グループウェアを自社サーバーなどのオンプレミス環境で運用したい、ライセンス費用を抑えながら導入したい企業のシステム構築担当者へ。オープンソース（OSS）グループウェアでできることや、導入のメリットとともにおすすめのシステムを紹介します。
OSSグループウェアとは、ソースコードが公開されているオープンソース型のグループウェアです。
導入・保守には一定の技術力が求められる分、自社の業務体制に合わせて機能の開発や運用方法の調整がしやすいのが特徴です。メール・チャット・ファイル共有など多様な機能を備えており、社内での情報共有や共同作業の効率化に役立ちます。
なお、OSS型に限らず、クラウド型など幅広いグループウェアを比較したい場合は「グループウェアおすすめ18選｜比較表・サービス資料付き」の記事をご覧ください。
OSSグループウェアの代表的な機能を紹介します。
オープンソースを活用することで、自社の業務に合わせた機能の開発やカスタマイズが柔軟に行えます。製品によっては、独自の機能の開発を支援する仕組みも用意されています。
たとえば「GroupOffice」には、独自の管理機能を作るための「Studioモジュール」が備わっています。一例として、備品管理機能を作りたい場合、モジュールに管理番号、利用者、貸与・返却日などの項目を登録すれば、社内の備品を台帳代わりに管理する仕組みを構築できます。
OSSグループウェアをオンプレミス環境や、製品によっては自社専用のクラウド環境に構築できます。「Twake Workplace」がその一例で、外部ベンダーが提供するクラウド環境に依存せず、データを自社の管理下に置きたい企業に適しています。
自社で利用している既存のシステムとOSSグループウェアを連携できます。
「Nextcloud Groupware」は、Microsoft製品との連携に対応（有料版のみ）。たとえばTeams上からNextcloud内のファイルやフォルダをピックアップし、チャット画面に共有できます。Microsoft 365のカレンダーや連絡先の同期も可能で、既存の環境を活かした運用が実現します。
ファイルの閲覧・編集・共有範囲をユーザーごと、グループごとに設定できます。
たとえば「ONLYOFFICE Workspace」では、文書共有時に「編集可」「コメント可」「閲覧のみ」などの条件を指定できるほか、ダウンロード・印刷・コピーを制限して、コンテンツの拡散を防ぐこともできます。更に、ファイルを共有リンクで送る際にはパスワードや有効期限を設定でき、外部ユーザーにも安全に共有可能です。
OSSグループウェアの中には、セキュリティ体制を自社のポリシーに合わせて設計できる製品があります。
たとえば「Zimbra Collaboration」は、ログイン時の2要素認証を全ユーザーまたは特定のグループに適用できます。また、従業員のID・パスワードを管理する認証基盤「LDAP」や「Microsoft Active Directory」との連携にも対応しており、既存の環境を引き継ぎながらセキュリティを強化できます。
メール・チャット・ファイル共有・スケジュール管理などの基本的な機能。製品によっては、文書の共同編集やプロジェクト管理、ワークフローの設計にも対応しており、社内連絡や作業の効率化に役立ちます。
OSSタイプのグループウェアを利用するメリットを紹介します。
OSSタイプのグループウェアは、社内サーバーなどのオンプレミス環境に構築でき、データを自社の管理下に置けるのが特徴です。
クラウド型グループウェアでは、データの保存場所や運用環境がサービス提供側の管理下に置かれるケースが一般的です。仮にサービス側で障害やインシデントが発生した場合、自社だけでは影響の確認や復旧対応を進めるのが難しいのが現状です。
外部サービスへの依存を抑えてセキュリティリスクを低減したい、自社のセキュリティ方針に沿って運用したい企業にとっては有力な選択肢です。
オープンソースの利点を活かし、ソースコードを改修して自社に必要な機能や画面をカスタマイズできる点がメリットです。
クラウド型グループウェアでは、提供側が用意した標準機能や画面をベースに運用するのが基本です。したがって、複雑な条件を加味したワークフローの設計や、独自の機能追加には対応できない、あるいは追加のカスタマイズ費用がかかるケースがあります。
その点OSS型であれば、提供側の標準仕様に縛られず、自社にフィットした形で運用できます。
