最終更新日:2023-06-13
電子帳簿保存法の要件を満たすには、どういうソフトやシステムを導入すればいいのか。JIIMA認証ソフトやおすすめのシステムなどを交えつつ、選び方・比較ポイントをわかりやすく紹介していきます。
電子帳簿保存システムとは、法律により一定期間保存が義務付けられている国税関係書類を、電子的に保存するためのシステムです。
電子帳簿保存法の対象となるのは、領収書であれば5年、決算に関わる書類なら7年というように一定期間保存することが法律で義務付けられているものです。たとえば、契約書、領収書、預金通帳、請求書、納品書、送り状、見積書、注文書、検収書などが挙げられます。
企業は従来、そのために大量の紙の書類をファイリングしなければなりませんでしたが、電子帳簿保存法に則ったシステムを利用すれば、紙ではなく電子データとして保存することが可能です（システムによって管理できる書類の種類や範囲が異なる）。
国税関係書類は何でもかんでもPDFにすれば良いというわけではなく、一定のルールのもとで電子保存が認められています。そのための細かなルールを記したものが電子帳簿保存法です。かつては厳しい条件が課されていましたが、近年では電子化を促進するべく、要件が緩和される傾向にあります。
2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法で緩和された主なポイントは以下の通りです。
一方で、改正に伴い、「電子取引情報※1」の電子保存が義務化されました。これにより、たとえば従来であれば紙に出力して保存しておけばよかったメール添付のPDF請求書も、今後はオリジナルの電子データの状態で保存しておかなければならなくなりました（2023年12月31日までの猶予期間あり）。
※1：電子取引情報…メール添付もしくは、Webサイトからダウンロードする、請求書・納品書・見積書といった国税関係書類
JIIMA認証ソフトとは、電子帳簿保存法の求める要件に対応しているかどうかを公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認証したソフトウェア、もしくはシステム・ツールを指します。
なぜこのようなものが必要かと言うと、電子帳簿保存システムと一口に言っても、その種別は様々で、多数の書類を電子帳簿保存する場合に適した電子保存専用タイプもあれば、請求書受領システムや経費精算システムの機能の一つとして電子帳簿保存ができるタイプも存在するからです。
専用タイプでは問題になりませんが、請求書受領システムや経費精算システムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかに関しては注意が必要です。その際に役立つのが「JIIMA認証ソフト」の認証です。JIIMA認証を受けているシステム・ソフトはJIIMAの公式webサイトで公表されているので、気になるものがあれば確認しておきましょう。
本記事では、電子帳簿保存法システムについて、選び方や比較ポイントをわかりやすく紹介していきます。「まだ対応していない」「何を導入すればいいのかわからない」という方は参考にしてください。
電子帳簿保存システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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国税関係書類を電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法で認められている保存区分としては、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つが挙げられます。
電子帳簿保存システムは、これらの法的要件を満たすために以下のような機能を搭載しています。
ただし、システムによっては機能差があるため注意が必要です。たとえば、スキャナ保存の場合には、スマホ対応や、タイムスタンプの自動付与機能が、電子取引においては受け取った請求書や領収書のデータを手間なく保存できる機能があると便利です。経費処理の効率化も狙うなら交通系ICカードや法人カードの利用実績データとの連携に対応しているもの、といったように自社に合ったものを選ぶ必要があります。
電子帳簿保存法に対応できること以外にも、電子帳簿保存システムを導入するメリットがあります。主なメリット3つをご紹介します。
書類を電子保存することで、ファイリングや保管・管理といったアナログ作業が不要に。PDF化された請求書などの電子取引情報を印刷して管理する必要もなくなります。全国の拠点から書類を集約する手間や時間も省けるでしょう。
更に、電子保存なら取引先名や日付からの検索も簡単。過去の請求書などの中から該当データをすぐに確認できるようになります。
これまでは紙の書類を7年間保存しておく必要がありましたが、正しく電子保存ができていれば、原本の破棄が可能に。保管スペースを確保するのにかかっていたコストや、書類の紛失リスクをなくすことができます。
