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企業に必要な安否確認とは?実施方法もご紹介

企業に必要な安否確認とは?実施方法もご紹介

2020-06-05

災害や事故に備え、従業員の安否確認を行う仕組みを整えたいが、日常のコミュニケーションツールでもよいのか、どのようなツールを選んだら良いのか分からないとお悩みの方へ、企業に必要な安否確認の方法やおすすめの安否確認システムについてご紹介します。

目次

企業に必要な安否確認とは?

ウィルスの蔓延・パンデミック、季節ごとの自然災害、各地での地震など、様々な災害との共存を余儀なくされている今の日本において、自治体などで対策が取られていますが、当然ながら企業単位においても対策が必要です。企業に必要な対策とは、従業員の身の安全を確認するのはもちろんのこと、事業継続に向けて情報を集めることが重要となります。

具体的には、以下の3つのポイントを押さえた安否確認を行える必要があります。

  • 確実に連絡がとれること

当たり前のことですが、従業員の安否を確認する際、全員に漏れなく、確実に連絡を取らなくてはなりません。そのためには、一人の漏れもなく、連絡のつきやすい連絡先を把握し、しかるべき相手に共有しておく必要があります。危機管理マニュアルや緊急連絡網が整備されていれば、それに従って連絡がとれるため、日頃から整備し、最新情報にアップデート、そしてそれを各自が所有しておくことが重要です。

ただし、連絡手段を決める際、電話は輻輳などでつながらない可能性があるため、電話以外の連絡手段も考えておく必要があります。

  • 従業員だけでなく、家族の状況も把握できること

従業員の身の安全の確認に加え、家族のサポートも企業の使命と言えます。人道的な観点はもちろんのこと、例えば従業員本人が無傷でも家族の手当て等に追われることがあれば出社が難しくなり、事業の継続に支障が出てきてしまう、といった現実的な観点からも、家族の状況把握は必須事項と言えます。

災害発生時の瞬間的な安否報告だけでなく、感染症の流行等で、長期的に体調を確認したいといったニーズもあります。その際、社員や同居する家族の病状や回復状況を、定期的に確認する機能を持つものもあります。

  • 防災担当者が状況を素早く把握できること

安否確認の際に把握すべきは、人数だけではありません。全体だけでなく、組織や部門ごとに状況を把握する必要があります。例えば、すぐに出社してダウンしてしまったサーバーの保守ができる人、プレスリリースなど社外への発信ができる人、取引先への状況報告を行えるしかるべき立場の人、など緊急時に求められる人材の把握、また該当者がいない場合は代わりに行える人を素早く見つけなくてはいけません。災害時はドタバタしているので、その集計に時間を費やすことなくスムーズに対応する必要があります。

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利用中のインフラを使った安否確認の方法

前項で確認したように、企業にとっての安否確認は、「漏れなく確実に」、「家族の状況も」、「組織・部署ごとに」把握する必要があることが分かりました。では企業が日常的に利用しているインフラを使って安否確認を行う場合はどのように行うのでしょうか。

インフラと一口にいっても様々で、電話やメールはどこの企業でも持っていますが、最近では、Slack、Microsoft TeamsやChatworkなどのチャットツールを利用している企業も多いです。また、社内掲示板となるグループウェアなどを利用している企業も多いです。

これらを使って緊急時の安否確認を行う場合、ポイントとなるのは下記の3点です。要は「何でどのように連絡するかを決めておく」ということになります。詳しく3点見ていきましょう。

  • 連絡方法を決める

まず、どの方法で連絡を取るのか、連絡方法を決めておくことが必要です。あらかじめ決めておくことで、どの連絡手段を取ったらよいのか、緊急時に迷いがなくなります。メール、電話、チャットツールなど複数の手段を用意しておき、どれかで連絡すればよい、としておくとよいでしょう。

