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安否確認メールの整備で必要なことは?やり方や主なサービス

安否確認メールの整備で必要なことは?やり方や主なサービス

最終更新日:2021-05-11

災害やコロナ対策で安否確認のルールやツールの見直しを検討している担当者の方へ。企業における安否確認メールの詳しい仕組みや具体的なサービスを紹介しています。

目次

企業における安否確認メールの課題

企業にとって、従業員の安否を迅速に確認することは、被災後の事業継続にも関わるため欠かせません。対策として、緊急時の連絡手段や連絡フローを定めて、メールやビジネスチャットツールなど普段社内で利用しているインフラを用いて安否確認することにしている企業も多いでしょう。

しかし、それでは緊急時にうまく機能しない可能性が高いといえます。理由は次の2つです。

(1)安否確認に時間がかかる

誰に・どのように・何を・いつまでに連絡すれば良いのかなど、災害時の連絡フローが徹底されていないと連絡に時間がかかってしまいます。また、コミュニケーションツールが災害時に確実に動くかどうかを見極めなくてはいけません。東日本大震災のときには、電話回線やインターネット回線にアクセスが集中し、通信できないことが問題になりました。

さらに、自然災害大国の日本は、年間を通して地震や台風などあらゆる災害のリスクが想定されます。規模も大小さまざまなことから、どの程度の災害で安否確認連絡が必要なのか、事前に明確な基準を設けるのは困難です。災害が発生してから、安否確認が必要かどうかを判断し、従業員へ連絡を求めるとなると時間がかかります。

しかし、いずれも緊急事態が起きてみないと、何が原因で時間がかかるのか分からないため、危機管理体制としては不十分といえるでしょう。

(2)安否状況の集計遅延

災害発生時の被害状況を正確に把握し、従業員への指示を迅速に行うためには、上長や管理部門が安否状況を速やかに確認することが大前提です。しかし、メールやビジネスチャットなどで安否状況が個別に届くと集計に手間取ることが予想されます。その結果、全体の安否状況が掴めず、さまざまな判断の遅れにもつながります。

このように、緊急時には既存のコミュニケーションツールやルールでは、対応が不十分になりかねません。その点、「安否確認メール」なら、安否確認を迅速に行えるような仕組みや、安否状況も自動で集計するシステムも構築されているため、“いざというときに使える連絡網”として役立ちます。

近年、企業が自然災害、大火災などの緊急事態に遭遇した際に、損害を最小限にとどめながら事業の継続、早期復旧を可能にする方法や手段などを決めておく計画「BCP(Business Continuity Plan)」が注目されています。このBCPを実効性が伴うものにするためにも、安否確認を確実に行える仕組みが必要だといえます。

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企業に必要な安否確認メールの仕組みとは?

企業向けの「安否確認メール」は、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、従業員の安否をスムーズに確認するための機能を持つ専門ツールです。地震や台風などの自然災害、インフラ障害などの人為災害、新型コロナウイルス感染症のまん延などが発生したときに、安否確認の連絡手段としての利用に特化しています。

専門ツールは以下のような仕組みを持ちます。

<従業員への安否確認メールの配信>

  • 災害発生時に防災担当者が手動で送付するだけでなく、一定の条件(例えば対象地域で震度5以上が発生)を満たす場合にシステムから自動的に送信する方法があります。
  • メール配信においては、災害時でも大量のメールを遅延やエラーがなく配信ができるよう、大量配信に対応したメール配信エンジンを利用します。
  • 安否確認メールの配信が遅延する可能性も踏まえて、スマホアプリへのプッシュ通知などを併用することも増えています。

<従業員による安否情報の回答>

  • 安否確認メールを受け取った従業員は、スマホやPCなどから安否状況を回答します。
  • 回答方法は、「ログインして画面から回答」、「専用のアプリ画面から回答」、「メールにアンケートURLを付け、リンク先のフォームから回答」などのほか、「音声通話でガイダンスにしたがって回答」する方法もあります。
  • なお、回答に際しては、短時間で的確に回答できるよう、選択式であることが一般的です。

<安否情報の集計>

  • 回答状況の集計においては、組織図に基づき部門や部署ごとに自動的に集計されます。
  • 全従業員の安否を確認するために、未回答の従業員を自動的に抽出して、回答依頼を再送することもできます。

 

