最終更新日:2022-06-10
商談を対面からオンラインへ切り替えたいけど、どうすればいいかわからない。ZoomなどのWeb会議システムでは心もとない。そうお悩みの方向けに、オンライン商談ツールのメリットや活用のコツ、比較ポイント、おすすめのツールをご紹介します。
オンライン商談ツールとは、その名の通り、オンライン（Web上）で商談をスムーズに行うためのツールのことです。大きく分けるとBtoB向けとBtoC向けの2つがあります。
オンライン商談ツールには、BtoB向けであれば名刺交換・トークスクリプト表示・資料共有・チャットなど、BtoC向けであればワンクリック接続・担当者の自動振り分け・ステータス管理など、便利な機能が多数搭載されています（システムにもよる）。「Zoom」や「Skype」などのWeb会議ツールを転用するのに比べてスムーズに営業を行うことができ、成果にもつながりやすいと評判です。
近年、コロナ禍でテレワーク化が加速するのに従い、オンライン商談ツールは多くの企業で導入が進んでいますが、中には「無料で使えるツールがあるのに、本当にコストをかけるだけのメリットがあるの？」「色々あってどのツールを選べばいいかわからない…」という担当者もいらっしゃるでしょう。今回はそんな方向けに、オンライン商談ツールのメリット、定着させるコツ、比較ポイント、おすすめのツールなどをわかりやすく紹介していきます。
なお、本記事では商談用途をメインに、一部接客も含んで紹介しています。もし店舗での接客に特化してオンライン・Web化を図りたい場合は、「ビデオ型オンライン接客とは？ 場面別5つの活用方法」をご覧ください。
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まず、オンライン商談ツールを活用した場合、対面での商談に比べてどのようなメリットがあるのか、活用メリットについてご案内します。新型コロナウイルスの感染対策という側面に加え、大きく分けて「営業効率アップ」「コスト削減」「スピード感のある対応」「業務の標準化」の4つが考えられます。
オンライン商談ツールを利用すれば、移動時間を考慮する必要がないため、多くの商談を行うことができるようになります。確度の読めない新規顧客や移動時間が多い遠方顧客に関してはオンライン商談にして無駄を省き、逆に得意先や紹介案件は積極的に足を運ぶといった使い分けができるのもいいところです。
対面商談の場合、交通費や宿泊費などの旅費や、紙の資料作成のためのコピー代・プリント代・紙代などの消耗品費がかかるほか、旅費の精算業務や紙の資料を準備する事務作業など、バックオフィス工程にも人件費が発生します。オンライン商談ツールを利用すれば、それらのコストを削減することができます。
対面商談の場合、スケジュール調整が難しく、時間を置いた結果「競合に先を越された」「相手の熱が冷めてしまった」という事態も考えられます。また、ZoomやSkypeなどの無料ツールの場合、相手方にログインやインストールなどの作業が必要となり、顧客が面倒に感じて商機を逃してしまうことも考えられます。
オンライン商談ツールなら、ログインやアプリのインストールが不要で、PC・スマホどちらからでも利用できます。たとえば、問い合わせを受けた電話口から「PCを見ながらお話しできませんか？」と、その場でオンライン商談に移行することも可能です。タイミングよく、サービス説明や商談を行うことで、受注確度のアップ、受注までのリードタイムの短縮など様々な効果が見込めます。
対面での商談は、営業と顧客のクローズドな場になりがちです。対面商談を長く続けていると、企業によっては商談ノウハウ・スキルが属人化してしまい、チームとして営業ノウハウ・スキルを平準化できないという課題を抱えている企業もあるかもしれません。
こうした課題は、オンライン商談ツールを利用し、商談スキル・ノウハウを効率的に共有することによって、改善していくことが期待できます。たとえば、上手くいった営業トークを「議事録」から抜粋してテキスト化し、他の営業がオンライン商談の場で「スクリプト」にして利用することができます。また、「録画」された映像を経験の浅い営業や新人の振り返りに利用して、「このシーンはこう返答した方がいい」など指導することもできます。
コロナ禍で意識の変化があったとは言え、今なお対面での商談にこだわる企業・営業も一定数存在します。固定観念から脱却してオンライン商談ツールを有効利用するには、「どうすれば定着するか」「無理なく使えるようになるか」を考え、意識をすり合わせしておくことが大切です。以下、そのためのコツを3つご紹介します。
