ASPIC公式サービス【アスピック】

  • TOP
  • 特集記事
  • 企業向け緊急連絡網の作り方。連絡手段はメール?アプリ?

企業向け緊急連絡網の作り方。連絡手段はメール?アプリ?

企業向け緊急連絡網の作り方。連絡手段はメール?アプリ?

2019.09.12

自然災害などの緊急時に備えた社内の連絡体制について不安をお持ちの方へ、企業向け緊急連絡網の作成のポイント、周知方法、連絡手段、そしておすすめの安否確認システムについてご紹介します。先延ばしにせず、連絡体制を整え、安心して業務に集中できる環境作りが大切です。

緊急連絡時に有効な安否確認システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

まとめて資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

目次

企業向け緊急連絡網とは?

緊急連絡網とは、一般的に災害やトラブルなどの緊急事態発生時に、どのような順番で誰がどこに連絡するのかを定めたものです。国内の全ての学校は危機管理体制の整備として「危機管理マニュアル」の作成が義務付けられており、同様に大手など一部の企業でも、「危機管理マニュアル」を制定しており、その中で連絡方法については緊急連絡網を作成しています。一方で「危機管理マニュアル」までは制定していないが、緊急時の対応方法について最低限を整備しなくてはという企業にとって必要なのは緊急連絡網の存在です。

よくあるのは、組織の体制図に応じて、担当から課、課から部、部から本部などへ、またその逆コースで連絡するようなフロー図と、その連絡先が記載されたものです。加えて大事なのは連絡方法で、電話なのかメールなのか、どの連絡手段で伝えるか決めておく必要があります。

企業の場合は、地震や豪雨、台風など、地域住民一帯が被害を受けるような自然災害時はもちろんのこと、オフィスビルのトラブルや自社工場の事故のように社内に速やかに周知しなくてはいけない問題、また重大なリコールや個人情報流出のような対外的に「知らなかった」では済まされない案件など様々なケースがあるため、あらゆる場面を想定した上で作成しなくてはいけません。

ここでは、危機管理マニュアルを制定するほどではないが、最低限の緊急連絡網やそのための手段を整備しなれければ、と思っている方々に向けて緊急連絡網の作成方法やポイントをご紹介します。

 

企業向け緊急連絡網の作成のポイント

企業向け緊急連絡網を作成するにあたり、どのようなポイントに気を付けて作成したらよいのでしょうか。昔のように、自宅の電話番号を載せた名簿をコピーして配る、だけではいろいろと問題ありです。下記の3つのポイントに沿って作成方法を見ていきましょう。

  1. 記載項目を決める

緊急連絡網に載せる項目を決めます。

  • 連絡先(複数の連絡手段を用意する)

まず、電話番号は、最近は家に固定電話を持たない人も多いため、携帯電話番号を掲載すればよいですが、震災などで携帯電話キャリアが通信制限になった時に備え、固定電話も併記しておけば安心です。携帯電話番号は、会社支給のものであればよいですが、個人の携帯電話番号を載せる場合は、本人の同意を得ることが重要です。

次に、メールアドレスも必須です。急ぎの時はメールより電話、というイメージがありますが、一斉に複数人に発信したい場合や、トラブルの詳細を時系列で説明する場合などには、電話よりメールの方が適しているのは明らかです。メールはガラケーとフリーメール(Gmailなど)との相性や、フィルターではじかれるなどのトラブルもあるため、普段からテストしてきちんと受信できるか確認しておく必要があります。

また、既読が分かるLINEなどのSNSや、Slackなどのチャットツールも連絡手段としてはありですが、自分と相手が両方インターネットにつながっていて、アプリが正常に動作するのが前提のため、それだけに頼らず、あくまでも電話とメールの次の第三、第四の手段として押さえておくのがよいでしょう。

番外編として、個々の連絡に使う携帯や家の固定電話だけでなく、オフィスの電話番号も、連絡網の欄外等に忘れずに記載しておきましょう。万が一災害等で自分のスマホやPCが作動せず、他人の携帯電話を貸してもらったとして、自社の電話番号、暗記していますか?メールやチャットでのコミュニケーションが主流となっていますし、インターネットで調べようにも、問い合わせをメールのみにしていて電話番号を掲載していない企業も多いです。営業時間後や土日に自動音声に切り替わるような代表電話じゃ意味がありません。