電子帳簿保存法の要件として、書類の真正性の担保が求められるので、システム導入によって書類の改ざんや差し替えといった不正が行われるリスクが減ります。
また、原本確認のための出社が不要になり、災害によるデータ紛失リスクも低減できるので、健全な管理体制の構築につながるでしょう。
電子帳簿保存システムは導入目的に合わせて3タイプに分けられます。タイプ別に比較しながら、特徴を解説します。
請求書や領収書だけでなく、契約書や発注書、送り状なども含め、幅広い書類を電子保存したい場合は、専用タイプがおすすめ。電帳法対応を機に、トータルでペーパーレス化を進めるのも一手です。また、電子保存のみに特化したシステムは比較的安価なものが多いのが特徴。なかには、無料で使えるシステムもあります。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引情報の保存」に対応できれば良いという場合には、こちらのタイプでも十分と言えます。
大量の請求書を効率的に電子化する、という目的に適しているタイプ。紙で受領した請求書をOCRで読み取って、データ入力から保管までを代行してくれるサービスも最近では増えてきています。
請求書受領システムの詳細は、こちらの記事もご参照ください。
請求書受領サービス比較13選。受取電子化の5つのメリット
経費精算に関わる書類を効率的に電子保存したいのであれば、電帳法に対応している経費精算システムの導入が便利です。書類の電子保存だけでなく、経費精算業務の効率化も進められます。経理担当者はもちろん、精算申請をする側の従業員の業務負担軽減も可能に。
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの詳細は、こちらの記事もご参照ください。
電子帳簿保存法対応の経費精算システム10選。使うべき機能は？
導入目的にあったタイプを選んだら、次のポイントでも比較検討し、最適なシステムを絞り込んでいきましょう。
電子保存に対応している書類の範囲は、システムのタイプによって異なります。導入目的に合ったタイプを選ぶのが基本ですが、将来的な運用も視野に入れる必要もあります。
先々、幅広い書類のペーパーレス化を進めたいなら、対応書類の範囲をチェックしておきましょう。たとえば、「TOKIUMインボイス」や「マネーフォワード クラウドインボイス」は請求書受領タイプですが、請求書以外にも見積書、納品書、契約書などの保存にも対応しています。同様に、「OPTiM 電子帳簿保存」は注文書や送り状なども含めて国税庁が保管対象と例示しているすべての書類に対応。これらはインボイス制度にも対応しています。
スキャンしたデータにタイムスタンプを付与する、または訂正削除の履歴を残す（バージョン管理）といった、電帳法の要件を満たす機能を備えているかどうかも比較ポイントです。
「楽楽精算」では、領収書や請求書などをスキャナで読み込むときに自動的にタイムスタンプが付与される機能が搭載されています。少ない人数で業務をこなすなら、「TOKIUMインボイス」や「sweeep Invoice」などのスキャン代行サービスがあるシステムがおすすめです。
電帳法の検索要件を満たすためには、取引先、金額、取引年月日などから検索できるようにしなければなりません。
ただ、手作業でのデータ入力は負担が大きいので、OCR機能は必須といえるでしょう。たとえば、「マネーフォワード クラウドインボイス」「invox電子帳簿保存」「DenHo」のようなAI OCR機能を搭載したサービスを利用すれば、通常のOCRより文字を高精度で読み取り、効率的にデータ化することができます。また、「OPTiM 電子帳簿保存」ならPDFやスキャンした画像データからテキストを読み取るだけでなく、取引年月日や取引先名、取引金額といった項目ごとに管理台帳を自動作成できます。
システムを介して請求書を受領している場合、受領ページとは別に請求書が集約されるような機能があると、管理にかかる手間が省けます。電子化した書類の集約・保管方法もチェックしておきましょう。
たとえば、「楽楽電子保存」であれば「楽楽明細」で受け取った複数の取引先からの請求書をマイページに集約して一元管理することができます。また、「OPTiM 電子帳簿保存」では、見積書・注文書・請求書など、一つの取引に関する複数の書類を紐づけて一覧化することが可能です。
様々な書類の電子保存に特化した電子帳簿保存システムをご紹介します。
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| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| invox電子帳簿保存 | 「セルフ」「オペレータ」「AI OCR」の3種類からデータ化方法を選択可能 | 月額1,980円 |
| DenHo | 多様なアップロード方法に対応し、手書きの帳票のままでも作業を効率化 | 月額9,000円〜 |
| OPTiM 電子帳簿保存 | AIによる管理台帳の自動作成に対応。 | 月額9,980円～ |
