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議事録自動作成ツールの比較6選!音声AIで効率化する3つのコツ

議事録自動作成ツールの比較6選!音声AIで効率化する3つのコツ

2019.08.28

議事録の作成は負担なので自動化を考えたい。そのために、どれだけ実用的で効果的なのか、利用するならばどのようなツールをどう使えばよいか知りたいという方へ、議事録自動作成ツールのメリット、活用のコツやおすすめのツールについてご紹介します。

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目次

議事録自動作成ツールとは?

議事録自動作成ツールとは、会議の音声を自動でテキスト化してくれるツールのこと。AI(人工知能)の音声認識機能などを用いて、人が話す言葉を自動で文字列に変換してくれます。Google HomeやAmazon EchoといったスマートスピーカーやiPhoneのSiriも、この音声認識の仕組みが活用されていることでお馴染みですね。技術の進化によって音声認識の認識率は向上。サービスによってはただ音声をテキスト化するだけではなく、会議のサマリーを作成してくれたり、またクラウド型のサービスも展開されたり、需要の増加に合わせてサービスの品質や機能性もブラッシュアップされています。

議事録自動作成ツールを使えば、移動中や自宅など、大きな音が出せないところでも、テキストで会議に参加可能。また、耳が不自由な人でも会議に参加できます。さらに、この議事録自動作成ツールの機能を使えば、議事録作成だけでなく、講義や授業、講演、セミナーやインタビューなどの記録も効率的に行えるのです。

では、議事録作成ツールを使うと具体的にどのようなことができるのでしょうか。特筆すべき3つのポイントを解説します。

  • 音声のテキスト化

前述の通り、AIの音声認識機能により会議の会話をリアルタイムで解析して即座にテキストに変換します。録音した音声ファイルを読み込ませることも可能。また、サービスによっては自社用の辞書を作成でき、この機能を利用すると独自の専門用語なども正確にテキスト化してくれます。

  • タスクの自動抽出

サービスによっては、AIでテキスト化した内容から、「いつまでに何をする」といったタスクや、重要なキーワードを自動抽出し、議事録として成形する機能も搭載しています。会議のメンバーでタスクや重要な情報を共有することで、対応の抜け漏れを防ぎ、認識を合わせることが可能です。

  • 翻訳と組み合わせると、多言語会議もできる

こちらもサービスによっては、英語や中国語といった多言語への翻訳機能を搭載している議事録自動作成ツールもあります。これにより、通訳を介さなくても翻訳されたテキストを見ながらリアルタイムで会議が可能。グローバルなビジネスにおいて、お互いの言葉を話せなくてもスムーズに会話ができます。

 

議事録自動作成ツールの活用メリット

AIを活用した議事録自動作成ツールを導入すると、業務効率化において多くのメリットがあります。そのメリットをひとつずつ解説していきます。

  • 業務スピードが向上する

従来の議事録作成は全て“手作業”で行なうのが一般的でした。議事録担当者が会議中にパソコン入力や手書きで議事録を取り、聞き取れなかったところを後でレコーダーを聞き直して加筆。さらに、タスクを整理し、体裁を整えて議事録として社内に共有します。この方法だと、場合によっては議事録作成のために会議時間の倍以上の時間を要してしまうこともあるでしょう。1日に2本以上の会議が入っている場合、議事録だけでその日の業務が終わってしまいます。議事録自動作成ツールを使うことで、議事録作成の手間は大幅に減り、業務スピードは飛躍的に向上します。

  • 価値のある業務に集中できる

担当者が議事録作成にリソースをとられている間、本来やるべき業務が滞ってしまいます。かといって、議事録作成を後回しにしてしまうと社内に重要な情報を共有するのが遅れ、プロジェクト全体の損失に繋がり兼ねません。人手不足が加速する現代において、いかにリソースを有効活用するかが企業の最重要課題。AIを活用した議事録自動作成ツールを使うことで、担当者は価値のある業務に集中し、事業やプロジェクトを成功へと導きます。

  • タスクの実行力の強化

議事録自動作成ツールを使うと、議事録を手早く作成できるだけではありません。自動でタスクをまとめてくれるので、いつ誰がどこで何をすべきか、すぐに確認できます。一方、担当者がリソースを割いて手作業で議事録を取っても、議事録作成に慣れていないとタスクをうまく整理できず、要点が伝わりにくいものになってしまうかもしれません。議事録自動作成ツールを活用することで、タスクが明確になり、組織としての実行力が上がるのです。

  • 外国語が得意でなくとも、会議ができるようになる

グローバルに展開する企業では、外国語で会議を行う機会も少なくありません。そういった場合、これまでは外国語ができないと、誰かに通訳をしてもらうか、会議には参加せず、翻訳された議事録を読んで後日内容を知るといった方法しかありませんでした。翻訳機能のある議事録自動作成ツールを使うことで、外国語ができなくてもインタラクティブなコミュニケーションが可能になります。

 

