タレントプールとは、過去の応募者や退職者など、今後採用可能性のある人を「いざ」という時に備えてプールしておくやり方を指します。本記事ではそのメリットや実施上の課題などを、おすすめの専用ツールを交えながらご紹介します。
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タレントプールとは、過去の応募者、退職者、採用イベント参加者など、採用可能性のある候補者を蓄積・管理しておく仕組みです。
従来型の求人広告や人材紹介と異なり、アプローチ可能な候補者を事前にプールしておくのが特徴。いざ「人手が必要」となった場合に即時にアプローチできるため、採用スピードやマッチングの質を高めやすいのが魅力です。「母集団を安定して獲得できる」「採用コストの削減につながる」とあって、今では多くの企業で導入・実施されています。
「タレント」とは、将来的に自社での採用対象となる可能性を持つ人材を指します。以前は、退職者(アルムナイ)や過去応募者、社員からの紹介など、企業と明確な接点がある人に限られていました。近年では少しでも自社に興味・関心を持ってくれた人であれば「タレント」とみなす動きが一般的になっています。
どこまでを「タレント」とみなすかは企業によって異なりますが、一般的な種類は以下の通りです。
近年では、専用のタレントプールツールというものも開発・提供されており、以下のようなメリットが期待できます。
本記事では、タレントプールのメリットや実施上の課題などについて、おすすめのタレントプールツールも交えながらわかりやすく紹介します。
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ここからは、まずタレントプールを実施することによる主なメリットを紹介します。
従来型の採用では、採用ニーズが発生したタイミングで新たに求人広告を出したり、採用を人材紹介会社に依頼したりする必要がありました。しかし、タレントプールでは、過去の応募者やイベント参加者など、一度接点のあった人材を蓄積し、採用が必要なタイミングでアクションをかけられるため、通常の採用に比べるとコスト削減が期待できます。
タレントプールは求人広告や人材紹介などと異なり、過去の求人への応募や採用イベントへの参加、SNSのフォローなど、何らかの形で自社に興味を持ってくれた候補者のみを対象にしているため、事前に事業や風土へのある程度の理解・素養が見込めます。選考のミスマッチが少なくて済むほか、継続して質の高いコミュニケーションを取っていれば、マッチ度の高い採用も期待できます。
タレントプールを導入することで、過去の応募者やイベント参加者、オウンドメディア経由で接点を持った人材など、これまでアプローチしきれなかった多様な層とも関係を築けるようになります。従来の求人媒体やイベントなどでリーチできる層と合わせれば、採用母集団の継続確保が可能。採用活動の基盤をより安定させることができます。
タレントプールを導入すると、通常の採用活動とは一味違うイベントや情報提供の機会を提供できます。たとえば、社内メンバーとの座談会や限定のオンラインセミナー、職場の雰囲気が伝わるコンテンツ配信など。候補者に企業をより身近に感じてもらうことで、親近感や信頼感が生まれやすく、「ここで働きたい」という意欲の強化にもつながります。
タレントプールは中長期的な採用活動に有効ですが、メールやExcelなどの従来型のツールを用いて運用しようとすると、情報管理やコミュニケーションに多くの負担がかかります。
ここでは、タレントプールを手作業で運用する場合に生じやすい課題と、タレントプール専用ツールを利用することでどのように解消できるのかについて紹介します。
タレントを採用につなげるためには、候補者の経歴や希望条件、選考履歴、転職意向など、様々な情報を把握・管理する必要があります。しかし、求人サイトや転職エージェント、採用イベント、アルムナイ、紹介など、複数のチャネルから得た情報を手作業で整理するのは容易ではありません。効果的なタイミングでアプローチができなかったり、対応もれが発生したりすると、採用効率の低下につながります。
タレントプールツールを利用すれば、チャネルに関係なく、タレントを同一のプラットフォーム上で一元管理できます。別途ツールを使い分けたり、Excelなどに転記したりする手間を省けます。入力ミスや二重管理の心配もありません。
