最終更新日:2021-07-26
オンライン商談に切り替えるにはどうすればいいんだろう…ZoomなどのWeb会議システムでは心もとない…そんな方向けの記事です。オンライン商談ツールのメリットや活用のコツ、比較ポイント、おすすめのツールをご紹介しています。
オンライン商談ツールとは、その名の通り、オンライン（Web上）で商談をスムーズに行うためのツールのことです。「Zoom」「Skype」などWeb会議ツールと異なり、名刺交換、トークスクリプト表示、資料共有、チャットなど、営業・商談に特化した機能が多数搭載されているのが特徴です。
近年、コロナ禍でテレワーク化が加速するのに従い、多くの企業で導入が進んでいますが、中には「コストをかけるだけのメリットがあるのか知りたい」「どのツールを選べばいいかわからない」という方もいらっしゃるでしょう。今回はそんな方向けに、オンライン商談ツールのメリット、定着させるコツ、比較ポイント、おすすめのツールなどをわかりやすく紹介していきます。
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まず、オンライン商談ツールを活用した場合どのようなメリットがあるのか、活用メリットについてご案内します。大きく分けると「営業効率アップ」「コスト削減」「スピード感のある対応」「営業力強化」の4つが考えられます。
従来の対面商談の場合、東京都内で働く営業が1日2件商談先を訪ねようとしたら、移動時間だけで大体1〜2時間かかってしまいます。また、新規に限って言えば、実際に訪問してみたら「ニーズが違っていた」「情報収集目的だった」など、無駄足になってしまう場合も少なくありません。
オンライン商談ツールを利用すれば、こういった無駄を減らすことができます。まず、移動時間を考慮しなくていいため、多くの商談を行うことができます。確度の不確かな新規顧客や移動時間が多い遠方顧客に関してはオンライン商談にして無駄を省き、逆に得意先や紹介案件は積極的に足を運ぶといった使い分けができるのもいいところです。
商談にかかるコストとしては、たとえば、訪問先までの交通費・旅費・宿泊費、資料作成のためのコピー代・プリント代・紙代などの消耗品費があります。一件一件は微々たるものかもしれませんが、人数分・件数分存在するため企業によっては膨大な額に及びます。また、交通費の精算業務や資料作成の事務作業など、バックオフィス工程に人件費が発生するのも忘れてはいけません。
オンライン商談ツールを利用すれば、それらのコストを一掃することができます。まず、交通費・旅費・出張費が不要になります。また、資料に関してもオンライン上でプレゼン・共有・送信すれば、紙代・コピー代・プリント代・紙代などの消耗品費もかかりません。交通費の精算業務や資料作成の事務作業もなくなるため、人件費も削減できます。
営業では、顧客の関心が高いうちに接点を持つこと、タイミングが重要です。特に先方から問い合わせがあったような場合はなおさらでます。しかし、対面商談の場合、スケジュール調整が難しく、すぐに対応することができない場合もあります。結果として「競合に先を越された」「相手の熱が冷めてしまった」という事態も考えられます。
オンライン商談ツールを活用すると、顧客対応のスピードも格段に上がります。たとえば、問い合わせを受けた電話口から「PCを見ながらお話しできませんか？」と、その場で商談につなげることもできます。タイミングよく、サービス説明や商談を行うことで、受注確度のアップ、受注までのリードタイムの短縮など様々な効果が見込めます。
商談とは、営業と顧客のクローズドな場であり、実際にどのようなやりとりが行われているか、外から把握するのは困難です。学ぼうとしたら、商談同行を数多くこなさなければなりませんし、教育研修に多くの工数を割かなければなりません。企業によっては、商談ノウハウ・スキルが属人的になっており、チームとして営業ノウハウ・スキルを平準化できないという場合もあるでしょう。
オンライン商談ツールを利用すれば、効率的に商談スキル・ノウハウを共有することができます。たとえば、上手くいった営業トークを「議事録」から抜粋してテキスト化し、他の営業がオンライン商談の場で「スクリプト」にして利用することができます。また「録画」された映像を経験の浅い営業や新人の振り返りに利用して「このシーンはこう返答した方がいい」など指導することもできます。
コロナ禍で意識の変化があったとは言え、今なお対面での商談にこだわる企業・営業も一定数存在します。固定観念から脱却してオンライン商談ツールを有効利用するには、「どうすれば定着するか」「無理なく使えるようになるか」を考え、意識をすり合わせしておくことが大切です。以下、そのためのコツを3つご紹介します。
