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請求書処理を自動化・効率化するには?課題別サービス13選

請求書処理を自動化・効率化するには?課題別サービス13選

最終更新日:2022-08-01

請求書の受け取りから管理、支払いなどの業務を自動化・効率化したいと考えている方へ、請求書受領サービスの特徴などを課題別に紹介します。

目次

請求書処理における課題とは?

システムを使った業務効率化が進んでいる請求書の発行とは異なり、取引先から受領する請求書の処理には、依然として以下のような課題があります。

請求書受取における課題

郵送やメール、専用システムからのダウンロードなど、請求書の受け取り方法は取引先によって様々です。発行のタイミングも、それぞれの取引先ごとに異なるため、到着日もバラバラになります。

期限内にすべての請求書を漏れなく受け取るために、取引先や各部署にリマインドすることも経理部にとって大きな負担となります。特に、コロナ禍においては、紙の請求書の受け取りや経理システムへの入力のために経理部が出社しなければならないという課題が浮き彫りとなりました。

2020年6月に日本CFO協会が実施した「ポスト・コロナの経理部門の変革に向けた現状と課題」の調査によると、経理・財務部門が非常事態宣言中に苦労したことの1位は請求書が紙で送付されてくることとなっています。

データ化における課題

取引先もしくは担当者から請求書を受け取った経理は、取引先や金額、支払日、支払い口座などを入力します。その後、銀行振り込みに必要なデータを作成し、支払いをします。続けて、会計システムに入力します。何度も同じような項目を入力・転記してデータ化していく作業は効率化が必要な課題と言えます。

また、紙の請求書の場合は特に、受取りまでに時間がかかりますし、様々な形式で送られてくる請求書データを、自社の帳票定義に合わせて入力していく作業工数も膨大です。作業の中で当然のようにミスも起きるでしょう。そのミスを防ぐためにはチェック作業も必要となるため、その分さらに人の手がかかります。

承認フローや管理における課題

紙ベースで請求書を受領している場合、承認フローの可視化ができず状況を把握するのが難しいという課題があります。それに承認フローの誰かが出張などで不在であれば、そこでストップしてしまうことも問題です。紙の場合には検索も困難なため、情報の利活用もできません。あるいは、データ化されていたとしても、請求書に伴う支払依頼書や稟議書といったデータの管理が属人化してしまっていては、承認者への情報共有がスムーズに進みません。

さらに、支払い作業完了後にも、紙の請求書は保管の課題が発生します。現在は会社であれば7〜10年間、個人事業主であれば5年間は請求書を保存しなければなりません。大量の請求書を受け取る企業であれば、ファイリング作業などのマンパワー、保管場所なども課題になるでしょう。

 

請求書処理を自動化・効率化する方法

(1)データ化してフォーマットを統一する

受領する請求書をデータ化する方法は大別すると2つのパターンに分けることができます。

まず、一つ目が、「相手先に発行を電子化してもらう」という方法です。取引先にお願いし、利用方法のサポートなどを行う必要がありますが、受け入れてもらえるのであれば業務効率は格段に向上します。クラウドで登録してもらうことにより、最初から自社に最適化された請求書をリアルタイムに受け取ることができるようになります。

たとえば、「BtoBプラットフォーム 請求書(株式会社インフォマート)」では、取引業者は費用負担なしで、電子請求書の発行が可能です。このようなサービスであれば、取引先にもメリットが大きく、理解が得られる可能性も大きいでしょう。

もう一つの方法は、これまでの業務フローは変えずに、「アナログも一部許容してできるだけ自動化する」という方法です。入力作業の効率化が課題となっている場合には、「RICOH Cloud OCR for 請求書(株式会社リコー)」のような、事前の帳票定義を必要とせず請求書に記載された請求日、請求元名称、請求金額などの情報を自動認識し一括データ化できるサービスが適しています。

