Excelを用いた工数管理の入力・集計に苦労している方へ。負担軽減はもとより業務効率化や生産性向上に寄与する工数管理ツールについて、活用メリットやタイプ、比較ポイントを紹介します。
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工数管理ツールとは、プロジェクトに要する時間や業務量、必要な人員を正確に把握・管理できるシステムです。プロジェクトの損益や業務効率化のポイントを可視化し分析できるため、生産性向上にもつながります。
工数管理とは、一定の人員・期間を必要とするプロジェクトなどに対して、「どの作業に、どれだけの工数が割かれているか」「どれだけ工数を必要とするのか」を可視化し、管理することを指します。これは、適正な原価の見積もり、作業計画、人員配置を行ううえで不可欠なプロセスです。正確な工数管理ができれば、プロジェクトにおける損益管理や生産性の向上にも寄与します。
従来の工数管理は主にExcelを用いて手作業で行われてきましたが、部署やプロジェクト単位での入力や集計作業に多くの時間を取られ、かえって非効率になることも少なくありませんでした。
工数管理ツールを導入すれば、入力・計算の自動化が可能となり、データを組織全体で共有・連携できるようになるため、大幅な業務効率の向上につながります。
工数管理ツールの主な導入メリットとしては、以下が挙げられます。
本記事では、工数管理ツールの特徴や機能、タイプ別のサービスの違い、自社に合ったツールを選ぶ際の比較ポイントについて、わかりやすく解説していきます。
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工数管理ツールの更に詳しい選び方は、こちらの選び方ガイドをご覧ください。
プロジェクト管理ツールの選び方ガイド(比較表付き)
工数の入力・集計という観点において、Excelと工数管理ツールの違いは、大きく3つあります。
Excelは手作業で入力する必要がありますが、工数管理ツールではカレンダー形式やガントチャート形式で、計画表を選びながら作成できます。Googleカレンダーと連携できるツールや、ドラッグ&ドロップで直感的に操作できるツールもあり、入力の負担を大幅に削減できます。また、スマホで入力できるツールなら、隙間時間や外出先でもタイムリーに操作できます。
工数管理ツールの多くは、未入力や期限付きの項目に対してアラートやリマインド通知を出す機能が備わっており、入力忘れやもれを防げます。これにより、プロジェクト進行に支障をきたすことなく、適切なタイミングで情報を共有できるようになります。
工数管理ツールでは、入力された情報を自動で集約・一元管理できるため、レポートの作成や分析作業が効率的に行えます。ツールによっては、プロジェクトごとの損益分析、タスク別の収益性や効率性、メンバー別の工数分析など、様々な視点からレポートを出力可能です。これにより、PDCAサイクルの運用がスムーズになり、生産性の向上につながります。
工数管理ツールは、大きく4タイプに分類できます。どのような目的で利用するかに応じて、最適なタイプを選ぶことが重要です。
工数管理に加え、プロジェクトの進捗やタスクの管理など、プロジェクト全般を管理したい場合におすすめのタイプです。プロジェクト管理に必要な情報を一画面に集約・共有でき、チーム作業状況の可視化・効率化に役立ちます。
| ツール名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| monday.com | タスク別工数をグラフ表示して比較分析。自動化レシピを組み合わせ柔軟に対応できる。 | 月額1,500円～/ID |
| Lychee Redmine | 予定工数と実績を棒グラフと表でリアルタイムに可視化し、負荷バランスを把握可能。 | 月額1,400円～/ID |
| タイムデザイナー | シンプルな機能と操作性で、データ出力やグラフ付きシートの自動作成に対応。 | 月額980円～/ID |
| クラウドERP ZAC | プロジェクトや工程別の詳細な工数を管理。勤怠管理システムとしても利用できる。 | 要問い合わせ |
