最終更新日:2024-02-01
無人運営の実現などによって、レンタルスペースのさらなる利活用の促進や、事業の収益拡大をしたいと考えている方へ。レンタルスペース向けスマートロックの仕組みや比較ポイントなどをふまえて、おすすめのサービスをご紹介します。
レンタルスペース向けスマートロックとは、スマホ・タブレットの専用アプリやテンキー式の鍵を利用して、遠隔操作でドアの施錠管理を行うシステムのことです。
たとえば、ビルのワンフロアのスペースを区切ってレンタル会議室として提供する、ビルの屋上スペースをバスケットボールコートなどの遊戯場として貸し出すといったケースで活用されています。また、既存店舗を無人化する際にも、防犯や人件費削減などの面で大きな効果を発揮します。
なお、自社のオフィスの部屋や拠点など、限られたエリアの入退室管理がしたい場合は、「オフィス向け入退室管理システム8選。選び方やおすすめは？」を参照してみてください。
従来は、受付で物理的な鍵を貸与するという運用方法が一般的でしたが、その場合、主に以下のような課題が発生していました。
では、スマートロックを導入することでメリットが得られるのでしょうか？ 具体的に3つご紹介します。
多くのスマートロックは暗証番号を発行して、鍵としてユーザーに提供しています。物理的な鍵がなくなるため、鍵の紛失リスクを低減できます。ユーザーごとに新しい暗証番号が発行されるため、使い回される恐れもありません。更に、ほとんどのスマートロックがオートロック機能を備えているため、鍵の閉め忘れ防止対策としても有効です。
万が一、鍵の閉め忘れが発生した際に対応できるよう、遠隔から施錠が行えるスマートロックもあります。
物理的な鍵の受け渡しや施錠確認などが不要になるため、レンタルスペースの運用業務を効率化できす。予約と同時に暗証番号を割り当てられるサービスなら、鍵の発行や管理にかかる手間も不要に。
鍵を受け渡しする人手が不要になることに加え、連携機能によって予約管理や請求業務を自動化すれば、コストが削減できるうえ、24時間体制で運用が行えるなど、収益の拡大も見込めます。
鍵の受け渡しや予約などをすべてオンラインで行えるため、非接触サービスが実現できます。ユーザー側もスマホのみで手続きが完結するため感染症リスクが低減。感染症対策としてユーザーにアピールすることもできるでしょう。また、無人運営の実現は人件費の抑制にもつながるので、施設や部屋の利用料金を抑えて、強豪との差別化を図ることも可能です。
レンタルスペース向けスマートロックをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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レンタルスペースなどでスマートロックを導入した際、ユーザー側と事業者側がそれぞれどのように利用することになるのか、「スマートロックの仕組み」について解説していきます。
ユーザー側は以下のような流れで、スマートロックが設置されたレンタルスペースなどを利用していきます。
ユーザーはレンタルスペースの予約から支払いまでをWebで完結させられます。基本的には発行された暗証番号を使って入室できますが、中には専用のアプリを活用するサービスも。その場合、事前のインストールが必要なので要注意です。
事業者側は以下のような流れで運用を行います。
ほとんどのレンタルスペース向けのスマートロックでは、顔認証やIDカード認証を採用していません。顔認証などは事前に登録が必要となり、手続きに手間がかかってしまうからです。不特定多数が利用するレンタルスペースでは、ワンタイムパスとして使える暗証番号式がおすすめ。中には自動発行、自動通知に対応したスマートロックも。発行した暗証番号を適切に破棄すれば、セキュリティ面でも安心です。
実際にレンタルスペース向けスマートロックがどのように利用されているか、具体的に3つの事例を紹介します。
24時間365日、無人運営しているコワーキングスペースでは、セキュリティ強化のためにスマートロックを導入している事例が多く見られます。
たとえば「カギカン」は、24時間利用できる自習室の無人運営に利用されています。学生の利用が多い自習室でセキュリティを担保しつつ、いつでも自由に出入りするための仕組みを実現しています。自習室の鍵の受け渡しはアプリ上で行い、システム上で施錠履歴を管理。鍵は常時オートロックに対応しています。
貸し会議室を運営するうえで大切なのが、予約情報や顧客データの管理機能です。「スマート予約空間」は、貸し会議室の予約･決済･鍵の発行をシステムで一元管理。また、予約プラットフォームなどと予約情報をGoogleカレンダーで共有し、ダブルブッキングを防止する機能も。
更に顧客管理機能も搭載しているので、マナーが悪いユーザーからの予約を受け付けないように設定することもできます。請求書の自動発行機能や、シェアオフィス利用料とまとめて請求する「請求書まとめ払い機能」なども便利です。
ジムやフィットネスサロンは会員制で運営されていることが多いため、予約管理や施設内のセキュリティ対策などが求められます。たとえば「Akerun入退室管理システム」はスマホやICカードなどのスマートキーによる柔軟な解錠権限が設定できることから、国内最大級の会員制ウェルネス・クラブで導入されています。
会員になったユーザーは、登録したモバイルSuicaに紐付けてスマートロックの解錠を行えるように設定。更に、解錠権限を設定することで、会員それぞれの利用エリアのゾーニングを実現しています。
