塾に通う生徒の入退室管理や、教室の複数運営を効率化したい塾の管理部門の担当者へ。幅広い業務の自動化につながる塾向け入退室管理システムの概要や機能（できること）、タイプと選び方、比較のポイントと合わせて、おすすめのシステムをご紹介します。
塾向け入退室管理システムとは、QRコードやICカードなどを活用して塾に通う生徒の入退室時刻を記録し、保護者へ自動通知するシステムです。学習塾や進学塾、習いごと教室、英会話スクールなど、子どもが通う様々な施設で導入が進んでいます。
塾の出入り口にシステムやPCなどを設置し、QRコードや顔写真といった多彩な認証方法を使って生徒の到着時刻/退出時刻を記録。生徒の入退室を記録すると同時にLINEやメールで保護者に通知が届くため、生徒一人での通塾における安心感の向上や業務の効率化、セキュリティの強化に寄与します。
入退室記録はExcelやCSVなどで出力できるため、講師・スタッフのタイムカードとしても利用可能。そのほか、会費や入会の管理といった幅広い業務を効率化できるシステムや、コミュニケーションツールとして使えるアプリもあり、「情報共有を円滑化したい」「保護者とのコミュニケーション不足に課題を感じている」「塾の運用を丸ごと効率化したい」といった場合にもおすすめです。
システムによって違いはあるものの、塾向け入退室管理システムの持つ主な入退室管理機能として、以下が挙げられます。
| 入退室時刻の記録と管理 | 生徒が塾に入室・退室した正確な時刻をシステムに記録・蓄積する機能。管理画面で履歴として保持でき、確認や集計に使える |
|---|---|
| 保護者への自動通知 | 生徒が入退室すると同時に、メールやLINE、アプリなどを経由して保護者にリアルタイムで自動通知する機能。生徒の顔写真を送れるシステム（次段）や、生徒一人につき複数の通知用アドレスを設定できるシステムも |
| 写真撮影/顔写真付き通知 | 入退室時に生徒の写真を自動撮影し、保護者への通知メッセージに添付。なりすまし防止や、保護者の安心感向上に寄与する |
| 認証メディアへの対応 | ICカード（Felica、交通系ICカードなど）、QRコード、バーコードといった多様な認証媒体で生徒の入退室を記録する機能。生徒のスマホやデジタル出席簿、カードに出力したコードなど、様々な認証手段がそろう |
| 入退室記録のデータ集計と出力 | 入退室履歴（ログ）や生徒の滞在時間（在室時間）を管理画面でリアルタイムに確認・集計。CSVやExcel形式などでのデータ出力も可能です。 |
| ポイント付与機能 | 生徒の入退室時や滞在時間、または特別ポイントとして、自動/手動でポイントを付与する機能。生徒のモチベーション向上に活用できる |
| スタッフの勤怠管理 | 講師やスタッフの出退勤時刻を記録するタイムカード機能としても活用できる |
| カード忘れ時の手動対応 | 生徒がカードやスマホを忘れた場合は、管理画面から生徒名を検索し、手動で入退室時刻を記録・通知する機能 |
本記事では塾向け入退室管理システムを、機能と認証方法の組み合わせによって、以下の5タイプに分けて解説します。
| 機能＼認証方法 | QRコード | バーコード | 顔写真 | ICカード |
|---|---|---|---|---|
| 入退室管理に特化 | タイプ（1） | タイプ（2） | タイプ（3） | - |
| 塾管理 | タイプ（4） | - | - | タイプ（5） |
（1）〜（3）は入退室管理機能に重点を置いたタイプ、（4）（5）は入退室管理機能を含む豊富な機能を強みとするタイプです。後者を中心に、学習塾管理システムを含めて導入を検討している方は、「学習塾管理システム比較13選！選び方や無料ツールも紹介」もご参照ください。
QRコードによって入退室管理を行うタイプ。カードやシールに印刷して生徒に配布できるQRコードは、コストをかけずに導入しやすい点がメリットです。
たとえば「ビヨンド入退くん」では、カードやスマホでQRコードをかざすだけで入退室の記録が完了。QRコードにユーザー情報が紐付けられているため、カード紛失時の再発行もスムーズです。オプションとして、1度だけ使える来訪者・ゲスト向けURLコードの作成機能を提供しています。
