最終更新日:2024-03-21
案件管理の効率化、精度向上を実現して受注件数を改善したい方へ。テレワーク下でも使いやすいクラウド型の営業向け案件管理システムについて、導入のメリットや選び方、おすすめのシステムを紹介します。
営業向け案件管理システムとは、営業担当者それぞれが行っている営業活動の内容を可視化し、案件情報や営業進捗を管理するためのツールです。
従来は案件情報をExcelやスプレッドシートで管理するのが一般的でしたが、案件数や営業担当の人数が増加するとデータが膨大になり、同時に管理情報にアクセスしたり、編集したりすることが難しくなるケースもあります。
営業に特化した案件管理ツールを導入すれば、案件情報の管理や共有がスムーズになり、成約に向けた最短距離の行動を取れるようになります。また、現在リリースされているシステムはクラウド型が主流となるため、テレワークや出先でもリアルタイムで最新の情報にアクセスできるというメリットがあります。
案件管理の最終的な目的は、受注額の向上です。そのためには、各営業担当が担当する案件の現状を明らかにし、状況に応じた適切な一手を明確にする必要があります。
いつ、どの顧客と、どのような商談をしたのか、そしてその結果、顧客は現在どの様な状態にあるのか、受注決定までのプロセスで何を摘み残しているのか、といった項目を詳細に記録し、そのデータをもとに行動計画を立てていくことが重要です。加えて、受注実績や受注の着地見込みを正確に管理し、営業の予実管理の精度を高めること必要があります。
そうして得られた商談実績や進め方を様々な角度から検証し、今後の指針として活かしていくことで、営業活動が効率化され売上の向上へとつなげられます。
案件管理の項目は、案件名、顧客名、顧客担当者名、営業担当者名、案件化の経路、取引内容、取引額、進捗状況、受注確度、受注見込時期などを基本とし、自社のプロダクトや営業手法などに応じて項目を追加します。
正しく情報を記録しデータを分析することで、進行中の商談を成功させるだけでなく、以降の案件を進める際にも役立てられます。そのため、管理項目は入力者によって差分が出ないよう、定量化や定型化ができるものが望ましいでしょう。
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「案件情報の効率的な管理」「受注額と受注予測の集計表示」などは、案件や営業担当者数が少ないうちはExcelやスプレッドシートで対応可能です。しかし、扱う情報量が大きくなってくると、データをうまく活用できず、機会損失や営業効率の低下を招いてしまいます。
そうした際に案件管理システムを導入することで上記の課題を解消すると同時に以下のようなメリットを得られます。
Excelなどで作成した管理表は一定のルールのもとで管理しないと、入力ミスが生じたり、どれが最新の情報かわからなくなったりするケースがあります。また、ファイルを月次で分けていると、時期をまたいだ案件情報を検索することが困難です。
その点、案件管理システムはメールの送信内容や取引先とのやりとりが自動的にシステムに取り込まれるため、入力の手間が省かれ、扱った案件情報をもれなく蓄積できます。この際、営業活動履歴が顧客情報と紐付けて自動的に整理されるため、会社名、担当者名、キーワード、地域などから目的の情報を探す際の検索性にも優れます。
さらに、蓄積された過去の類似案件などから最適な情報を提示可能です。過去の失注案件から見込み客へアプローチしたり、過去の案件をもとにスピーディーに見積もりを作成したりと、これまでのデータを有効活用できるようになります。
Excelなどでも受注確度別のソートは可能ですが、自由度が高い分、担当者ごとに記載ルールが異なったり、詳細を書き切れていなかったりという問題が発生しがちです。
その点、案件管理システムでは、プルダウンやチェックリストなど入力ルールが決まっているため、安定したデータ入力が期待できます。明確な基準のある項目からデータをソートしたり比較・分析したりすることで、正確な状況把握が可能になり、優先度の高い案件から受注につなげられるようになります。
また、多くの案件管理システムではスマホからも入力できる仕様となっており、情報共有のスピードアップが図れます。移動などのスキマ時間を活用してリアルタイムに商談内容を共有することで、営業活動を迅速に進められるのもメリットです。
案件管理システムの導入により、案件情報に紐づけたスケジュール管理も可能になります。チーム内で案件ごとのToDoや対応期限を共有することで、管理者は状況を把握でき、対応漏れのフォローもやりやすくなるでしょう。
たとえば、「e セールスマネージャーRemix Cloud」のように、メンバーのスケジュールにToDoを登録することで指示を出せる製品もあります。期限日にはアラートで通知してくれるので、タスクの対応漏れの予防にも有効です。
また、「Mazrica Sales」がGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などと連携可能なように、案件管理システムをカレンダーやスケジュール管理ツールと連動すれば、より効率的にタスクの遂行度を高められます。
