TS-BASE 受発注｜インタビュー掲載

BtoBに特化した受発注システムです。50以上もの豊富な機能から必要なものを自由に選べるため、必要な機能を過不足なくシンプル・快適に利用することができます。

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サービス概要

TS-BASE 受発注は、BtoB事業者間の取引に特化した受発注システムです。

基本機能・オプション機能合わせて50種類以上の機能を有しており、企業の課題に合わせて機能を選択、かつ、利用企業に合った状態で提供できます。これまで業務上の負担となっていた商品や備品、販促物などの受発注に伴う業務をデジタル技術でサポート。発注者の注文から商品の手配・出荷までの様々な業務を一元管理できます。

以下のように、受発注の様々なシーンを想定した3つの機能を搭載しています。

＜注文サイト＞
利用者が簡単に商材・資材を注文できます。倉庫システムとの連携で、在庫数表示や注文履歴をリアルタイムで確認可能です。
＜管理システム＞
注文サイト・倉庫システムで蓄積された各種データを閲覧・出力可能です。各システムの更新・設定も管理システムで行えます。
＜倉庫システム＞
倉庫業務に必要な機能がそろっています。製造ロットや賞味期限管理、返却品の管理機能も搭載しています。

主なポイント

【利用者向け】注文サイト

業務フローをデジタル移行することで、アナログでは把握しづらい受発注状況や出荷状況をTS-BASE 受発注が見える化します。
注文サイトはPC・タブレット・スマホなど、利用環境に応じて最適な画面表示ができるレスポンシブ対応。不慣れな場合でも直感的な操作が可能です。Web環境のため、発注者は営業時間に関わらず注文を行うことができ、注文データはその他のシステムに即時自動連携。注文履歴の確認も簡単です。
「電話やFAXでの受発注業務の負担が⼤きい」「アナログ作業のため、営業時間内にしか注文を受け付けられない」といった課題を解決することができます。

TS-BASE 受発注【利用者向け】注文サイト基本機能紹介イメージ

【管理者向け】管理システム

アナログ頼りの業務で課題となる「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などを1つで完結できます。
すべての注⽂者の利⽤・出荷状況のほか、各システム内で蓄積された様々な情報を確認可能。注文サイトのメンテナンスをリアルタイムに実施できる機能や、出荷状況などのデータをもとにした需要予測機能など、業務効率化につながる機能も搭載しています。販促物の製造過多を防ぎながら、売上減少につながる⽋品状態を防⽌して、販促機会のロスを回避できます。

TS-BASE 受発注【管理者向け】管理システム基本機能紹介イメージ

【物流拠点向け】倉庫システム

物流センター内の入庫・保管・荷役・出荷・配送業務に必要な様々な機能を搭載しています。
入荷時の在庫数と出荷実績から現在の在庫数を自動算出し、注文・管理システムにもリアルタイムで同期されます。そのため、タイムラグなくスマートに在庫管理でき、無駄のない受発注を可能にします。更に、棚ラベルの出力や送り状発行業務を倉庫システムで行えるので、電話や目視、手作業を必要とする紙やExcelでの管理からの脱却・業務効率化を実現します。

TS-BASE 【物流拠点向け】倉庫システム基本機能紹介イメージ

インタビュー

どんな課題をいただいても臆することはありません。むしろ「燃えるぜ！」という感じですね（笑）

竹田印刷株式会社中村昌史様

―御社は印刷会社ということですが、TS-BASE受発注はどのような経緯で開発されたのでしょうか。

弊社は創業から100年近い歴史のある印刷会社です。社名に“印刷”という名が付いているものの、事業領域は印刷に限りません。自社にシステム開発部隊があり、20年、30年も前からお客様に対する多角的な支援を行ってきました。