| バクラク電子帳簿保存 | 無料プランでも区分や解像度の自動判定機能が利用可能（200件/月まで無料） | 要問い合わせ |
| 楽楽電子保存 | 各社から受け取った電子請求書等の帳票をマイページで一元管理 | 無料（楽楽明細で受け取った場合のみ対応） |
| DataDelivery | 長期保存や、大量データから複数の項目・期間をまたいだ検索が可能 | 要問い合わせ |
（出所：invox電子帳簿保存公式Webサイト）
あらゆる国税関係書類を電子保存するサービス。導入実績はシリーズ累計で10,000社以上。
経費精算システムや電子契約システムなどの業務特化システムでは保存が難しい取引情報にも対応。検索要件に必要な記録項目を99.9%以上の精度でデータ化した上で保存する。コストを抑えたい場合は、自社での入力も選択できる。
データ化された結果は、原本の画像と並べて確認でき、タイムスタンプの付与に代えて、訂正・削除の際には履歴を残して10年間保存することができる。
書類や部門ごとにワークフローを設定することで、訂正・削除の際にダブルチェックや決裁権限に応じた承認など、柔軟な運用が可能。
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（出所：DenHo公式Webサイト）
紙帳票の電子保存に強みを持つ電子帳簿保存クラウドサービス。官公庁や大手企業で広く採用されている同社製品「スマートOCR」の高精度なAI-OCRエンジンによって、手書きの領収書や注文書も正確に読み取ることが可能。帳票のデータ化から、取引先名や⾦額などの検索⽤データの抽出・作成、タイムスタンプの付与、帳票の分類まで、AIがすべて自動で行うため、大幅な作業効率化につながる。
多彩なアップロード方法に対応しており、スキャンやスマホでの撮影のほか、「Box」などの共有フォルダやネットワークスキャナー、FAX、メールからのアップロードにも対応。手書きの帳票のままでも取引先に負担をかけることなく運用したい場合におすすめ。
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（出所：OPTiM 電子帳簿保存公式Webサイト）
精度の高いAI解析とOCR処理により、あらゆる取引帳票を自動でデータ化する電子帳簿保存システム。PDFや解像度の低いスキャンデータからテキストを読み取るだけでなく、取引先や取引年月日、取引金額といった読み取り項目を抽出して管理台帳に自動入力することも可能（電子帳簿保存法やインボイス制度の要件対応）。請求書をはじめ、見積書、注文書、領収書、送り状など様々な書類形式に対応し、一つの取引で発生した関連書類を紐づけて一か所に保存できるのがうれしい。税務調査のために一元管理が必要な場合にも役立つ。
他にも、製品名や型番など記載内容をキーワードで検索できる「全文検索機能」や、AIの読み取り精度を企業ごとに改善依頼できる「無料AI解析精度改善サービス」も提供している。
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（出所：バクラク電子帳簿保存公式Webサイト）
スキャナ保存、電子保存それぞれの要件に対応した電子帳簿保存システム。認定タイムスタンプ局が提供するタイムスタンプを付与することでデータの正確性を担保できる。また、AI-OCRでの入力補完機能により、入力事務作業を最小化した上で、「取引年月日」「取引金額」「取引先」での検索が可能。アップロードできる書類の種類に制限はなく、請求書・領収書・納品書等の一般的な書類のほか、売上明細書・支払通知書などの書類も保存できる。用途に合わせてリーズナブルに利用でき、無料プランもあるため、トライアルで導入したい方にもおすすめ。
電子帳簿保存のほか、請求書、申請、経費精算、ビジネスカードと、バックオフィス業務の効率化を支援するサービスを展開。シリーズ累計導入社数は5,000社以上を誇る。
（出所：楽楽電子保存公式Webサイト）
電子請求書発行システム「楽楽明細」で受け取った電子請求書等の帳票を電子保存・一元管理できる無料の電子帳簿保存システム。複数の取引先から送られてきた請求書も、マイページに集約できるので、管理の手間が省ける。
本サービスと「楽楽明細」ともに、改正電帳法の要件に対応。現在は「楽楽明細」から送られた請求書のみ保存・管理が可能だが、ほかの電子請求システムや、メール添付で受け取った請求書を保存・管理するための機能リリースも検討されている。
（出所：DataDelivery公式Webサイト）
電子帳簿保存法の全区分（帳簿書類・スキャナ・電子取引）に対応した、電子証跡システム。JIIMAからの認証も取得済み。
電子化したデータはクラウドサーバに保存されるので、企業側がDBを用意する必要がなく、長期保守性にも優れている。複数項目での検索、認定タイムスタンプ、証憑のプレビュー表示、データ間のリンク付けといった便利な機能がそろう。一方で基本構成は、DataDeliveryサーバーソフトとブラウザのみとシンプルなため、誰でも直感的な操作が可能。大量のデータを保存しても、データの表示やダウンロードといった操作がサクサク軽快なのも嬉しいポイント。
