キャンペーンやセミナー、研修、イベントなどの実施に際し、事務作業や運営に関わる業務をアウトソースしたいと考えている方へ。事務局代行サービスの主な提供内容やタイプ別の選び方、比較ポイントとあわせて、おすすめのサービスを紹介します。
事務局代行サービスとは、キャンペーンやセミナー、イベントなどの運営や事務作業を、一括または部分的に請け負うサービスです。電話やメール、FAX、チャットなどによる問い合わせ対応をはじめ、応募受付・抽選・賞品発送、資料作成、会場手配、個人情報の廃棄、更にはSNSやWebでの広告運用、LP/応募フォームの制作まで幅広くカバーします。
多くの事務局代行サービスでは、PマークやISMS認証を取得し、安全に情報管理が行えるセキュリティ体制が整っています。また、集客・販促施策の提案、進行状況や集客データを見える化する管理ツールの提供まで手掛ける企業も。一時的な業務量の増加、社内のリソースやノウハウの不足、複数の委託先との調整といった課題解決や負担の軽減につなげられます。
事務局代行サービスでは、主に以下のようなサービスを提供しています。
| サービスカテゴリ | 主要なサービス内容 |
|---|---|
| 企画・コンサルティング |
|
| 応募受付・データ管理 |
|
| 顧客対応 |
|
| 抽選・景品発送 |
|
| 会場・イベント運営 |
|
| マーケティング・プロモーション支援 |
|
| その他バックオフィス業務 |
|
事務局代行サービスは、サービスの提供範囲や得意分野によって以下のタイプに分けられます。キャンペーンの目的や規模、社内の体制などを踏まえて検討しましょう。
キャンペーンの運営代行はもちろん、ターゲット設定や応募導線の設計、SNSを活用した拡散施策などまで一貫して手掛けるタイプ。「キャンペーンの設計から支援してほしい」「アイデアの段階から相談したい」といった場合におすすめです。
たとえば、パルディアの「キャンペーン事務局.com」では、事務局業務に加えて、キャンペーン骨子作成から景品のピックアップ、告知方法、応募システムの選定まで幅広い提案を行います。運営フローの提案も受けられるので、「何をすべきか」から伴走してくれるのが強みです。
キャンペーンの手法には、購入後のレシートで応募できるレシートキャンペーンや、キャンペーンに参加した直後にその場ですぐ抽選をするインスタントウィンキャンペーンなどが挙げられます。特定の手法で実施したい場合は、対応する事務局代行サービスを選びましょう。
たとえば、「キャンペーン缶DX」では、オープン、レシート、インスタントウィン、シリアルナンバー、スタンプラリーなど7つのキャンペーン手法に対応しています。
すでに企画が決まっており、キャンペーンの運営を委託したい場合におすすめのタイプ。キャンペーン実施のためのLPやバナーの制作、応募受付フォームの準備などに加えて、当選者の抽選やプレゼント発送も依頼可能です。
たとえば、データセレクトの「キャンペーン事務局」は、キャンペーンの実行フェーズをワンストップで代行。特に、ハガキといったアナログ応募に強く、手書き応募のデータ化や確認業務などの緻密なオペレーションに定評があります。
研修やセミナーを実施する場合は、会場手配や受付管理、進行サポートといった運営業務に対応可能な事務局代行サービスを選びましょう。
たとえば、「TKP事務局代行サービス」は、企画・受付から当日の運営支援、請求・入金管理まで包括的にサポート。TKPグループが全国に展開する貸会議室や研修施設と連携し、会場準備から運営スタッフの派遣、機材手配まで支援します。
イベントやセミナー、キャンペーン、アンケート調査など、多様な手法を予定している場合は、これらに対応するサービスを選びましょう。
たとえば、シティコンピュータの「事務局代行サービス」は、キャンペーン、セミナー、イベントの事務局業務に対応。「イベントを開催しながら、キャンペーンも同時に展開する」といった複合的な場合でも、経験豊富な専門コンサルタントによる提案を受けながらスムーズに進められます。
自社にあった事務局代行サービスのタイプが絞り込めたら、下記のポイントに沿ってサービスを比較しましょう。