タレントプールに登録された候補者は、中長期的かつ定期的なコミュニケーションが必要です。採用につなげるには、候補者の興味や関心に合わせた柔軟なアプローチも欠かせません。しかし、個別対応には時間と手間がかかり、人事担当者の業務負荷は大きくなります。タレントの数が増えるほど情報整理や対応が煩雑になるため、候補者との関係性の維持、構築が難しくなっていきます。
タレントプールツールを利用すれば、タレントを登録するだけで、個々のやりとりはプラットフォーム上から簡単に行えます。書類ファイルや日程調整などもまとめて管理できるため管理負担を軽減できます。また、マイページを発行すれば、候補者に合った情報を個別に発信して、関係性を手間なく深めていことも。
候補者の多くは、就業中のケースが多く、常に転職意欲が高いわけではありません。仕事が順調なタイミングで声をかけても効果が薄く、むしろ逆効果になることもあります。タイミングを見極めるには、候補者の状況を注意深く継続的にモニタリングする必要がありますが、目視で一人ひとりを逐一モニタリングするのは困難です。
タレントプールツールを利用すれば、候補者が今どのようなステータスか一覧で可視化できます。閲覧履歴や反応速度などの行動をスコア化してくれるものを利用すれば、意欲の高い候補者を即時に見つけて、適切なタイミングでアプローチできます。
タレントプールでは社外の個人情報を取り扱うことになります。メールにExcelファイルを添付して送るといった従来の共有方法では、個人情報の流出につながるおそれがあります。情報漏えいを防ぐためには、しっかりとしたセキュリティ管理体制や運用法を整える必要がありますが、その仕組みを社内でイチから構築するのは手間も時間もかかりません。
タレントプールツールなら履歴書の書類など個人情報を含んだ情報を、ベンダー側が万全のセキュリティ対策を行ったプラットフォーム上でまとめて管理できます。そのため、個々にセキュリティ対策などを行う手間がかかりません。
タレントプールを効果的に運用するには、情報管理や継続的なコミュニケーション、アプローチのタイミング調整など、多くの手間がかかります。タレントプールツールには、それを解決するための実用的な機能が搭載されています。ここでは、代表的な機能とその活用メリットをご紹介します。
求人サイトや社員からの紹介など、複数チャネルからの候補者情報を自動で取り込み、システム上で一元管理できます。退職者や選考イベント参加者、ファン層などもまとめて管理でき、既存の採用管理システムとの連携やCSV一括登録に対応したシステムも多いため、手入力の手間を最小限に抑えられます。
また、企業側は候補者ごとに「英語対応可能」など、任意のタグを付与して管理可能。自社の条件に合った候補者を簡単に検索・抽出できます。候補者には専用のマイページが提供され、職歴や転職意向、希望勤務地などを自ら更新できるため、企業側は候補者の最新のステータスを把握しやすいのもポイントです。
専用ツールには、候補者との継続的な接点づくりを支援するチャットやメッセージ機能が搭載されているため、別途メールやLINEなどを候補者ごとに使い分ける必要がありません。個別メッセージの送信はもちろん、テンプレートを活用した返信の効率化、担当者間での履歴共有など、運用に役立つ機能も豊富にそろっています。
更に、候補者への自動アプローチ機能により、イベント参加後のお礼メールやアンケートの一斉送信、希望職種・タグに応じたステップメールの配信も可能。手間をかけずに候補者との相互コミュニケーションを深めることができます。
自社サイトの閲覧状況やイベント参加状況、チャット履歴など、候補者の行動データから「自社への関心の高さ」をスコアリング。候補者の中から優先的にアプローチすべき相手を可視化できます。
また、候補者の行動履歴や自社とのやり取りはすべて記録されるため、候補者がどのようなことに関心を持ち、どんな反応をしてきたか簡単に振り返ることも可能。データを分析することで選考やオファーのタイミングを見極めやすくなり、効果的なアプローチにつながります。
多くのタレントプールツールには、専用の採用サイトを簡単に作成できる機能があるため、別途Webサイトを用意する必要はありません。サイト上には、求人情報だけでなく、企業の取り組みや最新のニュース、社員インタビューなど、企業理解を深めるコンテンツを自由に掲載できます。