OSS型のグループウェアの中には、既存のシステムと連携できるタイプもあります。すでに利用しているメールソフトやカレンダー、ファイル管理ツールをすべて置き換えるのではなく、既存の環境を活かしながら導入できるのが利点です。
一例として、OSSグループウェア上のメールや予定、連絡先などの情報をOutlookなどのメールソフトに同期可能な製品があります。
グループウェアは、基本的に全従業員で利用するのが前提のツールです。クラウド型の場合、ユーザー数に応じて月額料金が加算されるケースが多い一方、OSS型であればユーザー数に応じた費用がかかりません。
従業員数が多い企業や長期利用を前提とする企業の場合、サーバー費用や保守・運用コストを含めても、トータルコストの抑制につながります。
OSSグループウェアを導入するにあたって注意すべき点をまとめました。
OSSグループウェアは、製品やエディションによって利用できる機能に差があります。一例として、無料版では操作ログを残せない、大人数での利用が推奨されていないといった場合があります。
導入後に「必要な機能が使えなかった」とならないよう、無料版・有料版ごとの機能の差や条件を確認しておきましょう。
既存のメールソフト、カレンダーや認証環境と連携できるOSSグループウェアのうち、連携方法や同期範囲は製品によって異なります。導入前に、自社環境との相性を確認しておきましょう。
また、既存環境との連携に時間がかかると、移行期間中に発生したデータを見落としてしまう可能性があります。事前に必要な作業を洗い出し、余裕を持った移行計画を立てましょう。
Word・Excel・PowerPointなどのOfficeファイルをOSSグループウェアで共同編集したい場合は、互換性をチェックしておきましょう。特に複雑なレイアウトやマクロ、コメントを多用したファイルは、表示崩れが起こってしまう可能性があるからです。
導入前の検証環境でファイルを開き、レイアウトや数式、コメントなどが問題なく反映されているか見ておくと安心です。
自社環境で、文書を共同編集する場合やWeb会議を行う時は、サーバー負荷に注意が必要です。複数人が同時に編集・通話するため、利用者数が増えるほど負荷も大きくなります。
製品によっては、アクティブユーザー数に応じた推奨スペックが公開されているため、導入前の確認がおすすめです。
OSSグループウェアでは、機能の追加や外部システムとの連携が柔軟にできる一方、機能を拡張しすぎると仕様が複雑になり、利用者が戸惑う可能性もあります。特に全従業員で利用する場合は、ユーザー目線での使いやすさも念頭にカスタマイズしましょう。
OSSグループウェアは、重視する機能や運用目的によって4つのタイプに分類されます。それぞれの特徴と、具体的な製品を紹介します。
日本語UIに対応しており、メール・スケジュール・ファイル共有などの基本機能のほか、国内企業でよく使われる機能が幅広く網羅されたタイプ。
たとえば「GroupSession」には、社内申請を電子化するワークフロー機能を搭載。代理人設定や並行承認、後閲といった条件も踏まえたフローを設計できます。更にはAPI連携により、申請の承認が降りたらSlackやDiscordに通知が行くよう設定も可能です。
「SHIRASAGI」は、会議室などの共有施設に加え、ホワイトボードなどの備品の予約管理も一元化できる機能を搭載しています。
メールやカレンダー、アドレス帳などの機能を中心に利用できるタイプ。外部システムとの連携機能も充実しています。
たとえば「Zimbra Collaboration」の場合、Outlook Connectorを使えば、OutlookとZimbra間でメール・フォルダ・カレンダーなどのデータをリアルタイムに同期。既存のOutlook環境を活かせます。一方、グループウェア自体はオンプレミスか社内専用のクラウド環境に構築できるため、データを自社の管理下に置きたい企業に適しています。
「SOGo」では、メールの送受信に使うIMAP・SMTP、カレンダーを同期するCalDAV、アドレス帳を同期するCardDAVといった汎用的なプロトコルを活用できるのが特徴です。SOGo上のメールや予定、連絡先をOutlook・Thunderbird・Apple Calendarなど普段使っているソフトで確認できます。
メール、カレンダー、チャット機能にとどまらず、ファイル共有や文書の共同編集機能も充実したタイプ。日々の業務をひとつのワークスペース上に集約したい場合に向いています。
