コストを抑えて人手不足をカバーしたいと考えている従業員100人以上の企業の総務部門マネージャーの方へ。総務アウトソーシングに依頼できる内容やサービスのタイプ、選び方について、おすすめサービスと併せて紹介します。
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総務アウトソーシングサービスとは、施設の管理や社内文書の作成・管理、社内規定の整備など、円滑な企業運営に欠かせない総務部門の業務を、外部の専門機関が代行するサービスです。
多くの企業では、総務担当者が日々の定型業務や突発的な対応に追われ、社内の人的リソースが非生産的な業務に割かれています。また、慢性的な人手不足や採用難により、業務が属人化しているケースも少なくありません。こうした課題をまとめて解決するために、総務アウトソーシングサービスに依頼する企業が増えています。
総務業務を代行するだけでなく、企業に寄り添いながら総合的にサポートする「伴走型」のビジネスパートナーとしての役割を担うのも、このサービスの特徴。長年のノウハウを活用し、企業の現状分析から最適なプロセスを設計したり、継続的な改善提案を行ったりすることで、企業全体の業務効率化と生産性向上を実現します。
人事労務のアウトソーシングについては、「人事労務アウトソーシングサービス比較18選。費用相場も紹介」をご参照ください。
総務アウトソーシングサービスには、主に以下のような業務を依頼できます。
| 電話応対・受付業務 | 企業の代表電話やお客様センターの問い合わせへの応対、来客の受付や会議室への案内といったフロント業務 |
|---|---|
| 郵便物・宅配便の対応 | 社内便に加え、会社に届く郵便物や宅配便の受け取り、仕分け、各部署への配布、発送業務など |
| 備品の管理と発注 | オフィスで日常的に使用される事務用品や消耗品といった備品の在庫管理、発注、補充を行う |
| 健康診断の手配 | 従業員の健康診断の案内や予約手配、医療機関とのやり取り、再診のリマインドなど |
| 文書管理 | 各種書類のファイリングや保管、スキャニングによる電子化、廃棄先の選定など |
| 書類作成 | 見積書や請求書、契約書などの各種書類、企画提案のプレゼン資料などの代行作成 |
| 経費精算 | 従業員から提出される経費の確認や清算処理、会計ソフトへの入力など |
| BCP対応 | 有事の際の対応フローや緊急時の連絡手段について、自社に合った提案が受けられる |
総務アウトソーシングサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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総務アウトソーシングサービスには、大きく分けて以下の3つのタイプがあります。
ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）として業務の一部を委託するだけでなく、委託先企業のノウハウを活かして、自社業務の棚卸・整理まで依頼できるタイプ。総務庶務業務が大量かつ広範になりがちな大企業だと、アウトソーシング業務の切り出しだけでも困難になることが多いため、こちらのタイプがおすすめです。
たとえば「FOC総務アウトソーシング」は、総務に特化したスーパーバイザーが企業のプロジェクトを管理。業務コンサルタントが各担当者にヒアリングし、業務一覧表や業務フロー図、仕様書を作成し、業務の棚卸からスタートし、アウトソーシングすべき業務を特定します。属人化されていた作業においても、手順や方法が明確になり、運用の課題や改善点を発見しやすくなります。
オンラインでの総務業務に対応する、主に中小企業向けのタイプ。Web会議ツールやメール、チャットツールなどを使ってコミュニケーションを取りながら、総務業を代行します。このタイプは、月あたりの時間制で契約するサービスが多く、予算が把握しやすいのが特徴。加えて、時間内で多様な業務を依頼でき、業務の変更や追加にも柔軟に対応してもらえるのが強みです。
たとえば「StepBase」は、従来の派遣・業務委託に比べて、簡単かつスピーディーに業務支援サービスを提供。企業側もマニュアルや業務手順書を用意する必要がないため、新たな社内リソースを割くことなくアウトソーシングが始められます。
オンラインだけでなくオフィスへの出社にも対応するサービス。たとえば「オフィス移転業務で一時的な繁忙が見込まられるため、移転完了までオフィス勤務をしてほしい」といった依頼にも柔軟に対応してくれるため、人手不足に陥りやすい中小企業におすすめです。
たとえばZEROINの「総務アウトソーシングサービス」は、ニーズに合わせて、常駐サービスとスポット利用サービスに対応。加えて、オフィス移転に伴い発生する業務をサポートする「移転総務アウトソーシングサービス」や、研修に伴う会場手配や資料配布、講師対応といった業務をサポートする「研修事務局アウトソーシングサービス」なども提供しています。
自社に適したタイプが分かったら、以下の3つの比較ポイントに留意しながら、自社に合った総務アウトソーシングサービスを絞り込んでいきましょう。
