グループウェア「Notes」からの移行を検討している企業へ。メール・スケジュール・ワークフローなど、現在Notesで使っている機能やデータに合った移行先の選び方を解説。あわせて移行手順やおすすめの製品も取り上げます。
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Notesとは、スケジュール管理やファイル共有、業務アプリの構築機能などが備わっている法人向けグループウェア「HCL Notes（旧Lotus Notes／IBM Notes）」のことです。
1989年にLotusから発売され、1995年にIBMが買収。その後、Notesとそのサーバー基盤であるDominoを含む事業は、2019年にインドのIT企業・HCL Technologiesに売却されました。
現在もNotes／Dominoは提供されていますが、旧バージョンのサポート終了を機に移行を検討する企業も。実際に、バージョン9.0.x・10.0.xの通常サポートは2024年6月、11.0.xも2025年6月に終了しています。
なお、通常サポート終了後も有償の延長サポートは用意されています。ただし延長サポートは、既知の問題に対する修正プログラムの提供や技術支援が中心で、新たな不具合の修正は対象外です。
サポート面だけでなく、Notesを長年運用するなかで生じる課題もあります。一例として、以下のケースが挙げられます。
独自のNotes DBが多いほど、仕様変更や機能追加の際それぞれに個別の対応が必要となり、改修・保守にかかるコストや工数が増加します。
当初開発を担っていた技術者が異動・退職すると、Notes DBの仕様や設計意図がわからなくなり、改修や保守が難しくなる場合があります。
上記のような課題を抱えている場合は、Notesのバージョンの更新だけでなく、機能やデータをほかのシステムへ移行することも選択肢のひとつです。
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Notesからほかの製品への移行を進める際は、Notes DBの機能やデータの内容を把握したうえで、移行すべき対象を見極めることが重要です。具体的な手順を以下にまとめました。
まず、社内で利用しているNotes DBを洗い出します。洗い出したら、以下のポイントをチェックしましょう。
Notes DBを実際に利用している部門にヒアリングを行い、利用目的や業務に必要な機能を確認します。その際、現場で不便に感じている点や、移行を機に見直したい仕様についても聞き取りましょう。既存の業務フローや運用方法そのものを見直すきっかけにもなります。
棚卸しとヒアリングの結果をもとに、Notes DBを今後どのように扱うのか決めます。たとえば、以下のように仕分けます。
あらかじめ方針を整理しておけば、移行中の不要な作業や、移行後の運用・保守の負担を減らせます。
移行方針が決まったら、各Notes DBに適した移行先を選びます。一例は、以下の通りです。
すべてのデータをひとつの製品に移すのではなく、用途に応じて複数の製品を組み合わせる方法もあります。
移行先が決まったら、Notesで利用している既存の機能をどの程度まで再現するかを決めます。仕様をそのまま再現するのか、移行先の標準機能に合わせて運用を見直すのかによって、開発工数やコストが変わります。
本番移行の前にテストを行い、データの整合性や、承認ルートや権限設定が想定通りに動作するか、外部システムと正常に連携できるかを確認します。
試験移行で課題を確認したら、業務上の重要度やほかのシステムへの影響なども踏まえて優先順位を決め、段階的に本番環境へ移していきます。
その際、Notesと移行先のシステムを一定期間並行で運用すれば、新システムで不具合が生じた場合も旧環境を使用でき、業務停止のリスクを抑えられます。
自社だけで移行を進めるためのリソースが不足している場合は、移行支援サービスを活用する方法もあります。Notesの利用状況の調査やNotes DBの棚卸し、移行計画の策定、業務アプリの再構築などを依頼できます。
以下のような場合は、支援サービスの利用を検討すると良いでしょう。
以下、Notesへの移行を支援するサービスの一例を紹介します。
Notes移行ソリューション（株式会社日立ソリューションズ）
Notes DBで構築した業務アプリをMicrosoft 365やPower Platformへ移行するサービス。Notes DBの調査・分析から、機能の見直し・廃止を含む方針の策定、スケジュールの作成・実行までを一気通貫で支援。Notesを熟知した担当者が、ワークフローや外部システムとの連携などを含む複雑な構成を持つNotes DBの移行にも対応する。移さないNotes DBにおいてはテキストをHTML形式で抽出し、移行後も参照できるようにする。
