安否確認システムの比較11選！導入メリットとBCP対策のポイント
2019.05.30
企業が災害発生時の安否確認のために何を準備しておくべきか、BCP対策に必要なポイントや導入しておきたい安否確認システムについてご紹介します。
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災害などの発生時に、社員やその家族の安全を確認するために、メールや電話等で安否状況の共有を依頼し、Web等で安否状況を回答・共有してもらうことで安否を把握するシステムです。
安否確認システムは学校などでは自治体や学校の先導で導入されていて、保護者のメールアドレスを登録していることが一般的ですが、企業では普段の業務で電話やメールを利用していて連絡に事足りているため、更に緊急時の連絡手段まで用意していないというケースもあるでしょう。特に中小規模の企業ではそこまで手が回っていないこともあります。
しかし、企業は「事業継続」のためにも、「社員の安全を守る」ためにも、社員の安否を確認、把握し、適切な指示出しをする必要があります。
社員が多い場合、災害発生時に、社員や家族一人一人に電話で確認するのは大変ですし、過去の災害時を思い出していただければお分かりの通り、通信が制限されているケースも多いため、すぐに電話がつながるとは限りません。東日本大震災の時に繋がりにくい電話に代わってTwitterでの情報発信が飛び交ったこと、また電話回線が通じなかったときに備えてLINEなどのインターネットでの通信手段を意識した人が増えたことは、記憶に新しいでしょう。
安否確認システムは企業が取り組むべき、事業継続計画（BCP）の対策として何より有効な手段の一つです。安否確認システムの仕組み、利用の流れは、以下の通りとなっています。
なお、1.の際に管理者が操作できるとは限りませんので、「震度〇以上の際は送信する」などをあらかじめ設定し、自動送信できる仕組みがあるサービスもあります。
企業が安否確認に取り組むべきなのは分かりましたが、では実際に安否確認システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、特にBCP対策においてもご紹介します。
安否確認システムを導入することで、指示系統のトラブルに関係なく、あらかじめ設定した連絡先へ連絡し、回答を得られるため、システムに安否確認情報が集約されます。
安否確認システムがなければ、有事の際に管理職が多数の社員に電話やメールで連絡を取って確認する必要があり、非常に時間がかかります。発信側や受信側の電話回線やインターネット回線の問題で連絡がとれないことも多く想定されます。さらに、その確認内容を災害対策本部で集計しようとするととても大変で、いつまで経っても全容がわからない、となりかねません。そもそも管理者自身が被災して部下の確認に当たれない場合も多く想定されます。
災害直後に安全であることが確認できたとしても、企業として通常通りの事業を継続させるためには、次の指示伝達は不可欠です。安否確認システムがあれば、自宅に待機、会社に連絡がほしい、などの連絡をスムーズに一斉に伝えられ、従業員にとっても安心です。
豪雨や火災であれば事態の収束が比較的予測しやすいですが、地震は余震が続く可能性もあり、細やかな指示出しが必要とされます。まだ日本で経験していないテロや新型インフルエンザのパンデミックなどの場合は、期間や頻度が想定できないため、長期的にかつリアルタイムでスムーズな指示伝達が必要となります。
いつまでも被害状況や被害発生の有無がわからないようだと、危機管理対応が遅れてしまいます。安否確認システムによりすばやく被害の全容がわかれば、それに基づいた企業としてすべき対応をすばやく判断できるようになります。
①一斉配信機能（自動配信）
メールでの一斉配信の他、アプリの一斉通知（アプリプッシュ通知）もあります。
あらかじめ設定し、震度〇以上の場合、また〇〇警報発令時は自動送信といった仕組みが重要です。システムでの自動送信の他、サービスセンターの担当者からの代行送信の場合もあります。中には自動配信がオプションのものや、管理者の手動配信しか対応がないものもあるため注意が必要です。管理者が無事で手動配信できるとは限りませんので、自動配信機能のものを選べば安心です。
②安否情報の回答機能
有事の際にはパニックになっている場合もあるため、ややこしいログインや詳細の入力は負担となります。「安全」or「軽傷」or「重傷」、また「出社不可」or「1時間以内に出社」or「3時間以内に出社」or「出社済」など、簡単な選択肢で選んで回答できることが重要です。
また、オプションである場合も多いですが、家族の内容も併せて確認できるタイプかも重要です。GPSを利用して、管理者が位置情報を把握できるサービスもあります。
③掲示板機能
管理者や社員同士の連絡交換用だけでなく、オプション等で家族内での連絡に使える機能もあります。
④音声通話での安否確認機能
WEBやメールでのやり取りでなく、音声通話での安否確認機能もあります。インターネットの通信手段がだめになってしまっている状況でも、公衆電話や固定電話、人から借りるなどの手段で利用できるため、いざという時に安心です。
企業としては社員の無事が確認できたら終わりというわけではなく、できるだけ早くの通常業務開始に向け、誰がいつから業務にあたれるかを把握する必要があります。BCP対策として、取り組むべきポイントは以下の通りです。
