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採用業務を効率化する3つの方法。業務自動化・Web化などで解決

採用業務を効率化する3つの方法。業務自動化・Web化などで解決

2019-11-28

良質な人材を採用しようと意気込んでも、目の前にたちはだかる定型業務の山。どのように良い人材を採るか頭をフル回転させたいのに、その前の業務で時間を取られて身動きできない、とお困りの採用担当者の方へ、その状況から脱出すべく、採用業務を効率化する方法、そしてそれに役立つシステムやツールをご紹介します。

目次

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採用業務とは?フロー図で確認

まず、当たり前のように毎回行っている採用業務について、改めて洗い出してみることから始めてみましょう。採用業務は次のように、採用計画(どのポジションで、いつまでに何人とるか)、採用媒体や人材紹介会社等への求人票の作成・公開、応募受付、選考管理(応募受付、書類選考、面談)、内定、内定者フォロー、そして一連の効果検証、というフローで進みます。

採用業務のフロー図

人事担当者にとって採用業務が課題になる理由

では、前項で採用業務の一連の流れを洗い出しましたが、人事担当者によってどのような点が課題・問題点となっているのでしょうか。ネックとなる業務、そしてその原因を探っていきましょう。

  • とにかくコミュニケーションが多い(人数・内容・頻度)

第一に挙げられるのはコミュニケーションが多いということです。

まず、コミュニケーションをとる「人数」が多いです。社外、社内ともに連絡を取る必要があり、社外とは応募者の他にエージェントの担当者、社内は面接官となる社員・役員、また進捗状況を報告する上司もあたります。面接官に関しては、中途採用であればその募集職種の管理職であることが多いですが、新卒採用であれば各部署に協力を得て各部署の大勢の社員の協力が必要となってきます。

次にコミュニケーションの「内容」、つまり連絡業務の多さ、大変さも挙げられます。応募者への面接の日程一つとっても、日時と場所だけにとどまらず、社屋への入館方法や、来館者管理システムなどを利用する場合はその旨の説明と手配も必要となります。面接官へは同じく日時と場所だけでなく、履歴書等の面接資料も事前に渡す必要がありますし、面接終了後は結果のフィードバックをしっかり受けなくてはいけません。なお、応募者のデータは個人情報を含むため、慎重に取り扱う必要があり、まだ公表されていない異動や退職などに伴う採用の場合は、秘密裏に採用活動を進める必要があるためそこに神経をすり減らすこともあるでしょう。

最後に、コミュニケーションの「頻度」の多さも指摘できます。一人の応募者の1回の選考につき、何度も連絡を取る必要があります。例えば書類選考1回+面接3回と仮定した場合、①応募受付完了、②書類選考通過、③面接1回目通過、④面接2回目通過、⑤面接3回目通過(=内定)、と応募者へは最低5回、面接官へは面接依頼とフィードバック×計3回の合計6回、合わせて11回の連絡が必要です。

もちろんこれは必要最低限の〝通知“のみですので、丁寧に「了解しました。よろしくお願いいたします」などといったメールのやり取りを含めると倍以上の数になることが容易に想像できます。特に、社内の現場部門との面接日程調整に関してはなかなか返事がもらえなく待つ事もあり、時間がとられる原因となっています。

これらのコミュニケーションを1年に一度の新卒採用ならともかく、成長企業や大企業では、通年行っているため、採用担当者は連絡に追われ、常に忙しい状況になってしまうのです。

  • パフォーマンスを向上させようと思うほど飛躍的に手間がかかる

採用活動において、従来通りの手法で、採用の質を上げたいと考えた場合、残念ながら増やしたり変えたりするほど手間が増えてしまう、という側面があります。具体的に言えば、面接の回数を増やす、露出する媒体を増やす、新しいエージェントに依頼してみる、リファラル採用に力を入れてみる、など採用の手法をいろいろ試そうとすればするほど、制度導入や慣れない状態での試行などで何かと時間を要してしまうからです。