レンタルスペース事業の場合、鍵の発行・廃棄などのほかに、ユーザーの集客から予約の受付、決済といった業務が発生します。中には、鍵の発行や管理以外の関連業務を効率化できるプラットフォームもあるため、「何を効率化したいのか」を明確化しておきましょう。
具体的には、「鍵管理に特化したタイプ」のか、「周辺業務も効率化できるタイプ」に分けられます。
自社で提供しているレンタルスペースの鍵管理ができれば十分、もしくは、予約管理や決済といった業務は利用中の外部サービスとの連携で解決したいという場合には、鍵管理に特化したスマートロックがおすすめです。
たとえば「Akerun入退室管理システム」は受付・予約、決済サービスとの連携に対応。外部システムとの連携によって、人件費の削減や、管理・事務作業の効率化を実現します。
鍵管理の効率化に加えて、予約受付や集客、決済業務といった周辺業務も効率化したい場合には、こちらのタイプがおすすめ。機能が豊富なので、システムのリプレイスも合わせて考えている、新規事業としてレンタルスペースを始めようとしているといった場合にも適しています。
たとえば「スマート空間予約」は、予約承認機能や顧客管理機能、決済機能までカバー。そのほかにも、備品や追加サービスを設定するオプション機能や鍵の遠隔操作、オートロック機能など、レンタルスペースを運営に役立つ機能が多数そろっています。
自社に合ったタイプを掴んだら、つぎは個々のサービスを比較・検討していきましょう。その際に留意したい4つのポイントについて解説します。
スマートロックで鍵として用いるものは、「暗証番号」「ICカード」「スマホのアプリ」などが挙げられます。たとえば「KEYVOX」では、ユーザーがインストールしたアプリを鍵として利用します。アプリ上で予約から支払いまで行えるため、ジムなどの会員ビジネスに最適です。一方、単発ユーザーが多い貸し会議室などでは、暗証番号を鍵として使うスマートロックが適しています。
どの解錠方法を選ぶかは、運営するレンタルスペースも利用用途から考えると良いでしょう。なお、会員向けビジネスでセキュリティを強化したい場合には、顔認証を活用した入退室管理なども検討してみてください。
顔認証の入退室管理システムは「顔認証の入退室管理システム11選。メリットやタイプ別の選び方」で詳しく説明しています。
レンタルスペースでは、いつ・誰が・どのスペースを・どれくらい利用したかなどをリアルタイムで確認できる機能も重要です。事故やトラブルが起こった際にも、入退室ログを確認することで早期解決が可能となります。また、入退室ログを解析して、人気のないスペースを抽出・削減することで、業務のスリム化を図ることもできます
たとえば「bitlock PRO」は、入退室ログをデバイス単位で管理することが可能。解錠権限の付与機能によって、「どのスペースに、誰が、どんな方法で入退室したか」といった細かな管理にも対応しています。
また、「キヅクモスマートロック」ならカギとカメラを連動させた運用ができます。入退室の状況をリアルタイムに確認できるのはもちろん、映像として履歴を残すことも可能。PCやスマホアプリを通じた通話にも対応しているので、映像を確認しながら、必要な情報を口頭で確認することもできます。
取付工事などが必要なサービスだと導入費用がかさむため、既存の鍵を活用できるかも確認しておくと良いでしょう。
たとえば「カギカン」のスマートロックは、初期費用がかからず、工事不要で導入ができます。既存の鍵の上からスマートロックを貼り付けるだけなので、導入もスムーズです。
スマートロック導入しても、予約を確認してから手作業で暗証番号を発行するとなると業務効率化には繋がりません。「RemoteLOCK」では、ユーザーが予約する際に利用するサービスとAPI連携することで、予約ごとに自動で暗証番号の発行と通知を行なってくれます。
そのほかにも、「KEYVOX」や「スマート予約空間」などが暗証番号の自動発行・通知に対応しています。
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（出所：カギカン公式Webサイト）
工事不要で手軽に導入できる入退室管理システム。日本国内の約80%以上のドアに対応しているため、既存の鍵に後付けするかたちで簡単に設置できる。オフィスならスマホアプリやICカード、民泊やレンタルスペースならPINコードなど、活用シーンに応じた解錠方法に対応。物理的な鍵の作成・貸出が不要となる。鍵の解施錠やドアの入退室をログとして残せるので、防犯・トラブル対策としても有効だ。また、オートロック施錠に対応しているので、利用者が鍵を締め忘れても安心。
メールサポートや、電池・両面テープといった備品の無料追加発送など、導入後のサポート体制も充実している。
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(出所：Akerun入退室管理システム公式Webサイト)
今のドアに貼り付けるだけで、金融機関並みの堅牢なセキュリティを実現できるクラウド型入退室管理システム。オフィス、コワーキングスペース、フィットネスジム、病院など、規模や業種業態を問わず、様々な場所で利用されている。受付・予約・決済サービスとのAPI連携に対応しているほか、会員登録時のカードキー発行などを自動化できるので、管理業務の負荷軽減に役立つ。
