最終更新日:2023-02-14
案件管理の効率化、精度向上を実現して受注件数を改善したい方へ。テレワーク下でも使いやすいクラウド型の営業向け案件管理システムについて、導入のメリットや選び方、おすすめのシステムを紹介します。
営業向け案件管理システムとは、営業担当者それぞれが行っている営業活動の内容を可視化し、案件情報や営業進捗を管理するためのツールです。
従来は案件情報をExcelやスプレッドシートで管理することが一般的でしたが、案件数や営業担当の人数が増加するとデータが膨大になり、同時に管理情報にアクセスしたり、編集したりすることが難しくなるケースも。
営業に特化した案件管理システムを導入すれば、案件情報の管理や共有がスムーズになり、成約に向けた最短距離の行動が取れるようになります。また、現在リリースされているシステムはクラウドを利用したものが中心なので、テレワークや出先でもリアルタイムで最新の情報にアクセスできます。
案件管理の最終的な目的は受注額の向上です。そのためには、個々が担当する案件の現状を明らかにし、状況に応じた適切な一手を明確にする必要があります。
いつ、どの顧客と、どんな商談をしたのか、そしてその結果顧客は現在どの様な状態にあるのか、受注決定までのプロセスとして何が残っているのか、といった項目を詳細に記録し、そのデータをもとに行動計画を立てていくことになります。加えて、受注実績や受注の着地見込みを正確に管理し、営業の予実管理の精度を高めることも大切です。
そうして得られた商談実績や進め方を様々な角度から検証し、今後の指針として活かしていくことで、営業活動が効率化され売上の向上へとつながっていきます。
案件名、顧客名、顧客担当者名、営業担当者名、案件化のきっかけとなった流入経路、サービス名やボリュームなどの取引内容、取引額、進捗状況、受注確度、受注見込時期などを基本とし、自社のプロダクトや営業手法などに応じて項目を追加して管理します。
正しく情報を記録しデータを分析することで、進行中の商談を成功させるだけでなく以降の案件を進める際にも役立てることができます。そのため、管理項目は入力者によって左右されることのないよう、定量化や定型化ができるものが望ましいでしょう。
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「案件情報の効率的な管理」や「受注額と受注予測の集計表示」などは、案件や営業担当者数が少ないうちはExcelやスプレッドシートでも対応可能です。しかし、扱う情報量が膨大になってくるとデータがうまく活用しきれずに、ミスや機会損失、営業効率の低下を招いてしまいます。
案件管理システムを導入することで、このような課題を解消し、以下のようなメリットを得ることができます。
Excelなどでは、厳格なルールのもとで管理しないと、入力ミスが生じたり、どれが最新の情報かわからなくなったりすることも。それに、ファイルが分かれていると時期をまたいだ案件情報を検索することが困難です。
案件管理システムは、メールの送信内容や取引先とのやりとりが自動的にシステムに取り込まれたり、名刺をもとに顧客データベースが自動生成されたりするため、入力の手間を省いて、扱った案件情報をもれなく蓄積することができます。顧客情報と紐付けて営業活動履歴が自動的に整理され、会社名、担当者名、キーワード、地域などから目的の情報をすぐに見つけ出せる検索性にも優れています。
さらに、蓄積された過去の類似案件などから最適な情報を提示することも可能。過去の失注案件からの見込み客へ適切なアプローチをしたり、過去の案件をもとにスピーディーに見積もりを作成したり、というようにデータを有効活用できるようになります。
Excelなどでも受注確度別にソートすることは可能ですが、自由度が高い分、担当者ごとに記載ルールが異なったり、詳細を書ききれていなかったりといった問題が発生しがちで、うまく機能しないことも多くあります。
案件管理システムでは、プルダウンやチェックリストから選択するなど、シンプルな入力方法によって担当者が誰であっても必要項目をもれなく記載した上で、同じようにデータを作成することができます。明確な入力基準のある項目からデータをソートしたり、比較・分析したりすることで、正確に状況を把握することが可能になり、優先度の高い案件から確実に受注につなげていけるようになります。
またスマホからでも簡単に入力できるので、どの場所にいたとしても情報共有のスピードアップも図れます。移動などのスキマ時間を活用してリアルタイムに商談内容を共有することで、営業活動をより迅速に進められる点もメリットです。
案件情報に紐づけてスケジュール管理をすることも可能です。チームや社内で案件ごとのToDoや対応期限を共有することで、実施状況を一覧で把握でき、対応漏れの防止や、上司などからのフォローもしやすくなるでしょう。
たとえば、「e セールスマネージャーRemix Cloud」のようにメンバーのスケジュールにToDoを登録することで指示を出せるものもあります。さらに期限日にはアラートで通知してくれるので、行動忘れの予防にも有効です。
また、「Mazrica Sales」がGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などのスケジュールと連携できるように、カレンダーツールやスケジュール管理ツールと連動すれば、より効率的に行動の徹底度を強化できます。