オンライン商談のメリットが大きいからといって、いきなりすべての商談をオンラインに切り替えようとするのは変化が激しく、営業担当者から大きな反発を招く可能性があります。そこでおすすめしたいのは、「こういう場合はオンライン商談ツールを使う」など、ルールを設けて営業のオペレーションにオンライン商談ツールを組み込むことです。例としては、「移動時間に2時間以上かかる場合はオンラインで商談する」などです。その上で、利用状況に応じてルールを逐次変更していくと、移行がスムーズに進むことでしょう。
続いて、気をつけてほしいのがオンライン商談の実施場所です。慣れていないうちは、「オフィスの自席では周囲の声や電話の音などが気になり集中しきれない」という場合が考えられます。また、テレワーク下では「自宅には家族がいるため集中できない」「カフェやコワーキングスペースでは声を出して話しづらい」といった懸念もあります。
そういった場合に備えて、オンラインでも落ち着いて商談を進められる場所をあらかじめ用意しておくことをおすすめします。たとえば、オフィスであれば、あまり使われていない会議室をオンライン商談専用の部屋にするのもよいでしょう。また、テレワーク中の従業員向けに、簡易的なサテライトオフィスやシェアオフィス、ワークブースを企業として借りるというやり方も考えられます。
導入当初は、対面の商談を減らし、オンライン商談をできるだけ数多く行うことが大切です。「月に10件、オンライン商談を行う」「商談のうち5割はオンライン商談で行う」など目標値を掲げてみるといいでしょう。気をつけてほしいのは、オンライン商談ツールの導入目的はあくまで商談を効率的に行い、成果につなげることにあるということです。オンライン商談を行うことそのものが目標にならないように注意しましょう。
その他、営業個々にツールを使いこなすだけでなく、チームとして、「商談の振り返り」や「ノウハウ・ナレッジの共有」など、ツールの活用を促していくことも大切です。
続いては、具体的なツールを比較検討する際に気をつけるべきポイントについてご紹介していきます。具体的には「接続方式」「商談サポート機能」「音声・画質」「利用料金」「セキュリティ」「用途」の6つが考えられます。すべてを満たす必要はありませんが、「ここは」と思う部分はチェックしておきましょう。
オンライン商談を行うには、取引先や顧客をインターネット上の専用空間（「ルーム」などと呼ばれています）に導く必要があります。どのようにして導くかは「接続方式」によって異なります。大きく分けて「URL接続」と「ナンバー接続」の2つがあります。どちらの接続方式に対応しているかはオンライン商談ツールによって異なります。自社の顧客層に合った接続方式を選ぶようにしましょう。
まず、「URL接続」というのは、メールなどで事前にURLを通知しておいて、「何月何日何時になりましたらクリックしてください」というやり方です。「Zoom」「Skype」などのWeb会議システムと呼ばれるものの接続方式も概ねこのやり方です。もう一つは「ナンバー接続」というやり方で、専用番号（ワンタイムパスワード）を顧客に伝えて、Webサイトに入力してもらうことで即オンラインで商談を行うことができます。
たとえば、オンラインに慣れている取引先や連絡先を知っている顧客に対してはURL接続、新規に問い合わせてきた顧客やPCに不慣れな顧客の場合はナンバー接続が有効です。ただし、URL接続方式でも、「ビデオトーク（NTTコム オンライン）」「VIDEO CONNECT（株式会社メディア4u）」のように、URLの通知手段にスマホのSMSを利用するサービスもあります。そうすると、スマホでURLをクリックするだけで、ナンバー接続以上に簡単に利用することができます。
商談を効率的に行うため、オンライン商談ツールには、画面共有、資料共有・送信の他にも様々なサポート機能が存在します。「話す内容が自分だけにカンペ表示される（スクリプト）」「プレゼン時にはポインターを使って注目してほしい箇所を示す（マーカー）」「重要な情報はテキストで間違いなく伝える（チャット）」などです。自社の顧客・業務に照らし合わせて、必要な機能が搭載されたものを選ぶようにしましょう。
多くの機能を備えた高機能型のツールとしては、「ベルフェイス（ベルフェイス株式会社）」が挙げられます。見た目を整えてくれるビューティー機能、双方が互いに相手の資料を自由に操作できるシンクロプレゼンテーション機能など、ユニークな機能まで搭載しています。それ以外にも、電子契約サービスや顧客管理システム、オンラインストレージなど外部ツールと連携して商談周り全般の効率化ができるのも特徴です。
