最終更新日:2023-01-25
進捗管理や工程管理を効率化し、チームで取り組むプロジェクトを円滑に進めたい方へ。プロジェクト管理ツールのタイプや目的別の選び方、比較ポイント、おすすめサービス（無料ツールを含む）をご紹介します。
プロジェクト管理ツールとは、進捗管理、スケジュール管理、案件管理といった、プロジェクト進行に欠かせない様々な管理業務を効率化するのに役立つツールです。Excelやチャットツールなどを利用するのに比べて、「案件やタスクの進捗状況がひと目でわかる」と評判で、多くの企業で利用が進んでいます。
以下のような多彩な機能が搭載されています（ツールによる）。
一つひとつの機能は他の汎用ツールでも代替可能ですが、同一のインターフェースで情報を一元管理できるのが強みです。「ツールを使い分けする手間が省ける」「リアルタイムに情報を把握できる」「過去の履歴を簡単に振り返れる」といったメリットがあります。
具体的には、以下のようなシーンで役立ちます。
ツールによって搭載する機能や得意分野が異なります。導入目的や解決したい課題を明確にして、それに合ったタイプのツールを選ぶと良いでしょう。
本記事では、具体的な選び方・比較ポイントを紹介しています。記事後半に、それぞれのツールについての詳細も紹介しているので、自社に合ったツールを選ぶ際の参考にしてください。
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プロジェクト管理ツールは実績豊富で高機能なものが多数あるため、どれを選べばいいのか迷ってしまいがち。プロジェクト管理ツールを大きく3つのタイプに分類し、それぞれ特徴を一覧にまとめましたのでご参考にしてください。
進捗管理、課題・タスク管理、ガントチャート作成機能など、プロジェクト管理に必要な様々な機能がオールインワンで搭載されているタイプ。プロジェクトやタスクの管理にとどまらず、チームの生産性を上げたいという場合におすすめです。
代表的なサービスの特徴は以下の通りです。
| サービス名 | 特徴的な機能 | 料金目安 |
|---|---|---|
| monday.com | 36もの多様な機能を自由に組み合わせてグループウェア的な使い方ができる | 月額1,100円/ID〜 |
| Reforma PSA | 各プロジェクトに紐づいた工数・経費から、それぞれの原価を自動で算出可能 | 月額30,000円～ |
| Lychee Redmine | 複数のプロジェクトの状況を一画面で把握可能。現場の要望に応じて拡張機能を追加することもできる | 月額800円/ID～ |
| Backlog | タスクや課題ごとにトピックスを立ててコメントでやり取り。絵文字や「いいね」機能も使用可能 | 月額11,800円/ ID無制限〜 |
| Asana | タスクが別のタスクの完了を待機している状態を示す「タスクの依存関係の管理」機能で、複雑なプロジェクトの進行に対応 | 月額1,200円/ID〜 |
| Notion | Slack、Salesforce、Jira、GitHubといった様々なアプリとの連携でツールの機能を拡張 | 月額$8/ID〜 |
| NI Collabo 360 | 36機能を備えたグループウェア。プロジェクト管理はタスク・アクション登録・スケジューリング・進捗登録まで一画面で完結 | 月額360円/ID（税込） |
カンバン方式※1でのタスク管理や、WBS※2を使ったプロジェクト管理といったタスク/プロジェクト管理機能に強みを持つタイプ。タスク/プロジェクト管理を軸にプロジェクトマネジメントを改善したい場合に適しています。機能がシンプルなので、早く使いこなせるようになるというメリットも。
※1 カンバン方式…ボードに付箋を貼るようにして課題を管理する方法。一覧性に優れるほか、ドラッグ&ドロップで感覚的にタスク管理ができる
※2 WBS…Work Breakdown Structureの略称。プロジェクト全体の作業を分解して必要なタスクを洗い出し、スケジュール策定や作業分担を行う
代表的なサービスの特徴は以下の通りです。
| サービス名 | 特徴的な機能 | 料金目安 |
|---|---|---|