また、ユーザーごとに異なる解錠権限を設定することも可能。高度なセキュリティシステムが必要な、会員制施設に適している。
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(出所：bitlock PRO公式Webサイト)
工事不要で簡単に取り付けられて、通信不良に強いLTE搭載型のスマートロック入退室管理システム。サムターン式を含めた99%のドアに対応しているほか、スマホやスマートウォッチ、NFCカードなど12種類に解錠方法に対応しているのが強み。更に、場所・人・デバイス単位での入退室ログの取得、ユーザー別の解錠権限の設定、複数拠点の管理などもできる。業務効率化に加えて、入退室セキュリティの強化にも役立つ。
セキュリティ強化に役立つ「顔認証オプション」も用意。高度なセキュリティが必要な施設でも導入できる。
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（出所：キヅクモスマートロック公式Webサイト）
カギとカメラの連動による入退室管理が可能なスマートロックサービス。オフィスはもちろん、レンタルスペースやジムなど、中小規模施設の無人・省人運営を支援する。施解錠方法は、暗証番号やICカード、アプリに対応。
同シリーズのカメラと連動によって、PCやスマホアプリを通じて通話することもできるため、映像と口頭で本人確認を行い、問題なければ遠隔から解錠するといった利用も可能。入室時はもちろん、レンタルスペースなどの利用後の状況も素早く確認できる。ユーザーやドアごとの権限設定や時間限定のカギの発行、入室ログ・スマートロックの電池残量の確認なども遠隔で行えるため、管理者の負担軽減にも貢献する。
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(出所：RemoteLOCK公式Webサイト)
宿泊施設やスペース貸し、店舗、公共施設、オフィスなど、様々な空間ビジネスのアクセス管理に採用されているスマートロック。1日10万組以上の入室管理という実績を持つ。
鍵の発行から削除、入退室のログ管理までクラウド上から操作可能。更に、予約決済サービスと連携することで、暗証番号の自動発行やユーザーへの通知にも対応できる。個室だけでなく、入口、自動ドアやエレベータ、多拠点施設を一元管理。管理者の業務負担を大幅に軽減する。Wi-Fiと直結することで機器とクラウドで情報を二重に記憶しているため、停電時などの緊急時でも事業継続が可能だ。
（出所：KEYVOX公式Webサイト）
カギの管理・予約・決済・チェックイン・解錠をオールインワンで行えるクラウドサービス。オンライン型ロックやオフライン型ロック、自動ドアや電気錠など、10種類以上から最適なロックがそろう。あらゆる施設で利用できる。また、宿泊管理システムや時間貸し予約システム、自社オリジナルシステムなど、連携可能な外部システムの豊富さも特徴だ。
利用用途に合わせたオプションパックを追加すれば、KEYVOXだけでビジネス運用が可能。Webチェックインや予約管理、カード決済といった機能が必要な場合は、「空間ビジネス最強パック」がおすすめ。
（出所：スマート空間予約公式Webサイト）
レンタルスペースの無人化・省人化・収益化を実現する、スマートロックと連携できる予約システム。スマホ・PC・電話・暗証番号・タッチパネル・パートナー登録といった豊富な解錠方法のほか、予約管理や顧客管理、支払い設定など、様々な機能を搭載している。予約プラットフォームからの予約情報をGoogleカレンダーと共有してダブルブッキングを防いだり、用途に合わせて多彩な割引を設定できたりと、レンタルスペース運営に役立つ機能も多数そろう。
開閉操作のログ保存、遠隔での開閉操作、予約時間以外の開閉制限など、セキュリティ強化策としても有用だ。個別相談の上で、業務内容に応じたカスタマイズも対応可能。
（出所：くじらクラウドスマートロック公式Webサイト）
アプリや暗証番号、ICカードなどを使ってドアの開場・施錠ができるスマートロック。管理システムからは、新規アカウント発行やリセット、暗証番号の発行などの一元管理が可能。複数施設をまとめて一括管理できるほか、スマートロックの稼働ステータスがリアルタイムで反映されるので、トラブル時の対応も迅速に。スマートロックは後付けでの利用もできる。
また、レンタルスペース予約プラットフォーム「インスタベース」とのAPI連携に対応。インスタベース経由で予約が入ると、解錠URLがユーザーに自動通知され、入退室の状況や履歴も確認できる。スペースの無人運営が可能になるため、予約を受け付けられる時間の幅も広がる。
レンタルスペースにスマートロックを導入することによって「セキュリティリスクの低減」や「運用業務効率化とコスト削減による収益拡大」、「非接触サービスの実現（感染症リスクの低減）」などのメリットが見込めます。
自社に合ったサービスを選ぶには、まず、鍵管理に特化したものが良いのか、周辺業務まで補うものが良いのかを考慮した上で、主に以下のポイントに沿って比較・検討するとスムーズです。
予約管理や入退室管理、部屋利用状況の分析まで行えるスマートロックなら、「収益の更なる拡大」や「顧客体験の向上」といった効果も期待できます。
本記事でご紹介した内容を参考に、自社ビジネスに最適なスマートロックの導入を、ぜひ検討してみてください。
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