また、タレントの属性や接点履歴に応じてセグメントを分け、それぞれに最適なイベント案内やメッセージを自動配信することも可能です。継続的な情報発信ができる基盤が整っているため、候補者の興味を惹きやすく、信頼感を高めることができます。
採用管理システム(ATS)を備えたタレントプールツールなら、採用業務をまるごと一元管理。応募者データの蓄積から応募受付・内定通知まですべてのフローをシステム上で完結できます。
Googleカレンダーやチャットツールとの連携機能を備えたサービスも多く、面接日程の調整や社内の情報共有などもスムーズです。職務経歴書や過去のやり取りといった応募者情報もシステム上にまとまるため、選考業務の手間や負担が軽減できます。
更に、選考フェーズごとの通過率や辞退の傾向、面接官ごとの評価パターンなども自動で集計・分析可能。どのプロセスに課題があるかがデータで可視化されるため、根拠に基づいた採用活動の見直しを進められます。
タレントプールツールは、対応範囲や活用目的によって、大きく以下の2つのタイプに分けられます。
それぞれのタイプがどのような場合におすすめか、特徴や代表的なツールとあわせて紹介します。
転職潜在層との中長期的な関係構築に特化したタイプです。過去応募者やカジュアル面談者、イベント参加者、リファラル、アルムナイ(退職者)など、応募に至っていない候補者との継続的な接点維持・ナーチャリングを重視したい企業に向いています。
選考フローに組み込まず単独で運用できるため、既存の採用管理システムと組み合わせて活用したい企業にもおすすめです。
たとえば、「Alumy」は、アルムナイ向けのタレントプール支援サービスです。退職者に企業からのお知らせやイベント情報、アンケート、個別メッセージの送信が可能。元社員の企業理解や愛着を深め、カムバックを後押しする機能がそろっています。
また、「CaLin」は、就活前の学生や転職を検討し始めたばかりの社会人など、「まだ企業とつながりを持っていない層」との接点づくりに強みを持つタレントプールツールです。タレントプールに情報が登録されると、候補者の名前や連絡先といった基本情報に加えて、採用ページ上の記事の閲覧履歴や、求人情報へのアクセス回数なども可視化されるため、タレント一人ひとりの関心度を細かく把握できます。
応募受付から選考・内定までの採用プロセスを一元管理しながら、タレントプール機能もあわせて利用できるタイプ。タレント情報は応募者データとともにシステム内に蓄積され、地域や希望職種など、タレントの属性ごとに管理できます。
タレントプールだけでなく、多岐にわたる採用媒体・エージェント経由で集まった候補者情報の整理や、採用活動の効率化に課題を感じている企業におすすめです。
たとえば、「HERP Hire」はSlackやChatworkとの連携機能を搭載。現場の担当者はHERP Hireを開くことなく、チャット内で書類の確認、評価などのタスクに対応できるため、現場を巻き込んだ採用活動が進めやすいです。更に「HERP Nurture(β版)」と組み合わせることで、リファラル、カジュアル面談者などのタレント管理も実現できます。
また、「i-web」の場合、候補者専用アプリ「i-web CONNECT」を活用すれば、イベント参加申込やアンケート回答、求人への応募、ビデオ面接の実施など、候補者とのやり取りがアプリ内で完結。企業にとっては採用業務の効率化、候補者にとっては便利でストレスの少ない応募体験を実現できます。
なお、採用管理システムについて詳しく知りたい方は「採用管理システム比較15選!タイプ分け図解・比較表付き」もご覧ください。
タレントプールツールを導入する際に、比較すべきポイントを紹介します。
「採用」と一口に言っても、新卒・中途といった正社員採用だけでなく、リファラル採用やアルムナイ採用など、様々な形があります。タレントプールツールには、それぞれ得意な採用領域があります。導入を検討する際は、自社の採用領域とマッチしているかに着目してみましょう。
たとえば、「CaLin」は「応募ボタン」ではなく「つながるボタン」を設置することで、就職、転職意欲が高まる前の段階から関係性を築けるのが特徴。潜在層の候補者とつながる導線がつくりやすいため、早期からの企業理解や母集団形成に貢献します。
