最終更新日:2024-03-29
社内会議や取引先との日程調整、施設予約といった日々のスケジュール管理や、社内のスケジュール共有などを効率化・円滑化したい方へ。ビジネスにおける生産性の向上に役立つ、法人向けのスケジュール管理ツールのタイプやおすすめをご紹介します。
スケジュール管理ツールとは、カレンダーアプリなどを用いて日々の予定やタスクを整理し、管理できるツールのことです。
スケジュール管理に、わざわざ専用ツールが必要？と思われた方もいらっしゃるでしょう。確かに無料・フリーのツールも提供されており、またグループウェアの多くにスケジュール管理機能が付属されています。しかし、それらはあくまで標準機能にとどまり、以下のようなビジネスシーンでは課題が残ります。
法人向けのスケジュール管理に特化したツールなら、以下のようなことが可能です（ツールによって差異あり）。
| 関係スケジュールもまとめて可視化 | デバイスを問わずに、メンバー全員の予定や空きスケジュール可視化。プロジェクトの進捗管理も可能 |
|---|---|
| 日程調整の自動化・効率化 | 取引先に日程調整のためのURLを送り、空いているところを選んでもらうだけ（ツールを利用していなくてもOK）。3社間も可能 |
| 関連業務も効率化 | 「場所」「同席者」「使用施設（会議室など）」「ファイル添付」など会議に必要な情報もまとめて登録して一元管理 |
| スケジュールの自動反映 | 決まった日程は自動で、リアルタイムで個々のカレンダーに反映。転記は不要 |
今回は自社に合ったスケジュール管理ツールのタイプ・選び方などを、おすすめのツールを交えながらご紹介します。
法人向けスケジュール管理ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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こちらでは導入目的、使い方に合わせて3つのタイプ別にツールをご紹介します。
社内だけでなく取引先との日程調整を効率化したい場合には、日程調整に特化したタイプがおすすめです。たとえば、「クロジカスケジュール管理」はカレンダーのリンクを送り、先方に予定を選んでもらうだけで日程調整が完了するため、日程調整のためにメールを何往復もするような無駄なやりとりがなくなります。
そのほか、「Spir」のように、日程調整の設定時にZoom、Google Meet、Microsoft TeamsからWeb会議ツールを選択するだけで、自動的にWeb会議のURLが発行されるものを利用すれば、リモート会議の開催もスムーズになります。
対面での会議が多い場合には、「Colorkrew Biz」や「Workstyle OS」のように会議室の空き状況確認や設備予約をメンバーの予定調整と同時にできるタイプがいいでしょう。日程調整に強みのあるタイプでは予定の重複をアラートしてくれるものが多いので、ダブルブッキングも回避できるようになります。
スケジュール管理にとどまらず、組織の生産性向上のためのコミュニケーション基盤を構築したい場合には、グループウェアタイプがおすすめです。Web会議、ファイル共有、ワークフローなど多彩な機能を備えており、スケジュール管理についても個々のスケジュールを管理・閲覧できるだけでなく、メンバーや会議室の空き状況が確認できます。
たとえば、文書作成や表計算アプリなども使える「Google Workspace」や「Microsoft 365」をはじめ、打ち合わせの議事録や不在時の電話メモなど、あらゆる情報共有に対応する「サイボウズ Office」や「サイボウズGaroon」、チャットやWeb会議で使用できる自動翻訳機能でグローバルなコミュニケーションが可能な「Lark」など、多機能なものがそろいます。
「NI Collabo 360」は、同社が提供しているSFAツールを導入すれば、SFAに記載したスケジュールやToDoメモを連携できます。
プロジェクト単位で業務を進めている中で、納期に向けてタスクを書き出しながら工程管理をしたい場合におすすめなのがこちらのタイプです。進行状況を可視化して共有できるので、開発やデザイン、マーケティングなど複数部署や社外担当者を交えてプロジェクトを進行している場合に有効です。
「backlog」では、プロジェクトの段階別に課題を登録するだけで、作業内容、担当者、期日などの項目の横にガントチャート（＝作業スケジュールを示した棒グラフ）が自動生成される機能があります。「Lychee Redmine」は、ガントチャート上でガントバーと工数が連動して見えるため、ガントバーをスライドするだけで、負荷のないスケジューリングが可能です。
また、「Asana」のようにチームの共有カレンダー機能を利用して進行管理するものもあり、プロジェクトの詳細を目的に合った形式（カレンダー、タイムライン、ボード、リスト）で表示できる点が特徴です。
