有料！セキュリティ重視の法人向けファイル転送サービス比較7選
2019.03.30
機密情報を含むファイルは無料サービスで気軽に共有するわけにはいかない、とお考えの方に、どのような点に気を付けてサービスを選ぶべきか、ポイントとおすすめのサービスをご紹介します。
ファイル転送サービスとは、メールへの添付では容量が大きくて送付できない場合やサーバー上での共有等ができない場合に、相手先にファイルを送る手段です。
GoogleドライブやDropbox等のオンラインストレージサービスや無料のファイル転送サービスは数多く存在しますが、セキュリティや使い勝手の面で、法人向けファイル転送サービスの利用ニーズが依然として強く存在しています。
利用場面の例としては以下が挙げられます。
ファイル送付・受け取り以外の主な機能として、アクセスログ管理、ダウンロードの期間や回数制限設定、宛先制限、アクセス制限など、ビジネスにおいて安心して利用できるためのセキュリティ対策機能があります。
無料のサービスではなく、あえて有料のファイル転送サービスを導入する必要性、そして機能を詳しくご紹介していきます。
無料で使えるファイル転送サービスや、オンラインストレージサービスは数多く存在します。プライベートで写真などを共有する際には十分ですし、100GBでも転送できるものもあるため、容量のために有料サービスを選ぶ必要はありません。ではなぜ有料の法人向けサービスを選ぶ必要があるのか、一番の理由は「セキュリティ対策」でしょう。
無料サービスをビジネス利用する場合の不安要素、不満点は下記の５点が挙げられます。
これらの不安を抱えながらも、メール添付できない際は無料のファイル転送サービスをついつい使っているという人も多いはずです。利用に際し、システム担当者への相談・報告はしていないケースもあるでしょう。
このように企業が把握していないところで従業員が利便性のために勝手にITサービスを利用することは「シャドーIT」と呼ばれ、セキュリティトラブルの元となり、無料ファイル転送サービス、オンラインストレージはその温床ともいわれています。決してサービス自体が悪いわけではなく、利用する側も悪意があるわけではないのですが、企業にとって利用リスクは大きいです。
例えば、公開範囲を自分のみに設定していても、無料サービスのサーバーの不具合で「公開」になってしまい第三者に公開されていたといったトラブルもあり得ますし、ログが残らないため万が一トラブルがあっても調査ができないといった問題もあります。
シャドーIT問題は、自社のIT環境でやりにくいという背景から発生してしまうため、企業としてセキュリティ面で信頼できる有料の法人向けサービスを導入し、利用者に環境を整えてあげることが何よりも大切です。
法人向けサービスで必要なことは、セキュリティ面、内部統制面でしょう。利用場面例で挙げたように、機密情報の送信が多いようであれば特にセキュリティ面が大事になります。機密情報を取り扱っていたのに、セキュリティ面の確認が不十分なまま無料のファイル転送サービスを使って情報漏洩をしてしまった、では、万一の説明責任も果たせません。
それでは〝セキュリティ“とは具体的に何を指すのでしょうか。目に見えて屈強なガードマンが立っているわけではないですから、「国内最高水準」や「強固」「高度」「〇〇で高評価」、と謳われていても一般には理解しづらいものです。法人向けファイル転送サービスにおけるセキュリティ対策は具体的には以下のような機能が挙げられます。
①技術的な対策
②守備するための各種制限
③バックアップ体制
④人的ミスを防ぐ仕組み
以上が法人向けファイル転送サービスにおけるセキュリティ対策機能です。セキュリティと一言で言っても、多岐にわたることが分かります。
③のログ管理や、④の上長承認の機能については、セキュリティ面だけでなく、内部統制の点でも有効な機能です。
法人向けファイル転送サービスを利用するにあたり、次のような観点が求められます。
セキュリティ対策面
内部統制面
利便性
以上のとおり、セキュリティ面、内部統制面、利便性の点で納得できるサービスを選ぶ必要があります。
では具体的に法人向けファイル転送サービスを選ぶ際には、比較をするポイントをご紹介します。
セキュリティ面での確認ポイントとしては、まずセキュリティ対策機能を前述の①～④に分けて考えます。
①技術的な対策（暗号化など）
②保守するための各種制限（ダウンロード制限など）
③バックアップ体制（ログ管理など）
④人的ミスを防ぐ仕組み（上長承認など）
4つのうち、①はどのサービスでも〝強固“〝安心”と謳っているので、暗号化強度やウィルスチェックのタイミングなどを比較の基準として見比べてみると良いです。②③④に関してはシステム導入前に調べることで機能の有無を知ることができ、これらの機能は多いに越したことはないです。しかし、例えば大規模でない企業であれば組織が少なく、「上長承認機能」は必須でないかもしれませんし、データ本体を置いているサーバーが強固であれば、ファイル転送サービスでの「バックアップ機能」には多くを求める必要はありません。
セキュリティに関してはなんとなく大手が安心、というイメージがあるかもしれませんが、②③④を知っておくことは本当に自社にとって必要なセキュリティ機能がそろっているか客観的に比較、判断できる材料になります。