また例えば、基本は“電話”で連絡するが、相手が出ない、あるいは輻輳で発信できない場合は“チャットツール”で連絡する、チャットが〇分以内に既読にならない、または返事がない場合は“メール”をする、のように順番を定めておくといった方法もあります。ただし、あまりややこしく決めてしまうとやりにくくなるため、あくまでも緊急時の頭でシンプルに対応できる方法にすべきです。

なお、従業員からの連絡だけでなく、企業からの連絡手段も決めておく必要があります。例えば、グループウェアの掲示板と、チャットツールの災害連絡用チャネルで伝達する、などです。ただし、出社して会社のPCからでないとグループウェアやチャットツールを確認できない、といった環境の人が多い場合は、別の方法にした方が良いでしょう。緊急時のみ使用する、とした上で了解を得て、プライベート利用のアドレスやアカウントを集めて、メーリングリストや、LINEグループなどを作成しておくのも手です。どの連絡手段が最適かは、PC環境や従業員の年齢層等で様々なため、一概に言えませんが、何より重視すべきは、「確実に連絡が取れる」手段を選ぶ、ということです。

  • 何をどのように伝えるかを決める

連絡手段の次に、伝達内容もあらかじめ決めておくとスムーズです。本人の状態はどうなのか、家族も無事なのか、出社はできるのか、自宅待機を希望するのか、といった点です。本人と家族が無事で出社する意思があっても、公共交通機関のストップなどの事情で出社できない、出社予定時刻が見えないといった可能性もあります。

出社に関しては、遠方からの電車通勤が多いオフィス、自家用車での出社が多い企業、近隣住民のパートの多い職場等、それぞれ事情が異なるため、自社にとって必要な情報をあらかじめ洗い出して決めておくことが大切です。

  • 集計の工夫をする

連絡手段や報告内容の準備に加え、報告をスピーディに集計できる方法もあらかじめ決めておくことが重要です。例えば、無事ですぐ出社できる、というほっとする報告が来たとしても、何十人もの連絡を対策本部で受けた場合、誰が連絡してきたのか、誰がまだなのか、を集計して確認するのは骨の折れる作業です。確認が取れていない相手には、連絡がつくまで繰り返し連絡し続ける必要があるため、集計をスピーディに行うことは非常に重要となるのです。

こういった集計作業を効率化するためには、各部署のグループリーダーや課長が一旦取りまとめるなど、ワンクッションおいた上で対策本部に連絡する流れが必要です。

また、運用方法の工夫例としては、Excel表をオンラインで共有できるGoogleスプレッドシートのようなものに、各従業員が状況を記入していくという方法があります。あらかじめ従業員の名前を記載しておき、それ以外の情報を本人が記入する方式にすれば、誰が記入したのか、していないのか、人数がある程度多くても効率的に把握できます。

 

安否確認システムによる安否確認の方法・ポイント

前項でご紹介したように、現在利用しているサービスやGoogleスプレッドシートのような無料ツールを用いれば、費用をかけずにある程度効率的に安否確認を行える可能性があります。

ただし、それらのサービスが災害時でも強いのか、例えばアクセスが一時的に集中してもサーバーダウンしないで利用できるのか、緊急時でもスムーズに操作できるのか、細かく決めたルールに従って利用できるのか、といった点ではどうしても不安が残ります。実際起こってみないと分からない、といったケースもあるでしょう。

それならば安否確認を専門とし、過去の災害時の稼働実績を持つサービスを用いた方が安心です。安否確認システムの機能を利用し、万が一対策本部の発信者がトラブルで発信できなかった場合のリスクや、連絡が取れない人へ何度も連絡をしなくてはいけない手間をなくしておくと、緊急時でもよりスムーズな運用が期待できます。安否確認システムの活用のポイントを具体的に3点ご紹介します。