| タイムデザイナー | ワンクリックで簡単に作業時間を記録可能。現場でも使いやすいシンプルな操作性に強み。無料プランあり | 月額980円/ID～ |
| Jooto | カンバン方式やガントチャートを使ったタスク管理、ステータスを可視化するラベル機能、カスタマイズ可能な通知機能などを搭載 | 月額980円/ID〜 |
| Trello | シンプルで見やすいカンバン形式のトレロボード。タスクのステータスや進捗を直感的に把握できる | 月額$10/ID〜 |
アジャイルチームでのソフトウェア開発や製造業の新製品開発など、独自の工程が多いプロジェクトにおいては、特定の用途に強みを持つツールを導入するのがおすすめです。
代表的なサービスの特徴は以下の通りです。
| サービス名 | 特徴的な機能 | 料金目安 |
|---|---|---|
| Jira Software | アジャイルチームでのソフトウェア開発で圧倒的シェア。スピーディーなコミュニケーションを可能とするスクラムボード機能あり | 月額900円/ID〜 |
| OBPM Neo | 製造業・工事会社に特化したプランあり。ガントチャートによる各工事の可視化、マイルストーンを利用した進捗管理などに対応 | 月額50,000円/10ID〜 |
プロジェクト管理ツールの中には、人数や機能を限定して無料で利用できるものもあります。たとえば、「Asana」は15人までの少人数のチームで簡単なプロジェクト管理ができるBasicプラン、「Notion」は5人までのメンバーでタスク共有などができる無料プランを用意しています。
人数や機能を制限せずに利用したい場合は、オープンソースのツールがおすすめです。自社でサーバーをセットアップして運用する必要がありますが、日本語対応しているもの多くあります。
たとえば、「Redmine」はチケットによるタスク管理、Wiki機能、ファイル共有機能などを、「Bitrix24」は、ビデオ通話やCRM、5GBのオンラインストレージといった機能も無料で使い続けることができます。
自社に必要なプロジェクト管理ツールの「タイプ」が決まったら、下記の4つの比較ポイントから導入するツールを絞り込んでいきましょう。
各タスクやスケジュールに関する情報だけでなく、プロジェクトの概要や基本ルール（社内Wiki、掲示板機能）、プロジェクトの成果物やドキュメント（ファイル共有機能）、チーム内でのコミュニケーション（メッセージ、チャット機能）など、様々な形の情報を共有できると、プロジェクトの進行もスムーズに。
既存のコミュニケーションツールだと、「過去のメッセージが流れてしまった」「確認事項を見逃してしまった」ということも起こり得ますが、プロジェクト管理ツールを使えば、タスクや課題とメッセージを紐付けることができます。そのため、必要な情報にスムーズにたどり着け、見落としなどのミスも減らせるでしょう。
タスク/課題管理において重要なのが、タスクの粒度や項目をきちんと設定して運用すること。イチから設定すると負荷が高いので、ツールに備わっているタスクテンプレートを活用するのがおすすめです。たとえば、「Trello」では、ビジネスやエンジニアリングはもちろん、教育、リモートワーク、生産性など多岐にわたるカテゴリーのテンプレートがそろっています。
特定のプロジェクトだけで一時的に利用するのか、社内の各種プロジェクトで継続的に利用するのか、または全社的な目標管理や人事業務などにも利用するのか…など、利用範囲によって利用料が大きく異なります。
特定のプロジェクトだけで利用する場合は、ユーザー数によって課金されるツールのほうが安価で済ませられます。一方、「Backlog」はストレージ容量に対して課金されるので、ユーザー数やプロジェクト数は無制限。全社的にツールを利用するなど、ユーザー数が多い場合はストレージ課金タイプがお得です。
注意したいのが、タスク管理ツールの切り替えは、データ等の引き継ぎが容易ではないということ。将来の利用範囲も見据えた、長期的な視点で検討する必要があります。
せっかくプロジェクト管理ツールを導入しても、チームメンバーが使いこなせなければ意味がありません。また、他部門や社外のメンバーがプロジェクトに参加する場合、ツールの使い方からレクチャーするのも大変です。
