社内に保管している大量の文書を電子化することで、保管場所の削減や検索性の向上を実現したいと考えている総務担当者の方へ。スキャン代行サービスに依頼できることや自社に合った選び方などとともに、おすすめのサービスを紹介します。
スキャン代行サービスとは、企業や個人が所有する紙媒体の情報を電子データ（PDF・画像など）へ変換する委託サービスのことです。大量の書類を一枚ずつスキャナーにかけて電子化するのは時間と労力がかかります。しかし、スキャン代行サービスなら、それらの負担を外部の業者に委ねられるため、紙の管理負担を減らしたい企業や、既存の紙文書をデジタルで活用したい組織・個人に広く利用されています。
近年では、単純なスキャン作業だけでなく、データの補正・整理やファイル名付け、クラウド連携への対応など、スキャン後の活用に向けたサポートまで含むサービスも増えてきました。単にデジタル化するだけでなく、すぐに検索・共有できる状態に整備することまで提供サービスに含まれています。
スキャン代行サービスには、主に以下のような業務を依頼できます。
| 業務 | 概要 |
|---|---|
| 紙文書の電子化 | 高速スキャナーなどの専用設備を使い、紙文書をすばやく電子化。契約書、請求書、帳票、報告書、図面、書籍といった、様々な形式・サイズの書類に対応する。ホチキス留めの解体や書類の仕分け作業などの前工程も含めて依頼できるサービスが多い |
| データの加工・整理 | スキャン後の画像データを閲覧しやすい状態に整形。傾き補正や解像度調整、不要ページの除去などを行う。加えて、ファイル名のルール設定やフォルダ分けなど、検索性を高めるための分類にも対応 |
| OCR処理 | 文字情報の検索・コピーを行えるようにデータを加工。電子文書としての利便性が大きく向上する。帳票番号や日付・取引先名といった特定項目のデータ化を、オプションとして提供するサービスも |
| 原本の管理 | 原本の保管・返却・廃棄を代行。法令で保管義務がある帳簿書類や、原本を残しておきたい書籍などを、オフィスを圧迫せずに保存・管理できる |
| 文書管理システムなどへの登録作業 | クラウドストレージや文書管理システムに、電子化したデータを登録する。文書の電子化に合わせて、システム導入を考えている場合におすすめ |
スキャン代行サービスは、提供範囲や強みがサービスごとに異なります。ここでは代表的な4つのタイプについて、それぞれの特徴と具体的なサービスを紹介します。自社の目的や予算、電子化後の活用方法を踏まえて、どのタイプのサービスが適しているかを判断する材料にしてください。
できるだけコストを抑えながら、大量の書類を電子化したい場合に適したタイプ。特に、1枚あたり数円から利用できる従量課金制のサービスでは、書類点数が多いほどコスト面でのメリットが顕著になります。また、契約書・帳票・図面・書籍など幅広い文書形式に対応している点も特徴的。OCR処理などの実用的なオプションを備えているサービスも多くあります。
たとえば「うるるBPOのスキャン代行サービス」は、A4サイズ白黒スキャン（200dpi）は4円〜/枚、グレースケール・カラーは8円〜/枚という低価格でサービスを提供。加えて、OCR付きスキャンや大判スキャン、各種加工のオプションなども幅広く用意しています。
書類を電子化するだけでなく、その後の管理・活用まで重視したい企業におすすめのタイプです。スキャン作業と合わせて、文書管理システム（DMS）への登録や、検索・閲覧・権限管理といった管理体制の構築まで一括で委託できます。
たとえば「WAN-Scan」は、OCR処理を標準サービスとして提供。更にオプションサービスの「WAN-RECORD Plus」を使用すれば、ユーザー・組織・職位に応じた権限の設定なども委託できます。
