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BCP対策に必要なシステムとは?安否確認手段は重要!

BCP対策に必要なシステムとは?安否確認手段は重要!

2020-03-06

企業のBCP対策がますます重要になる中、クラウド化や冗長化により通常利用のシステムの災害対策は進んでいても、社外でも業務を遂行できる仕組みや、従業員の安否確認手段は、対応が遅れがちです。ここでは、BCP対策に必要なシステムや活用策について、安否確認手段を中心にご紹介します。

目次

BCP対策とは?

BCP対策とは、災害やトラブルなどが発生した場合でも、被害を最小限にして、事業を継続できるようにするための事業継続計画(Business Continuity Plan)を実行するための対策です。

東日本大震災の被災時、BCPを策定している企業と未策定の企業では、復旧にかかる時間に大差が見られました。東日本大震災以降も集中豪雨や台風など、甚大な被害をもたらす自然災害が続き、改めて、BCP対策の重要性を実感している企業も多くなっています。

これまで、中堅規模以上の企業でないと手が回り切れていなかったBCP対策ですが、策定を怠ることで、倒産や事業縮小の危機に直面することから、未策定の企業にとっては緊急性の高い課題となっています。

BCP対策として、災害時の初動対応マニュアルの作成や防災訓練に取り組んでいる企業は多いです。しかし、実際にBCP発動となった際、従業員と迅速に連絡を取るためのシステムは万全でしょうか?

ここでは、BCP対策の基礎ともいえる、安否確認システムについてご紹介します。

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BCP対策が必要なシステム

BCP対策を導入すべきシステムは以下の3つに大別されます。

  1. 日常の業務で利用しているシステム

多くの企業において、メールやチャット、グループウェアなどのコミュニケーションツール、販売管理システムや生産管理システムなどの業務システムは災害やトラブルが発生した非常時でも使えるようにしておかなくてはなりません。

上記のようなシステムを自社のサーバールームやデータセンターで運営している企業は、ここ数年大幅に減少しています。もし、現在もオンプレミスの形態が自社システム運用の主流となっている場合にはBCP対策の観点からもクラウドサービスに移行することを検討すべきです。クラウドサービスを利用することで、ディザスタリカバリを含めて、システムがダウンしないように維持することが容易になります。

とはいえ、セキュリティ面への配慮や既存のシステムからの移行が難しい場合など、自社サーバーで運用した方が良い場面もあります。そういった場合には、オンプレミスとクラウドサービスを適宜組み合わせて利用する、ハイブリッドクラウドという方法もあります。組み合わせることによってシステムが複雑化することもあるので、クラウドサービスへ移行する場合や一部取り入れる場合には、クラウドコンサルティング会社を利用するなど、専門家の知識を取り入れた方が安心です。

  1. 社外で業務を行うために必要なシステム

災害発生直後や感染症拡大時には、インフラの遮断やウイルス感染の危険性など様々な理由から、出社できなくなってしまうこともあります。そのような事態でも、業務の継続を可能にする有効な方法は、テレワークという、ITC(情報通信技術)を活用した勤務形態です。

実務レベルでテレワークを実現するためには、メールやチャットといったコミュニケーションツールだけでなく、販売管理システムや生産管理システムといった業務システムも社外環境で使えるようにする必要があります。そのためには、手元にあるPCから遠隔操作でオフィスにあるPCの操作を可能にするリモートアクセスツールの導入を検討すると良いでしょう。

リモートアクセスツールについては、こちらで詳しく解説していますので、ご参照ください。

テレワークを加速させるリモートアクセスツールの選び方。種類や違いは?

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リモートアクセス

  1. 従業員の安全や健康状態を確認できるシステム

BCPを発動する際、初動で最も重要なことは従業員の安否確認です。事業の継続は人命最優先なくしては成り立ちません。

災害時、迅速且つ一斉に従業員の安否確認をするには、通信制限のかかる音声通話や通常のコミュニケーションツールだけでは不十分です。このような時に、安否確認システムは大変心強い仕組みとなります。

 

BCP対策に安否確認システムが必要な理由

非常時には、電柱や電線が倒壊したり、電話回線やインターネット回線の輻輳が発生したりして、通常通り通信手段が使えなくなっていることが想定されます。

また、従業員が多い場合にはメール、チャットや電話で一人一人安否確認することは手間も時間もかかります。そもそも、この安否確認作業ができる人員が非常時に確保できるという保証もありません。この問題を解決するのに、安否確認システムが有効です。

安否確認システムを活用することで、BCP発動時に、一斉に従業員に安否確認の連絡を自動配信することや、スマートフォンや自宅PCを利用して簡単に状況報告をしてもらうことが可能になります。また、報告内容を部署別に集計するといったことも自動でできるシステムもあるので、すばやく状況を把握することができ、管理者の負担を軽減することにも役立ちます。

