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クラウド入退室管理システムの比較10選!用途ごとの選び方

クラウド入退室管理システムの比較10選!用途ごとの選び方

最終更新日:2021-06-18

セキュリティ強化や勤怠管理の効率化のために入退室管理システムの導入を検討されている方へ。会社の規模に合わせて手軽に導入できるクラウド型システムについて、人気のサービスもあわせてご紹介します。

目次

クラウド入退室管理システムとは?

クラウド入退室管理システムとは、物理的な鍵を持つことなく、ICカード・暗証番号・スマートフォンのアプリ・生体認証などで解錠でき、インターネット上で開閉履歴の確認や遠隔操作で鍵の開閉操作などができるスマートロックの機能をクラウドサービスで提供している入退室管理システムのことを指します。

クラウド入退室管理システムの特徴としては、基本的に、大がかりな工事を必要とせず、既存のドアの鍵に簡単に取り付けできることや、サーバー構築が不要なため、ドア1つからでも導入することができ、企業の規模に合わせてコストを抑えて導入できることが挙げられます。

また、クラウド型のスマートロックから収集されたデータはインターネットが接続されていればどこでも利用できるため、離れた場所にある複数の拠点の入退室管理も容易に一元化できます。

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クラウド入退室管理システムの用途

それでは、具体的にどのようなシーンで導入メリットがあるのかご紹介していきます。

オフィス・セキュリティの強化

スマートロックで解錠することで、いつ・誰が・どの部屋に入室したのかの履歴を管理システムから瞬時に把握することができます。

スマートロックのアクセス制御機能を利用すれば、権限のある社員しか入室できない部屋や日時を指定することも可能になり、不正侵入の防止に繋がります。

万一、トラブルが発生した場合には、履歴を確認することで被害が発生した時間帯や場所、その時入室していた人物を特定することも可能です。より強固なセキュリティを目指すのであれば、入退室管理システムを防犯カメラと連動させることも検討してみるとよいでしょう。映像を記録することで、なりすましや1つの権限で複数名が入室する共連れの防止にもなり、セキュリティの強化が図れます。

また、クラウド入退室管理システムは、Web上からスマートロックへの権限の付与や剥奪が可能です。万一、従業員やアルバイトスタッフがトラブルなどで急に退職してしまった場合にICカードなどの物理的な鍵が回収できなくても、管理画面から容易に鍵を無効化することができるので安心です。

入退室管理業務の効率化

入退室管理システムは社員の属性に合わせて入退室権限を適切に管理することにも有効です。

社員証とICカードが一体になっていたり、拠点毎に入退室管理をしていたりすると、オフィスの移転や大規模な人事異動があった場合にその都度ICカードを回収してIDを登録し直すなど、作業が煩雑で膨大になってしまいます。また、登録業務が完了するまでの間は、不正侵入の恐れもあります。

クラウド入退室管理システムを利用することで、ICカードを回収しなくとも、Web上の管理画面から一括ですべての拠点の全社員のアクセス可能範囲を指定することも容易になります。CSV形式などで社員属性を一覧表にしておけば、システムに取り込んで効率的に入退室管理をすることも可能です。

勤怠管理の強化

働き方改革の一環として2019年4月に労働安全衛生法が改正され、「客観的方法による労働時間把握」が義務化されました。この法改正に伴い、企業は、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、タイムカードやICカード等の客観的な記録を基礎とすることが求められるようになりました。

入退室管理システムを勤怠管理システムと連動させることでタイムカード等の打刻などの必要なく、スマートロックで入退室するだけで正確な労働時間の把握をすることが可能になります。そして、入退室履歴をそのまま勤怠管理に活用できるようになるので、無断での休日出勤や残業、過剰な休憩などの時間も一目瞭然で把握できるようになり勤怠管理の強化につながります。

レンタルスペース事業の早期立ち上げと効率的な運営

入退室管理システムを予約管理システムと連携させることで、会議室レンタルやコワーキングスペースの運営、ホテルや民泊などのスペースを貸し出しする事業を早期に立ち上げ、効率的に運営することが可能になります。

