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Smooth File 6|インタビュー掲載

Smooth File 6|インタビュー掲載

1,000社以上の導入実績を有する法人向けファイル転送・共有システムです。ユーザー数無制限なので全社導入がスムーズ。大容量ファイルの転送や、メールアドレス入力不要なユーザー間転送にも対応。

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サービス概要

Smooth File 6は、1,000社以上の導入実績を有する法人向けファイル転送・共有システムです。ユーザー数無制限なので全社導入がスムーズ。大容量ファイルの転送や、メールアドレス入力不要なユーザー間転送にも対応。

「ASP・SaaS・クラウドアワード2014」の「ASP・SaaS部門」において「ASPIC会長特別賞」を受賞。
「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」認定サービス。

主なポイント

  • 直感的操作でファイルを転送

メーラーのようなインターフェースを採用。使い慣れた操作で、直感的に誰でも簡単にファイル転送が行えます。

  • ファイル共有に適した柔軟な操作権限

「アップロードのみ可能」、「ダウンロードのみ可能」など、柔軟な操作権限を参加プロジェクトごとに設定できます。

ファイルやプロジェクトの有効期限、版管理など、プロジェクト利用に役立つ機能が充実。

  • 強固なセキュリティ機能

上長承認機能、ホワイトリスト/ブラックリスト、サーバーでのファイル暗号化保存、アンチウィルス、SSL通信暗号化や脆弱性対策などでセキュリティを強化。

 

事業者インタビュー

「誰がどこに何を送ったか」の把握を基本線に、要望管理システムで「使いやすさ」をコツコツ磨く

株式会社プロット 常務取締役 坂田 英彦様

株式会社プロット 常務取締役 坂田 英彦様

―Smooth File 6はどのようなサービスなのでしょうか?

Smooth File 6(以下、Smooth File)は、「誰がどこに何を送ったのか」を明確にすることをコンセプトにした、企業間のファイル転送・共有サービスです。

外部とのファイルのやりとりにおいて、誰がどのようなやりとりをしているのかの把握は、情報漏えいの防止や責任追及性などの点で、企業として大きな課題になっています。その課題の解消に向けては、外部とのやりとりを全て一本化して、管理・把握できるようにすることが重要です。

そのためには、全社員に個別にIDを発行して誰もがサービスを使えるようにする必要があるため、Smooth Fileでは、ユーザー数無制限の料金体系を採用しています。

Smooth Fileは2003年のリリース以来、導入実績を着実に積み上げ、いまでは1,000社以上の導入実績を有しています。

―Smooth Fileはどのような所でよく使われているのでしょうか?

Smooth Fileは業界・業種問わず幅広くご利用いただいていますが、建設会社や製造会社には特に多くご利用いただいています。

その理由として、建設会社や製造会社では、建設現場などプロジェクト単位で業務を行う中、外部取引先や社内の複数部署など多数の関係者とやりとりするので、プロジェクトメンバー間でインターネットを通じたファイル転送・共有の機会が多いことが挙げられます。

ある大手建設会社様では、Smooth File導入前はプロジェクトごとにライセンスを契約しなければならず、費用面でも、契約の手間の面でも負担になっていました。Smooth Fileはユーザー数無制限でプロジェクト運営に必要な機能をご利用いただけますので、いまでは全世界で1,000以上のプロジェクトでご利用いただいています。

このようなお客様では、外部取引先のご利用も多いので、外部ユーザーも含めて安心してご利用いただけるよう、社内だけでなく、外部ユーザーを含めてユーザー数無制限で提供しています。多数のプロジェクトでも柔軟に、コストパフォーマンスよく利用できる点はお客様に特に評価いただいています。

―Smooth Fileが選ばれる理由は他に何があるのでしょうか?

