最終更新日:2024-02-21
CLMの仕組みを理解して契約関連業務の最適化をはかりたい企業や、契約書の保管方法を見直して効率的に管理できる体制を整えたい企業の担当者へ。CLMを実施する目的や必要性とあわせて、おすすめのCLMツールを紹介します。
CLM（契約ライフサイクル管理）とはContract Lifecycle Managementの略称であり、企業で発生する各種契約業務を最適化する取り組みのことです。契約業務において発生する様々な工程、具体的には契約書の準備、作成、審査、締結、保管、更新の最適化を行います。近年は、CLMを円滑に行うためのツールやサービスが市場に台頭しています。
CLMは一般的に、契約書締結までのプロセスをはじめ、締結完了した契約書の管理や更新も効率化する取り組みと定義付けられています。また、法務担当が関わる契約だけでなく、企業内のすべての契約を管理します。
したがってCLMは、契約書の適切な管理に特化した「契約書管理システム」や法務関連の業務効率化を促進するシステム「リーガルテック」よりも広い範囲をカバーするとされています。
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CLMは、契約業務における各工程の無駄を改善し、業務効率を高めることを目的としています。具体的にどのようなことを目的にしているかを解説します。
各事業部から法務担当者へ依頼する契約書の内容審査や、取引先との契約条件の交渉など、契約締結までのプロセスを迅速化。具体的には、審査依頼の受付フォームやワークフロー、ツール内でやり取りができるチャット機能を設計することで、スムーズな契約締結を実現します。
契約書をツール上で簡単に検索・閲覧できる仕組みを構築します。たとえば、過去の契約書をすぐにピックアップできれば新たな契約書を作る際の参考にでき、ゼロから仕上げていく負担を軽減できます。
また、完成版の契約書だけでなく、修正前の契約書や締結に至った経緯もあわせて検索できるようにしておくことで、ナレッジを従業員同士で共有可能に。契約業務の属人化防止につながります。
契約書の締結進捗状況や、締結した契約の更新タイミングを徹底管理することで、契約の遅延や更新もれなどが起こるリスクを未然に防止。万が一契約にまつわるトラブルが発生した際も、契約の経緯や証跡をたどって情報収集することで、迅速な解決につなげます。
雇用契約書など、一部の従業員以外に見られてはいけない契約書や書類を管理するセキュリティを強化することも目的です。具体的には、CLMツールで契約書の閲覧権限を部署や担当者ごとに設定することで、社内での情報漏えいを防ぎます。
たとえば、契約書の審査のやり取りや契約締結までの進捗状況をシステムで管理することで、従業員間での情報伝達や意思疎通にかかる時間を短縮。また、ツール内では同じ部署のメンバー同士で、共通の契約書のドラフトを見ながら編集作業ができるので、認識の齟齬が起こりづらくなります。
CLMは上記のような目的を実現するためのシステムであることから、法務担当だけが関与するのではなく、従業員全員が意識を向ける必要があります。企業で締結されている各契約は、法務以外の営業部、開発部などの各事業部が主導であることがほとんどだからです。
契約の内容や交渉の経緯、更新のタイミングなどを事業部が理解することで、契約書に重要な条項を入れ忘れたり、更新のタイミングを見逃したりするリスクを抑えられます。
また、各部署のメンバー同士で契約業務のナレッジを把握・共有する体制が整えば、新規の契約書を法務担当者へ審査回付する際の不備の削減や、取引先とのスムーズな交渉につなげることができます。
CLMを実現するには、契約の発生から締結、更新にあたって発生する業務ごとに対策を取る必要があります。この章では具体的な業務内容と、起こりうる課題を説明します。
取引先と契約を交わすことが決まった事業部が、法務担当者へ契約書の作成や、作成した契約書の審査を依頼します。
| 事業部側の課題 |
|
|---|---|
| 法務担当側の課題 |
|
法務担当者が契約内容を審査し、自社に不利な条項や、法令に反する条項の有無などを確認します。契約書に不備がある場合は、法務担当者が事業部へ差し戻し。事業部は、必要に応じて相手方と契約内容の修正に関して交渉を行い、再び法務担当へ審査を依頼します。
| 法務担当側の課題 |
|
|---|---|
| 法務担当・事業部共通の課題 |
|
修正のやり取りを経て契約内容が固まったら、社内で最終版の契約書を承認し、締結に移ります。紙ベースで契約を結ぶ場合は、印刷・社印押印・製本を行い相手方へ郵送。電子契約の場合は契約書に電子署名を行い、電子データを相手方へ送付します。