社内だけでなく社外関係者との日程調整にも強みを持つ、スケジュール管理ツールをご紹介します。
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（出所：クロジカスケジュール管理公式Webサイト）
1,800社以上が利用するスケジュール管理ツール。シンプルで分かりやすく、直感的に操作できるUIが魅力。社内外の日程調整は、カレンダーのURLを送り相手に候補日を選んでもらうだけで完了。チームメンバーや会議室の予定をひとつの画面で確認でき、同じ時間帯に別の予定を登録しようとするとアラートが表示されるためダブルブッキングを未然に防げる。
スケジュール共有や日程調整、チャットなど最低限の機能が使える無料のフリープランのほか、設備予約や掲示板、ワークフロー、充実のセキュリティなどを備えたプランも用意。必要に応じてプランを変更することで機能を追加できるので、やりたいことが増えても、チーム規模が大きくなっても、ずっと利用できる。
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（出所：Colorkrew Biz公式Webサイト）
QRコードと専用アプリによって、オフィスの様々な雑務を効率化するビジネスコンシェルジュツール。
Office 365のOutlookと連携するだけで、スケジュール調整や会議室予約を効率化。「いつ」「誰と」「何分くらい」などの項目を選択していくだけで、人と会議室の空き状況を自動抽出し、最適な時間がレコメンドされる。アポ調整は同システム上から参加者にメール送信し、Web上で投票してもらうだけでOK。
そのほか、座席や会議室用のQRコードを読み取るだけで、チームメンバーの出社や現在の状況（連絡可能や離席中など）を簡単に可視化する機能や、誰がどの席や会議室を押さえているがわかる予約情報の確認機能なども備える。
スケジュール管理以外の機能も充実しており、データと宛先を指定するだけで郵便物を送付できる郵便機能や、コーヒー代などをキャッシュレス払いできる社内決済機能なども。PC、スマホ、タブレットに対応する。
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（出所：Acall公式Webサイト）
会議室予約のほか、座席管理、受付対応の機能も併せ持つシステム。導入実績は7,000社以上。PCやスマホから簡単操作で会議室の予約が可能。外出中の隙間時間に予約はもちろん、すぐに会議室を利用したい場合は、会議室に設置されているiPadの専用アプリからその場で予約もできる。入退室履歴は自動管理され、誰でもリアルタイムに利用状況を把握できるため、「会議が早く終わったのに使用中のまま」といった「カラ予約」問題も解消できる。
GoogleカレンダーやOutlook予定表との連携により、Acallで作成した会議室予約と利用状況が反映され、スケジュール調整がスムーズに。会議室予約とゲストへのアポイント調整メールの送信を同時に行うこともできる。
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（出所：rakumoカレンダー公式Webサイト）
Googleカレンダーを日本企業向けにリデザインし、見やすさ・使いやすさを追求したスケジュール管理ツール。
社員全体のスケジュールを、Google カレンダーではできない階層型組織で可視化。複数人でも見やすく、「グループ（部署）」「設備」の単位でスケジュールを個別に確認でき、組織の規模を問わず利用しやすい。また「カスタムグループ機能」でプロジェクト単位の予定調整が簡単にでき、「空き時間を探す」機能を使えば、複数人の空き時間もワンクリックで把握できる。
カレンダーに予定を登録すると自動または任意でビデオ会議のリンクを生成できるといったテレワークに嬉しい機能や、同社の「rakumoケイヒ」との連携で、電車の移動時間を考慮した予定調整や交通費が自動計算される便利な機能も。PCのほかスマホ・タブレットに対応。
（出所：Spir公式Webサイト）
利用者数21万人超。日程調整の効率化にとどまらず、日程調整数･売上を伸ばすことで事業成長を促すツール。GoogleカレンダーやOutlookと連携し、複数アカウントの予定管理や日程調整をひとつのカレンダー上で行えるのがメリット。
メンバーの空き時間から自動抽出された候補日を調整相手に繰り返し送る「空き時間URL」機能により、チーム全員での最短の候補日を提示できるようになり、素早いアプローチが実現。商談化率、面談数などが改善され、売上&採用数の向上が見込める。
相手が候補日から選択すると日程調整が完了しカレンダーへの反映も自動で行われるので、多数の日程調整を必要とする場合に有効。また、予定登録時にZoomやGoogle Meetのリンクを自動発行するなど、テレワーク時にも活躍する機能がそろう。3名までなら、すべての機能を無料で利用可能。
