最終更新日:2023-10-06
セキュリティ・ポリシーに準拠した、企業向けのクラウド型のファイル共有サービスを導入したい方へ。情報システム部門も納得できる高セキュリティなサービスの選び方やチェックポイント、おすすめのサービスについてご紹介します。
クラウド型のファイル共有サービスとは、各種データファイルをクラウド上で蓄積・共有・管理するためのサービスです。オンラインストレージサービスやクラウドストレージサービスとも呼ばれています。
ファイル共有サービスの主な利用目的は、チーム内でリアルタイムかつセキュアに情報を共有すること。最近では、チーム・プロジェクト内でのファイル共有にとどまらず、テレワーク時の社内ファイルサーバーとして利用されるケースも増えています。
ファイル転送サービスと混同されがちですが、ファイル共有サービスはファイル転送サービスのように手軽なファイル送付が目的ではありません。そのため、アクセス権限の設定やファイルの暗号化といった機能は必須。求められる機能が大きく異なるので、注意が必要です。
ファイル共有サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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ファイル共有サービスの導入を検討する際、まずはどのようなセキュリティ対策が用意されているか、チェックする必要があります。主なチェックポイントは以下の5つです。
それぞれ、どのようなポイントをチェックすべきか見ていきましょう。
クラウドにアクセスできるデバイスやIPアドレス、ユーザーをコントロールするためのセキュリティ機能が「アクセス制限」です。具体的には、デバイス認証やIPアドレス制限、ID認証や2段階でのユーザー認証、ファイルやフォルダの操作権限を管理するアクセスコントロールなどが挙げられます。
不正アクセスや通信傍受からデータを守るための機能として、通信の暗号化や不正な通信の検知・防御などがあります。より高度なセキュリティ対策として、誰でもアクセスできるネット回線ではなく、自社のみがアクセスできる閉域ネットワークを提供しているファイル共有サービスも。
受信したファイルの暗号化保存、送受信の際のウイルスチェック、不測のトラブルに備えたログ記録の範囲など、ファイルの保存・送受信に関わるセキュリティ機能も要チェックです。
データを保管するデータセンターの場所によって、ディザスタ・リカバリへの対応状況が異なります。そのため、データセンターの場所が国内か海外か、また、あるデータセンターがなんらかの災害に見舞われた場合にほかのデータセンターで運用を継続できるか、といったポイントをチェックしておくと良いでしょう。
機能面だけでなく、運用面も含めて一定水準のセキュリティ対策が講じられているかについても確認しましょう。「ISMS」、「Pマーク」や「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」といった各種認証を取得しているサービスだと安心です。
前述したセキュリティ対策機能に加えて、導入検討時にチェックしておきたい3つのポイントについて解説します。
先述した5つのチェックポイント（セキュリティ機能）のうち、「1.アクセス制限」「2.通信経路」「3.ファイルの保存・送受信」は、多くの企業で必須機能とされています。
中でも、アクセス制限に関しては、IDとパスワードだけの認証では不十分と見なし、デバイス認証やIPアドレス制限、2段階認証（2要素認証）を必須とする企業が増加しているなど、求められるハードルが上がってきています。
一方で、データの保管先においては、国内以外でも許可とするケースやディザスタ・リカバリ対策を必須としないケースは多く見られます。このように、企業によって必須機能は異なります。自社にとっての必須機能を見極め、導入サービス検討の軸とするのが基本です。
セキュリティ・ポリシーが厳格な企業では、自社の「セキュリティ・チェックシート」に基づいた確認が必須に。そして、セキュリティ・ポリシーに合致したサービスを導入するようにしましょう。
対応必須機能および対応していることが望ましい機能を、すべて満たしたサービスが見つからない場合には、機能の優先順位付けも必要となります。
セキュリティ・ポリシーだけを基準に導入サービスを決めると、導入したサービスが使いづらくて、会社に隠れて別のツールを使う「シャドーIT」を招く恐れが。また、業務の非効率化にもつながるので、使い勝手のよさを考慮することも重要です。
たとえば、認証方式としてワンタイムパスワードを利用する場合は、ワンタイムパスワード発行用のデバイス・アプリがすぐに利用できるか、また、入力方法が煩雑すぎないか、といった観点が求められるでしょう。アクセス権限の管理においても、ユーザーの属性別に何種類もアクセス権限を設定する必要があると、管理業務の負荷が増大するというデメリットも。
