最終更新日:2023-06-23
研修登録や出欠確認などの煩雑な研修管理を効率化したいと考えている企業の人事担当者へ。研修にまつわる様々なルーティン業務を自動化できる、研修管理システムの機能をはじめ、自社に適した選び方、比較ポイントとともに、おすすめのシステムを紹介します。
研修管理システムとは、オンライン・オフラインなど形態を問わず、自社で主催する研修を一元管理できるシステムです。LMS（Learning Management System）、学習管理システムとも呼ばれます。
研修管理システムは、研修への申し込みや、eラーニングで学習できる「受講者側の機能」と、研修の出席状況や学習状況などを管理する「管理者側の機能」から成るシステムです。
研修のスケジュールや受講者の出欠状況、課題の提出有無などを一元管理できるようになるため、日々の研修業務をスムーズに進めることができます。また、受講者が研修を受けた効果も課題の点数やグラフなどで可視化でき、研修内容の改善や、新たな研修企画を立てるための参考資料として活用できます。
この記事では、人事部などの研修管理担当者が利用する管理機能を中心に説明し、おすすめのシステムを紹介します。コンテンツの活用や受講者の学習促進に重点を置いたシステムについては「eラーニングシステム比較14選。企業の社員研修を効率化するなら？」をご覧ください。
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研修管理システムの主な機能は、以下の通りです。
| 研修概要の登録 | 研修情報や受講対象者、日時・会場などの概要を登録できます。研修受講後のアンケートや、関連する課題を作成・展開して、提出管理を行うことも。システムによっては、研修情報をCSVファイルで一括入力できます。 |
|---|---|
| 研修内容・ 学習コンテンツの展開 |
画像やテキストはもちろん、動画や音声で作った学習コンテンツをシステム内に展開。また、会場で実施している研修をオンラインで同時配信することもでき、受講者に必要な研修を最適な手段で届けられます。 |
| 研修申し込み受付 | 受講者からの研修申し込みをシステム上で受付。システムによっては、受講するうえで必要な条件を定めたり、先着順にして定員を制限したりできます。 |
| 当日の出欠管理 | 研修当日の出席人数や受講状況を管理します。オンライン研修であれば、ビデオ会議ツールと連携して受講者の参加状況を確認し、そのログを取得できます。 |
| 研修前後の課題・ アンケート管理 |
研修前後の課題やアンケートの授受も、システム内で完結。提出状況はリアルタイムで反映されるため、管理に役立ちます。 |
| 受講者へのメール通知・ リマインド |
研修申し込み受付時や、実施前日のリマインド、アンケートの督促など、あらゆる場面で受講者にメールを自動送信できます。一度内容をテンプレートとして保存しておけば、何度も文章を作り配信する手間が省けて便利です。 |
そのほか、システムによっては以下の機能を備えたものもあります。
| 受講料の決済・入金管理 | 有料の研修を実施する場合、受講料を銀行振込・クレジットカードなどの決済手段で受付できます。受講者の入金が確認できたらシステムに即時反映。金額に合わせて領収書や請求書も発行できます。 |
|---|---|
| グループ管理 | 受講者個人だけではなく、企業や施設などグループ単位で研修を申し込む団体の管理機能も。グループに所属するメンバーをシステムに登録して、代表者が研修申し込みや決済などに対応するような設定にもできます。 |
| 修了証の発行 | 研修を修了した証として、受講者に修了証を発行します。 |
研修管理システムのタイプは、大きく分けて以下の3種類です。
受講者の管理をはじめ、受講対象者の選定、スケジュール管理、受講者の出欠確認など、研修にまつわる業務をシステム内で完結できるタイプ。研修が年間を通して多岐にわたる場合や、多くの従業員を抱えていて管理が煩雑になりがちな企業におすすめです。
たとえば、「Leaf」はCSVファイルによる研修内容の一括登録はもちろん、受講対象者の部署や肩書きでのソート、会場スケジュール管理、座席表自動作成機能など、日々の研修業務がスムーズになる機能が満載。ルーティン業務の負担削減に貢献します。更に、オプションで受講者自身が研修日程を変更できる機能も。管理者が、受講者と日時のやり取りをする手間が省けて便利です。