  • 自動化の活用

使い慣れたコミュニケーションツールではなく、わざわざ安否確認システムを導入する価値のある一番のポイントは、安否確認システムの持つ自動化機能を活用する点です。

例えば、災害が発生して、「状況を入力してください」と従業員に伝えようにも、担当者自身が被災してしまうなど、災害対策本部の初動が遅れてしまうと始められません。その点、安否確認システムの「自動メール配信機能」を利用すると、気象庁からデータを受信し、あらかじめ設定した震度を記録した該当エリアに、自動でメール配信あるいはアプリ通知ができます。サービスによっては地震の他に津波にも対応しているため、一刻を争う有事の際にも役立ちます。

集計に関しても同様に自動化機能があります。安否確認メールに対し、従業員が返信・入力した際には、それらを随時自動的に集計し、組織・部門や拠点ごとに、確認できる機能が大いに活用できるため、集計者の手間が省けます。さらに、未入力者には、入力を促すメールを自動的に再送する機能もあるため、担当者は別の対応に注力することができます。

  • スマホアプリの設定

簡単操作で利用できる安否確認システムのスマホアプリを活用することで、災害時に慌てていてもスムーズに確認、回答できるようになります。

普段から自宅のPCでグループウェアが利用できる環境だったとしても、災害時にURLを探してログインするのに手間取ってしまうことや、停電の場合はPCの電源が取れず、スマホのバッテリー頼み、あるいはスマホだけ握りしめて避難、という可能性もあります。物理的にも心理面でも、有事の際はスマホくらいしか操作できない、といったことを念頭に置いて準備をするのがよいでしょう。安否確認システム専用のスマホアプリを用意し、いつでもすぐにアクセスできるようにしておくと安心です。なお、すぐ気づけるようにアプリ通知をONにして設定しておくとよいです。

  • 訓練して慣れておく。アンケートなど日常使いもできればさらによし

安否確認に特化し、いかに使いやすいシステム・アプリだったとしても、従業員が利用してくれないと意味がありません。普段からテストメールを送信して訓練を行うことで、使い方に慣れてもらうことや、また機種変更などの際もアプリを再ダウンロードしておいてもらうことができます。さらに有事の際だけでなく、社内イベントの日程調整や業務アンケートなどに利用することで、日常から送信・回答しておくと、本当に必要な災害時に機能してくれることは間違いありません。

 

おすすめの安否確認システム

ここまでご紹介した安否確認方法を実現できる、おすすめの安否確認システムをご紹介します。

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Biz安否確認/一斉通報(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Biz安否確認/一斉通報

(出所:Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)

NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型の安否確認システム。地震の時の自動送信機能、回答の自動集計機能や、回答の登録がされていない場合に自動で再連絡するリトライ機能あり。スマートフォンアプリでは安否回答の他、気象・災害情報や防災マップを確認できる。一斉通報機能を利用して、平時にも連絡ツールとして活用できる。

通信キャリアによる高信頼のシステム運用により、全国規模の大規模災害発生時にも安心して利用可能。東日本大震災でも稼働実績。数十IDから、数万IDまで、幅広い規模の企業に導入実績あり。

  • 初期費用100,000円~ + 基本使用料10,000円~/月 + サービス使用料20円~/ID
  • 利用できる機能によって2段階のプラン設定。お手軽プランでも地震時の自動送信対応。
  • 家族内連絡や音声での安否確認機能はオプション。
  • 2週間の無料トライアルあり。

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安否コール(株式会社アドテクニカ)

安否コール

(出所:安否コール公式Webサイト)

ID・パスワードが不要で利用できる点が特長の安否確認システム。上場企業や大手企業、病院、大学など1,000社以上の導入実績あり。東日本大震災時も熊本地震でも問題なく稼働した実績あり。気象庁データと連動し、地震だけでなく津波の情報に応じた自動配信機能あり。ユーザーは管理者から提供されたQRコードを読み込むだけで簡単に登録できるアプリの操作性に定評あり。回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信も可能。緊急時だけでなく日程調整や出欠確認などの普段使いにも最適。