そのため、セキュリティ機能の充実度と使い勝手のバランスを考えて、自社に最適なサービスを見定めることも重要です。
なお、より詳しく「業務でやりたいこと」や「必要なセキュリティ機能」からオンラインストレージを選べるようにガイドを用意しました。特に「どこまで機能を気にすればよいかわからない」という方向けにご紹介しています。
オンラインストレージ・ファイル共有サービス
ファイル共有サービスの選び方やチェックの観点を踏まえて、おすすめのファイル共有サービスをご紹介します。
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（出所：Box公式Webサイト）
アメリカを中心に世界中の企業で導入されている、クラウド型のファイル共有サービス。Boxに保存されたコンテンツのリンクをコピーして知らせるだけで、受け取った相手はPC・スマホ・タブレットなど、あらゆるデバイスからアクセス可能。企業内外でのファイル共有を簡単に行える。
Box Drive機能を使えば、クラウド上のファイルをデスクトップで操作可能。ローカルファイルと同様に作業できるほか、クラウド上に自動保存できるため、HDDの容量不足解消にも役立つ。アクセス管理、AES 256ビット暗号化、バックアップシステムを備えた複数のデータセンター、99.9％のSLAと冗長性、ISOのほかに世界各地での認証、変更不可の監査ログ、コスト効率の高い暗号キーの管理など、セキュリティ対策は万全。
法人向けプランは4種類あり、オンライン申込ですぐに利用開始できる。日本の販売代理店も多く、導入や社内浸透の支援、トラブル対応といったサポートも充実。
（出所：Box over VPN公式Webサイト）
NTTコミュニケーションズ社の閉域網経由という、より高セキュアな環境でBoxが利用できるサービス。ストレージ容量無制限で、社内・取引先とのファイル共有や、Salesforceなどの業務アプリケーションとのシームレス連携が可能に。ネットワークからBoxまで一元保守体制を構築し、24時間365日受付のヘルプデスクを設置。トラブル時にも迅速な対応が受けられる。ヘルプデスクには、Box Certified Professional (BCP)資格保有者が在籍。また、コンテンツを日本国内のデータセンターに保存する「Box Zones Japan over VPN」プランも用意。
ユーザーごとに7種類のアクセス権限を設定、60種類のログ・セキュリティレポート抽出、ファイル保管時にAES256bitでファイルを暗号化するなど、豊富なセキュリティ対策がそろう。
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(出所：GigaCC ASP公式Webサイト)
企業間・プロジェクトメンバー間のファイル共有に適した、実績トップクラスの純国産ファイル共有サービス。セキュリティ対策機能が豊富にそろっており、IPアドレス制限、暗号化、ウイルスチェック、ID/パスワード認証、利用期限設定、利用権限設定などに対応している。
20年以上の提供経験を活かし、200項目以上の詳細な履歴ログ管理など、きめ細やかな機能を搭載。ディレクトリ単位、アカウント単位で柔軟な権限設定も可能だ。また、ファイル共有・ファイル送信時にポリシーに合わせた承認フローを構築できるワークフロー機能も備わっている。
最大で数万IDまで発行できるオンプレ型のプランもあるため、大規模な企業でも導入可能。
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（出所：Bizストレージ ファイルシェア公式Webサイト）
NTTコミュニケーションズが提供するファイル転送・共有サービス。最大２GBの大容量ファイルの送受信や、送信先制限、上長承認など、ファイル誤送信や不正流出を防ぐ機能が充実しており、ファイル転送機能に強みを持つ。同サービスのIDを持たない取引先との送受信も可能だ。
AESによるファイル暗号化、IPアドレスによるログイン制限、ウイルスチェック、管理者がアクセスログを確認する手段など、セキュリティ対策も多数そろうため、機密情報のやり取り時でも安心して利用できる。サービス稼働率100%という安定性も魅力。
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（出所：クリプト便公式Webサイト）
野村総研系の情報セキュリティ専門会社が運営する、セキュリティ対策に強みを持つファイル転送・共有サービス。ファイル共有オプションを追加することで、ファイル共有が可能になる。TLSによる通信暗号化に加えて、多段ファイアウォールやWAFによる不正侵入対策、送受信時にウイルスチェック、保管時はAESでの暗号化などがサーバーに施されているなど、情報セキュリティ対策による堅牢性が特長だ。