たとえば「Nextcloud Groupware」では、ファイルを保存する各フォルダにメモや運用ルールなどを表示できる「リッチワークスペース」を備えています。フォルダの用途や管理ルールを共有でき、チーム内での認識合わせに役立ちます。
「ONLYOFFICE Workspace」の場合、文書を外部サービスと接続可能です。一例として、電子署名サービス「DocuSign」と連携すれば、文書の電子署名依頼や回収がワークスペース上で完結します。
「Twake Workplace」でファイルを検索する際は、ファイル名に加えて内容や送信者も検索対象にでき、必要な資料を見つけやすいです。
グループウェア機能に加えて、顧客管理やプロジェクト管理もカバーした場合におすすめのタイプ。
たとえば「EGroupware」のプロジェクト管理機能では、ひとつのプロジェクトを複数の工程やタスクに分けて管理できます。
「GroupOffice」の場合、システムに登録した顧客からの問い合わせ管理にも対応。Webサイトやメールで受け付けた問い合わせをサポートチケットとして登録し、チームで状況を把握できる体制を作れます。
OSSグループウェアの導入検討時に比較すべき項目を一覧でまとめました。サービスを選ぶ際の参考にしてください。
| サービス名 | タイプ | 独自の強み | 日本語UI | 公式クラウド版 | モバイル対応 | 通知機能 | SSO/認証連携 | Office共同編集 | メール/カレンダー連携 | 有償サポート |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GroupSession | 国内業務に合わせやすい総合型 | ワークフロー・施設予約・在籍管理など国内業務向け | ○ | ○ | ○ | ○ | △ | × | △ | ○ |
| SHIRASAGI | 官公庁や教育機関での導入実績豊富 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | × | ○ | ○ | |
| Zimbra Collaboration | メール・カレンダー中心の連携型 | Outlookの代替候補として使いやすい | ○ | - | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| SOGo | CalDAV/CardDAVなど標準プロトコルに強い | △ | × | ○ | ○ | ○ | × | ○ | ○ | |
| Nextcloud Groupware | ファイル共有・ワークスペース型 | 各フォルダにメモや運用ルールを表示できる | ○ | × | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| ONLYOFFICE Workspace | ファイルへのアクセス権限を細かく指定できる | ○ | × | ○ | ○ | △ | ○ | ○ | ○ | |
| Twake Workplace | チャットメッセージの暗号化 | - | ○ | ○ | ○ | ○ | △ | - | - | |
| EGroupware | CRM・プロジェクト管理統合型 | プロジェクトの細分化・ガントチャート機能を搭載 | - | ○ | ○ | ○ | △ | △ | ○ | ○ |
| GroupOffice | 自社独自の管理機能を構築 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
○：標準機能または公式機能
△：対応可能だが、エディション・プラグイン等の確認が必要
×：機能なし
-：不明
日本語UIに対応しており、国内企業でよく使われる機能が幅広く網羅されたOSSグループウェアを紹介します。
（出所：GroupSession公式Webサイト）
スケジュール・ファイル共有などの基本機能のほか、施設予約・在席管理など幅広い機能を備えた国内向けオープンソースグループウェア。
トップ画面に並ぶ各機能のアイコンは、ドラッグ&ドロップで表示位置を変更可能。よく使う機能を見やすい場所に配置できる。また、スケジュールと会議室などの施設の空き状況を同じ画面で確認でき、予定の登録と施設の予約を同時に進められるのが嬉しい。
社内メンバーの在籍管理機能が備わっているのも特徴で、不在・離席の状況に加えて使用中の会議室も把握できる。社内申請を電子化するワークフロー機能では、代理人設定や並行承認、後閲にも対応し、申請内容に合わせた承認ルートを設計。更にはAPI連携により、申請の承認が降りたらSlackやDiscordに通知が行くよう設定もできる。