DM、ハガキなどの紙媒体、Webフォームに対応しているサービスは多く見られます。一方、SNSを使ったキャンペーンを検討している場合は、事前に実績や提供サービスを確認しておくのがおすすめです。
以下、多くのチャネルに対応しているサービスをまとめていますので、参考にしてください。
| サービス名 | 対応チャネル |
|---|---|
| キャンペーン事務局.com （株式会社パルディア） |
X、Instagram、LINE、TikTok、Web、ハガキ |
| Can-a （株式会社アルファ） |
X、Instagram、LINE、Web、ハガキ |
| キャンペーン缶DX （ダイオーミウラ株式会社） |
X、LINE、Web、レシート、シリアルナンバー、スタンプラリー など |
| キャンパケ （株式会社ブンカ） |
X、Instagram、Web、ハガキ、レシート、応募用紙 など |
| キャンペーン・事務局代行 （株式会社ジェーシーエス） |
Instagram、LINE、Facebook、ハガキ、応募用紙、レシート、アンケート、バーコード、応募券・シール など |
| SmartPR （株式会社World Wide System） |
X、Instagram |
| 事務局代行サービス （シティコンピュータ株式会社） |
X、Instagram、LINE、TikTok、Web、ハガキ、レシート、スタンプラリー、シリアルナンバー など |
キャンペーンを実施する際、集客からサポートしてもらえるかどうかも重要なポイントです。広告運用に対応しているサービスであれば、顧客への訴求機会を増やし、施策全体の設計や最適化に貢献してくれます。
たとえば、パルディアの「キャンペーン事務局.com」では、キャンペーン実施と並行してSNS・Web広告の運用も依頼可能。認知拡大や応募数の最大化を目的とした施策提案から、広告バナーの制作、レポート提出までをワンストップで展開しています。
「Can-a」はLINEやSNS、Web上でのキャンペーンに強く、目的や予算に応じて媒体選定やデザイン制作、運用管理なども任せられます。
キャンペーンの当選者や応募者にノベルティやプレゼントを送る場合、事務局代行サービスへグッズ制作まで依頼できると、工程がシンプルになります。
たとえば、「キャンパケ」では、オリジナルノベルティやデジタルギフトの企画・制作から手配まで代行可能です。
「キャンペーン缶DX」では、ポスターやPOPなどの店頭ツールや、シリアルナンバー印字、QRコードといった応募ツールの制作に加え、配送時の梱包資材へのブランドロゴ印刷にも対応しており、キャンペーン全体に統一感を持たせられます。
こちらのタイプの料金は、いずれも問い合わせが必要です。
（出所：キャンペーン事務局.com公式Webサイト）
累計運営件数10,000件超を手掛けてきた、実績豊富なキャンペーン事務局代行サービス。企画段階からのコンサルティング支援が可能で、SNS広告を含むプロモーション設計まで完結できる。
基本的な業務代行に加え、LPや応募フォームの制作、SNS・LINE応募キャンペーンの設計、クリエイティブ制作、抽選結果のログ管理、データ集計・分析まで対応。社内のデザイナーやディレクターが制作も含めてサポートすることで、他社との分業を避け、スムーズな運営を実現する。また、Pマーク保有・ISMS取得企業として情報セキュリティ体制が確立されており、個人情報の安全な取り扱いが担保されている。
（出所：Can-a公式Webサイト）
Webやリアルを問わず、多様なキャンペーンに対応する事務局代行サービス。応募受付・問い合わせ対応・抽選などに加え、LINE公式アカウントと連携したキャンペーン管理システム「トーク deゲット」を提供。LINE活用に特化した施策設計力で、応募からファン化、リピート施策への接続までを一貫して設計できる。
ユーザーの参加データを取得し、セグメント別に情報を再配信できる機能も備える。X（Twitter）やInstagramとの連動キャンペーン、インスタントウィン施策など、デジタル領域での運用ノウハウが豊富だ。
（出所：キャンペーン事務局代行BPOサービス公式Webサイト）