  • 連絡する順番、フロー

緊急時はスピードが大事!とはいえ、日々の業務でトラブルを見つけた場合に、見つけた社員が社長に直接電話で報告することはあり得ません。下から上への報告の手順が決まっているはずです。同様に、上から下へ伝える緊急連絡網もフローを守って連絡することが求められます。とはいえ大きな組織の場合はあまり階層が深すぎると、発信からの時間がかかりすぎてしまうため、適度にする必要があります。

  • 中間とりまとめ役(グループ単位で集計・確認役を決めておく)

ただ情報を周知するだけなら一方通行の連絡網で伝わりますが、安否状況や出社の可否を確認する場合、回答をどこかに集約する必要があります。集約する人の手間がなく、早く正確に把握するためには、「〇〇さん宛にメールで連絡する」など、担当者だけでなく、連絡手段も決めておくべきです。

  1. 発動条件を決める

連絡先等、記載事項を決めたら、次に緊急連絡網の発動条件を決定しておきましょう。発動条件は主に2種挙げられます。

  • 自発的な発動

危機管理本部長(多くの企業では社長)からの発動が一般的です。本部長が緊急事態と判断し、指示を出すことで、緊急連絡網に沿った連絡が行われます。

なお、危機管理マニュアルを制定していても、本部長不在時の想定がされていなく、東日本大震災の際に、被災地で多くの企業で社長(市町村の場合は町長など)が不在・連絡が取れないため対応が遅れた、いう指摘もあります。確かに地震→津波、のようなケースでは一刻も早い判断、指示が生死を分けます。本部長補佐として副社長や取締役などを任命し、本部長不在時には誰が指揮を執るか、あらゆる事態をあらかじめ想定して決めておくべきです。

  • 外部要因による発動

気象庁の発表する震度、警報や特別警報に従って発動する場合もあります。社内の判断ではなく、「震度〇以上を観測したら」、「大雨特別警報が発令されたら」、「〇時の時点で〇〇警報が解除されていなければ」など、迷いのない明確なルールをあらかじめ決めておくことで、自然災害にいち早く発動することができます。

  1. 想定通りに行かなかったときのルール作り

前項で、危機管理本部長が不在の場合に備えて本部長補佐をおくべき、とお伝えしましたが、同様に想定通りにいかないケースは誰にでもありうることです。部長一人に連絡がつかない場合、部長の部下全員に連絡が回らない、といったケースは絶対に避けなければなりません。Aさんに連絡がつかない際はAさんの次のBさんに連絡する、といった想定はもちろんのこと、そのあとAさんには誰が連絡し続けるのか、またAさんに連絡がついていないことをとりまとめ役の人に一報入れるべきなのか、など、有事の際には判断が難しいため、あらかじめルールを決めておきましょう。ポイントとしては、「30分以内に」や「1時間おきに」のような具体的な数字を示すことが大切です。

 

緊急連絡網はどう周知・管理するか?

さて、記載事項を決め、発動条件を決め、想定通りに行かなかった際のルールも決めて緊急連絡網を作成したところで、あとは各従業員にどのように配布して周知したらよいのでしょうか。メールに添付して送信し、見ておいてください、と伝えておくだけだと、いざという時に見ることができないため、印刷しての配布は必須です。

管理方法は、印刷してオフィスと自宅に置いておくことに加え、携帯電話・スマートフォンのローカルフォルダにPDFを保管しておき、緊急時に開いて確認できるようにしておく、くらいが安心です。事前に目を通していても、有事の際には忘れてしまうことも多いため、いつでもすぐに取り出せるようにしておくことが大切です。LINEグループやオンラインストレージなどに画像をあげておき、それを確認すればよい、というのも手です。

ポイントとしては、ローカルフォルダとクラウド上と、両方にあると安心です。インターネットが使えない場合はローカルフォルダを見ればよいですし、電話の紛失や故障、電池切れなどで自身のスマートフォンを使えない場合は誰かに借りてクラウド上のオンラインストレージなどにアクセスすることで参照することができるからです。

いずれにせよ、緊急連絡網は各人の個人情報が記載された書類であるため、慎重に取り扱う必要があります。

 

緊急連絡網の連絡手段は何にすべきか?

