最終更新日:2024-03-22
請求書の受取りから管理、支払いなどの業務を自動化・効率化したいと考えている方へ。請求書受領サービスの特徴や選び方などを、企業が抱えがちな課題別に紹介します。
システムを使った業務効率化が進んでいる請求書の発行とは異なり、取引先から受領する請求書の処理には、依然として以下のような課題があります。
郵送やメール、専用システムからのダウンロードなど、請求書の受取り方法は取引先によって様々です。発行のタイミングも、それぞれの取引先ごとに異なるため、到着日もバラバラになります。
期限内にすべての請求書を漏れなく受取るために、取引先や各部署にリマインドすることも経理部にとって大きな負担に。特に、コロナ禍においては、紙の請求書の受取りや経理システムへの入力のために、経理部が出社しなければならないという課題が浮き彫りとなりました。
2020年6月に日本CFO協会が実施した「ポスト・コロナの経理部門の変革に向けた現状と課題」の調査によると、経理・財務部門が非常事態宣言中に苦労したことの1位は請求書が紙で送付されてくることとなっています。
取引先もしくは担当者から請求書を受取った経理は、取引先や金額、支払日、支払い口座などを入力。その後、銀行振り込みに必要なデータを作成して支払い、続けて会計システムへ入力します。このように、何度も同じような項目を入力・転記してデータ化していくフローは、効率化が必要な作業といえるでしょう。
また、紙の請求書の場合は特に受取りまでに時間がかかり、様々な形式で送られてくる請求書データを、自社の帳票定義にあわせて入力する作業工数も膨大に。作業のなかでミスが起きてしまうこともあるでしょう。ミスを防ぐためにはチェック作業も必要となるため、その分更に人の手がかかります。
紙ベースで請求書を受領している場合、承認フローの可視化ができず、状況の把握が難しいという課題も。承認フローのなかで、誰かが出張や外出で不在であれば、そこでストップしてしまうことも問題です。
紙の場合は検索も困難なため、情報の利活用もしにくくなりがちに。データ化がされていたとしても、請求書処理に伴う支払依頼書や稟議書といったデータの管理が属人化してしまっていては、承認者への情報共有はスムーズに進みません。
更に、支払い作業完了後にも、紙の請求書は保管の課題が発生します。現在は会社であれば7～10年間、個人事業主であれば5年間は請求書を保存しなければなりません。大量の請求書を受取る企業であれば、ファイリング作業へのマンパワー、保管場所なども課題になるでしょう。
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受領した請求書をデータ化する方法は、大別すると次の2つに分けることができます。
取引先へ利用方法のサポートを行う必要がありますが、受け入れてもらえれば大幅な業務効率化につながります。クラウドで登録してもらうことにより、最初から自社に最適化された請求書をリアルタイムで受領できるように。
たとえば、「BtoBプラットフォーム 請求書」では、取引業者は費用負担なしで電子請求書の発行が可能。取引先にもメリットが大きく、このようなサービスを利用すれば理解が得られやすいでしょう。
「なるべく既存の業務フローを変えたくない」といった場合に有効です。
たとえば、入力作業の効率化が課題の場合、「RICOH 受領請求書サービス」のように、事前の帳票定義は必要なく、請求書に記載された請求日、請求元名称、請求金額などの情報を自動認識して一括データ化するサービスが適しています。主要な会計システムや銀行支払システムとの連携にも対応しているため、何度も同じ内容を入力・転記する必要はありません。
また、紙の請求書受取りのために出社し、スキャンや原本のファイリング、保管を行うのが課題となる場合は、「TOKIUMインボイス」のような請求書の受領代行サービスを活用するとよいでしょう。紙で届く請求書の受領、スキャン、郵便物の開封や仕分けなどをトータルで請け負い、請求書はすべて自社のフォーマットにあわせた形式で受取ることもできます。
同じデータを複数のシステムに手入力するのは、時間が無駄になるだけでなく、ミスの原因にもなります。請求書をデータ化したら、その後のワークフローでも同じデータを使い続けることが重要です。
たとえば、銀行振り込みのための全銀協フォーマットでデータを出力したり、勘定科目や部門を仕分けしたデータを出力できたりすれば、大幅に手間を省けるうえ、ミスも防げるように。
請求書受取りサービスにワークフローシステムが搭載されていれば、承認プロセスもスムーズに進められます。企業によっては、複雑な承認プロセスが導入されている場合もあるため、承認できるステップ数や適用条件などを確認するとよいでしょう。
また、請求書だけでなく、取引先に関わる稟議書や見積書、契約書、領収書などのファイルを一元管理する機能があると、承認者が情報を確認する手間が省け、業務効率を更に改善できます。