クラウド型の営業向け案件管理システムには様々なタイプがありますが、ここでは主な4つのタイプに分け、シーン別の選び方や特徴を紹介します。
利用実績が豊富で、定評のあるサービスでは、営業にかかわる基本機能が充実しており、最小限のアクションで簡単に案件情報を入力できたり、自動的にデータを整理して活用しやすくなっていたりします。たとえば、「Mazrica Sales」は、Chrome拡張機能を利用してGmailで送信した内容や取引先とのやり取りを自動でシステム内に取り込むことが可能。蓄積された情報はナレッジとしてチームメンバーにサジェストされるため、膨大な情報を埋もれさせることなく、効率的に活用できるようになっています。
「e セールスマネージャーRemix Cloud」は、「シングルインプットでマルチ自動アウトプット」をコンセプトに開発されており、一度の情報入力で、ダッシュボード、タイムライン、スケジュール、顧客・人脈情報、商談リスト、予実情報のすべてにデータが反映されるため営業工数を削減できます。また、「Zoho CRM」はカスタマイズ性に強みがあり、入力項目をドラッグ＆ドロップ操作で簡単に変更可能。自社ならではの管理手法に対応させたい場合にはおすすめです。
更に「Reforma PSA」なら、案件登録から売上管理までのプロセスを一元管理し、見積書や請求書の発行、部署をまたいだ申請・承認も1つのシステムで完結できます。1度入力した情報は各フローで引き継がれるため、二重入力や転記作業は不要。「請求」や「支払」といった業務のヌケ・モレも防止します。
見込み客、育成、クロージングまでの情報を自動整理して一気通貫で管理することで、営業活動全体の加速につながります。
本格的な案件管理システムでは、1ユーザーあたりの月額が数千円以上に設定されていることも。案件の進捗管理や対応履歴の蓄積など最低限の機能だけ使えれば良いという場合には、月額780円/ユーザーから利用できる「kintone 営業支援(SFA)パック」のようなタイプがおすすめです。
また、ノーコード設計のアプリの中で案件管理機能をもつタイプを利用し、自社でシステムを構築するという方法もあります。「Notion」では、ページ作成機能やCRMのテンプレートを用いて案件管理をすることも可能。社内ポータルとして既にNotionを導入しており、CRMもそこで行いたい、という場合は追加の費用負担なく利用できます。
より現場に寄り添った使いやすさを追求した機能を持つ案件管理システムもあります。たとえば「cyzen」はスマホでの利用が前提で、取引先の情報をマップ上で管理したりGPSで担当者の行動を把握したりと、外回りメインの営業担当者の活動を支援する現場寄りのシステムです。
「JUST.SFA」は自社に最適なSFAをノーコードで構築できるシステムで、新規開拓や既存顧客の深耕、ルートセールスなど、重視する内容に応じて、システムの内容をカスタマイズしていくことができます。
営業にかかわる業務を総合的に支援する基本機能が充実し、データの蓄積や活用に強みのあるタイプを紹介します。
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（出所：Sales Cloud公式Webサイト）
世界シェア1位の顧客管理ソリューション「Salesforce」の営業ツール。顧客管理、案件管理、見込み客管理などの豊富な機能を備え、各機能から得たデータを反映したレポートやダッシュボードから、瞬時にビジネスの状況把握や売上予測を行えるのが強み。データ項目の拡張やツール連携などカスタマイズ性も高い。
案件管理では、案件の詳細をトラッキングして取引額や競合相手といった重要な情報をすぐに把握できる。さらに売上予測や商品等の最新情報を反映した見積り書もテンプレートからスピーディーに作成でき、案件を短期で成立へと進めることを手助けする。モバイル端末では商談内容の記録やダッシュボードの確認などが行え、外出先からでもオフィスと同じように業務を進めることも可能。
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（出所：Mazrica Sales公式Webサイト）
入力の自動化が強みの営業向け案件管理ツール。日々の行動は時系列で、案件に関する進捗はカード形式で一覧表示し、視覚的・直感的に管理できる。
多数の外部ツールとのデータ連携により幅広い業務の自動化ができる点も特長。たとえば、Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアとの連携で、メールの送信内容に紐付いた案件の自動登録やカレンダーへの自動登録ができるほか、Slackなどのチャットツールやマネーフォワードクラウド請求書などの請求管理ツール、Sansanなどの名刺管理ツールとの連携も可能。
また、BIツールと連携してMazrica Salesに蓄積された営業進捗などのデータをダッシュボード化したり、CTIツールとの連携で通話の録音・文字起こしデータを電話アクションとして登録したり、入力作業や数値管理の負担軽減に役立つ機能が充実する。
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（出所：eセールスマネージャーRemix CLOUD公式Webサイト）