音声AIを上手く活用する3つのコツ

議事録自動作成ツールを使って良質な議事録を作成するためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。音声AIを上手く活用する3つのコツを覚えておきましょう。

  • 「きれいな音声」で集音する

まず1つ目のコツは「きれいな音声」で集音するということ。「きれいな音声」とは一体どんなものなのか……それは、「雑音が少なく、会議の会話がクリアに録音された音声」ということです。雑音が多く、会話が不鮮明な音声だと、AIが会議の音声データを正しく認識できず、逆に会議と関係のない音をテキスト化してしまうなど、質の良いテキストがアウトプットされません。議事録自動作成ツールの性能を最大限に発揮するために、「周囲の環境」と「デバイス」の両面で配慮すると良いでしょう。「周囲の環境」としては、個室の会議室を押さえるなど、他者の話し声やBGMなどが聞こえない、隔離された空間が理想的です。「デバイス」については、ノートPCに標準搭載されているようなマイクでは、周囲の声を広く拾ってしまうため、特定方向の音だけを拾う指向性のマイクを使うのがおすすめ。マイクの入力レベルやマイクの置く場所など、会議が始まる前に現場で調整することで、精度の高いテキスト化ができるようになります。

  • 議事録精度の合格ラインを参加者間で握っておく

いくら「きれいな音声」で集音できたとしても、どうしてもAIで正しく認識できない箇所は発生してしまうもの。人によって声の大きさや滑舌の良さは異なるからです。そのため、議事録自動作成ツールを使ったとしても、人の手によるメンテナンスも必要になります。しかし、メンテナンスに時間を使い過ぎてしまうと、業務効率化のために議事録自動作成ツールを活用する意味がなくなってしまうのも事実。そこで、例えば「議事録の中でも重要な箇所や今後のタスクのみ手作業で修正しきっちり仕上げる」など、どの程度の品質を許容範囲とするのか、会議参加者の間で決めておくことが重要です。

  • 音声データと組み合わせる

前述の通り、議事録精度の合格ラインを参加者間で握っておくことが大切ですが、修正をする際は音声データを聞き直すことも時には必要。会議音声データも確認できるようにしておきましょう。また、会議中にタイムキーパーをしながら、重要な発言があったタイミングで時間をメモしておくと、音声データを聞き直す際も再生箇所を特定でき、効率的です。

 

議事録自動作成ツールの比較のポイント

議事録自動作成ツールはさまざまな企業がサービスを展開しています。数あるサービスの中からどんなサービスを選べば良いのか、それらを比較する際のポイントをお知らせします。

  • 音声認識の精度

第一にチェックすべきポイントは、音声認識の精度。サービスによってアルゴリズムやAI学習データの質も異なります。しかし、その差はなかなかわかりにくいもの。どんなエンジンを使っているか確認しつつ、企業が導入した実績の豊富さなども議事録自動作成ツールを選ぶうえで参考にしましょう。

  • 議事録作成外の会議支援の機能の充実度

議事録自動作成ツールには音声認識で会議の音声をテキスト化する機能の他に、担当者へのタスクの割り当てや、その後の業務の進捗管理に貢献するなど、会議支援や業務支援の機能を兼ね備えているものもあります。こうした機能が付加されているツールを選ぶことで業務効率はさらに上がります。

  • 多言語翻訳との対応

また、前述の通り、翻訳機能をもつ議事録自動作成ツールもあります。多言語で会議を行う企業の場合、翻訳機能は必須。必要な外国語の翻訳機能をもつツールを選びましょう。

  • ツール活用の利便性

議事録自動作成ツールは、専用機を必要としないクラウド型が便利。音声データやテキストデータが企業ごとに専有のクラウドサーバーに保管されるため、複数の社員が同時にアクセスでき、なおかつ重要な情報もセキュアに管理できます。

 

おすすめの議事録自動作成ツール

それでは、具体的にどんな議事録自動作成ツールがあるのか、いくつかご紹介します。それぞれの特長を知り、ニーズに合わせて議事録自動作成ツールを活用しましょう。

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COTOHA Meeting Assist(NTTコミュニケーションズ株式会社)

COTOHA Meeting Assist

(出所:COTOHA Meeting Assist公式Webサイト)

最初に紹介する議事録自動作成ツールは、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している「COTOHA Meeting Assist」です。COTOHA Meeting Assistは、AIエンジンにより会話をテキストに変換する議事録自動作成ツール。集音した会話が即座にテキスト化され、ミーティング画面に表示されます。テキスト化の精度は高く、なおかつ変換もスピーディー。テキストチャットでミーティングに参加することも可能で、多言語にも対応しているため、同じ空間にいなくてもリアルタイムかつグローバルなやりとりができます。議事録自動作成ツールとしての標準的な機能に加え、例えば「明日までに提案書を作成する」といった発言をタスクとして認識したり、登録しておいた重要な単語を音声データの中から自動的に抽出したりと、情報を整理でき、業務の進捗管理にも貢献する機能が満載。企業ごとに専有型のクラウドサーバーでデータを管理するため、セキュリティ面でも安心です。「議事メモ管理画面」では、音声ファイルの再生や、テキスト化された発言の一覧表示や編集が、パソコンやスマートフォンから簡単に操作可能。設備投資をすることなく、月額料金で利用できるサービスです。