また、ジャパン・クリエーションの「法人向けの紙書類電子化サービス」は、AI図面文書活用システム「Tomoraku DMS」の導入を前提とした提案を行っているのが特徴。スキャンからシステムへの登録までを一体化することで、より効率的に電子文書の管理・活用を推進できます。
セキュリティや業務設計の最適化と併せて、大量かつ多様な文書の電子化を進めたい場合に適したタイプ。「文書点数が膨大である」「機密情報を多く含む」「法対応を考慮する必要がある」など、要件が複雑かつ大規模なケースに向いています。
たとえば「ドキュメント電子化BPO」は、利用するストレージやネットワークの選定、タイムスタンプ付与や検索性向上など、個社の環境・要件に最適な電子化・運用提案を実施。加えて、文書管理コンサルティングや業務可視化コンサルティングなども提供しており、併用することで更なる成果向上が見込めます。
また、日立ドキュメントソリューションズの「文書電子化サービス」は、文書管理システムに登録する際に必要となる、キーワード設計やメタデータの作成にも対応しています。
個人で、手持ちの書籍や雑誌、書類を電子化したいといった場合に利用できるサービスです。書籍や資料を郵送し、裁断したうえでスキャンしてもらうのが一般的です。電子化後はPDFなどのデータ形式で受け取れます。
中には、「BOOKSCAN」のように専用アプリ上で電子書籍として管理・利用できるものも。大量の蔵書を処分しつつ、スマホでいつでも閲覧できるようになります。
スキャン代行サービスの利用料金は、以下の金額が目安です。プランやオプションによって変動するほか、最低利用料金が設定されているサービスも多いため、発注する際は事前に見積もりをとるのがおすすめです。
| スキャン対象 | 料金の目安 |
|---|---|
| A4サイズ（200dpi/白黒） | 約3〜8円/枚 |
| A4サイズ（200dpi/カラー） | 約5〜10円/枚 |
| A4サイズOCR処理付き（200dpi/白黒） | 約5〜10円/枚 |
| A3サイズ以上 | 約10〜200円/枚 |
| スキャン対象 | 料金の目安 |
|---|---|
| 裁断済み書類スキャン | 約100〜300円/冊 |
| 非裁断書類スキャン | 約500〜1,000円/冊 |
| 裁断費用 | 約50〜150円/冊 |
| OCR処理（書籍） | 約50〜200円/冊 |
（出所：うるるBPO のスキャン代行サービス公式Webサイト）
紙文書をデジタルデータ化するための法人向けアウトソーシングサービス。契約書・請求書・名刺・図面・カタログなどに幅広く対応できるほか、小ロットから数千万枚の大規模案件まで幅広いニーズに応える体制に強みを持つ。
ADF（自動読取装置）による高速処理から手置きスキャンまで、原本の状態に応じた最適な方法で紙文書を処理。破損のリスクを抑える。また、OCR処理やファイル名編集、検品作業などの付加作業もワンストップで対応可能。更に、出張スキャンや現地調査といったオプションも。
（出所：そのままSCAN公式Webサイト）
原本を裁断しない非破壊スキャンを基本とする、法人・団体向けのスキャン代行サービス。契約書・社内報・書籍・大判図面・フィルム・写真など多様な原本を、PDFなどのデジタルデータに変換する。
原本を残すことが前提の貴重な書籍・歴史資料のデジタル化に適しており、大学や官公庁、出版社での利用実績も。スキャン後はOCR処理や画像加工、EPUBファイル作成などのオプション作業も可能。テキスト化を希望するクライアント向けに、テキスト入力や二重目視にも対応している。
（出所：スキャンNEXT公式Webサイト）
低価格かつ豊富なオプション対応が強みの、法人向け文書スキャニング・電子化サービス。基本料金は白黒スキャンが3円～/枚、カラースキャンが8円～/枚というリーズナブルな価格設定で、B5〜A3サイズの書類であればサイズ混在でも一括で読み取りできる。