クラウド型のスマートロックの機能を使えば、鍵の受け渡しに対面の必要はなく、権限の付与や剥奪、権限の有効期限の設定、遠隔操作で鍵の開閉をすることなどもWeb上で簡単に行うことができます。

予約の受付、チェックイン、スペースの在庫管理といった運営業務は予約管理システムから行います。例えば、RemoteLOCK(株式会社構造計画研究所)では予約管理システム「RESERVA(レゼルバ)」と連携して、予約から決済、鍵の受け渡しまでをシステムで自動化し、無人レンタルスペースの運営を実現しています。

また、KEYVOX(ブロックチェーンロック株式会社)では、スマートロックと併せて、スペースの在庫管理、決済、本人確認、チェックインなどスペースレンタルビジネスに必要な機能もオールインワンで提供しています。

 

クラウド入退室管理システムの価格の目安は?

従来の入退室管理システムは導入に百万単位の予算がかかり、鍵の管理に負担を感じながらも中小企業にはなかなかハードルの高いシステムでした。

一方、クラウド入退室管理システムは、1扉あたりから手軽に導入できるサービスもあり、スマートロック本体も買い切り型ではなく必要な分だけレンタルできるサブスクリプション型で利用できるところもあるため、コストを抑えて導入することが可能です。

故障の際に新しいスマートロックと交換してもらえたり、常に最新のデバイスやソフトウェアを利用できたり、不具合がでたときにサポートを受けられたりと運用面でもメリットが多く、注目を集めています。

例えば、サブスクリプション型を採用しているbitlock Starter Kit(株式会社ビットキー)では小規模オフィス向けに必要なソフトウェアや機器をセットにしたオフィスパックを初期費用・工事費用不要の月額5,000円(税込)〜で提供しています。

クラウド入退室管理システムをサブスクリプション型で提供しているサービスでは、基本的にスマートロック本体の利用料金と入退室履歴の確認や勤怠管理ができる入退室管理システムの利用料金を合わせた価格設定になっています。また、最低利用期間がないところや1ヶ月~というように短い期間からでも導入できるところも、従来の大がかりな入退室管理システムにはない魅力の一つです。

解錠方法や入退室管理機能に何を求めるかによって導入プランや価格帯は大幅に異なります。クラウドサービスでは、Web上の管理画面からプランや設定を変更することや、API連携であとから必要な機能を拡張することもできるので、まずは、基本的な入退室の履歴が確認できること、スマートロックの解錠がスムーズに行われることなどのポイントを押さえた基本料金プランからの利用をおすすめします。

また、システムの導入件数が多いほど利用料金が割安になるサービスもあるので、複数の拠点で利用する場合やオフィスの増設などの予定のある場合には考慮しておくとよいでしょう。

例えば、前述のKEYVOXの有料プラン​の場合、​1〜10台は月々5,000円/ドア、11台目からは月々2,500円/ドアとなっています。なお、KEYVOXでは別途スマートロックの購入費用が必要です。

 

クラウド入退室管理システムの比較のポイント

クラウド入退室管理システムにはセキュリティの強化や勤怠管理、空間ビジネスの効率化など様々な用途があります。どのような基準でサービスを導入すべきか、システム比較のポイントをいくつかご紹介します。

用途の実現に強みのあるサービスか?

「オフィス・セキュリティの強化」の用途では、外部からの不審者の侵入を防ぐことに加えて、内部犯行や情報漏えい対策として利用できることが重要です。

システムによっては退室時にはICカードなどを利用しないケースもあるので、退室履歴がとれないものもあります。内部からのデータ持ち出しの防止やトラブルが発生したときに在籍していた人物を特定するためにも、人の出入りを検知するための認証リーダーとして、ICカードリーダーなどを室内・室外の双方に設置しているシステムを選択することをおすすめします。

また、役職や部署など社員属性に応じて細分化した入室制御や、個人を特定した入退室履歴を把握できるか否かも確認しておきましょう。

例えば、暗証番号で解錠するタイプのスマートロックの場合、暗証番号さえわかっていれば誰でも解錠できるため、個人を特定した入退室の記録が取れません。一方、多くの企業で採用されているICカードでの解除の場合、個人の特定はできるものの、物理的なカードを紛失したり盗難されたりする恐れがあります。そこで、注目されている解錠方法として、指紋や顔、静脈といった生体認証で解錠する方法があります。生体認証での解錠はなりすましや鍵の紛失などの心配もなく、暗証番号やICカードよりも高いセキュリティを保つことが可能です。しかし、指紋認証の場合は手荒れや乾燥などによる季節的な精度の変動や、静脈認証の場合は認証から解錠までのタイムラグがあることから出入りの多い部屋には不向きであること、また、導入コストが高いことなどのデメリットもあります。