Notes移行無料アセスメントサービス（FPTジャパンホールディングス株式会社）
Notes DBの利用状況や構成を調査し、移行対象の選定からスケジュールの策定までを支援するアセスメントサービス。無料プラン「ライトアセスメント」を用意しているのが特徴。不要なNotes DBを整理したうえで、移行対象の絞り込みや移行先の提案まで行う。個々のNotes DBの機能や構成を詳しく分析してもらったうえで計画を立てたい場合は、有料プラン「ディテールアセスメント」がおすすめ。
Notesの利用目的に応じて、移行先の候補となる製品を3つのタイプに分類しました。それぞれの特徴を解説します。
メール・スケジュール・掲示板・社内ポータルなど、Notesの情報共有機能を中心に利用している場合に適したタイプ。製品によってはワークフローや業務アプリ作成機能も備えており、移行先をこのタイプにまとめられる場合もあります。
たとえば「desknet's NEO」の場合、移行方法をスケジュールやアドレス帳など一部のデータをCSVで移す簡単な方法や、専用ツールを使って大半のデータを移す方法などを選択可能。移行対象のデータ量や予算、スケジュールに応じて決められます。
「mitoco」の場合、Salesforceで管理する顧客データと連携できます。更に、Salesforceの画面をノーコードでカスタマイズできる「SkyVisualEditor」との接続も可能。レイアウトをNotesに近い画面構成へ調整でき、従来の操作感を保ちながら移行を進められます。
グループウェアの機能や選び方について詳しく知りたい場合は、「グループウェア比較18選｜機能・料金・導入実績など」も参考にしてください。
Notesで各種申請や承認フローを数多く運用している場合に適したタイプ。
たとえば「X-point Cloud」は、1,000種類以上の申請書テンプレートを備えているため、移行時にレイアウトをイチから作成する手間が省けます。
「MAJOR FLOW ワークフロー」の場合、申請書に関連する書類を紐付けて管理できる機能があり、移行後も必要な情報を探しやすいです。
「楽々WorkflowII」には、各種申請・承認にかかった時間を分析できる機能を搭載。Notesから移行・再構築したフローのうちどの工程に時間がかかっているかを把握でき、承認業務の見直しにつなげられます。
ワークフローシステムの選び方や、主要製品について詳しく知りたい場合は「ワークフローシステム比較17選！ランキングとタイプ分けで徹底解説」もご参照ください。
構成が複雑なNotes DBを多数運用している場合に適したタイプ。ノーコード・ローコード開発基盤が備わっているため、Notesで作り込んでいたアプリを再構築しやすいです。
たとえば「SmartDB」では、Notesからの移行前にSmartDB上でプロトタイプを作成可能。既存の業務や機能をどこまで再現できるか検証できます。
「ArielAirOne」の場合、専用のツールにより、Notes DBの画面構成やアクセス権限などの情報をそのまま取り込んで活用できるのが特色。イチから再構築する手間が軽減できます。
ノーコードツールの選び方や、ローコードツールとの違いについて詳しく知りたい場合は「【2026年版】ノーコードツール比較17選！料金相場やタイプ別の選び方」をご覧ください。
Notesからの移行先製品を比較検討する際に、押さえておきたいポイントを解説します。
現在Notesで利用しているデータをどの範囲まで移行できるかを確認しましょう。
たとえば「ArielAirOne」は、テキストデータや添付ファイルだけでなく、文書同士やデータベース同士を結ぶリンクも移行可能。Notesで設定されていた情報のつながりを新しい環境でも維持できます。
すでに運用しているワークフローや承認ルールを移行先で再現できるかも、比較すべきポイントです。
たとえば「楽々WorkflowII」は、条件分岐や合議、多数決承認、グループ全員の承認など、多様な承認フローに対応。
「kickflow」も条件分岐や、複数人に同時に確認を依頼する並列承認に加え、必要な承認者の人数・割合を指定できる機能も備わっています。
基幹システムをはじめ、自社ですでに利用しているシステムと接続できる仕組みが備わっているかも見ておきましょう。
「intra-mart」の場合、同システムをハブとして、SFAやERP、クラウドストレージなどの外部システムと連携できます。たとえば、SFAで管理している顧客情報をもとにintra-martで見積書を作成後、受注情報をERPへ流したり、承認後のデータをストレージに保存したりといった運用が可能です。
「kickflow」の場合、電子契約システム「クラウドサイン」との連携機能を標準搭載。Notesで運用していた申請・承認フローを移行しつつ、その後の契約手続きまで一連の流れでペーパーレス化できます。