しかし、これは質を上げるためには仕方がないことです。試行してみる機会は減らさないようにすべきです。定型業務に追われてチャレンジするタイミングを逸しないよう、後ほどご紹介する方法で効率化できるところは削減し、このチャレンジに取り組む時間と余力の捻出に注力しましょう。

  • 長期的視点も持って取り組まなければならない

長期的に取り組まねばならない、言い換えるとちょっと頑張ってみても簡単に結果がついてこないこと、が挙げられます。例えば、短期間で母集団形成をしたいと、採用媒体への出稿や採用イベントへの参加をしても、よほどの有名製品・サービスを持つ企業でもない限り、最初から高い成果を出せるとは限りません。どれもやり方を改善・洗練させていくことで徐々に効果が高まっていくため、短期間で効果の良し悪しだけみるのはいい結果に繋がりません。新たな手法を試してみるにしても、長期的視点で継続的に取り組みながら効果を測っていく必要があります。

 

人事担当者が効率化したい採用業務は?

前項で、採用業務においてどのような点が課題となり、〝大変“の原因なのか探っていきましたが、その中で人事担当者が本当に効率化したい、効率化出来そう、と思っている業務はどれなのでしょうか。答えは「コミュニケーション」で、特にその中でも、「定型的な連絡業務」の部分です。これをどう減らすかが採用業務効率化のカギとなります。

一方で、同じコミュニケーションでも、人材紹介会社とのコミュニケーションは必要以上に効率化すべきではありません。人材を紹介してくれたことへの感謝や、面接後のフィードバックなど、コミュニケーション回数を重ねることでの信頼関係構築は不可欠です。それに、回数を重ねることで“自社の求める人物像”の精度が高まり、理解してもらえ、次につなげることが期待されます。

採用媒体への出稿などにおいても、内容の精査に時間をかけるべきで、テレビCMしている有名な求人媒体だからと選んだり、文面を考えるのが面倒だからと安易に一般的なテンプレートを使ったりすると、本当に自社にとって必要な人材に届かず、もし届いたとしても相手に刺さりません。そういったところにこそ時間をかけるのが成功への近道です。

 

採用業務を効率化する3つの方法

それではついに採用活動において効率化が図れる業務を実際に効率化する方法をご紹介します。ポイントは3点あります。

1. 自動化の追求(ツールによる自動化の徹底)

まずはツールを使って「定型的な連絡業務」を自動化していきます。具体的には、下記のような連絡です。主には採用管理システムを利用することにより、自動でメッセージが送信される、などといった方法になります。

社外との連絡

  • 【求人媒体】募集要項の公開や更新の連絡
  • 【エージェント】募集の依頼
  • 【エージェント】選考のフィードバック
  • 【応募者】応募の受付
  • 【応募者】面接の日程連絡
  • 【応募者】選考結果通知

社内での連絡

  • 面接日程調整
  • 応募者情報の共有
  • 面接のフィードバック

2. 現場部門の理解を得て効率的に進める

次に、社内コミュニケーションのネックともいえる、「なかなか返事がもらえない」問題を解決すべきです。良い人材が他社に採られないよう、採用を進める上ではスピードが大切ですが、面接官となる社員の面接の日程調整に苦労するという声がよく聞かれます。面接日程もできるだけスピーディーにする必要があると説明した上で、日程調整時に面接官のカレンダーを見て空いていれば予定を入れてしまう、くらいの進め方を許容してもらうようにしましょう。その点は全社的なルール作り、周知も大切ですが、そこにエネルギーを割かなくてはいけないようであれば、まずは該当する面接官にあらかじめざっくりとした日程と話を通しておき実行する、といったやり方を何度も繰り返していき、手法を広めていくやり方でもよいでしょう。