オンライン商談のメリットが大きいからといって、いきなりすべての商談をオンラインに切り替えようとすると、反発は避けられません。おすすめしたいのは、「こういう場合はオンライン商談ツールを使う」など、ルールを設けてオペレーションに組み込むことです。例としては「移動時間に2時間以上かかる場合はオンラインで商談する」などです。その上で、利用状況に応じて、ルールを逐次変更していくとスムーズです。
続いて、気をつけてほしいのがオンライン商談の実施場所です。慣れていないうちは、「オフィスの自席では周囲の声や電話の音などが気になり集中しきれない」という場合が考えられます。また、テレワーク下では「自宅には家族がいるため集中できない」「カフェやコワーキングスペースでは声を出して話しづらい」といった懸念もあります。
そういった場合に備えて、事前にオンラインでも落ち着いて商談を進められる場所を用意しておくことをおすすめします。たとえば、オフィスであれば、あまり使われていない会議室をオンライン商談専用の部屋にするのもよいでしょう。また、テレワーク中の従業員向けに、簡易的なサテライトオフィスやシェアオフィス、ワークブースを企業として借りるというやり方も考えられます。
導入当初は、対面の商談を減らし、オンライン商談をできるだけ数多く行うことが大切です。「月に10件、オンライン商談を行う」「商談のうち5割はオンライン商談で行う」など目標値を掲げてみるといいでしょう。気をつけてほしいのは、オンライン商談ツールの導入目的はあくまで商談を効率的に行い、成果につなげることにあるということです。オンライン商談を行うことそのものが目標にならないように注意しましょう。
その他、営業個々にツールを使いこなすだけでなく、「商談の振り返り」「ノウハウ・ナレッジ共有」などチームとして活用を促していくことも大切です。
続いては、具体的なツールを比較検討する際に気をつけるべきポイントについてご紹介していきます。「接続方式」「商談サポート機能」「音声・画質」「利用料金」「セキュリティ」「用途」の6つが考えられます。
オンライン商談を行うためには、顧客をインターネット上の専用空間（「ルーム」などと呼ばれています）に導く必要があります。どのようにして導くかは「接続方式」によって異なります。大きく分けて「URL接続」と「ナンバー接続」の2つがあります（ツールによって名称が異なる）。
「URL接続」というのは、相手のメールアドレスなどに事前にURLを送って、「何月何日何時になりましたらクリックしてください」というやり方です。連絡先を知っている場合は有効ですが、新規に問い合わせてきた顧客はこうはいきません。そんな時は、もう1つの「ナンバー接続」がおすすめです。電話口で専用番号（ワンタイムパスワード）を伝えて、その場で顧客にWebサイトに入力してもらうだけで接続できるため、新規顧客でも即オンライン商談を行うことができます。
オンライン商談ツールによって対応する接続方式に違いがあるので注意が必要です（Web会議システムと呼ばれるものはナンバー接続に対応していない場合がほとんどです）。中には、「ビデオトーク（NTTコム オンライン）」のように携帯電話番号のSMSを使って、URLを送信するという特殊なタイプも存在します。自社の顧客層に合った接続方式を選ぶようにしましょう。
搭載されている商談サポート機能はツールによって異なります。画面共有、資料共有・送信などはもちろんですが、その他にも「話す内容が自分だけにカンペ表示される（スクリプト）」「プレゼン時にはポインターを使って注目してほしい箇所を示す（マーカー）」「重要な情報はテキストで間違いなく伝える（チャット）」などの機能が備わっていると、よりスムーズです。自社に照らし合わせて、選ぶようにしましょう。
多くの機能を備えた高機能型のツールとしては、「ベルフェイス（ベルフェイス株式会社）」が挙げられます。見た目を整えてくれるビューティー機能、双方が互いに相手の資料を自由に操作できるシンクロプレゼンテーション機能などユニークな機能まで搭載しています。それ以外にも、電子契約サービスや顧客管理システム、オンラインストレージなど外部ツールと連携して商談周り全般の効率化ができるのも特徴です。
音声・画質は良好であるに越したことはありませんが、大切なのは自社の顧客層や利用シーンに合ったものを選ぶことです。たとえば、「B-Room（株式会社Bloom Act）」のように利用デバイス・端末に合わせた最適な通信方式で自動接続してくれるもの、「はなスポット（株式会社NTTPCコミュニケーションズ）」のように通信容量・通信環境・接続人数など外部環境に合わせて調整できるようなものもあります。
料金形態はオンライン商談を行うための「空間（ルーム）」、もしくは「ユーザー」どちらかに応じた定額課金がほとんどです。中には「クラウド商談どこでもSHOWBY（株式会社かんざし）」のように、バランスよく利用したい場合はルーム課金、個々の営業がオンライン商談をフルに活用したい場合はユーザー課金というように、自社の利用頻度に合わせて料金体系を選択できるものもあります。