大規模キャンペーンの設計・運営に対応可能なBPO型の支援サービス。景品表示法をはじめとする法令対応や個人情報管理など、高度な専門性と統制力が求められる案件を得意とする。応募受付、問い合わせ対応、当選通知、賞品発送だけでなく、プロモーションや集客、告知方法などの企画立案も依頼可能だ。
24時間365日体制の警備や管理カメラ、入退室管理システムなどを完備した高セキュリティな環境で個人情報を取り扱う。自治体向け施策やBtoBプロモーション、購買証明型キャンペーンなど、制約が多い案件にも対応できるのが強み。
こちらのタイプの料金も、いずれも詳細は要問い合わせとなります。
（出所：キャンペーン缶DX公式Webサイト）
キャンペーン運営の自動化・効率化を支援するパッケージサービス。オープンキャンペーン、レシートキャンペーン、インスタントウィンキャンペーンなど7種類のプランが用意されており、必要なプランを選んですぐに始められる。印刷会社の強みを活かし、チラシやポスター、店頭POP、卓上POPといったアナログツールも作成可能。オプションや附帯サービスと組み合わせることで、更なる効率化やキャンペーンの独自性を高められる。
日々の応募状況やアクセス解析、広告測定、アンケート集計といったレポートも用意しており、PDCAサイクルをまわすための効果分析もサポート。結果を踏まえて継続的な販促活動を支援してくれる。
（出所：キャンパケ公式Webサイト）
ISMS認証企業による徹底した個人情報管理で、高い信頼性を誇るキャンペーン事務局代行サービス。フォーム構築、抽選管理、賞品発送管理、問い合わせ対応などを提供している。
最大の特徴は、X、Instagram、ハガキ、Webフォームといった応募手段を自在に組み合わせられる「マルチチャネル対応力」。これにより、プロモーションのターゲット属性に応じて、最適な応募導線を設計できる。SNS運用代行や企画、クリエイティブ制作に加え、インフルエンサーによるPR施策など、キャンペーンを盛り上げる施策も豊富にそろう。
（出所：キャンペーン事務局公式Webサイト）
Webやハガキなどの応募形式に対応し、キャンペーン運営業務を一括で代行する総合サービス。キャンペーンの実行フェーズをワンストップで請け負う。
応募受付管理、抽選、問い合わせ対応、当選通知、賞品発送、報告レポートの作成などを提供。アナログ処理の運用経験が豊富であり、手書き応募のデータ化・確認業務にも強み。多様なキャンペーン内容や規模に応じられる体制が整っており、高い実行力が評価されている。ハガキは個人情報保管室専用のセキュリティルームで管理され、終了後は安全に廃棄される。
（出所：キャンペーン・事務局代行公式Webサイト）
消費者キャンペーンや販促イベントの運営業務を総合的に支援する事務局代行サービス。応募受付から賞品発送、データ集計・レポート作成に加え、コールセンター運用やキャンペーン専用Webサイトの制作など、あらゆる事務局業務をワンストップで提供する。
レシートやシリアルナンバー、インスタントウィン、各種SNS、商品バーコード、応募券やシールなど様々な応募形態のサポートを通じて、キャンペーンの運営を円滑化する。賞品の調達や保管・在庫管理は、デジタルギフトや商品券にも対応。事務局業務に関するFAQ作成にも応じており、内製化を見据えた運用も依頼可能だ。
（出所：SmartPR 事務局代行公式Webサイト）
コンテストやキャンペーン向けの事務局代行サービス。デジタルキャンペーンシステム「SmartPR」シリーズの導入が必須条件となっている。同シリーズではコンテスト、くじ引き、レシート活用、スタンプラリーなどのデジタル化が可能だ。
キャンペーンサイト・応募フォームの構築、問い合わせ対応、抽選結果の連絡、発送対応、データ集計・報告といった全工程を一括で請け負う。投稿や応募内容の検閲及びモデレーション業務にも対応し、大量投稿が想定されるキャンペーンでも安定的な運用を実現する。煩雑になりがちな当選者への通知はリストを作成し、各種SNSのDM機能で連絡。幅広いニーズに応じる盤石な体制を構築している。
こちらのタイプの料金も、いずれも詳細は問い合わせが必要です。
（出所：TKP 事務局代行サービス公式Webサイト）