| 法務担当側の課題 |
|
|---|
締結した契約書を検索しやすいようにまとめた管理台帳を作成。あわせて、契約書の更新期日や、契約書に基づいた納品期限、代金の支払期限などを管理していきます。
| 法務担当側の課題 |
|
|---|---|
| 法務担当・事業部共通の課題 |
|
契約件数が少ないうちは、Wordのコメント機能で契約書の修正のやり取りや、Excelで契約台帳の管理が可能です。しかし、契約件数が増えてくると管理もれやミスの発生、契約関連業務が属人化してしまうなどの課題が発生する可能性があります。
CLMツールを導入すれば、上記の課題を解決。各工程をツールで効率化・自動化しながらミスなく管理ができます。また、従業員全員が所属部署に関連する契約データを自由に検索・閲覧でき、過去のナレッジを有効活用する体制を作れます。
この章では、CLMツールで実現できること（機能）とメリットをプロセスごとに紹介します。
契約書の作成をサポートする機能は、以下の通りです。
自社で所有しているフォーマットをツールにアップロードすれば、全従業員共通で利用できるテンプレートに。法務担当側でテンプレートのフォーマットを配布する手間が省けます。また、必ず盛り込んでほしい内容をテンプレートに記述しておけば、事業部側が大事な要素を見落とし、記入もれをしてしまうリスクを防げます。
法改正に伴い、内容を自動でアップデートした契約書のテンプレートが備わっています。法務担当者は、新しい法令をチェックしながらテンプレートを書き換える手間から解放されます。
各事業部の担当者から、法務あてに依頼される契約書審査や法務相談の受付フォームを作成・設置できます。フォームにより、各事業部の依頼の仕方を統一。また、審査や相談に必要な項目を事前入力してもらえるよう設計できるため、法務側で別途ヒアリングする手間が省けます。
ツールによっては、フォームの内容を契約管理台帳に転記する仕組みもあり、台帳の入力工数削減にもつながります。
契約書の審査や、審査中の各部署でのやりとりを支援する機能を紹介します。
AIが、審査対象の契約書に含まれたリスクのある単語や、不足している条文の有無をチェックします。また、ツールの中には過去の契約書から似た条文を自動でサジェストする機能も。イチから契約書を探す手間がかかりません。
なお、契約書のリーガルチェックに特化したサービスは「AI契約書レビューサービス比較7選！機能や費用、注意点は？」で詳しく紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。
ツール内で各契約書の主担当者を設定・管理できるため、進捗状況に応じてリマインドがしやすくなります。
編集・修正が加わった契約書をバージョンごとに保存。最新版の契約書の内容と修正前の契約書を簡単に見比べられます。
契約業務に関わる部署のメンバー全員が、ワークスペースで同じ契約書を見ながら編集作業を行えます。また、ツール内のチャットで自由にコミュニケーションできるので、部署間での認識を合わせながら契約書の内容をブラッシュアップできます。
普段使っているチャットツールとの連携が可能。CLMツール内で依頼されたタスクやコメントがそのままチャットツールに通知されるため、指示を見逃しにくくなります。
契約書の承認・締結業務を効率化する機能は、以下の通りです。
審査・承認回付を行うワークフローを契約書の種類ごとにノーコードで作成できます。ワークフローにより進捗状況もリアルタイムで可視化できるため、案件がどの担当者の手もとにあるかすぐにわかります。
2種類の契約書を見比べて、どこが違うのかをチェック、マークアップする機能。たとえば、社内で合意になった最終版の契約書と、交渉相手から送付された契約書の差分を即座に確認できます。
電子署名が利用できる「クラウドサイン」や「ドキュサイン」などの電子契約システムと連携しているツールもあり、ペーパーレスでの契約を実現。契約締結までのリードタイム短縮や、印紙代の削減につながります。
電子契約システムに関しては「電子契約システム比較15選！選び方を図解でわかりやすく」で詳しく紹介しているため、あわせてご確認ください。
契約の締結後、契約書の管理を効率化できる機能や、次回の更新日時などの重要な日程の管理に役立つ機能を紹介します。
社内で締結された契約書から必要な項目を自動で抜き出し、ツール内に管理台帳を作成。逐一情報を転記しながら台帳を作成する負担を削減します。
すでに紙ベースで締結されている契約書も、スキャンしてPDF化しツールにアップロードすれば保存できます。更に、ツールによってはOCR機能がついており、PDFのテキスト部分を認識して文字データに変換します。
