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帳票発行をミスなく効率化する3つの方法と主なWebシステム

帳票発行をミスなく効率化する3つの方法と主なWebシステム

最終更新日:2023-01-30

取引先が100社以上にのぼる企業にとって、日々取引ごとに発生する膨大な帳票の作成や発行は大きな業務負担となります。郵送・メール・FAXといった異なる送付手段の混在による手間や、封入・挿入の際に発生するミスなどを削減して、業務を効率化する方法やWebシステムについて解説します。

目次

 

帳票発行における問題点

まず、多くの企業が抱える帳票発行業務における代表的な問題点について確認しておきましょう。

帳票の作成に手間がかかる

取引先や帳票の種類に合わせて、エクセルやワードを使って一つひとつ帳票を作成し、送付のためにデータをPDF化する作業は手間や時間がかかり大変です。また、取引先ごとに専用フォーマットで帳票を作成する必要がある場合もあり、担当者でないと帳票が簡単に作成できない、という問題も発生します。

帳票の配信に手間がかかる

発行件数が多くなればなるほど、配信にかかる作業も増え、膨大な時間がかかります。郵送の場合には、帳票を印刷して、封筒に切手を貼って帳票を封入し、投函しにいかなければなりません。再発行が必要な場合には同様の作業を繰り返し、改めて郵便局へ出向く必要もあります。

FAXの場合は、印刷した帳票を複合機で読み込ませて、送信先を入力して送信するという手間が発生します。通常の複合機の場合、一度に送信できる宛先に限りがあったり、送信枚数が多い場合は、送信に時間がかかったりと、つきっきりで作業しなければならない場合もあります。

メール添付で送付する場合でも、件数が多い場合には手動で送付するには相当な時間がかかります。メール容量が重くならないようにすることや、機密情報を含む帳票の場合には情報漏洩の危険性への配慮も必要になります。

ミスが起こる

人による作業が介在している以上、どうしても人為ミスは避けられません。例えば、別の取引先の請求書を封入してしまった、メールに添付するファイルを間違ってしまった、といった誤送信や、請求書の送付・送信の漏れなどは、多くの企業で発生したことがあるミスと言えるのではないでしょうか。

取引先ごとの管理が大変

郵送、FAX、メールというように、それぞれの取引先のニーズを満たしながら送信手段を管理することは、業務が煩雑になり大変です。宛先が増えるほどに作業が膨大になり、ミスの発生頻度も高まります。

一時的に負荷が大きくなり他業務への影響大

請求書など送付期日がある帳票の場合は、作成や送付を短期間で集中して行わなければなりません。優先度の高い帳票の場合には、その間かかりきりで作業にあたらなければならないこともあり、本来の業務に支障をきたすこともあります。また、入金確認や売上・支出の集計などで、経理担当者が繁忙期になる月末月初には、通常の人員では対応しきれないこともあるため、経理担当者が残業続きになったり、請求書送付業務の応援を他部署に要請することになったりと、企業全体にとって大きな負荷がかかります。

 

帳票発行をミスなく効率化する方法

このような問題点を解決し、帳票発行を効率化する方法として、Webシステムを利用した以下の3つの方法が有効です。

帳票発行の自動化

Web帳票発行システムを利用することで、帳票データの取り込みからレイアウト設計、グラフ作成、取引先に応じた発行まで自動で行うことができます。

たとえば、Web帳票発行システム「楽楽明細」では、帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけで、発行先に応じてWeb・メール添付・郵送・FAXのいずれかの方法を自動的に選択して帳票を発行することが可能です。

また、「Excelでは処理しきれない大容量のデータを扱える」「異なるシステム・ツールのデータを1つの帳票に統合できる」「データベースの更新をリアルタイムで帳票に反映できる」といった点も帳票システムを活用する大きなメリット。取引先や品目の自動入力補助機能が備わっている帳票システムも多く、帳票作成にかかる手間と時間を削減できます。

同一サービスの利用

請求書の発行だけでなく、受取も同一サービスで一元管理することで、取引先からの請求書を自社システムに簡単に取り込むことができ、手作業での入力ミスの発生リスクが大幅に削減されます。

