最終更新日:2024-01-11
領収書発行の手間やコストを減らすために電子化を検討している、あるいは、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応したかたちで領収書を保存したいとお考えの経理部門の方へ。領収書発行システムでどこまで負担が減るのか、無料で使えるシステムはあるのかなどを含めて、タイプ別に紹介します。
領収書発行システムとは、クラウド上で簡単に領収書を作成し、そのまま電子データとして発行できるシステムのことです。
従来、領収書は紙での発行が一般的でしたが、2022年の電子帳簿保存法改正以降、領収書の電子保存に対してハードルが下がり、電子化を進める企業が増加しています。
従来は、領収書を電子化すると言っても、WordやExcelなどに必要な項目や金額を入力し、PDFにするシンプルな方法が大半でした。しかし、ほかのデータから入力項目を移し替えたり、1件ずつ入力したりと結局手間がかかることもしばしばです。
領収書発行システムを利用すれば、これまで手作業で行っていた業務の多くを自動化でき、大幅な業務効率化につながります。領収書発行システムでは、データを取り込むだけで大量の領収書をワンクリックで作成可能です。また、印刷・封入・発送作業まですべて自動化できるものもあります。
おすすめの領収書発行システムをタイプごとにまとめると、以下のようになります。
記事後半で各システムを詳しく紹介していますので、「早くおすすめが知りたい」という方は、主な領収書発行システムからご覧ください。「もう少し概要を詳しく知りたい」という方は、そのまま読み進めてください。
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領収書発行システムを利用するメリットは、主に次の3つです。
領収書発行システムでは、宛名や領収額、領収日、但し書きなどの項目を入力していけば、ワンクリックで領収書を作成できます。「取引先情報をテンプレートに登録する」「CSVファイルにまとめて読み込む」など、作成にかかる時間を短縮できて、まとめて発行や発送ができる点がメリットです。
また、汎用システムを利用する場合は、領収書の発行だけでなく、見積もりから請求、領収までのすべての流れをワンストップで行うことも可能です。
紙の領収書による取扱件数が多くなってくると、「いつ・誰が領収書を発行したのかわからなくなる」「二重発行をしてしまう」「発行漏れがある」など、人的ミスがよく発生します。領収書発行システムでは、管理画面で領収書の発行、送付までの履歴や状況を確認できることから、「いつ・どこに領収書を発行しているか」を把握しやすくなります。
また、複数メンバーによる共有機能がある場合なら、リアルタイムで状況の同期・把握が簡単にできるようになるため、無駄な業務を省けるとともに、人的ミスの削減につながります。
領収書の電子化は電子帳簿保存法の要件を満たしていないと、公式な書類として認められません。訂正・削除履歴を確認することができる「真実性の確保」や、見読可能装置の備え付けや検索機能の確保といった「可視性の確保」が定められています。
領収書発行システムでは管理画面から履歴を確認できることに加え、検索機能が充実しているため、膨大な量の領収書から必要なものを探し出すことが容易となっています。
また、フォーマットの追加項目が自由に行えるため、インボイス制度の要件を満たした領収書や請求書の発行も可能になります。電子帳簿保存法、インボイス制度の両方の要件を満たした電子請求書・電子領収書を一元管理できる点は業務を進めるうえで大きなメリットとなります。
領収書発行システムは、特徴に応じて主に4つのタイプに分類できます。どの業務を、どこまで効率化するか、自社の課題に合わせてサービスを選ぶと良いでしょう。以下、具体的なシステムを交えながら、解説します。
電子領収書の作成と発行に特化し、取引先への引き渡しを効率化できるのが強みのタイプです。ダウンロード方式に対応し、管理画面から受け取り状況を確認できる点が便利。また、インボイス制度に対応したい、重複発行の防止も徹底したいといった課題も解消できます。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| e領収書ネット | インボイス対応の適格請求書、改正電子帳簿保存法に対応。年額2,900円（税込）の低コスト、最短5分で利用可能。 |
| 領収書ドットコム | 得意先を無制限に登録可能、ひな形の登録もできる。領収書データのCSVダウンロード・アップロード機能もあり。 |
| ポチッと請求 | 領収書のフォーマットは自作でき、フォーマット指定時にも対応しやすい。会計ソフトfreeeと連携して領収書を配信する機能も搭載。 |
領収書にかかわらず様々な帳票を一括で作成・発行できるタイプです。取引先ごとに条件を設定して一括発行でき、領収書単体の発行のみでなく、見積書→納品書→請求書→領収書と、各データを変換してそのまま発行するといった利用方法にも対応できます。