メンバーのリテラシーに合わせてツールを選ぶ、または、すでに誰かが利用したことがあるツールを導入するなど、「ツールへの慣れ」も考慮する必要があるでしょう。
プロジェクト管理に加えて、多様な用途に対応した管理ツールを7つご紹介します。
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（出所：monday.com公式Webサイト）
プロジェクト管理に不可欠なデータ管理・コミュニケーションを一画面に集約・共有できるクラウド型業務管理ツール。タイムライン、工数管理、ダッシュボード、レポーティング、業務パフォーマンス分析、アンケート機能など、36の機能をプロジェクトや組織のやり方に合わせて、ノーコードで自由自在に組み合わせ可能。100を超える自動化レシピを搭載しており、50以上の外部ツールとも連携可能。
世界12万社で導入実績あり。マーケティング、ITヘルプデスク 、クリエイティブ、リード管理、プロダクト開発、市場分析、採用、R&D、カスタマーサクセスなど、様々なシーンで利用可能。
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（出所：Reforma PSA公式Webサイト）
広告・IT・コンテンツ制作などのクリエイティブ業界に特化した案件管理システム。プロジェクト管理と併せて、販売管理や購買管理、勤怠管理、経費管理などの業務にも対応。必要な機能を選んで利用できるので、導入コストを抑えられる。
案件登録から売上管理までのプロセスを一元管理。1度入力した情報は各フローで引き継がれるため、二重入力や転記作業が不要に。見積書や請求書などの発行や、部署をまたいだ申請・承認も1つのシステムで完結。「請求」や「支払」といった業務のヌケ・モレを防止できる。また、工数や経費を案件ごとに管理し、それぞれの原価を自動算出することも可能。正確かつタイムリーな損益管理を支援する。
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（出所：Lychee Redmine公式Webサイト）
業界を問わず、開発・設計から経理部門まで幅広く利用可能なプロジェクト管理ツール。無料で使えるオープンソースのプロジェクト管理ツール「Redmine」の拡張機能を豊富に搭載。使いやすさと充実したサポート体制に定評があり、6,000社以上の企業で利用されている。ガントチャートやカンバン、リソースマネジメント、タイムマネジメント、プロジェクトレポート、EVM、CCPMなど、プロジェクトを成功に導くための機能を幅広く備える。
複数のプロジェクトの状況を可視化・一元管理できる点も大きな特徴。「進捗」「品質」「コスト」それぞれの指標でシグナルを表示し、順調なプロジェクトや注意が必要なプロジェクトを瞬時に把握可能。リスクを早期に発見することで、スムーズな問題解決を支援する。
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（出所：Backlog公式Webサイト）
チーム内のコラボレーションを促進するタスク管理ツール。誰でもすぐに使いこなせるシンプルなUIが特徴で、Web制作やソフトウェア開発の現場だけでなく、広告代理店や運送会社、不動産会社など様々な企業で導入されている。
各タスクの担当者や期限を設定することで見落としを防いだり、タスクを親課題・子課題に分けて作業を細分化したり、ガントチャートで進捗を見える化したりと、プロジェクト管理の負荷を減らす機能が数多く揃う。会議の議事録や作業マニュアルなど、チーム内での共有事項をテキスト管理するWiki機能も便利だ。ファイル共有もBacklog内で対応しているので、プロジェクトに関わるデータを一元管理することができる。
（出所：Asana公式Webサイト）
細かいタスクからプロジェクトの全体概要まで、仕事のすべてを整理・管理することができるプロジェクト管理ツール。
50種以上のプロジェクトテンプレート、ルーチンタスクを自動化する「ルール」機能、仕事のリクエスト受領を効率化する「フォーム」機能など、プロジェクト管理の効率化・自動化に強みを持つ。GoogleスプレッドシートやZoom、Slack、Jira Cloudなど、様々なツール・アプリとの連携によって、あらゆる業務を一元管理する総合プラットフォームとして活用することも可能に。