各契約書の閲覧権限を部署や担当者ごとに設定できます。秘匿性の高い契約書の情報が流出するリスクを防ぎ、セキュリティを強化できます。
各契約書をバージョンごとに分けてクラウド保存するため、最新版、旧バージョンの契約書がどれか一目でわかります。契約書だけでなく、会社の規程類もバージョン管理できて便利です。
契約書とあわせて、相手方との交渉記録や法務担当者とのやり取りもあわせて保存。締結までの経緯を確認できることで、似たような契約を結ぶ際に参考になる情報を効率的に得られます。
ストックしている契約書は、全文や条項、コメント、取引先名などの条件で検索をかけられて、探している書面をすぐに見つけ出せます。
契約書の更新期日を知らせるリマインダーを設定。リマインダーをセットすると、期日の1カ月前など任意のタイミングで担当者のアカウントに通知が届きます。未対応の場合は継続的にリマインドするため、更新もれを防げます。
2024年1月から義務化された電子帳簿保存法で定められた要件で契約書を保存でき、自社で別途対策する手間が省けます。
CLMツールは、以下2種類のタイプに分類されます。
ツール内で契約書の作成から、審査回付、締結、保存管理まで一気通貫で行えるタイプ。CLMをイチから本格的に実行していきたい企業におすすめです。
たとえば「Hubble」は、契約書審査の際に、事業部と法務担当者間でのコメントのやり取りをSlackやTeamsに通知したり、逆にSlack・Teams上で返信したコメントをHubbleに反映させたりする機能があります。ツールを遷移する手間がかからずコミュニケーションできるのが嬉しいポイントです。
「ContractS CLM」は、締結中の契約書のステータスを即座に把握できる機能が充実しています。具体的には、進捗を確認したい契約書をピックアップすると、一覧画面上で「作成中」「承認進行中」などのステータスがわかるうえ、自身が対応すべきタスクもあわせて確認可能。何を優先して対応すれば良いかが一目でわかります。
「DocuSign CLM」には、「Salesforce」などの外部システムのデータを契約書に自動転記する仕組みがあり、イチからテキスト作成する手間がかかりません。「Keiyaku.Ai」は、契約書データをブロックチェーン上に保管できるのが特徴。保存された契約書の改ざんや漏えいリスクを限りなく抑えた状態で安全に利用できます。
ツール内で既存の契約書のアップロード・保存・台帳作成管理ができるタイプ。すでに契約書作成や審査を円滑にするワークフローは整っており、CLMをより円滑に行うため、契約書の管理更新体制を強化したいと考えている企業に適しています。
「LegalForceキャビネ」は、AIが契約書の内容を読み取り、更新期限を自動計算して契約書の管理者にメール通知する機能を搭載。重要な契約を更新し忘れてしまうリスクを未然に防ぎます。
「OPTiM Contract」は、AIの学習機能とOCRの読み取り技術を融合させた「AI OCR」により、契約書の手書き文字や斜めにスキャンされた文字を正確に読み込みます。また、読み取り精度が不十分な場合は、AIの学習を強化するメンテナンスを無償で行っているのもポイントです。
前の章でも説明した通り、CLMは法務だけで取り組むものではありません。したがって、導入においては全従業員で使いやすい仕組みがそろっているツールであるかをチェックするのが重要です。
たとえば 「GVA manage」の場合、法務担当者以外はアカウントなしで利用可能。初期設定の手間がかからず、従業員全員がCLMツールを利用する体制を整えやすいです。
法務担当者にとっては、CLMツールに契約書のチェック機能が搭載されていると、審査業務をより効率化できます。
たとえば「LAWGUE」は、契約書の条文が法改正に対応できているかをチェックできます。具体的には、編集中の契約書から法改正の影響がある箇所と改正内容を提示するため、法務担当者のリサーチの手間が省けます。また、AIが文章の表記ゆれを抽出する機能や、契約書を編集するうちにずれてしまった番号やレイアウトを自動修正する機能も便利です。
また、「ContractS CLM」は、外部のAIレビューソフト「GVA assist」や「LeCHECK」との連携が可能。使い慣れたレビューツールと併用したい場合に便利です。
契約書の作成から審査、保存管理を行えるタイプのCLMツールを紹介します。
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（出所：Hubble公式Webサイト）