「電子帳簿保存法やインボイスに対応し書類の管理も行えること」「販売管理システムなど他システムと連携ができる」など、トータルで請求管理業務の効率化を実現できます。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| 楽楽明細 | 請求書、納品書などの帳票をWeb上で発行できる。API連携オプションにも対応。シンプルなUIで直感的な操作が可能。 |
| マネーフォワード クラウド請求書 | 各帳票はリアルタイムプレビューで確認しながら作成可能。請求書から領収書への自動転記、会計ソフトと連携した自動仕訳計上も。 |
| ナビエクスプレス | 基幹システムの出力データ形式に対応。24時間自動配信機能でミスを防止できる。SSLによる暗号化など安全性も高い。 |
| freee請求書 | 40種類以上のテンプレから帳票を選択して利用可能。請求書発行から入金の確認まで債権管理をトータルで効率化できる。 |
ECサイトと連携して、購入者自らが領収書をセルフ発行できるタイプです。ネットショップを運営している企業や担当者向けのサービスといえます。注文情報に基づき、購入者が直接取得できるため、領収書発行業務をなくすことができ、人的ミスも防げる点がメリットです。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| まとめて領収書 | 楽天市場、Yahoo!ショッピングに特化。領収書・納品書は購入者自身でダウンロード。ポイント利用の支払いも領収書上に記載される。 |
| EC領収書自動発行 | Yahoo、楽天、auPAYマーケットに対応。複数店舗の管理を1アカウントで行える。店舗ごとに設定をカスタマイズ可能。 |
領収書だけ簡単にまとめて作りたい場合や、テンプレートを作りたい場合に適したタイプです。無料で利用できるサービスもあり、領収書をPDF化する最低限の機能を、コストをかけずに手軽に使いたい場合に適しています。
システムによっては会員登録や有料サービスへの登録を行うことで、発行履歴や作成者の管理が可能になるものもあります。
| 主なシステム | 特徴 |
|---|---|
| 領収書.net | ブラウザ上で領収書を簡単作成。個別作成・一括作成・ひな形作成に対応。有料のMisocaなら、作成した領収書データの管理もできる。 |
| ウェブde領収書 | ブラウザ上でPDFの電子領収書が作成、発行できる。作成済み領収書の履歴管理・確認、作成者情報や印鑑の登録・修正も可能。 |
| イーレシート | ブラウザ上で電子領収書を無料で作成・発行・管理。インボイス番号の入力欄あり。アカウント登録すれば無料で履歴管理も行える。 |
| ABACUS クイック領収証 | 買い切りタイプ。印刷設定から郵送の宛名印刷まででき、領収書発送業務を一気通貫で行える。インボイス制度にも対応。 |
領収書発行システムを上記の4タイプに分けたうえで、どういった点に注目して選定すれば良いのか、具体的なポイントを3つ紹介します。
企業によっては領収書の項⽬・位置、ロゴや印影、振込先設定、備考や但し書きなど、指定の形式が決まっている場合があります。こうした領収書のフォーマットに対応できるか確認しておきましょう。
「ポチッと請求」では、1デザインにつき5万円で、細部まで指定したこだわりのフォーマットを作成することができます。電子化しても従来通りの書式で領収書が発行できると社内外問わず、スムーズな切り替えを実現できるため、記載内容の不備といったトラブルを減らすことが期待できます。
取引先のニーズに合わせて領収書の発行方法を選択できるのか、柔軟性の有無を確認しておくと良いでしょう。すべての領収書を電子化したいと思っても、場合によっては取引先から郵送やFAXでの領収書発行を求められるケースも考えられます。イレギュラーな対応にもシステム内で完結できる仕組みがあると、業務負荷を軽減することができます。
「楽楽明細」は、ダウンロード、メール送付、郵送、FAXの4通りの発行に対応しており、郵送の代行も行っています。「ポチッと請求」はメール配信と郵送に対応しており、郵送の場合でも事前の申し込み不要で利用できます。
ECサイトを運営していて、領収書を自動で発行したい場合には、自動発行機能が備わっているサービスが便利です。自動発行機能が自社で出店しているモールにも対応しているのか確認しておくと良いでしょう。
「領収書ドットコム」では、楽天市場・Yahoo!ショッピング・auPAYマーケットの3モールで領収書の自動発行機能が利用可能です。ネットショップのみで利用する場合であれば、前項のタイプ別「(3)ネットショップに特化したタイプ」のサービスが選択肢になります。
(出所：e領収書ネット公式Webサイト)
