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スマート書記|ビジネスにおける会話の活用で業務を効率化

スマート書記|ビジネスにおける会話の活用で業務を効率化

【累計1,500社以上の実績】音声を活用した議事録作成支援サービス。見出しやTODOリスト、決定事項なども簡単設定。議事録作成時間を最大70%削減可能。モバイルアプリあり。

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サービス概要

スマート書記は、2021年10月に、音声の自動文字起こしサービスから、「音声を活用した議事録作成支援サービス」に大きく生まれ変わりました。

会議などの音声を文字起こしするだけでなく、そのまま議事録に利用できる専用エディターを追加。会議中のメモを音声とタイムスタンプで紐付けたり、改ざんを防ぐ権限も設定できるようになりました。iOS/Androidアプリも提供されているため、移動中に議事録を音声とセットで確認するなど、隙間時間も有効活用できます。

Web会議でも利用できるため、リモートワーク中の企業様にもピッタリ。これまで大手企業様や自治体様を中心に累計1,500社以上の利用実績があります。

基本機能一覧

 

主なポイント

  • 議事録作成に特化したエディター

会議中に録音しながら、議事メモを作成するエディターも利用可能。見出しやTODOリスト、決定事項なども設定できます。議事メモが文字起こしや音声とタイムスタンプで紐づいているため、会議終了後に確認しながら調整を行うだけで議事録が完成します。そのまま議事録として転用しやすいフォーマットのため、議事録の作成時間が大幅に削減できます。

  • 内部音声の収録や大容量ファイルインポートなどによるスムーズな文字起こし

会議中の音声は、議事録担当者1名が録音するだけで全員の発言が文字起こしできます。また、録音・録画した音声・動画ファイルは最大1GBまでインポート可能。非同期対応のためインポート中に他の作業を行うことも可能です。

  • iOS/Androidアプリの提供でモバイルでの収録・議事録確認も可能に

モバイルでの利用に向けてアプリも提供しています。音声の録音に加え、議事録の確認や会議音声を確認することも可能です。移動中でも確認ができるため、外出の多い方でも時間の有効活用につながります。

 

インタビュー

議事録作成時間を最大70%削減。文字起こしから議事録支援への進化のポイント

―今回のスマート書記のリニューアルの背景を教えてください。

スマート書記は2018年から提供を開始し、これまでトライアル含め1,500社以上のお客様にご利用いただいてきました。コロナの影響でリモートワークが広がる中、引き合いも増えていた状況にはありますが、一方でお客様の求めている価値は会議内容の文字起こしではなく、議事録作成の効率化であることもわかってきました。

そこでサービスのコンセプト自体を「音声を活用した議事録作成サービス」として見直し、現在ご利用いただいているお客様からもフィードバックをいただきながら、抜本的なリニューアルを行いました。

―リニューアルで「議事録作成の効率化」はどのように実現されたのでしょうか?

リニューアル前のスマート書記は録音した音声の文字起こしが先にあって、その文字起こしされた内容を編集できるという仕組みでした。そのため、アウトプットされる内容としては発言録に近い体裁になります。発言録を議事録として利用される会議ももちろんありますが、それ以上にサマリーとしての議事録のニーズが高く、文字起こしをした後に議事録を作成する工数が別で発生するケースも多く存在していました。`

今回のリニューアルで、会議中の録音から生成される文字起こしとは別に、会議中も会議前後も利用できる議事録エディターを新たな機能として搭載しました。このエディターを利用することで、実際の会議の流れに沿ってそのまま利用できる議事録を作成できるようになりました。

  • 会議前:アジェンダの作成
  • 会議中:議事メモやTODOの追記
  • 会議後:録音、文字起こしを参考に議事録を完成

実際にβ版を使っていただいたお客様のうち、およそ8割のお客様が削減効果をご体感いただいたというアンケートの結果が出ています。もっともインパクトのあったお客様のケースでは、議事録の作成工数を7割削減することに成功しています。

議事録イメージ

―工数が7割削減されるのはすごいですね。実際にお客様からはどのような点が評価されているのでしょうか?

お客様に評価いただいているポイントとしては3点あります。まずはテキストだけでなく音声と一緒に確認できる点です。リニューアル版のスマート書記では、議事メモとその時の音声を紐付けて管理できるタイムスタンプ機能を提供しています。この機能のおかげで議事メモをとったときに、実際にどんな発言がされていたかを画面の切り替えなどを行うことなくセットで確認できるようになっています。テキストと音声の紐付けにより、議事録の作成工程だけでなく、議事録のレビューも短時間で正確にできるようになったというお声もいただいております。

次に議事録作成プロセスを一元化できる点です。これまで議事メモや議事録作成はWord、音声の聞き直しは音源再生ツールなど別々で行っていたものを、スマート書記だけで準備から記録、編集、完成まで一元化できるようになりました。一元化して利用しやすいよう、文字起こしから指定のテキストを検索できる機能や、録音の再生速度をコントロールできる機能などを提供し、文字起こしや録音により議事録作成が楽になる体験部分は特にこだわって開発しています。

最後に今までの会議のやり方を大きく変えなくていい点です。特に大企業では会議の運営の仕方が決まっていたり、参加者が多かったりするケースも珍しくありません。リニューアル版のスマート書記では、議事録担当の1名のみの作業で全員分の発言が録音することが可能であるため、会議のやりかたを変える必要がありません。また会議後の議事録の編集は複数人で同時にできるため、より円滑なレビューのプロセスを実現しています。

―議事録の作成工程以外でメリットを受けられる点があれば教えてください。

音声と議事録がセットで保存されていることは、完成した議事録を確認する際もメリットがあります。完成した議事録でも録音した音声の再生ができるため、実際の会議の模様をテキストだけでなく音声でも確認ができます。議題ごとに音声もチャプターが分かれているため必要な部分だけ確認することも簡単にできるようになっています。またモバイルアプリを使って、移動中にテキストと音声で議事録確認を行うなど、外出の多い方向けの利便性も高くなっています。

―最後に今後力を入れていきたい部分を教えてください。

短期的には、様々な会議シーンで使えるようにしていきます。たとえば、現状のサービスは会議中にメモを取り、会議後に録音した音声を何度も聞き直しながら議事録を作成する方をターゲットに作られたものですが、それ以外の議事録作成方法にも対応する機能を追加していきたいと考えています。

中長期的には、スマート書記の特徴である「音声データの活用」にも更に力を入れていきたいと考えています。今後は5G通信の普及でより一層、動画や音声の活用が進んでいきますので、当社でも音声データの業務での活用を広げていきたいと考えています。

 

料金

  • 初期費用:なし
  • 月額費用:基本料金+文字起こし時間のパック料金の構成となります
  • 最低金額:30,000円〜(詳細はお問い合わせください)

※金額は税別です。

 

会社概要

会社名 エピックベース株式会社
代表者名 松田 崇義
資本金
所在地 〒150-0012 東京都渋谷区広尾1丁目4番9号 My広尾ビル 2F

 

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