最終更新日:2022-11-25
工数管理をExcelで運用するも、入力や集計に苦労している方へ。負担軽減はもとより業務効率化や生産性向上に寄与する工数管理ツールについて、活用メリットやタイプ、比較ポイントをご紹介します。
工数管理ツールとは、プロジェクトに要する時間や業務量、必要な人員を正確に把握し、管理できるシステムです。プロジェクトの損益や業務効率化のポイントを分析できるため、生産性向上にもつながります。
そもそも工数とは、業務を完了させるために必要な作業数のこと。工数管理を徹底することで、作業の無駄が浮き彫りになり業務改善が進めば、ひいては企業の利益につながると言えます。また、管理者にとってはどこでどれだけ工数が発生しているかを把握できるようになるため、作業計画や人員配置計画にも役立てられます。
損益管理や生産性の向上という観点はもちろんのこと、工数に応じて請求額を決めていくプロジェクトの場合、工数管理ができていれば、請求書発行の場面においても見積もりの精度を高めることができます。適正な原価見積もりを出せるようになるという観点からも、工数管理ツール導入のメリットは大きいです。
工数管理ツールの使用メリットをまとめると、以下のようになります。
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工数の入力・集計の観点において、Excelと工数管理ツールの違いは、大きく3つあります。
Excelは手作業で工数入力をしなければいけませんが、工数管理ツールならカレンダー形式やガントチャート形式で、計画表を選びながら作成できます。Googleカレンダーに入力した内容と連携できるツールや、ドラッグ&ドロップで計画表を作成できるツールもあるので、入力の負担を削減できます。また、スマホで入力できるツールもあるので、PCがない環境下でもタイムリーに操作ができます。
工数管理ツールの多くは、期限のある項目や報告が必要な項目、未入力欄などについて、入力を促すアラート機能やリマインド機能が搭載されています。入力忘れ・入力漏れを防止できれば、プロジェクトの進捗を妨げる要因を減らすことにもつながり、適切なタイミングでプロジェクトの情報を共有できるようになります。
工数管理ツールはプロジェクトの情報を集約し、一元管理できます。管理している情報をもとに自動レポートを作成する機能が搭載されているツールもあります。レポートには各プロジェクトの損益などの分析、タスクごとの売上や効率性の分析、各メンバーに関する分析など、様々な指標の分析結果を出力できます。レポートを有効活用することで、PDCAサイクルを効率よく進めることができ、生産性の向上につながります。
工数管理ツールは、大きく4つのタイプに分類できます。ツールをどのように利用していきたいのか、目的に応じて選ぶことが望ましいです。
工数管理はもちろんのこと、プロジェクトの進捗や課題の管理など、プロジェクト全般を管理したい場合におすすめのタイプです。たとえば、「クラウドERP ZAC」はプロジェクト別の収支管理を中心とした基幹業務システムで、必要な機能をモジュール単位で購入・利用することが可能。工数管理機能を追加することで、プロジェクト別に作業時間を集計したり、作業工程ごとに作業内容を入力したりすることができます。
「monday.com」なら、SNSのようなコミュニケーションやExcelのようなデータ管理など、プロジェクト管理に必要な機能・工程をわかりやすく一画面に集約・共有可能。チーム作業を可視化・効率化できます。
その他、「Lychee Redmine」や「TimeTracker NX」は、作業構造（WBS）の構築やプロジェクトごとのガントチャート作成、タスク・リソースの割り当て、出来高管理（EVM）などの管理機能を豊富に搭載。また、「ZENO工数・プロジェクト管理」は、日報や顧客管理との連携も可能。工数情報をクラウド日報に取り込んだり、工数管理を顧客情報と関連付けたりすることができます。
現在Excelでの工数管理を行っており、工数の入力と把握に絞って使いたいというシンプルな利用を考えている場合におすすめのタイプです。「CrowdLog」は、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー上で入力できるため、専用画面を開かずにカレンダー上から入力作業が行えます。管理側も工数の状況をリアルタイムで把握できることで、メンバーの工数を調整したり、新規案件へ割り振れたりと効率よく人員を配置できます。