自社でスキャンしてPDF化する作業や、データをアップロードする作業は残りますが、主要な会計システムや銀行支払システムとの連携に対応しているため、何度も同じ内容を入力・転記する業務が不要となります。

紙の請求書受取のための出社やスキャン作業、原本のファイリングや保管といった物理的な作業も含めて課題となっている場合には、「TOKIUMインボイス(株式会社TOKIUM)」のような、請求書の受領代行サービスの利用が必要となります。

紙で届く請求書の受領、スキャン、郵便物の開封や仕分けといったことをトータルで請け負ってもらった上で、すべて自社のフォーマットに合わせたデータ形式で請求書を受け取ることができます。

(2)入力の二度手間をなくす

同じデータを複数のシステムに手入力するのは時間が無駄になるだけでなく、ミスの温床にもなります。請求書をデータ化したら、その後のワークフローでも同じデータを使い続けることが重要です。

たとえば、銀行振り込みのための全銀協フォーマットでデータを出力したり、勘定科目や部門を仕分けしたデータを出力できたりすれば、大幅に手間を省けるうえ、ミスも防げます。

(3)承認プロセスを簡略化する

請求書受取りサービスにワークフローシステムが搭載されていれば、承認プロセスもスムーズに進められます。企業によっては複雑な承認プロセスが導入されている場合もありますので、承認できるステップ数や適用できる条件などを確認しましょう。

また、請求書だけでなく、その取引先に関わる稟議書や見積書、契約書、領収書などのファイルを一元管理する機能があると、承認者が情報を確認する手間が省け、業務効率をさらに改善できます。

 

請求書処理を自動化・効率化するサービスの課題別の選び方

1. フォーマットを統一化してデータ化したい

すべての請求書をデータ化してもらい、クラウドでそのデータにアクセスできるようにしたい、というのであれば「Bill One(Sansan株式会社)」や「TOKIUMインボイス」のような請求書受取り代行を行っているサービスを選びましょう。紙の請求書を受け取るための出社をなくしたいという課題も解消できます。

請求書の回収と登録の手間を省きたいなら、相手企業に請求書受取りサービスへ直接登録してもらう方法があります。この場合、相手企業の同意が必要です。PDFの請求書をアップロードしてもらう「pasture請求書受取(エン・ジャパン 株式会社)」や前項で紹介した直接システムに請求内容を入力してもらう「BtoBプラットフォーム請求書」などのサービスがあります。

大量に届く請求書の入力作業のみを軽減したい、と言うのであれば「RICOH Cloud OCR for 請求書」や「スマートOCR請求書(株式会社インフォディオ)」といった高精度なAI-OCRを搭載したサービスが候補になります。帳票定義しなくても、AIが必要な箇所を認識して、スピーディーに正確にスキャンしてくれます。ユーザーが認識したデータをチェックする必要はありますが、その分コストが抑えられるというメリットがあります。

2. 二重管理の手間をなくしたい

ほとんどの請求書受取りサービスがCSVファイルでデータを出力できます。一部のサービスは、定番の会計ソフトやERPにインポートできる形式でCSVファイルを出力できます。会計システムなどへの入力作業を軽減するのであれば、対応サービスを確認しましょう。

銀行で振込、振替を行う際にFB(ファームバンキング)データを出力できれば、大幅に手間が省けます。また、ネット銀行を利用するのであればIB(インターネットバンキング)データを出力できると便利です。

3. 承認プロセスを簡略化したい

承認プロセスを簡略化するなら、「pasture請求書受取」や「invox受取請求書(株式会社Deepwork)」のようにワークフロー機能を搭載した請求書受取りサービスを選びましょう。請求書をそのまま承認プロセスに乗せられるので、二重入力などの手間が不要です。クラウドで管理すれば、承認にかかる時間も短縮できます。