たとえば、会社案内や製品カタログを印刷したとしても、それを支店に出荷したり、在庫を切らせないためには的確な受発注や倉庫管理、物流業務が必要になってきます。弊社ではその際に「受発注システムがほしい」「倉庫管理業務で利用できるシステムを作りたい」といった個々のお客様のニーズを聞きながら、一つずつスクラッチ開発して提供していたわけです。

しかし、スクラッチ開発の場合、手間もかかるし、コストもかかります。そこでふと考えたのが、自社で独自に開発・運用していたシステムをクラウド環境でお客様に提供してみてはどうかということです。当時、弊社ではソリューションの一環としてBPOの物流代行サービスを提供しており、その過程で倉庫管理システムを開発・運用していたのですが、そこに受発注機能を組み合わせて、商品化してみようと考えたわけです。

―TS-BASE受発注は他サービスと比較して、どのような特徴・強みがあるのでしょうか。

開発の経緯でも触れた通り、受発注機能だけでなく、倉庫管理機能を搭載している点が大きな強みだと思います。現状、受発注システムと倉庫管理システムはカテゴリが異なり、それぞれ特化している分、両方に対応できるものはそう多くありません。別々のシステムを導入して連携させるのが一般的ですが、TS-BASE受発注ならBtoBの受発注業務を効率化しつつ、倉庫管理もこれ一つで行うことができます。

それ以外の特徴としては、販促物領域の受発注や倉庫管理の用途で利用するのに適した機能を多数用意できているところでしょうか。これは弊社が印刷会社で、企業様のカタログや商品サンプルなどの販促物と呼ばれる領域に実績・ノウハウを多く持っていることが大きいです。

―具体的には、どのような機能を搭載しているのでしょうか。

たとえば、販促物の欠品が出ないようにするためのアラート機能や、その後の発注をスムーズに行うための承認機能、店舗や部署によって限度額を設定できる予算管理機能などが挙げられます。そのほか、マーケティングと営業、フランチャイズと直営店などで扱うことのできる物が異なる場合がありますが、TS-BASE受発注ではログインしたアカウント（店舗・部署・人）に応じて「何を表示させるか」情報を出し分けすることもできます。

―TS-BASE受発注はどのようなお客様での利用が多いのでしょうか？

販促物に限らず、有形の自社商材を取り扱っているお客様であれば、業種問わずご導入いただいています。全体の印象としては、「商流が複雑な業界」や「DXの取り組みがやや遅れており、今まさに推進しているお客様」ほど多く導入いただいている印象です。具体的に言うと、最近では製造業の建材メーカー様や医療機器のメーカー様、金融機関様での導入が増えています。

―そういったお客様は、どのような用途で利用されているのでしょうか。

たとえば、金融機関様では、帳票や通帳、金融サービスを紹介する販促ツールなどを全国にある支店や年金事務所との間でやりとりする際に利用いただいています。従来は「どこにいつまでに何をどれくらい納入してください」といったようにFAXやメールなどでやり取りしていたようですが、TS-BASE受発注になって在庫をリアルタイムで確認しながら、Web上から簡単にオーダーができるので無駄がなくなったようです。

建材メーカー様の場合は、営業活動をする際に自社カタログやサンプルなどの実物を利用するシーンがあります。そうした時にハウスメーカー様などから直接カットサンプルなどオーダーをもらえる仕組みを整え、オーダーをいただいた際は、弊社の物流倉庫から配送するなどして利用してもらっています。医療機器メーカー様の場合も同様でMRなどの営業の方々が営業活動を行う際に必要な販促ツールをオーダーして、医療機関にお届けするなどで活用されているようです。

―TS-BASE受発注の導入の決め手としては、どのような点を挙げられることが多いのでしょうか。

前述した強み・特徴の部分以外では、「わかりやすさ」が挙げられます。TS-BASE受発注は50以上の機能を搭載していますが、それらすべてを使いこなしてもらう必要はありません。お客様の課題や実現したいことをヒアリングさせていただき、こちらから事前に搭載する機能をカスタマイズしてご提案するため、実際の利用はとてもシンプルです。また、ご不安な点には寄り添って伴走しているので、「使いやすい」「わかりやすい」という評価につながっているのかなと思います。

