チームやプロジェクト単位で業務を進める事が多く、タスク管理を効率化したいと考えている企業の管理職やプロジェクトマネージャーの方へ。無料で利用できるタスク管理ツールの機能やタイプ、比較ポイントをおすすめツールと併せて紹介します。
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タスク管理ツールとは、個人のToDoリストから、組織の大規模プロジェクトまで、様々なタスクを一元管理し、それぞれの進捗状況やスケジュールなどを可視化するためのツールです。あらゆるタスクが一目で把握できるようになるため、プロジェクトごとの課題・情報の迅速な共有はもちろん、作業の抜けもれ防止やサービスの品質向上などにも役立てられます。
タスク管理ツールを利用することで、以下のようなメリットが得られます。
取引先や担当者、期日を可視化することで、確認もれや作業遅延を防止。加えて、ガントチャートやカンバンボードで進捗状況やゴールなどを一覧化できるため、従来、進捗確認や週報作成にかかっていた工数が減らせます。
情報や進行状況をリアルタイムで共有できます。また、各タスクに紐付いたコメント機能を利用することで、タスクごとに直接コミュニケーションが取れるのもメリットです。その結果、メールや会議でのやり取りなどが不要となり、時間やコストの削減にもつながります。
ワークフローを自動化することで、定期作業や繰り返し作業を削減でき、更にAIにより的確なアドバイスが得られれば、意思決定の迅速化にも役立ちます。また、タスクの優先順位を確認しながら作業が行えるため、複数の案件を抱えている場合も、効率よくタスクを処理できます。
タスク管理ツールには、主に以下のような機能が搭載されています。
| タスク管理機能 | 個人のタスクやToDoリストの進捗状況を一元管理する機能。カンバンボードやガントチャートなどがあれば、タスクごとの状況を一目で把握できる |
|---|---|
| プロジェクト管理機能 | チームとして抱えるプロジェクトの進捗状況を一元管理する機能。タスクの割り振りやゴール、連携作業の有無などが把握できる |
| 担当者・期日設定 | タスクごとに、担当者や期日を設定する機能。タスクの遅れや作業もれの防止に役立つ |
| ファイル共有/添付 | 画像や文書といったファイルをアップロードし、共有する機能。蓄積されたデータは、社内Wikiとしても活用できる |
| コミュニケーション/チャット機能 | システム内でコミュニケーションが取れる機能。タスクごとにコメントを残せるため、重要な情報を見落としにくい |
| 外部連携機能 | Chatwork、Slack、Teams 、Googleカレンダー、Google Driveなど外部ツールと連携する機能。画面を切り替えることなく、シームレスな運用が可能 |
| 検索機能 | タスクやプロジェクト、ファイルなどをキーワードで検索できる機能。必要な情報にスムーズにアクセスできる |
| アラート設定 | タスクごとの期日に合わせて、アラート通知を行う機能。「期日1週間前」「期日前日」など柔軟に設定でき、抜けもれを防ぐ |
| レポート機能 | タスク毎の進捗状況を自動で集計し、グラフなどで可視化する機能。そのまま、会議資料や報告書としても活用できる |
ただし、無料ツールでは利用できる機能や人数に制限があるケースがほとんどです。利用制限なしの有料ツールも検討したい場合は、「タスク管理ツール比較16選。タイプ分けして紹介」もご参照ください。
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無料のタスク管理ツールは、機能やユーザー登録数に制限が生じるものと、完全無料で利用できるものがあります。
本来有料として提供されているサービスを、一定条件の範囲内であれば無料で利用できるケース。利用できる機能や、登録ユーザー数が限られているほか、データ容量なども制限されるのが一般的です。また、中にはトライアルとして、一定期間内であれば制限なしで利用できるツールもあります。
無料で提供されているタスク管理ツールを利用すれば、機能や登録ユーザー数を制限されることなく、無料で使い続けられます。しかし、搭載されている機能がシンプルなツールが多いため、複雑なタスク管理には不向き。詳しくは、後述の「簡易的なToDo管理に特化したツール」をご参照ください。
なお、Redmineなどのオープンソースツールを使って自社でサーバーを構築すれば、制限なく無料で利用できます。ただし、構築には専門知識が必要となるうえ、運用の負担も増えるため、誰でも気軽に使えるわけではありません。