社員やその家族の安否情報を正しくスムーズに把握するために、有事の際にでも確実に届けられる連絡手段の確保が必要です。そのためには複数の連絡手段をもつ必要があります。メール送信だけでなく、音声通話、掲示板への登録、アプリへの通知など、複数あれば連絡できる可能性が上がります。また、未回答の人へ自動的に再送する機能や、未読かどうか確認できる機能も重要となってきます。また、PCアドレスと携帯電話のアドレスなど、複数の連絡先に配信できるのも良いでしょう。
災害時は落ち着いて入力できる状況になく、停電になれば電池の残業も気がかりです。ボタンやプルダウンといった、選択式で状況を簡単に素早く回答できるようにするなど、入力者の負担にならないようにすべきです。
集計側にとっても、フリーフォームで自由に入力されたコメントから状況を把握するのは大変です。「無事」と選択されたものであれば自動集計ですぐに把握できます。
そのためには、運用に向いた質問フォームを予め設定しておく必要があります。
災害時に会社がいつどのような対応をするのか定め、周知しておく必要があります。BCP対策マニュアルには策定されているケースも多いでしょうが、いざその時に自分はどのような行動をとればよいか、理解されていないケースも多々あります。そのためには、フローの周知徹底だけでなく、安否確認システムを使って定期的に訓練をする等の取り組みが必要です。実際に体を動かす避難訓練に比べればずっとやりやすく業務への影響もないため、定期的に配信・回答の訓練をしておくべきです。
前章でBCP対策として安否確認に取り組むべきポイントをご紹介してきましたが、実際に安否確認システムを選ぶ際にはそのポイントに従って比較をしていくのが良いでしょう。具体的には、以下の8点をチェックします。
メール、SMS、アプリ、音声通話、掲示板機能などです。最低限としては、メールに加えて、連絡事項を共有できる掲示板があると緊急時の対応の幅が広がります。インターネット回線が接続しにくい場合のために、電話回線で送信できるSMSに対応していると連絡の到達率が高まります。
せっかくクラウドサービスを使って自社でサーバー管理する必要がなくても、そのデータセンターが被災して稼働しなければ有事の際に安否確認システムが使えなくなる恐れもあります。そうならないように、データセンターを複数利用しているシステムを選ぶべきです。大規模地震に備え、国内と国外、東日本と西日本に分けて設置されている場合もあります。また当然ながらデータセンター自体の堅固性も重要です。
これは大丈夫でしょうが、同時期に大量のメール配信がスムーズにできることは必須です。
震災や集中豪雨などの発生直後は一斉に通信が発生します。そうなると通信が集中、混雑して届かない懸念があります。
3と4の項目に関しては、3.11などの時にちゃんと稼働したかどうかの実績が気になるところです。サービスによっては過去の災害時のシステム稼働状況や対象人数、回答率などの情報を公開していますので確認しておくと安心です。
誰と連絡が取れたか、所属部門や検索等を用いて個別に状況を把握できることがスムーズな安否確認に繋がります。
安否確認や、出社見込みなどのアンケート時に、ボタンやプルダウンなどの選択式と、補足事項を書き込めるテキスト記入を組み合わせた回答形式が用意できるか確認しておきましょう（基本はどのシステムも対応しているはずですが）。
従業員からのアンケート回答結果を自動集計できる機能があるか見ておくべきです。特に社員数の多い企業の場合は一つ一つ手作業で集計して把握するのは困難です。
登録されたメールアドレスへの到達状況の確認や、安否確認の回答訓練などができるか調べておきましょう。
安否確認システムを導入すると、初期費用+月額料金+オプション料金がかかります。初期費用は無料のところもありますが、数万円～10万円程度で、導入時の一度だけ発生します。
月額料金は100人規模で10,000～20,000円、1,000人規模で40,000円超程度が目安になります。
オプションは、例えば家族安否確認などがオプションになっている場合もあり、１IDにつき月額数十円が目安です。安いプランだと自動送信ができずに手動送信のみ、などといった場合もありますので、必要な機能をしっかりと見極めましょう。
安否確認システムはそれに特化した企業の他、通信会社、警備会社、メール配信やグループウェア提供企業など、多くの会社から提供されています。その中で、運営会社の主力サービスの強みを生かしたサービスや特長のあるサービスをいくつかご紹介します。
(出所：Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)
自動送信や自動集計など、一通りの機能が充実しているクラウド型の安否確認システム。NTTコミュニケーションズの堅牢なデータセンターは複数個所に設置されており、24時間365日監視。地震だけでなく、パンデミックや台風、大雪なども想定した作り。家族内掲示板をオプションでつけることで、家族の安否確認も合わせて行える。数十IDから、数万IDまで、幅広い規模の企業に導入実績あり。スマートフォンアプリ対応。
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(出所：安否確認サービス2公式Webサイト)