保存可能な書類の幅も広く、採用・勤怠記録といった人事データ、監査・研究データなども電子保存することができる。
受領する請求書などの電子保存に強みを持つ電子帳簿保存システムをご紹介します。
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| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| TOKIUMインボイス | 請求書の形式を問わず、受領・スキャン・原本の保管まで標準プランで代行 | 要問い合わせ |
| BtoBプラットフォーム 請求書 | 請求書発行・受取の両方に対応。自社システム内への取込の自動化も可能 | 要問い合わせ |
| sweeep Invoice | 自社用の専用サイトやスマホアプリによりアップロードを効率化できる | 月額3,000円〜 |
| Bill One | ステータス管理やリマインド、ファイル添付など、申請・承認も充実 | 要問い合わせ |
| マネーフォワード クラウドインボイス |
あらゆる形式の請求書を一括受領。紙の請求書は代理受領・保管・破棄まで対応 | 要問い合わせ |
（出所：TOKIUMインボイス公式Webサイト）
請求書・領収書・国税関係書類をまとめてペーパーレス化できる、改正電帳法に完全対応したクラウド請求書受領システム。紙で届く請求書は受領からスキャンまで代行し、検索機能や改ざん防止機能なども搭載。すべての形式の請求書は自動で電子化され、オンラインで一元管理できる。支出管理クラウド「TOKIUM」はシリーズ累計1,200社以上の企業で導入されている。
請求書の受領・電子保存に加えて、見積書や納品書といった、その他国税関係書類も電子保存可能。アップロードすることで自動でタイムスタンプが付与される。
同シリーズの「TOKIUM電子帳簿保存」は、あらゆる国税関係書類を改正電帳法に準拠して保存・一元管理する文書管理システム。書類の形式を問わず受領・入力作業を代行し、紙書類の場合は原本の保管（10年間）にも対応。電帳法対応業務はもちろん、書類の保管業務も効率化したい場合におすすめ。
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（出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト）
約90万社の導入社数を誇るクラウド請求書サービス。請求書の受取、発行だけでなく、支払通知書機能、督促機能など豊富な機能を搭載し、請求業務の効率化を実現する。請求書データはAPIなどで社内システムとスムーズに連携。月次決算が早期化され、経営判断のスピードアップにもつながる。
現在、紙やPDFで請求書のやり取りをしている場合でも、郵送代行サービスやAI-OCRなどを利用することで一元管理が可能。JIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法への対応で、導入企業側が法的要件を個々にチェックする必要がないため、安心して導入できる。2023年10月から施行される「インボイス制度」にも対応する。
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（出所：sweeep Invoice公式Webサイト）
同社の「sweeep Box」との連携で電子帳簿保存が行えるクラウド請求書受領サービス。請求書の受け取り、承認、仕訳、振込、保管のすべてを自動化。書類は高セキュリティなクラウドサーバに10年間される。保管取引先に依頼メールを送信して、専用画面から請求書をアップロードしてもらう「オンライン回収機能」に加え、郵送で届く紙の請求書の受け取り、スキャンによる電子化の代行をしてくれるオプションも利用可能。
受領した請求書は、高精度AI-OCRによりデータ化。AIが内容を解析して仕訳・支払データを自動で作成してくれる。50を超える会計システムと連携し、全銀協フォーマットの振込データを自動作成することも可能。振込の手間も大幅に削減できる。
※sweeep株式会社は2023年1月をもってfreee株式会社の完全子会社となりました。
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（出所：Bill One公式Webサイト）
非定型の名刺を正確にデータ化するSansanによって培われた技術やノウハウにより、請求書業務を効率化するクラウド請求書受領サービス。紙の請求書は受け取り・スキャン・データ化を代行。AI OCR、入力オペレーターによるデータ化は、精度99.9％を実現している。メールに添付されたPDFの請求書も代理受領して、クラウドで一元管理。データの一元管理によって検索がしやすくなるのに加えて、外部の会計システムとの連携が容易に。請求書の受領〜管理だけでなく、仕訳入力やタイムスタンプの付与、支払通知といった経理対応も受けられる。オプションで、請求書原本の保管サービスも。