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Googleドキュメント(Google)

Googleドキュメント

(出所:Googleドキュメント公式Webサイト)

続いて紹介するのはGoogleドキュメント。多くの人がドキュメンテーションツールとして使っているGoogle ドキュメントも、音声入力機能を使うことでマイクから拾った音声データをテキストに変換できるのです。議事録自動作成ツールではないので、会話をしても文字入力がうまく反応しないことや、テキスト化されるまでに時間がかかることなど、使いづらい面もありますが、無料で利用できるため、試しやすさは抜群。翻訳機能はありませんが、多言語にも対応しています。音声入力がどんなものなのか試してみたいという方は一度使ってみると良いでしょう。また、Google関連のソフトの進化は目覚ましいため、今後さらに実用性が増すことも期待できます。

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民間企業向けAmiVoice® 議事録作成支援システム(株式会社アドバンスト・メディア)

民間企業向けAmiVoice® 議事録作成支援システム

(出所:民間企業向けAmiVoice® 議事録作成支援システム公式Webサイト)

次に紹介するのは、株式会社アドバンスト・メディアが提供する議事録作成支援システム「民間企業向けAmiVoice®」です。独自に開発した音声認識技術「AmiVoice」はディープラーニング技術を実装し、正確かつスピーディーな議事録作成が可能。導入する企業に合わせて音声認識エンジンをカスタマイズするため、専門分野の用語にも対応してくれます。「AmiVoice Rewriter」という編集ソフトを利用すれば、音声を聞きながら編集ができるため、さらに議事録作成の効率化が実現できます。また、導入から運用までの手厚いサポートも魅力的。ビジネスシーンでの利便性を追求したサービスです。

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Smart書記(株式会社メディアドゥ)

Smart書記

(出所:Smart書記公式Webサイト)

続いて紹介するのは、株式会社メディアドゥが提供している自動文字起こしサービス「Smart書記」です。高精度音声認識技術とともに、編集の快適さが魅力。テキスト化された内容を一覧で表示しながら、変換に誤認識があればピンポイントで音声を聞き直し、素早く修正することができます。また、オンラインで接続されたPCがあれば、遠隔地からでも収録や編集作業に参加することが可能。 さらに、約100の言語に対応したマルチリンガル対応で、特別な操作はせずに自分の言語で話すだけで相手に翻訳した内容が表示されます。

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VoiceGraphy(日本電気株式会社)

VoiceGraphy

(出所:VoiceGraphy公式Webサイト)

次に紹介するのは、NECが提供する議事録作成支援ソリューション「VoiceGraphy」です。

ユニバーサルデザインの考え方に基づいた設計で、簡単な操作感や利用者の負荷軽減、年齢や性別、能力にかかわらず、多くの人にとっての使いやすさを追求。NECの音声認識技術を活用し、オーディオ機能と編集機能を一体化することで、スピーディーな議事録作成を可能にしました。 その優れたユーザビリティが、高く評価され、VoiceGraphyは2013年度の「グッドデザイン賞」を受賞。誰でも気軽に活用できる使い勝手の良い議事録自動作成ツールです。

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Voicea(Voicea社)

Voicea

(出所:Voicea公式Webサイト)

最後に紹介するのは、アメリカのスタートアップ、Voicea社が提供している「Voicea」です。Voiceaは、「Eva」という音声認識AIを活用した議事録自動作成ツール。アプリをインストール後、会議が始まるときにRecordボタンを押し、終わるときに停止ボタンを押すだけで録音でき、データは自動的にクラウド上にアップロードされます。ただ文字起こしするだけでなく、重要な発言やタスクを抽出してくれるので、企業としての行動力もアップするでしょう。ただし、現時点(2019年8月)では英語のみの対応とのこと。今後日本版のリリースを心待ちにしましょう。

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まとめ

議事録自動作成ツールのメリットや使用時のコツなど、お分りいただけたでしょうか?議事録自動作成ツールは、議事録作成時の文字起こしの手間をなくし、業務効率を高める、もしくは人手不足が叫ばれる中、人のリソースを補う非常に有意義なツール。もしかすると近い将来、議事録自動作成ツールは、企業にとってドキュメンテーションツールや表計算ソフトと同じくらい必要不可欠な存在になるかもしれません。あなたの企業でも、お早めに議事録自動作成ツールを導入することをおすすめします。

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作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

COTOHA Meeting Assist|インタビュー掲載

COTOHA Meeting Assist|インタビュー掲載

会議や講演の発言内容をAIで自動的にテキスト化することで、議事録の作成を効率化するクラウドサービスです。会議の要点やタスクの自動抽出や、タスクの実行管理など、会議に関する業務を効率化する仕組みを備えています。

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