3. 型をつくる

最後に、明確な型をつくって共有していくことを行うことで、社内での採用活動におけるブレをなくして効率化につなげましょう。面接後のフィードバックがブレると、合否の判断に手間取るだけでなく、面接官ととりたい人物像について解釈の違いが発生してしまい、良い結果になりません。評価基準や採りたい人物像を明確にし、実際に面接を行う現場部門とも共有します。

面談評価シートなどにするのも良いでしょう。複雑に設定すると、評価しにくく、違いを判別できないなどの問題が起きるので、やり始めは複雑にせず、シンプルにすることがポイントです。また、例えば、募集しているこの部門では残念ながらフィットしないが、このまま断るのは惜しい、別の部署で活かせそう、という人材に出会った時でも、明確な評価シートを用いることで効率的に他部署への相談に持ち込めます。モタモタしていると良い人材はあっという間に他社に採られてしまいますので、ここでもスピード勝負です。

 

採用業務の自動化に役立つシステムやツール

ここまで採用業務における課題や効率化できるポイントを見てきましたが、実際に効率化をする際にどのようなシステム、ツールを利用したらよいのでしょうか。主に4つご紹介します。

  • 採用管理システム(ATS)

まず何と言っても採用業務効率化に役立つのが採用管理システムです。Applicant Tracking Systemの略称でATSとも呼ばれています。機能のシンプルさや多機能さの違いはあるものの、採用業務に特化して開発されたシステムのため、採用を進めていく中で様々な業務を自動化ができ有効です。ターゲットごとに新卒採用向け、中途採用向けの他、リファラル採用に特化したものなどもあり、クラウド型のシステムを選べば月額数万円から利用できます。

選び方のポイントなどは別記事「採用管理システム比較14選【採用担当者に聞いた使い方】」で詳しくご紹介していますので、合わせてご覧ください。

  • オンライン面接ツール

WEB面接ツールとも呼ばれており、インターネットを通じてPCやスマホで面接をするツールです。遠方や忙しい応募者にわざわざ来てもらう必要がなくなるため、日程調整がしやすく選考のスピードアップが図れます。交通費の負担も削減できます。

もちろんSkypeのような無料ツールや、営業の商談向けのオンライン商談ツールなどでも代用はできますが、面接に特化したオンライン面接ツールには、ヒアリングシートや評価シート、採用の進捗を一覧できるダッシュボードなどの機能を備えたものもあるため、それらの機能を活用することも可能です。

中には応募者が都合の良いときに録画した動画をアップするタイプや、オンライン面接の様子を録画できる機能もあるため、選考に迷ったときは面接官以外の複数人で視聴することもできます。

効率化、スピードアップといった点ではどの企業でも導入効果が期待できますが、特に来社してもらいにくい立地の企業、全国各地から候補者を集めたい企業、日々忙しく勤務している転職希望者からの応募が多い企業などにもおすすめです。

  • 受付システム

企業の入り口にタブレットを設置し、来客が操作して直接ビジネスチャット等で担当者を呼び出すシステムです。当日の受付業務が簡略化されるのはもちろんのこと、事前の日程調整にも利用でき、調整・決定と同時に会議室の予約も行えます。入館証の発行なども可能です。Googleカレンダーなどのスケジューラーと連携できるタイプもあります。会社の入口に受付人員がいるような大規模企業をのぞいて、多くの企業で手間の削減が期待できます。

月額数千円と安価で、さらに採用管理ツールやオンライン面接ツールと異なり、全社で利用できるシステムのため、人事担当者の業務削減のためのシステム導入に上司が首を縦に振ってくれない時の選択肢としてよいでしょう。

  • 採用代行サービス(RPO)

採用業務の一部または全部を外部の専門会社にアウトソーシングするサービスで、RPO(Recruitment Process Outsourcing)とも呼ばれています。ツールではないですが、一時的な手段として取り入れるのもありでしょう。採用進捗管理やエージェントとのやり取り、面接日程調整などを代行してくれるものの他、中には面接を代行して行ってくれるものもあります。