―導入前後のサポートについて、力を入れていることがあったら教えてください。

弊社では納品物を納入して終わりではなく、お客様の課題を本当の意味で解決できるところまで“伴走”することを大切にしています。そのため、導入前にお客様の課題や実現したいことをしっかりヒアリングするのはもちろん、プランニングの段階から導入後のことを考えて、カスタマーサクセスの担当者が一緒に入るようにしています。これは担当者が変わって、お客様がイチから話をしたり、不安に思ったりするのを避けるためです。

また、導入後のサポートについても同様で、「業務の一部をアウトソーシングしたい」という場合に備えて、クラウドサービスチームとBPOチームを一つの組織体制の中に組み込んでいます。BPO案件が出た場合でも、別途窓口を設けることなく、そのまま対応可能なため、お客様の安心感につながっていると思います。時には、BPOに至らずとも、「どうやればいいのか教えてほしい」という方のために説明会や自社の倉庫にお招きして見学会などを開いたりもしています。

その点、弊社では物流倉庫の現場を持っているのも強みですね。お客様の中にも「現場感がわかっている担当者と話したい」というニーズは一定数あるので、そちらにも対応できるのは他社にはなかなかないかと思います。

―代表的な導入事例があれば、ぜひ教えてください。

まず、スクラッチ開発のシステムからリプレイスした例です。受注管理に関してはもともと独自のシステムを利用していたのですが、「改修の手間やコストがかさんでしまう」という課題からクラウドへの移行を考えるようになりました。ただし、「現状の機能などを極力変えずにリプレイスしたい」という条件付きでした。

通常のクラウドサービスでは難しいところですが、TS-BASE受発注であれば前述した通り、自社の業務や課題に合わせて必要な機能を選択することが可能です。独自システムの機能を極力残しつつクラウドへの置き換えを行うことで、ストレスなくクラウドシステムへの置き換えを果たすことができました。

もう一つは、新しくシステム化した事例です。ある製造業のお客様で「取引先の規模の大中小問わず、営業担当者が取引先を回っている状態を何とかしたい」とのことでした。お話をお聞きしたところ「営業の効率化もはかりたい」ということでしたので、こちらから「取引金額が一定の金額以下の取引先様に対しては、TS-BASE受発注からオーダーをとるようにしてはどうか」という提案を行いました。

もちろん、一気に切り替えるのは難しいので、営業担当者とお客様と相談しながらではありますが、システムを導入して特定の取引先様から少しずつ切り替えていくような形にしました。浮いたリソースで大口のお客様への対面での接触を増やすなど、営業活動の生産性向上につながっているとのことです。

―今後の目指すべき方向性や、力を入れていきたいことがありましたら教えてください。

「お客様の課題解決を追求したい」という思いは、変わらずに持ち続けたいと思っています。クラウドサービスである以上、普及して知名度が高まったり、より多くの方に利用していただけるのも嬉しいですが、それ以上に実際に利用したお客様から「使いやすかった」「成果につながった」などの言葉をいただくと大変やりがいを実感します。

弊社にとって、お客様の課題はサービスや事業を次のステージに成長させるために重要なものです。TS-BASEのロゴも、「課題を一つずつ解決して発展していきたい」というコンセプトのもと、お客様の課題を山に見立てて、「レ点」でチェックを入れているイメージで作りました。お客様から「こんなことを相談してもいいんですか」と言われることもありますが、実際には、どんな課題をいただいたとしても臆することはありません。むしろ「燃えるぜ！」という感じですね（笑）。

今後とも、お客様により“深く”利用してもらえる「活用度が高い状態」を目指して、改善と発展を続けていきたいと思っています。

こちらのインタビューは2023年9月に公開しており、記載されている情報が異なる場合がございます。