して開発されたシステムのため、採用を進めていく中で様々な業務を自動化ができ有効です。ターゲットごとに新卒採用向け、中途採用向けの他、リファラル採用に特化したものなどもあり、クラウド型のシステムを選べば月額数万円から利用できます。
選び方のポイントなどは別記事「採用管理システム比較14選！一覧で新卒向け・中途向けなど紹介」で詳しくご紹介していますので、合わせてご覧ください。
Web面接ツールとも呼ばれており、インターネットを通じてPCやスマホで面接をするツールです。遠方や忙しい応募者にわざわざ来てもらう必要がなくなるため、日程調整がしやすく選考のスピードアップが図れます。交通費の負担も削減できます。
もちろんZoomやSkypeのようなWeb会議システムや、営業の商談向けのオンライン商談ツールなどでも代用はできますが、面接に特化したオンライン面接ツールには、ヒアリングシートや評価シート、採用の進捗を一覧できるダッシュボードなどの機能を備えたものもあるため、それらの機能を活用することも可能です。
中には応募者が都合の良いときに録画した動画をアップするタイプや、オンライン面接の様子を録画できる機能もあるため、選考に迷ったときは面接官以外の複数人で視聴することもできます。
効率化、スピードアップといった点ではどの企業でも導入効果が期待できますが、特に来社してもらいにくい立地の企業、全国各地から候補者を集めたい企業、日々忙しく勤務している転職希望者からの応募が多い企業などにもおすすめです。
企業の入り口にタブレットを設置し、来客が操作して直接ビジネスチャット等で担当者を呼び出すシステムです。当日の受付業務が簡略化されるのはもちろんのこと、事前の日程調整にも利用でき、調整・決定と同時に会議室の予約も行えます。入館証の発行なども可能です。Googleカレンダーなどのスケジューラーと連携できるタイプもあります。会社の入口に受付人員がいるような大規模企業をのぞいて、多くの企業で手間の削減が期待できます。
月額数千円と安価で、さらに採用管理ツールやオンライン面接ツールと異なり、全社で利用できるシステムのため、人事担当者の業務削減のためのシステム導入に上司が首を縦に振ってくれない時の選択肢としてよいでしょう。
採用業務の一部または全部を外部の専門会社にアウトソーシングするサービスで、RPO(Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれています。ツールではないですが、一時的な手段として取り入れるのもありでしょう。採用進捗管理やエージェントとのやり取り、面接日程調整などを代行してくれるものの他、中には面接を代行して行ってくれるものもあります。
最近は、採用のノウハウを売りにしているサービスも多いため、人材採用が上手く進めていない、人材採用ノウハウが溜まっておらずいちから溜めていくのが大変、ということであれば、採用のためのノウハウを持ち、それを活かした取り組みができる採用代行サービスに依頼して、そこで自社のノウハウを蓄積するという、ノウハウの獲得面でも有効です。
どこまで任せるかによりますが、月額数十万円程度と高額で、最低契約期間が3か月～、などとなっているため、必要な部分のみ任せるのも手です。採用担当者が専任でない場合や、コストをかけてでもとにかく短期間で人を採りたい、という際に選択肢となります。
ここまでご紹介してきたように、採用業務の効率化に活かせるおすすめの採用管理システム（中途採用向けと新卒採用向け）とその他ツールをご紹介します。
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＜採用管理システム＞
（出所：HRMOS採用公式Webサイト）
主に中途採用向けの採用管理システム。効率化とスピードアップに定評あり、日々の採用業務工数を75%削減できると謳う。人材紹介会社別の紹介実績や選考通過率などを「見える化」し、現状把握と分析ができるなど、分析機能や操作性が人気。運営母体が採用媒体であることを生かした特徴的な機能が充実しており、ビズリーチと連携できる他、ビズリーチの人材データベースからAIが求人情報の条件にあった人材を自動的に提案する機能や、最適なヘッドハンターを推薦するエージェント推薦機能なども好評。
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（出所：sonar ATS公式Webサイト）
新卒・中途採用どちらにも1台で対応可能できる採用管理システム。導入実績は1,800社以上。応募者管理から自動連絡、書類提出管理、面接評価入力、エージェント管理まで、採用シーンに応じて活用できる機能が充実している。システム連携にも強く、各種求人メディアはもちろん、各種連絡ツール、trackやTALなどの適性検査ツール、harutakaやインタビューメーカーなどのオンライン面接ツール、カオナビやSmartHRといった人事・労務管理システムなど、採用業務に関わる様々なツールとの自動連携が可能。
また、ISMS クラウドセキュリティの国際規格を取得し、情報セキュリティの強化にも努めている。申込みから運用開始まで専任担当者が丁寧にサポートしてくれるのもポイント。
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（出所：next»公式Webサイト）
初回接点から内定後フォローまでLINEで完結できる採用管理ツール。LINE名や本名、所属校、卒年度といった応募者情報の収集、エントリーシート受付、インターンシップ受付/振り分けなど、応募者管理・選考管理を自動化できる。GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携可能で、自動で日程調整や予定リマインド配信にも対応。エントリー状況や歩留まりといったステータスは、管理画面のダッシュボードで一元管理が可能。一目で状況把握できるため、確認や連絡などの作業コストを削減できる。
コミュニケーション機能や採用マーケティング機能も充実。セグメント情報や行動履歴を統計・分析し、応募者の興味関心や選考状況に合わせたシナリオ・コンテンツを自動配信することで、手間をかけずに選考移行率や内定辞退率を改善できる。
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（出所：ジョブスイート キャリア公式Webサイト）