導入実績5,500社以上、利用継続95％を誇るCRM/SFAツール。直感的に活動状況を把握できるUIで、売上予測や見込み案件を瞬時に見える化。スマホ、PC、タブレットなどのマルチデバイスに対応し、活動報告を一度入力するだけですべてのツールに自動反映されるシングルインプット・マルチアウトプットの入力システムや、名刺管理、Zoom連携機能で営業活動の業務負担を最小限に抑える。
また、手厚いサポート体制も強みで、顧客アドバイザー、サポートデスク、集合型研修、活用支援サイトなどでシステムの導入から定着、活用までを徹底フォロー。新規システムを導入しても定着しないという「定着の壁」を確実に突破し、営業ワークスタイル改革に向けた支援が充実している。
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（出所：Zoho CRM公式Webサイト）
リード獲得・育成、商談管理・既存顧客フォローに至るまで様々なフェーズで利用できる顧客管理システム。顧客情報は「見込み客」「取引先」「連絡先」の3つに分類してわかりやすく管理。メール・電話・ソーシャル・Webチャットなどチャネル不問でコミュニケーションも集約可能。案件に関しては、金額・商品・ステージ・確度など、様々な確度から管理可能。関連情報も自動で紐付けられるため、情報を把握するのも簡単。画面レイアウト・入力項目を、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にカスタマイズできるので、営業目標・販売戦略が変更した場合も対応しやすい。世界25万社で利用実績あり。
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（出所：Sales Force Assistant公式Webサイト）
「営業を管理するのでなく、営業を支援する」を掲げる営業支援システム（SFA/CRM）。AI秘書など、営業担当者の成果向上をアシストする機能を豊富に搭載。営業担当者は、「いつ」「どこで」「誰と」「何をして」「結果どうだったか」を自分のスマホやPCで入力するだけ。情報は顧客管理、商談管理、物件（案件）管理、営業日報に自動で反映される。
組織としてスムーズな情報共有が期待できる他、「何を入力させるか」の項目を設定することで、顧客ヒアリングや営業プロセスの標準化にもつながる。
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（出所：Reforma PSA公式Webサイト）
IT・Web・広告などのクリエイティブ業に特化した案件管理システム。売上や外注、勤怠工数、経費などの情報をプロジェクトごとに一元管理することで、利益の見える化と業務効率化を支援する。
システム内でのシームレスなデータ連携と紐づけ機能により、工数や経費を案件ごとに管理。各案件に紐づいた工数・経費からそれぞれ原価を自動算出することで、タイムリーかつ正確な損益管理ができる。また、事業セグメントやクライアント、部門ごとなど、様々集計軸で損益のレポーティングが可能。売上や利益など、受注前の見込み段階での予測値と実績値を管理し、3カ月先・半年先の着地予測を見える化することで、経営判断をサポートする。
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名刺情報の活用やマーケティングオートメーション機能で、案件管理のさらに先のリードの活用・育成に強みのあるタイプを紹介します。
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（出所：ホットプロファイル公式Webサイト）
営業支援、見込み客発掘、名刺管理の統合であらゆる顧客情報をデジタル化・自動整理し、セールスDXを推進するクラウド型営業ツール。「SFA」「MA」「名刺管理」を１つに集約することで、複数システム併用によるコストの嵩みを防ぐ。さらに、名刺スキャンでは、既存の保有機材を利用できるので、導入コストをかけずに運用できる点も魅力。
課題に合わせて営業力強化、マーケティング力強化の2つのプランから選択でき、営業力強化では名刺交換や活動報告、案件管理といった日々の営業活動の蓄積から顧客情報を整理・統合し営業部門に定着させる。マーケティング力強化では問い合わせフォームから発生したリードを顧客情報と統合して自動でリスト化し、アプローチに向けたパスを営業へ送れるなど部門間の連携を強化できる。
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（出所：Knowledge Suite GRIDY SFA公式Webサイト）
グループウェア、SFA/CRMの機能を連動して情報・コミュニケーションの可視化、営業・顧客対応の業務プロセスの改善を図ることができるクラウド型統合ビジネスアプリケーション。問い合わせ管理、Web名刺交換・名刺管理、日々の営業活動報告といった情報を一元管理し、支社、グループ会社、協力会社とセキュアに情報共有。顧客情報に関わる行動履歴を最短3ステップで入力するだけで、営業報告を完了させることができる。
メール配信エンジンを利用して顧客フォローの自動化も可能。スケジュール・文書管理やWebフォーム作成、AI分析で高確度の見込み客を発掘する類似企業抽出エンジンなど、営業活動を支援するツールが豊富。スマホアプリ対応で、外出先やテレワーク時でもリアルタイムに情報を共有できる。
