最終更新日:2023-05-01
災害やコロナ対策で安否確認のルールやツールの見直しを検討している担当者の方へ。企業における安否確認メールの詳しい仕組みや具体的なサービスを紹介しています。
災害発生時に、企業が従業員の安否を迅速に確認することは、従業員とその家族の安全を守るのはもちろん、被災後に事業を継続するためにも重要です。その対策として、あらかじめ緊急時の連絡手段や連絡フローを定めて、メールやビジネスチャットなど普段社内で利用しているコミュニケーションツールを用いた安否確認を検討している企業も少なくないでしょう。
しかし、それでは対策として十分とは言えず、緊急時にうまく機能しない可能性があります。理由は次の2つです。
「いつ・誰に・何を・どのように」連絡すべきなのか、災害時の連絡フローがしっかりと構築されていないと、連絡をするまでに手間取り、時間がかかってしまいます。また、想定しているコミュニケーションツールが災害時に使用できるかも不確実です。東日本大震災の発生時には、電話回線やインターネット回線にアクセスが集中し、通信できないことが問題になりました。
更に、年間を通して地震や台風など、規模を問わず様々な災害リスクが想定される日本では、「どの程度の災害で安否確認連絡が必要なのか」事前に明確な基準を設けるのは困難です。災害が発生してから安否確認が必要かどうかを判断し、従業員に連絡して回答を求めるとなると、想定以上に時間がかかります。
災害発生時の被害状況を正確に把握し、従業員への指示を迅速に行うためには、上長や管理部門が安否状況を速やかに確認することが大前提です。しかし、メールやビジネスチャットなどで安否状況が個別に届くと集計に手間取ることが予想されます。その結果、全体の安否状況が掴めず、さまざまな判断の遅れにもつながります。
このように、緊急時には既存のコミュニケーションツールやルールでは、対応が不十分になりかねません。その点、「安否確認メール」なら、安否確認を迅速に行えるような仕組みや、安否状況も自動で集計するシステムも構築されているため、“いざというときに使える連絡網”として役立ちます。
近年、企業が自然災害、大火災などの緊急事態に遭遇した際に、損害を最小限にとどめながら事業の継続、早期復旧を可能にする方法や手段などを決めておく計画「BCP（Business Continuity Plan）」が注目されています。このBCPを実効性が伴うものにするためにも、安否確認を確実に行える仕組みが必要だといえます。
安否確認メールサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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企業向けの「安否確認メール」は、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、従業員の安否をスムーズに確認するための機能を持つ専門ツールです。地震や台風などの自然災害、インフラ障害などの人為災害、新型コロナウイルス感染症のまん延などが発生したときに、安否確認の連絡手段としての利用に特化しています。
専門ツールは以下のような仕組みを持ちます。
では、実際に安否確認メールを運用するときの流れを見ていきましょう。
安否確認メールは、次のようなケースでの利用を想定し、機能が最適化されています。
地震、津波、台風、大雨、洪水、土砂災害、大雪など
火災、爆発、停電、社内システムのダウン、交通網のマヒ、交通トラブルなど
新型コロナウイルス感染症、インフルエンザなどの感染拡大など
最近では、新型コロナウイルス感染拡大時に、一斉メール送信による感染拡大対策の周知やアンケート機能を使った検温登録などにも活用されています。
事前にしておくべきこととしては、管理者の設定、メールテンプレートの用意、従業員情報の登録、従業員のID発行、ログイン方法の説明などです。訓練機能を持つサービスもあるので、平時に動作確認をしておくといいでしょう。
前項の「企業に必要な安否確認メールの仕組み」の通り、災害や緊急事態発生時に、管理者から（あるいは自動的に）緊急連絡や安否確認のメールを送信します。対象となる従業員がそのメールを受信し、返信することで安否を確認する、というのが基本の流れです。
安否の回答状況はシステム上で一括管理され、自動でアップデートされます。管理者は安否状況をWeb画面で確認できるため、安否状況の整理を短時間で実行でき、初動対応の計画の参考にできます。複数の管理者で状況を確認できるため、情報共有もスムーズです。
安否確認メールで何を確認するべきかについては、発生した事態によっても異なります。たとえば、自然災害であれば「怪我の有無」「出社の可否」「出社する場合の交通手段」「自宅の破損・倒壊の有無」などの確認が一般的です。
また、人為災害のうち社内システムのダウンであれば、まずは状況と安否確認メールに紐づく掲示板で情報を共有する旨など、今後のやり取りを示したメールを送ることが先決です。感染症の拡大においては、状況確認メールを流して、フォームに体温や諸症状の有無を入力してもらうかたちで従業員の体調を把握するという方法もあります。
各サービスで、ケースごとに適したメールのテンプレートや例文をまとめているので、実際の運用にあたってはそちらを参考にするといいでしょう。