バーコードを発行して入退室管理を行うタイプ。（1）のQRコード同様に印刷・配布がしやすく、コストを抑えての導入が可能です。
たとえば「通塾メール」は、ニーズ別に3つの入退室管理方法を提供しています。生徒数が多い教室では、生徒自身が入退室時にPCからバーコードをスキャンすると保護者にメールが送信される「プランA」がおすすめ。一方、生徒数が少ない教室は、講師がPCやスマホ、タブレットから生徒名を選ぶと、保護者へメールが届く「プランB」「プランC」が有力な選択肢に。また、生徒の在籍状況は管理画面内で色分けされ、視覚的に把握できます。
入退室の際に生徒の顔写真を自動撮影し、通知と同時に保護者に送信するタイプ。「写真で当日の体調やコンディションを記録したい」「保護者により安心してもらいたい」といった声に応えます。
代表例である「Kazasu」は、次世代コード「カメレオンコード」を使った認証システムを採用。専用機器不要で複数のコードを高速・高精度で読み取れるため、生徒が自身のスマホで入退室記録でき、導入コストを抑えられるのが特徴です。顔写真は最速0.5秒で撮影されるため、混雑時でもスムーズに入退室できます。
QRコードを使った入退室管理機能に加えて、お知らせ配信や面談予約、成績管理など、豊富な機能で塾運用を全般的に効率化するタイプ。塾管理システムのオプションとして用意されている機能も多く、環境やニーズに応じて選択することで、理想のシステムを構築できます。
たとえば「School Manager」では、教室運営に必要な機能をワンストップで提供。お知らせ配信や入退室通知、遅刻欠席連絡、各種イベント予約、契約・請求管理など、多彩な塾管理機能で幅広い業務を効率化します。認証方法は、管理や運用に手間がかからないデジタル出席簿とQRコードの2種類から選べます。
前述の（4）と同様に塾管理の効率化に役立つ機能を豊富に備え、認証方法としてはICカードに対応したタイプです。
1,200施設以上で導入されている「Schola＋（スコラプラス）」は、同社提供の「スクール管理システム」のオプションである入退館アプリ「TAPPi」を導入することで、ICカードを使った入退室管理を実現。「Schola＋」の基本機能にある「れんらくアプリ」を経由して、保護者へ入退館時刻を通知します。更に、「バス路線管理」「Web入会・会費管理」など必要なオプションを選ぶことで、塾管理業務を効率化できます。
上記のタイプ分類に加えて、以下のポイントに着目すると、環境に合ったシステムが絞り込みやすくなります。
生徒の入退室記録を保護者に通知する方法は、「メール」「アプリ」「LINE」などシステムによって異なります。中でも、利便性が高いLINEを利用したい場合は、対応したシステムを選びましょう。
本記事後半で紹介する入退室システムのうち、LINE通知に対応したシステムとして以下があります。
生徒のモチベーション向上のために入退室記録を活用したい場合は、通塾状況に応じて表彰できる「ポイント」機能を持つシステムがおすすめです。
たとえば「AcademicManager」は、自動・手動でのポイント付与に対応。入退室に加えて、「成績が上がった」「皆勤賞だった」「友達を紹介した」といった理由でポイント付与を行えるため、各種企画やキャンペーンにも活用できます。
出欠管理機能を持つシステムなら、システムを通じて遅刻や欠席の連絡を受けられるため、塾と保護者双方の電話対応の負担を軽減できます。
コミュニケーションツールとしても活用されている「Kazasu」では、公式アプリやLINE、保護者サイトを通じた遅刻・欠席連絡に対応。日時や理由などを選択するだけの簡単な仕様で、保護者の心理的ハードルを引き下げます。塾側からのメッセージの送信や、面談などのスケジュール管理にも役立ちます。
また、幅広いスクール管理機能を持つ「Schola＋」では、アプリを通じた予約・欠席に加えて、振替管理が可能。月から日単位での定員数、振替期限のルールなどを柔軟に決められます。更に、欠席や振替の情報はシステムに自動登録されるため、電話応対や追加の操作といった手間を大幅に削減。