中規模から大規模採用にも適した、中途採用向けの採用管理システム。1998年に創業で、1,000社以上に採用管理システムを提供してきた実績あり。一通りの機能が揃っているが、特に人材紹介会社や採用媒体の管理機能が充実している点が特長。例えば人材紹介会社を得意分野別に分けると、この職種であればこの分野を得意とする会社に求人公開を行ってマッチ度が上がるなどの機能など。多数の人材紹介会社や採用媒体に幅広く依頼している場合などに、効果的に活用できるためおすすめ。選考に役立つ面接官向け専用画面や、採用活動のデータ分析機能も充実。
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（出所：ジョブカン採用管理公式Webサイト）
中途・新卒採用向けの採用管理システム。勤怠管理システムなどのバックオフィス業務のクラウドサービスを各種展開するジョブカンシリーズ。採用規模が小さければ安価に利用できるため、中小企業やベンチャーでの利用実績が豊富。複雑な選考フローや多くの募集経路がなければ、採用管理について一通りのことは何でもできる。画面上から応募者とメールで日程調整ができ、Googleカレンダーやサイボウズとのカレンダー連携対応も便利。進捗状況は選考プロセスの図でどこに何人いるか随時表示され一覧できる点が人気。クラウド側に応募者情報を保存できるため、自社で個人データを持たなくてよい点も魅力。
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（出所：採用一括管理くん公式Webサイト）
中途・新卒採用向けの採用管理システム。導入実績は600社以上。求人媒体やイベント経由での応募者の一括管理が強み。LINEを用いた応募者とのコミュニケーション、応募者へのアンケートによる応募者ニーズの把握、応募者の母集団分析や経路分析がスムーズに進む機能が充実。応募管理だけでなく、クローズドSNSやイベント出欠管理などによる内定者フォローにも活用できる。
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（出所：HITO-Linkリクルーティング公式Webサイト）
新卒・中途両方対応できる採用管理システム。特徴は採用業務の大部分を占めると言われるオペレーション業務（事務処理）の自動化・効率化に長けているところ。新卒、中途、アルバイト・パート領域30種類以上の広告媒体と連携して、3時間に1回、応募者データを自動で取り込み。その他、人材紹介エージェントや採用HP経由の応募者まで一元管理可能。更にOutlook・Office 365・Googleカレンダーなど外部ツールと連携することで、応募者との面接日程調整・リマインドなどのオペレーション業務を自動化。採用担当者はその分、「面接」「採用戦略」などに注力できる。
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（出所：e2R PRO公式Webサイト）
大手で長年の豊富な利用実績を誇る個社提供型システム「e2R」から、必要機能をギュッと集約した月額30,000円から利用できるお得なパッケージ型採用管理システム。各種適性検査・ Web面接ツール・LINE など、採用活動に関わるツール連携による業務効率化だけでなく、欲しい人材を獲得するための現場社員活用の促進や戦略的な採用を実現するための集計機能などを豊富に備えている。
ここからは採用管理システム以外で採用業務を効率化できるツールをご紹介します。
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＜オンライン面接ツール＞
（出所：harutaka公式Webサイト）
「動画選考」と「ライブ面接」に対応したWeb面接システム。動画選考では、応募者が都合の良い時間に撮影した面接動画のアップロードやエントリーシートの記入がクラウド上で行える。ライブ面接では、アプリのインストールが不要でURLをクリックするだけで面接を始められるので、応募者に案内しやすい仕組み。
採用情報は「sonar ATS」や「ジョブスイート キャリア」などの採用管理システムと連携して管理できる。
（出所：ApplyNow公式Webサイト）
録画選考に特化したWeb面接システム。応募者は自分のタイミングで質問に回答でき、企業側も面倒なスケジュール調整が不要。手間なく選考母数を拡大でき、応募から採用・雇用契約まで最短1日で実現可能。「他の会社の採用が先に決まった」などの離脱も防げる。
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（出所：playse web面接公式Webサイト）
選考に活かせる機能を兼ね備えたオンライン面接ツール。面接前のヒアリングシートや評価シート、採用の進捗を一覧できるダッシュボード機能もあり。3分で使い始められることを謳うシンプルな操作性が強み。
＜受付システム＞
（出所：RECEPTIONIST公式Webサイト）
導入企業5,000社以上の受付システム。iPadを操作することで、ビジネスチャットやアプリへ通知することで来客を担当者へ直接通知。カレンダー機能を利用すれば相手との日程調整や会議室予約もできる。
＜採用代行サービス（RPO）＞
（出所：CasterBiz Recruiting公式Webサイト）
導入実績350社以上の採用代行サービス。採用戦略立案から、求人媒体の運用、ダイレクトリクルーティング、エージェント対応、また応募者対応、合否連絡、日程調整などを代行してもらえるので、企業は面接以降だけ担当すればよい。
採用業務を効率化する方法、そしてそれに役立つシステムやツールをご紹介しました。システムやツールに頼らずとも、これまで通りに気力と時間と手間とメーラーとExcelなどを駆使すれば採用業務は可能です。
一方で、システムを導入して自動化することで、空いた時間をより創造性や思考力が必要とされる業務に回し、システムで分析した正確なデータに従って採用活動を進めることで、多くのメリットが見込めるのは間違いありません。クラウド型の採用管理システムなら月額数万円から導入できるため、まずは自社に合った採用管理システムを探してみることが、自社の採用活動の効率アップへの近道です。
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サービス選びの際の検討ポイント、そして検討ポイントに対応した機能要件一覧などは、こちらでガイドしています。
採用管理システム
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