| CrowdLog | Googleカレンダーなどの外部ツールと柔軟に連携。勤怠管理や工数管理との連携も。 | 要問い合わせ |
| OBPM Neo | プロジェクト・部門ごとの管理をテンプレート化し、管理プロセスを標準化できる。 | 月額15万7,500円/20ID |
| TimeTracker NX | 工数の細分化や複数人での共同編集、過去テンプレートの参照などの機能を搭載。 | 要問い合わせ |
こちらのタイプの詳細は、「プロジェクト管理ツール比較17選（図解）タイプ別にわかりやすく」もご覧ください。
工数の入力と把握に絞ってシンプルに利用したい場合におすすめです。現在Excelで工数管理を行っていて、まずはその代替として使いたいというケースに向いています。
| ツール名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| TimeCrowd | 拡張機能で簡単に行える時間記録で、タスクや社内メンバー全員の稼働状況を見える化。 | 要問い合わせ |
| freee工数管理 | カレンダー形式による、わかりやすい工数入力。連携できる外部ツールも豊富。 | 月額500円/ID |
| Toggl Track | 基本的な時間管理機能なら、5IDまで無料で利用可能。 | 要問い合わせ |
勤怠管理システムに工数管理の機能が組み込まれているタイプです。工数と実労働時間が連動するため、両者の突き合わせがしやすくなります。既存の勤怠管理システムに工数管理機能を追加したい場合や、勤怠管理と工数管理を連携して使いたい場合におすすめです。
| ツール名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 工数管理を含めたプロジェクト管理機能をオールインワンで導入できる。 | 月額200円/ID |
| WiMS/SaaS 勤務管理システム | 工数管理ではパフォーマンスデータを分析でき、改善ポイントを的確に把握可能。 | 要問い合わせ |
| チームスピリット | 働き方に合わせて自由にカスタマイズでき、原価管理機能とも連携できる。 | 月額600円/ID |
プロジェクトごとの利益を見える化できるなど、経営判断にも活用しやすい機能を備えたツールもあります。
| ツール名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Pace | 日報感覚で工数管理が可能。メンバーごとに設定した時間単価で営業利益を算出できる。 | 月額500円/ID |
前項の「タイプと選び方」で工数管理ツールを活用する目的を絞り込んだら、次に以下の比較のポイントを参考に、自社に最適なツールを検討しましょう。
工数管理の最大の課題は、工数の入力に手間がかかることです。すでにGoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどでタスクやToDo管理をしている場合は、それらと連携して自動入力できるツールを選ぶと効率化につながります。
一方で、カレンダーに十分な情報が入力されていない場合や、そもそもカレンダー運用をしていない場合は逆に手間が増える恐れも。そのような場合は、「マウス操作だけで入力する方式」「スマホで入力する方式」「勤怠管理の打刻情報と連携させる方式」など、現場の負担を軽減できる入力方式を備えたツールがおすすめです。
複数のプロジェクトに関わる社員が多い場合、それぞれの業務ごとに工数を入力・管理するのは大きな負担になります。そのため、複数プロジェクトの入力作業をスムーズに行える仕組みがあるかを確認しましょう。
たとえば、「TimeTracker NX」では、担当プロジェクトやタスクが一覧表示され、カレンダーにドラッグ＆ドロップで簡単に工数を入力できます。担当プロジェクトが多くても入力作業がスムーズです。
「CrowdLog」では、参加中のプロジェクト名や設定された工程がタイムシート画面に表示されるため、入力や確認がしやすくなっています。
プロジェクトの進捗を可視化したい場合は、ガントチャート形式で工程表を表示できるツールが便利です。計画を作成した後に工程の予実管理ができるものであれば、工程全体の進捗を見渡し、遅れの早期発見と対策につなげられます。