「Talentio」は、自社の社員が、紹介したい人材の情報を各自で入力できる専用ページを作成できます。人事担当者を介さなくてもリファラル専用のタレントプールをつくっておけるのが特徴です。気に入った人材にはすぐに選考案内を送れるほか、紹介から選考、採用までの流れも可視化。紹介してくれた社員へのフォローや、リファラル施策の効果測定もスムーズに行えます。
その他、「HRMOS採用」は、「ビズリーチ」「リクナビNEXT」など多くの求人媒体と連携できる中途向け採用管理システムですが、その一方、リファラル採用にも対応しており、社員から紹介された人材の情報をスムーズに取り込み、選考プロセスに反映可能。媒体経由だけでなく社内ネットワークを活用した採用活動情報も一元管理できます。
求人情報や企業ニュース、イベント告知などを一括で配信できるだけでなく、「候補者の興味・関心に合わせて個別に情報配信可能か」「チャット機能などで双方向のやりとりができるか」も確認しておきたいところです。更に、候補者の関心テーマや転職意向、キャリア志向を可視化できるアンケート機能があると、コミュニケーションの精度が高まります。
たとえば、「Talent Cloud」は、候補者の職種や採用優先度を絞って一括メールを送信可能。候補者がタレントプールに登録されたら自動でステップメールを配信する仕組みもあるため、人事担当者の負担増加も避けられます。
また、自社のリソースが限られている場合は、人事担当者の代わりに、サービスベンダー側でメッセージ作成や送信などを代行してくれると便利です。たとえば、「My Talent」では専任のスタッフが候補者の属性に合わせたメール文面の作成や送信などを代行可能。面談対応などの採用実務までサポートしてくれるため、人的リソースが限られている企業でも安心してタレントプールを実施できます。
タレントプールの運用では、候補者の就職・転職意欲が高まった適切なタイミングでのアプローチが欠かせません。そのため、候補者の行動(メール受信・開封やアンケート回答など)に応じてアラート通知される仕組みがあると、最適なタイミングでの接点づくりが可能になります。
たとえば、「HITO Link CRM」はSlackと連携して、候補者の動きをリアルタイムで担当者に通知できます。候補者がタレントプールに新規登録したタイミングや、候補者からの問い合わせ、応募意思表明といったメールの受信を瞬時に把握できるため、スピード感ある対応が可能になります。
また、いきなりアプローチするのではなく、企業ニュースやコンテンツなどを候補者の興味・関心度に応じて段階的に配信できると、候補者との関係性を自然に深めることができます。たとえば、「i-web」は、候補者に提供されるマイページ上で、候補者の属性や志望度に応じたコンテンツを出し分け可能。候補者ごとに最適な情報を届けることでエンゲージメント向上や志望度の醸成につながります。
更なるアプローチ精度のアップを望むのであれば、メールの開封率やWebページの閲覧履歴など、候補者の行動履歴を蓄積・分析できると便利。行動データをもとに候補者の関心度をスコアリングできれば、自社への興味の高さを可視化でき、アクションの優先順位を判断しやすくなります。
(出所:MyTalent公式Webサイト)
過去の応募者やイベント参加者などのデータを一元管理できるタレントプール専用サービス。候補者のメール反応、自社サイトへの訪問状況、求人への初回応募日などを自動でスコアリングし、企業への関心度を数値化。スコアの変動から入社意向の高まりを検知する。自社サイト内のコンテンツ閲覧状況から、関心度の高い候補者を検知する仕組みも。
また、専任の担当者が候補者情報のデータ整理やリスト構築、スカウトなど入社までの運用を一貫してサポートしてくれるのも特徴。一人ひとりの属性に合わせたメールの作成や返信対応、面談の実施まで任せるられる。アルムナイにも対応しており、再雇用や紹介といった多様な関係性の再構築を支援。川崎重工やJTBなど、大手企業の導入実績あり。
(出所:TalentCloud公式Webサイト)
