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ファイル共有サービス13選!セキュリティで失敗しない選び方

ファイル共有サービス13選!セキュリティで失敗しない選び方

最終更新日:2023-01-10

セキュリティポリシーに準拠した、企業向けのクラウド型のファイル共有サービスを導入したい方へ。情報システム部門も納得できる高セキュリティなサービスの選び方やチェックポイント、おすすめのサービスについてご紹介します。

目次

クラウド型のファイル共有サービスとは?

クラウド型のファイル共有サービスとは、各種データファイルをクラウド上で蓄積・共有・管理するためのサービスです。オンラインストレージサービスやクラウドストレージサービスとも呼ばれています。

ファイル転送サービスと混同されがちですが、ファイル転送サービスの利用目的が手軽なファイル送付なのに対し、ファイル共有サービスの主な利用目的は、チーム内でリアルタイムかつセキュアに情報を共有すること。そのため、アクセス権限の設定やファイルの暗号化といった機能が欠かせません。目的によって求められる機能が大きく異なるので、注意が必要です。

最近では、チーム・プロジェクト内でのファイル共有にとどまらず、テレワーク時の社内ファイルサーバーとして利用されるケースも増えています。

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ファイル共有サービスの選び方(5つのチェックポイント)

ファイル共有サービスの導入を検討する際、どのようなセキュリティ対策が用意されているかチェックする必要があります。主なチェックポイントとして、「アクセス制限」、「通信経路」、「保存・送受信」、「保管場所」、「認証の取得状況」の5つが挙げられます。

それぞれ、どのようなポイントをチェックすべきか見ていきましょう。

ファイル共有サービスセキュリティチェックポイント図

1.アクセス制限

クラウドにアクセスできるデバイスやIPアドレス、ユーザーをコントロールするためのセキュリティ機能が「アクセス制限」です。具体的には、デバイス認証やIPアドレス制限、ID認証や2段階でのユーザー認証、ファイルやフォルダの操作権限を管理するアクセスコントロールなどが挙げられます。

2.通信経路

不正アクセスや通信傍受からデータを守るための機能として、通信の暗号化や不正な通信の検知・防御などがあります。より高度なセキュリティ対策として、誰でもアクセスできるネット回線ではなく、自社のみがアクセスできる閉域ネットワークを提供しているファイル共有サービスも。

3.ファイルの保存・送受信

受信したファイルの暗号化保存、送受信の際のウイルスチェック、不測のトラブルに備えたログ記録の範囲など、ファイルの保存・送受信に関わるセキュリティ機能も要チェックです。

4.データの保管場所

データを保管するデータセンターの場所によって、ディザスタ・リカバリへの対応状況が異なります。そのため、データセンターの場所が国内か海外か、また、あるデータセンターがなんらかの災害に見舞われた場合にほかのデータセンターで運用を継続できるか、といったポイントをチェックしておくと良いでしょう。

5.全体的な取り組み(各種認証)

機能面だけでなく、運用面も含めて一定水準のセキュリティ対策が講じられているかについても確認しましょう。「ISMS」、「Pマーク」や「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」といった各種認証を取得しているサービスだと安心です。

 

導入検討時のチェックポイント

前述したセキュリティ対策機能に加えて、導入検討時にチェックしておきたい3つのポイントについて解説します。

(1)自社にとっての必須機能を満たしているか

先述した5つのチェックポイント(セキュリティ機能)のうち、「1.アクセス制限」「2.通信経路」「3.ファイルの保存・送受信」は、多くの企業で必須機能とされています。

中でも、アクセス制限に関しては、IDとパスワードだけの認証では不十分と見なし、デバイス認証やIPアドレス制限、2段階認証(2要素認証)を必須とする企業が増加しているなど、求められるハードルが上がってきています。

一方で、データの保管先においては、国内以外でも許可とするケースやディザスタ・リカバリ対策を必須としないケースは多く見られます。このように、企業によって必須機能は異なります。自社にとっての必須機能を見極め、導入サービス検討の軸とするのが基本です。