送信履歴や受信者のダウンロード履歴等のアクセスログ管理機能があるか、また、送信したファイルの原本の保管対応可否（アーカイブ機能の有無）も、内部統制において重要なポイントです。
ファイル転送サービスは、毎日使うわけではなく、メール等では対応できない場合に利用するケースが多いです。一方で、多くの社員に利用可能性があるため、利用希望時のみ利用アカウントを割り当てるのか（サービスによって共用不可もあります）、必要社員分アカウントを用意するのかで、必要なライセンス数もライセンス価格も大きく変わってきます。
特に大企業の場合は、多数の社員が効率的に利用できるか（＝一人あたりの利用料を抑制できるか）、ライセンス価格形態の確認は重要です。
定額制といっても、容量に上限を設けたもの、利用人数に上限を設けたものもあるため、自社にとって無駄のないプランを展開しているサービスを選ぶべきです。
海外拠点との利用が多い場合は、多言語対応しているかも重要な判断基準となります。
多くの相手とやり取りが想定される場合は、同サービスのIDを持っていない相手からも受信できるか、お互いが送受信・開封しやすいかも重要となります。使いにくければ結局活用されずに、無料サービスや分割してメール添付など、別の抜け道を使われてしまいます。
大企業でユーザー数が多い場合は、導入時に一括でユーザー登録できるかどうかも、システム導入担当者への業務負荷を左右します。登録がスムーズにできないと、日々新しく利用し始める人にその都度質問・対応に追われることになってしまいます。
スマホやタブレットでの利用範囲の確認（送受信できるのか、データアップロードのみなのか）も、よく利用する人にはチェックすべき項目です。
最後に、特定の機能に限らない注意事項として、〝利用範囲の確認“が挙げられます。法人向けファイル転送サービスのうち、ファイル転送のみに特化したサービスもありますが、多くがファイル転送とオンラインストレージを兼ね備えたサービスであることが多いため、「〇〇機能が利用可能」と謳われていても、ファイル転送時にも可能なのか、それともストレージ利用時のみなのか、といった利用範囲の確認です。（例えば、スマホやタブレット対応範囲など。）
（出所：Bizストレージ ファイルシェア公式Webサイト）
送信先制限、上長承認、ウィルスチェック、AESによるファイル暗号化、IPアドレスによるログイン制限等のほか、管理者がアクセスログを確認する手段も充実。IDを持たない相手との送受信可。ライセンス形態は、最大10,000ユーザーまでで１TBと、大規模ユーザーを想定した価格体系もある。
（出所：SECURE DELIVER公式Webサイト）
画像、動画や図面データなど、最大60GBの大容量ファイルを送信可能なクラウド型ファイル転送・送受信サービス。送信したファイルがダウンロードされたか一覧画面で確認できるので、再送や催促が必要か判断できる。誤送信時は送信後でもダウンロード用URLを無効化。利用する分だけの送信通数単位の従量課金制のため、全社にIDを配布しやすい。
（出所：どこでもキャビネット公式Webサイト）
IDを持たない相手との送受信可。アクセス履歴は利用者ごとに1年間分確認できる。パスワードの他、有効期限の最大日数の設定可。スマホ画面ではアップロードのみ可能。英語切り替え可。14日間無料体験。
（出所：クリプト便公式Webサイト）
アドレスやドメイン設定の他、ログインパスワードやファイルパスワードに詳細な設定可。オプションで自動送受信機能あり。1か月無料試用可。
（出所：Watasoon公式Webサイト）
ストレージ機能を持たずに、ファイル転送のみに特化したサービス。月額5000円/10ユーザー～と、小規模企業にもおすすめ。30日間無料お試しあり。
（出所：Prime Drive公式Webサイト）
上長承認機能、ユーザー管理機能、アクセス権限を細かく制限可能な機能。スマホやタブレットで撮影した写真を簡単にアップロード。キャッシュ機能により、オフライン状態でも利用できるため、 ペーパーレス会議やプレゼンテーションでも利用可。
（出所：ZENMU for Delivery公式Webサイト）
暗号化やパスワード不要で、データを細かく分散・無意味化することで重要データや大容量データを送信、受信して復元するサービス。分散したデータはクラウドやメール添付だけでなく、USBメモリなどの物理媒体に保存、運搬なども可。日常的なファイル送受信というより、機密情報の取り扱い時に向いている。
無料サービスだけでなく、いかに高額で安全と謳われる有料サービスであっても、インターネットを利用する限り、常に情報漏洩のリスクを伴いますが、セキュリティ面、内部統制面で有効な機能をもつ有料の法人向けファイル転送サービスに出会い、社内環境を整えることが、日々の業務の安心につながります。
選び方をもっと詳しく知りたいという場合は、こちらのガイドブックをぜひ参考にしてください。
ファイル転送サービス
作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。
Bizストレージファイルシェア｜インタビュー掲載
Webブラウザーだけで「大容量ファイル（最大2GB）」や「機密情報」をやり取りできる、セキュリティや災害に強い法人向けファイル転送・オンラインストレージサービスです。
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