移行後、自社で設定変更やアプリの改修を内製化しやすいかもチェックすべきポイントです。
たとえば、desknet's NEO内で利用できる「AppSuite」や、「SmartDB」「kintone」は、ノーコードで業務アプリを作成・改修できます。
移行先を検討する際は、製品の初期費用や月額料金だけでなく、Notes利用状況の調査やデータ移行、業務アプリの再構築などにかかる費用も含めて、総額を見積もることが重要です。
たとえば株式会社テンダの「Microsoft Power Platform／SharePoint」は、NotesからSharePointへデータを移す専用ツールを225万円で提供。データ量によって料金が変わらないため、移行対象が多い場合でも費用を見通しやすいです。
メール・スケジュール・掲示板・社内ポータルなど、Notesの情報共有機能を中心に利用している場合に適した製品を紹介します。
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（出所：サイボウズGaroon公式Webサイト）
8,600社以上の導入実績を持ち、直感的に操作しやすいUIを備えたグループウェア。Notesのスケジュールや掲示板、社内ポータルなどのグループウェア機能を移行できる。
移行後は、複数の機能に保存されたデータや文書を横断検索できるように。Notesのようにデータベースごとに情報を探す手間が省ける。また、ワークフローやファイル管理などの各機能にはユーザー・部署などの単位でアクセス権を設定可能。社内ポータルに表示する情報もユーザーや部署ごとに制御できる。
Garoonの標準機能だけでは置き換えが難しいNotes DBは、kintoneを併用して再構築するのがおすすめだ。両サービスは連携可能で、たとえばkintoneで承認依頼が発生するとGaroonに通知。通知内のURLを開けばkintoneの申請画面へシームレスにアクセスできる。
（出所：desknet's NEO公式Webサイト）
スケジュールや掲示板、文書管理など日常業務に必要な機能を15種類以上備えたグループウェア。クラウド版とパッケージ版の両方を提供。機能が豊富なため従来Notesで運用していた情報共有・管理機能を置き換えやすい。
移行方法は、スケジュールやアドレス帳など一部のデータをCSVで移す簡単な方法や、専用ツールを使って大半のデータを移す方法などを選択可能。移行対象のデータ量や予算、スケジュールに応じて決められる。
スタンダードプランを選べば、desknet's NEO上で動作するノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」も利用できるように。標準機能への置き換えが難しいNotes DBは業務アプリとして再構築可能なほか、データのみを参照用としてAppSuite内に保存もできる。
（出所：mitoco公式Webサイト）
PC・スマホでも利用でき、日々の業務に必要な機能を集約したクラウド型グループウェア。複数人の空き時間を自動で検索できるカレンダーや、投稿を確認していない社員がわかる掲示板など、社内の情報共有を支援する機能が充実。Notesでカレンダーやワークフロー、掲示板などを利用していた場合の置き換え先として活用できる。
また、Salesforceで管理する顧客データと連携可能な点が特色。営業部門に蓄積された情報を社内で横断的に活用する基盤を整えられる。
Salesforceの画面をノーコードでカスタマイズする「SkyVisualEditor」との接続も可能。レイアウトをNotesで使っていた画面構成に近い形で調整でき、従来の操作感を維持しながら移行を進められる。
（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
Notesで活用していたメールや予定表、ファイル共有、チャットなど様々な機能を複数のクラウドサービスに分けて移行できる、マイクロソフトのグループウェア。たとえば、メール・予定表はOutlook／Exchange Online、ファイル・文書共有はSharePoint／OneDrive、チャットはTeamsといった形で振り分けられる。また、Notesで構築していた申請・承認フローはPower Automateで再構築可能。独自の業務アプリはPower Appsで画面や機能を作り、SharePointにデータを保存するといった形で代替できる。
別途提供しているツール「MONTI」を使えば、Notesのメールファイルの総容量や文書の数などを事前に調査でき、移行対象となるデータ量の把握に役立つ。
Notesで各種申請や承認フローを数多く運用している場合に適した製品を紹介します。