(2)自社セキュリティ・ポリシーとの合致

セキュリティ・ポリシーが厳格な企業では、自社の「セキュリティ・チェックシート」に基づいた確認が必須に。そして、セキュリティ・ポリシーに合致したサービスを導入するようにしましょう。

対応必須機能および対応していることが望ましい機能を、すべて満たしたサービスが見つからない場合には、機能の優先順位付けも必要となります。

(3)使い勝手のよさ

セキュリティ・ポリシーだけを基準に導入サービスを決めると、導入したサービスが使いづらくて、会社に隠れて別のツールを使う「シャドーIT」を招く恐れが。また、業務の非効率化にもつながるので、使い勝手のよさを考慮することも重要です。

たとえば、認証方式としてワンタイムパスワードを利用する場合は、ワンタイムパスワード発行用のデバイス・アプリがすぐに利用できるか、また、入力方法が煩雑すぎないか、といった観点が求められるでしょう。アクセス権限の管理においても、ユーザーの属性別に何種類もアクセス権限を設定する必要があると、管理業務の負荷が増大するというデメリットも。

そのため、セキュリティ機能の充実度と使い勝手のバランスを考えて、自社に最適なサービスを見定めることも重要です。

なお、より詳しく「業務でやりたいこと」や「必要なセキュリティ機能」からオンラインストレージを選べるようにガイドを用意しました。特に「どこまで機能を気にすればよいかわからない」という方向けにご紹介しています。

オンラインストレージの選び方 ~必要な機能やセキュリティは何か?~

オンラインストレージ・ファイル共有サービス

オンラインストレージの選び方 ~必要な機能やセキュリティは何か?~

オンラインストレージ・ファイル共有サービス

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おすすめのファイル共有サービス

ファイル共有サービスの選び方やチェックの観点を踏まえて、おすすめのファイル共有サービスをご紹介します。

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Box(Box)

Box公式Webサイト

(出所:Box公式Webサイト)

世界中で利用されているアメリカ発のファイル共有サービス。タブレットやスマホからも利用でき、社内だけでなく、取引先などとのファイル共有もスムーズに行える。Box Drive機能ではクラウド上のファイルをデスクトップで操作するなど、ローカルファイルと同様に作業できるうえ、クラウド上に自動保存でき、ハードドライブの容量不足解消にも役立つ。シンプルなワークフローで進捗管理ができるBox Relay機能も便利だ。
また、アクセス管理、AES 256ビット暗号化、信頼性の高い電源、バックアップシステムを備えた複数のデータセンター、99.9%のSLAと冗長性、ISOの他に世界各地での認証、変更不可の監査ログ、コスト効率の高い暗号キーの管理など、セキュリティ対策も充実している。
法人向けプランは、容量や各種機能別に4種類が用意されており、オンライン申込ですぐに利用開始できる。日本の販売代理店も数多く、導入や社内浸透の支援、トラブル対応といったサポートも充実。

  • 料金:月額2,850円/ID(Business Plusプランの場合)
    ※利用は3IDから

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Box/Box over VPN(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Box over VPN公式Webサイト

(出所:Box over VPN公式Webサイト)

NTTコミュニケーションズ社の閉域網経由という、より高セキュアな環境でBoxが利用できるサービス。ストレージ容量無制限で、社内・取引先とのファイル共有や、Salesforceなどの業務アプリケーションとのシームレス連携が可能に。ネットワークからBoxまで一元保守体制を構築し、24時間365日受付のヘルプデスクを設置。トラブル時にも迅速な対応が受けられる。ヘルプデスクには、Box Certified Professional (BCP)資格保有者が在籍。また、コンテンツを日本国内のデータセンターに保存する「Box Zones Japan over VPN」プランも用意。
ユーザーごとに7種類のアクセス権限を設定、60種類のログ・セキュリティレポート抽出、ファイル保管時にAES256bitでファイルを暗号化するなど、豊富なセキュリティ対策がそろう。

  • 料金:月額 1,750円/ID〜

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GigaCC ASP(日本ワムネット株式会社)