人事部や開発部などの重要情報を取り扱う部署では生体認証での解錠を、社員の出入りの多いフロアではICカードや暗証番号での解錠というように使い分けできる入退室管理システムもあるので、予算に応じて扉ごとにセキュリティ強度を設定するのも一案です。

「レンタルスペース事業の早期立ち上げと効率的な運営」の用途では、前述のKEYVOXのように予約管理、在庫管理とアクセス管理をオールインワンで提供しているシステムは利便性が高いです。クラウド入退室システムは外部の予約システムや決済システムと連携することも可能ですが、システム毎に契約を結ぶとなると業務が煩雑になりがちです。必要な機能とスムーズな連携ができるかどうか予め公開されているAPI連携のサービスや連携の手順を確認しておくとよいでしょう。

運用しやすい解錠の手段があるか?

オフィス向けのスマートロックの解錠手段は、主にICカード、暗証番号、スマートフォンアプリ、生体認証の4種類が挙げられます。

社員が中心で出入りの頻度が高い場合には、ICカードでの解錠が一般的です。既存の社員証を活用してコストを抑えたい場合は、FeliCaシールを貼ることで社員証をICカード化することも可能です。また、SuicaやPASMOといった交通系ICカードなど、NFC対応カードで解錠できるデバイスであれば、新たに専用のICカードを発行するコストが削減でき、アルバイトや社外スタッフなどが期間限定で利用する鍵としても利便性が高いです。

暗証番号での解錠は、物理的な鍵が不要なため、シンプルで導入がスムーズな反面、個人を特定した入退室の履歴が取れないことや番号流出のリスクなどセキュリティ面では弱い部分もあります。ICカードなど他の解錠方法との併用や社外の方への一時的なアクセス許可の手段として捉えるとよいでしょう。定期的な番号の変更も欠かせません。

なお、前述のRemoteLOCKでは個人毎の暗証番号が発行できるため、個人を特定した入室の履歴は確認することが可能です。

スマートフォンのアプリで解錠するタイプはアプリをインストールする手間やスマートフォンを持っていない方は使えないというデメリットがありますが、スマートフォンさえ持っていれば、誰にでも瞬時に鍵を発行することができることが強みです。鍵の有効期限や時間設定なども管理画面から行えるため、効率的に来客や一時的な鍵の発行ができます。また、スマートフォンのGPSやビーコン通信を使ってハンズフリーで解錠できることも魅力です。鍵の存在を意識することなく出入りができ、紛失のリスクも低いです。

機密情報など高いセキュリティレベルを必要とする情報を扱う部署や部屋には、顔認証や指紋認証、静脈認証といった個人の生態的な特徴を用いて解錠する、生体認証が有効です。上記の認証方法に比べて、紛失や盗難、偽造、成りすましなどのリスクがほとんどなく、高いセキュリティを保つことができます。デメリットとしては、コストが高額になること、初期設定を含めた運用が大がかりになる可能性があることが挙げられます。

スマートロックの設置方法

スマートロックには既存のドアに後から取り付ける後付け型と鍵のシリンダーそのものを交換する交換型があります。

詳細はこちらの記事の「スマートロックの設置方法」を参照ください。

オフィス向けスマートロック比較7選!3つのメリットや機能の違い

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入退室管理システム

 

主なクラウド入退室管理システム

小規模からでも始めやすいシステムと、何十扉以上あるような中規模以上にも向いているシステムをそれぞれご紹介します。

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<小規模から始められるクラウド入退室管理システム>

bitlock Starter Kit(株式会社ビットキー)

bitlock Starter Kit

(出所:bitlock Starter Kit公式Webサイト)