さて、ここまで緊急連絡網の作成方法をご紹介してきましたが、連絡手段について更に詳しく掘り下げていきましょう。企業が日常の連絡で使うのは、電話、メール、ビジネスチャット、グループウェア等です。「記載事項を決める」の項では、緊急連絡時の連絡手段として電話やメール、SNSやチャットツールなどをご紹介しましたが、それぞれにメリットやデメリットがあるため、デメリットを補うためにも電話とメール、電話とビジネスチャットにように複数の連絡手段を用意しておくことがポイントとなります。

ただし、組織の規模が50人以上になると、メールで一斉に連絡したり、ビジネスチャットで特定のチャネルで連絡したりすると、誰が無事を連絡したのか把握が大変になり、一覧性が損なわれてしまいます。そこで、一定数以上であれば集計機能や未応答の人のみに再送信するような機能を持つ安否確認システムを使うのは手といえるでしょう。

電話 メール チャット・

グループウェア

安否確認システム
相手が応答したか分かる ×
複数人に一斉に伝える ×
誰が確認済みで誰が未回答か分かりやすい(集計)
未応答の人への再連絡が簡単

安否確認システムでは、相手が既読になっているか、さらに誰が既読になっているかまで分かりますし、もちろん複数人への連絡も簡単です。しかし、それだけでは他の連絡手段とさほど違いがありません。あくまでも安否確認システムの一番の強みと言える機能・特長は、確認済みと未確認を一覧で管理できる点や、未応答の人への再連絡の容易さが挙げられます。

少人数企業や、組織がシンプルな場合は、電話・メール・チャットなどの既存の手段で良さそうです。しかし、一定規模以上の企業の場合は連絡も集計・管理も煩雑になるため、安否確認システムを導入することでいざという時に安心して利用することができます。サービスによっては、緊急時のみならず、普段の連絡やイベントの出欠確認にも利用できるタイプもあるため、活用の幅も広がるでしょう。

 

安否確認システムを利用する場合のおすすめアプリ

安否確認システムはそのジャンルに特化した企業の他、通信会社、警備会社、メール配信やグループウェア提供企業など、多くの会社から提供されています。それぞれの運営会社の強みを生かしたものもあるため、特長で選んでもよいですし、普段使いできる操作性などの機能で選んでもよいでしょう。

もちろんコストも気になるポイントです。しかし、一番重要なのは有事の際、アクセスが多数殺到してもサーバーダウンしないでちゃんと稼働するか、といった点です。サービスによっては過去の大規模災害時の稼働状況を公表して安心を謳っているものもあるため、チェックしておくとよいです。その中でも特におすすめのサービスを3つご紹介します。

Biz安否確認/一斉通報(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Biz安否確認/一斉通報

(出所:Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)

NTTコミュニケーションズが提供する、通信キャリアによる高信頼のシステム運用により、全国規模の大規模災害発生時にも安心して利用できるクラウド型の安否確認システム。地震の時の自動送信や、回答の自動集計機能など、一通りの機能が充実している。複数個所に設置されたNTTコミュニケーションズの堅牢なデータセンターで、24時間365日監視。地震だけでなく、パンデミックや台風、大雪なども想定した作りだが、社内連絡など通常の業務でも利用可能。家族内掲示板をオプションでつけることで、家族の安否確認も合わせて行える。数十IDから、数万IDまで、幅広い規模の企業に導入実績あり。スマートフォンアプリから安否回答可能。安否状況や一斉連絡に回答の登録がされていない場合、事前に設定した回数・時間に応じて自動で再連絡するリトライ機能あり。

  • 初期費用100,000円~ + 基本使用料10,000円~/月 + サービス使用料20円~/ID
  • 利用できる機能によって2段階のプラン設定。お手軽プランでも地震時の自動送信対応。
  • 家族内連絡や音声での安否確認機能はオプション。
  • 2週間の無料トライアルあり。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

詳細はこちら

安否コール(株式会社アドテクニカ)