無料版で快適に利用できる目安は300ユーザーまでとされており、それを超える場合は有料版の利用を検討したい。
（出所：SHIRASAGI公式Webサイト）
日本語UIで使いやすく、ワークフローや設備予約など日々の業務に必要な機能を備えたオープンソースのグループウェア。
ワークフロー機能によって、稟議や経理の申請・承認作業の電子化が実現。PCやスマホ、タブレット上で申請・承認を進められるため、紙やメールで行っていた社内手続きの効率化に役立つ。なお、各種申請書類や関連資料は共有ファイル機能で管理でき、グループやユーザーごとに閲覧・編集権限を設定可能だ。
設備予約機能では、会議室などの共有施設に加え、ホワイトボードなどの備品の予約管理にも対応。個人のスケジュール登録機能とあわせて使うことで、会議の予定と設備の予約状況をまとめて管理できる。
そのほか、メッセージ機能や掲示板機能も備えており、部署内の連絡や全社向けのお知らせをスムーズに共有しやすい。
官公庁や教育機関、民間企業での導入実績豊富。
メールやカレンダー機能を中心に、外部システムとの連携機能も可能なOSSグループウェアを紹介します。
（出所：Zimbra Collaboration公式Webサイト）
メール・カレンダー・アドレス帳などを備えたブラウザベースのオープンソースグループウェア。Outlook Connectorを使えば、OutlookとZimbra間でメール・フォルダ・カレンダーなどをリアルタイムで同期でき、既存のOutlook環境を活かせる。
LDAP・Microsoft Active Directoryといった認証基盤とも連携できるほか、2要素認証や暗号化といったセキュリティ機能も搭載。不正利用や情報漏えいリスクを抑えて運用可能だ。
管理画面の上部にはボタンが配置されており、メール・カレンダー・ファイル管理などの機能に切り替えられる仕組み。メールの高速検索機能も備えており、膨大なデータの中から必要な内容を探し出せる。
日本企業・教育機関での導入実績あり。ダウンロードにはライセンスキーが求められるため、問い合わせが必要。
（出所：SOGo公式Webサイト）
メール・カレンダー・アドレス帳を自社環境で管理できるオープンソースグループウェア。IMAP・SMTP・CalDAV・CardDAVといった汎用的なプロトコルに対応しており、SOGoのデータをOutlook・Thunderbird・Apple Calendarなど普段使っているメール・カレンダーソフトに反映できる。なお、SOGoのブラウザ上でも、メールの送受信や予定管理、アドレス帳の共有が可能。設定したルールに基づいて、メールを自動でフォルダに振り分けたり、フラグを付けたりできる。
更には、LDAPやMicrosoft Active Directoryといった認証基盤と連携できるのもポイント。既存のアカウント情報を活用可能で、新たにアカウントを作成し、二重に管理する手間がかからない。
日々の業務をひとつのワークスペース上に集約したい場合におすすめのOSSグループウェアを紹介します。
（出所：Nextcloud Groupware公式Webサイト）
メール・カレンダー・連絡先管理などの基本機能に加え、ファイル共有やMicrosoft製品との連携もカバーするオープンソースのグループウェア。ファイルの共有にあたり、各フォルダにメモや運用ルールなどを表示する「リッチワークスペース」を備えているのが特色。フォルダの用途や管理ルールを共有でき、チーム内での認識合わせに役立つ。
メール機能では、複数のアカウントに届いたメールを一画面で確認可能。たとえば、代表アドレスと個人の業務用アドレスなどを使い分けている場合、それぞれの画面にログインする手間が省ける。カレンダー機能では、社内メンバーだけでなく外部の参加者との日程調整にも対応。連絡先もチーム内で共有できる。
有料版では、Microsoft製品との連携が実現。Teams上からNextcloud内のファイルを共有できるほか、Microsoft 365内のカレンダーや連絡先の同期も可能だ。
（出所：ONLYOFFICE Workspace公式Webサイト）
文書ファイルの保存・共同編集機能を起点に、チャットやプロジェクト管理などチーム作業に必要な機能を備えたオープンソースのグループウェア。