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（出所：monday.com公式Webサイト）
タスク管理、プロジェクト管理、スケジュール管理、ファイル共有、チャットなど、チーム作業に不可欠な機能を一元管理できるクラウド型の業務管理ツール。導入実績は国内外24万5,000社。工数管理機能では、各人のタスク別工数を集計し、グラフで可視化・比較分析が行える。
36の機能、100以上の自動化レシピを備え、それらをブロックのように自由に組み合わせられる柔軟性が特徴。プロジェクトや自社のやり方に合わせてカスタマイズすることで、プロジェクト管理にありがちな業務の抜けもれや納期遅れ、業務量の偏りといった課題を解消できる。単に工数を管理するだけでなく、業務全体の生産性向上を目指す企業におすすめ。
（出所：Lychee Redmine公式Webサイト）
工数管理やスケジュール管理、コスト分析などを、直感的な操作で行えるプロジェクト管理ツール。
オープンソースのプロジェクト管理ツール「Redmine」の拡張機能として、国内企業からの開発依頼を受けて成長。7,000社以上の企業に導入されている。
ガントチャートやカンバン、リソースマネジメント、タイムマネジメント、EVM、CCPMなど、豊富な機能を搭載。現場の要望に応じて、必要な機能を追加開発できる点も強み。
予定工数と作業実績は棒グラフと表でリアルタイムに可視化され、メンバーごとに負荷バランスを把握しやすくなっている。空き状況や生産性を一目で確認できるため、見積り精度の向上や、適切な人員配置によるチーム全体のパフォーマンス向上を支援する。
（出所：タイムデザイナー公式Webサイト）
現場でも使いやすい、シンプルな機能と操作性に強みを持つプロジェクト管理ツール。タスク開始時にはデバイスを問わず、ワンクリックで作業時間を記録でき、入力の手間を大幅に軽減。ガントチャートやカンバン、カレンダーなど、多様な視点からタスク管理可能で、記録されたデータはリアルタイムに収集・反映されるため、進捗状況や遅延リスクをスピーディーに把握・分析できる。
案件や取引先ごとに作業時間や人件費の内訳を算出でき、生産性を可視化することで社員の意識向上や経営改善にも貢献。算出データはExcel形式で出力でき、グラフ付きのシートも自動作成されるため、工数分析・レポーティングの手間も削減できる。
（出所：クラウドERP ZAC公式Webサイト）
案件や契約、プロジェクト単位で業務を進める業種に特化した基幹業務システム。プロジェクト別の収支管理をメインに、販売管理、購買管理、在庫管理など、豊富な機能の中から、必要に応じてモジュール単位で組み合わせて導入できる。
工数管理機能では、案件ごとの作業時間を記録することで、「どのプロジェクトに」「誰が」「何時間」関わったかを詳細に把握可能。作業時間をプロジェクトや作業工程別に集計し、そこから人件費や各種費用を配賦することで、精度の高いプロジェクト別の個別原価計算を実現する。
プロジェクトや部門の収益性をリアルタイムにモニタリングし、利益や採算が一定水準を下回った場合にはアラート通知を行う経営管理機能も搭載。更に、出退勤管理や休暇申請、業務報告などの機能も備えており、勤怠管理システムとしても活用できる。
（出所：CrowdLog公式Webサイト）
管理者・従業員の双方にとって使いやすい、シンプルな工数管理ができるプロジェクト管理ツール。工数管理に特化した直感的なインターフェースはスマホにも対応しており、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、入力の手間を大幅に軽減できる。
空き工数の状況をリアルタイムで把握することで、新規案件にアサイン可能なメンバーの割り出しやチーム内の工数平準化が実現。プロジェクト遅延のリスク対策が取れるようになる。メンバーごとの工数レポートでは、空き工数や工数予算・実績の状況を視覚的に確認することも。
また、プロジェクトごとの経費予算・実績の登録・管理、売上や原価の管理を同時に行うといった費用面の連携、更に、勤怠管理機能との連携も「CrowdLog」内の機能で網羅できるのもメリット。