電子帳簿保存法はもちろん、インボイス制度で求められる要件にも対応し、法改正に対応した業務フローを構築できる。
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（出所：マネーフォワード クラウドインボイス公式Webサイト）
中規模・大規模企業向けのWeb請求書システム。紙やメールで送られてきた請求書を一括で受領し、AI OCRとオペレーター入力で正確かつスピーディーにデータ化。自社で入力する必要がないため、請求書の電子化にかかる工数や人為的なミスを大幅に削減できる。更に、電子取引・スキャナ保存のどちらにも対応しているため、電子帳簿保存法の要件を満たした形式で保存が可能。インボイス制度にも対応する。
また、外部公開用のAPIも搭載しているため、既存のワークフローシステムや支払い管理システムともスムーズに連携可能。書類のデータ化を前提とした業務フローを構築できる。その他、請求書の受領だけでなく送付に対応できるのもポイント。
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電子帳簿保存法に対応している経費精算システムをご紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| 楽楽精算 | 申請の項目やレイアウト、承認フローなどを自由にカスタマイズ可能 | 月額30,000円〜 |
| 経費BANK | 中小企業に特化したリーズナブルな価格設定。最小5IDから利用可能 | 月額1,500円/5ID～ |
| Concur Expense | QRコード決済アプリや法人カード、タクシーアプリなど様々なサービスと連携 | 月額30,000円台〜 |
（出所：楽楽精算公式Webサイト）
12,000社以上で導入され、約100万人が利用している経費精算システム。スキャナ保存や検索機能、タイムスタンプの付与といった電帳法の要項に対応しているほか、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得している。
経費精算システムとしての機能が充実しており、交通系ICカードとの連携、専用アプリを使った領収書読み込み、OCR機能による自動データ入力、自動仕訳したデータの会計ソフト連携などが可能。
更に、経費精算だけでなく、人事総務系の各種申請、稟議や押印申請などのワークフローも構築可能。高いサポート力も魅力。
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（出所：経費BANK公式Webサイト）
オプション料金不要で、改正電帳法に標準対応。初期費用なし、月額1500円/5IDから利用できる、リーズナブルな経費精算システム。法要件を満たした形式で、領収書や請求書を電子保存できるので、経理まわりのペーパーレス化、電帳法対応を進めたい場合に適している。AI-OCRを使った自動読み取りオプションも用意。
交通系ICカードや法人カードとの連携、承認フローの設計、会計ソフトへの仕訳データ出力など、経理業務の効率化をサポートしてくれる機能も多数そろう。
クラウド（ASP/SaaS）型なので、データのバックアップやセキュリティ環境の確保、メンテナンスやバージョンアップなどを任せられ、システム担当者の負担軽減にもつながる。
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（出所：Concur Expense公式Webサイト）
大企業から中堅中小・ベンチャー企業まで、幅広く支持を得ている経費精算システム。電帳法の要件を満たし、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得している。
経費管理・精算業務の自動化に強みを持ち、法人カードや PayPay、タクシーアプリなどのデジタル明細から精算ができるので、経費のキャッシュレス化が進められる。会社の経費規定と承認条件をロジック化し、経費明細をデジタルチェックすることで、承認作業の削減にもつながる。
複合機のスキャナと連携して、大量の領収書・請求書も一括で取り込める機能も便利。また、オプションとして、領収書監査サービス、規定監査サービスも提供している。
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2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法。2年間の猶予期間も残すところわずかです。きちんと法要件を満たした電子保存に対応できるようにしておくことは喫緊の課題と言えます。
まずは、電子保存する書類の範囲や、導入目的を明確にし、本記事でご紹介した比較ポイントなども参照して、自社にあったシステムの導入を検討してみてください。
これからはDXが加速的に進行し、様々な業務がデジタル化していきます。将来的な運用も視野に入れて、長く使い続けられるシステムを選びましょう。
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