「すべての請求書をデータ化し、クラウドで請求書データにアクセスできるようにしたい」といった場合は、「TOKIUMインボイス」や「Bill One」「マネーフォワード クラウドインボイス」のような請求書受取り代行を提供しているサービスを選びましょう。紙の請求書を受取るための出社をなくしたいという課題も解消できます。
請求書の回収と登録の手間を省きたいなら、取引先に請求書受取りサービスへ直接登録してもらう方法も。PDFの請求書をアップロードしてもらう「freee業務委託管理」や、直接システムに請求内容を入力してもらう「BtoBプラットフォーム請求書」といったサービスが挙げられます。この方法の場合は、取引先に同意を得る必要があるため、事前に説明・確認をしておきましょう。
「まずは大量に届く請求書の入力作業を軽減したい」といった場合は、「Concur Invoice」「スマートOCR請求書」「RICOH 受領請求書サービス」といった高精度なAI OCRを搭載したサービスがおすすめです。帳票定義をしなくてもAIが必要な箇所を認識し、スピーディー且つ正確にデータ化。認識したデータはユーザーがチェックする必要はありますが、その分コストが抑えられるというメリットがあります。
ほとんどの請求書受取りサービスでは、CSVファイルでデータの出力が可能に。なかには、定番の会計ソフトやERPにインポートできる形式で、CSVファイルを出力するサービスも。会計システムへの入力作業を軽減したい場合は、対応するサービスかどうかを確認しましょう。
銀行で振込、振替を行う際に、FB（ファームバンキング）データを出力できれば、大幅に手間が省けます。また、ネット銀行を利用するのであればIB（インターネットバンキング）データを出力できると便利です。
ワークフロー機能を搭載した請求書受取りサービスがおすすめです。
たとえば、「freee業務委託管理」では、個々の従業員が申請し、承認されたデータをそのままシステム上に登録できるため、経理担当が二重入力・転記する工数を削減。また、「BtoBプラットフォーム請求書」のワークフローであれば、請求書以外にも契約書や見積書などの関連書類も簡単に添付・確認できます。
システム登録の簡略化が目的であれば、導入の検討対象となるのは請求書受領サービスに限りません。「楽楽精算」は経費精算システムですが、オプションの「請求書処理支援機能」を利用すれば、各拠点に届いた請求書を担当者が登録できるように。上長の承認をもらった後に経理に申請するというワークフローが構築でき、経理の負担軽減につなげられます。
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(出所：TOKIUMインボイス公式Webサイト)
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する、請求書の受領代行・データ化サービス。紙で届く請求書は受領からスキャンまで代行。郵便物の仕分け、開封、ファイリングなどの物理的作業が一切不要となるため、請求書処理のために出社をするといった課題の解決につなげられる。
メールに添付して送られてくる請求書や、システムからダウンロードするタイプの請求書も、まとめてフォーマットを統一してデータ化。データ化された請求書は、そのままクラウド上で科目を選択し、会計システムへの連携も可能だ。
紙で受取った請求書は10年間保管し、原本が必要になった場合も1枚単位で返送に対応。請求書の送付先変更の連絡もハガキやメールで代行してくれるため、導入準備の手間も省ける。
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（出所：Bill One公式Webサイト）
請求書の受取りから保管までの様々な業務を効率化する、クラウド請求書受領サービス。非定型の名刺を正確にデータ化し続けてきたSansanのテクノロジーとオペレーションで、99.9％という高い精度で請求書をデータ化してくれるのが強み。データ化された請求書は、専用のデータベースで一元管理し、検索も容易となる。
会計システムの「勘定奉行クラウド」や「弥生会計」、アプリ作成プラットフォーム「kintone」などの外部システムとも柔軟に連携。ERPやワークフローシステムなどを利用している企業でも、現在利用しているシステムを使ったままスムーズに導入できるのもポイント。
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（出所：バクラク請求書受取公式Webサイト）
請求書の受取りから会計処理・支払処理までを自動化する請求書処理サービス。AI OCRで定型・非定型を問わず自動で読み取り、10枚以上の請求書でも数秒でデータ化するスピードも強みだ。読み取った請求データは登録データをもとに自動で仕訳されるので、過去の仕訳を参照しながら手入力で作成する必要がなくなる。