例えば、「BtoBプラットフォーム 請求書」や「DX請求 by SALESGRAM」では、請求書の受け渡し業務の双方を同サービスのクラウドシステム上で行うことができるため、取引先が発行した請求書を受領次第、自動仕訳して処理でき、作業工数を大幅に削減することが可能です。

また、「支払通知書機能」を利用すれば、取引先は通知書データをもとに簡単に請求書を作成することができます。取引先から請求書を受領するまでの時間を大きく短縮することができるため、月次決算もスムーズに進められます。

CRMなどとのシステム連携による自動化

SalesforceなどのCRMシステムを利用して顧客管理をしている場合には、帳票発行システムを連携させることで自動的にデータを取り込んで発行させることが可能です。CRMシステムで管理している商談データから、そのままワンクリックで見積書や請求書を作成できるので、帳票発行システムに転記の必要もありません。また、システムを連携することで帳票発行システムのデータをCRMシステムに反映して、入金状態をリアルタイムで把握できるようにもなります。

具体的なサービスでは、「MakeLeaps for Salesforce」が挙げられます。同サービスでは、商談や取引先などの項目からワンクリックで書類作成、変換、郵送まで完了でき、Salesforceシステム内で全て完結できます。

 

帳票発行をWeb化する際の注意点

このように便利なWeb帳票発行システムですが、導入するにあたって準備や注意点もあるので、あらかじめ確認しておくと安心です。

元となる帳票データの作成

帳票発行システムは、帳票データのCSVやPDFなどのデータを取り込むことで、請求書などの帳票を作成します。そのため、元となる帳票データの準備が不可欠です。販売管理システムなどの業務システムを利用している場合や、既存の帳票ツールなどがある場合には、利用したい帳票発行システムにスムーズに連携できるかどうか対応しているファイル形式を確認しておきましょう。特殊なCSVを利用している場合には連携できないこともあるため注意が必要です。

また、紙媒体で帳票管理をしている場合には、帳票を電子化するところから検討し、帳票データを用意する必要があります。

フォーマット変更が頻繁な場合は要注意

取引先ごとに帳票のフォーマットを変更する必要がある場合、ワードやエクセルであれば誰でも簡単に変更することが可能です。その反面、部署ごとに異なるフォーマットの帳票ができてしまい統制が取れなくなったり、帳票システムへのデータ反映ミスが発生しやすくなったり、改ざんの危険性が生じたり、といった様々な問題点があります。また、フォーマットが使えないイレギュラーなケースの割合が多く、その都度ワードやエクセルで作成するとなると、システムの導入効果が薄れてしまいます。

取引先によって柔軟にフォーマット変更できるシステムを検討することをはじめ、システム導入を機に、現行のフォーマットを見直して、イレギュラーな案件にも対応できる汎用性の高いフォーマットの作成に取り組むことも一案です。

先方のWeb操作が必須

電子帳票は、郵送やFAXに比べて時間をかけずに受け取ることができたり、CSVデータ形式で受け取ることができたりと、受取側の企業にとっても利便性が高いです。しかし、未だ紙媒体での帳票のやり取りを希望する企業も少なからず存在するため、柔軟な対応が必要になります。

また、前述の「BtoBプラットフォーム 請求書」や「DX請求 by SALESGRAM」のように受取側にも同じサービスを利用してもらう必要があるサービスの場合には、取引先にもログインのためのIDやパスワードの入力をお願いしなければなりません。取引先には利用料金は発生しないものの、Web操作に明るくない担当者の場合には、難色を示されることもあるかもしれません。

ただ、テレワークがこれほど浸透してきた昨今、電子取引の提案をすることのハードルはそう高くはないでしょう。「BtoBプラットフォーム 請求書」のように利用企業数が79万社以上あるサービスであれば大手企業の導入実績などを元に安心して提案することができます。また、既に導入している企業も珍しくないため、スムーズに了承を得られることも多いでしょう。

 