契約業務において法務と事業部との協業を促すCLMツール。契約書のひな形として使える法改正に準拠したテンプレートを500点以上用意しており（オプション）、常に最新のひな形で契約書を作る体制を整えられる。作成中の契約書は、各担当者が編集を終えるごとにバージョン番号を付番して管理。誰がどの部分をどこまで編集したかを確認しやすい。また、契約書審査依頼におけるやり取りや修正の過程はすべて契約書単位で保存。過去のやり取りを自由に検索でき、新規契約書を作る際の参考になる。
ツール内でのやり取りをSlackやTeamsに通知したり、逆にSlack・Teams上で返信したコメントをHubbleに反映させたりする機能もあり、ツールを遷移する手間がかからない。
契約書作成と同時に、契約台帳への自動転記も実施。台帳の一覧画面では締結完了した契約書だけでなく、締結中の契約書のステータスを把握できるのも便利だ。
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（出所：ContractS CLM公式Webサイト）
契約書の作成・審査・承認・締結・更新などの管理業務を集約したCLMツール。契約書は、ツール内でWordを使って作成可能。また、自社で保有しているフォーマットをツール内にアップロードすれば、それがそのままテンプレートになるため、全従業員へ共有しやすい。契約書の審査も画面内で実施。依頼者と法務担当者のやり取りは画面の右側に集約され、時系列で経緯が追える仕組みに。また、外部の相手方とコメントし合いたい場合は、契約書ファイルを専用URLで共有すれば、URL先でやりとりが可能。もちろん外部とのやりとりも、契約書に紐づけて管理できる。
また、契約書のステータスを即座に把握できる機能が充実。進捗を確認したい契約書をピックアップすると、一覧画面上で「作成中」「承認進行中」などのステータスが確認できるように。自身が対応すべきタスクもあわせて表示され、優先すべき事項が一目でわかる。
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（出所：GVA manage公式Webサイト）
フォームを介して、契約書の審査依頼や法律相談の受付一元化を実現できるCLMツール。受付フォームは、依頼者に必要な情報を入力してもらえるようカスタマイズ可能。法務担当者が追加でヒアリングする手間が省けるほか、窓口を一本化することで案件を見落とすことなくスムーズな応対ができる。契約書の作成においては、修正前・修正後の文書の差分を読み取る機能が便利。更に同社のレビューツール「GVA assist」と連携すれば、契約書の項目の抜けもれ指摘や修正例の提示を行うため、契約書を直す負担が軽減する。
ツール内に保存された契約書をはじめ、契約締結までのやり取り、契約関連以外の法務相談も検索可能。また、法務担当者だけが確認できる情報と事業部でも閲覧できる情報を切り分けて管理でき、ガバナンスも徹底できる。
法務担当者以外はアカウントなしでツールを利用できるため、初期設定の手間がかからないのもポイント。
（出所：LAWGUE公式Webサイト）
契約書をはじめ、各種規程などの様々な文書の作成・レビュー・検索を効率化するCLMツール。AIが契約書作成作業の効率化をサポートしてくれるのが特徴。たとえば契約書作成の際、参考にしたい過去の条文を探し出せない場合、手もとで編集している文章に「類似条項検索」をかければ、AIが内容の近い条項が書かれた契約書を抽出する。また、AIが文章の表記ゆれを抽出し、ワンクリックで修正を可能にする機能や、契約書を編集するうちにずれてしまった番号やレイアウトを自動修正する機能も業務効率化につながる。更に、文書が法改正に対応できているかもチェック可能。具体的には、編集中の契約書から法改正の影響がある箇所を抽出し、改正内容とあわせて提示する。
ツール内の契約書は「レビュー中」などのステータスを付与でき、進捗管理も簡単。締結完了後の契約書はキーワード検索により自由に探し出せる。
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（出所：DocuSign CLM公式Webサイト）
契約ライフサイクル管理を円滑に進める機能がそろったツール。契約書のテンプレートが充実しているほか、「Salesforce」などの外部のシステムのデータを契約書に自動転記できる仕組みもあり、イチからテキスト作成する手間がかからない。また、契約書のドラフトに関してツール内でコメントし合えるだけでなく、Slackと連携してコメントを通知することもでき、その後のアクションを促進。更に、ツール内では契約書を「いつ、だれが、何を編集したか」をリアルタイムで記録しているので、修正過程の把握がしやすい。