（出所：OBPM Neo公式Webサイト）
工数管理をはじめ、原価・採算、進捗、要員、障害・課題管理までを統合的に行えるプロジェクト管理ツール。プロジェクトマネジメントの世界的標準「PMBOK」に準拠し、部門やプロジェクトごとに分散していた管理手法やノウハウをテンプレート化することで、管理プロセスの標準化を実現。誰でもプロジェクト管理の基本に則った効率的な管理が可能になり、管理体制の強化にも寄与する。
部門・プロジェクト単位で工数や原価・採算状況をリアルタイムに確認でき、コストと出来高（進捗）の正確に管理することで、プロジェクトの今後の予測と迅速な意思決定をサポートする。
（出所：TimeTracker NX公式Webサイト）
ソフトウェア開発やハードウェア開発、Web制作などの業種向けに設計された、工数管理・プロジェクト管理ツール。
ドラッグ&ドロップ操作やOutlook、Notesなどとの連携により、工数入力を簡単に行える。工数の細分化、複数メンバーによる共同編集、過去のテンプレートの活用など、プロジェクトの作成・管理を支援する多彩な機能が搭載されている。
特に、プロジェクトのメンバーの使いやすさに力点を置いており、担当者のタスク優先度を一覧で把握しやすく、複数のプロジェクトを横断して作業しているメンバーでも、自身の業務を効率的に進められる点が強み。
更に、勤怠管理や組織・人事データなどと機能連携、プロジェクトや工程単位での工数分析など、管理者にとっても利便性の高い機能を備えている。
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（出所：TimeCrowd公式Webサイト）
在宅勤務やテレワークを実施する企業の課題である、業務効率化・生産性アップ・働き方改革などを支援する時間管理ツール。
タスクごとの作業時間の記録・見える化に特化しており、データの記録はブラウザやアプリ、Chromeの拡張機能を使って手軽に操作できる。稼働中のメンバーの状況を可視化できるため、離れた場所で働くチームでも、活動状況の把握がスムーズに。
レポート機能では、チーム・ユーザー・期間ごとのグラフ出力が可能。全データCSV形式でのエクスポートもでき、詳細な分析にも対応。更に、ChatworkやSlackなどの外部ツールと連携することで、作業履歴の通知や記録タスクを表示できるため、作業効率アップが期待できる。
（出所：freee工数管理公式Webサイト）
プロジェクトにおけるメンバーの労働時間や進捗状況を自動で可視化し、効率的な工数管理を実現するツール。
カレンダー形式の入力UIにより、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携、週・月単位の一括登録など、入力補助機能も充実しており、工数登録の業務負担を大幅に軽減できる。
各プロジェクトの収支やメンバーごとの業務量、業務に費やした時間などをレポートで把握可能。想定予算と実績を比較することで、業務改善に有効活用できる。
更に、「freee人事労務」や他社の勤怠管理システム、SalesforceやSlackなどとの連携にも対応。効率良くプロジェクトを進めるための機能がそろう。
（出所：Toggl Track公式Webサイト）
エストニアが本拠地の同社が世界展開する、シンプルな時間管理ツール。作業時間の開始・終了をワンクリックで記録でき、プロジェクトやタスクごとの時間配分を可視化することで、ボトルネックの特定がしやすくなる。稼働時間単位で請求を行う士業や元請けなどにも最適。
無料版と有料版があり、チーム規模や目的に応じて柔軟にプランを選べる点も魅力。無料版では最大5人まで基本的な時間追跡機能が利用でき、有料版ではチーム全体の時間管理やプロジェクト管理、請求業務との連携といった、より高度な機能や拡張機能が利用可能。
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（出所：ジョブカン勤怠管理公式Webサイト）
シンプルな操作性で使いやすく、勤怠管理業務に必要な機能を備えた勤怠管理システム。出勤管理・工数管理・シフト管理・有給管理・残業管理など、プロジェクトの管理に役立つ機能を組み合わせてオールインワンで導入できる点が強み。