また、タスクの優先順位やプロジェクトのステータスを共有する機能も充実しているので、マネージャーの管理負荷を増やすことなく、リモートワーク環境に移行できる。
（出所：Notion公式Webサイト）
タスク・プロジェクト管理に加えて、Wiki機能やメモ機能も備えたツール。エンジニアリングから人事、デザイン、営業と様々な分野で導入されている。
プロジェクト内のタスクは「ステータス」「エピック」「バグ」など、様々な形式で表示することができ、ステータス移行はドラッグ・アンド・ドロップで簡単に操作。感覚的な操作でスピーディーかつ正確にタスクを管理することができる。
また、必要な情報をテーマごとに管理するWikiツールとしても非常に優秀で、議事録や業務ルールなど、様々なドキュメントを一括管理するのにも役立つ。
（出所：NI Collabo 360公式Webサイト）
36の機能を、1ユーザーあたり月額360円で利用できるグループウェア。プロジェクト管理機能も標準搭載しており、ガントチャートで進捗状況を視覚的に把握できる。各タスクの進捗率や現在の状況、終了予定日を一覧でまとめて確認可能。「いつまでに」「誰が」「どんなことを」やらなければならないかをタスクやアクションリストに書き出して進捗管理することで、プロジェクトを見える化できる。担当者の負荷状況を可視化する「ワークロード」機能もある。
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タスク管理に強みを持つプロジェクト管理ツールを3つご紹介します。
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（出所：タイムデザイナー公式Webサイト）
タスクの進捗確認から工数管理、経営分析までワンストップで行えるプロジェクト管理ツール。Webブラウザのほか、デスクトップアプリ、スマホアプリにも対応。出先からでもボタン1つで簡単に作業時間を記録できる。シンプルな画面設計・操作性で現場でも使いやすい点が強み。TODOリスト・ガントチャート・カンバン・カレンダーなど、様々な視点からタスクを管理。作業漏れや期限超過を防ぐアラート機能も備える。
案件や取引先ごとに作業時間・人件費の内訳を算出。データはExcelで出力が可能。「収益性の高い案件」や「課題のある案件」を洗い出すことで、管理会計や経営課題の分析を支援する。
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（出所：Jooto公式Webサイト）
約1,800社で導入されている、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール。営業、ITエンジニアリング、経理、広報など多様な業務のプロジェクト管理に活用することができる。
付箋をボードに貼ったり剥がしたりするように、各タスクをドラッグ&ドロップするだけで基本操作が完了。カンバン方式だけでなく、ガントチャートでプロジェクトの進捗を確認することも可能だ。また、担当者ごとに手持ちのタスクを一覧できるので、一部のメンバーにタスクが集中するのを防ぐのにも役立つ。
利用開始時には活用方法のアドバイスを、成果が出ていないと感じたときには導入コンサルを受けられる、サポートサービスの手厚さも魅力だ。
（出所：Trello公式Webサイト）
チーム内のコラボレーション、生産性の向上を促進するプロジェクト管理ツール。
ボードに「リスト」や「カード」という形でタスクを追加すれば、カレンダー機能で時間管理をしたり、「テーブルビュー」機能でボード間の作業を接続したり、といった作業管理が可能に。また、カード単位で、チェックリスト、期限、添付ファイル、タスクの割当などが素早く確認でき、チーム内での情報共有に役立てられる。SlackやDropbox、Evernoteといった人気アプリとの連携機能も搭載。
リストの移動や締切間近のタスクの通知、作業の割当といった管理作業の自動化にも強みを持つ。