最近は、採用のノウハウを売りにしているサービスも多いため、人材採用が上手く進めていない、人材採用ノウハウが溜まっておらずいちから溜めていくのが大変、ということであれば、採用のためのノウハウを持ち、それを活かした取り組みができる採用代行サービスに依頼して、そこで自社のノウハウを蓄積するという、ノウハウの獲得面でも有効です。

どこまで任せるかによりますが、月額数十万円程度と高額で、最低契約期間が3か月~、などとなっているため、必要な部分のみ任せるのも手です。採用担当者が専任でない(店長など)場合や、コストをかけてでもとにかく短期間で人を採りたい、という際に選択肢となります。

 

おすすめの採用管理システムとその他ツール

ここまでご紹介してきたように、採用業務の効率化に活かせるおすすめの採用管理システム(中途採用向けと新卒採用向け)とその他ツールをご紹介します。

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採用管理システム

ジョブスイート キャリア(株式会社ステラス)

ジョブスイート キャリア

(出所:ジョブスイート キャリア公式Webサイト)

中規模から大規模採用にも適した、中途採用向けの採用管理システム。1998年に創業で、1,000社以上に採用管理システムを提供してきた実績あり。一通りの機能が揃っているが、特に人材紹介会社や採用媒体の管理機能が充実している点が特長。例えば人材紹介会社を得意分野別に分けると、この職種であればこの分野を得意とする会社に求人公開を行ってマッチ度が上がるなどの機能など。多数の人材紹介会社や採用媒体に幅広く依頼している場合などに、効果的に活用できるためおすすめ。選考に役立つ面接官向け専用画面や、採用活動のデータ分析機能も充実。

  • 料金 月額50,000円~。

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i-web (株式会社ヒューマネージ)

i-web

(出所:i-web公式Webサイト)

新卒採用向け採用管理システム。リクナビ、キャリタス就活、OfferBox、ONE CAREERと連携、リアルタイムでエントリーデータ自動同期。適性検査との連携も。業界初でLINE@とも連携し、学生への訴求の面でも強み。

i-webが有する情報から、企業への志望度・マッチング度をAIが予測する、AIエンジン搭載型採用支援システム「i-web AI」の他、オンライン面接システム「i-web MOVE」や、RPO(採用プロセスアウトソーシング)サービスなども提供し、採用業務に関して幅広く展開。

  • 料金:キャリア採用モデルは7.5万円/月~、新卒採用モデルは別途お問い合わせ。

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ジョブカン採用管理(株式会社Donuts)

ジョブカン採用管理

(出所:ジョブカン採用管理公式Webサイト)

中途・新卒採用向けの採用管理システム。勤怠管理システムなどのバックオフィス業務のクラウドサービスを各種展開するジョブカンシリーズ。採用規模が小さければ安価に利用できるため、中小企業やベンチャーでの利用実績が豊富。複雑な選考フローや多くの募集経路がなければ、採用管理について一通りのことは何でもできる。画面上から応募者とメールで日程調整ができ、Googleカレンダーやサイボウズとのカレンダー連携対応も便利。進捗状況は選考プロセスの図でどこに何人いるか随時表示され一覧できる点が人気。クラウド側に応募者情報を保存できるため、自社で個人データを持たなくてよい点も魅力。

  • 料金 候補者登録数に応じて8,500円~120,000円までの料金プランあり。
  • 上限30名/月までの無料プランあり。

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HERMOS採用(株式会社ビズリーチ)

HERMOS採用

(出所:HERMOS採用公式Webサイト)

主に中途採用向けの採用管理システム。効率化とスピードアップに定評あり、日々の採用業務工数を75%削減できると謳う。人材紹介会社別の紹介実績や選考通過率などを「見える化」し、現状把握と分析ができるなど、分析機能や操作性が人気。運営母体が採用媒体であることを生かした特徴的な機能が充実しており、ビズリーチと連携できる他、ビズリーチの人材データベースからAIが求人情報の条件にあった人材を自動的に提案する機能や、最適なヘッドハンターを推薦するエージェント推薦機能なども好評。