また、送受信先を限定するクローズド送信機能など、情報漏えいを防ぐ仕組みにも定評あり。オプションでファイル送受信・共有前に上長による事前承認を必須とする承認機能も。監査対応に必要なユーザーの送受信ログや、管理者操作ログの取得機能なども備えており、大手金融機関の厳格な監査ルールにも適合できるなど、監査対策に強い点も人気だ。
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（出所：DirectCloud公式Webサイト）
1,800社以上で導入されている国産のクラウドストレージ。海外の大手ファイル共有サービスと同等レベルの機能を有しながらも、独自の仕様やコストパフォーマンスを考慮した価格帯が特長。日本企業が求める厳格なファイル管理ができる点にも定評がある。
最安プランでもユーザー数無制限で利用でき、人事異動や業務拡大によるユーザー増加にも柔軟な対応が可能。年に数回、バージョンアップが実施されるほか、わかりやすいマニュアルの整備など、使いやすさを追求している。
セキュリティ面も非常に充実しており、国内データセンター、アップロード時のウイルスチェック、通信の暗号化、保管時のデータ暗号化、WAF、不正アクセス監視、ファイアウォール、デバイス認証、IPアドレス制限などのアクセス制御、24時間365日の監視体制、バックアップ、ユーザアクセス／ファイルアクセスのログ、ウイルス・マルウェア対策、といった機能がそろう。
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（出所：セキュアSAMBA公式Webサイト）
中小企業3,000社以上での導入実績を持つ、法人向けファイル共有サービス。ウイルスチェックやグローバルIP制限、アクセス端末認証、暗号化通信、アクセス制限、接続・アクセスログ取得など豊富なセキュリティ対策機能を標準で搭載。法人でも安心して利用できる。
WindowsPC標準のエクスプローラーを採用しているため、一般的なファイルサーバーの操作と同様に、ドラッグ&ドロップでアップロードやダウンロードが行える。
オンプレミスのファイルサーバーと同じような操作性を実現した「ファイルサーバーシリーズ」と、パートナー企業との大容量ファイルをシームレスに共有・転送できる「ファイル共有・転送シリーズ」の2タイプを用意。また、ファイルの全文検索や文書管理機能、遠隔地バックアップといったオプション機能も。
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（出所：SECURE DELIVER公式Webサイト）
画像、動画や図面データなど、最大60GB/10ファイルまでの大容量ファイルが送信できるファイル共有サービス。大容量データのファイル転送・送受信に強みを持つ。ファイル送信時のウイルスチェック、SSLによる通信の暗号化、誤送信時のダウンロード用URL無効化、サーバー内のお客様データの暗号化、事前承認機能、ファイル自動削除など、送受信に関するのセキュリティ機能が多数そろう。
また、監査チェック機能やログ取得機能、IPSや高機能ファイアウォールによる不正アクセス検知遮断、サーバー多層化、パスワードポリシー設定、ユーザー制限・IPアドレス制限、シングルサインオン・ユーザ連携、国内大手データセンターでの運用など、外的な脅威からデータを守る機能も豊富だ。10,000IDまで利用でき、利用分だけの送信通数単位の従量課金制なので、大規模な企業でもIDを配布しやすい。
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（出所：使えるファイル箱公式Webサイト）
ユーザー数無制限、ディスク容量1TBのクラウドを定額利用できるファイル共有サービス。社員一人ひとりにユーザー権限を与えることでアカウントごとのファイルアップデートやダウンロード、削除などの操作履歴を確認できるため、セキュリティ面でも安心だ。
2要素認証対応、モバイルアプリやEmailでのワンタイムパスワードでのログイン、特定デバイスのアクセスブロック、ログイン履歴管理、ユーザーのアクティビティログ記録や、デバイスデータの遠隔削除といったセキュリティ機能を搭載。独自仮想ドライブ技術によりExplorerやFinderで利用できるため、使い慣れた方法でデータのアップロードやダウンロード、共有できるのも便利だ。
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(出所：Fileforce®公式Webサイト)
使い勝手の良さとセキュリティのバランスが良く、3,000社以上で利用されているファイル共有サービス。クラウドストレージでありながら、ディレクトリツリービューやサムネイルビューなどWindowsローカルディスクのような操作が可能だ。Active Directory連携のほか、各種IDaaS連携やシングルサインオンにも対応しているためシステム運用負荷の大幅削減やユーザーの利便性向上も期待できる。データセンターだけでなく、開発・運用拠点やサポートオフィスも日本国内に設置しているなど、純国産ならではのセキュリティの高さ、サポートのきめ細やかさも魅力だ。中〜大規模の企業には人数無制限プランがおすすめ。