安否コール

(出所:安否コール公式Webサイト)

上場企業や大手企業、病院、大学など1,000社以上の導入実績を持つ安否確認システム。東日本大震災時も熊本地震でも問題なく稼働した実績あり。ID・パスワードが不要で利用できる点が特徴で、そのため管理の手間が軽減されるほか、いざという時にも迷いなく利用できることが魅力。メールアドレス不要で携帯電話番号さえあれば登録可能な手軽さにも定評あり。気象庁データと連動し、震度・エリアに応じて自動で配信される他、回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信、掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達など充実した機能。1画面だけの簡単な操作のため、緊急時だけでなく日程調整や出欠確認など、普段使いできる点も人気の理由。専用のアプリも、ユーザーは管理者から提供されたQRコードを読み込むだけで登録でき、ユーザーの家族の登録も簡単、かつ家族の安否はプライバシー保護されるなど、セキュリティ面でもこだわった作り。

  • 100名までは月額15,000円。
  • 家族の安否機能は標準料金内で利用可能。
  • 2週間の無料トライアルあり。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

詳細はこちら

レスキューナウ 安否確認サービス(株式会社レスキューナウ)

レスキューナウ 安否確認サービス

(出所:レスキューナウ 安否確認サービス公式Webサイト)

地震情報を使った自動起動を日本で初めて実装するなど、15年以上実績のある安否確認システム。大地震時・気象特別警報発表時はIDやパスワードを入力しなくてもセキュリティを保ったまま利用できるなど迷わず使える工夫の他、天気予報、火災情報、鉄道遅延情報といった普段の生活で使える危機管理情報メールを全ユーザーが好みの設定で利用できるなど、普段の生活で使える点も魅力。

  • 初期料金100,000円 + 月額21,750円(50ID)~。
  • 50ID単位で申し込め、多くなるほど割安。例:90,000円(2,000ID)。

詳細はこちら

 

もっと詳しく安否確認システムについて知りたい方は別記事「安否確認システムの比較12選!導入メリットとBCP対策のポイント」もご覧ください。

 

まとめ

企業における緊急連絡網の作成のポイント、周知方法、そして連絡手段としての安否確認システムについてご紹介しました。日本全国、常に地震や台風、大雪などの自然災害の危険にさらされており、また企業は企業独自のリスクも多く抱えています。万が一の場合に備えて隙のない緊急連絡網を整備し、大切な社員を守り、安心できる環境を提供することこそが、これからの企業に当たり前に求められていく理想像です。

安否確認システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

まとめて資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

また、今回ご紹介した安否確認システムの詳しい選び方や比較表はこちらでご紹介していますので、あわせてご覧ください。

安否確認システムの選び方ガイド ~災害時に本当に必要な機能とは?~

安否確認サービス

安否確認システムの選び方ガイド ~災害時に本当に必要な機能とは?~

安否確認サービス

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

安否確認システム 14サービス徹底比較表(株式会社アドテクニカ提供)

安否確認サービス

安否確認システム 14サービス徹底比較表(株式会社アドテクニカ提供)

安否確認サービス

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

 

アスピック掲載サービスはこちら。

Biz安否確認/一斉通報|安否確認サービス

Biz安否確認/一斉通報|安否確認サービス

「Biz安否確認/一斉通報」は、新型インフルエンザ・自然災害の発生などの緊急時に、社員やそのご家族の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計し、事業継続に向けた次の一手をお手伝いするサービスです。

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

安否コール|上場企業をはじめ1,000社以上の導入実績!!

安否コール|上場企業をはじめ1,000社以上の導入実績!!

1,000社以上の導入実績を持つ安否確認システムです。災害時の自動配信、回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信、掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達などが行えます。災害時以外の日常利用や家族の安否確認に対応しているのも強み。

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

このページの内容をシェアする

  • Facebook
  • Twitter
  • LINE
TOPへ戻る

ログイン

新規会員登録

会員登録をお願いします(1分で簡単登録。無料)

新規会員登録はこちら

パスワード再発行

アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。

アンケートにご回答ください。

サービスの導入検討状況を教えてください。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、ダウンロードいただきます。

ご回答ありがとうとございます。

ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。

CLOSE