安否確認メールの配信にあたっては、専用のサービスを利用します。クラウド型の安否確認サービスでも、耐震性の優れたデータセンターで構築されていることがほとんどなので、大規模な災害発生時にも安定した運用が期待できます（災害復旧対策やメールの配信遅延対策などはサービスにより違いあり）。
専用のサービスの導入に際しては、予算面がネックになりがちですが、安価なサービスであれば、1,000IDでも月額1万円（例：Biz安否確認/一斉通報）程度で利用できるため、導入しやすくなっています。
また、ここまでは安否確認メールのメリットや使い方を紹介してきましたが、自社には不要ということであれば、既存ツールや無料ツールの活用でも対応できます。たとえば、社内SNS「WowTalk（キングソフト株式会社）」は、安否確認機能を備えており、トーク画面で安否確認の送信や回答ができます。また、オンラインで表計算ができるソフト「Googleスプレッドシート」を活用し、従業員の名前や安否確認の回答欄を設けたシートを用意しておけば、記入や集計しやすく、災害状況の把握・共有がスムーズです。
こちらでは、安否確認メールを提供するサービスの特長をまとめています。
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(出所：Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)
従業員の安否状況を迅速かつ確実に収集・集計するサービス。たとえば、地震発生時に備えてあらかじめ震度を設定しておくと、その震度以上の地震が発生した際には、管理者の代わりにシステムから自動で利用者に安否状況登録依頼の連絡ができる。安否の集計画面はパソコンや携帯電話、スマートフォンから確認可能。
また、新型コロナウイルス感染症対策の一環としても使える、健康管理の自動化をサポート。毎朝決まった時刻に体温や諸症状の有無についてアンケートを取り、自動で集計できる。大手通信事業者であるNTTコミュニケーションズならではの堅牢なデータセンターで運用されており、さらに災害に備えて日本国内の複数箇所にシステムを設置し、24時間365日監視しているので非常時にも安心して利用できる。
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(出所：安否コール公式Webサイト)
安否確認の自動配信、回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信、掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達など、安否確認に求められる機能を網羅したサービス。なかでも特長的なのは、2018年に認証技術の特許を取得したID・パスワードの発行・管理が不要なシステム。携帯電話番号さえあれば登録可能で、ID・パスワードが不要なので管理者の手間が軽減。さらに登録やログインの手間を省けるため回答率の向上も期待できる。
非常時だけではなく平時にも使いやすいところも強み。簡単な操作ステップで在宅ワークの実施状況の確認、ミーティングの呼びかけ・日程調整、連絡事項の伝達などに活用できる。電話やチャットツールなどよりも圧倒的に早いスピードで情報収集や回答集計を行える。
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（出所：安否LifeMail公式Webサイト）
2000年当初から、災害時の安否確認メール配信システムの開発と販売を行ってきたパイオニア、株式会社コム･アンド･コムが手掛けるサービス。安否登録を行う際の位置情報をGPS経由で管理画面に表示できる機能を装備しており、管理者は従業員の安否確認と同時に位置情報の把握ができるため、災害時には被災した従業員の救援も可能。
また、設定している震度以上の地震情報が気象庁から発表されると、安否確認メールを即座に自動配信。受信した安否確認に返信すると、管理者と家族へ安否状況が配信される。管理者は全従業員の安否状況を一覧で確認できる。
さらに、独自開発の高速配信エンジン「アンピロイド」により、迷惑メールなどに振り分けられることなく確実にメールを配信。これまで、新潟中越地震・東日本大震災・熊本地震・大阪府北部地震・北海道胆振東部地震などが発生した際も、システムが止まることがなかったという強固なシステムを誇る。災害時の通信混雑を見越して、LINEにも対応しているため複数の連絡手段を活用できるのも安心。
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（出所：エマージェンシーコール公式Webサイト）
提供から30年、導入実績4,900社以上の信頼と実績を持つ安否確認システム。2拠点同時稼働によって安定したサービスを提供、危機管理ポータルサービス「BCPortal」との連携で危機対応力強化を総合的に支援する。
安否回答率・連絡内容の確認率100%達成にこだわり。従業員一人につき10件まで連絡先を登録でき、複数手段でのアプローチが可能。連絡がつかない場合には、最大100回まで繰り返し発信する。メールや音声通知のほか、LINEでの連絡にも対応。音声の場合はガイダンスに従って操作、メールやアプリの場合は、添付URLからそのまま回答できる。また、従業員側からシステムに直接アクセスして自主的に回答することも可能。状況に応じて回答方法を選択できるため、回答率が向上する。