インボイス・適格請求書、改正電子帳簿保存法に対応した、Web領収書発行サービス。宛名や領収額、領収日、但し書きなどの各種情報を入力後、ボタンをワンクリックするだけで発行作業を完了できる。申込から最短5分で利用開始できる手軽さや、年額2,900円で使えるコストパフォーマンスも魅力。
作成した領収書は専用システムから相手先に直接ダウンロードしてもらえるため、確実に引き渡せる。また、ダウンロードURLは楽天専用の公認マスクURLに変換することもできるのでセキュリティ面も安心。領収書の発行状況や受取状況は管理画面で確認でき、再発行が必要な場合でもすぐに対応できる。
(出所：領収書ドットコム公式Webサイト)
収入印紙や切手・郵送代、ポスト投函が不要のクラウド書類管理サービス。卸問屋・飲食店・美容院・輸入貿易関係からネット通販まで幅広く利用されている。
領収書の作成は、専用フォームに必要事項を入力して発行ボタンを押すだけ。得意先登録は無制限に行える。領収書はダウンロード用URLのメール送信で発送・通知でき、メールテンプレートにひな形を登録することで、業務を大幅に効率化。更に、一括メール送信には迷惑メールになりにくいSMTP送信の仕組みを採用することで、確実なメール通知を実現する。
また、再発行の手続きや開封状況の確認、領収書データのCSVダウンロード・アップロード機能を実装しているほか、楽天市場・Yahoo!ショッピング・auPAYマーケットに対応した領収書自動発行機能が搭載され、購入者自身で領収書を発行できるのも便利。
(出所：ポチッと請求公式Webサイト)
簡単な操作で請求書や領収書を電子化し、メール配信できるクラウドサービス。初期費用なし、月額利用料1通50円とわかりやすい料金設定で、オプションを使えば郵送から発送まで行ってくれる。領収書のフォーマットは自身で作成することができ、これまでの形式そのままに電子化することが可能。取引先からのフォーマット指定がある場合にも対応できる点が嬉しい。
クラウド会計ソフトfreeeと連携して請求書や領収書を配信する機能、Excelファイルからデータ作成、API連携など、会計ソフトや販売管理ソフトとの連携に柔軟に対応している点も強み。
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(出所：楽楽明細公式Webサイト)
領収書だけではなく、請求書、納品書、支払明細などの帳票をWeb上で発行するクラウド型システム。帳票データのCSVまたはPDFをアップロードしてデータを作成し、発行先に応じてWeb・メール添付・郵送・FAXに割り振り発行できる。更に、帳票が長期間ダウンロードされていない場合に、指定した頻度で取引先に確認を促すメール通知も可能。確認漏れの心配もいらない。
また、電子帳簿保存法、インボイス制度の要件を満たした帳票を発行することができ、連携データはCSVやPDFだけでなくAPI連携オプションでも対応可能。シンプルなUIで直感的に操作できるので、システムが得意でない人でも使いやすい点や、経費精算、販売管理など他システムのサービスも提供されており連携しやすい点もメリット。
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(出所：マネーフォワード クラウド請求書公式Webサイト)
「見積書→納品書→請求書→領収書」の流れで書類を簡単に変換できる、クラウド型請求書ソフト。電子帳簿保存法、インボイス制度の要件を満たした帳票を作成可能で、メールまたは郵送での発送がワンクリックでできる。各帳票はリアルタイムプレビューで確認しながら作成できるため、短時間で確実な帳票が作成可能。請求書から領収書への変換など、自動転記できる設定も便利。
作成データは複数メンバーで共有、作業履歴が残るため、誰がどんな作業を行ったのか確認がしやすく、部署内での複数での運用にも対応。作成した情報は「マネーフォワード クラウド会計」と連携して、自動で仕訳計上もできるため、会計業務との連携がスムーズ。
(出所：ナビエクスプレス公式Webサイト)
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応し、請求書、納品書、支払案内書などの各種帳票を電子化できる電子帳票ソリューションサービス。機能のひとつにWeb領収書機能があり、テンプレートを作成した後にCSVデータをアップロードするだけでWeb領収書が配信できるようになる手軽さが特長。システム連携で基幹システムから出力されるデータ形式にも対応できる。
日時指定も含めた24時間の配信、自動配信機能により人手を介さず、できる限り人的ミスを減らす設定や、SSLによる暗号化、各種セキュリティ対策による安全性の確保など、電子化による利点を最大限活用できる仕組みになっている。
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（出所：freee請求書公式Webサイト）
