最終更新日:2023-08-10
取引先が100社以上にのぼる企業にとって、日々取引ごとに発生する膨大な帳票の作成や発行は大きな業務負担となります。郵送・メール・FAXといった異なる送付手段の混在による手間や、封入・挿入の際に発生するミスなどを削減して、業務を効率化する方法やWebシステムについて解説します。
まず、多くの企業が抱える帳票発行業務における代表的な問題点について確認しておきましょう。
取引先や帳票の種類に合わせて、ExcelやWordを使って一つひとつ帳票を作成し、送付のためにデータをPDF化する作業は手間や時間がかかり大変です。また、取引先ごとに専用フォーマットで帳票を作成する必要がある場合もあり、担当者でないと帳票が簡単に作成できない、という問題も発生します。
発行件数が多くなればなるほど、配信にかかる作業も時間も増えます。郵送の場合には、帳票を印刷して、封筒に切手を貼って帳票を封入し、投函しにいかなければなりません。再発行が必要な場合には同様の作業を再度繰り返す必要があります。
FAXの場合は、印刷した帳票を複合機で読み込ませて、送信先を入力して送信する手間が発生します。通常の複合機の場合、一度に送信できる宛先に制限があるケースもあり、送信枚数が多い場合には、何度も送信作業を行うことになり、多くの時間を費やしてしまいます。
メール添付で送付する場合も同様に、件数が多いほど、手動での送付には相当な手間がかかります。また、メール容量が重くならないように添付データを圧縮したり、機密情報を含む帳票の場合には情報漏洩の危険性へ配慮したりすることも必要になります。
人による作業が介在している以上、どうしても人為ミスは避けられません。例えば、別の取引先の請求書を封入してしまった、メールに添付するファイルを間違ってしまった、といった誤送信や、請求書の送付・送信の漏れなどは、多くの企業で発生したことがあるミスと言えるのではないでしょうか。
すべての取引先で同じ形式の帳票に対応しているとは限りません。紙での帳票しか対応してない場合は郵送またはFAXで、データでの受け取りが可能な場合はメールでといったように、それぞれの取引先のニーズを満たしながら送信手段を管理する必要があります。これらの業務はどうしても煩雑になりがちで、宛先が増えるほどに作業が膨大になり、ミスの発生頻度も高まります。
請求書など送付期日がある帳票の場合は、作成や送付を短期間で集中して行わなければなりません。優先度の高い帳票の場合には、その間かかりきりで作業にあたらなければならないこともあり、本来の業務に支障をきたすこともあります。また、入金確認や売上・支出の集計などで、経理担当者が繁忙期になる月末月初には、通常の人員では対応しきれないこともあるため、経理担当者が残業続きになったり、請求書送付業務の応援を他部署に要請することになったりと、企業全体にとって大きな負荷がかかります。
このような問題点を解決し、帳票発行を効率化する方法として、Webシステムを利用した以下の3つの方法が有効です。
Web帳票発行システムを利用することで、帳票データの取り込みからレイアウト設計、グラフ作成、取引先に応じた発行まで自動で行うことができます。
たとえば、Web帳票発行システム「楽楽明細」では、帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけで、発行先に応じてWeb・メール添付・郵送・FAXのいずれかの方法を自動的に選択して帳票を発行することが可能です。「invoiceAgent」でも、所定のフォルダにアップロードするだけでPDF形式で帳票を自動生成。インボイス制度の適格請求書も作成できます。
また、「Excelでは処理しきれない大容量のデータを扱える」「異なるシステム・ツールのデータを1つの帳票に統合できる」「データベースの更新をリアルタイムで帳票に反映できる」といった点も帳票システムを活用する大きなメリット。取引先や品目の自動入力補助機能が備わっている帳票システムも多く、帳票作成にかかる手間と時間を削減できます。
請求書の発行だけでなく、受取も同一サービスで一元管理することで、取引先からの請求書を自社システムに簡単に取り込むことができ、手作業での入力ミスの発生リスクが大幅に削減されます。
たとえば、「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の受け渡し業務の双方を同サービスのクラウドシステム上で行うことができるため、取引先が発行した請求書を受領次第、自動仕訳して処理でき、作業工数を大幅に削減することが可能です。
また、「支払通知書機能」を利用すれば、取引先は通知書データをもとに簡単に請求書を作成することができます。取引先から請求書を受領するまでの時間を大きく短縮することができるため、月次決算もスムーズに進められます。
SalesforceなどのCRMシステムを利用して顧客管理をしている場合には、帳票発行システムを連携させることで自動的にデータを取り込んで発行させることが可能です。CRMシステムで管理している商談データから、そのままワンクリックで見積書や請求書を作成できるので、帳票発行システムに転記の必要もありません。また、システムを連携することで帳票発行システムのデータをCRMシステムに反映して、入金状態をリアルタイムで把握できるようにもなります。
具体的なサービスでは、「MakeLeaps for Salesforce」が挙げられます。同サービスでは、商談や取引先などの項目からワンクリックで書類作成、変換、郵送まで完了でき、Salesforceシステム内で全て完結できます。