（出所：ビヨンド入退くん公式Webサイト）
既存のタブレット・スマホを使えることから、導入のしやすさに定評がある学習塾・個別指導教室向けの入退室管理システム。入退室時にQRコードをかざすと、生徒の顔写真付きの入退室記録がリアルタイムで保護者に通知される。入退室時のLINE・メール送信や集計・分析機能といった入退室管理機能に加えて、拠点・社員別の勤怠ルール設定をはじめとした複数拠点機能などをバランスよく搭載。
更に、従業員のタイムカードとしても活用できるほか、シフト管理システムや給与システムとも連携可能。バックオフィス業務の負担軽減にも寄与する。
（出所：AcademicManager公式Webサイト）
カードをかざして入退室管理を行う、学習塾向け入退室管理システム。生徒が通塾時にカードを端末に通すと、保護者の連絡先（最大2カ所設定可能）へリアルタイムにメールが送信される。また、ポイント機能が充実しているのが特徴で、入室時・退室時、滞在時間に応じたポイントの自動付与に加えて、試験合格・友人紹介時などに手動付与することも可能だ。
QRコード、バーコードに対応した「@PointQR」をはじめ、磁気カードやICカード（Felica）、ポイント・メッセージの書き換えができるリライトカードに対応した各種ソフトを用意。更に、予算や希望の機能などに応じて、オリジナルのカスタマイズにも対応している。
（出所：QR入退管理 For School公式Webサイト）
QRコードを活用したシンプルかつ低コストなスクール向け入退室管理システム。生徒がQRコードをかざすと、メールやLINEで保護者に通知が届く仕組みとなっている。ブラウザベースで動作するため専用アプリのインストールは不要。既存のPCやタブレットをそのまま認証端末として利用できる。
また、QRコードを出力した入館証の作成、Excel形式での入退室記録の出力も容易。入退時に任意のメッセージを表示できるほか、生徒管理機能も搭載している。月額料金は生徒数によって変動する従量課金制。ボリュームディスカウントが採用されており、生徒数30名の場合は一人あたり66円、100名の場合は38円となる。
（出所：LINE入退クラウド公式Webサイト）
LINE Messaging APIを使用した、塾・スクール向けの入退室管理・通知システム。専用機器の用意やアプリのインストールを必要とせず、ブラウザ上で管理・運用が完結する。
QRコード、ICカードに対応して教室のLINE公式アカウントから保護者に通知。前者の場合は、顔写真の撮影・送付にも対応している。専用端末の用意やアプリのインストール、複雑な設定が不要で、最短即日で利用スタートできるスピード感も強み。加えて、デジタルが苦手な利用者向けに、無料での遠隔セットアップや、オンライン設定サポートなどのサービスを提供している。
（出所：通塾メール公式Webサイト）
保護者の心配を解消するための塾用・入退室メール配信システム。バーコードを使った入退室管理を主軸に、講師による手動の入退室管理を含む3つのプランを提供。生徒数やインターネット環境に応じた入退室管理が行える。
保護者宛メールの一斉送信、最大100種類まで登録できるメールテンプレート、請求書や年賀状などの送付に活用できる宛名印刷機能など、保護者・講師とのコミュニケーションを円滑化する機能も備える。加えて、同社提供の個別指導塾向けシステム「塾マネ」と連携すれば、生徒登録や出席登録も容易に。
（出所：Kazasu公式Webサイト）
全国1,000 団体、2,000 教室以上で導入されている入退室管理システム。スマホで使える「カメレオンコード」、もしくはスマホアプリ「カザスカード」で入退室時間を読み取ると、最速0.5秒で記録が完了する。記録後は、LINEやメール、公式アプリを介して、顔写真付きの通知を保護者に通知。生徒の打刻状況は管理画面で一覧でき、カード忘れや打刻忘れ、入室ポイントの付加といった対応も容易だ。
また、遅刻・欠席の連絡も、ツールやLINEを介してオンラインで完結。送信相手を選択しての情報発信や、送信予約、ファイル添付といった機能も備えており、保護者とのコミュニケーションツールとしても活躍する。