廃棄証明付きの原本溶解処理や、保管・配送といったオプションを提供するなど、サービスの拡張性の高さもポイント。ISMS（ISO27001）とプライバシーマークの取得により情報管理体制を整えており、機密書類の取り扱いにも対応している。
（出所：ビジネス用スキャニング代行サービス公式Webサイト）
年間400万枚以上のスキャン実績を持つ、法人向けの紙文書デジタル化サービス。製本されたまま行う手作業スキャンと、自動読み取りスキャンの両方を提供している。A1サイズ（新聞見開き）までの大判資料にも対応しており、サイズ混在の書類も効率的な電子化が可能。
OCR読み取りや文書管理システムなどへのデータ入力代行にも対応しており、スキャン後のデータをすぐ業務に活用できる。東京・大阪近郊であれば、社有車による直接受領サービスを提供しているのもユニーク。
（出所：スキャンサービス公式Webサイト）
全国9拠点体制で大規模案件も請け負う、電子化・スキャニングサービス。契約書・請求書・領収書・帳票・名刺などの一般文書から、製本図面・大判サイズのポスターや新聞資料まで、多種多様な原本のスキャンに対応している。
文書情報管理士資格を有するスタッフが工程管理を行うので、機密書類を取り扱う際も安心。OCR付きスキャンやAI-OCR、ファイル名編集、PDFしおり作成、ナンバリング、検索システム構築など、用途に応じた幅広いオプションを用意しており、扱いの異なる文書もトータルで委託できる。
（出所：スキャンブリッジ公式Webサイト）
文書電子化・図面電子化に特化したスキャニングを提供する、法人向けサービス。人事・総務関連書類や技術資料、医療記録、製本書籍からA1サイズの大判図面まで、多様な原本に対応している。
単純なスキャン作業だけでなく、ファイル名の付与やOCR処理、e-文書法対応スキャニングなど、運用に役立つ機能を組み合わせたデータ化が可能。出張スキャニングサービスが利用できるほか、梱包・搬出代行、外部倉庫への移管、溶解廃棄処理といったオプションを提供しているため、外部へ持ち出せない機密性の高い文書も安心して任せられる。
（出所：法人向けの紙書類電子化サービス公式Webサイト）
電子化後の文書管理・活用も見据えた支援を行う、文書電子化・デジタル化支援サービス。一般的な業務文書から、建築・製造分野の大判図面、製本資料、特殊紙まで幅広い原本をカバー。原本を裁断せずに電子化する、非解体スキャンにも対応している。
スキャン後のデータに対して、ファイル名付与やしおり設定、リンク付けなどを実施。文書の構造や内容を把握しやすい形式でのデータ化が可能だ。更に、文書管理システムやDXツールとの連携を見据えた提案も行っており、検索性の向上や情報の再利用を進められる。
（出所：WAN-Scan公式Webサイト）
法人向けの書類電子化サービス。紙の仕分け・リスト化などの事前準備は不要で、まとめて箱詰めするだけで依頼できる「そのまんま電子化プラン」が便利。書類のスキャンによる画像データ作成と合わせて、データエントリー（インデックスデータの作成）を行うことで検索性の高い電子文書を生成する。
電子化後の文書を検索・管理するためのコンテンツ管理システム「WAN-RECORD Plus」をオプションとして提供。導入すれば全文検索や属性・タグによる分類・管理が可能となる。
（出所：だいこうくん公式Webサイト）
法人向けの紙文書整理およびスキャン代行・電子化サービス。書類の仕分けや項目整理、不要物の除去といった準備工程から、OCR付きスキャン、インデックス付与、ファイル名編集といった電子化処理まで対応。書類整理・電子化における前後工程のトータルサポートに強みを持つ。
また、監視カメラ・入退室管理などのセキュリティ設備を備えた環境で作業を実施するので、機密文書の取り扱いも安心して任せられる。社外へ持ち出せない書類については、訪問対応も可能。
（出所：文書電子化サービス公式Webサイト）