工数入力は、基本ルールを設定しておくことで日々の入力作業を効率化でき、所属・雇用形態・個人別の細かな設定にも対応。入力された工数データは自動集計され、タスクごと・スタッフごとのデータとして抽出・CSV出力できる。
（出所：WiMS/SaaS勤務管理システム公式Webサイト）
多様化する勤務形態に柔軟に対応するSaaS型勤務管理システム。出退勤の管理に加え、休暇・残業の申請、承認ワークフロー、シフト管理、プロジェクト工数管理などの豊富な機能を搭載。自動でグラフ化された勤務の予実績や、勤務計画と実績ベースで可視化した工数を確認すれば、業務負荷や稼働人員などの改善ポイントをスムーズに把握できるように。従業員のセルフマネジメントにも、管理者の業務見直しにも役立つ。
「WiMS/SaaS」は単体の利用だけでなく、経費・人事・支払・人材マネジメントといった複数のモジュールと組み合わせて、バックオフィス業務全般のシステム改善にもつなげられる。
（出所：チームスピリット公式Webサイト）
勤怠管理、工数管理、経費精算といった、バックオフィス業務に必要な機能を組み合わせて導入できるクラウドサービス。
「チムスピ勤怠」では、固定労働制・変形労働制・みなし労働制など、企業や職種の働き方に応じたカスタマイズが可能。出勤状況や有給日数、残業時間などの勤怠管理と、「チムスピ工数」による工数管理機能を連携させることで、業務の可視化と効率化に貢献する。工数管理は、スライダー入力で1日の勤務時間内の作業割合を登録し、自動で工数が計算される仕組み。
更に、オプションの「プロジェクト原価管理機能」を利用すれば、プロジェクトごとに予算や単価情報を入力・管理でき、リアルタイムでの予実管理もできるように。不要な機能を非表示にしたり、自社オリジナルのシステムにカスタマイズしたりと拡張性が高いことも特徴のひとつ。
（出所：Pace公式Webサイト）
日報入力をもとに、案件ごとの利益をリアルタイムで見える化できる、工数管理・業務管理ツール。
メンバーごとに時間単価を設定し、作業内容・時間から、案件ごとの営業利益を自動算出。日報に記載された業務内容を活用し、案件の進捗や赤字要因を分析して、業務改善につなげられるのが特徴。
集計したデータの管理では、項目を横断してデータを分析し、案件ごとの営業利益や作業時間のランキングを表示。複数案件の状況を比較しやすく、メンバーのモチベーションアップにもつながる。また、利益シミュレーション機能により、利益率の改善に対して具体的なアプローチが可能に。
工数管理ツールとは、プロジェクトの時間や業務量、人員を把握・管理し、損益や業務効率を可視化・分析できるシステムです。
プロジェクトをマネジメントする立場の人にとって便利なだけでなく、メンバー間でも情報を共有しやすくなり、仕事を進めやすくなるといったメリットがあります。
工数管理ツールを導入する際は、業務での活用範囲や工数の入力方法などを考慮し、以下の4つのタイプを踏まえて検討を進めましょう。
（1）プロジェクト管理対応型
（2）工数管理特化型
（3）勤怠管理システムへの搭載型
（4）その他の特徴的なタイプ
更に、自社に最適な製品・サービスを選ぶために、以下の3つの比較ポイントにも注目してください。
（1）工数の入力方式
（2）複数プロジェクトへの配慮
（3）工程管理の必要性
自社の業務内容や体制に合ったツールを選定し、効果的に活用していきましょう。
工数管理ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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工数管理ツールの更に詳しい選び方は、こちらの選び方ガイドをご覧ください。
プロジェクト管理ツールの選び方ガイド(比較表付き)
株式会社ギャプライズ
導入実績12万社以上。 SNSのようなコミュニケーションと、Excelのようなデータ管理が一画面に集約・共有でき、チーム作業を可視化・効率化できるクラウド型業務...
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