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（出所：AgileWorks公式Webサイト）
組織改編や人事異動の多い中堅・大手企業向けのワークフローシステム。新たな組織の構成や人事異動データを事前に登録し、変更後のフォームや承認フローが正しく動くかを検証できる機能を搭載。本番反映前に設定ミスや承認ルートの不具合を確認できる。
外部パートナーによるNotesからの移行支援サービスも用意。Notes DBの利用状況や業務での重要度を整理し、移行対象の選定・優先順位付けを行ったうえで計画を立ててくれる。移行時は、AgileWorksの標準機能を活用した申請・承認フローを再構築。必要に応じて外部システムとの連携や機能拡張にも対応し、単なるシステムの置き換えにとどまらず、自社の状況に合わせた環境の構築まで支援する。
（出所：MAJOR FLOW ワークフロー公式Webサイト）
25年以上にわたってワークフロー製品を提供し、各種申請〜承認作業の効率化を支援するシステム。正式な申請前に関係者へ内容を確認してもらえる「事前確認機能」が特徴。あらかじめ疑問点や懸念事項を解消でき、正式申請後の差し戻しを減らせる。
Notesからの移行にあわせて、紙やExcelで運用していた申請書もまとめて電子化可能。申請書に関連する書類を紐付けて管理できる機能もあり、移行後も必要な情報を探しやすい。外部システムとの連携にも対応しており、他システムのマスタ情報をMAJOR FLOWに取り込んで活用できる。
経費精算や勤怠管理などのシリーズ製品も展開しているため、Notesでこれらの業務を独自に運用している場合、有力な移行先候補として検討できる。
（出所：楽々WorkflowII公式Webサイト）
マウス操作で申請フォームや承認フローを簡単に設計できるワークフローシステム。条件分岐や合議、多数決承認、グループ全員の承認が必要なケースなど、多様な承認フローを構築できる。また、各種申請・承認にかかった時間を分析できる機能を搭載。Notesから移行・再構築したフローのうちどの工程に時間がかかっているかを把握でき、承認業務の見直しにつなげられる。
Notesで作り込んだ業務アプリなど、楽々WorkflowIIでは置き換えにくい機能は、ローコード開発基盤「楽々Framework3」を活用するのがおすすめ。画面構成や画面遷移の順番、入力項目などはGUIで直感的に作成。GUI操作だけでは実現できない複雑なロジックを実装したい場合は、JavaScriptやHTMLなどの言語を使うことも可能だ。
（出所：X-point Cloud公式Webサイト）
紙やExcelのレイアウトに近い形で各種申請を電子化できるワークフローシステム。1,000種類以上の申請書テンプレートを備えているため、レイアウトをイチから作成する手間が省ける。また、申請フォームや承認ルートはGUIで設定できるため、ワークフローを内製しやすいのも特徴。従来比で開発効率が2〜3倍に向上した導入事例もある。
Notesから移行の際、本番適用前に設定した承認ルートが正しく動作するかを確認できる機能も実装。設定の不備によって申請が途中で止まってしまうリスクを抑えられる。
そのほか、基幹システムなどの外部システムとも連携可能。外部システムのデータを使って申請書を作成したり、承認済みの申請内容をほかのシステムにわたしたりできる。
（出所：kickflow公式Webサイト）
シンプルなUI/UXを備えながら、複雑な組織構成に合わせた承認ルールの設定にも対応するワークフローシステム。申請・承認・差し戻しの際にコメントを添えてやり取りすることが可能。条件分岐や複数人による承認、代理承認など多様なルールに対応しており、Notesで作り込んでいた承認フローも再現しやすい。組織図のバージョン管理・予約適用機能を備えているのもポイント。発令日に合わせて承認ルートを自動で切り替えられ、Notes運用時よりも組織変更に伴うメンテナンス負担を抑えられる。
そのほか、電子契約システム「クラウドサイン」との連携機能を標準搭載。Notesで運用していた申請・承認フローを移行しつつ、その後の契約手続きまで一連の流れでペーパーレス化できる。
ノーコード・ローコード開発基盤が備わっており、Notes DBを再構築しやすい製品を紹介します。
（出所：SmartDB公式Webサイト）
申請・承認ワークフローや、案件管理・文書管理などの業務アプリをノーコードで構築できるプラットフォーム。データの閲覧・編集権限を文書単位・入力項目単位で細かく設定できる機能を搭載。ユーザーや部署ごとに閲覧範囲を制御できるため、機密情報を多く扱う企業にも適している。
移行の際はSmartDB上でプロトタイプを作成することで、既存の業務や機能をどこまで再現できるか事前に検証可能だ。