無料で利用できるタスク管理ツールには、大きく分けて以下の3つのタイプがあります。
タスクごとのToDo管理や、カンバンボード、ガントチャートを用いた進捗状況の共有など、チームでタスク管理を行うために必要な機能を搭載したタイプ。後述の「様々な管理手法に対応するタイプ」に比べると機能は限られますが、その分、画面がシンプルで誰もが使いやすい仕様となっているのが特徴です。多様な機能よりも、使い勝手を重視したい場合に適しています。
たとえば「Trello」は、メモだけでなくメッセージやメールの文面からもToDoリストを作成できる「inbox」、ToDoリストを一覧表示する「ボード」、重要なタスクをカレンダーに追加できる「プランナー」をメイン機能として搭載。更に、AIがinboxに転送されたメッセージやメールを自動解析し、期日や優先度順にリスト化してくれるため、ユーザーはコア業務に集中できます。
カンバンボードやToDoリスト、カレンダー、リマインダーといったタスク管理のための機能だけでなく、プロジェクト毎のリソース管理や申請・承認・決済プロセスを可視化するワークフロー管理、社内Wiki、コミュニケーションツールなど多彩な機能を搭載したタイプ。
たとえば「monday.com」は、タスク管理やプロジェクト管理に加え、リード管理やメールの一斉送信、ポートフォリオ管理、リソース管理、インシデント管理など幅広い管理手法に対応。メンバー全員が、いつどこからでも情報を更新でき、プラットフォーム内での共同作業も可能です。
社内の開発チームがタスク管理を行う場合に最適なタイプ。利用できる機能やユーザー登録数に制限はあるものの、ほかに比べてより高度な機能を無料で利用できる場合もあります。
たとえば「Jira」はチケットを用いたタスク管理に強みを持っており、各チケットにはプロジェクトごとのタスク、優先度、担当者、バグ、要望といった様々な情報の登録が可能。タスクや進捗状況の可視化はもちろん、コメント機能を使えばコミュニケーションの円滑化にも役立ちます。
利用制限はあるものの、タスク管理に必要な機能がそろっているタスク管理ツールを紹介します。
| ツール名 | 無料で使える条件 | 有料版の料金 |
|---|---|---|
| Trello |
|
月額5ドル/名〜 |
| Zenkit To Do |
|
月額4ユーロ/名～ |
| MeisterTask |
|
月額1,400円/名～ |
（出所：Trello公式Webサイト）
カード形式で、タスクを視覚的に管理・把握できるカンバン方式のタスク管理ツール。ドラッグ&ドロップ操作で壁に付箋を貼り付けるような感覚で、タスク管理が行える。
クラウド型のため、各自手持ちのデバイスからもアクセス可能。リアルタイムでの情報共有や進捗状況の把握をサポートする。更に、自動化機能「Bulter」を活用すれば、設定したルールに沿って繰り返し作業や定期作業のワークフローを自動化。作業者がコア業務に集中できる環境を構築できる。
（出所：Zenkit To Do公式Webサイト）
マインドマップやリスト、カレンダーといった形式の中から、好みのものを選んで運用できるタスク管理ツール。日、週、担当者別など様々な条件でタスクをリスト化して一覧表示することで、複数プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなる。更に、リマインダーを設定しておけば、タスクの抜けもれ防止にも有用だ。
メンバーはシステム内で共同作業ができ、タスクに紐付けたコメントや返信も可能。タスクごとにコミュニケーションが取れることから、大事な情報が埋もれてしまう心配がない。
（出所：MeisterTask公式Webサイト）
カンバン方式のプロジェクトボードを採用したクラウド型タスク管理ツール。タスクごとにカードを作成し、それぞれの進捗状況に合わせてカードを移動させながら運用する仕組みだ。
オンライン上での共同作業機能に加えて、ネット接続がない環境でも作業ができるオフライン機能を搭載。オフライン環境で作業した内容は、オンライン復帰後に自動反映される。そのほかタスクの順位付けやメンバーの割り当て、カレンダー、レポート作成といった多様な機能を備え、30以上のアプリとも連携可能だ。
ToDo管理に強みがあり、個人であれば無料で利用できるタスク管理ツールを紹介します。
| ツール名 | 無料で使える条件 | 有料版の料金 |
|---|---|---|
| Jooto |
|
月額417円/名～ |
| Todoist |
|
月額488円/名～ |
（出所：Jooto公式Webサイト）