 

BCP対策における安否確認システムの活用策

事業を継続させるためには、いかに早期に通常業務を開始できるようになるのかがポイントになります。いつ誰がどのような業務に当たれるのかを把握し、万が一管理者が指示を出せない場合でも、従業員が自主的に判断して業務再開できるような仕組みを整えて置くことが必要です。

BCP対策において、安否確認システムを導入することは大きなアドバンテージになります。

  • BCP策定において考慮すべき安否確認のポイント

では、従業員の安否確認をBCPに迅速に反映するためには、どのような点に留意して取り組むべきでしょうか。非常時に滞りなく安否確認を実行するための主なポイントは次の3点です。

  1. 従業員及びその家族の安否情報を確実に確認できること

災害などの不測事態が発生した際、出張中や休暇中なども含め、いかなる状況にある従業員とも確実に連絡を取れる手段を確保しなければなりません。

そのためには、電話回線だけでなく、メール、掲示板、スマートフォンのアプリなどインターネットを使ったサービスも複数使えるようにしておくと安心です。安否確認システムを利用する場合にはどのような連絡手段が利用可能なのか、追加で費用がかかるのかどうかも確認しておきましょう。

また、従業員だけでなく、その家族の安否も同時に把握することが必要です。家族の安否は業務に当たる上での精神面はもちろんのこと、実際に家族が負傷して、介助が必要な場合には、帰宅しなければならないことや、従業員本人が無傷であっても、出社できないこともあるからです。

さらに、一度ですべての従業員から回答が得られるとは限りませんので、未回答者へ何度も再送できる機能や、未読か既読かを確認できる機能があるかどうかも重要です。受け手側である、従業員の連絡先も携帯電話とPCアドレスといったように、複数あるとより安心です。

  1. 操作が複雑でないこと

災害時には、平時には容易にできることであっても、精神的にも環境的にも困難になることが想定されます。そのため、安否確認のフォームは極力シンプルで操作が複雑でないことが望ましいです。例えば、あらかじめ用意された回答の中から選択するだけであれば、回答者の負担になりません。また、事前に知りたい項目を用意しておき、選択してもらうことで、集計側の負担も軽減され、全体像の把握も容易になります。被災地、出勤の可否、業務の進行状況など、どんな情報が必要になるのか、質問項目を整理しておくとよいでしょう。

  1. 定期的に訓練を行い、全従業員に行動レベルでBCPを浸透させる

BCPを策定したとしても、従業員が何をすべきかを理解していなければ実行に移せません。日頃から災害時に会社がどのような対応を取り、自分はどのようなフローで行動すべきかの周知を徹底しなければなりません。また、BCP対策マニュアルは作成して終わりではなく、定期的に訓練し不備があればその都度アップデートして、常に最善の状態にしておく必要があります。

そのためには、安否確認システムを利用して定期的に訓練をするとよいでしょう。こまめな訓練を通じて、災害時のフローを周知できるとともに、BCP対策の見直しも可能になります。

 

BCP対策に役立つ主な安否確認システム

BCP対策は、直接的に収益に貢献するわけでもなく、専用の人員を割く余裕もないため、コストのかかる安否確認システムの導入は難しいと考える中小企業も少なくありません。

しかし、これまでご説明してきた通り、安否確認システムは、災害時に確実にBCPの支えとなります。有事の時に慌てることのないよう、安否確認システムの導入は早急に検討すべき課題です。

現在、各社から企業のニーズに応じた安否確認システムのサービスが提供されています。無料トライアルが用意されている企業も多いので検討の際には実施すると良いでしょう。

いくつかサービスを紹介しますので、参考にしてみてください。

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Biz安否確認/一斉通報(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Biz安否確認/一斉通報

(出所:Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)

NTTコミュニケーションズの堅牢なデータセンターに設置された安否確認システム。システムは複数箇所に設置されており、24時間365日体制の厳格な監視下で運営されているので安心して利用できる。ヘルプデスクも常時電話やメールでの質問に対応してくれるのでバックアップも充実。料金は全て定額制で、管理者数も自由に設定ができ、訓練も月額料金の範囲内で実施可能なので、リーズナブルに導入できる。地震発生時には、利用者に自動で安否状況登録依頼の連絡がされ、登録されるまでシステムが自動で再連絡を実施。安否状況の集計も自動で行われ、集計結果はパソコンやスマートフォンで閲覧可能。連絡事項を自由に編集して送信したい人を選択することもできるので、安否確認後の二次連絡もスムーズに行える。また、管理者に利用者の連絡先を開示しない機能を標準装備しており、連絡先情報の適正管理もできる。

  • 初期費用100,000円~ + 基本使用料10,000円~/月 + サービス使用料20円~/ID
  • 利用できる機能によって2段階のプラン設定。お手軽プランでも地震時の自動送信対応。
  • 家族内連絡や音声での安否確認機能はオプション。
  • 2週間の無料トライアルあり。