また、「BtoBプラットフォーム請求書」のように、関連書類添付機能があれば請求書だけでなく、契約書や見積書なども簡単に確認でき、上長が承認する手間が省けます。

既存のワークフロー機能を使うのも手です。たとえば経費精算システムの「楽楽精算(株式会社ラクス)」では「請求書処理支援オプション」を利用すると、各拠点に届いた請求書を担当者が登録し、上長の承認をもらった後に経理に申請するというワークフローが可能になります。経理の負担を削減できるのがメリットです。

 

主な請求書処理の自動化・効率化サービス(フォーマットの統一化に強み)

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TOKIUMインボイス(株式会社TOKIUM)

TOKIUMインボイス公式Webサイト

(出所:TOKIUMインボイス公式Webサイト)

請求書処理の完全ペーパーレス化が実現できる、請求書の代行受領・データ化サービス。紙で届く請求書は受領からスキャンまで代行。郵便物の仕分け、開封の手間、ファイリングなどの物理的作業が一切不要となるため、請求書のための出社の課題を解決できる。
メールに添付して送られてくる請求書やシステムからダウンロードするタイプの請求書もまとめてフォーマットを統一してデータ化。データ化された請求書は、そのままクラウド上で科目を選択し、会計システムに連携可能。
また、紙で受け取った請求書は10年間保管してくれ、希望に応じて返却と再保管を選べることも特長。請求書の送付先変更を電話やメールで案内するのも代行してくれるのが頼れるポイント。

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Bill One(Sansan株式会社)

Bill One公式Webサイト

(出所:Bill One公式Webサイト)

請求書の受け取りから保管までの様々な業務を効率化するクラウド請求書受領サービス。非定型の名刺を正確にデータ化し続けてきたSansanのテクノロジーとオペレーションが強み。AI、OCR、入力オペレーターが、99.9%という高い精度で請求書をデータ化してくれる。
データ化された請求書は、専用のデータベースで一元管理が可能。検索が容易となり、会計システムの「勘定奉行クラウド」や「弥生会計」、アプリ作成プラットフォーム「kintone」などの外部システムと柔軟に連携させて活用できる。
ERPやワークフローシステムなどを利用している企業でも、現在利用しているシステムを使ったままスムーズに導入できることもポイント。請求書原本の保管は、別途オプションの申し込みが必要となる。

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バクラク請求書(旧LayerX インボイス)(株式会社LayerX)

バクラク請求書公式Webサイト

(出所:バクラク請求書公式Webサイト)

請求書の受け取りから会計処理・支払処理までを自動化する請求書処理サービス。AI-OCRで定型でも非定型でも自動で読み取り。100枚の請求書でも5秒でデータ化するスピードも強み。読み取った請求データは過去の登録データをもとに自動で仕訳されるので、過去の仕訳を参照しながら手入力で作成する必要がなくなる。
請求支払い申請や承認などのワークフローを実現する「バクラク申請(旧LayerX ワークフロー)」もオプションで利用可能。申請内容の確認や承認をSlackなどチャット上で完結できる。その他、freeeやマネーフォワードなどの主要な会計ソフトともAPIで仕訳データを連携可能。

  • 料金:月額10,000円〜

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請求書仕訳支援クラウド(鈴与株式会社)

請求書仕訳支援クラウド公式Webサイト

(出所:請求書仕訳支援クラウド公式Webサイト)

複数勘定科目に仕訳する請求書処理を自動化できる仕訳支援クラウドサービス。請求書データを指定フォルダにアップロードするだけでクラウドに自動転送され、OCR処理が開始される。OCRで抽出した請求情報をもとに、顧客ごとに登録された過去の仕訳データから勘定科目・摘要の自動判定が可能。確定したデータはCSVでダウンロードして、会計システムに連携できる。また、PDFデータはクラウドに継続保存されるため、パソコンから過去の請求書画像を閲覧できる。請求書の受取委託にも対応しているので、テレワーク化の促進にも有効。

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スマートOCR請求書(株式会社インフォディオ)

スマートOCR請求書公式Webサイト

(出所:スマートOCR請求書公式Webサイト)