多岐にわたる総務関連業務のうち、入力業務、備品の発注・管理、郵便物対応、出張手配、文書の作成・管理といった一般的な業務については、ほとんどのサービスが対応しています。ただし、経費精算の処理や防災備蓄品の管理、職員研修の実施といった業務も依頼したい場合は、それらに対応したサービスを選びましょう。
たとえば「総務の窓口」は、機器の設置・開封からソフトウェアのインストール、ネットワーク設定まで行う「IT機器キッティングサービス」や、問い合わせ応対業務をまとめて担う「ヘルプデスクサービス」などにも対応。総務業務だけでなく、情シス業務も依頼できます。
BPO型アウトソーシングサービスの場合、自社の業務を整理・把握したうえで必要な業務を切り出して依頼する必要があるため、委託開始まで数カ月かかることも珍しくありません。人材派遣サービスも同じくらいの時間がかかる可能性があるため、急な欠員や突発的なプロジェクト対応などで迅速な人員補充が必要な場合は、業務開始までのスピードを重視してサービスを選びましょう。
オンライン対応型サービスは全体的に早期支援が可能な場合が多く、中でも「StepBase」は申込書送付の翌日からサービスを利用できます。
「業務品質のばらつきを防ぎたい」「委託先以外のメンバーにも教育や引継ぎを行える体制を整えたい」といった場合には、マニュアル作成やルール整備の支援にも対応したサービスがおすすめです。
たとえばBODの「総務事務代行サービス」は基本業務に加えて、業務フロー設計やマニュアル作成までカバー。業務マニュアルやルールを整備することで、誰もがその業務を行える環境を作ります。
また、「タクシタ総務」もマニュアル作成により業務を見える化できるほか、「FOC総務アウトソーシング」のように、既存の業務についてコンサルタントがヒアリングを行ったうえで業務一覧表や業務フロー図、仕様書を作成し、棚卸しを支援するサービスもあります。
大企業向けの総務アウトソーシングサービスを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：FOC総務アウトソーシング公式Webサイト）
総務に関するあらゆる業務を、専門スタッフが支援する総務アウトソーシングサービス。備品管理や郵便管理といった日常業務はもちろん、突発的に発生する社内外からの問い合わせ対応、庶務業務や労務管理、コスト削減までカバーする。
総務庶務業務をまとめて委託できるため、勤怠管理や引継ぎの手間もなく、社内担当者はコア業務に集中できるようになる。委託業務を選定する際も、コンサルタントがヒアリングしたうえで業務の棚卸しをサポートしてくれるため安心だ。請求書、契約書といった各種書類のペーパーレス管理のほか、郵便・宅配物の受け取り・封入・発送といったメール室業務、賞与や年末調整を含む給与計算業務などニーズに合わせたサービスを提供する。
（出所：総務BPOサービス公式Webサイト）
長年の人材派遣業務と数多くのBPOの受託実績から得たノウハウをもとに、調査・業務設計から運用まで一気通貫で支援する総務アウトソーシングサービス。企業の課題やニーズに合わせて、勤務場所（オンサイト/オフサイト）と契約形態（業務委託/ユニット派遣/派遣）を自由に選択できる。
サービス導入当初から、各業界に精通したコンサルタントによる伴走型支援が受けられるのが特徴。業務調査からプロセス設計、体制構築、運用まで一括して委託できるため、社内担当者はコア業務に専念しながらも、スムーズに継続的な業務運用と改善が実現可能だ。
（出所：総務アウトソーシング公式Webサイト）
煩雑なバックオフィス業務をまとめて委託できる総務アウトソーシングサービス。備品や設備管理、神経を使う入出金手続き、専門的知識が必要な契約、取引書類の管理などを幅広くカバーしている。
世界35カ国・約160の拠点と130社のグループ会社のネットワークを持つJTBならではのプロジェクトマネジメント力が強み。業務設計から効果分析、そして改善案の提案・実行により、業務全体の効率化を図る。総務関連業務として、コンシェルジュ業務、総合受付や電話対応、秘書業務、庶務業務などに柔軟に対応。加えて、企業のニーズに合わせて来客対応や契約書の作成・締結作業、資材・商品の受発注業務なども幅広く依頼できる。
（出所：総務の窓口公式Webサイト）
定例業務・季節業務の標準化や、業務の集約、外部委託によって業務改善をサポートする総務アウトソーシングサービス。庶務業務全体を分析することで、業務フローの見直しとノンコア業務の切り出しを行い、業務の属人化の解消を図る。
入力業務や文書管理、経費精算、施設管理など幅広い業務にワンストップで対応し、企業の円滑な業務遂行を支援。基本業務のほか、出張手配や各種書類・図面の電子化まで総務庶務業務全般の委託が可能だ。加えて、企業ごとにカスタマイズされたコンテンツを企画・開発し、社員向け研修やキャリアコンサルティング、各種資格取得支援まで対応する。
（出所：総務庶務業務アウトソーシング公式Webサイト）
総務庶務業務はもちろん、業務効率化ならびにコミュニケーション活性化につながる多様な支援を提供すアウトソーシングサービス。「トータルオーダーメイドマニュアル」の作成によって、属人的になりがちな総務庶務業務の内容を可視化し、常に安定したサービスを提供できる業務基盤を構築する。