ID・パスワードが不要で利用できるため管理の手間が軽減されるほか、いざという時にも迷いなく利用できることが魅力。メールアドレス不要で携帯電話番号さえあれば登録可能な手軽さも人気。掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達など充実した機能。家族の安否確認も可能で、コメントや位置情報の共有ができる。

  • 100名までは月額15,000円。
  • 家族の安否機能は標準料金内で利用可能。
  • 1か月間の無料トライアルあり。

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安否LifeMail(株式会社コム・アンド・コム)

安否LifeMail

(出所:安否LifeMail公式Webサイト)

月額料金は安価だが、企業に役立つ機能がオプションでなく標準装備された点が人気の安否確認システム。地震や津波時の自動配信機能、訓練メール機能、通常業務に利用できるアンケート機能、家族への安否通知機能などを標準装備。社員や同居する家族の病状や回復状況を定期的に確認できる機能も。

大手企業、地方自治体、医療機関などで約200万人が利用、東日本大震災他、大きな地震でも安定稼働した実績。

通信状態が不安定になりやすい災害時でも連絡が取りやすいよう、複数の連絡手段が用意されている点も強み。メールの他に、LINE・Twitter・Facebookといった3大SNSと連携し、SNSアプリでも通知を受けられる。GPS経由の位置情報のデータの利用・確認もでき、被災した利用者の救援時にも役立つ。同社の開発した高速配信システム「アンピロイド」を利用し、日本気象協会から発信された災害情報を瞬時に配信。

一名あたりの月額料金が80円と低価格なため、中小企業や急成長中の企業でも継続して利用しやすい点も定評あり。

  • 料金 初期費用150,000円 + 月額80円/人~。

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エマージェンシーコール(インフォコム株式会社)

 エマージェンシーコール

(出所: エマージェンシーコール公式Webサイト)

阪神淡路大震災での経験をもとに誕生した緊急連絡/安否確認システム。気象庁データと連動しての地震時の自動発信機能あり。回答率100%にこだわり、一人当たりの連絡先を10件まで登録でき、連絡がつくまで(安否回答またはメッセージ確認があるまで)最大100回まで繰り返し自動発信。アプリでの簡単回答。

東日本大震災や熊本地震においても安定稼働を続け、高い回答率を誇った実績あり。Excelなどから大量の社員情報を一括で容易に登録可能。サービスの安定稼働を継続するため、24時間365日の監視体制で、関東と関西など2拠点で同時稼働。

  • 料金 初期費用200,000円 + 月額費用40,000円(100名まで)

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もっと詳しく安否確認システムについて知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

【比較表】安否確認システム比較13選!導入メリットとBCP対策のポイント

目次 安否確認システムとは? 安否確認システムの導入メリット 安否確認システムの主な機能 BCP対策として安否確認で取り組むべき...

安否確認サービス

まとめ

地震、津波、台風、大雪、そしてウィルスの蔓延など、自然災害と隣り合わせで企業が大切な従業員を守り、事業を継続していくにあたり、簡単操作でいざという時も安心の安否確認システムについてご紹介しました。ITやスマホの普及により、普段のコミュニケーションツールは電話やメールだけでなく、チャットやSNS、グループウェアなど多岐にわたりますが、有事の際に求められるのはシンプルで確実につながる連絡手段です。また自動化機能を活用して災害対策担当者が本来あたるべき業務に集中できる環境を用意することも大切です。自社に合った安否確認システムを探し、災害に備えた安心した職場作りの第一歩を踏み出しましょう。

安否確認システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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また、今回ご紹介した安否確認システムの詳しい選び方や比較表はこちらでご紹介していますので、あわせてご覧ください。

安否確認システムの選び方ガイド ~災害時に本当に必要な機能とは?~

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安否確認システム 14サービス徹底比較表(株式会社アドテクニカ提供)

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