新卒・中途の応募者、イベント、紹介などあらゆる接点で候補者情報を一元管理できるタレントプールシステム。登録された候補者のアクションは、サイトへの訪問やチャット履歴などの行動をもとにスコアリングされるため、自社への関心が高まったタイミングでアプローチをかけやすい。プラットフォーム上選考中の応募者と一元的にやり取りでき、面接日が決まるとGoogleカレンダーに自動で反映。候補者を職種や属性ごとに絞り込み、ステップメールを自動配信することも可能。
また、代表者メッセージや募集要項など、掲載したいコンテンツに合わせて写真と文字を登録するだけで、スマホ対応の採用ページも作成できるのもポイント。タレントプールの登録フォームも簡単に設置でき、接点構築から選考受付まで一気通貫で支援する。そのほか、CSVデータによる候補者情報の一括登録にも対応可能。
(出所:Alumy公式Webサイト)
リクルートが運営するアルムナイ向けのタレントプール支援サービス。アルムナイに限らず、イベント参加者や社員による紹介者、企業に関心を持つ候補者も同一のプラットフォームで管理可能。総合的なタレントプールとして活用できる。導入に当たって専任の人材コーディネーターがヒアリングを行い、企業ごとの目的や運用方針に応じた活用方法を提案。退職者への情報配信、イベント案内、アンケートや個別メッセージの送信といった機能を活用することで、企業理解や帰属意識を高め、アルムナイのカムバックを後押し。
候補者の採用が成功したらフィーが発生する成果報酬型の料金体系を採用しているのも特徴の一つ。月額費用がかからないため、中長期的な運用が必要となるタレントプールの形成において、運用コストを抑えた導入が実現する。日本郵政グループや日清製粉グループなど、大手企業の導入実績多数。
(出所:CaLin公式Webサイト)
新卒・中途採用に特化したタレントプール支援サービス。「応募ボタン」ではなく「つながるボタン」を採用ページに設置することで、転職・就職の意思が固まっていない潜在的な候補者が気軽に企業とつながれる導線を設計可能。候補者には、求人やインターン情報、会社紹介など、早期から企業理解に役立つ情報を継続的に発信できる。また、候補者の採用コンテンツの閲覧状況や最終アクセスといったアクティブ状況を可視化できるため、志望度の高そうな人材に適切なタイミングでのアプローチが可能だ。
なお、「つながるボタン」は、自社の採用サイトのトップ画面やヘッダーに簡単に設置可能。自社の採用ページがない場合は、求人情報をはじめ、コラムや画像、企業紹介のスライドを掲載できるエントリーページも簡単に作成可能。IT企業や教育、人材ビジネスなど、幅広い職種での導入実績あり。
(出所:HITO Link CRM公式Webサイト)
自社に興味を持つ転職潜在層に働きかける採用マーケティングサービス。SNSフォロワー、イベント参加者、リファラル、過去応募者など、様々なチャネルで接点を持った人材をタレントプールとして一元管理。Slackとの連携により、候補者の動きをリアルタイムで担当者に通知できるほか、X(旧Twitter)で見つけた気になる候補者をデータベースに追加して、社内共有することも可能だ。
候補者あてのメール・Webサイトの閲覧状況はデータとして蓄積され、自社への興味や転職意向の変化が把握できる。また、画面上では候補者を「情報提供希望」「個別面談希望」「応募獲得」などステータスに応じてセグメントできるので管理しやすい。
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(出所:HRMOS採用公式Webサイト)
ビズリーチが開発した採用管理システム。過去応募者やイベント参加者など多様なタレント情報を一元管理できるほか、リファラル採用にも対応。社員それぞれに紹介専用アカウントを発行でき、人事担当者が個別に対応しなくても、求人の共有から紹介、紹介後の状況把握まで行える。登録された候補者データは、地域や希望職種などの属性ごとにラベル管理できるため、自社の条件に合う人材を効率よく検索可能だ。
採用管理機能も充実しており、応募者のプロフィールや職務経歴書、メール履歴などが一目で確認可能。選考に必要な情報をすばやく把握できるほか、選考フェーズごとの通過率や辞退理由、面接官ごとの通過率などのデータも可視化でき、採用活動の改善ポイントの発見に役立つ。加えて、職種別の年収相場データ(ビズリーチ提供)も閲覧できるため、内定者の年収設定に活用できる。
(出所:HERP Hire公式Webサイト)