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(出所：ANPiS公式Webサイト)
シンプルな設計で操作性に優れ、迅速な安否確認を実現できるサービス。関西電力が提供している。災害が発生したら安否確認メールが自動配信され、従業員は受け取ったメールの回答フォームにアクセスして質問に答えるだけ。回答情報は自動集計され、未回答者へは自動リトライ機能なども備わっている。また、メール配信は詳細な設定も可能で、地震の震度や各種注意報、従業員の居住地など様々な条件を事前に指定することができる。更に、LINE連携オプションを使えばメールだけでなくLINEでの配信もできるので、管理者はより迅速な安否確認が可能となる。
また、初期費用無料で月額6,000円から使用できる安価な設定なので、コストを抑えつつBCP対策をしっかり行いたい企業にはおすすめ。
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（出所：安否確認bot for LINE WORKS公式Webサイト）
LINE WORKSや個人LINEをはじめ、メールでも安否確認メッセージを配信できるシステム。Webへのアクセスやログインは不要で、従業員はLINE WORKSのチャットbotから直接回答することが可能。回答率を向上できる。また、管理者側は質問と選択肢の内容を最大10問まで自由にカスタマイズできるほか、メールアドレスやID、パスワードなどの管理もいらないため、管理業務の負担軽減につながる。
地震・津波はもちろん、洪水警報や大雨特別警報なども含めた8つの警報をリアルタイムに受信して、すぐに安否確認メッセージを配信。回答の集計結果は自動通知され、グラフで確認可能。急な災害でも迅速かつ正確な状況把握を実現する。
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(出所：らくらく連絡網公式Webサイト)
簡易かつ迅速に安否確認できるサービス。混乱が予想される緊急時に使いやすいように、宛先・件名・本文の入力不要で安否確認メールを送信できる仕様になっている。画面から安否確認メールを選択し、送信ボタンを押すだけでメーリングリストに追加されている従業員にメールが配信される仕組み。アプリ版は「メールを開くだけ」、Web版はメールを開いたあとに「安否報告ボタンをタップするだけ」で簡単に安否を回答できる。メール送信者は、一画面で既読人数やコメントを確認可能。
また、災害時の居場所や地図、集合場所など共有したいことを、簡単に伝えられるように写真やPDF、Excelなどのファイルをメールに添付できるため、行き違いや混乱の防止に役立つ。
また、日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けできるため、平時の使い勝手もいい。操作が簡単なので回答が集まりやすいうえに、未回答者にはワンタップで催促できるので便利。
(出所：e-安否公式Webサイト)
2008年の岩手・宮城内陸地震、2011年の東日本大震災などの大災害に遭った株式会社ラビックスが、自社の被災経験をもとに改良を重ねたサービス。大きな特長は、「地震速報連動配信」「GPS位置情報」「家族メール」の3点。「地震速報連動配信」は、気象庁から発報される緊急地震速報をシステムが受信し、緊急地震速報のキャッチと同時に安否確認メールを自動で一斉配信できる機能。位置情報サービスをONにしておけば、スマートフォンや携帯電話のGPS機能を利用し、安否メールの回答と同時に位置情報も報告可能。
従業員は届いたメールを開封、URLを押し、回答画面から自分の状況を選ぶだけの3ステップなので利用しやすい。安否報告を自動で集計できるので、管理者の負担も少ない。
操作・閲覧権限はカスタマイズできるので、各組織に責任者を置き、責任者が安否確認を行うというように臨機応変な運用を実現。
北海道石狩という地盤の固い地域にあるデータセンターを利用しており、震度6強の地震にも耐える制震・耐震・免震構造の建物で管理されているので、災害時も安心だ。
※表記のないものは、全て税抜料金です。
災害が起きたとき、迅速に安否確認を行うことで、初動体制の早期構築や実効性のある対策にもつながります。逆に安否確認が遅れることで、事業の中断、ステークホルダーからの信頼喪失、危機管理に対する内外からの不信感など、さまざまな損害が広がる原因にもなりかねません。
災害が多い日本でのビジネスにおいてはBCPの重要性はますます高まるばかり。「備えあれば憂いなし」という言葉通り、安否確認に特化した専用のサービスは、災害や緊急時に企業活動を守ってくれる大きな備えであることは間違いないでしょう。
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また、今回ご紹介した安否確認メールサービスの詳しい選び方や比較表はこちらでご紹介していますので、あわせてご覧ください。
安否確認サービス
安否確認サービス
★★★★★ 5.0 1件の口コミ・評判
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