安否確認メールの運用イメージ

では、実際に安否確認メールを運用するときの流れを見ていきましょう。

安否確認メール運用の前提

安否確認メールは、次のようなケースでの利用を想定し、機能が最適化されています。

<自然災害>
地震、津波、台風、大雨、洪水、土砂災害、大雪など

<人為災害>
火災、爆発、停電、社内システムのダウン、交通網のマヒ、交通トラブルなど

<感染症>
新型コロナウイルス感染症、インフルエンザなどの感染拡大など

最近では、新型コロナウイルス感染拡大時に、一斉メール送信による感染拡大対策の周知やアンケート機能を使った検温登録などにも活用されています。

安否確認メール運用の流れ

<準備段階>
事前にしておくべきこととしては、管理者の設定、メールテンプレートの用意、従業員情報の登録、従業員のID発行、ログイン方法の説明などです。訓練機能を持つサービスもあるので、平時に動作確認をしておくといいでしょう。

<災害時の運用>
前項の「企業に必要な安否確認メールの仕組み」の通り、災害や緊急事態発生時に、管理者から(あるいは自動的に)緊急連絡や安否確認のメールを送信します。対象となる従業員がそのメールを受信し、返信することで安否を確認する、というのが基本の流れです。

安否の回答状況はシステム上で一括管理され、自動でアップデートされます。管理者は安否状況をWeb画面で確認できるため、安否状況の整理を短時間で実行でき、初動対応の計画の参考にできます。複数の管理者で状況を確認できるため、情報共有もスムーズです。

 

安否確認メールで確認する内容

安否確認メールで何を確認するべきかについては、発生した事態によっても異なります。例えば、自然災害であれば「怪我の有無」「出社の可否」「出社する場合の交通手段」「自宅の破損・倒壊の有無」などの確認が一般的です。

また、人為災害のうち社内システムのダウンであれば、まずは状況と安否確認メールに紐づく掲示板で情報を共有する旨など、今後のやり取りを示したメールを送ることが先決です。感染症の拡大においては、状況確認メールを流して、フォームに体温や諸症状の有無を入力してもらうかたちで従業員の体調を把握するという方法もあります。

各サービスで、ケースごとに適したメールのテンプレートや例文をまとめているので、実際の運用にあたってはそちらを参考にするといいでしょう。

 

安否確認メールの実現方法

安否確認メールの配信にあたっては、専用のサービスを利用します。クラウド型の安否確認サービスでも、耐震性の優れたデータセンターで構築されていることがほとんどなので、大規模な災害発生時にも安定した運用が期待できます(災害復旧対策やメールの配信遅延対策などはサービスにより違いあり)。

専用のサービスの導入に際しては、予算面がネックになりがちですが、安価なサービスであれば、1,000IDでも月額1万円(例:Biz安否確認/一斉配信)程度で利用できるため、導入しやすくなっています。

また、ここまでは安否確認メールのメリットや使い方を紹介してきましたが、自社には不要ということであれば、既存ツールや無料ツールの活用でも対応できます。例えば、社内SNS「WowTalk(ワウテック株式会社)」は、安否確認機能を備えており、トーク画面で安否確認の送信や回答ができます。また、オンラインで表計算ができるソフト「Googleスプレッドシート」を活用し、従業員の名前や安否確認の回答欄を設けたシートを用意しておけば、記入や集計しやすく、災害状況の把握・共有がスムーズです。

 

安否確認メールの具体的なサービス

こちらでは、安否確認メールを提供するサービスの特長をまとめています。

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Biz安否確認/一斉配信(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Biz安否確認/一斉通報

(出所:Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)

従業員の安否状況を迅速かつ確実に収集・集計するサービス。例えば、地震発生時に備えてあらかじめ震度を設定しておくと、その震度以上の地震が発生した際には、管理者の代わりにシステムから自動で利用者に安否状況登録依頼の連絡ができる。安否の集計画面はパソコンや携帯電話、スマートフォンから確認可能。
また、新型コロナウイルス感染症対策の一環としても使える、健康管理の自動化をサポート。毎朝決まった時刻に体温や諸症状の有無についてアンケートを取り、自動で集計できる。大手通信事業者であるNTTコミュニケーションズならではの堅牢なデータセンターで運用されており、さらに災害に備えて日本国内の複数箇所にシステムを設置し、24時間365日監視しているので非常時にも安心して利用できる。

  • 料金:月額1万円(1,000IDまで)~  初期費用なし〜

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安否コール(株式会社アドテクニカ)

安否コール

(出所:安否コール公式Webサイト)

安否確認の自動配信、回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信、掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達など、安否確認に求められる機能を網羅したサービス。なかでも特長的なのは、2018年に認証技術の特許を取得したID・パスワードの発行・管理が不要なシステム。携帯電話番号さえあれば登録可能で、ID・パスワードが不要なので管理者の手間が軽減。さらに登録やログインの手間を省けるため回答率の向上も期待できる。
非常時だけではなく平時にも使いやすいところも強み。簡単な操作ステップで在宅ワークの実施状況の確認、ミーティングの呼びかけ・日程調整、連絡事項の伝達などに活用できる。電話やチャットツールなどよりも圧倒的に早いスピードで情報収集や回答集計を行える。