請求支払い申請や承認などのワークフローを実現する「バクラク申請」とも連携が可能。申請内容の確認や承認はSlackやアプリで完結できる。そのほか、freeeやマネーフォワードなどの主要な会計ソフトとの連携にも対応している。
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（出所：Concur Invoice公式Webサイト）
様々な形式の請求書を一元管理する請求書管理システム。電子請求書はもちろん、紙やPDFで受取った請求書もAI OCRで正確にデータ化され、そのままクラウド上で申請・承認が可能。発注内容や請求書の自動突合機能、発注書と請求書に差異があった際のアラート機能なども備えているので、入力やチェック作業を効率化し、正確な請求書処理を実現する。
請求書を受領する前の購入申請を管理する機能も搭載。購入申請・承認から請求書受領・照合までを一つのシステムに統合することで、一気通貫で経費を管理することができる。更に、ダッシュボードで経費データを可視化。未払いを確認したり、経費全体の傾向を簡単に把握したりと、経費の見える化に役立つ。
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(出所：スマートOCR請求書公式Webサイト)
非定型帳票をデータ化するAI OCRサービス「スマートOCR」による、請求書に特化したサービス。汎用的に利用できるテンプレートが用意されており、すぐに利用を始められる。請求基本項目だけでなく、請求明細といった表のデータ化にも対応する。
独自開発の認識エンジンにより、白文字や網掛け文字、透かし文字、離れ文字、手書き文字などの高精度の認識が可能。印影除去機能により、ハンコの下の文字のみを認識することも。画像のスキャンは同社のスキャナーやスマホの「スマートOCR」アプリで行える。iOSとAndroid版が用意されており、アップロード後はPCブラウザで確認できるように。
オプションで、特定のフォルダに保存した請求書のPDFファイルを自動的にアップロードしてOCR変換するサービスや、読み取りできない請求書の抽出設定代行サービスなども提供。
(出所：BConnectionデジタルトレード公式Webサイト)
請求書の発行と受取り、両方の機能を備えた「プラットフォーム型」が特徴のクラウド型請求書電子化サービス。請求書の作成・発行・受取りなどの基本機能は無料で利用が可能。取引先も料金負担なく利用できる。使用するにあたり、特別なトレーニングを必要としないわかりやすいUIのため、導入ハードルも低いのが特徴。電子化代行も提供しているため、紙やPDFでしか請求書が発行できない取引先があっても安心だ。
エンタープライズプランでは、100以上の通貨、20以上の言語に対応しており、海外の取引先への導入もスムーズに行える。
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(出所：マネーフォワード クラウドインボイス公式Webサイト)
請求書の受領・送付に関わる様々な業務を効率化するWeb請求書システム。
紙やPDFなど、あらゆる形式の請求書を一括で受領し、クラウド上で一元管理。AI OCRによる読み取りとオペレーターの補正によって高精度でデータ化する。紙の請求書の代理受領・保管・破棄も行うほか、外部公開用のAPIを搭載することで、現行のワークフローシステムや支払い管理システムともスムーズに連携。更に、タイムスタンプの付与、解像度・階調の自動チェック、検索要件のデータ化によって、電子帳簿保存法を満たした形式での保存も可能に。インボイス制度にも対応する。
クラウド上で一元管理された請求書は、ワンクリックで送付でき、送付業務にかかる工数・費用の削減にも貢献する。
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（出所：invox受取請求書公式Webサイト）
99.9%高精度で振込データや仕訳データ、請求データを生成し、経理の支払・計上処理を自動化するクラウドサービス。電子化された請求書をデータで受領する場合は自動取り込み、紙で受取る場合は対応スキャナーでスキャンする。
取り込んだ請求書は、AI OCRがレイアウトを認識して明細までデータ化。結果はオペレーターが確認するため、源泉徴収税や軽減税率など、経理の知識が必要な請求書のデータ化も安心して任せられる。スピードを求める場合には、AI OCRのみの即時データ化（精度保証なし）にも対応。データ化の結果は、請求書原本の画像と並べて確認したうえで、会計ソフト・銀行・ERPへも連携。一つのシステムで受領から会計処理まで行えるため、管理効率の向上が期待できる。
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（出所：freee支出管理 受取請求書キャビネット公式Webサイト）