カンバン方式のタスク管理も、ガントチャートでのプロジェクト管理も無料で実現できるクラウド型タスク管理ツール。付箋を貼り替えるようにドラッグ&ドロップ操作をするだけで、視覚的に進捗状況やスケジュールを管理できる。
担当者別・状況別にリスト作成ができ、プロジェクトごとの進行状況やタスクの優先度も一目で把握可能だ。また、AIが自動で要約・フィードバックを行う「AIタスク診断機能」を活用すれば、振り返りや業務改善もスムーズに。
（出所：Todoist公式Webサイト）
個人やチームのタスク管理を支える高機能なTo Doリストアプリ。重要タスクをわかりやすく表示する「お気に入り」や「優先度」、プロジェクトを階層化する「セクション&サブタスク」など、目的に合った方法でタスク整理ができる。
ドラッグ&ドロップ操作で、ボードにタスクを追加するだけでToDoリストが作成できるため、IT初心者にもおすすめだ。ほかにもタスクの割り当てや委任、タスク毎のコメント投稿、タスクの完了通知など、シンプルながら便利な機能が充実している。
利用制限はあるものの、多様な管理手法に対応するタスク管理ツールを紹介します。
| ツール名 | 無料で使える条件 | 有料版の料金 |
|---|---|---|
| monday.com |
|
月額1,300円/名～ |
| Lark |
|
月額1,420円/名～ |
| Backlog |
|
月額2,970円～ |
| Wrike |
|
月額10ドル/名～ |
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（出所：monday.com公式Webサイト）
ノーコードプラットフォームでタスクやプロジェクトを一括管理できる、オールインワンの業務管理ツール。マーケティングやソフトウェア開発など、幅広い業種でのタスク・プロジェクト管理に活用されている。
200種類以上のテンプレートと30種類以上のアプリ・ウィジェットを提供。その中から必要なものを選ぶだけで、自社のニーズに合ったボードを作成・運用できる。ほかにも、プロジェクトごとに進捗状況を把握できるカンバンボードやガントチャート、カレンダーをはじめ、タスクの達成状況を可視化できるダッシュボード、複数人での編集が可能なドキュメントなど、豊富な機能がそろう。
（出所：Lark公式Webサイト）
チャットを起点に、各種ドキュメント作成やビデオ会議、カレンダー、Wikiなど様々な機能を備えたオールインワンツール。プロジェクト進行状況を可視化し、コミュニケーションをスムーズにすることで、チームエンゲージメントの向上を図る
タスク管理機能では、ToDo 管理や、チャット・ Docs との連動、タスクのグループ化など、チームの業務効率化に役立てられる。また、ユーザーごとにタスクをリストビュー/カンバンビューを切り替えられるのも便利。また、プロジェクトの進捗状況や成果物を視覚的に把握できるデータ可視化機能も備えている。
（出所：Backlog公式Webサイト）
タスクを可視化・一元管理することで、チーム間コミュニケーションの円滑化を支援するプロジェクト管理ツール。ガントチャートでは、プロジェクトの全体的なスケジュールとタスク期限を、カンバンボードでは、タスク毎の進捗状況をそれぞれ管理できる。
また、親子課題機能を活用すれば、大きなタスクを複数の子タスクに分けて管理できるため、作業分担や進捗確認が容易に。スペース課金制を採用しており、スタンダードプラン以上であれば、ユーザー数無制限で利用できるのも特徴。
（出所：Wrike公式Webサイト）
タスク管理をはじめ、スケジュールと予算の管理、ワークフローの自動化、チャットツールといった便利な機能がそろうクラウド型プロジェクト管理ツール。
タスクごとの進捗状況や締め日までの工数、プロジェクトに紐付いたコメントまで、あらゆる情報をボードやグラフ、レポートとして可視化。タスクをサブタスクに細分化して管理することもできる。管理手法が豊富で、ボードビューやテーブルビュー、ガントチャート、カレンダービューチャートビューなどに対応。タスク作成の工数を削減したい場合には、保存したタスクをそのまま複製できるブループリント機能も便利だ。
多様な管理手法に対応し、個人であれば無料で利用できるタスク管理ツールを紹介します。
| ツール名 | 無料で使える条件 | 有料版の料金 |
|---|---|---|
| asana |
|
月額1,200円/名～ |
| ClickUp |
|
月額7ドル/名～ |
| Taskworld |
|
月額1,650円～ |
（出所：asana公式Webサイト）