クラウド型の営業向け案件管理システムには様々なタイプがありますが、ここでは主な4つのタイプに分け、選び方や特徴を紹介します。
「データ入力を効率化したい、データを有効活用したい」場合におすすめのタイプです。営業にかかわる基本機能が充実しており、最小限のアクションで案件情報を入力すると、自動的にデータを活用しやすいおうに整理してくれます。利用実績が豊富なこともこのタイプの特徴です。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| Sales Cloud | Salesforceの営業ツール。顧客管理、案件管理、見込み客管理などの豊富な機能を搭載。データ項目の拡張やツール連携などカスタマイズ性も高い。 |
| Mazrica Sales | Chromeの拡張機能でGmailのやり取りを自動で取り込み可能。AIが案件のリスク分析や類似案件を直接アドバイスしてくれる。 |
| eセールスマネージャーRemix Cloud | 1回の活動報告で、ダッシュボード、タイムライン、スケジュール、顧客・人脈情報、商談リスト、予実情報のすべてにデータを自動反映できる。 |
| Zoho CRM | カスタマイズ性が高く、入力項目をドラッグ＆ドロップ操作で変更可能。更にノーコード・ローコードでCRMのデザインもカスタマイズできる。 |
| Sales Force Assistant | 一度入力するだけ情報が顧客管理、商談管理、物件（案件）管理、営業日報などに自動で反映。AIアシスタント機能も搭載。 |
| Reforma PSA | 販売・購買・勤怠・経費などの機能から必要なものだけを組み合わせて活用可能。案件登録から売上管理までのプロセスを一元管理。 |
「案件管理だけでなく、リード情報を活用して育成につなげたいたい」場合におすすめの案件管理ツールです。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| ホットプロファイル | 名刺管理、営業支援、マーケティングオートメーションを1つのシステムに集約。問い合わせフォームの入力情報をもとに顧客リストの作成が可能。 |
| Knowledge Suite GRIDY SFA | 最短3ステップで営業日報入力可能。顧客情報を保存するだけでなく、メール配信によるフォローもできる。 |
「自社業務に合う特徴的な機能を使って導入効率を高めたい」場合におすすめのタイプです。より現場に寄り添った使いやすさを追求した機能を備えています。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| cyzen | スマホ利用に特化しており、取引先情報をマップ上で管理したり、GPSで担当者の行動を把握したり、外回りメインの営業を支援・管理できる。 |
| Report@（レポルタ） | スマホの位置情報を活用した訪問業務サポートアプリ。 報告書をスマホから最短3分で作成・送信。OCRで名刺情報などを読み取って顧客情報とともに保存することも可能。 |
| JUST.SFA | 自社に最適なオリジナルのSFAをノーコードで構築可能。新規開拓や既存顧客の深耕、ルートセールスなど、重視する内容に応じてカスタマイズ可能。 |
本格的な案件管理システムは1ユーザーあたりの月額が数千円かかりますが、「できるだけ価格を抑えて環境を整えたい」場合におすすめのタイプです。案件の進捗管理や対応履歴の蓄積など最低限の機能が備わっており、安価に利用できるシステムがそろっています。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| kintone 営業支援(SFA)パック | 月額780円/ユーザーから利用可能。案件情報・顧客情報などのアプリをまとめたシンプルな案件管理システム。 |
| Notion | 100種類以上のテンプレートを持つノーコードアプリ。ページ作成機能やCRMのテンプレートを用いれば案件管理も可能。月額8ドル/ユーザー。 |
営業にかかわる業務を総合的に支援する基本機能が充実し、データの蓄積や活用に強みのあるタイプを紹介します。
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（出所：Sales Cloud公式Webサイト）
世界シェア1位の顧客管理ソリューション「Salesforce」の営業ツール。顧客管理、案件管理、見込み客管理などの豊富な機能を備え、各機能から得たデータからビジネスの状況を把握したり売上予測を立てられたりするのが強み。中小企業向け、大企業向けといった会社規模だけでなく、toB、toC、直販といった様々なビジネススタイルに合わせたカスタマイズが可能。