ワークフローをドラッグ&ドロップで簡単に設計できるのもポイント。ワークフローの分岐に条件をつけることも可能で、たとえば契約金額が一定以上の契約書を、更に上位の承認者へ回付するフローも構築できる。そのほか、ダッシュボードで更新期限が迫っている契約書や、締結前の各契約書の進捗状況を確認できるのも便利だ。
（出所：Keiyaku.Ai公式Webサイト）
契約プロセス全体の管理に役立つCLMツール。3つのツールで構成されており、「Keiyaku Studios」は、Wordに準拠したエディターで契約書を作成したり、テンプレートを活用したりして編集が行える。 AI OCR機能も搭載されており、紙の契約書をデータ化して編集することも可能。修正前後の契約書を重ねて見比べられる機能もあり、作業効率を上げられる。
「Keiyaku Sign」は、契約書の承認・締結のフローを効率化・可視化するツール。具体的には承認ルートの設定機能や、PCだけでなくスマホで契約を承認できる機能などを搭載。承認者のチェックもれを防いで速やかに契約締結が行える体制を確立できる。また、締結完了した契約書にはタイムスタンプが付与され、書面がその後改ざんされていないことを立証できる。「Keiyaku Drive」は、契約書が改ざん、流出が起こらないようブロックチェーン上に保管可能だ。
契約書の保存管理・台帳作成を効率化したい場合におすすめのCLMツールを紹介します。
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（出所：LegalForceキャビネ公式Webサイト）
締結済み契約書のデータベース化をサポートするCLMツール。契約書は最大999件までアップロード可能。アップロードした契約書から、AIが契約タイトルや契約の開始日・終了日、関連契約書などの情報を抽出して台帳を自動作成するため、手作業で台帳に入力する手間が省ける。オプションで、オペレーターにAIが記録した台帳情報の補正を依頼でき、より正確な情報を保存できる。
契約書は、キーワードや契約関係者、契約関連日付、条文などの条件で検索でき、関連契約書の候補もサジェストするため目的の契約書にたどりつきやすい。リスク管理機能も充実。契約書ごとに管理担当者を設定できるうえ、AIが各契約書の更新期限を自動計算し、担当者にメール通知する機能も。重要な契約を更新し忘れるリスクを未然に防ぐ。
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（出所：OPTiM Contract公式Webサイト）
契約書をアップロードするだけで、AIが契約情報を自動的に抽出し、契約台帳作成まで行うCLMツール。具体的には、AIがタイトルや契約当事者、取引金額、契約開始・終了日などを瞬時に判別し、台帳に転記。紙のスキャンデータもOCR処理を行い、手書き文字や斜めにスキャンされた契約書の文字も正確に読み込む。AIの読み取り精度が不十分な場合は、改善要望を出せば同社がAIの学習を強化するメンテナンスを無償で行っているのも嬉しい。読み取った契約書は、キーワード検索により簡単に探し出すことができるほか、部署・グループごと、関連会社ごとに閲覧範囲の設定も可能で、きめ細やかな情報統制が行える。
契約更新・終了日が迫っている契約書については、契約書を保管するグループの上長や担当者にメールで事前に通知。未対応の間は繰り返し通知を行うため、法務担当者のリマインドの手間を省きながら対応もれを防止する。
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CLMの仕組みや目的を中心に詳しく紹介しました。企業内でCLMを円滑に実施できると、契約フローにおいて発生する様々な業務を効率化できます。
CLMを実施するために役立つのがCLMツールです。CLMツールにより、契約書をツール上で自由に検索、閲覧できる仕組みを作れます。また、完成版の契約書だけでなく、修正前の契約書や締結に至った経緯もあわせて検索できるようになるため、過去のナレッジを有効活用しながら新規契約書をスムーズに作る体制を整えられます。
更に、社内の契約締結進捗状況や、締結後の契約の更新タイミングを自動管理でき、契約の遅延や更新もれが発生するリスクを防ぐことも可能です。
CLMは法務担当者だけが関与するのではなく、従業員全員が積極的に意識を向ける必要があります。ぜひこの機会にCLMツールを導入して、契約関連業務の効率化をはかってみてください。
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