タスク管理やプロジェクト管理、コメント機能、レポート機能、ワークフローの自動化といった豊富な機能を搭載するプロジェクト管理ツール。ITに不慣れな人でもスムーズに使いはじめられるほどシンプルなUIが特徴だ。リストやボード、タイムライン、カレンダーなど、様々な管理ビューを容易している。
単純作業や繰り返し作業は、事前にルールを設定しておけば自動で処理を実行。また、SlackやGoogle Workplaceをはじめとした100種類以上のツールとの連携に対応。別途、外部ツールを立ち上げることなく、シームレスなやり取りが可能となる。
（出所：ClickUp公式Webサイト）
タスク・プロジェクト管理、ドキュメント編集、チャット、ホワイトボードといった機能を備えたオールインワンタイプのタスク管理ツール。一般的なタスク管理機能に加え、タスクの階層化や進捗状況への細かなラベリング、タスクにかかっている時間を計測するタイムトラック機能、関連タスクを整理するためのサブタスク機能など、独自機能を豊富に有する。
タスクの割り当てが一覧表示されるだけでなく、「Assigned to me」ボタンから自分が作業者となっているタスクや紐付いたコメント・アクションを確認できるなど、きめ細やかな管理が可能だ。
（出所：Taskworld公式Webサイト）
あらゆる組織・チームの業務効率改善をサポートするタスク・プロジェクト管理のオールインワンツール。タスク作成や親子課題設定、ファイル共有、担当者割当、グループチャットといった機能を利用できる。
無料プランでは、カンバンボードでの管理にのみ対応しているが、タスクへのコメントや、担当者割当、プロジェクトへのステータス付与、Trelloとの連携など、シンプルなタスク管理には必要十分な機能を備えている。オンプレミスでの導入にも対応。
利用制限はあるものの、開発チーム向けの機能を豊富に搭載しているタスク管理ツールを紹介します。
| ツール名 | 無料で使える条件 | 有料版の料金 |
|---|---|---|
| Jira |
|
月額990円/名～ |
| GitLab |
|
月額29ドル/名～ |
（出所：Jira公式Webサイト）
短いサイクルでPDCAを回しながら業務を行うのに適した、アジャイル対応型プロジェクト管理ツール。カンバンボードやガントチャートのほか、スクラムボード、タイムラインなど多様なビューでタスクを表示できるのが特徴だ。
併せてタスクのコメント機能を使えば、タスクごとのチームディスカッションが行えるほか、話し合った内容をデータとして蓄積できる。更に、検索機能やフィルター機能を備えているため、必要な情報にアクセスしやすい。また、これまで手動で行っていた作業を、自動化したプロセスとワークフローに置き換えられるため、業務効率化にも寄与する。
（出所：GitLab公式Webサイト）
プロジェクト管理やソースコード管理、CI/CDパイプラインといった複合的な機能を搭載するDevSecOpsプラットフォーム。同サービスにおいって「プロジェクト」は、開発作業のあらゆる側面を包括するコンテナとして機能し、コードリポジトリ、共同作業ツール、プロジェクト管理機能、CI/CD機能を備える。プロジェクト内で発生したバグや課題（issue）を軸に、担当者や履歴、状況などを一目で把握できるissueトラッキング機能を活用することで、効率的なタスク管理を実現する
また、開発初期段階でコンテナイメージの脆弱性を特定し、修正パスを提供するコンテナスキャン機能を搭載。安全な環境で開発が行える。
個人がシンプルにToDo管理のみを行いたい場合は、以下のようなツールを選ぶという方法もあります。
なお「Microsoft To Do」は有料サービスですが、企業自体がMicrosoft 365を契約している場合は、追加料金なしで利用できます。
タスク管理ツールとは、個人のToDoリストから、組織レベルの大規模プロジェクトまで、多様なタスクを一元管理するためのツールです。タスク管理ツールを導入することで、以下のようなメリットがあります。
あらゆるタスクが一目で把握できることから、迅速な情報共有やタスクの見落とし防止、サービスの品質向上などにもつながります。ただし、無料で利用する場合には利用できる機能やユーザー登録数に制限があることが多いため、事前に確認が必要です。
また、タスク管理ツールは以下の3タイプに分類されます。
これらのタイプ分けに加えて、利用制限の有無や、チームで利用できるかといった条件と照らし合わせることで、自社ニーズに合ったサービスが選びやすくなります。本記事を参考に、無料で利用できるタスク管理ツールの導入を検討してみてください。
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