音声・画質は良好であるに越したことはありませんが、その分、通信容量がかさみますし、端末にも負荷がかかります。大切なのは、自社の顧客層や利用シーンに合ったものを選ぶことです。
たとえば、「B-Room（株式会社Bloom Act）」のように利用デバイス・端末に合わせた最適な通信方式で自動接続してくれるもの、「はなスポット（株式会社NTTPCコミュニケーションズ）」のように通信容量・通信環境・接続人数など外部環境に合わせて調整できるようなものもあります。
料金体系はオンライン商談を行うための「空間（ルーム）」、もしくは「ユーザー」どちらかに応じた定額課金がほとんどです。中には「クラウド商談どこでもSHOWBY（株式会社かんざし）」のように、バランスよく利用したい場合はルーム課金、個々の営業がオンライン商談をフルに活用したい場合はユーザー課金と、自社の利用形態や利用頻度に合わせて料金体系を選択できるものもあります。
どのツールも基本的なセキュリティは備わっていますが、商談に高度な機密情報・顧客情報が含まれており、厳重なセキュリティポリシーが求められる場合は、それに即したツールを選ぶようにしましょう。
たとえば、接続元IPアドレスを制限できるか、セキュリティに関する認証などを取得しているかなどをチェックするといいでしょう。「ベルフェイス（ベルフェイス株式会社）」は、高い信頼性とセキュリティが求められる金融情報システムを構築する際の安全対策基準を定めた「FISC安全対策基準」への対応状況を公表し、セキュリティの高さが大きな特徴のひとつです。
無料で足りるものにコストをかけるのはちょっと…と二の足を踏んでいる企業も、そのツールが商談だけではなく、会議や面談など汎用的に利用できるものだと導入が進みやすいでしょう。たとえば、「meet in（株式会社meet in）」は最大1,000人の参加に対応できるウェビナー機能も搭載。オンライン商談はもちろん、社内外の会議、オンライン採用面接など、利用シーンを選ばず、幅広いシーンで活用できます。
続いては、おすすめのオンライン商談ツールをタイプ別にご紹介します。まずはBtoBメインで利用されることの多いツールです。名刺交換、トークスクリプト、画面共有、資料共有・送信など商談サポート機能に長けたものが多いのが特徴です。
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（出所：ベルフェイス公式Webサイト）
導入実績3,000社以上。業界No.1と言われるオンライン商談ツール。商談相手の端末にアプリをインストールする必要がなく、手軽にオンライン商談を始められる。営業に特化した機能を豊富に揃える他、電子契約サービスや顧客管理システム、オンラインストレージとの連携など、商談をスムーズに進めるための機能も搭載。「FISC安全対策基準」への対応状況を公表し、大手金融機関での実績もあるなど、高いセキュリティを誇る。
そのほか、明るさ調整などを自動で行ってくれる「ビューティーモード機能」、双方が互いに相手の資料を自由に操作でき、マウスの位置でどこを見ているまでわかる「シンクロプレゼンテーション機能」など、細部までこだわった機能が特徴的。
商談はすべて自動的に録画·録音可能（レコログ機能）。ブラックボックスだった商談のトークの中身・顧客の反応などをすべてデータ化して共有できるため、チームとしての営業力向上も見込める。
（出所：B-Room公式Webサイト）
Webブラウザだけを使用し、自社・顧客ともに専用アプリがインストール不要のオンライン商談ツール。高品質の画像・音声が特徴。画像・音声が途切れる心配がなく、相手の表情がはっきりと見えるため、対面で商談するのと同じような感覚でノンバーバルコミュニケーションも行える。
最大4拠点から同時接続可能。営業・顧客だけでなく、専門職や決済者も参加可能なため一歩踏み込んだ商談が期待できる。B-Roomで予約した情報（日時、参加者など）はOutlook、Googleカレンダーなどに連携でき、リマインドメールを自動送信設定もできる。
その他、ユニークなところでは、訪問したらかかるはずの交通費や時間を計算し、打ち合わせ終了後に画面表示。導入効果を「見える化」も可能。
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(出所：はなスポット公式Webサイト)