特定の用途に特化したプロジェクト管理ツールを2つご紹介します。
（出所：Jira Software公式Webサイト）
スクラムのフレームワークを使うことで、チーム内にコラボレーションを生み出し、複雑なプロジェクトを管理できる課題管理ツール。
ユーザーストーリーや課題、スプリント計画などを作成・共有することで、チーム全体にタスクを分散、作業状況を可視化した上で優先順位を策定することができる。また、チームそれぞれのリリース工程に合わせて、ワークフローを選んだり、カスタマイズしたりできるのも、ソフトウェア開発に特化した課題管理ツールならでは。
同社が提供するナレッジ共有ツール「Confluence」やコード管理ツール「Bitbucket」などと連携することで、自チームに最適なワークフローを構築することも可能。
（出所：OBPM Neo公式Webサイト）
最新技術を使ってプロジェクト管理を合理化するクラウドサービス。進捗管理や工数管理、要員管理に機能を絞った「Basic Edition」、Basic Editionに品質管理機能が加わった「Limited Edition」、PMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）の10の知識エリアを統合管理できる「for IT企業」、製造業や工事業など非IT業界向けの「for 製造・工事業」と、ニーズや業界に合わせたプロダクトがリリースされている。
中でも特徴的なのが「for 製造・工事業」。据付工事や設備工事、土木工事といった様々な工事作業の進捗を管理できるだけでなく、要員管理やメンテナンス業務の管理にも活用できる。
無料で使い続けられるオープンソースのプロジェクト管理ツールをご紹介します。
（出所：Redmine公式Webサイト）
タスクの記録・管理、チーム内での情報共有、プロジェクト全体の進捗確認といった管理業務を効率化するオープンソースソフトウェア。チケット形式でタスクを管理し、ガントチャートやカレンダー、ロードマップなどの形で進捗状況を表示・確認することができる。そのほかにも、手順書や技術的なメモ、打ち合わせメモなどをチーム内で共有するWiki機能や、SubversionやGitといったバージョン管理ツールとの連携、メンバー全員への連絡事項を掲載するニュース機能など、様々な機能を搭載している。
基本的には自社サーバーにインストールする必要があるが、ファーエンドテクノロジー社の「MY REDMINE」や「Planio」のように、有料でRedmineベースのクラウドサービスを提供する企業も。
（出所：Bitrix24公式Webサイト）
ユーザー数無制限・無料で利用できるオープンソースのプロジェクト管理ツール。ガントチャートをはじめ、カンバン、チャット、タイムトラッキング、退勤管理、カレンダー、イベントスケジューラー、リマインダー、MA、CRM、コンタクトセンターなど、多彩な機能を搭載。欧米で導入実績1,000万社を誇り、18言語に対応する。クラウドとオンプレミス、デスクトップとモバイル（iOS、Android）と、どんな環境にも対応できる点も強み。5GBのオンラインストレージも無料で利用可能。
カスタマーサポートが必要な場合には、月額$49/5ID〜の有料プランもあり。
プロジェクト管理ツールを利用すれば、タスクの管理や進捗状況の把握に加えて、ナレッジ共有やチーム内のコラボレーション促進といった、多くのポジティブな影響が期待できます。生産性向上を目指すチームのみならず、クリエイティビティを発揮したいチームや、リモートワーク環境でも良好なコミュニケーションをとりたいチームにとっても、有効なツールであると言えるでしょう。
ビジネスの複雑化や多様化が進んでいく中、手作業でのプロジェクト管理はいつか限界をむかえるはずです。そのときに慌ててデジタル化を進めることにならないよう、一歩先の未来を見据えたツールの導入を検討してみてください。
プロジェクト管理ツールは期間や人数を限定すれば、無料で使い続けられるものもあります。まずは小さなチームで導入・運用をしてみてから、組織全体で利用する、というのも一手です。
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