カレンダー機能に加え、コミュニケーションツールやファイル共有などチームでの業務を円滑にする複数の機能を備えた、グループウェアタイプのツールをご紹介します。
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（出所：サイボウズ Office公式Webサイト）
累計導入数70,000社超を誇る、中小企業向けグループウェア。カレンダー上で、会議に参加するメンバーや設備の空きを見ながら予定を登録できるほか、参加者と設備、日付候補から、予定の合う日程を自動検索できる機能も備え、容易にスケジュール調整ができるのが特徴。更に、登録した予定に会議資料を添付したり、アドレス帳と連携させて訪問先の会社情報や経路・運賃などを予定に表示したりと事前準備機能も充実している。
そのほか、自分に関する情報（その日の予定や自分宛の連絡・申請など）をまとめて確認できる「トップページ」に加え、ファイルや報告書の管理・共有機能、アドレス帳、電話メモ、ToDoリスト、タイムカードなど、様々な業務効率化のための機能を備える。プレミアムコースでは必要に応じてアプリ作成やカスタマイズも可能。PCのほか、タブレットやスマホにも対応する。
（出所：Google Workspace公式Webサイト）
GmailやGoogleカレンダー、Google Meet、Googleドライブなど、Googleが提供する様々なアプリで構成されたグループウェア。アプリ間の強力な連携が強みで、たとえば、スケジュール管理ではカレンダーから日付を選びGmailで招待状を送信したり、カレンダーの予定からGoogle Meetに直接参加したりと、カレンダー上の操作で様々なアクションを完結できる。
また、カレンダー共有機能を使えば、メンバー全員のカレンダーを1つの画面に表示でき、更に会議室などの共有施設の空き状況も確認できるので予定の調整もスムーズ。設定すればWeb上でカレンダーの公開もできる。PC、タブレット、スマホからアクセスでき、スマホなどの内蔵カレンダーとの同期も簡単。
ドメイン登録代行、メール誤送信防止など、豊富なオプションを一元的に提供できるのはNTTコミュニケーションズだからこそ。導入から運用まで、同社がワンストップでサポートを行う。
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（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
マイクロソフトが提供するOffice製品のサブスクリプションサービス。Microsoft Teamsをはじめとしたコミュニケーション機能やファイルストレージの共有など、グループウェアとしての幅広い機能を搭載。メールや予定表、タスク、連絡先をまとめて管理できるOutlookや、法人メールと予定表の機能を備えたExchange（一般法人向け）など、スケジュール管理をスマートにするアプリがそろう。
また、月額料金内でWordやExcel、PowerPointといったOfficeアプリのWeb版も利用でき、スタンダード以上のプランならデスクトップ版も利用可能なので、Office製品を使用している場合はコスト削減も期待できる。
（出所：NI Collabo 360公式Webサイト）
スケジュール管理、文書共有管理、ワークフローをはじめ、36もの豊富な機能を利用できるグループウェア。多機能ながらも1IDあたり月額360円の低価格が魅力。
スケジュール管理機能としては、自分自身のスケジュールはもちろん、他ユーザーのスケジュールも簡単に登録・変更できたり、会議室・プロジェクターなど社内設備・備品も同時に予約登録したりが可能。予約登録の際、同日程ですでに登録済みの予定があれば、重複スケジュールとして表示され、同時に空き時間候補が提示されるので、日程変更もスムーズ。
また、同社が提供しているSFAツールを導入すれば、SFAに連携したスケジュールやToDoメモをスケジューラーに表示可能。タイムゾーンにも対応し、海外のメンバーとも、現地時間で予定を確認・調整できる。また、AI秘書が登録したスケジュールを知らせてくれるオプションも。Googleカレンダーとの連携も可能。
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（出所：Lark公式Webサイト）
チャットを起点に、メール、カレンダー、ビデオ会議、ドキュメント、ワークフロー、バックオフィス機能など、現場に必要なツールをシームレスに使えるスーパーアプリ。
カレンダー機能はスケジューリングに優れており、たとえば、メンバーのスケジュールを一括表示させて共通の空き時間を確認し、そのまま空いている会議室をワンクリックで予約可能。また、リンクやQRコードなどを活用して、Larkを使っていないメンバーへも共有できるので、社内外を問わず会議のスケジューリングを簡単に行える。