Wordやテキスト、HTMLなどの一般的なファイルの共同編集はもちろん、PDF、Apple Pagesなどのファイルも.docxに変換して編集できる。エディターにはチャット機能が備わっており、共同編集中の文書のやり取りを画面を切り替えずに行える。また、ファイルへのアクセス権限はユーザーごとに設定でき、アクセス範囲も「編集可」「閲覧のみ」など細かく指定可能だ。
プロジェクト管理では、各タスクに優先順位を設定でき、作業全体の進行管理に役立つ。
外部サービスとの接続にも対応しており、DocuSignと連携すれば作成文書の電子署名依頼や回収も行える。
無料版に加え、有料版も用意。有料版ではアップデートやデータ移行などのサポートが受けられる。
（出所：Twake Workplace公式Webサイト）
ひとつのアカウントでファイルストレージ・チャット・メール機能にアクセスできるオープンソースのグループウェア。文書や写真など様々な形式のファイルを保存・共有可能で、保存先も自社環境のオンプレミス・クラウド・ハイブリッドと柔軟に選べる。ファイルを検索する際は、ファイル名に加えて内容や送信者も検索対象にでき、必要な資料を見つけやすい。「ONLY OFFICE」と連携すれば、Twake内で文書の共同編集も行える。
チャット機能では、分散型の通信基盤「Matrixプロトコル」を採用。単一のサーバーに依存しない仕組みで、万が一障害が起きた際のリスクを分散できる。メッセージは暗号化され、Twake側でも閲覧不可のためやり取りをより安全に管理可能だ。そのほか、メールをスパムやフィッシングから保護する機能も備わっている。
OSS版は、無料でインストール可能。
顧客管理・プロジェクト管理機能も備わったOSSグループウェアを紹介します。
（出所：EGroupware公式Webサイト）
顧客管理とプロジェクト管理を一体で行えるオープンソースのグループウェア。顧客データを開くと、その顧客に関連するメールや添付ファイル、プロジェクトのデータがまとめて表示され、必要な情報を探しやすい。また、プロジェクト管理機能では、ひとつのプロジェクトを複数の工程やタスクに分けて管理。プロジェクトはテンプレートとして保存すれば、類似案件のスケジュールを引く手間を省ける。
無料版では、上記のほか基本的なメール・チャット・文書管理機能を活用でき、有料版では拡張機能を提供。たとえば有料版では、部署・プロジェクトごとにグループを作成し、それぞれにアクセス権限を設定できる。なお、グループの作成数に制限はない。権限の設定・変更は自動でログに記録され、誰がいつ変更したのかを追えるため社内監査にも活用可能だ。
（出所：GroupOffice公式Webサイト）
顧客管理や文書管理を軸に、自社に合わせた業務管理機能の拡張にも対応するオープンソースのグループウェア。顧客管理画面では、登録した顧客情報を一覧で確認可能。ファイル管理機能もあり、チーム用・プロジェクト用など分けて管理できる。
有料版では、登録した顧客からの問い合わせ管理をカバー。Webサイトやメールで受け付けた問い合わせをサポートチケットとして登録し、チームで状況を把握する体制を作れる。
更に有料版では、標準機能だけではカバーしきれない独自の管理機能を作るための「Studioモジュール」を装備。たとえば備品管理機能を作りたい場合、モジュールに管理番号、利用者、貸与・返却日などの項目を登録すれば、社内の備品を台帳代わりに管理する仕組みを構築できる。
OSSグループウェアを活用するメリットは、自社の業務に合わせて機能を開発・カスタマイズしやすいことです。複雑な条件を加味したワークフローの設計や、独自機能の追加にも対応でき、社内のルールに沿った形で運用できます。
また、データをサービス提供側のクラウドではなく、自社のオンプレミス・クラウド環境に置ける点も特徴です。セキュリティ要件が明確に決まっている企業にも向いています。
OSSグループウェアは、以下4つのタイプに分類されます。
（1）国内業務に合わせやすい総合型
（2）メール・カレンダー中心の連携型
（3）ファイル共有・ワークスペース型
（4）CRM・プロジェクト管理統合型
製品によっては、Word形式の文書をグループウェア内で共同編集したり、Outlookなど外部のメールソフトと連携したりできるものもあります。本記事を参考に、自社に適したOSSグループウェアを選んでみてください。
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