勤怠管理システムに工数管理の機能を搭載したタイプです。工数と実労働時間が連動するので、工数と労働時間を突き合わせしやすいところが特徴です。現在利用している勤怠管理システムに工数管理機能を追加したい場合や、勤怠管理と工数管理を連携して使いたい場合におすすめです。勤怠管理と⼯数管理が⼀体となっている「TeamSpirit」や工数管理機能を搭載した「ジョブカン勤怠管理」「就業役者」といった勤怠管理システムで利用できます。
プロジェクト別に利益の見える化を可能にするツールもあります。Webサイト制作やシステム開発などのクリエイティブ職向けのクラウド工数管理ツール「Pace」は、日報を入力することで工数管理できるタイプのサービスです。日報で案件ごとに業務内容や作業時間を入力すると、メンバーの時間単価をもとにプロジェクトの利益をリアルタイムで表示。営業利益や工数の時間ランキングを表示させることもできて、プロジェクトの進捗管理が視覚的にできるだけでなく、メンバーのモチベーション管理につなげることができます。
前項の「タイプと選び方」で工数管理ツールを活用する目的を絞り込んだら、次に以下の比較のポイントを参考に、自社に最適なツールを検討しましょう。
工数管理の一番のネックは、工数の入力に手間がかかることです。すでにGoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどでタスクやToDoを入力しているようであれば、カレンダー連携機能による自動的入力で手間が省けます。
ただし、外部連携させる元のデータが一部しか入力されていなかったり、普段カレンダーを使っていなかったりすると、わざわざ入力するのはかえって非効率です。その場合、「スマホで入力する方式」「勤怠管理の打刻情報と連携させる方式」など、現場に負担がかからないような入力方式に対応しているツールを選ぶと良いでしょう。
一人の社員が複数のプロジェクトに関わっている場合、どの業務にどれくらいの時間がかかっているのか、プロジェクトごとに管理・入力していくのは大変です。この業務の手間を、ツールを使って軽減できる工夫があるか検討していくとよいでしょう。
「TimeTracker NX」なら、担当プロジェクトやタスクが一覧表示され、そこで選択したものをカレンダーへドラッグ＆ドロップで工数を入力できるため、担当プロジェクトが多くても入力作業がスムーズです。「CrowdLog」の工数実績を入力するタイムシート画面では、自分が参加しているプロジェクト名やプロジェクト作成時に設定した工程が表示されるので、入力や確認がスムーズに行えます。
工程表はガントチャート形式で表示できるツールが多いです。ガントチャートはタスクやプロジェクトの進捗を把握したい場合に便利です。計画を作成した後に工程の予実管理ができるものであれば、工程全体の進捗を見渡し、遅れの防止につなげることができます。
こちらではプロジェクト管理全般に対応した工数管理ツールを5つご紹介します。
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（出所：monday.com公式Webサイト）
導入実績、世界12万社以上。 チーム作業に不可欠なタスク管理、プロジェクト管理、スケジュール管理、ファイル共有、チャットなどを、これ一つで一元管理できるクラウド型の業務管理ツール。36の機能、100以上の自動化レシピを備え、これらをブロックのように自由に組み合わせられる、柔軟性が特徴的。プロジェクトや自社のやり方に合わせて利用することで、プロジェクト管理にありがちな業務の抜け漏れや納期遅れ、業務量の偏りなどを解消可能。単に工数を管理するだけでなく、より生産性を向上させたい場合にはおすすめ。
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（出所：クラウドERP ZAC公式Webサイト）
案件や契約、プロジェクト単位で業務が進行する業種に特化した基幹業務システム。プロジェクト別の収支管理をメインに、販売管理、購買管理、在庫管理など、豊富な機能の中から自社に必要な機能をモジュール単位で組み合わせて利用することができる。
工数管理機能では、案件ごとの作業時間の入力によって「どのプロジェクトに」「誰が」「何時間」関わったのか、詳細な工数管理が可能。プロジェクトや作業工程別に集計した作業時間をもとにした人件費および各種費用の配賦により、精度の高いプロジェクト別の個別原価計算を支援する。また、出退勤管理や休暇申請、業務報告などの機能も有しており、勤怠管理システムとしての利用も可能。