事務用品・備品管理や代表電話の取り次ぎ、請求書処理といった基本業務に加え、メール室業務、社内清掃や美観管理を行うオフィスキーパー業務、社内外問わず問い合わせを一元管理するコンシェルジュ業務などにも柔軟に対応。施設運営やイベント企画など、同社が提供するほかサービスとの併用も可能だ。
オンライン対応に特化した中小企業向けの総務アウトソーシングサービスを紹介します。
（出所：StepBase公式Webサイト）
プロによる高品質な業務支援が受けられるオンライン型総務アウトソーシングサービス。7,000種類以上のバックオフィス業務マニュアルを保有しているため、企業側がマニュアルや業務手順書を用意する必要がなく、依頼経験がなくても簡単かつ素早くスタートできる。
更に、支援に際して作成された業務手順やノウハウがそのまま提供されるため、将来的に内製化を考えている場合にも最適だ。備品管理や郵便物対応、健診の手配に加え、給与計算や勤怠管理、データ入力、文書作成、更にはホームページ作成やWebサイト更新まで多様な業務に対応。最短1カ月から依頼できるため、スポット利用にも適している。
（出所：HELP YOU公式Webサイト）
担当ディレクターが窓口となり、500名以上のアシスタントの中から企業の要望に合った人材を選抜して多角的にサポートするオンラインアウトソーシングサービス。社内の担当者がコア業務に集中しやすい環境作りに寄与する。
企業の業務内容に合わせて業務マニュアルが作成することで、社内の誰もが同じように業務を遂行できる仕組みをスムーズに構築できる。また、秘書・総務・翻訳業務以外にも幅広い代行サービスを提供。営業事務や経理、人事・労務・採用、マーケティング、広報、ECサイト運営など、パソコン業務ならなんでも相談可能だ。最短1カ月から利用できるスポットプランも用意。
（出所：タクシタ総務公式Webサイト）
従業員とのコミュニケーションも含めて、多岐にわたるバックオフィス業務を幅広く代行する総務アウトソーシングサービス。業務改善やシステム導入の経験を持ち、即戦力となる優秀なクルーが多数在籍。チーム体制で伴走支援することで、安定した継続的な運用を実現する。
在庫や消耗品の管理・発注、スケジュール管理、各種文書作成といった総務庶務業務に対応。加えて、社員名簿の作成・更新、お中元・お歳暮手配、ストレスチェック、残業管理、防犯・防災対策、社労士対応まで多様なサービスを提供している。最短1カ月から利用できるほか、契約時間内であれば複数の業務を自由に組み合わせて依頼できるといった柔軟性も強み。
自社への出社にも対応する中小企業向けの総務アウトソーシングサービスを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：総務アウトソーシングサービス公式Webサイト）
20年以上にわたり総務領域で培った実績と経験を活かし、総務・事務業務を幅広くサポートするアウトソーシングサービス。オンライン対応をメインとするスポットプランを中心に、2名以上のアシスタントが社内に常駐して体制構築から運用・改善まで行う常駐プランや、研修の会場手配や講師対応を行う研修事務局プラン、オフィス移転に伴う業務を支援する移転総務業務プランなどを提供。自社に合ったものを選択できる。
月30時間程度から依頼できるため、週に一度のみ、月末月初のみといったスタイルでの委託も可能。スカウト送付や各種日程調整、業者対応、挨拶状作成といったスポット的な業務にも柔軟に対応する。
（出所：総務事務代行サービス公式Webサイト）
文書管理や備品管理をはじめ、受付業務、メール室対応、契約管理、イベント支援など50項目以上の業務を柔軟に代行する総務事務代行サービス。中でも名刺作成や出張手配、社員証発行といった、属人化しやすいバックオフィス業務のマニュアル化やルール整備に強みを持つ。
セキュアなBPOセンターで業務を代行するオフサイト支援のほか、社内システム・設備を利用したオンサイト対応や、期間・要件に応じた人材派遣にも対応。事前にヒアリングを行ったうえで、企業の運用ルールや社内システムに合った運用方法を提案してくれるため、安心して任せられる。
総務アウトソーシングサービスとは、社内文書の作成・管理や社内規定の整備など、企業の円滑な運営に不可欠な総務部門の業務を、企業に代わって行うサービスです。総務アウトソーシングサービスは、大きく以下の3つのタイプに分類されます。
自社の企業規模や出社の要否などから自社に合ったタイプがわかったら、今度は以下のポイントに留意して更にサービスを絞り込んでいきましょう。
「基本的な業務以外も依頼したいか」「今すぐに人員が必要なのか」など、ニーズによって最適なサービスが異なります。また、選ぶサービスによって費用も異なるため、ニーズや予算に合ったサービス選びが重要です。本記事を参考に、総務アウトソーシングサービスの利用を検討してみてください。
総務アウトソーシングサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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