  • 料金:月額1万5,000円(100名まで)~  初期費用10万5,000円

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安否LifeMail(株式会社コム・アンド・コム)

安否LifeMail

(出所:安否LifeMail公式Webサイト)

2000年当初から、災害時の安否確認メール配信システムの開発と販売を行ってきたパイオニア、株式会社コム・アンド・コムが手掛けるサービス。安否登録を行う際の位置情報をGPS経由で管理画面に表示できる機能を装備しており、管理者は従業員の安否確認と同時に位置情報の把握ができるため、災害時には被災した従業員の救援も可能。
また、設定している震度以上の地震情報が気象庁から発表されると、安否確認メールを即座に自動配信。受信した安否確認に返信すると、管理者と家族へ安否状況が配信される。管理者は全従業員の安否状況を一覧で確認できる。
さらに、独自開発の高速配信エンジン「アンピロイド」により、迷惑メールなどに振り分けられることなく確実にメールを配信。これまで、新潟中越地震・東日本大震災・熊本地震・大阪府北部地震・北海道胆振東部地震などが発生した際も、システムが止まることがなかったという強固なシステムを誇る。災害時の通信混雑を見越して、LINE、Twitter、Facebook などのSNSにも対応しているため、複数の連絡手段を活用できるのも安心。

  • 料金:月額80円(1ユーザー)~ 初期費用15万円

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らくらく連絡網(株式会社イオレ)

らくらく連絡網

(出所:らくらく連絡網公式Webサイト)

簡易かつ迅速に安否確認できるサービス。混乱が予想される緊急時に使いやすいように、宛先・件名・本文の入力不要で安否確認メールを送信できる仕様になっている。画面から安否確認メールを選択し、送信ボタンを押すだけでメーリングリストに追加されている従業員にメールが配信される仕組み。アプリ版は「メールを開くだけ」、WEB版はメールを開いたあとに「安否報告ボタンをタップするだけ」で簡単に安否を回答できる。メール送信者は、一画面で既読人数やコメントを確認可能。
また、災害時の居場所や地図、集合場所など共有したいことを、簡単に伝えられるように写真やPDF、Excelなどのファイルをメールに添付できるため、行き違いや混乱の防止に役立つ。
また、日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けできるため、平時の使い勝手もいい。操作が簡単なので回答が集まりやすいうえに、未回答者にはワンタップで催促できるので便利。

  • 料金:月額無料 ※有料版は月額5,500円(税込)~ 初期費用なし

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e-安否(株式会社ラビックス)

e-安否

(出所:e-安否公式Webサイト)

2008年の岩手・宮城内陸地震、2011年の東日本大震災などの大災害に遭った株式会社ラビックスが、自社の被災経験をもとに改良を重ねたサービス。大きな特長は、「地震速報連動配信」「GPS位置情報」「家族メール」の3点。「地震速報連動配信」は、気象庁から発報される緊急地震速報をシステムが受信し、緊急地震速報のキャッチと同時に安否確認メールを自動で一斉配信できる機能。位置情報サービスをONにしておけば、スマートフォンや携帯電話のGPS機能を利用し、安否メールの回答と同時に位置情報も報告可能。
従業員は届いたメールを開封、URLを押し、回答画面から自分の状況を選ぶだけの3ステップなので利用しやすい。安否報告を自動で集計できるので、管理者の負担も少ない。
操作・閲覧権限はカスタマイズできるので、各組織に責任者を置き、責任者が安否確認を行うというように臨機応変な運用を実現。
北海道石狩という地盤の固い地域にあるデータセンターを利用しており、震度6強の地震にも耐える制震・耐震・免震構造の建物で管理されているので、災害時も安心だ。

  • 料金:月額無料(20名まで、機能制限あり)

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※表記のないものは、全て税抜料金です。

 

まとめ

災害が起きたとき、迅速に安否確認を行うことで、初動体制の早期構築や実効性のある対策にもつながります。逆に安否確認が遅れることで、事業の中断、ステークホルダーからの信頼喪失、危機管理に対する内外からの不信感など、さまざまな損害が広がる原因にもなりかねません。

災害が多い日本でのビジネスにおいてはBCPの重要性はますます高まるばかり。「備えあれば憂いなし」という言葉通り、安否確認に特化した専用のサービスは、災害や緊急時に企業活動を守ってくれる大きな備えであることは間違いないでしょう。

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また、今回ご紹介した安否確認メールサービスの詳しい選び方や比較表はこちらでご紹介していますので、あわせてご覧ください。

安否確認システムの選び方ガイド ~災害時に本当に必要な機能とは?~

安否確認サービス

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