端末をドアに貼り付けるだけで工事不要で利用でき、サポート体制も充実。スマートフォン、ICカード、社員証、遠隔解錠での解錠方法の他、Apple Watch、テンキーにも対応している。ハッキング、データ改ざん対策に対応した独自の強固なセキュリティを備える。専用SaaSで入退室管理ができ、CSVダウンロードで勤怠システムにも連携可能。時間帯、回数、対象とするドアなど解錠権限を細かく指定した鍵の発行もできるので、来客などの一時的な入室にも柔軟に対応できる。

  • 料金:月額5,000円(税込)/台 〜、初期費用なし

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Akerun入退室管理システム(株式会社Photosynth)

Akerun入退室管理システム

(出所:Akerun入退室管理システム公式Webサイト)

Web管理画面「Akerun Connect」上から正確な入退室履歴を管理でき、リアルタイムで勤務状況の把握が可能。様々なクラウド勤怠管理システムとAPI連携でき、自動で出社、退社時刻を記録することもできる。24時間体制のサポート体制があり、機器が故障した際には無償での交換にも対応。導入法人6,000社以上を誇り、セキュリティ、サポート体制にも定評がある。

  • 料金:工事不要・初期費用なし、月額はお問い合わせ。

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カギカン(Qrio株式会社)

カギカン

(出所:カギカン公式Webサイト)

専用のアプリを利用してスマートフォン、タブレット、パソコンなど様々なデバイスで解錠でき、鍵の解施錠の履歴をダウンロード保管することも可能。リモート解施錠にも対応しているため、鍵を発行せずに遠隔操作で一時的な入室許可を与えることもできる。故障時の無償交換に加えてスマートロックの電池交換や運用サポートも無料で受けることができる。

  • 料金:工事不要・初期費用なし
    1ロックの場合 月額5,900円/セット〜(1ドア2ロックの場合 月額6,900円/セット〜)
    上記基本プランに含まれるサービス(機器レンタル料金、システム利用料、メンテナンス、運用サポート)

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ALLIGATE(アリゲイト) (株式会社アート)

Alligate

(出所:ALLIGATE(アリゲイト)公式Webサイト)

クラウド型の入退室管理サービス。設置する場所や用途に合わせ、製品を選択して利用でき、カードやスマートフォンで扉の解錠をしたり、入退室履歴をクラウドで管理したりすることが可能。クラウドシステムや機器の利用料、保守サービス料はすべて月額の費用に含まれている点も安心。電池交換が必要な電池式の他、電気錠タイプもあるため、これまで設置しにくかった扉へも導入することが可能。入退室履歴は外部の勤怠管理システムと連携させることができ、労務管理の効率化が図れる。

  • ALLIGATE CylinderLock(物理鍵に代わるスマートロック) 月額3,000円/台、初期費用なし
  • ALLIGATE PadLock(南京錠タイプのスマートロック) 月額3,000円/台、初期費用なし
  • ALLIGATE HandleLock(オフィスセキュリティの機能に絞った電池式)月額4,000円/台、初期費用なし
  • ALLIGATE Lock(電気錠タイプでオフィスセキュリティから勤怠管理まで対応)月額10,000円/台、初期費用50,000円~
  • ALLIGATE Logger(勤怠管理用タイムレコーダー)月額6,000円、初期費用なし
  • ALLIGATE Lock Pro(入退室権限のスケジュール管理に対応)月額15,000円/台、初期費用50,000円~ ※いずれも税別価格

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KEYVOX(ブロックチェーンロック株式会社)

KEYVOX

(出所:KEYVOX公式Webサイト)

スマートフォンのアプリでの解錠を採用し、予約、物件管理、入室履歴管理、本人確認、決済といった通常個別に契約が必要とされる機能をオールインワンで提供し、低コスト運営が可能。オフィスのアクセス管理はもちろん、スペースレンタル事業にも適しているシステム。ブロックチェーン技術を利用した鍵で高い安全性の保証も強み。

  • 料金:
    初期費用:製品代 61,600円/台(税別) 工事費・ネットワーク設定費別
    月額費:1~10台目 月額5,000円/台(税別)11台目~  月額2,500円/台(税別)