  • 料金はお問合せ。

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採用一括かんりくん(株式会社Roots)

採用一括かんりくん公式Webサイト

(出所:採用一括管理くん公式Webサイト)

中途・新卒採用向けの採用管理システム。導入実績は600社以上。求人媒体やイベント経由での応募者の一括管理が強み。LINEを用いた応募者とのコミュニケーション、応募者へのアンケートによる応募者ニーズの把握、応募者の母集団分析や経路分析がスムーズに進む機能が充実。応募管理だけでなく、クローズドSNSやイベント出欠管理などによる内定者フォローにも活用できる。

  • 料金はお問合せ。

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SONAR(イグナイトアイ株式会社)

SONAR

(出所:SONAR公式Webサイト)

新卒・中途採用向け採用管理システム。導入は500社超。募集チャネル毎の応募推移を自動でグラフ化、採用フローをチャート化など、採用関係者誰が見てもわかりやすいように設計されている。応募者向けマイページではメッセージ受送信や説明会・面接の予約等、選考のやりとりを全て完結できる。

  • 料金はお問合せ。短期間の利用も可能。

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ここからは採用管理システム以外で採用業務を効率化できるツールをご紹介します。

オンライン面接ツール

WEB面接プラットフォーム HARUTAKA(ハルタカ)(株式会社ZENKIGEN)

WEB面接プラットフォーム HARUTAKA

(出所:WEB面接プラットフォーム HARUTAKA公式Webサイト)

通常のオンライン面接を行う「ライブ面接」機能の他、「録画動画面接」機能では応募者が都合の良い時間撮影した面接動画をクラウド上に蓄積することができる。候補者管理や、採用分析などの機能も充実。最短1日で利用開始可能。

  • 料金 月額40,000円~。

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playse web面接(株式会社 manebi)

playse web面接

(出所:playse web面接公式Webサイト)

選考に活かせる機能を兼ね備えたオンライン面接ツール。面接前のヒアリングシートや評価シート、採用の進捗を一覧できるダッシュボード機能もあり。3分で使い始められることを謳うシンプルな操作性が強み。

  • 料金 月額14,800円~。

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受付システム

RECEPTIONIST(ディライテッド株式会社)

RECEPTIONIST

(出所:RECEPTIONIST公式Webサイト)

導入企業2,000社超の受付システム。iPadを操作することで、ビジネスチャットやアプリへ通知することで来客を担当者へ直接通知。カレンダー機能を利用すれば相手との日程調整や会議室予約もできる。

  • 料金 月額5,000円~。

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採用代行サービス(RPO)

CasterBiz Recruiting(株式会社キャスター)

CasterBiz Recruiting

(出所:CasterBiz Recruiting公式Webサイト)

導入170社の採用代行サービス。採用戦略立案から、求人媒体の運用、ダイレクトリクルーティング、エージェント対応、また応募者対応、合否連絡、日程調整などを代行してもらえるので、企業は面接以降だけ担当すればよい。

  • 料金 月額360,000円~。

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まとめ

採用業務を効率化する方法、そしてそれに役立つシステムやツールをご紹介しました。システムやツールに頼らずとも、これまで通りに気力と時間と手間とメーラーとExcelなどを駆使すれば採用業務は可能です。しかしシステムを導入して自動化することで空いた時間をより創造性や思考力が必要とされる業務に回し、またシステムで分析した正確なデータに従って採用活動を進めることで、多くのメリットが見込めるのは間違いありません。クラウド型の採用管理システムなら月額数万円から導入できるため、まずは自社に合った採用管理システムを探してみることが、自社の採用活動の効率アップへの近道です。

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