案件管理では、案件の詳細をトラッキングすることで取引額や競合相手などの重要な情報を一目で把握できる。売上予測や商品の最新情報を反映した見積り書もテンプレートから作成でき、案件を短期で成立へと進めることを手助けする。モバイル端末から商談内容の記録やダッシュボードを確認できるなど、外出先でもオフィスと同様の業務を進めることが可能。
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（出所：Mazrica Sales公式Webサイト）
入力の自動化が強みの営業向け案件管理ツール。日々の行動は時系列、案件の進捗はカード形式で一覧表示し、直感的に管理できる。
AIが案件ごとにリスク分析を行ったり、類似案件を示唆してくれるため、受注率アップに役立つ。多数の外部ツールとのデータ連携により業務を自動化ができる点も特長。たとえば、Google WorkspaceやMicrosoft 365などと連携し、データやスケジュールの自動登録ができる。ほかにSlackなどのチャットツールやマネーフォワードクラウド請求書などの請求管理ツール、Sansanなどの名刺管理ツールとの連携も可能。
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（出所：eセールスマネージャーRemix CLOUD公式Webサイト）
導入実績5,500社以上、利用継続95％を誇るCRM/SFAツール。スマホ、PC、タブレットなどのマルチデバイスに対応し、SNSタイムライン機能では「見せる化」やスピーディーな情報共有が可能。活動報告を一度入力するだけですべてのツールに自動反映されるシングルインプット・マルチアウトプットの入力システムを採用し、営業活動の業務負担を抑える。
また、顧客アドバイザー、サポートデスク、集合型研修、活用支援サイトなどサポートが手厚い点もアドバンテージと言える。
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（出所：Zoho CRM公式Webサイト）
リード獲得・育成、商談管理・既存顧客フォローに至るまで様々なフェーズで利用できる顧客管理システムで、世界25万社で利用実績がある。顧客情報は「見込み客」「取引先」「連絡先」の3つに分類し、案件は、「金額」「商品」「ステージ」「確度」など項目で管理。
上位のエンタープライズプランでは、「Zia」というAIアシスタントによるデータ解析などのサポートがあるので、最適なアクションが取りやすい。画面レイアウト・入力項目はドラッグ＆ドロップ操作でカスタマイズできるので、営業目標・販売戦略が変更した場合も対応しやすい。
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（出所：Sales Force Assistant公式Webサイト）
「営業を管理するのでなく、営業を支援する」を掲げる案件管理システム。アバターを変更できるAI秘書などゲーム的な要素を取り入れており、営業担当者は「いつ」「どこで」「誰と」「何をして」「結果どうだったか」を自分のスマホやPCで入力するだけで情報が顧客管理、商談管理、物件（案件）管理、営業日報に自動反映される。
営業チーム内のスムーズな情報共有が期待できるほか、「何を入力させるか」の項目を設定することで、顧客ヒアリングや営業プロセスの標準化にもつながる。
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（出所：Reforma PSA公式Webサイト）
IT・Web・広告などのクリエイティブ業に特化した案件管理システム。販売管理、購買管理、勤怠・工数管理、経費管理の4つの管理機能により、業務効率化を支援する。
システム内のデータ連携と紐づけ機能により、各案件に紐づいた工数・経費からそれぞれ原価を自動算出することで、正確な損益管理ができる。
また、売上や利益など受注前の見込み段階での予測値と実績値を管理し、3カ月先・半年先の売上予測を見える化することで、経営判断をサポートする。
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名刺情報の活用やマーケティングオートメーション機能で、案件管理のさらに先のリード活用・育成に強みのあるタイプを紹介します。
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（出所：ホットプロファイル公式Webサイト）
あらゆる顧客情報をデジタル化・自動整理し、セールスDXを推進するクラウド型営業ツールで、480万社以上の企業データベースを搭載。「SFA」「MA」「名刺管理」の機能が集約されており、複数のシステム併用によるコストの嵩みを防ぐ。
プランは「営業力強化」「マーケティング力強化」の2つから選択でき、前者は名刺交換案件管理といった日々の営業活動の蓄積が可能。後者は問い合わせフォームから発生したリードを顧客情報と統合してリスト化し、アプローチに向けたパスを営業へ送れるなど部門間の連携を強化できる。Salesforceとの連携やGPS報告など6つのオプションが用意され、自社に合わせて機能を拡張も可能。