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（出所：Lychee Redmine公式Webサイト）
工数管理やスケジュール管理、コスト分析などを直感的な操作で行えるプロジェクト管理ツール。オープンソースのプロジェクト管理ツール「Redmine」の拡張機能として、国内企業からの開発依頼を受けて成長。6,000社以上の企業に導入されている。ガントチャートやカンバン、リソースマネジメント、タイムマネジメント、EVM、CCPMなどの豊富な機能で、プロジェクトを成功に導く。現場の要望に応じて必要な機能を追加開発できる点も強み。
メンバーの予定工数と作業実績を棒グラフと表でリアルタイムに可視化し、負荷バランスを把握可能。各メンバーの空き状況や生産性を一目で確認できるため、見積り精度の向上と適切なアサインによるチームのパフォーマンス向上を支援する。
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（出所：TimeTracker NX公式Webサイト）
ソフトウェア開発やハードウェア開発、Web制作などの業種向けの工数管理・プロジェクト管理ツール。ドラッグ&ドロップや、Outlook、Notesなどからの連携による工数入力に対応。工数の細分化や複数メンバーでの共同編集、過去テンプレートの参照など、プロジェクトを作成・管理しやすい機能が搭載されている。
担当者のタスク優先度の一覧性に優れており、プロジェクトを横断していても自身のするべき業務が効率よく進められるといった、プロジェクトのメンバーの使いやすさに力点を置いている。また、勤怠管理や組織・人事データなどと機能連携、プロジェクトごとや工程ごとなどの単位での工数分析といった、管理者にとっても嬉しい機能を取り揃えている。
（出所：ZENO工数・プロジェクト管理公式Webサイト）
業務効率化・生産性向上・コスト削減を目的とした業務改善クラウドサービス「ZENO」の工数管理機能。工数管理だけでなく勤怠管理・人事情報管理・顧客管理などの様々な項目を組み合わせて利用可能。管理者がプロジェクトを設定し、案件ごとにメンバーをアサインすると、プロジェクトに関係する社員のみ情報を共有することが可能。
日本語・英語・ベトナム語の多言語対応に加え、PC・スマホ・タブレットのいずれでも利用可能なので、外国人労働者が関わる現場業務でもツールを利用しやすい。
こちらでは、工数管理に特化したシンプルな機能の工数管理ツールを3つご紹介します。
（出所：CrowdLog公式Webサイト）
管理者も従業員も使いやすいシンプルな工数管理ツールで、プロジェクトの損益を見える化できる。工数管理に特化した直感的でスマホにも対応した入力操作、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携により利用者の手間を極力削減できることが特徴。
空き工数の状況はリアルタイムで把握でき、新規案件へのアサイン可能なメンバーの割り出し、メンバーの工数平準化ができ、プロジェクト遅延へのリスク対策を取れる。メンバーごとの工数レポートを作成して、視覚的に空き工数や工数予算・実績の状況を確認できる。
プロジェクトごとの経費予算・実績の登録・管理、売上や原価の管理を同時に行うといった費用面の連携、勤怠管理機能と工数管理の連携はCrowdLog内の機能で網羅できるのもメリット。
（出所：freeeプロジェクト管理公式Webサイト）
工数入力を簡単にして、プロジェクトの収支を素早く正確に見える化できるプロジェクト管理ツール。
管理者が効率よくプロジェクトを進めるための機能が充実しており、「freee人事労務」との勤怠データ連携、セールスフォース上のプロジェクトのインポート、プロジェクト別の予定工数一覧「アサイン状況レポート」や従業員別の「工数実績レポート」、予算の策定やリアルタイムでの予実の管理などが特徴的。
工数の入力UIはカレンダー形式で、Googleカレンダーとの連携や週単位・月単位の一括登録が可能であるなど、入力補助機能も豊富。
（出所：TimeCrowd公式Webサイト）
在宅勤務やテレワークに対応し、業務効率化、生産性アップ、働き方改革といった課題を抱えている企業に有効な時間管理ツール。タスクの時間を記録し、見える化することに特化しており、データの記録はブラウザやアプリ、Chromeの拡張機能を使って手軽にできる。稼働中のメンバーを確認できる機能によって、同じ場所にいないメンバーの動きまで見える化できることが特長。