請求書の受取りから保管まで、経理業務を効率化するクラウド請求書受領サービス。書類の受取りは、発行した専用のメールアドレスにファイルを送付してもらうか、管理画面に直接アップロードすれば、自動で取り込みが完了。受取った書類は高精度のAI OCRがデータ化し、必要なタグを付けてシステム上に保管する。書類は一覧で確認ができるようになり、検索も簡単に。証憑ごとにフォルダ分けや閲覧権限の設定が行えるため、セキュリティ対策や内部統制にも役立つ。
Google DriveやDropbox、Boxといった外部ストレージと連携が可能。外部サービスとの自動同期や、AI OCRによる書類の自動判別などにも対応しているため、書類管理にかかる工数をトータルで削減する。
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(出所：RICOH 受領請求書サービス公式Webサイト)
紙やPDFの請求書を文字データ化するクラウド型AI帳票認識OCRソリューション。リコー独自の帳票解析技術と画像処理技術を活用し、請求日、請求元名称、請求金額などの情報を自動認識して一括データ化する。活字はもちろん、手書き文字の読み取りにも対応。事前の帳票定義の必要がなく、準備負担を抑えられる。
CSVファイル出力にて会計システムや銀行支払いシステムと連携できるため、同様のデータを複数システムに入力する無駄が省け、請求書処理業務の効率化を進められる。精度を求める場合には、修正代行サービスの依頼も可能だ。
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(出所：BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト)
利用企業数100万社以上の実績を誇り、請求書の受取り・発行業務を網羅する電子請求クラウドサービス。請求書のやり取りはすべてクラウド上で行い、発送は郵送代行、受取りはAI OCRによるオプションを併用することで、無理なく請求書の電子化を実現する。電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応し、電子保存機能によってPDFの請求書も保存要件を満たした形式で保存できる。
請求書と稟議書・見積書・契約書・領収書などの関連ファイルを一元管理できる「請求書添付ファイル保存機能」を搭載し、承認者への共有が簡単に。更に、Slackと連携して請求書の確認・承認・差し戻しが可能なため、スムーズに処理を進められる。会計システムへ請求書データを自動でダウンロード・インポートでき、入力の手間も省ける。
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(出所：freee業務委託管理公式Webサイト)
請求書の回収から承認、支払いを一つのプラットフォームで完結させるサービス。請求書受領の際に承認フローを設定でき、上司や経理担当者など多段階のフローや代理承認にも対応する。
希望に応じてカスタマイズ開発の提案も行っており、LINE・Slack・Chatworkと連携して通知もできるように。企業ごとの環境にあわせたり、既に使用しているツールを活用したりと、導入・定着のしやすさも魅力。更に、抽出する項目を調整してデータをCSVでエクスポートでき、データ集計はもちろん、外部システムへのつなぎこみにも役立つ。freeeやCloudSign、Salesforceといった会計システムとも連携が可能だ。
（出所：楽楽精算公式Webサイト）
国内累計導入社数トップクラスの経費精算システム。社内の経費精算を行うサービスだが、「請求書処理支援オプション」を利用することで請求書の処理も行える。各拠点や部署に届いた請求書は担当者自身でスキャンしてアップロードすると、AI OCR機能でデータ化。伝票内容・取引先・金額などの情報を読み取ることで、転記が不要になる。そのほか、自動仕訳や銀行振り込みに必要なFBデータも出力できるので、経理部門の手間を大きく削減する。
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請求書の受取り・管理・支払いなどを自動化・効率化する請求書受領サービスを、企業が抱えがちな課題別に紹介しました。
システムの導入や代行サービスを活用することで、請求書のペーパーレス化を推進し、経理部門の負荷を軽減できるように。更に、出社をすることにとらわれずに、多様な働き方の実現にもつなげられるでしょう。
請求書受取りサービスを比較する際は、まず自社の課題を洗い出しておくのがおすすめです。下記の課題のなかから、自社の課題に近しいものや、優先して解決したいものを選ぶとよいでしょう。
請求書を処理するフローのどの部分を効率化したいのかを正確に把握し、最適な請求書受取りサービスを検討してみてください。
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