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安否コール(株式会社アドテクニカ)

安否コール

(出所:安否コール公式Webサイト)

東日本大震災を始め、大規模災害時にも問題なく稼働。完全自動配信型のクラウドサービスなので、人を介さず、遅延のない正確な情報発信ができる。金融機関と同じプラットフォームで万全のセキュリティ。上場企業をはじめ1000社以上の導入実績を誇る。IDもパスワードもメールアドレスも不要で登録ができる業界初となる、特許認証技術を取得しており、高い登録率と回答率を実現している。また、災害時だけでなく、普段使いができる安否システムとしてのテクノロジー開発にも注力しており、操作性の高いコミュニケーションツールとして支持されている。

伝達事項や日程調整、出欠確認など様々な用途で平時から利用することにより、いざという時にも迷うことなく活用できる。安否確認後の連絡手段として、国内複数拠点を繋ぐ、無制限の掲示板機能が使える。従業員の家族安否確認も可能。

  • 100名までは月額15,000円。
  • 家族の安否機能は標準料金内で利用可能。
  • 1か月の無料トライアルあり。

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安否LifeMail(株式会社コム・アンド・コム)

安否LifeMail

(出所:安否LifeMail公式Webサイト)

SNSとの連携と、低価格が特長の安否確認システム。東日本大震災他、大きな地震でも安定稼働した実績があり、大手企業、地方自治体、医療機関などで約200万人が利用。一名あたりの月額料金が低価格なため、中小企業や急成長中の企業でも継続利用しやすい。

複数の連絡手段が用意されている点も強みで、メールの他に、LINE・Twitter・Facebookと連携し、SNSアプリでも通知を受けられるため、通信状態が不安定になりやすい災害時でも連絡が取りやすい。GPS経由の位置情報のデータの利用・確認もでき、被災した利用者の救援時にも役立つ。

地震や津波時は、同社の開発した高速メール配信システム「アンピロイド」を利用し、日本気象協会から発信された災害情報を瞬時に配信。訓練メール機能、通常業務に利用できるアンケート機能、家族への安否通知機能なども標準装備している。

  • 料金 初期費用150,000円 + 月額80円/人~。

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エマージェンシーコール(インフォコム株式会社)

エマージェンシーコール

(出所:エマージェンシーコール公式Webサイト)

東日本大震災や熊本地震においての安定稼働の実績から、他社サービスから乗り換える企業も多数。あらゆるケースで回答が集まるように設計された独自機能により、実災害稼働実績の回答率は24時間以内で90%以上を誇る。電話、携帯、メール、スマートデバイス専用アプリ、FAXといった一般的な通信媒体を標準ですべてサポート。また、最大100回まで繰り返し発信の設定が可能なので、繋がりにくい状況でも安心。外注ではなく、自社による専用のサポートデスクが用意されているので、サービス稼働後のアフターサポートも充実している。

  • 初期費用200,000円 + 月額費用40,000円(100名まで)

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レスキューナウ 安否確認サービス(株式会社レスキューナウ)

レスキューナウ 安否確認サービス

(出所:レスキューナウ 安否確認サービス公式Webサイト)

危機管理情報専門企業が提供する安否確認サービス。最大の強みは24時間365日有人体制で稼動する危機管理情報センターによる圧倒的な情報収集力。国内外で発生する地震や感染症など危機管理に必要な情報を整理して迅速に配信してくれる。IDやパスワードを入力しなくてもセキュリティを保ったまま利用できたり、選択方式による簡単な回答操作を採用し、緊急時の混乱の中でも迷わず使用できる。また、追加利用料なしで天気予報、火災情報、鉄道遅延情報といった危機管理情報メールを全利用者が好みの設定で利用できる。

  • 初期料金100,000円 + 月額21,750円(50ID)~。
  • 50ID単位で申し込め、多くなるほど割安。例:90,000円(2,000ID)。

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まとめ

東日本大震災以降、熊本地震、北海道胆振東部地震といった大きな地震や、台風19号など、全国各地で大きな災害が発生し甚大な被害がもたらされました。また、直近では、新型コロナウイルスの感染の恐れから、全国すべての小中学校や高校などに政府から一斉の臨時休校要請がされるという前代未聞の措置が取られました。

こうした、非常事態が続く中、BCP対策を怠り、事業を破綻させるようなことがあれば、企業としての責務を果たしていないといっても過言ではありません。

事業を継続させることは、従業員の生活を守り、ひいては社会全体へ貢献することに繋がります。目先の利益だけにとらわれず、今一度安否確認についてしっかりと取り組んでいくことがあらゆる企業に求められています。

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またシステム選びの際にこちらも合わせてご一読ください。

安否確認システムの選び方ガイド ~災害時に本当に必要な機能とは?~

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