GigaCC ASP公式Webサイト

(出所:GigaCC ASP公式Webサイト)

企業間・プロジェクトメンバー間のファイル共有に適した、実績トップクラスの純国産ファイル共有サービス。セキュリティ対策機能が豊富にそろっており、IPアドレス制限、暗号化、ウィルスチェック、ID/パスワード認証、利用期限設定、利用権限設定などに対応している。
20年以上の提供経験を活かし、200項目以上の詳細な履歴ログ管理など、きめ細やかな機能を搭載。ディレクトリ単位、アカウント単位で柔軟な権限設定も可能だ。また、ファイル共有・ファイル送信時にポリシーに合わせた承認フローを構築できるワークフロー機能も備わっている。
最大で数万IDまで発行できるオンプレ型のプランもあるため、大規模な企業でも導入可能。

  • 料金:月額12,000円〜/10ID、初期費用50,000円(Standardプランの場合)
    ※ボリュームディスカウントあり

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Bizストレージ ファイルシェア(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Bizストレージ ファイルシェア公式Webサイト

(出所:Bizストレージ ファイルシェア公式Webサイト)

NTTコミュニケーションズが提供するファイル転送・共有サービス。最大2GBの大容量ファイルの送受信や、送信先制限、上長承認など、ファイル誤送信や不正流出を防ぐ機能が充実しており、ファイル転送機能に強みを持つ。同サービスのIDを持たない取引先との送受信も可能だ。
AESによるファイル暗号化、IPアドレスによるログイン制限、ウイルスチェック、管理者がアクセスログを確認する手段など、セキュリティ対策も多数そろうため、機密情報のやり取り時でも安心して利用できる。サービス稼働率100%という安定性も魅力。

  • 料金:月額15,000円/1,000ID、初期費用20,000円(ディスク容量1GBの場合)
    ※ディスク容量は1GB〜1TBまで。オンライン注文なら初期費用無料

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クリプト便(NRIセキュアテクノロジーズ株式会社)

クリプト便公式Webサイト

(出所:クリプト便公式Webサイト)

野村総研系の情報セキュリティ専門会社が運営する、セキュリティ対策に強みを持つファイル転送・共有サービス。ファイル共有オプションを追加することで、ファイル共有が可能になる。TLSによる通信暗号化に加えて、多段ファイアウォールやWAFによる不正侵入対策、送受信時にウイルスチェック、保管時はAESでの暗号化などがサーバーに施されているなど、情報セキュリティ対策による堅牢性が特長だ。
また、送受信先を限定するクローズド送信機能など、情報漏えいを防ぐ仕組みにも定評あり。オプションでファイル送受信・共有前に上長による事前承認を必須とする承認機能も。監査対応に必要なユーザーの送受信ログや、管理者操作ログの取得機能なども備えており、大手金融機関の厳格な監査ルールにも適合できるなど、監査対策に強い点も人気だ。

  • 料金:月額900円/ID〜(スタンダードプランの場合)、初期費用別途
    ※規定のユーザー数・送信数を超えた場合、超過料金あり

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Smooth File 6(株式会社プロット)

Smooth File 6公式Webサイト

(出所:Smooth File 6公式Webサイト)

ユーザー数無制限の定額料金制が人気、1,000社以上で導入されているファイル共有サービス。セキュリティ機能として、上長承認機能、ログイン許可IP制限、SSL暗号化通信、ウイルスチェックのほか、詳細な操作ログ管理機能などが搭載されており、法人でも安心して利用できる。
ファイル共有だけでなく転送機能にも強みを持ち、大容量ファイルの転送や、社外ユーザーへの転送もメールアドレス入力不要でスムーズに。プロジェクトごとに、「アップロードのみ可能」や「ダウンロードのみ可能」といったユーザーの操作権限を柔軟に設定できるため、社内だけでなく取引先とのデータ共有時にも活用できる。

  • 料金:月額25,000円、初期費用50,000円(100GBプランの場合)

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DirectCloud(株式会社ダイレクトクラウド)