更に、普段GoogleカレンダーやExchange カレンダーを利用している場合は、Larkのカレンダーと連携・同期すればそのまま利用できるので、ツールを乗り換える手間なく導入できるのもポイント。
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（出所：サイボウズGaroon公式Webサイト）
中堅・大企業を中心に7,000社 320万人の導入実績を持つサイボウズのグループウェア。Web会議やチャット、kintone、Microsoft 365など、様々な製品・サービスと連携することで、複数のシステムをシームレスに利用できるのが強み。社内へのお知らせや通知、他システムへの入口を集約したGaroonのTOP画面は、ドラッグ&ドロップによる設定とテンプレート機能で簡単に構築できる。
更に、大企業での使いやすさを考慮した管理機能も充実。アプリケーションのアクセス権や閲覧・編集権限をユーザー単位や組織単位などで細かく設定できるので、複雑な組織構造にも対応できる。UIも直感的で使いやすいため、導入・運用に手間がかからないのも魅力。
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ガントチャートや共有カレンダーでチーム全体のスケジュールを管理する、プロジェクト管理ツール・タスク管理ツールともいわれるタイプのツールをご紹介します。
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（出所：Lychee Redmine公式Webサイト）
直感的でストレスフリーな操作性が特徴の国内企業向けのプロジェクト管理ツール。ガントチャートやカンバン、バックログに加えて、プレミアムプラン以上では、リソースマネジメント、タイムマネジメント、EVM、CCPMなど、プロジェクト管理を多角的にサポートする機能を豊富な備え、チームのタスク管理から大規模なプロジェクト管理まで幅広く対応する。
スケジュールの全体像はガントチャートで把握。複雑な画面遷移なしで先行・後続の作業を紐づけられるので、作業同士の関連性が見やすく、チームでの連携がスムーズに。ガントバーと工数を連動させて表示でき、ガントバーをスライドするだけで、負荷を調整したスケジューリングができる。また、作業の開始日を指定すれば、負荷状況とプロジェクト計画時の工数をもとに自動でスケジューリングしてくれる機能も。
※無料プランあり
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（出所：Backlog公式Webサイト）
開発、デザイン、マーケティング、セールスなど複数の部署や取引先が関わるプロジェクト進行を、ガントチャートを用いて円滑に管理できるツール。
プロジェクトと作業を紐づけてタイムライン表示し、メンバーの担当作業や進捗状況が可視化されることで、納期もれやタスクもれを回避。必要に応じた計画変更や調整も容易に。また、プロジェクトごとに社内外の担当者とコメントし合える機能もあり、閲覧を許可されたメンバー全員がやり取りを確認できるため連絡もれやミスも防げる。
議事録や作業マニュアルなどチームメンバー向けの情報を管理できるWiki機能やファイル共有機能など、作業効率化のための機能も充実。そのほか、バグ管理機能、バージョン管理システムなど開発向けの機能も有する。
（出所：Asana公式Webサイト）
プロジェクトとタスクの進捗をリアルタイムにモニタリングし、一元管理できるワークマネジメントツール。プロジェクトごとにボードを作成し、付箋のように貼り付けた各タスクを調整・整理することでプロジェクトの進行を視覚的に管理。タスクと期限の関係はタイムラインやカレンダービューで、プロジェクトの達成度やメンバーの仕事量はグラフで瞬時に確認できるため、潜在リスクを早期発見・対処できる。
GoogleカレンダーやOutlook、Microsoft Teamsなど200以上のアプリと連携が可能。最大15人のタスクや個人的なToDoを管理できる無料のベーシックプランも。Starterプラン以上では、新たにAI機能が追加されており、プロジェクトの効率性や透明性の更なる向上が期待できる。
法人向けスケジュール管理ツールは、ビジネスシーンで課題となる、複数メンバーのスケジュール管理や社外を含めた関係者との日程調整、会議に合わせた関連業務（使用施設、ファイル添付など）などをスムーズに自動化・効率化できるメリットがあり、ビジネスにおける生産性の向上に寄与します。
法人向けスケジュール管理ツールは、以下の3タイプに分けられます。
現状のスケジュール管理における課題や効率化したい業務を洗い出し、目的に合ったツールを選ぶことがスムーズなスケジュール運用の近道です。
ご紹介した中には無料で試せるツールも豊富にそろっているので、スケジュール管理ツールの使い勝手や導入効果を体験してみるのもおすすめです。
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