スマホに表示するマップを中心として営業活動や顧客情報を管理するものや、プログラミング知識がなくてもオリジナルのシステムを構築できるものなど、個性的な機能をもつ案件管理システムを紹介します。
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（出所：cyzen公式Webサイト）
マップを利用した顧客情報管理や活動情報の共有が特徴的な、スマホ特化の営業活動管理アプリ。取引先、見込み客、店舗などの顧客情報をスマホの地図にデータにタグをつけてマッピングが可能で、訪問もれやバッティングの防止にも役立つ。また各営業担当者の現在の位置情報や滞在時間、移動軌跡をリアルタイムに把握し、遠隔での業務指示や業務改善にも活用できる。
日々の業務報告はスマホから簡単に作成・共有でき、写真の添付でリアルな記録も作成可能。さらに分析機能（BI）も備え、蓄積される行動データを自動で分析・可視化し、業務改善や戦略づくりを効果的に支援する。
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（出所：Report@公式Webサイト）
スマホで位置情報を活用し、報告書作成や顧客情報の管理が簡単に行える訪問業務サポートアプリ。「報告書作成のためだけに帰社しなければならない」「報告書の作成が業務を圧迫している」という現場の課題に加え、「誰がどこで何をしているのかわからない」「リアルタイムに報告内容を確認できない」という管理者の課題を解決する。各種営業、運送業、保守点検、警備業、設備工事業など、導入実績1,500社以上。
案件ごとの報告書や活動日報はスマホから簡単に作成可能で、現場の担当者はスキマ時間を効率よく利用できる。また、特定の地点やエリアを地図上にマッピングすることが可能で、顧客の情報や担当エリアを地図上に表示し、アプリから顧客情報を確認・登録・更新することができる。地図上に1日の予定を導線表示できるのもポイント。
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（出所：JUST.SFA公式Webサイト）
自社オリジナルのSFAをノーコードで構築できる営業支援システム。編集は8種類のパネルからテンプレートを選択し、ドラッグ＆ドロップで必要なフィールドを選択していくだけなので簡単。新規開拓、既存深耕、ルートセールスなど幅広い営業スタイルに合わせたSFAをシステムベンダーや情報システム部門を介すことなく、営業現場で実現し、運用できる仕組みとなっている。
また、外部システムとも連携可能で、基幹システムと連携して売上データや各種マスターデータを同期したり、MAツールへSFAの商談ステータスを反映したり、Gmail、Teamsと連携して案件に紐付いた情報のやり取りを一括管理したりといったこともでき、営業活動のシステム化を促進する。
必要最小限の機能に絞ったり、自社でシステム構築したりといった方法で、導入・運用コスト抑えて利用できる案件管理システムを紹介します。
（出所：kintone 営業支援(SFA)パック公式Webサイト）
kintoneが提供する業務支援サービスから、営業支援に使える案件情報、顧客情報のアプリをまとめたシンプルな案件管理システム。会社名、連絡先などの顧客情報と、最新の案件情報や商談履歴を関連付け、顧客へのきめ細かい対応とノウハウの蓄積・活用を支援する。顧客情報と案件を1画面で表示し、一つひとつの案件に対してのアクションも詳細に記録できるので、現状確認や担当の引き継ぎもスムーズ。
営業担当者ごとの売上や案件の進捗状況をグラフ化するなど、思考の流れに沿った分析も簡単に行える。低価格ながらモバイルにも対応。案件管理に必要な機能は最小限カバーされているので、必要に応じてサービスを追加するのもおすすめ。
（出所：Notion公式Webサイト）
プジェクト管理、スケジュール管理、社内Wikiといった機能を連動し直感的に確認・操作できるオールインワンワークスペース。100種類以上のテンプレートが用意されており、案件管理に役立つテンプレートも豊富に揃う。さらに独自のテンプレートも設定可能。
誰もが使いやすい環境を用意するためにはある程度の設定が必要となるが、ノーコードで拡張できるので設定次第で自社に合った案件管理システムを構築していくことができる。
営業向けの案件管理システムには主に以下のメリットがあります。
その結果、営業担当者やマネージャーの業務効率が改善し、営業全体の受注額の向上へとつながります。
案件管理システムには様々な特徴を持った多数のクラウドサービスが存在します。案件管理システムの導入を検討する際は、目的に合わせて、「データの蓄積・活用に強みのあるタイプ」、「リードの活用・育成にも強みのあるタイプ」、「低価格・ノーコードタイプ」、「特徴的な機能を持つタイプ」の4つのタイプから自社に合いそうなタイプを選び、その中で比較検討を進めていきましょう。
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営業向け案件管理システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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