このように便利なWeb帳票発行システムですが、導入するにあたって準備や注意点もあるので、あらかじめ確認しておくと安心です。
帳票発行システムは、帳票データのCSVやPDFなどのデータを取り込むことで、請求書などの帳票を作成します。そのため、元となる帳票データの準備が不可欠です。販売管理システムなどの業務システムを利用している場合や、既存の帳票ツールなどがある場合には、利用したい帳票発行システムにスムーズに連携できるかどうか対応しているファイル形式を確認しておきましょう。特殊なCSVを利用している場合には連携できないこともあるため注意が必要です。
また、紙媒体で帳票管理をしている場合には、帳票を電子化するところから検討し、帳票データを用意する必要があります。
取引先ごとに帳票のフォーマットを変更する必要がある場合、WordやExcelであれば誰でも簡単に変更することが可能です。その反面、部署ごとに異なるフォーマットの帳票ができてしまい統制が取れなくなったり、帳票システムへのデータ反映ミスが発生しやすくなったり、改ざんの危険性が生じたり、といった様々な問題点があります。また、フォーマットが使えないイレギュラーなケースの割合が多く、その都度WordやExcelで作成するとなると、システムの導入効果が薄れてしまいます。
取引先によって柔軟にフォーマット変更できるシステムを検討することをはじめ、システム導入を機に、現行のフォーマットを見直して、イレギュラーな案件にも対応できる汎用性の高いフォーマットの作成に取り組むことも一案です。
電子帳票は、郵送やFAXに比べて時間をかけずに受け取ることができたり、CSVデータ形式で受け取ることができたりと、受取側の企業にとっても利便性が高いです。しかし、未だ紙媒体での帳票のやり取りを希望する企業も少なからず存在するため、柔軟な対応が必要になります。
また、前述の「BtoBプラットフォーム 請求書」のように受取側にも同じサービスを利用してもらう必要があるサービスの場合には、取引先にもログインのためのIDやパスワードの入力をお願いしなければなりません。取引先には利用料金は発生しないものの、Web操作に明るくない担当者の場合には、難色を示されることもあるかもしれません。
ただ、テレワークがこれほど浸透してきた昨今、電子取引の提案をすることのハードルはそう高くはないでしょう。「BtoBプラットフォーム 請求書」のように利用企業数が100万社以上あるサービスであれば大手企業の導入実績などを元に安心して提案することができます。また、既に導入している企業も珍しくないため、スムーズに了承を得られることも多いでしょう。
導入実績が多い代表的なシステムや、操作性・各種システム連携などの利便性に優れたシステムをいくつかご紹介します。無料の体験期間を利用して自社の業務スタイルに適したサービスを選択すると良いでしょう。
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（出所：楽楽明細公式Webサイト）
請求書、納品書、支払明細などの帳票をWeb上で発行するクラウド型の帳票発行システム。帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけで、発行先に応じて「Web」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で、自動で割り振り発行が可能。発行特化型のシンプルなシステムのため誰でも簡単に利用できる、直感的な操作画⾯が特徴。請求書・納品書・⽀払明細・領収書といった帳票全般に加えて、チラシ・お知らせといった書類の発送にも対応できる。既存帳票デザインの再現性の高さも魅力。
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（出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト）
企業間で発生する請求書の受け渡し業務すべてを、ひとつのWebシステム上で行うことができるクラウドサービス。大手上場企業をはじめ、業界・規模を問わず、利用企業数は100万社以上を誇る。電子帳簿保存法・インボイス制度に対応。紙の請求書もAI-OCRでCSVファイルに入力して取り込むことで、保存要件を満たした形式で管理できる。
80以上の販売管理システムや会計システムと連携可能で、販売管理システムのデータから電子請求書を自動作成・発行できるほか、会計システムから支払通知書を一括で発行して請求書受取業務の効率化が図れることも強み。
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(出所：ナビエクスプレス公式Webサイト)
既存のフォーマットのデザインを変えずに、各種帳票をPDF化し、Webで一斉送信できる帳票発行システム。請求書であれば、請求データと宛先情報をcsvデータでインポートするだけで、大量に自動配信できる。
APIシステム連携も可能で、またFAX連携や、送信・開封状況などをリアルタイムにステータス確認できる管理画面など、大量の帳票を自動で配信できる機能がそろっており、人手を介さずに配信できるためミスなく行うことができる。セキュリティ機能に関しては、送信取り消し、送信データの追跡、明細書ごとにパスワードを付与することができる機能（メール配信の場合）、SSLによる暗号化など、揃っている。
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（出所：MakeLeaps公式Webサイト）
個人事業主から中小・大手企業まで業種業界を問わずに活用できる業務系クラウドツール。