ファイル転送・共有が安全にできてユーザー数が無制限で利用できることに加えて、「使いやすさ」も高く評価いただいています。

Smooth Fileの操作画面は直感的に操作できるよう作り込んでいますので、お客様には「教育コストがかからないサービス」と言っていただいています。その上で、使いやすさを高める工夫も常に行っています。

例えば、「送信するファイルを相手側に編集して返してほしい」というケースでは、ファイル転送URLの発行を送信先と受信先がそれぞれ行うのではなく、一回の送信作業で済むような機能を実現しています。この機能では、ファイルの送信時に相手側の「編集あり」とチェックすると、相手側ではダウンロード操作だけでなく、編集後のファイルのアップロード操作も行えるようになりますので、送信側も相手側も送受信の手間が抑えられます。

また、社内で「出張中なのでファイルサーバーが使えないからSmooth Fileで転送して」のように、実は社内ユーザー間のやりとりにも多く使われていることがわかりましたので、ユーザー間転送機能を開発しています。通常の受け渡しだと、一時的なIDやパスワードを発行して受け取る必要があります。ユーザー間転送機能を使うと、受け手に「ファイルが届いています」と通知され、いつも利用しているSmooth FileのID・パスワードでファイルを受け取れるようになりますので、いつもと違うIDでログインし直して受け取る、といった手間がなくなります。

―なぜこのように使いやすさを追求できているのでしょうか?

お客様からのご要望やご意見を上手く吸い上げるための要望管理システムを社内で運用しています。例えば、営業がお客様から、「こういう機能があるといいな」と聞けば、営業が要望管理システムに登録します。サポートチームも同様に、お客様から「こういうことはできませんか?」と伺ったことを要望管理システムに登録します。開発チームは、そのようなご意見・ご要望を見て、優先して開発すべき機能は何かを検討していきます。このようなお客様の声を反映できる仕組みを使いながら、コツコツと細かいバージョンアップを積み重ねています。

―お客様の声が反映されやすい仕組みですね。

もう一つ力を入れていることとして、当社はSmooth Fileをセキュリティサービスと位置付けていますので、セキュリティ機能の充実化が挙げられます。強固なセキュリティを実現するために、ファイル転送時の上長承認、アップロードファイルの暗号化、操作ログの取得や接続できるデバイスの制限など、運用で必要になる機能は一通り揃えています。

さらに、Smooth Fileならではの取り組みとして、当社のメールセキュリティサービスであるMail Sanitizerと連携させることで、メールにファイルを添付すると、Smooth Fileで安全に渡せるようにしています。仕組みとしては、メールに添付したファイルは、Smooth Fileからダウンロードするよう、ダウンロードのためのURLを自動的にメール本文に差し込みます。

ユーザーにとっては、大容量ファイルでもファイル転送サービスと使い分ける必要なく、メール添付で送信できるようになります。管理者にとってはいつ何が送信されたのか、いつ相手が受け取ったのか履歴情報がわかりますので、セキュリティ管理に役立ちます。

―今後はどのようなことに力を入れていくのでしょうか?

働き方改革がますます進展していく中で、セキュリティや使いやすさを担保しながらも、お客様の業務改善にも役立ちたいと考えています。

最近はAPI連携が使われる機会が増えており、主な例として、基幹システムで作成した顧客ごとの大量の請求書を送付するにあたり、Smooth Fileと連携させることで、顧客ごとに請求書を仕分けして、Smooth Fileからダウンロード用URLを記載したメールを送信する、そして請求書の受取状況を把握するといったことがあります。

応用例としては、ソフトウェアを提供している企業が、ユーザーのライセンス更新時に、基幹システムで生成した更新用ライセンスファイルを自動的に配信する、というケースもあります。Smooth Fileは帳票やライセンスファイルに限らず、どのようなファイルでも送信できるという強みを活かして、お客様の業務改善のご支援に力を入れていきたいと考えます。

 

料金

  • 月額費用:25,000円(5GBプラン)~
  • 初期費用:50,000円(5GBプラン)~

※金額は税別です。

 

会社概要

会社名 株式会社プロット
代表者名 津島 裕
資本金 3,000万円
所在地 〒530-0001 大阪市北区梅田3-3-20 明治安田生命大阪梅田ビル23F(大阪本社)

〒108-0073 東京都港区三田3-11-36 三田日東ダイビル2F(東京本社)

 

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