どのツールも基本的なセキュリティは備わっていますが、商談に高度な機密情報・顧客情報が含まれており、厳重なセキュリティポリシーが求められる場合は、それに即したツールを選ぶようにしましょう。たとえば、通信が高度に暗号化されているか、情報セキュリティマネジメントについて国際標準規格「ISO 27001(ISMS)」の認証を受けているか、接続元IPアドレスを制限できるか、などをチェックするといいでしょう。
メインはオンライン商談ではあるものの「できれば、商談以外の用途にも利用したいと」いう場合は、それに見合ったツールが必要です。たとえば、「meet in（株式会社meet in）」は、電子契約機能や、名刺表示機能など、オンライン商談に便利な機能を備えながら、同席モードや、最大1,000人が参加できるウェビナー機能など、幅広いシーンで活用できる機能を揃えています。
ここからは実際にサービス提供されている、人気のオンライン商談ツールをいくつかご紹介していきます。
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（出所：ベルフェイス公式Webサイト）
導入実績3,000社以上。業界No.1と言われるオンライン商談ツール。営業に特化した機能を豊富に揃える他、電子契約サービスや顧客管理システム、オンラインストレージとの連携など、商談をスムーズに進めるための機能も搭載。
明るさ調整などを自動で行ってくれる「ビューティー機能」、双方が互いに相手の資料を自由に操作でき、マウスの位置でどこを見ているまでわかる「シンクロプレゼンテーション機能」など、細部までこだわった機能が特徴的。
商談はすべて自動的に録画·録音可能。ブラックボックスだった商談のトークの中身・顧客の反応などをすべてデータ化して共有できるため、チームとしての営業力向上も見込める。
（出所：B-Room公式Webサイト）
高品質の画像・音声が特徴のオンライン商談ツール。画像・音声が途切れる心配がなく、相手の表情がはっきりと見えるため、対面で商談するのと同じような感覚でノンバーバルコミュニケーションも行える。
最大4拠点から同時接続可能。営業・顧客だけでなく、専門職や決済者も参加可能なため一歩踏み込んだ商談が期待できる。B-Roomで予約した情報（日時、参加者など）はOutlook、Googleカレンダーなどに連携でき、リマインドメールを自動送信設定もできる。
その他、ユニークなところでは、訪問したらかかるはずの交通費や時間を計算し、打ち合わせ終了後に画面表示。導入効果を「見える化」も可能。
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（出所：ビデオトーク公式Webサイト）
NTTグループが提供する、接続方式に特徴のあるビデオ通話サービス。相手の携帯電話番号にSMSでURLを送信することでビデオ通話がスタート。SMSはどのスマホにもデフォルトで搭載されているため、難しい操作をすることなく接続できるのが心強い。
スマホのアウトカメラを使用することで、ユーザーの置かれた状況が把握しやすいのもポイント。賃貸物件の紹介やシステムの操作説明、口座開設や保険申込時の本人確認など、現場状況をもとに何かを案内するような業務には最適。商談以外にも、カスタマーサポートとしても利用されている。通話終了後に、顧客満足度調査のアンケートなどへの誘導も可能。
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(出所：はなスポット公式Webサイト)
様々なサービスを手掛けるNTTPCがコロナ禍を背景に提供をスタートしたオンライン商談ツール。画質は通信容量に合わせて「手動調節（4段階）」、もしくは通信環境や接続人数に合わせて「自動調節」可能。外部環境に応じて通信の安定性をコントロールできるためスムーズな商談が見込める。
オンライン上の仮想会議室「ルーム」には最大4名まで入室可能。商談履歴や対応者情報など商談実績を記録できる機能も備えているため便利。
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(出所：クラウド商談どこでもSHOWBY公式Webサイト)
宿泊業界における業務効率化ツールで業界トップクラスのシェアを誇る同社が開発したオンライン商談ツール。特徴はURLではなく、人に紐付いた「バーチャルエントランス」という接続方式。会社の受付のように、担当者を指定して即接続できる。自社サイト上に設置しておけば、サイト来訪者と即接続して商談実施が可能。その他、担当者単位で自分専用の「MYバーチャルエントランス」も利用可能。
メールの個人署名欄や名刺にQRコードを入れておき、誰かが入室したタイミングでメールやLINE、Chatworkなどに自動通知することも可能。背景動画やBGM設定など、細かいところまで配慮されているのが嬉しい。