レポート機能では、チーム・ユーザー・期間ごとのグラフを出力でき、全データCSV形式でのエクスポートが可能。より詳しいデータ分析ができるようになっている。ChatworkやSlackとの外部ツールとの連携で、作業履歴の通知や記録したタスクの表示ができるので作業効率のアップが期待できる。
こちらでは、勤怠管理との連携を前提とした工数管理ツールを3つご紹介します。
（出所：TeamSpirit公式Webサイト）
勤怠管理機能を中心に、バックオフィス業務の機能がひとつにまとまった働き方の見える化ツール。固定労働制・変形労働制・みなし労働制など、企業や職種の働き方に合わせたカスタマイズが可能で、出勤状況、有給日数、残業時間などを一元管理して工数を削減できることが特長。工数管理システムはスライダーの入力で1日の勤務時間における作業の割合を登録、工数が自動計算される仕組み。
プロジェクト原価管理機能と連携すれば、プロジェクトごとに予算や単価の情報が入力できて、リアルタイムでの予実管理もできるようになる。使わない機能を非表示にする、自社オリジナルのシステムにカスタマイズするなど拡張性が高いことも特長のひとつ。
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（出所：ジョブカン勤怠管理公式Webサイト）
勤怠管理業務に必要な機能を搭載し、シンプルな操作性で簡単に使える勤怠管理システム。出勤管理・工数管理・シフト管理・有給管理・残業管理といった機能を組み合わせて利用できるため、プロジェクトの管理に必要な機能をオールインワンで導入できるところも魅力。
工数入力については、基本ルールを設定すれば日々の入力作業を簡潔にできて、所属・雇用形態・個人別の設定にも対応。工数データは自動集計し、タスクごと・スタッフごとのデータとして抽出し、CSV出力できる。
（出所：WiMS/SaaS勤怠管理システム公式Webサイト）
多様化する勤務形態に柔軟に対応するクラウド型勤務管理システム。出退勤時間の管理だけでなく、休暇や残業の申請、承認ワークフロー、シフト管理やプロジェクト工数管理等の豊富な機能を搭載。プロジェクト工数管理では、勤務計画と実績を可視化して従業員のセルフマネジメント促進をサポート、蓄積した勤務の予実績データは自動的にグラフ化され、部署や個人のパフォーマンスデータを分析できる。これにより管理者が業務の見直し、負荷の分散、稼働人員の確保といった改善ポイントを把握しやすい。
WiMS/SaaSは単体の利用だけでなく、経費・人事・支払・人材マネジメントといった複数のモジュールが用意されているので、組み合わせによりバックオフィス業務全般のシステム改善にもつなげられる。
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こちらでは、その他の特徴的な機能を持つ工数管理ツールをご紹介します。
（出所：Pace公式Webサイト）
毎日の日報入力をもとに、案件ごとの利益をリアルタイムで見える化できる、工数管理・業務管理ツール。メンバーごとに時間単価を設定し、作業内容と時間から、案件ごとの営業利益を算出できるというもの。日報で記載した業務内容から、案件の進捗や赤字要因を発見し、改善につなげることができる点も魅力。
集計したデータの管理では、項目を横断した集計で、案件ごとの営業利益や時間のランキングを表示させることができる。案件ごとの状況を比較して確認できると同時に、メンバーのモチベーションアップにもつながる機能となっている。また、利益シミュレーション機能で、利益率の改善に対してアプローチが可能。
工数管理が上手くいかないと、プロジェクトを円滑に進めることが難しいだけではなく、メンバーのストレスにもつながってしまうものです。さらに昨今は、在宅勤務やテレワークなど働き方の多様化により、各社員がどの案件をどれくらい抱えているのか、プロジェクトの進捗はどうなっているのか、把握しにくい状況が生まれやすくなっています。
状況把握が容易になる工数管理ツールはプロジェクトをマネジメントする立場の人にとって便利なだけではなく、メンバーも状況を共有しやすくなることから、仕事を進めやすくなります。まずは、簡単で扱いやすいものが大前提ですが、工数管理の機能だけではなく勤怠や売上管理などのシステムと連携できると、様々な業務の一元管理が可能になり、業務効率化につながるはずです。
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