主なWeb帳票発行システム

導入実績が多い代表的なシステムや、操作性・各種システム連携などの利便性に優れたシステムをいくつかご紹介します。無料の体験期間を利用して自社の業務スタイルに適したサービスを選択すると良いでしょう。

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楽楽明細(株式会社ラクス)

楽楽明細公式Webサイト

(出所:楽楽明細公式Webサイト)

請求書、納品書、支払明細などの帳票をWeb上で発行するクラウド型の帳票発行システム。帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけで、発行先に応じて「Web」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で、自動で割り振り発行が可能。発行特化型のシンプルなシステムのため誰でも簡単に利用できる、直感的な操作画⾯が特徴。請求書・納品書・⽀払明細・領収書といった帳票全般に加えて、チラシ・お知らせといった書類の発送にも対応できる。既存帳票デザインの再現性の高さも魅力。

  • 料金:月額25,000円~、初期費用100,000円~
  • ※月額費用はWeb帳票発行件数による従量課金。発行件数が増えるほど1件当たりの単価が割安になる。詳細は要問合せ。

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BtoBプラットフォーム 請求書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト

(出所:BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト)

企業間で発生する請求書の受け渡し業務すべてを、ひとつのWebシステム上で行うことができるクラウドサービス。時間・コスト・手間のかかっていた経理業務の改善に大きく貢献するシステムは多くの企業から定評があり、大手上場企業をはじめ、業界・規模を問わず、現在の利用企業数は79万社以上を誇る。

50以上の販売管理システムや会計システムと連携可能で、販売管理システムのデータから電子請求書を自動作成・発行できることの他、会計システムから支払通知書を一括で発行して請求書受取業務の効率化が図れることも強み。

  • 料金:月額20,000円~、初期費用100,000円~

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ナビエクスプレス(NTTコム オンライン)

ナビエクスプレス公式Webサイト

(出所:ナビエクスプレス公式Webサイト)

既存のフォーマットのデザインを変えずに、各種帳票をPDF化し、Webで一斉送信できる帳票発行システム。請求書であれば、請求データと宛先情報をcsvデータでインポートするだけで、大量に自動配信できる。

APIシステム連携も可能で、またFAX連携や、送信・開封状況などをリアルタイムにステータス確認できる管理画面など、大量の帳票を自動で配信できる機能がそろっており、人手を介さずに配信できるためミスなく行うことができる。セキュリティ機能に関しては、送信取り消し、送信データの追跡、明細書ごとにパスワードを付与することができる機能(メール配信の場合)、SSLによる暗号化など、揃っている。

  • 料金 月額利用料金 メール:45,000円~、FAX:20,000円~。従量料金 メール:5円~、FAX25円~。
  • 初期費用は要見積もり。

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MakeLeaps(メイクリープス株式会社)

MakeLeaps公式Webサイト

(出所:MakeLeaps公式Webサイト)

個人事業主から中小・大手企業まで業種業界を問わずに活用できる業務系クラウドツール。

シンプルで直感的なインターフェースで、さまざまな書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成・送付することができる。また、請求書、見積書といった日々の営業活動や毎月の経理業務に必要不可欠な帳票をWebシステム上で一元管理ができる。銀行口座に蓄積される入金情報(入金日、入金額、振込名義)をMakeLeapsへ自動取込できる「口座連携機能」やオンライン上で作成したすべての書類およびアップロードしたPDFファイルの郵送代行をワンクリックで申し込みできる「郵送代行サービス」、MakeLeapsで作成された書類や承認依頼、入金消し込みや操作履歴などをSlackに通知連携できる「Slack連携機能」(オプション機能)など利便性の高い機能が充実。iPhoneやiPad、Androidなどのモバイル端末にも対応しており、書類の作成・編集・送付などすべての作業を手持ちの端末から行うことができる。利用中のSalesforceと連携できる「MakeLeaps for Salesforce」を利用すれば、Salesforceに保存された顧客情報をそのまま請求書に反映し、郵送や入金消込までSalesforce内で一括管理することも可能。

