最終更新日:2022-06-07
社内のファイルサーバーをクラウド化したいけど、使い勝手やセキュリティが心配という方へ。クラウド化するメリット・デメリット、移行時の注意点、比較ポイントするまで、実例を挙げて分かりやすくご案内していきます。
クラウド型のファイルサーバーとは、クラウド上の法人向けファイル共有サービスを通じて、各種ファイルをやりとりできるサービスのことを言います。
社内ネットワーク内に設置した物理的なファイルサーバーに比べると「運用の手間が省ける」「拡張性が高い」など多くのメリットが見込まれます。クラウド上にデータを保管して受け渡すという点では「オンラインストレージ」「クラウドストレージ」と呼ばれるサービスと同じです。
クラウドファイルサーバーは、主に以下のようなシーンで利用されています。
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クラウドファイルサーバーは、従来の社内ファイルサーバーに比べて、運用面・拡張性など様々なメリットがあります。
社内ファイルサーバーの場合、在宅時のテレワークでアクセスさせるにはVPN経由にするのが一般的です。しかし、そのためには利用環境を整備しなければなりません。また、同時利用者数や通信の帯域に制限があるため、コロナ禍では「アクセスできても時間がかかる」という声が散見されました。
クラウドファイルサーバーは社内ネットワークを経由せずに外部サーバーへ直接アクセスするため、テレワークや外出先でもスムーズに業務を進めることができるようになります。
社内ファイルサーバーの場合、定期的にバックアップを行ったり、OSをアップデートしたり、サーバーのメンテナンスが欠かせません。また、大容量のハードディスクは１年に何度か破損することも珍しくなく、交換には大変な手間がかかります。それに対し、クラウドファイルサーバーは自社のサーバー管理が不要になるため、メンテナンスや修理など運用の負担がなくなります。
社内ファイルサーバーの場合、事業が拡大し、利用人数が増えて容量が不足した時には、その都度、サーバーを増設したり、ハードディスクを追加したりしなければなりません。お金も手間もかかります。クラウドファイルサーバーなら、料金プランの変更やオプションサービスの追加だけで、すぐにシステムを拡張させたり、ストレージを追加したりすることができます。
クラウドファイルサーバーは、複数名で一つのファイルを共有し、編集・加工することを前提としたサービスです。そのため、数世代分、更新前のデータに遡れる「バージョン管理機能」、デスクトップにファイルをダウンロードすることなく、クラウド上で編集・加工できる機能や、必要なファイルを探し出すための「検索機能」などのファイル共有を便利にする機能が豊富に揃っています。
特に検索機能において、従来の社内ファイルサーバーは検索しても「なかなか見つからない」「時間がかかる」ことが多く、ファイル利用の支障になっていました。クラウド化すると、ファイル検索用に作られた検索機能が使えるため、すぐに見つけ出せるようになります。
クラウド化には多くのメリットがある一方で、「操作性」「セキュリティ」の面では以下のような懸念点（デメリット）も残ります。
社内ファイルサーバーの場合、Windowsの「エクスプローラー」やMacの「Finder」上の画面で「どこに何があるのか」分かりやすく表示してくれます。サーバーのレスポンスも早いためフォルダ間の移動もスムーズです。
一方で、Webブラウザ上での利用が多いクラウドファイルサーバーは、社内ファイルサーバーとは表示方法が異なるため操作に慣れるまでは「どこに何があるのか分からない」、「フォルダ間移動のレスポンスに少し時間がかかる」など操作性が損なわれる恐れがあります。
サービスによってはWebブラウザではなくアプリケーションを利用することで、エクスプローラーのようなツリービューでファイルを保管・表示してくれるものもあります。デスクトップから直接ファイルを操作できるため便利です。ただし、その場合も通信の問題で表示には少し時間がかかります。社内ファイルサーバーと全く同じというわけにはいきません。
クラウドファイルサーバーは「社外に置かれている」状態のため、社内に設置していたサーバーに比べてセキュリティに難があるように思えます。しかし、現在ではセキュリティ機能の強化が進み、「クラウドだから一概にセキュリティレベルが低い」とは言えません。
社内ファイルサーバーほど細かいカスタマイズはできませんが、IPアドレスによるアクセス制限、2要素認証やシングルサインオンによる認証の強化や、詳細な操作履歴などの監査ログの取得など、様々なセキュリティ機能が搭載されています。設定や運用に注意を払うことで、むしろ社内ファイルサーバーに勝るとも劣らない強固なセキュリティ対策を講じることも可能です。
詳しくは「情シス納得！セキュリティで失敗しないファイル共有サービスの選び方」でもご紹介しています。
クラウドファイルサーバーは社内ファイルサーバーに比べると様々なメリットがある一方、表示や操作に多少の手間がかかります。また、セキュリティを高めれば高めるほど、認証に時間をとられてしまうという懸念点もあります。実用性の有無はアクセスの回数（利用頻度）によって異なってくるでしょう。