（出所：スクパス公式Webサイト）
現役塾講師との議論を経て開発された、スクール・教育施設向け管理システム。中小〜大手塾のオリジナル基幹システムとしての実績も持つ。
スマホやカードのQRコードを読み取り、保護者向けアプリに通知を送る入退室管理機能は、ポイント機能との連携みに対応。ほか、チャットや指導報告書、請求書、決済、体温管理、オンライン授業など、充実の機能で現場のDX化をサポートする。
管理者アカウントごとに詳細な操作権限を設定できるため、アルバイト講師への権限付与も安全に行える。また、新規契約者を対象に、チラシ作成サポート付きの「チラシ作成オールインパッケージ」を提供。
（出所：School Manager公式Webサイト）
シンプルな使い心地と、教室運営に必要な豊富な機能群を両立させた学習塾・スクール向けの管理アプリ。QRコードもしくはデジタル出席簿による入退室管理、画像付きのお知らせを配信できるタイムライン、チャットや遅刻・欠席の連絡といった機能で、業務効率化と保護者のファン化を実現する。更に、チャット形式の連絡や欠席受付、成績回収、ポイント付与といった多彩な機能も搭載。
周辺業務に関しても、請求・契約管理やタスク管理、施設予約機能などを網羅。これまで個別のサービスで運用していた業務を一本化できるため、大幅なコスト削減とデータの集約が見込める。
（出所：Schola＋公式Webサイト）
運用の柔軟性と拡張性に優れた統合型スクール管理システム。会員数の縛りがないため小規模から始めやすく、塾からスポーツクラブまで幅広く活用できる。
会員管理からレッスン管理、データ集計・分析、連絡用のアプリなどがそろった「基本プラン」に、必要なオプションを組み合わせることで最適なシステムを構築。オプションの「入退館アプリ」として、同社提供の「TAPPi」を使ったICカードによる入退館管理を提供している。
加えて、カリキュラムや進捗状況の一元管理、テスト結果などのデータ管理、体験・短期スクールの集客強化など、塾向けの機能も充実。
（出所：TechnoSMS公式Webサイト）
カスタマイズ性に強みを持つ、登録生徒数400万人超のスクール向け統合業務管理システム。完全自社開発のソフトウェアを基盤とすることで、一般的なSaaSやパッケージ製品にはない包括的なカスタマイズと優れたトータルコストの両立を実現。要件定義から伴走し、生徒管理や月謝管理といった豊富なパッケージを活用しながら、各スクールの課題に最適化されたシステムを設計する。
コミュニケーション機能のオプションとして、ICカードとメールを使った入退室管理システムを提供。校舎に設置したICカードリーダーに事前配布したカードをかざすだけで、入室・退室情報がシステムへ自動的に記録され、保護者のメールアドレスへ通知が送信される。
塾での入退室管理を効率化し、自動通知によって保護者の不安を解消する「塾向け入退室管理システム」をご紹介しました。QRコード、バーコードなど多彩な認証方法から自社に合ったシステムを構築でき、講師やスタッフのタイムカードとしても利用可能。入退室管理に特化したシステムのほかに、幅広い業務の効率化につながるシステムも。
本記事では塾向け入退室管理システムを、機能と認証方法の組み合わせによって、5つのタイプに分けて解説しました。以下はそれぞれのタイプと、該当するシステムをまとめた表です。
| 認証方法＼機能 | 入退室管理に特化 | 塾管理 |
|---|---|---|
| QRコード |
|
|
| バーコード |
|
- |
| 顔写真 |
|
- |
| ICカード | - |
|
環境に適したタイプがわかったら、以下の比較ポイントに従って検討を進めましょう。
一人で通塾する生徒が増える中、いかに生徒自身や保護者の不安を解消し、安心感を与えられるかが塾運営の鍵となります。入退室管理をはじめ幅広い業務を効率化しながらセキュリティも強化できる、塾向け入退室管理システムの導入を検討してみてください。
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