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スマート書記|ビジネスにおける会話の活用で業務を効率化

スマート書記|ビジネスにおける会話の活用で業務を効率化

【累計1,000社以上の実績】収録した音声をAIがリアルタイムで自動文字起こし。簡単&同時編集で、議事録作成や共有を大幅に効率化。アプリや多言語翻訳にも対応。

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サービス概要

スマート書記は会議や商談、セミナーなどの音声を収録し、AIがリアルタイムに文字起こしを行うサービスです。文字起こしされた文章は簡単かつ複数人で同時編集ができるため、音声や文字起こしの共有も手軽にできます。Web会議でも利用できるので、リモートワークの拡大を図っていく企業さまにもぴったりです。これまでに累計1,000社以上の企業・自治体さまのご利用実績がございます。

主なポイント

  • 直感的で使いやすい編集画面

スマート書記の編集画面はとてもシンプルでわかりやすいのが特徴。聞きたい部分だけ音声を流しながら修正も可能で、議事録の作成時間を大幅に短縮できます。必要な部分にマーカーを引いたり、見出しも付けられたりするので読みやすい議事録を作成できます。

スマート書記_画面イメージ

  • 強固なセキュリティで導入も安心

国際的なセキュリティ認証であるISMSを取得しています。お客様にとって重要な情報である音声や文字起こしした情報をしっかりお守りできるシステム構成・運営体制を構築しております。

  • まずは無料トライアルから手軽に利用可能

特殊な機材が不要で無料トライアルも提供しているため手軽にお試しいただけます。iOSアプリも提供しているため、外出先で過去の議事録の確認や収録することも可能です。

  • 利用定着に向けた充実したサポート

スマート書記を導入いただいた際、導入責任者さま、ご利用部署のみなさまにそれぞれ導入にあたっての説明会を実施しております。その後も導入いただいた目的を達成できるよう伴走させていただきながら、実際にご利用いただく部署のみなさまへも手厚くフォローをいたします。

  • マルチリンガル対応の自動翻訳

約100の言語の会話をクラウドが自動翻訳します。特別な操作をすることなく自分の言語で話すだけ。異なる言語の相手に翻訳した内容が表示されます。

 

インタビュー

書き起こしの時間を80%削減。「編集のしやすさ」のこだわりで負担軽減を実現

―スマート書記はどのような用途で利用されることが多いのでしょうか?

スマート書記は、様々な用途な場面でご利用いただきますが、特に多いのは発言した内容をすべて記録したい場面や、会議で議論した内容をまとめたい場面です。

発言内容をすべて議事録にする例として、企業の経営会議や役員会が挙げられます。これらの会議では、誰がどのような発言をして、どのような意思決定になったのかなど、エビデンスとして正確に記録する必要があります。同様に、製品・サービスの企画や開発会議で、どのような検討過程で何を開発することになったのか、発言の記録が必要とされています。

自治体でも、議会や重要会議のように発言した内容を記録に残したり、市民に公開したりする場面がありますので、そのような際にも利用いただきます。

―そのような場面では、これまでどのように記録されていたのでしょうか?

重要な会議であるほど機密情報を含み、スピードも求められるため、外部の専門企業に文字起こしを依頼することができない場合も多いようです。そのため、担当者が会議をICレコーダーで録音しておき、会議後に録音を聞きながら、一つ一つ書き起こして議事録を作成していました。作成後は上司などに確認をお願いして、指摘内容を修正反映してようやく関係者への配布や公開にたどり着く状況でしたので、担当者の大きな負担になっていました。

―それは負担が大きいですね。それがスマート書記だと効率化されるのですね?

スマート書記を利用すると、発言内容は全てリアルタイムでテキスト化されます。会議後にテキスト化された文章を確認して、うまく文章化できていない箇所だけを修正すれば、議事録が完成します。徳島県庁様でのご利用事例では、これまで書き起こしに1回あたり10時間を要していたところ、わずか2時間と80%も削減することができました。その結果、議事録の公開までの日数も早まり、これまで4日間要していたのに、最短では即日にも公開できるようになりました。

―そのような高い効果はスマート書記ならではなのでしょうか?

議事録作成にかかるトータルの時間を削減できるよう、編集のしやすさに力を入れています。音声のテキスト化というと、音声認識の精度が着目されがちですが、精度は業界用語や専門性だけでなく、集音環境や話者の話し方などにも大きく左右されます。スマート書記では音声認識の精度向上に向けた辞書作成機能などにも力を入れていますが、テキスト化した後の編集作業に時間を要することも多いため、編集のしやすさを実現するための機能や工夫も重要だと考えています。

―例えばどのように編集のしやすさを実現しているのでしょうか?

スマート書記では、会話中のセンテンスごとにテキスト化した文章が画面上で区切られています。これまでは、修正したい箇所を見つけた場合、実際はどのような会話であったのか、録音の中から該当箇所を探してから再生させる必要があり、聞きたいことを探すだけでも時間を要していました。

一方、スマート書記では、修正したい文章がある箇所をクリックすると、その箇所がピンポイントで再生されますので、わざわざ再生開始地点を探す必要がありません。

また、会議中にリアルタイムでテキスト化されますので、気づいたその場で修正できるほか、後で確認したい箇所や要点をまとめる際に重要となる箇所にハイライトをつける、あるいは章立てを区切る、という操作をしておけば、会議後にそれらを参照することで効率的に確認できるようになります。

それに、修正完了後はエクセルやワード形式でダウンロードしてそのまま提出できるようにするなど、業務の手間をできるだけ減らす工夫をしています。

―スマート書記をうまく活用いただくために力を入れている点はありますか?

お客様の活用を後押しすべく、カスタマーサクセスによる「伴走」に力を入れています。スマート書記を導入いただいた際に「自由に使ってください」だけでは、どの場面でどのように使えばよいかわからず、利用が進まないケースがあります。

そこで、当社のカスタマーサクセスは、スマート書記の導入時にお客様とのキックオフを開催して、3カ月間でどこまで利用を浸透させるか目標を定めます。最初はお客様の導入推進チームに対して、一つの利用シーンで使えるようにして、慣れてきたら別の利用シーンでも使えるようにする、のように取り組んでいきます。導入推進チームに定着してきたら、次に社内の各部署への展開として、オンライン説明会を開催するなどのご支援をしていきます。

―そのような定着支援は心強いですね。

当社としても、利用シーンを広げて、多くの方に使っていただくことがとても大事だと考えていますので、伴走によるご支援は引き続き注力していきたいと考えています。

―今後はどのようなことに力を入れていくのでしょうか?

まず、短期的には「使いやすさ」をより追求していきたいと考えます。例えば、Web会議ツールとの連携やOffice365などのカレンダーツールとの連携等、ユーザーの方々が自然とスマート書記を利用して、会議音声を録音したり、議事録を作成したり、もっと使いやすいサービスに改善していきたいと考えています。

その先の中長期的には、「音声データの活用」にもさらに力を入れていきたいと考えています。今後は5G通信の普及でより一層、動画や音声の活用が進んでいきますので、当社でも音声データの業務での活用を広げていきたいと考えています。

 

料金

  • 月額費用:10万円
    (ご利用人数の制限なし。月200時間まで収録可能。201時間以降は+500円/時間)
  • 初期費用:なし

※金額は税別です。

 

会社概要

会社名 エピックベース株式会社
代表者名 松田 崇義
資本金
所在地 〒150-0012 東京都渋谷区広尾1丁目4番9号 My広尾ビル 2F

 

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