「CAREERSHIP」は、オプションで研修のスケジュールを「Google」や「Microsoft Outlook」などの外部カレンダーへ同期できます。管理者が研修の日程や内容等を変更した場合も、カレンダーに自動で反映。受講者への情報共有もれを防ぎます。
研修受講料の決済機能が付いており、社内だけではなく、受講料を徴収する外部の企業や団体の対応も可能なタイプ。専門的な資格試験を管理する職能団体や、学習コンテンツを外部へ販売していきたい企業にもおすすめです。
「manaable」は、職能団体や学会の研修管理に特化したシステムです。団体の会員だけではなく非会員の申し込みも受付でき、料金を会員・非会員それぞれで分けることも可能。システム上には受講者の入金状況が即時反映されるため、消込作業をしたり銀行へ確認したりする手間が省けます。
「learningBOX」は、自社で作った学習コンテンツを外部に販売できる機能が充実。受講料はクレジットカード決済、請求書払いなど各種決済手段に対応しています。コンテンツ購入後の受講期間制限や、売上の配分割合を管理者・講師それぞれで設定できる機能も。
eラーニングをはじめ、オンライン研修、会場研修など、形態の異なる研修や学習コンテンツの受講状況をまとめて管理できるタイプ。誰が・いつ・どの研修を受講したのか、受講状況を一目で把握できます。
「HRA教育研修管理サービス」は、受講者が研修を受けた効果を独自のレーダーチャートで測定できるのが特徴。研修前後の差異を可視化でき、今後の研修企画の参考にできます。
「etudesPlus」は、1秒単位での動画視聴履歴や、テストやアンケートの過去解答/回答履歴がすべて閲覧できるなど、緻密な受講履歴管理が特徴。また、14種類の管理者機能による柔軟な権限設定が可能。複数の管理者で、役割分担ができます。
タイプが決まったら、次のようなポイントでも比較検討を進めましょう。
研修の運営にあたって発生するルーティン業務をどこまで自動化、一元化できるかは、研修管理システムを比較検討するうえでの重要なポイントです。
たとえば「Coursebase」は、研修関連の課題やアンケートの作成後、提出期限前のリマインドや、課題の採点など、細かい部分まで自動化できます。
「LearningWare」は、本人確認が必要な研修や試験を受ける際の確認作業を自動化。「顔認証機能」により、前もって提出された顔写真と受講中の表情を照合でき、なりすまし等の不正を防止します。（※オプション・オンライン研修、試験の場合のみ適用）
「CAREERSHIP」は、受講者側が複数の研修を申し込んだ場合、日時の重複が起こらないよう自動制御される仕様に。スケジュール管理の負担軽減に貢献します。
研修の内容によっては、名前・住所などの基本情報以外を、事前に受講者へヒアリングしなければならないケースがあります。そこで、受講者に必要な情報を追加で入力してもらえるよう、研修ページを自在にカスタマイズできるかも比較すべきポイントです。
「manaable」では、基本情報以外にも、独自の項目を簡単にフォームへ追加できます。研修管理者が、受講者へ個別にヒアリングする手間が省けます。
また、研修の中には「新入社員向け」「役職者向け」など、受講対象者の制限を設けなければならないものもあるでしょう。「learningBOX」であれば、受講者の役職や年次に合わせて研修や学習コンテンツを割り当てることができ、それ以外の社員はアクセスできないような仕組みを整えられます。
数多くの研修を企画しても、受講者が自分に合った研修を効率良く探せる仕組みがないと、研修の参加率低下を招きかねません。
したがって、受講者が望む研修やコンテンツを探しやすいシステムだと、研修参加率の向上や、受講を検討している人の学習意欲向上につながるでしょう。
たとえば、「Leaf」には、一つひとつの研修に、ジャンルや分類をタグ付けできる機能があります。受講者側は、タグをもとに研修を探すことで、受けたい研修にたどりつきやすくなります。
「CAREERSHIP」は、受講者側の画面に表示されている研修に「必須」「推奨」などの重要度も反映可能。受けるべき研修と任意の研修が一目でわかります。
「manaable」は、管理者側で検索ルールを設定できるのが便利なポイント。「開催月」「研修種類」などのルールを設定して、受講者の画面に反映できます。