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（出所：Knowledge Suite GRIDY SFA公式Webサイト）
SFA/CRMの機能を連動して営業・顧客対応のプロセスを改善できるクラウド型統合ビジネスアプリケーション。シンプルなインターフェースが特徴となっており、顧客情報に関わる行動履歴を最短3ステップ入力するだけで、営業報告を完了できる。
また、スタンダードプランでもユーザー数無制限で利用できるため、運用コストを抑えられ、使用者増減時にプラン変更も不要。
スマホに表示するマップを中心として営業活動を管理するシステムや、プログラミング知識がなくてもオリジナルのシステムを構築できるものなど、個性的な機能をもつ案件管理システムを紹介します。
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（出所：cyzen公式Webサイト）
マップを利用した顧客情報管理や活動情報の共有が特徴的な、スマホ特化型の営業活動管理アプリ。取引先、見込み客、店舗などの顧客情報にタグを付けてスマホの地図にデータのマッピングが可能で、訪問もれやバッティングの防止に役立つ。
また、各営業担当者の現在の位置情報や滞在時間、移動軌跡をリアルタイムに把握できるため、遠隔での業務指示や業務改善にも活用できる。路線情報サービスと連携すれば、移動中の交通費が自動計算されるので、経費精算にかける時間削減可能。
日々の業務報告はスマホで簡単に作成でき、分析機能（BI）も備えているため、業務改善や戦略づくりを効果的に支援する。
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（出所：Report@公式Webサイト）
スマホで位置情報を活用し、報告書作成や顧客情報の管理が行える訪問業務サポートアプリ。報告書作成業務の負担軽減に加え、営業担当の業務状況の把握が難しいという管理者に多く見られる課題を解決する。各種営業、運送業、保守点検、警備業、設備工事業など、導入実績1,500社以上。
報告書や活動日報はスマホから最短3分で報告送信できるほか、OCR（光学文字認識）を利用して名刺情報や免許証、車両のメーター情報などを読み取って顧客情報とともに保存。
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（出所：JUST.SFA公式Webサイト）
オリジナルのSFAをノーコードで構築できる案件管理システム。編集は8種類のパネルからテンプレートを選択し、ドラッグ＆ドロップで必要なフィールドを選択していくだけで、新規開拓、既存深耕、ルートセールスなど幅広い営業スタイルに合わせたSFAを運用できる仕組みとなっている。
基幹システムやMAツールなど外部システムとも連携し、SFAの商談ステータスを反映できるほか、Gmail、Teamsと連携して案件情報の一括管理もでき、営業活動のシステム化を促進する。ツール上で作成したグラフをExcelに簡単出力できるため、資料作成の工数削減にもなる。
必要最小限の機能に絞ったり、自社でシステムを構築することで、コスト抑えて利用できる案件管理システムを紹介します。
（出所：kintone 営業支援(SFA)パック公式Webサイト）
業務支援サービス、営業支援に使える案件情報、顧客情報などをまとめたシンプルな案件管理システム。会社名、連絡先などの顧客情報と最新の案件情報を関連付け、顧客へのきめ細やかな対応を支援する。顧客情報と案件は1画面に表示され、一つひとつの案件に対してのアクションも詳細に記録できるため、現状確認や担当の引き継ぎがスムーズ。
低価格で案件管理に必要な機能はカバーされているので、顧客リストや日報など別途ラインナップされているアプリを必要に応じて追加することをもおすすめ。
（出所：Notion公式Webサイト）
プロジェクト管理、スケジュール管理、社内Wikiなどの機能をまとめたオールインワンのワークスペース。100種類以上のテンプレートの中には、案件管理に役立つものも豊富に揃っている。それ以上の機能であってもノーコードで拡張できるため、自社に最適化した案件管理システムを構築していくことができる。
営業向けの案件管理システムには、主に以下のメリットがあります。
その結果、営業担当者や管理者の業務効率が改善し、営業全体の受注額の向上へとつながります。
案件管理システムには様々な特徴を持った多数のクラウドサービスが存在します。導入を検討する際は、目的に合わせて以下4から自社に合いそうなタイプを選び、比較検討を進めていきましょう。
（1)データの蓄積・活用に強みのあるタイプ
（2)リードの活用・育成にも強みのあるタイプ
（3)低価格・ノーコードタイプ
（4)特徴的な機能を持つタイプ
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