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（出所：VCRM公式Webサイト）
SFA/CRMなどで豊富な提供実績を持つ同社が手掛けるオンライン商談ツール。最大10人までの同時接続可能で、ユーザー数無制限で利用できるのがポイント。ユーザーごとにログの保存なども可能なため、複数人でも安心して使える。オンライン商談だけでなく、社内会議・採用面接にも利用可能。
料金も安価で1ルームにつき月額5,000円。ユーザー数は無制限なため、とりあえず全員登録しておいて、「まずは社会議ツールとして利用し、オンライン商談にも併用する」」というのもあり
導入時に徹底したコンサルティング、ティーチングを受けることも可能。オンライン商談を行うのは初めてという場合も安心。
（出所：meet in公式Webサイト）
リリースから2年あまりで3,400社以上の導入企業数を誇るWeb会議・商談システム。ログインやアプリのダウンロード不要で、PC・スマホどちらからでも最短1秒でオンラインミーティングを開始できる。資料・画面共有はもちろん、契約書捺印、名刺表示、チャット機能など、オンライン営業に必要となる機能を網羅的に備える他、複数人接続や、最大1,000人の参加に対応できるウェビナー機能も搭載。オンライン採用面接や、社内外の会議、オンライン相談など、利用シーンを選ばず、幅広いシーンで活用できる。オンラインMTGやリモートワークに向けてPCのレンタルサービスも提供。
一般的に利用されているWeb会議ツールの中にも、オンラインの商談に利用できるものがあります。ここでは、代表的なWeb会議ツールを4つご紹介します。まずは社内のWeb会議に利用して、商談時にも利用できそうかどうか、試してみるのもよいでしょう。
（出所：Whereby公式Webサイト）
1つ目は、ノルウェーのオスロに拠点を置く世界有数の電話会社Wherebyが開発した無料ビデオWeb会議サービス。会議を主催する企業側がアプリに登録すれば、参加者は登録不要。URLをクリックするだけで会議に参加できる。無料プランでは最大4名まで、有料プランでは12人まで同時に会議に参加可能。画面共有の他、チャット機能も付いており、有料モードなら録画も可能
（出所：Google Workspace公式Webサイト）
Google Workspace中に含まれるWeb会話ツールサービス。主催者が会議を設定してリンクを共有するだけで、参加者はGoogle Workspaceに契約していなくても参加可能。アカウントがGoogle Workspaceに完全に統合されているので、カレンダーの予定やメールの招待状からでも直接参加できる。Google Workspaceを現在利用中の方は試してみる価値あり。
なお、NTTコミュニケーションズなら、豊富なオプションサービスと導入から運用まで充実のサポート体制を一元提供可能。
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（出所：Zoom公式Webサイト）
コロナ禍で有名になったビデオ通話によるオンラインコラボレーションツール。複数の参加者が画面を共有して共同で注釈を入れられるため全社ミーティングなどにも最適。オンライン商談ツールとしても有効で、最大1,000人の参加者に対応可能。チャット機能やファイル共有なども搭載。1対1の通話なら無料で利用できるので、オンライン商談ツール初心者の方も一度利用してみるのにおすすめ。
（出所：Skype公式Webサイト）
通話無料のビデオ通話サービス。グループを作成して複数人でビデオ通話することができるため、オンラインでの商談にも有効。無料で最大10人までグループビデオ通話が可能。参加するためにはSkypeのアカウントを所有し、Skypeにログインしている必要あり。急な商談アプローチには不向きだが、Skypeを社内で利用している見込み客に対しては、逆に効果的と言える。
近年、テレワークの加速やインサイドセールスの広まりに伴い、注目が集まっているオンライン商談ツール。「営業効率アップ」「コスト削減」「スピード感のある対応」「営業力強化」などのメリットが見込まれ、多くの企業で導入が進んでいます。ツールを検討する際には、「接続方式」「商談サポート機能」「音声・画質」「利用料金」「セキュリティ」「用途」などで比較してみるとスムーズです。
ただし、どれほど優れたツールであったとしても、これまで対面商談をメインに取り組んできたような場合は、ツールを導入するだけでは有効活用にはいたりません。「どうすれば定着するか」「無理なく使えるようになるか」を考えながら、たとえば以下のように組織としての取り組みを心がけてください。
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