アプリは専門的なスキルがなくても作成・改修しやすいため、Notesの開発・保守が特定の担当者に依存していた場合の属人化解消にも役立つ。3,000超のNotes DBを棚卸しつつ移行した事例や、277万件を超える文書を移行した事例など、大規模案件の実績が豊富。
（出所：ArielAirOne公式Webサイト）
Notes DBの設計情報を活かしつつ、申請・通知・文書管理などの業務を新たな環境へ移行できるプラットフォーム。専用のツールにより、Notes DBの画面構成やアクセス権限などの情報をそのまま取り込んで活用できるのが特色。テキストデータや添付ファイルだけでなく、文書同士やデータベース同士を結ぶリンクも移行可能。Notes上で設定されていた情報のつながりを移行後も引き継げる。スクリプトで作り込まれたものは、アプリ開発ツールで再構築できる。
ArielAirOne自体もカレンダー、ファイル管理、ワークフロー、顧客管理などの機能を標準で備えており、Notesで担っていた複数の業務をひとつの基盤に集約可能だ。
そのほか、Microsoft Teams、Outlook、Slack、Google Calendarなどの外部システムとも連携できる。
（出所：intra-mart公式Webサイト）
Notes内のデータや社内に分散する様々な業務システムを共通基盤に集約できるプラットフォーム。ローコードの開発基盤を採用しており、移行後に業務の運用ルールが変わった場合でも、画面やロジックを柔軟に改修できる。また、複数の承認者による合議や、関係者に内容を確認してもらう回覧など、日本の商習慣に合ったワークフローに対応。Notesでこうしたフローを運用していた場合、従来の流れに近い形で移行ができる。
intra-martをハブとして、SFAやERP、クラウドストレージなどの外部システムとの連携も実現。たとえば、SFAで管理している顧客情報をもとにintra-martで見積書を作成後、受注情報をERPへ流したり、承認後のデータをストレージに保存したりといった運用ができる。
（出所：kintone公式Webサイト）
プログラミングの知識がなくても、Notesで運用していた業務アプリをノーコードで再構築できるクラウドサービス。必要な機能をドラッグ&ドロップで配置しながら直感的に作成できる。
移行時は、膨大なNotes DBから同じ用途・目的のものを整理して、「ワークフロー」「契約書管理」などカテゴリごとにテンプレート化すると効率的。基本的にはテンプレートを活用しつつ、必要に応じてプラグインを追加することで、各現場の運用に合わせたアプリを構築できる。
これまでExcelで管理していたデータも、kintone上にアップロードすることでアプリ化可能。Notesへの移行を機に、複数のファイルやツールに分散していた情報を一元管理したい場合にも役立つ。
（出所：Microsoft Power Platform／SharePoint公式Webサイト）
Notes DBの機能やデータをMicrosoft 365の各種サービスを組み合わせて移行するソリューション。掲示板や文書ライブラリなど、比較的シンプルなNotes DBはSharePoint上に作り直し、Notesに保存されたデータは専用ツールで移行。
一方、SharePointの標準機能だけでは再現が難しいNotes DBは、Power Appsを活用して再構築する。移行前にはNotes DBを調査し、Power Appsによる業務改善効果がどの程度見込めるかを見極めたうえでプロトタイプを作成。検証結果はレポートとして提示され、既存機能の再現性などを事前に把握できる。
Notesと移行先製品の両方に精通したスタッフが、環境構築の支援や手順のレクチャーなどを行うため、社内に十分なノウハウがない場合でも安心だ。
かつて、法人向けグループウェアとして広く利用されていたNotes。旧バージョンのサポート終了や、長期利用に伴うメンテナンスコストの増加などを背景に、ほかのシステムへの移行を検討する企業が増えています。
移行先を選ぶ際は、Notesのデータをどの範囲まで引き継げるかに加え、移行後の運用・改修のしやすさ、かかる費用などを確認することが大切です。また、Notesのすべてのデータをひとつの製品に移すのではなく、移行用途や機能に応じて複数の製品を組み合わせ、自社に合った環境を整えていくと良いでしょう。
本記事では、Notesの利用目的ごとに、移行先の候補となる製品を3つのタイプに分けて紹介しました。
（1）グループウェアを中心に移行
（2）ワークフローを中心に移行
（3）Notes DB・業務アプリを再構築
ぜひ参考にしながら、Notesの利用状況や移行方針に合った製品を選んでみてください。
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