グループウェアを提供するサイボウズ社の強みの見やすい画面作りと、掲示板機能、指定メンバーでのグループメッセージ機能など、コミュニケーション機能に注力した安否確認システム。気象庁発表の災害情報を自動挿入した自動送信メール。回答ページにはIDやパスワード不要でアクセス可能。国内での災害を想定して海外にバックアップ。本サービスの利用者対象の全国一斉防災訓練などの取り組みも。スマホはもちろん、ガラケーでの表示も対応。
(出所：SPIRAL®安否確認サービス公式Webサイト)
大量メール配信サービスを提供するパイプドビッツ社が展開する安否確認サービスで、確実に届けるためにインターネットが不通になったら電話回線のSMSへ切り替えるなどの配信機能と、セキュリティに強み。訓練機能を実装し、回答率や応答時間を計測できる。緊急連絡窓口は24時間365日運用。
(出所：パスモバイルサービス公式Webサイト)
開封確認付きメールを送信できるメール配信サービス。安否確認はもちろん、集客や販促など別の用途でも利用可。未開封の受信者へは手動や自動で再送可能。
(出所：セコム安否確認サービス公式Webサイト)
導入実績7,300社、過去の災害時のシステム稼働状況や対象人数、回答率などを公開。24時間365日体制のセコムあんしん情報センターが日本国内で発生する災害情報を、気象庁やその他から情報を入手し確認した後、管理者に提供。安否確認メールも管理者に代わり、社員へ安否確認メールを代行送信。チェック項目にチェックするだけの新型インフルエンザ確認機能も。複数のデータセンターでバックアップ。管理者用および社員用の各種画面（Web／携帯電話）において、日本語と英語の切り替え表示。
(出所：ALSOK安否確認サービス公式Webサイト)
地震時の安否確認メールの自動配信機能あり。未回答の際の再送信も可。災害時以外でも事故やトラブル時に手動で緊急連絡メールを送信できる。社内掲示版機能で情報共有も可能。家族安否確認はオプション。
(出所：オクレンジャー公式Webサイト)
送信も受信もアプリでできる安否確認システム。地震時の自動配信の他、オプションで警報などの気象情報での自動配信も可能。サーバーは国内1ヶ所、海外2カ所に分散。オプションで携帯電話端末のGPS機能を利用して従業員の位置情報を収集できるGPS連携機能あり。ユーザーのID管理、個人情報の暗号化、SSL通信など高いセキュリティを確保。
(出所：安否ねっと公式Webサイト)
安否確認の回答時に赤か緑のボタンを押すだけの簡単操作にこだわったシステム。GPS連動で位置情報も伝えられる。家族安否確認を標準装備。スマホや携帯のない人でも、近くの人に専用カードのQRコードを見せて代わりに回答してもらうことができるなど、デジタル機器に不慣れな高齢社員などを抱える企業にも向いている。小規模企業でも導入しやすい低価格。
前章で様々なサービスをご紹介し、中でも一番下のサービスは小規模企業でも導入しやすい手頃な価格でしたが、まずは無料で試してみたい、という方のために、無料で使える安否確認サービスをご紹介します。利用人数や機能、送信回数などに制限がありますが、その中でうまく活用できるとよいでしょう。
(出所：e安否公式Webサイト)
地震時の自動配信やGPS位置情報、自動集計、掲示板、スマホ対応など、一連の機能がそろったサービス。
(出所：あんしん連絡網You-OK公式Webサイト)
「e安否」と同じ提供会社の、導入実績1,000グループの連絡網サービス。安否確認だけでなく、団体での連絡網にも使えるため、少人数企業で、安否確認と兼用の連絡網を整えるなら向いている。
(出所：らくらく連絡網公式Webサイト)
670万人が利用の無料メーリングリストで、メルマガ配信や広告表示がされるため無料で利用できるサービス。アプリの利用も可能。送信画面で安否確認メールを選択した際は宛先や件名、本文の入力の必要なく簡単に送信でき、既読人数を見ることもできる。
以上のように、連絡網タイプのサービスを利用するのもよいですし、またFacebook上で「友だち」になっている相手に対して無事の報告をする機能のようにSNSを利用することも可能です。
以上、安否確認システムについてご紹介してきました。導入に際しては、本文中でも何度か触れている通り、直近の大災害である東日本大震災や日本各地で多発している大雨の豪雨被災などを想定し、検討することが多いでしょう。しかし日本でまだ経験のないような爆破テロ、バイオテロ、また新型インフルエンザのパンデミックなど、様々な未知のケースを想定し、体制を整える必要があります。東日本大震災のような平日の昼間ではなく、休日や夜間の不測の事態に備えて社員を守り、会社を守り、事業を継続していけるよう、安否確認システムの導入は急務と言って間違いないでしょう。
選び方をもっと詳しく知りたいという場合は、こちらのガイドブックをぜひ参考にしてください。
安否確認サービス
また、安否確認サービスのサービス紹介資料はこちらからダウンロード可能です。ぜひご覧ください。
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アスピック掲載サービスはこちら。
Biz安否確認/一斉通報｜安否確認サービス
「Biz安否確認／一斉通報」は、新型インフルエンザ・自然災害の発生などの緊急時に、社員やそのご家族の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計し、事業継続に向けた次の一手をお手伝いするサービスです。
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