品質管理とセキュリティ体制に優れる法人向けの文書デジタル化支援サービス。企業・組織が保管する大量の紙文書や図面、写真、製本資料、マイクロフィルムなど様々な原本を対象に、高品質なスキャン処理を行う。
電子化後のファイルを文書管理システムに登録するためのデータ整備まで対応しており、業務での利活用を見据えた支援が特徴。文書の仕分けや運搬、OCRによるテキスト付加、PDFしおり機能、属性データ（インデックス）作成など、オプションメニューも充実している。
（出所：ドキュメント電子化BPO公式Webサイト）
プリンター・スキャナー業界の大手グループが提供する法人向け電子化支援サービス。キヤノン製最新スキャナーを中心とする50台超の電子化機器で高品質なスキャンを行う。納期設定にはフレキシブルに対応しており、大量のストック文書を短期集中で電子化できるほか、常時対応も相談可能だ。
紙文書の現状を調査・確認し、最適なスキャン仕様を策定したうえで、高品質なスキャナー機器と熟練スタッフが対象文書を処理。電子化後のデータは任意のクラウドストレージや文書管理システムへの登録、タイムスタンプ付与や検索性の向上策の提案など、文書管理・活用を容易にするサービスも提供している。
（出所：スキャンピー公式Webサイト）
本や書類を手軽にデジタルデータ化できる、個人向けのスキャン代行・電子化サービス。書籍を裁断してスキャンし、PDFデータとして納品する形式のほか、書類・名刺・ハガキの電子化にも対応している。
基本料金は80円〜/冊で、ページ数無制限のパックやOCR（文字認識）処理、カラー/フルカラーオプション、特急納期オプションなど、目的に応じた追加サービスも用意。スキャンデータはダウンロード、DVD-R、USBメモリなどで受け取れる。
（出所：SCANBASE公式Webサイト）
手持ちの書籍・書類・名刺などをデジタルデータとして手軽に残せる、個人向けのスキャン代行・電子化サービス。専門スタッフが裁断・スキャン・PDF化まで対応するので、利用者は対象物を郵送するだけ。スキャン後のデータはPDF形式や画像データとして受け取ることができ、スマホに適した形での納品にも対応。
媒体は紙の書籍やドキュメント類のほか、冊子・雑誌・名刺・ハガキなど多岐にわたる。また、「非裁断スキャン」や「OCRスキャン」といったオプションサービスも提供しており、幅広い利用シーンに対応可能だ。
（出所：BOOKSCAN公式Webサイト）
本や雑誌などの紙媒体を裁断してスキャンし、PDFデータとして電子化する個人向けの書籍・蔵書電子化サービス。スキャン後のデータは、サービスのマイページからダウンロードできる。
自分の「蔵書本棚」として、Web/アプリ上で管理・閲覧する機能も用意。各種端末向けに最適化するチューニングラボ機能や、キーワード検索・メモ機能・統計機能など、電子書籍としての利便性を高めるサポートが豊富に用意されているのが特徴だ。
スキャン代行サービスとは、企業や個人が所有する紙の文書を、スキャナーを用いて電子化するサービスです。近年は、OCR処理などのデータの補正・整理や文書管理システムへの登録といった、利活用も含めて提供するサービスが増えています。
法人向けのスキャン代行サービスには、大きく分けて以下の3つのタイプがあります。
個人向けのサービスでは書籍や資料を郵送し、裁断した上でスキャンする形式が一般的です。非破壊スキャンやOCR処理といった法人向けと同様のオプションもあるため、用途に合わせて提供内容を確認しましょう。
紙の文書を電子化することで、保管スペースの圧縮はもちろん、データ検索が用意になるなど管理負担が大幅に軽減。自社で1枚ずつ仕分けしてスキャンするのは大変ですが、代行サービスには前後工程も含めて一括で委託できます。ぜひ本記事を参考に、スキャン代行サービスの活用を検討してみてください。
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