研修運営における業務全般を支援するシステムを紹介します。
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（出所：Leaf公式Webサイト）
研修の登録から受講対象者のリストアップ、会場スケジュール管理、課題の提出管理など、様々な業務をワンストップで支援するシステム。研修データはCSVファイルによる一括入力・反映が可能。また、受講対象者の名簿も勤務地や部署、役職名などの各種条件からソートするだけで素早く作成できる。受講者の課題提出状況も一目でわかるほか、システム内で提出された課題のデータを全員分まとめてダウンロードできるのも嬉しい。
研修会場のスケジュール管理も、システム内のカレンダーでスムーズに。また、職制・性別・年次などが偏らないよう研修会場の座席表を自動作成してくれる機能も便利だ。大企業など、膨大な数の研修管理を担う会社の人事担当者にもおすすめ。
(出所：LearningWare公式Webサイト)
研修申し込み、当日、受講後とそれぞれのフローで発生する業務をきめ細やかに管理できるシステム。研修申し込みページには、複数の研修候補日や定員を設定できる。また、受講者をグループ分けしたり、役職など属性別に管理したりすることも可能だ。研修当日は、オンラインであれば「Zoom」などビデオ会議ツールと連携して、受講者の入退室履歴を取得可能。更に、本人確認が必要なオンライン研修、試験においては、オプション「顔認証機能」により、提出された顔写真と受講中の表情を照合。なりすまし等の不正防止につなげられる。
研修受講後の効果測定機能も充実しており、受講者全体の研修進捗率や課題の平均点、正答率までレポーティング。研修実施の効果を可視化できる。
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（出所：CAREERSHIP公式Webサイト）
研修の企画・運営にまつわるルーティン業務の効率化をはかる研修管理システム。研修内容や受講対象者は、CSVファイルで一括登録可能で、日々の業務負荷を軽減。受講者へのリマインド機能にも特徴があり、自動でメールを送れるだけでなく、「日時」や「研修未申請者」など、状況に沿った条件を付けて送信できる。管理画面は受講者の申請状況や成績など、各種ステータスが一目でわかる仕様になっており、進捗管理に役立つ。
オプションで、研修スケジュールを「Googleカレンダー」「Microsoft Outlookカレンダー」へ同期可能。研修の日程や内容を変更した場合はカレンダーに自動で上書きされるため、受講者への情報共有もれを防げる。
（出所：Coursebase公式Webサイト）
研修の作成から実施後の効果測定までをスムーズにサポートする研修管理システム。学習コンテンツ作成においては、画像や動画、音声、iFrame、Office関連ファイルなどの形式のデータを容量無制限でアップロード可能。また、研修の課題やアンケートを作成した際に、提出期限前のリマインドや、課題の採点など、細かい業務を自動化できるのも便利だ。
システム内のデータはすべて暗号化されるため、セキュリティ対策も万全。大手上場企業や政府系機関など、約500社での導入実績あり。
決済機能が付いており、社外研修を行う場合や自社の学習コンテンツを有料販売したい際におすすめの研修管理システムを紹介します。
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(出所：SpeedLMS Pro公式Webサイト)
カスタマイズ性に強味を持つeラーニングシステム。通常の研修管理機能のほか、オリジナルデザイン、決済、会員管理、顔認証、ライブ配信など希望に応じて柔軟に機能追加が可能。従業員向けの研修だけでなく外部の販売代理店やフランチャイジー向けの研修、更にtoC向けのオンラインスクールや動画配信など、幅広い用途で利用されている。
なお、専属のディレクターがヒアリング・要件定義から加わってくれるため、「どういった機能がないといけないのか」現状不明確でも心配いらない。導入事例の中には、eラーニングとリアルの集合研修との一元管理など、他では難しい要望への対応実績あり。
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（出所：manaable公式Webサイト）