40種類以上のテンプレートで、領収書のほか、請求書・見積書・納品書なども簡単に発行可能なwebシステム。見積りから請求書など案件を紐づけて管理できるため、各種帳票の作成・転記の手間やミスも防げる。各請求は「決済状況」「入金期日」などを登録できるため、Excelなど別ツールを使うことなく債権管理が可能。更に入金明細を自動取得して売掛金とのマッチングまで行ってくれるため、入金消込の作業を効率化できる。「債権管理をトータルで効率化したい」場合にはおすすめ。インボイス制度、改正電帳法に対応可能。
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(出所：まとめて領収書公式Webサイト)
Yahoo!ショッピング・楽天市場向けの領収書・納品書自動作成・セルフ発行クラウドサービス。ネットショップの注文情報を直接取得し、注文に基づいた領収書・納品書発行が確実かつ容易に行える。
領収書・納品書は購入者が自分でダウンロードするセルフ方式でダウンロード枚数は無制限、ロゴや社印も挿入可能なので発行・発送が不要となる点がメリット。ポイント利用での支払いも領収書上に記載される点も、ネットショップ特化のひとつの特徴。
(出所：EC領収書自動発行公式Webサイト)
ECモール出店者向けの領収書自動発行サービス。Yahoo、楽天のほか、auPAYマーケットに対応。更に、APIで自社サイト、それ以外のモールにも対応している。領収書は購入者自身がダウンロードする形式で、発行タイミングは運営者が設定可能。領収書の宛名は購入者が変更できるなど自由度が高い。
店舗ごとに支払い方法による領収書の発行可否、金額、タイミングなどカスタマイズ可能。複数店舗の管理を1アカウントで行えて設定も更新しやすい。初期設定のサポートは、設定完了まで電話で完全サポートとなっており、安心して利用を開始できる。プリペイド方式と請求書方式の料金体系が用意されている。
(出所：領収書.net公式Webサイト)
ブラウザ上で領収書だけ簡単に作れる、無料領収書作成ツール。用途に合わせ、領収書の個別作成、宛名入り領収書の一括作成、宛名が空欄の領収書ひな形の作成ができる。クラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の無料サービスであるため、Misocaを利用すればデータ保管や見積もり～領収書までの複写・変換、書類の郵送・メール送付も行えるようになる。多彩なデザインの領収書テンプレートが無料でダウンロードでき、ビジネス向けからカジュアルなものまでTPOに合わせて使い分けられるのも魅力。
(出所：ウェブde領収書公式Webサイト)
ブラウザ上でPDFの電子領収書が作成、発行できる無料作成ツール。シンプルな入力画面で、領収書ナンバーや日付、宛名や税率を入力し、印鑑表示も選択することができる。無料のユーザー登録をすることで、作成済みの領収書履歴を管理・確認でき、作成者情報や印鑑の登録・修正も行える。
(出所：イーレシート公式Webサイト)
PDFの電子領収書を無料で作成・発行・管理できるサービス。インボイス番号入力欄が設けられているほか、ダウンロード期限は1日〜1年の間で、6種類から選択することが可能。メールアドレスまたはFacebookでアカウント登録すれば無料で発行履歴や発行者情報の管理が行える。
(出所：ABACUS クイック領収証公式Webサイト)
CD-ROMまたはダウンロード形式で購入できる買い切り型のクイック領収書作成ソフト。Windows対応で、適格請求書等保存方式に対応。軽減税率版もあるので用途に合わせて利用することができる。印刷にも対応しており、2分割・3分割の選択が可能。印紙枠や領収日、控えの有無なども印刷時に設定できる。PDF変換ソフトとの併用でメール送付にも対応。郵送の際、市販の封筒に宛名印刷ができる機能もあり、領収書発送業務はこれだけで完結できる点もメリット。
領収書の発行は手間やコストがかかり、経理業務のネックになりがちです。特に昨今は、人材の流動性の高まりや、働き方改革を受けて、現場に人手が足りずに大変な思いをしている担当者も多いのではないでしょうか。
その一方で、電子帳簿保存法などの新たなルールの誕生によって、電子化を進めやすい環境になりました。こうした背景を考えても、領収書発行システムのようなツールを活用して、領収書の電子化によって業務効率の向上やコスト削減を目指すことは合理的な選択だと言えるでしょう。
また、販売管理システムとの連携で、「見積もりから領収書の発行までワンストップで完結できる」「ECサイトの領収書発行業務を簡略化できる」など、経理・会計業務のDXにも踏み出せるきっかけにもなります。
定額制、買い切り、無料など、様々な領収書発行システムがあります。以下のポイントを押さえて、領収書発行システムを選ぶと良いでしょう。
適切なサービスを選択すれば、業務効率化を実現でき、ひいては経理に携わる従業員の満足度向上も期待できるはずです。
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