研修、セミナー、式典など多様なイベントの事務局代行をワンストップで提供するサービス。イベント管理ツール「トータルイベントプランナー」を基盤に、企画・受付、当日の運営支援、請求・入金管理などを包括的にサポートする。
TKPグループが全国に展開する貸会議室や研修施設と連携できるのが大きな特徴。会場手配から運営スタッフ派遣、機材手配まで一貫でサポート可能なため、利便性が高い。更に、申込状況の確認や問い合わせ対応だけでなく、当日使用する資料の印刷・封入・名札準備などもカバー。担当者の負担を減らし、ミスの少ない効率的な運営を実現する。
（出所：研修事務局アウトソーシングサービス公式Webサイト）
研修やセミナーに特化した体制構築が可能な、事務局アウトソーシングサービス。常駐・オンライン・スポット型対応など柔軟な実施形態を提供しているため、スポット的な研修や一時的な業務量の増加にも対応しやすい。大企業向け研修の運営実績があり、参加者が多数の場合も安心だ。
会場リサーチや会場予約、設備確認、備品手配といった事前準備や受付・案内・撤収などの当日業務、受講記録やアンケート集計・データ入力・実施レポート作成といった事後対応まで幅広くカバーする。大規模な研修の設計や運営へのアドバイスも手掛けている。
こちらのタイプの料金も、いずれも詳細は要問い合わせとなります。
（出所：事務局代行サービス公式Webサイト）
各種キャンペーン・イベント・研修などの事務局運営業務を一括で請け負うBPO型支援サービス。長年の実績を踏まえたBPOの知見によるコンサル力が強みで、小規模な単発イベントから大規模なキャンペーンの事務局運営まで多様なニーズをカバー。事務局サービスはキャンペーン・イベント・セミナーに対応する。
経験豊富な専門コンサルタントがヒアリングをもとに最適な提案を行うため、事務局運営のノウハウがない場合や、既存のキャンペーンを改善したい場合にも向いている。データ入力、コールセンター、人材派遣など同社の提供サービスと連携し、情報処理や問い合わせ対応などを一元化できるのも特徴。
（出所：MBS事務局代行サービス公式Webサイト）
各種セミナー、イベント、キャンペーンなど幅広い形態の業務を提供する事務局代行サービス。利用機関別に事務局業務を提供しており、研究機関や行政向け、広告代理店や一般企業向け、学会や団体向けに最適化されたサービスを受けられる。
個人情報管理には専用サーバーを設けており、強固なセキュリティ体制を敷いている。業務範囲は応募フォーム作成、問い合わせ対応（電話・メール・フォーム）、抽選、賞品発送、実績報告書の作成に加え、応募データの入力・集計・照合・突合、データベース管理、封入封緘、宛名ラベル出力など広範囲に及んでおり、短期・長期のいずれにも対応可能だ。
（出所：事務局代行サービス公式Webサイト）
事務局業務をワンストップで代行する事務局代行サービス。キャンペーンだけでなく、アルバイト採用支援、資料送付・DM発送にも対応している。
キャンペーンにおいては、企画から事務局立ち上げ、受付、応募者管理、抽選、賞品発送など一連の業務を請け負う。WebサイトやLP作成も依頼できるため、キャンペーン運営のDX化にも貢献する。採用支援においても、採用ページの作成から応募者対応、面接日程調整、フォローコールなどを一括して代行。採用担当者の業務負担を軽減し、コア業務に注力するための時間確保につなげられる。
キャンペーンやイベント、セミナーなどの実施に伴う煩雑な事務作業や進行管理を専門的な体制で請け負ってくれる、事務局代行サービスを紹介しました。応募受付や問い合わせ対応、抽選・発送といった事務局業務の負担を軽減し、スピーディー且つ円滑な施策の実現をサポートします。
更に、企画の立案、SNS運用、広告配信、ノベルティ制作、会場手配など、マーケティングや業務推進に直結するサービスの提供も増えています。
事務局代行サービスは、サービスの提供範囲や得意分野に応じて以下のタイプに分けられます。
事務局代行サービスの導入により、業務負荷の軽減はもちろん、マーケティング成果の最大化につなげられるのも大きなメリットです。本記事を参考に、自社の業務内容や体制にあったサービスを検討してみてください。
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