クラウド上の共有ファイルにアクセスする頻度が低い場合や、プロジェクト単位など、導入範囲が限られている場合です。1時間に何回か程度であれば、表示スピードやアクセスに多少時間がかかったとしても、それほどストレスを感じることはないでしょう。また、プロジェクトでファイル共有するには、導入の手間が少なくすぐに使えるクラウドが向いています。
クラウドファイルサーバーにアクセスしようとすると、Webブラウザ、もしくはデスクトップアプリを立ち上げなければなりません。この場合、社内ファイルサーバーに比較すると、わずかですが、時間を要します。たとえば、社内のプロジェクトメンバーでファイルを共有し、編集・加工するために「１時間に何度もファイルにアクセスするようなケース」では、無駄な時間が積み重なって、わずらわしく感じられるかもしれません。
また、「大容量ファイルを取り扱うケース」は、ネットワークの問題でアップロード、ダウンロードともに時間がかかり、多少のストレスにはなることが考えられます。
クラウド化を決定したとしても、社内ファイルサーバー上にあるファイルや設定をそのまますべてクラウドファイルサーバーに引き継ぐことはできません。以下の点に注意しながら移行しましょう。
ファイルの移行そのものに関してはさほど手間はかかりません。サービスにもよりますが、ドラッグ＆ドロップで移行できるものや、データ移行ツールが提供されているものもあります。ただし、サービスによってアクセス権限の考え方が異なっているため、各フォルダに設定されているアクセス権限までは引き継ぐことができない場合がほとんどです。
サービスの中にはPCのWebブラウザやデスクトップアプリだけでなく、専用アプリを用いることでスマホやタブレットからアクセスできるものもあります。利便性だけを考えれば、多くのデバイスからアクセスできる方が便利ですが、利用時の認証が弱いと、情報漏洩や不正サクセスのリスクは高まります。利便性とセキュリティの両面から「どこまで利用可能か」範囲とルールを設定する必要があります。
少人数の企業であればユーザー登録を一つひとつ行っても構いませんが、その後の追加・削除まで考えると、従業員規模が100名を超える場合はかなりの負担になってきます。セキュリティの認証強化の観点からも、ユーザーの認証情報を管理しているActive DirectoryやGoogle Workspaceなどの認証システムと連携させ、シングルサインオンなどを積極的に取り入れていくことをお勧めします。
サービスを比較検討する際には、クラウド化することの懸念点と移行の注意点を踏まえた上で、「生産性」「セキュリティ」「認証連携」の3点に気を付けましょう。以下、具体的なサービスを挙げながら説明していきます。
いくらリモートから安全にファイルを共有できるようになっても、表示が複雑だったり、無駄に時間を要したりして、業務の生産性が落ちてしまっては意味がありません。頻繁にファイルを利用するような場合は、デスクトップアプリや検索機能など備わっているかをチェックしましょう。
たとえば、「Box（Box社）」の場合、デスクトップからクラウド上のすべてのファイルを検索して目的のファイルを見つけ出し、ローカルファイルと同じように直接編集・加工することができます。
サービスによって、アクセス制限（認証方法）・段階別のアクセス権限・監査ログの保管など、様々なセキュリティ機能が備わっています。機密情報を取り扱う機会が多い場合、できる限り、自社が運用するセキュリティ・ポリシーに適合するものを選びましょう。
中には、「誰が何を閲覧できるか」だけでなく、「閲覧できるけど、編集はダメ」など細かく自由度まで絞り込むことができる「クリプト便（NRIセキュアテクノロジーズ株式会社）」のようなサービスもあります。
従業員数が100名以上の規模になると、ユーザーの追加・削除の手間を省くため、社内のサーバーにActive Directoryなどの認証システムを導入している企業も多いでしょう。権限設定をイチから作るのは大変な手間になるので、クラウド化を検討する際には必ず認証連携させられるか必ずチェックするようにしましょう。
たとえば、「Fileforce（ファイルフォース株式会社）」はActive Directory連携やSAML連携の他、シングルサインオンにも対応可能。別途ユーザー情報を管理する必要がないため手間が省けます。
社内での共有が中心の場合、ファイル利用時の操作性や編集履歴管理、アクセス権限設定などに強みがあるサービスがおすすめです。
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(出所：Box公式Webサイト)
世界約10万社が業務用に利用するファイル共有クラウドサービス。ストレージ容量無制限で、Windows、iOS、Android、モバイルブラウザなど多数のマルチデバイスにも対応可能。その他、ユーザーの85種類以上のアクティビティを測定でき、各ユーザーが所有するすべてのファイルを閲覧・管理することもできるなど、IT管理者にとっても有用な管理機能やハイレベルなセキュリティ機能を持つ。
SlackやSalesforceなどの1,500以上のクラウドビジネスアプリケーションとも容易に接続ができるため、ビジネスプラットフォームとしても利用できるのもポイント。
(出所：Box over VPN公式Webサイト)
上記の「Box」をNTTコミュニケーションズ社の閉域網経由にすることで、よりセキュアな状態で利用することができるサービス。ストレージ容量無制限、きめ細やかなアクセス権限、豊富なログ機能など基本機能はBoxと同様。