自社・顧客ともにWebブラウザだけで簡単に接続でき、専用アプリのインストールが不要。NTTグループの技術を活用して、セキュアなデータ通信を実現している。
画質は通信容量に合わせて「手動調節（4段階）」、もしくは通信環境や接続人数に合わせて「自動調節」可能。外部環境に応じて通信の安定性をコントロールできるためスムーズな商談が見込める。顧客には見えず、自社メンバーのみ書き込み・共有ができる「ステルスメモ機能」がユニーク。
オンライン上の仮想会議室「ルーム」には最大4名まで入室可能。商談履歴や対応者情報など商談実績を記録できる機能も備えているため便利。
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（出所：VCRM公式Webサイト）
SFA/CRMなどで豊富な提供実績を持つ同社が手掛けるオンライン商談ツール。商談相手のアプリインストールは不要。最大10人までの同時接続が可能で、ユーザー数無制限で利用できるのがポイント。ユーザーごとにログの保存なども可能なため、複数人でも安心して使える。オンライン商談だけでなく、社内会議・採用面接にも利用可能。
料金も安価で1ルームにつき月額5,000円。ユーザー数は無制限なため、とりあえず全員登録しておいて、「まずは社内会議ツールとして利用し、オンライン商談にも併用する」というのもあり。
導入時に徹底したコンサルティング、ティーチングを受けることも可能。オンライン商談を行うのは初めてという場合も安心。
（出所：meet in公式Webサイト）
2019年のリリース以来、4,800社以上の導入企業数を誇るWeb会議・商談システム。ログインやアプリのダウンロードが不要で、PC・スマホどちらからでも最短1秒でオンラインミーティングを開始できる。資料・画面共有はもちろん、契約書捺印、名刺表示、チャット機能など、オンライン営業に必要となる機能を網羅的に備える他、複数人接続や最大1,000人が参加できるウェビナー機能も搭載。オンライン採用面接や社内外の会議、オンライン相談など、利用シーンを選ばず、幅広いシーンで活用できる。オンラインMTGやリモートワークに向けてPCのレンタルサービスも提供。
営業・商談だけでなく、接客にも利用されることが多いタイプです。通知手段にスマホのSMSを利用するなどアクセスまでのハードルが低いのが特徴です。また、スマホのアウトカメラを利用することで、ユーザーの置かれた状況が把握しやすいなどの特徴があることから、賃貸仲介、自動車販売、引越し・買取査定など様々なシーンで導入が進んでいます。
（出所：ビデオトーク公式Webサイト）
NTTグループが提供する、接続方式に特徴のあるビデオ通話サービス。相手にSMSかメールでURLを送信し、相手がクリックすることでビデオ通話がスタート。SMSはどのスマホにもデフォルトで搭載されているため、難しい操作をすることなく接続できるのが心強い。
スマホのアウトカメラを使用することで、ユーザーの置かれた状況が把握しやすいのもポイント。賃貸物件の紹介やシステムの操作説明、口座開設や保険申込時の本人確認など、現場状況をもとに何かを案内するような業務には最適。商談以外にも、カスタマーサポートとしても利用されている。スマホの位置情報をオペレーターに送信できるのがユニークで、自動車の事故や故障対応の際に便利。通話終了後に、顧客満足度調査のアンケートなどへの誘導も可能。
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（出所：VIDEO CONNECT公式Webサイト）
SMSを利用して簡単・迅速に顧客とつながることのできるBtoC向けのビデオチャットツール。アプリのインストール・アカウント作成・ID交換などは一切不要。接続URLをSMSで送信するだけですぐにビデオ通話ができる手軽さが特徴。不動産の重要事項説明や引越し・買取りの査定見積り、オンライン診療、オンラインレッスンなどに幅広く利用されている。
チャット・ホワイトボード・画面共有などのサポート機能の他、「通話予約」「スケジュール調整」機能も搭載。ユーザーがWebサイト上から通話日時を予約できるため、企業側が面倒なスケジュール調整を行う必要がないのもポイント。
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(出所：クラウド商談どこでもSHOWBY公式Webサイト)
1対1の商談に特化した使いやすい独自の標準機能に、好みで追加できる機能を豊富に揃える。Webブラウザのみで利用でき、PC・タブレット・スマホにも広く対応。