  • 料金:月額 個人 500円/1ユーザー・法人 800円〜/1ユーザー・MakeLeaps for Salesforce 30,000円〜/1企業
  • ※個人・法人プランは30日間の無料トライアル期間あり
  • ※見積書・請求書のみであれば、取引先の上限数3社まで無料で利用できるフリープランもあり

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BConnectionデジタルトレード(NTTコミュニケーションズ株式会社)

BConnectionデジタルトレード公式Webサイト

(出所:BConnectionデジタルトレード公式Webサイト)

発行側と受取側の間で行われる「請求書のデジタル化」を一気通貫で可能にするクラウド型電子化サービス。ポイントは、請求書の発行と受取、それに関わるワークフローを無料で利用できるところ。取引先にも費用負担がかからず、かつトレーニング不要で簡単に利用できるため、電子化を促進しやすい。
また、電子データ交換型(EDI)を採用しているため、請求書の電子データは他の会計システムや購買システムなどに簡単に連携可能。請求書の情報を転記する必要がなくなるため、ミスの防止はもちろん、大幅な業務効率化にもつながる。

  • 料金:無料(標準機能※有料プランはお問い合わせ)

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invox発行請求書(株式会社Deepwork)

invox発行請求書公式Webサイト

(出所:invox発行請求書公式Webサイト)

請求書の発行から売上計上、入金消込・督促まで、請求書発行以後の作業を大幅に効率化できるクラウドサービス。必要な作業は、請求書データを取り込んで宛先を確認するだけ。それだけで、取引先の希望する形式・送付手段で請求書を発行可能。しかも、独自レイアウトの請求書にもカスタマイズでき、インボイス制度にも標準対応しているため安心。その他、「スキャナ保存制度」「電子取引情報の保存」など電子帳簿保存法に対応しているのもポイント。

  • 料金:月額1,980円~、初期費用なし

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DX請求 by SALESGRAM(株式会社コマースロボティクス)

DX請求 by SALESGRAM公式Webサイト

(出所:DX請求 by SALESGRAM公式Webサイト)

請求書の送信・受信を一元管理できるクラウドシステム。紙の請求書の発行・受取をすべて電子化してクラウド上で管理することで、大幅なコスト削減と業務の効率化を実現できる。インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応。普段の業務で使用頻度の高い「メーラー型」のプラットフォームを使用しているので、説明書なしで簡単に操作できる点が特長。
また、オプションの「サブスク請求ツール」を使えば、サブスク請求書の作成や、サービス・役務・物販の継続取引などの手間のかかる作業もすべて自動化することができる。月初から月末までの数量データをCSV登録するだけで簡単にサブスク請求書を作成できるので、人為的なミスの解消にもつながる。

  • 料金:月額10,000円~、初期費用なし ※無料プランあり

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ジンジャー請求書(jinjer株式会社)

ジンジャー請求書公式Webサイト

(出所:ジンジャー請求書公式Webサイト)

迷わず使える操作画面で、正確な処理を簡単に行える請求書発行システム。請求書の発行をオンライン上で完結。請求書の送付履歴やステータスをクラウド上で一元管理し、書類や入金情報の流れを可視化することで、管理者の負担軽減はもちろん、ミス・漏れ・遅れの発生も防止する。作成した書類を確認するための社内ワークフローを構築することも可能。各企業で運用されている承認フローに合わせて設定することで、承認漏れの防止やコミュニケーションコストの削減にもつながる。
企業の運用に合わせて、多様なフォーマット・レイアウトを使用でき、社印も自由にカスタマイズ可能。柔軟かつスムーズな請求書作成が可能に。

  • 料金:月額20,000円、初期費用100,000円 ※14日間の無料トライアルあり

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まとめ

これまで手動で行ってきた帳票発行業務の大半を、帳票発行システムを利用して自動化することで業務時間を短縮できるだけでなく、人が介在することで発生していた手間やミスを大幅に削減して効率化が図れます。帳票発行システムの活用は、無駄な残業やストレスを排除して、生産性のある業務に集中する環境づくりの近道といえるでしょう。

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