職能団体や学会が実施する研修管理に特化したシステム。研修の申し込み受付から料金決済、当日の出欠状況管理、アンケート集計まで一貫して対応できる。研修ページの作成は、フォーム内に内容や料金、対象者などの情報を入力し、反映するだけ。受講者には名前、住所などの基本情報を入力してもらい、ほかに必要な情報があれば、それらも入力してもらえるようにページをカスタマイズ可能。管理者が受講者へ個別にヒアリングする手間をカットできる。
職能団体の会員以外も登録でき、料金体系を会員・非会員で分けることも可能だ。決済管理機能は、銀行振込・クレジットカード・コンビニ決済などに対応。受講者の決済が完了したらリアルタイムで反映されるため、消込作業や入金確認は必要ない。
(出所：learningBOX公式Webサイト)
決済機能が付いており、有料の学習コンテンツ提供にも対応する研修管理システム。システム上には、PDFや画像をはじめ音声・動画などのメディアをアップロード可能で、「倍速再生」や「スキップ再生禁止」などの条件も細かく設定できる。また、演習問題を作れる機能が充実しており、○×クイズや記述問題など、多種多様な形式の問題を簡単に作成できる。システムで作った教材を販売できる仕組み「EC機能」も整備。クレジットカード、請求書など各種支払い方法に対応するほか、管理者・講師側の収益の分配割合を設定できる機能も。自社のノウハウを外部に展開したい企業や、加盟店など社外の取引先を持つ企業におすすめだ。
そのほか、教材を英語に自動翻訳する機能があり、外国人従業員が在籍する企業でも利用できる。
オンライン・会場などあらゆる形態の研修や学習コンテンツを管理できるシステムを紹介します。
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（出所：etudes Plus公式Webサイト）
約20年間、人材研修と組織改善のためのコンサルティングを行ってきた、人材育成の専門家が開発したLMS。受講履歴をわかりやすく可視化するほか、オンライン・オフラインの社内研修の告知や出欠管理にも対応しており、社内教育担当者の業務負荷軽減に貢献する。また、人事システムとの連携によって、社員情報や組織情報はもちろん、学習情報の管理までワンシステムで完結できるというメリットも。
階層別とスキルテーマ別に設計された100種類以上のeラーニング教材がそろううえ、受講の必須・任意の設定、受講期間等の受講条件を受講者ごとに細かく設定できるため「誰にどんな研修を受けてもらえばいいかわからない」「学習状況の把握に時間がかかる」といった課題解決に役立つ。自社で作成した動画を研修コンテンツとして利用できるため、独自の研修プログラムにも対応可能だ。
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（出所：HRA教育研修管理サービス公式Webサイト）
社内の教育体系にマッチした研修の運営を、効率的に管理するシステム。eラーニングのみならず、通信教育や集合研修など異なる形式の研修の受講状況を一元管理する。管理画面には、登録した研修名が一覧表示され、受講者人数や、課題・アンケートの提出状況を一目で把握できる。アンケートの内容はCSVファイルで一括出力可能だ。また、受講者の研修受講効果を、独自のレーダーチャートで測定可能。差異を把握することで、管理者側がより質の高いコンテンツを提供する参考にできる。
そのほか、PowerPointなどのデータをそのまま取り込み、教材として活用できる「オーサリング機能」が便利。イチから教材作成しなくて済むため、運用側の負担を大幅に軽減する。
研修管理システムを導入することで、日々の研修運営業務の効率が飛躍的に向上します。システムによって提供している機能が少しずつ異なるため、より自社の研修形態に沿ったものを選ぶのが重要です。
たとえば、研修受講料の決済機能が付いたシステムは、複雑な料金体系で研修を運営している企業や、入金管理の煩雑さに悩んでいる方におすすめです。大量の研修を運営している場合は、ルーティン業務を自動化できるタイプや、CSVファイルなどで研修情報を一括入力しやすいタイプが便利でしょう。
ぜひこの記事を参考に、自社に合った研修管理システムを比較検討してみてください。
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