DirectCloud公式Webサイト

(出所:DirectCloud公式Webサイト)

1,700社以上で導入されている国産のクラウドストレージ。海外の大手ファイル共有サービスと同等レベルの機能を有しながらも、独自の仕様やコストパフォーマンスを考慮した価格帯が特長。日本企業が求める厳格なファイル管理ができる点にも定評がある。
最安プランでもユーザー数無制限で利用でき、人事異動や業務拡大によるユーザー増加にも柔軟な対応が可能。年に数回、バージョンアップが実施されるほか、わかりやすいマニュアルの整備など、使いやすさを追求している。
セキュリティ面も非常に充実しており、国内データセンター、アップロード時のウィルスチェック、通信の暗号化、保管時のデータ暗号化、WAF、不正アクセス監視、ファイアウォール、デバイス認証、IPアドレス制限などのアクセス制御、24時間365日の監視体制、バックアップ、ユーザアクセス/ファイルアクセスのログ、ウイルス・マルウェア対策、といった機能がそろう。

  • 料金:要問い合わせ

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セキュアSAMBA(Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社)

セキュアSAMBA公式Webサイト

(出所:セキュアSAMBA公式Webサイト)

中小企業3,000社以上での導入実績を持つ、法人向けファイル共有サービス。ウイルスチェックやグローバルIP制限、アクセス端末認証、暗号化通信、アクセス制限、接続・アクセスログ取得など豊富なセキュリティ対策機能を標準で搭載。法人でも安心して利用できる。
WindowsPC標準のエクスプローラーを採用しているため、一般的なファイルサーバーの操作と同様に、ドラッグ&ドロップでアップロードやダウンロードが行える。
オンプレミスのファイルサーバーと同じような操作性を実現した「ファイルサーバーシリーズ」と、パートナー企業との大容量ファイルをシームレスに共有・転送できる「ファイル共有・転送シリーズ」の2タイプを用意。また、ファイルの全文検索や文書管理機能、遠隔地バックアップといったオプション機能も。

  • 料金:月額25,000円(スタンダードプラン/300GBの場合)
    ※ディスク容量5GB、3IDまでのフリープランあり

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SECURE DELIVER(富士フイルムイメージングシステムズ株式会社)

SECURE DELIVER

(出所:SECURE DELIVER公式Webサイト)

画像、動画や図面データなど、最大60GB/10ファイルまでの大容量ファイルが送信できるファイル共有サービス。大容量データのファイル転送・送受信に強みを持つ。ファイル送信時のウイルスチェック、SSLによる通信の暗号化、誤送信時のダウンロード用URL無効化、サーバー内のお客様データの暗号化、事前承認機能、ファイル自動削除など、送受信に関するのセキュリティ機能が多数そろう。
また、監査チェック機能やログ取得機能、IPSや高機能ファイアウォールによる不正アクセス検知遮断、サーバー多層化、パスワードポリシー設定、ユーザー制限・IPアドレス制限、シングルサインオン・ユーザ連携、国内大手データセンターでの運用など、外的な脅威からデータを守る機能も豊富だ。10,000IDまで利用でき、利用分だけの送信通数単位の従量課金制なので、大規模な企業でもIDを配布しやすい。

  • 料金:月額34,500円/〜10,000ID(デリバー500プランの場合)

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使えるファイル箱(使えるねっと株式会社)

使えるファイル箱公式Webサイト

(出所:使えるファイル箱公式Webサイト)

ユーザー数無制限、ディスク容量1TBのクラウドを定額利用できるファイル共有サービス。社員一人ひとりにユーザー権限を与えることでアカウントごとのファイルアップデートやダウンロード、削除などの操作履歴を確認できるため、セキュリティ面でも安心だ。
2要素認証対応、モバイルアプリやEmailでのワンタイムパスワードでのログイン、特定デバイスのアクセスブロック、ログイン履歴管理、ユーザーのアクティビティログ記録や、デバイスデータの遠隔削除といったセキュリティ機能を搭載。独自仮想ドライブ技術によりExplorerやFinderで利用できるため、使い慣れた方法でデータのアップロードやダウンロード、共有できるのも便利だ。