シンプルで直感的なインターフェースで、さまざまな書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成・送付することができる。また、請求書、見積書といった日々の営業活動や毎月の経理業務に必要不可欠な帳票をWebシステム上で一元管理ができる。銀行口座に蓄積される入金情報（入金日、入金額、振込名義）をMakeLeapsへ自動取込できる「口座連携機能」やオンライン上で作成したすべての書類およびアップロードしたPDFファイルの郵送代行をワンクリックで申し込みできる「郵送代行サービス」、MakeLeapsで作成された書類や承認依頼、入金消し込みや操作履歴などをSlackに通知連携できる「Slack連携機能」(オプション機能)など利便性の高い機能が充実。iPhoneやiPad、Androidなどのモバイル端末にも対応しており、書類の作成・編集・送付などすべての作業を手持ちの端末から行うことができる。利用中のSalesforceと連携できる「MakeLeaps for Salesforce」を利用すれば、Salesforceに保存された顧客情報をそのまま請求書に反映し、郵送や入金消込までSalesforce内で一括管理することも可能。
（出所：BConnectionデジタルトレード公式Webサイト)
発行側と受取側の間で行われる「請求書のデジタル化」を一気通貫で可能にするクラウド型電子化サービス。ポイントは、請求書の発行と受取、それに関わるワークフローを無料で利用できるところ。取引先にも費用負担がかからず、かつトレーニング不要で簡単に利用できるため、電子化を促進しやすい。
また、電子データ交換型（EDI）を採用しているため、請求書の電子データは他の会計システムや購買システムなどに簡単に連携可能。請求書の情報を転記する必要がなくなるため、ミスの防止はもちろん、大幅な業務効率化にもつながる。
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（出所：invox発行請求書公式Webサイト）
請求書の発行から売上計上、入金消込・督促まで、請求書発行以後の作業を大幅に効率化できるクラウドサービス。必要な作業は、請求書データを取り込んで宛先を確認するだけ。それだけで、取引先の希望する形式・送付手段で請求書を発行可能。しかも、独自レイアウトの請求書にもカスタマイズでき、インボイス制度にも標準対応しているため安心。その他、「スキャナ保存制度」「電子取引情報の保存」など電子帳簿保存法に対応しているのもポイント。
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(出所：奉行Edge 請求管理電子化クラウド公式Webサイト)
奉行シリーズの請求書業務DXクラウド。販売管理システムから元となるデータを自動で取り込み、自動で請求書を発行・送信可能。配信日時も自由に設定でき、一覧で「送信済み・未送信」「確認済み・未確確認」など顧客ごとにステータス管理できるため、請求漏れや未支払い防止などにも効果的。インボイス制度・改正電帳法にも標準対応しているのも心強い。 なお、オンライン請求の他にオプションで紙の請求書の郵送代行にも対応可能。郵送はオンライン上から依頼でき、電子化された請求書と合わせて管理できるため二重管理の手間も省ける。
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（出所：invoiceAgent公式Webサイト）
帳票の発行・配信・受領・保管・検索を1つで完結できる帳票プラットフォーム。帳票のアップロード・PDF分割・振り分け・配信といった一連のフローの自動化が可能。配信先の承認状況の確認やリマインドメールなど、帳票発行後の処理をサポートする機能も搭載している。
電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応し、履歴管理やタイムスタンプ付与、適格請求書の作成といった機能を搭載。事務処理コストを大幅に削減できる。
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（出所：マネーフォワード クラウド請求書Plus公式Webサイト）
CRMやSFAとの自動連携により、手入力不要で請求書を作成できるクラウド型の請求書発行システム。データ転記による手間とコストの削減はもちろん、請求書発行に対する承認フローも組めるため、内部統制の強化も図れる。
インボイス制度と電子帳簿保存法に対応しており、将来的な法改正に対しても自動でアップデートが行われるため、新たにシステムを検討・導入する必要がなく、安心して利用を継続できる。
新収益認識基準に対応しており、契約期間に応じた売上の自動按分が可能。作成された売上の仕訳は、ワンクリックで会計システムと連携し、スムーズに売上計上できるため、サブスクリプションビジネスの事業者にも適している。
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これまで手動で行ってきた帳票発行業務の大半を、帳票発行システムを利用して自動化することで業務時間を短縮できるだけでなく、人が介在することで発生していた手間やミスを大幅に削減して効率化が図れます。帳票発行システムの活用は、無駄な残業やストレスを排除して、生産性のある業務に集中する環境づくりの近道といえるでしょう。
帳票発行システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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