非定型帳票をデータ化するAI-OCRサービス「スマートOCR」による請求書に特化したパック。汎用的に利用できるテンプレートがはじめから用意されており、すぐに利用開始できる。請求基本項目だけでなく請求明細などの表のデータ化にも対応。
独自開発の認識エンジンにより、白文字や網掛け文字、透かし文字、離れ文字、手書き文字などの高精度の認識が可能。印影除去機能により、ハンコの下の文字のみを認識することもできる。画像のスキャンは同社のスキャナーやスマホの「スマートOCR」アプリで行う。iOSとAndroid版が用意されており、アップロード後はPCブラウザで確認できるようになる。
オプションで、特定のフォルダに保存した請求書のPDFファイルを自動的にアップロードしてOCR変換するサービスや、読み取りできない請求書の抽出設定代行サービスなども提供。

  • 料金:月額30,000円〜、初期費用 100,000円

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BConnectionデジタルトレード(NTTコミュニケーションズ株式会社)

BConnectionデジタルトレード公式Webサイト

(出所:BConnectionデジタルトレード公式Webサイト)

請求書をPDFにして配信するのではなく、請求書の発行と受け取り、両面の機能を利用することのできる「プラットフォーム型」が特徴のクラウド型請求書電子化サービス。特徴は請求書の作成・発行・受領などの基本機能を無料で利用できるところ。取引先も料金負担なく利用でき、かつ特別なトレーニングを必要としないわかりやすいUIのため、導入ハードルも限りなく低い。電子化代行にも対応しているため、紙やPDFでの請求書発行でしか対応できない取引先があっても安心。
100以上の通貨、20以上の言語が使用可能なため、海外の取引先への導入もスムーズ。

  • 料金:無料(標準機能。請求書の受領や電子化の代行などは有償)

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主な請求書処理の自動化・効率化サービス(二重管理の効率化に強み)

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invox受取請求書(株式会社Deepwork)

invox受取請求書公式Webサイト

(出所:invox受取請求書公式Webサイト)

電子化された請求書をデータで受領する場合は自動取り込み、紙で受け取る場合は対応スキャナでスキャンすることで、99.9%高精度で振込データや仕訳データ、請求データを生成し、経理の支払・計上処理を自動化するクラウドサービス。
取り込んだ請求書は、AI-OCRがレイアウトを認識して明細までデータ化、結果はオペレータが確認するため、源泉徴収税や軽減税率など、経理の知識が必要な請求書のデータ化も安心して任せられる。スピードを求める場合には、AI-OCRのみの即時データ化(精度保証なし)にも対応。データ化の結果は、請求書原本の画像と並べて確認した上で、会計ソフト・銀行・ERPに連携が可能。一つのシステムで受領から会計処理まで対応できるため、管理効率の向上が期待できる。

  • 料金:月額980円~+50円/件(オペレーター確認なしの場合のデータ処理料)

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sweeep Invoice(sweeep株式会社)

sweeep Invoice公式WEBサイト

(出所:sweeep Invoice公式Webサイト)

AIを活用した受取請求書の自動処理クラウド。受領漏れチェック機能や、承認ワークフロー機能、自動帳票定義、源泉税判定 / 計算の機能などを備える。atenaオプションの利用により、郵送の請求書の受取代行にも対応。すべての請求書をオンラインで回収でき、OCRで読取ったデータからAIが自動で仕訳して、全銀協フォーマットに対応した振り込みデータを作成してくれる。
freee会計をはじめ50を超える会計システムと仕分けや債務管理を連携できるのが強み。ビジネスチャットからsweeep Invoiceへのアップロードもでき、通知をチャンネルで受信することも可能。

  • 料金:月額3,000円〜

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RICOH Cloud OCR for 請求書(株式会社リコー)

RICOH Cloud OCR for 請求書

(出所:RICOH Cloud OCR for 請求書公式Webサイト)