  • 料金:月額16,800円(スタンダードプラン/1TB、1年契約の場合)
    ※1年契約の場合、最初の1年間に対する全額返金保証制度あり

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Fileforce(ファイルフォース株式会社)

Fileforce公式Webサイト

(出所:Fileforce公式Webサイト)

使い勝手の良さとセキュリティのバランスが良く、3,000社以上で利用されているファイル共有サービス。クラウドストレージでありながら、ディレクトリツリービューやサムネイルビューなどWindowsローカルディスクのような操作が可能だ。Active Directory連携のほか、各種IDaaS連携やシングルサインオンにも対応しているためシステム運用負荷の大幅削減やユーザーの利便性向上も期待できる。データセンターだけでなく、開発・運用拠点やサポートオフィスも日本国内に設置しているなど、純国産ならではのセキュリティの高さ、サポートのきめ細やかさも魅力だ。中〜大規模の企業には人数無制限プランがおすすめ。
なお、移行に際しては高速データ転送ツールを無料で利用可能。既存のファイルサーバー・NASを運用しながら作業リソースをかけずに、差分ファイルの転送や再転送を含めたクラウド移行ができる。

  • 料金:月額55,000円(Unlimited-1の場合)

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One Drive for Business(日本マイクロソフト株式会社)

One Drive for Business公式Webサイト

(出所:One Drive for Business公式Webサイト)

ファイルの保存・共有ができるマイクロソフト社のファイル共有サービス。ストレージはユーザー 1 人あたり 1 TB 以上利用でき、Business Plan2なら高度なセキュリティとコンプライアンスの機能も含まれる。アプリを利用して、モバイルデバイスからアクセスすることも可能だ。Office 365 を利用している企業なら、使い慣れたOffice系アプリを使用して、リアルタイムでの共同編集や、ファイルをクラウド添付ファイルとして Outlook から直接送信することができる。受信者に対するアクセス制御やパスワードによる共有リンク保護といった機能も。更に、転送中・保管中のデータ暗号化や高度なデータ損失防止機能 (DLP)などのセキュリティ対策が用意されている。プランは年間契約。

  • 料金:月額1,090円/ID(OneDrive for Business Plan 2の場合)

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Dropbox Business(Dropbox)

Dropbox Business公式Webサイト

(出所:Dropbox Business公式Webサイト)

世界40万社以上で導入されているファイル共有サービス。最大2GBまでの大容量ファイルを転送できる。スマートシンク機能を利用すると、端末のハードドライブの容量をほとんど消費することなくデスクトップから直接アクセスでき、データが自動的に同期される。パスワードでアカウントのログイン情報を安全に保管しているため、モバイルを含めたすべてのデバイスからアクセス可能。最大 180 日間のバージョン履歴と削除済みファイルの復元機能あり。
256ビットのAES 暗号化とSSL/TLS 暗号化、管理コンソールと監査ログ、きめ細やかな共有権限設定、2段階認証、デバイスデータの遠隔削除、といったセキュリティ機能も充実している。

  • 料金:月額1,500円/ID(スタンダードプラン/年間払いの場合)

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まとめ

ファイル共有サービスを利用することで、プロジェクトチームや企業単位での情報共有がスムーズかつ安全になることは間違いないでしょう。全社的にファイル共有サービスを導入することで、シャドーITによる情報漏えいやウイルス感染といったリスクを避けることもできます。

まずは本記事でご紹介したチェックポイントをもとに、自社のセキュリティ・ポリシーやニーズに合致した、信頼できるファイル共有サービスを探してみてください。

更に、「何ができるか詳しく知りたい」、「社内上申時の説得力を高めたい」、「活用イメージを膨らませたい」という方は、こちらのサービス紹介資料をご覧ください。

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また、サービス選びで最も頭を悩ませる「自社に必要な機能とセキュリティ」のチェックについては、どの点を確認して検討を進めるべきかこちらでガイドしています。

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