特徴の一つとして、豊富な接続方法が挙げられる。URL接続、ナンバー接続のほかにも、Web上に会社受付のようにバーチャルエントランスなどを設置して、ゲストがいつでも簡単にアクセスし接続できる環境をつくることができる。
また、無料で始められるプランもあるため、手軽にDXを進められる点も魅力。
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(出所：LiveCall公式Webサイト)
BtoCサービスに特化した、使いやすさに定評のあるビデオ通話プラットフォーム。通話の開始手段は、ワンクリックで通話を始められる「即時通話」、URLを発行する「予約通話」があり、顧客はそのなかから希望のアクセス手段を選択可能。管理者・マネージャーも各スタッフの状況・通話履歴・予約などを管理しやすいのもポイント。Googleアナリティクスのトラッキングコードを埋め込み、通話からコンバージョンまでのユーザー行動を追跡することもできる。
カード決済に対応した機能も搭載しており、商品提案から購入まで一気通貫で完結可能。アパレル・ファッション、不動産・住宅、保健指導、専門家相談／カウンセリングなど様々な用途で利用されている。
最後に、オンラインの商談にも利用できそうなWeb会議ツールをいくつかご紹介します。「オンラインでの営業自体がはじめて」という場合は、まずこれらのツールを用いてWeb会議などを行ってみて、商談時にも利用できそうかどうか、試してみるのもよいでしょう。
（出所：Whereby公式Webサイト）
1つ目は、ノルウェーのオスロに拠点を置く世界有数の電話会社Wherebyが開発した無料ビデオWeb会議サービス。会議を主催する企業側がアプリに登録すれば、参加者は登録不要。URLをクリックするだけで会議に参加できる。無料プランではグループ通話は45分まで（1対1の通話は時間無制限）、有料プランではグループ通話でも時間無制限。画面共有の他、チャット機能も付いており、有料モードなら録画も可能。
（出所：Google Workspace公式Webサイト）
Googleアカウントを利用すれば無料で使えるWeb会議ツール。主催者が会議を設定してリンクを共有するだけで、参加者は参加可能。ただし、無料版は3人以上の場合は最長１時間/回までという制限がある。
グループウェア機能を統合した有料版のGoogle Workspaceがあれば会議が最長24時間になるほか、録画、挙手、アンケートなどの機能が使えるようになる。
なお、NTTコミュニケーションズなら、豊富なオプションサービスと導入から運用まで充実のサポート体制を一元提供可能。
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（出所：Zoom公式Webサイト）
コロナ禍で有名になったビデオ通話によるオンラインコラボレーションツール。複数の参加者が画面を共有して共同で注釈を入れられるため全社ミーティングなどにも最適。オンライン商談ツールとしても有効で、最大1,000人の参加者に対応可能。チャット機能やファイル共有なども搭載。1対1の通話なら無料で利用できるので、オンライン商談ツール初心者の方も一度利用してみるのにおすすめ。
（出所：Skype公式Webサイト）
通話無料のビデオ通話サービス。グループを作成して複数人でビデオ通話することができるため、オンラインでの商談にも有効。無料で最大10人までグループビデオ通話が可能。参加するためにはSkypeのアカウントを所有し、Skypeにログインしている必要あり。急な商談アプローチには不向きだが、Skypeを社内で利用している見込み客に対しては、逆に効果的と言える。
オンライン商談ツールには「営業効率アップ」「コスト削減」「スピード感のある対応」「業務の標準化」など様々なメリットが見込まれます。ただし、導入しただけでは有効活用にはいたりません。特にこれまで対面商談をメインに取り組んできた場合は、「どうすれば定着するか」「無理なく使えるようになるか」を考えながら、以下のように組織としての取り組みを心がけてください。
その上で、接続方式や商談サポート機能、音声・画質、利用料金、セキュリティのレベル、商談以外の汎用性などの観点から比較検討し、自社に合うツールを選ぶようにしましょう。
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オンライン商談システム“B-Room”
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