現場と人事が一体となって進める「スクラム採用」をサポートする採用管理システム。タレントプール専用システム「HERP Nurtureβ版」と合わせれば、応募者だけでなく、リファラル、カジュアル面談者などの情報も一元管理可能。マッチしそうな職種などのタグを付けてタレントくを管理できるため、自社が必要とする人材のリストアップもスムーズに行える。
採用管理機能については、SlackやChatworkと連携できるのがポイント。現場の担当者はHERP Hireを開くことなく、チャット内で書類の確認、評価などのタスクに着手でき、人事と足並みをそろえた採用活動が実現する。Slackでのやり取りは、すべてHERP Hire上のタイムラインに集約され、情報の抜けもれや対応の属人化防止に役立つ。
(出所:i-web公式Webサイト)
特に新卒採用領域で多くの導入実績を持つ採用管理システム。求人応募者だけでなく、過去応募者やアルムナイなどの候補者情報も管理可能。候補者に提供されるマイページでは、候補者の属性や志望度に応じて表示コンテンツを出し分けられるため、関心度の高い情報をタイムリーに届けられる。マイページのログイン頻度やコンテンツの視聴回数などの行動履歴から志望度もスコアリング可能。数値の高い候補者には優先的に選考案内を送るなど、効率的な採用活動を支援する。
採用業務全体の効率化にも強みがあり、エントリー段階では約30の求人媒体と連携可能。応募者情報は選考のステータスごとに分類できるため、大量の応募者情報も整理しやすい。面接・内定までの一連のフローを管理できるほか、応募者の通過率、面接官ごとの評価傾向などのデータも可視化されるため、採用課題の発見にも役立つ。
(出所:Talentio公式Webサイト)
タレントプール機能も豊富に備えた採用管理システム。多数の求人媒体と連携し、候補者情報の自動取り込みが可能。取り込んだデータは、求人媒体ごとや、「リファラル」「イベント参加者」などの属性ごとにグルーピングできるため、自社の採用方針に応じた管理が行える。また、社員各自で紹介したい候補者の情報を入力できる専用ページも簡単に作成可能。人事担当者が直接関与せずともタレント情報の収集がスムーズに進められる。
採用業務の効率化機能も充実しており、Googleカレンダーとの連携により、面接日程が自動で調整可能。Slackと連携すれば選考に関わる重要なタスクが自動通知されるため、チーム内でのタスク共有や進捗把握もスムーズに行える。選考状況・選考通過率・評価傾向などのデータは自動で集約・可視化されるため、採用課題の特定や効果の低いチャネルの見直しなども行いやすい。
採用可能性のある人材を中長期で確保でき、採用につなげられると期待のタレントプール。しかし、そのためには、候補者との関係を継続して築く仕組みや、アプローチのタイミングを逃さない運用が不可欠。自社の採用体制や目的に合った、専用のタレントプールツールの導入がポイントとなります。
既に採用管理システムを導入しており、応募に至っていない候補者との継続的な接点維持やナーチャリングに課題を感じている場合は、タレントプールに特化したシステムの導入が適しています。
一方で、まだ採用管理システムを利用しておらず、採用業務の非効率さや候補者情報の分散などに課題を感じている企業には、採用管理システムとタレントプール機能が一体となったシステムがおすすめです。タレントの一元管理と日々の採用業務の効率化両方に対応できます。
その上で、自社が採用したい人材の領域(新卒・中途・アルムナイ・リファラルなど)と、システム側が対応できる領域が一致しているかどうかを事前に確認しておくことも重要。あわせて、人材とのコミュニケーション機能やナーチャリング機能の充実度なども比較のポイントになります。本記事を参考に、自社に最適なタレントプールツールを選んでみてください。
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株式会社ビズリーチ
求人作成や選考管理、候補者連絡などの採用業務の一元化や、採用状況の見える化により、効率化と採用力向上を実現する、採用管理クラウドです。可視化・分析にも優れ、企業...
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