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<中規模以上向け入退室管理システム(クラウド以外)>

小規模でも利用可能ですが、中規模以上でも利用しやすい入退室管理システムをご紹介します。ここまではクラウド型の入退室管理システムをご紹介してきましたが、中規模以上向けでは、クラウドではなく、自社内の管理端末やサーバーを利用する形式が主流になります。

PicoA(美和ロック株式会社)

PicoA

(出所:PicoA公式Webサイト)

カードリーダーを扉に設置して鍵前と連動させた電気錠の販売メーカーならではの技術を活用した製品。壁や袖パネルではなく扉にリーダーを設置することでスムーズな出入りが可能。機器を小型化して、オフィスのドアにシステムを集約しているため、工数・工期を短縮し、従来型の約半分のコストでシステムを導入できる。解錠にはFeliCaを採用し、おサイフケータイにも対応している。退出時もカードを照合して入退室管理をする場合には両面カードリーダタイプが必要。

  • 料金:製品参考価格 150,000円(取り付け費用別途)
    ※片面扉付カードリーダー、電源装置、電気錠制御アダプタ設置の場合(その他電気錠、オプション製品は別途)

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SecureFrontia X(NECプラットフォームズ株式会社)

SecureFrontia X

(出所:SecureFrontia X公式Webサイト)

1枚のICカードで、幅広い社内システムと連携可能な入退管理システム。ICカードはドキュメントセキュリティや社員食堂の決済システムとの連携も可能。入退室管理に留まらず、企業運営のトータルソリューションとして展開している。
また、情報セキュリティ事故や不正侵入を防止したいと考える1~4扉の小規模オフィス向けに、Web入退管理システム「SecureFrontia Lite」のサービスもある。

  • 料金:SecureFrontia X お問い合わせ、SecureFrontia Lite 348,000円(電気錠、ICカード、工事費を除く)

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入退室管理システム GG-2(株式会社クマヒラ)

入退室管理システム GG-2

(出所:入退室管理システム GG-2公式Webサイト)

ネットワーク経由で1扉から2,000扉まで規模の拡張が可能。スモールスタートでの導入から複数拠点の監視が必要になった際のマルチビル対応まで、企業・組織の変化や成長に応じてスムーズに移行し、常に最適なセキュリティシステムを構築できる。専門のエンジニアに作業を依頼することなく、導入後に柔軟にカスタマイズできる点が特徴。豊富な標準機能から自社のニーズに合わせて追加費用なしで設定変更ができ、効率的に運用できる。

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Webvisor 入退室管理システム(株式会社日立システムズ)

Webvisor 入退室管理システム

(出所:Webvisor 入退室管理システム公式Webサイト)

オフィスや工場などで細かくセキュリティレベル(ゾーン)が区分けされたシーンにおいて、ハンズフリータグ・FeliCa/Mifareなどの非接触ICカード・生体など、複数認証方式を組み合わせた統合管理が可能。また、入退室履歴と連動したカメラ画像を記録し、入退室履歴画面からカメラの記録画像をワンクリックで表示することもできる。コンサルティング、設計、施行、運用、維持・保守まで総合的なワンストップサービスを提供している。

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TimePro-XG 入室(アマノ株式会社)

TimePro-XG 入室

(出所:TimePro-XG 入室公式Webサイト)

部外者の入退室の排除、社内からの不正持ち出しの抑止、社内における在室状況の確認、テナント従業員の入退館の把握など幅広い範囲のオフィスセキュリティの課題を解決するセキュリティシステム。1ドアから導入可能でフレキシブルに活用できる。入退室管理ソフトウェアを利用して、遠隔解施錠やリアルタイムで指定ドアの入退室者の顔写真を表示することが可能。就業システムとの連携して精度の高い履歴管理を実現できる。

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まとめ

入退室管理システムはセキュリティを強化し、従業員の健全な勤務時間を保つために欠かせないシステムとなっています。これまで、コスト面や工事などの大がかりな準備などで躊躇していた企業にとっても、クラウド型のサービスの登場で導入のハードルが大幅に下がりました。現状の勤怠管理や物理的な鍵の管理に負担を感じている企業や、増員に伴うオフィスの移転や拡張が控えている企業にとって、システムの導入は課題解決に期待が持てる手段と言えるでしょう。

 

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