VPN経由でセキュアに利用できる他、24時間365日受付のヘルプデスクが用意されていたり、Box Certified Professional (BCP)資格保有者が在籍していたり、運用面に違いがある。上位メニューとして、データの保管先を日本国内のデータセンターに限定することのできる「Box Zones Japan over VPN」プランもある。
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(出所：DirectCloud公式Webサイト)
ユーザー数無制限で月額3万円から利用できるオンラインストレージ。エクスプローラーでクラウド上のファイルを直接編集できる操作性の高さに加え、セキュリティ・管理など様々な面で海外の大手ファイル共有サービスと同等レベルの機能を備える。
その他、マニュアルなしで直感的に操作できる「UI」、IT管理者がいなくても初期設定できる「簡単設定」など使いやすさにこだわった作りが売り。
厳格なファイル管理ができる点や、自社でセキュリティポリシーに沿った形でファイル運用できる点も人気。ツリー構造のインタフェースを使ってグループごとに設定ができる
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(出所：Smooth File 6公式Webサイト)
大手ゼネコンを含む建設業・製造業・印刷業など、国内1,000社以上の導入実績を誇る法人向けオンラインストレージ。アクセス元IPの制限・アクセスPCの制限だけでなく、「アップロードのみ可能」「ダウンロードのみ可能」など柔軟な操作権限を参加プロジェクトごとに設定可能。ログ管理・上長承認・ウイルスチェックといったセキュリティ機能も豊富。
派生モデルの「Smooth File ネットワーク分離モデル」ではファイル無害化・自動パスワードZIP機能なども実装。組織が求めるセキュリティ・ポリシーに沿った運用を徹底できる点が評価され、地方自治体でも導入が進んでいる。
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(出所：Fileforce公式Webサイト)
純国産のセキュアで高機能なクラウド型ファイル共有サービス。WebブラウザとWindowsエクスプローラーのようなツリービュー、2つのインターフェースを使い分け可能。後者ならデスクトップから直接ファイルを操作できるため、従業員もトレーニング不要で直感的な操作が期待できる。
専用窓口の設置など導入時のサポート体制も充実しており「ファイルサーバーからクラウドへの移行」「Active Directoryとの連携」「テレワーク導入」に関しても心配いらない。データ移行に当たっては高速データ転送ツールを無償貸与してもらえるため、既存のファイルサーバー・NASを運用しながらでもクラウド移行が可能。
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（出所：セキュアSAMBA公式Webサイト）
従業員数100名未満の中小企業を中心に4,000社以上で利用されている法人向けオンラインストレージ。最大の特徴は、エクスプローラー風のデスクトップアプリを使って、デスクトップPCを操作するのと同じような感覚で操作できるところ。ドラッグ＆ドロップ操作でアップロードやダウンロード可能。
また、ローカルPCにファイルをダウンロードすることなく、直接ファイルを編集・加工することができる。その他、ファイルの重複作成を防ぐ「自動ファイルロック」、最大10世代分をカバーしてくれる「バージョン管理機能」などファイル共有に便利な機能が揃っている。
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（出所：Everidays公式Webサイト）
ユーザ数無制限で利用できる点が特長の、法人向け国産オンラインストレージサービス。すべて日本国内のデータセンター（Microsoft Azure）に保管・多重バックアップ、2段階認証や操作ログ取得、漏洩リスクを低減のためにファイルを端末と同期しない点など、テレワークやBCP対策を意識したセキュリティ体制が取られている。
使い勝手を高める機能が充実しており、エクスプローラー風のファイル操作、キーボードでの操作、ファイル排他編集、10世代の履歴管理など。ワークスペースという概念での共有やChatworkやSlackとの連携など、チームとしての生産性を高める点に注力した作り。
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（出所：使えるファイル箱公式Webサイト）
ユーザー数無制限で何人でも一律料金で利用できる点が強みのファイルサーバー型クラウドストレージ。管理画面で必要な容量を設定するだけでストレージを拡張することが可能なため、基本料金を抑えて企業の成長に応じて柔軟に容量を追加できるコストパフォーマンスの高さが特長。取引先へアカウントを発行し、プロジェクトや取引先ごとに共有フォルダの設定をすることも可能なため、外部との共有フォルダの管理にも利用できる。
2要素認証、ワンタイムパスワードや遠隔データ削除などのセキュリティ対策やサポート体制も充実している。また社員一人ひとりにユーザー権限を与えることでアカウント毎のファイルアップデート、ダウンロード、削除などの履歴を確認できるため、セキュリティ面も安心。