なお、移行に際しては高速データ転送ツールを無料で利用可能。既存のファイルサーバー・NASを運用しながら作業リソースをかけずに、差分ファイルの転送や再転送を含めたクラウド移行ができる。
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(出所：クロジカ 大容量ファイル管理公式Webサイト)
NASからのデータ移行も無料でサポートしてくれる、導入負担の少ないファイルストレージサービス。利便性と安全性のバランスにも優れており、URLを共有するだけでファイル共有できるため、社外のアカウントを持っていない取引先に共有する場合も簡単。ファイルごとにパスワードや閲覧期間を設定したり、再共有や編集権限の可否まで細かく設定できるため情報漏洩のリスクも抑えられる。
また、ログ管理機能やバージョン管理機能も備わっているため、不正持出しなどの内部統制に対応しつつ、データの上書き・消失時でも早期に対応可能。非常時だけでなく平時でも安全に利用できる。
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(出所：Fleekdrive公式Webサイト)
社内外を問わないファイル共有に適した、企業向けの国産オンラインストレージサービス。データは国内の複数拠点のサーバーで保管。アップロード時のウイルスチェックや暗号化、IPアドレス制限、ファイルやフォルダごとのアクセス制限など、充実のセキュリティ対策を備えている。
使い勝手のよいUIとモバイルアプリを活かし、在宅勤務や外出先など、どこからでも安全にファイルのやり取りが可能。社外へはアカウントなしでファイルを共有でき、複数人での同時編集やファイル上でのチャット・コメント機能でコミュニケーションもスムーズに。
ファイルに設定を加えることで、書類の申請から承認・メール送付までを自動化するワークフロー機能も搭載。Salesforceをはじめとするクラウドサービスとも連携でき、幅広い業務の効率化をサポートする。
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（出所：One Drive for Business公式Webサイト）
Microsoft社が提供するビジネス向けのファイル共有サービス。PCはもちろん、アプリを使用してスマホやタブレットなどのモバイル端末からアクセスすることも可能。ストレージは1ユーザーあたり1TB以上利用できる。プランは年間契約。
Office 365 を利用している企業なら、Office系アプリを使用してリアルタイムでの共同編集や、ファイルをクラウド添付ファイルとして Outlook から直接送信が可能。データを誤って消去したり、悪意のある攻撃にさらされたりした場合でも、転送中・保管中のデータ暗号化や高度なデータ損失防止機能 (DLP)などのセキュリティ対策が充実。安心して利用することができる。
（出所：Dropbox Business公式Webサイト）
最大2GBまでの大容量ファイルを転送できる、ビジネス向けのクラウドストレージサービス。導入実績は50万社以上。モバイル端末を含めたすべてのデバイスからデータを管理できるほか、高度な共有管理機能やファイルロック機能、最大180日間のバージョン履歴と削除済みファイルの復元機能などを搭載。セキュリティ機能も充実しており、256ビットのAES 暗号化とSSL/TLS 暗号化、管理コンソールと監査ログ、きめ細やかな共有権限設定、2段階認証、デバイスデータの遠隔削除などに対応。その他、法的拘束力のある署名依頼回数が無制限の「Dropbox Sign」や、リアルタイムドキュメント分析が可能な「DocSend」などの機能も。
ファイル共有サービスを利用することで、プロジェクトチームや企業単位での情報共有がスムーズかつ安全になることは間違いないでしょう。全社的にファイル共有サービスを導入することで、シャドーITによる情報漏えいやウイルス感染といったリスクを避けることもできます。
ファイル共有サービスを選ぶにあたって、まずは以下5つのセキュリティ対策についてチェックしましょう。
その上で、導入の際には「自社にとっての必須機能を満たしているか」「自社セキュリティ・ポリシーと合致しているか」「使い勝手はよいか」という点もチェックしておきましょう。
自社のニーズに合う、信頼できるファイル共有サービスを探してみてください。
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更に、「何ができるか詳しく知りたい」、「社内上申時の説得力を高めたい」、「活用イメージを膨らませたい」という方は、こちらの比較表をご覧ください。
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