サービス概要

Otolioは、会議準備から議事録作成、会議後のフォローアップまで、会議業務全体を自動実行するAIエージェントです。累計8,000社以上の企業・自治体に導入され、セキュリティ要件の厳しい大手企業・行政機関でも採用されています。

利用中のカレンダーを連携するだけでBotが会議に自動で入室し、録音を開始するため、会議前のセットアップは不要。会議の種類ごとに好きな議事録のフォーマットを設定でき、会議の種類に合った議事録が、会議終了後すぐに自動で生成されます。

また「フォローアップメールの作成」「タスクの自動抽出」「CRM項目の自動更新」など、これまで担当者が手作業で行っていた会議業務をすべてAIが実行します。一画面で完結できるため、複数ツールを行き来する必要もありません。また機密情報をAIに学習させない設計のため、セキュリティ要件の厳しい大手企業・自治体でも安心して利用できます。

主なポイント

• 会議後の議事録作成に加えて、会議準備や会議後の関係者へのメール送付やCRM更新などのタスクもAIが実行

準備・記録・報告・入力など、1回の会議には多くのタスクが発生しています。Otolioでは会議後の議事録作成の自動化だけではなく、会議前の準備や会議後の業務で発生するタスクの自動化を実現します。

• 導入して終わりにならない伴走支援・サポート体制

Otolioでは専属担当を配属するため、電話、メール、Web会議ですぐに相談が可能です。またウェビナーや説明回を実施しているため、ご利用者様が増えた時の操作説明もOtolioで対応するため、「ツールを入れたが使われない」という課題を防ぎます。

• 社内外のあらゆる会議に対応

経営会議や定例、社外の方との商談や面接、インタビューなどあらゆる打ち合わせに対応しています。
部署や用途に合わせて使い分ける必要なく、すべての会話をデータ化し、Otolioで一元管理が可能です。

インタビュー

議事録作成時間を最大90％削減。AIで議事録作成のあらゆる作業をゼロに

―「Otolio」はどのようなサービスでしょうか？

Otolioは、議事録などのあらゆるドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化するAI議事録サービスです。特許取得の独自アルゴリズムで使えば使うほどAI精度が向上する仕組みを提供していて、AIに機密データを学習させることなく、社内の専門用語・固有名詞の認識精度が向上し続けることができます。そのため、セキュリティを保ちながら議事録作成時間を最大90%以上削減を実現します。また、議事録作成時間の削減だけではなく、音声を活用することによる正確な情報共有、管理工数の削減も可能になっています。

―「Otolio」の特徴を教えてください。

一番の特徴は、独自アルゴリズムによる認識精度の向上です。文字起こしができるツールは増えてきていますが、企業で利用を検討する場合、その企業で使用される専門用語や固有名詞が上手く変換できてないという課題が継続的に存在しています。これを解決するために、学習させるか、事前にそれらの用語や単語を登録して認識精度を上げる取り組みが一般的です。ただ学習については多くの企業がセキュリティの観点で対応ができません。また単語の登録においても登録作業が発生することで時間がかかるため、結局は文字起こしを修正するという作業時間が多く発生してしまうというのが実情です。
Otolioはこの課題を解決するため、単語登録を参照して認識精度を上げるように、過去Otolioで作成した議事録やドキュメントを参照して認識精度を上げるという独自アルゴリズムを提供しています。そのため、使えば使うほど文字起こしの認識精度は向上します。文字起こしの認識精度が上がることで、そのあとAIを活用して生成する要約文章や要点などのAI精度も向上させることが可能です。あくまでも参照するだけなので、機械学習はしておらず、学習したような認識精度を出せる、かつセキュリティ面でも安心して利用できるのが一番の特徴です。

―「Otolio」で実際に議事録作成時間を削減できた事例を教えてください。

ある企業様では、Otolioをご導入いただく前は、会議中のメモ取りや会議後に録音した音声の聞き直しなど、1時間の会議で約3〜4時間議事録作成にかかっていましたが、Otolioをご導入後、これらの作業が自動化され、議事録作成時間を90％削減することができました。

主にOtolioのAIアシスト（要約文章や要点を整理する機能）を活用して要約や重要事項を箇条書きでAIが自動で出力し、一部修正が必要な箇所についてはタイムスタンプを使いながら、音声をピンポイントで聞き直しながら修正するといった形で活用されています。

また、別の企業様では、そもそも「議事録を作成する」という今までのやり方を変え、「議事録を作成しない」ことで、実質100%削減できた事例もあります。議事録というテキスト情報を共有するやり方から、Otolioのタイムスタンプ機能を活用し、音声を共有する方法に変更したことで実現しています。

―導入後はどのようなサポートがあるのか教えてください。

基本的な使い方や便利にご活用いただくための方法をご紹介するウェビナーを定期的に開催しています。

しっかりとOtolioの価値を感じてもらえるように、Otolioの担当が皆様のサポートや利用定着のお手伝いをさせていただいています。

また日々の利用のお困りごとに対してすぐに解決ができるように、Otolioのサポートチームと直接やりとりができるチャットも対応しています。

―議事録作成時間の削減以外のメリットがあれば教えてください。

情報共有の質が向上したというお声をいただきます。Otolioでは議事録と一緒に会議音声を残すことができるため、テキストでは伝わりづらいニュアンスや一次情報を共有することができます。

たとえば採用面談というシーンでいえば、面談した内容を議事録として残し、次の採用担当者へその議事録を共有するのが一般的だと思いますが、Otolioの「タイムスタンプ」を活用すれば、会議中に取ったメモや議題、質問事項ごとにピンポイントで音声を聞き直し、発言の温度感やニュアンスを確認しながら、次に備えるといったことが可能になります。

またモバイルアプリを使って移動中にテキストと音声で議事録確認を行うなど、外出の多い方向けの利便性も高くなっています。

―今後どのようなことに力をいれていくか教えてください。

短期的には音声を活用しドキュメント作成の自動化・効率化、そして、作成・蓄積したドキュメントの共有や活用をよりなめらかにできるようにすることで、ビジネス会話を通してビジネスの推進に寄与していきたいと考えています。

中長期的には、Otolioの特徴である「音声データの活用」にも更に力を入れていきたいと考えています。今後は5G通信の普及でより一層、動画や音声の活用が進んでいきますので、当社でも音声データの業務での活用を広げていきたいと考えています。

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  Otolio（旧：スマート書記）｜インタビュー掲載

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