独自仮想ドライブ技術によりエクスプローラーやFinderで利用できるため、使い慣れた方法でデータのアップデート、ダウンロード、共有が可能。
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(出所：Dropbox Business公式Webサイト)
世界40万社以上で導入されているオンラインストレージサービス。いつでも、どこでもチームで共同作業ができる、豊富な共有機能を備えている。通常なら分散されているGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Microsoft Office のファイルなど、すべてを Dropbox で保管でき、しかも、PC、モバイル デバイス、Webブラウザから簡単にアクセス可能。
ファイルに限らず、Slack や Zoom などチームでよく使うツールを 1か所でまとめて管理し、チームのファイルや会話を同じ場所で維持することもできる。
社内メンバーだけでなく、社外メンバーともファイルを共有していく場合、ファイルの安全な受け渡しにも強いサービスがおすすめです。
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(出所：GigaCC ASP公式Webサイト)
2002年のサービス提供開始以来、20万人のビジネスパーソンに利用されてきた企業間ファイル共有・転送サービス。200項目以上の詳細な履歴ログを管理できたり、ディレクトリ単位・アカウント単位で柔軟に権限を設定できたり、「純国産」ならではの細やかな機能が揃っている。
利用者（取引先）にITリテラシーを求めない使いやすさも特徴で、たとえば、請求書を受け取る場合、クラウド上に自社専用のポストを設置し、取引先にはURLを送って、そこにPDFをアップロードしてもらうだけで受領できる「クラウドポスト」など、テレワークに便利な機能も豊富に備えている。
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（出所：クリプト便公式Webサイト）
野村総研系の情報セキュリティの専門会社が運営するファイル転送・オンラインストレージサービス。「配達証明による書留にも劣らない安心感」を謡うセキュリティの高さが特徴で、ミスや悪意から守る機能やセキュリティ対策が充実している。
やり取りできる宛先を絞り込む「グループ」機能、やり取りの自由度を絞り込む「ユーザー（ロール）」機能によって、万が一の情報漏洩が及ぶ範囲を最小化できる。監査対応にも長けており、ユーザーの送受信ログや管理者操作ログの取得機能なども備え、大手金融機関の厳格な監査にも対応可能。機密情報のセキュリティ対策としてクラウド化を検討する企業には最適。
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（出所：SECURE DELIVER公式Webサイト）
富士フイルム系が提供する法人向けのクラウド型ファイル転送・オンラインストレージサービス。最大60GBまでデータを送付できるため、動画やDTPデータなど大容量ファイルも効率的に受け渡し可能。セキュリティも万全なため重要なファイルのやり取りも問題ない。
データはドラッグ＆ドロップでアップロードでき、受信する側も送られてきたURLにパスワードを入力するだけ。初めて使う人でも簡単に作業できる高い操作性が魅力。価格は利用した分だけの「従量課金制」のため、人数の多い企業で、ファイル共有よりも転送に重きを置く場合などは、高いコストパフォーマンスが望める。
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クラウドファイルサーバーは社内ファイルサーバーに比べ、「運用の手間が省ける」「拡張性が高い」「テレワークでもスムーズに業務を進められる」などのメリットが見込めます。
その一方、ファイル共有に関しては、「どこに何があるのか分かりづらい」「開くのに時間がかかる」など操作性が損なわれる恐れがあります。サービスの中には、エクスプローラーのようなツリービューでファイルを保管・表示してくれるもの、デスクトップから直接ファイルを操作できるものなど「生産性を高める機能」を備えたものも存在します。
サービスを導入する場合には使い勝手の良さだけでなく、「自社のセキュリティ・ポリシーに合っているか」「認証連携できるか」などをチェックしながら、比較検討していきましょう。
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オンラインストレージ・ファイル共有サービス
また、サービス選びで最も頭を悩ませる「自社に必要な機能とセキュリティ」のチェックについては、どの点を確認して検討を進めるべきかこちらでガイドしていますので、ぜひご覧ください。
オンラインストレージ・ファイル共有サービス
なお、法人が無料で利用する方法については、こちらの別記事「無料のオンラインストレージを法人が使ってもいい？【使える方法】」でもご紹介しておりますので、あわせてご覧ください。
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