紙やPDFの請求書を文字データ化するクラウド型AI帳票認識OCRソリューション。リコー独自の帳票解析技術と画像処理技術を搭載を使って、請求日、請求元名称、請求金額などの情報を自動認識し一括データ化。事前の帳票定義が不要なので準備負担を抑えられる。
CSVファイル出力にて会計システムや銀行支払いシステムと連携できるため、同様のデータを複数システムに入力する無駄が省け、請求書処理業務の効率化を進められる。精度を求める場合には、修正代行サービスの依頼も可能。活字のみの対応のため手書き文字の読み取りは不可。

  • 料金:月額9,000円〜

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主な請求書処理の自動化・効率化サービス(承認プロセスを簡略化に強み)

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マネーフォワード クラウド債務支払(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド債務支払公式Webサイト

(出所:マネーフォワード クラウド債務支払公式Webサイト)

マネーフォワードの請求書電子管理サービス。請求書をデータ化した後、ワークフローで承認できるのが特徴。請求書から購買申請までをまとめて電子承認でき、承認経路も柔軟に設定できる。外出先からでも申請や承認ができるので、テレワークに対応する。銀行振り込みAPIを搭載しており、対応銀行であればワンクリックで振り込み指示が可能。全銀データまで不要になる。
オプションのBPOサービスを利用することで、請求書の受取りを代行してもらうこともできる。開封からファイリング、データ化、保管まで行ってくれるので、大幅な業務効率改善を実現できる。

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BtoBプラットフォーム請求書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト

(出所:BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト)

利用企業数75万社以上の実績を誇る、請求書の受取・発行業務すべてに対応する電子請求クラウドサービス。企業間で発生する請求書の受け渡し業務すべてを、ひとつのWeb(クラウド)システム上で行うことができる。
取引先からの請求書をオンラインで登録してもらうことで、即データを受け取れるのが特徴。
請求書と関連ファイル(稟議書・見積書・契約書・領収書など)を一元管理できる「請求書添付ファイル保存機能」を搭載しており、承認者への共有が簡単。さらに、社内承認進捗確認機能があるのでスムーズに処理を進められる。仕訳も可能で、会計システムにも連携できる。

  • 料金:月額20,000円〜、初期費用100,000円〜

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pasture請求書受取(エン・ジャパン 株式会社)

pasture請求書受取

(出所:pasture請求書受取公式Webサイト)

請求書の回収から承認、支払いまでをクラウド化できるサービス。受け取った請求書を上司や経理担当者にオンライン上で回覧の依頼ができるため、支払いまでスムーズにワークフローを進められる。承認はワンクリックででき、支払いが行える。取引先から請求書を受け取る際は、「回収box」を作成し、先方に請求書データをアップロードしてもう。任意で合計金額を入力してもらうことも可能。請求書が届くと、リマインドされ、見逃すこともない。

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算公式WEBサイト

(出所:楽楽精算公式Webサイト)

国内累計導入社数10,000社を超える経費精算システム。社内の経費精算を行うサービスだが、「請求書処理支援オプション」を利用することで請求書の処理も行える。各拠点や部署に届いた請求書は担当者自身でスキャンしてアップロードすると、AI-OCR機能でデータ化される。伝票内容・取引先・金額などの情報を読み取ることで転記が不要になるほか、自動仕訳や銀行振り込みに必要なFBデータも出力できので、経理部門の手間を大きく削減できる。

  • 料金:月額30,000円〜+オプション料、初期費用100,000円

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まとめ

業務効率を向上し、経理部門の負荷を軽減するのは急務です。請求書の発行だけでなく、請求書の受取り側もDX化が必須と言えます。可能であれば、紙の請求書をなくすことにチャレンジし、無理だとしても自社ではペーパーレス化を実現し、コロナ禍において経理部門でもリモートワークを実現したいところです。

請求書受取りサービスは比較的新しいこともあり、サービスごとに搭載している機能や強みが大きく異なります。請求書を処理するワークフローのどの部分を効率化したいのかを正確に把握し、最適な請求書受取りサービスを選びましょう。

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