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入退室管理システムのオフィス導入時に考慮すべき3点と主なシステム

入退室管理システムのオフィス導入時に考慮すべき3点と主なシステム

最終更新日:2021-08-17

複雑な工事なしで、オフィスの入退室に伴うセキュリティを強化したい方へ。入退室管理システムの概要や、オフィス導入時に考慮すべきポイント、価格の目安やおすすめの製品をご紹介します。

目次

オフィス向けの入退室管理システムとは?

オフィス向け入退室管理システムとは、ドアの施錠や解錠をする際、従来型の錠を使うのではなく、スマートフォンやカードなどをリーダーにかざして行えるようにしたシステムのことです。

オフィス向け入退室管理システムは「スマートロック」とも呼ばれます。IoTという言葉が聞かれるようになった2015年から国内で製品が販売されるようになり、昨今では多くのオフィスで取り入れられるようになりました。

主なメリットとしては、警備のリソースを最小限に抑えながらセキュリティを強化できるということ。従業員ごとに権限のレベルを設定し、入室できるエリアを制御できます。また、製品によってはWi-Fi通信により遠隔解錠も可能。煩雑な鍵の管理も不要になり、鍵の紛失や複製・悪用のリスクもなくなります。

もうひとつ大きなメリットとして、入退室の記録を勤怠管理に活用できるという点も忘れてはいけません。近年働き方改革が進む中、「労働安全衛生法」の改正に伴い、企業は「客観的方法による労働時間把握の義務化」が必要となりました。これはどういうことかというと、企業は「出社と退社の時間を記録する手法」を定め、その手法に基づいて「勤怠の客観的な記録」を取らなければいけなくなった、ということです。

この動きに伴い、従来型のタイムカードで勤怠管理を行なっていた企業も、エビデンスを取る目的でオフィス向けの入退室管理システムを導入する企業が増えています。

そのほか、万が一のトラブルや災害の発生時に「いつ」「誰」が「どこ」にいるかを確認したい場合も入退室管理システムが活躍してくれます。遠隔で安全かつ迅速に確認できるため、トラブルや災害による被害も最小限に抑えることができるのです。

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入退室管理システムのオフィス導入時に考慮すべき3つのポイント

入退室管理システムは各社がさまざまな製品を展開しているため、選ぶ際に迷ってしまう担当者も少なくないでしょう。一体どんな点を考慮して選択すれば良いのか、押さえておくべきポイントは「耐用年数」、「認証手段」、「入退室記録の活用」の3点です。

ポイント①:入退室管理システムの耐用年数

1つ目のポイントは「耐用年数」です。入室管理システムには既存の鍵の内側にあるつまみ部分(サムターン)に後付けで設置するタイプの製品と、鍵そのものを交換するタイプの製品があり、タイプによって耐用年数が異なります。

後付けタイプは簡単に貼り付けるだけで設置できるため、現状回復費もかからずお手軽ですが、耐用年数にも限りがあるので、近い将来でオフィス移転の可能性が高い企業などにおすすめです。

一方交換するタイプの製品は、最初に取り付け工事を行う手間はかかりますが、それ以降は耐用年数を気にせず永続的に利用できるため、1つのオフィスに定着して長期的な利用を考えている企業におすすめです。

また、交換するタイプの製品であっても設置方法が簡単な製品を選べば、専門業者に依頼せずに施工でき、工事費無料で導入できます。

ポイント②:入退室管理システムの認証手段

2つ目のポイントは「認証手段」です。入退室管理システムの認証手段にはICカードやスマートフォンをかざしての認証や、顔認証、指紋認証、ハンズフリータグによる認証などがあります。セキュリティ強化を重要視するのであれば、顔認証や指紋認証などの生体認証が有効です。中には監視カメラと連携して入退室者の記録や管理を行えるシステムもあります。

その他、ハンズフリータグによる認証の場合、リーダーにカードなどをかざす必要がなく、タグを身につけた状態で認証機に近づくだけでゲートを開けるといったことが可能なため、両手がふさがった状態での移動が多い物流系の現場で重宝します。

認証方法が多いほどさまざまなニーズに対応できる一方、その分初期費用や月額費用が高くなってしまうというデメリットもあります。

オフィスワークがメインの一般的な企業の場合、費用面でバランスを考えるのであれば、おすすめはICカードによる認証やスマートフォンのアプリによる認証です。スマートフォン認証の場合、従業員全員がスマートフォンを持っている必要があるため、基本的にICカードを使うことを念頭に置いておくと良いでしょう。

ポイント③:入退室記録の活用(勤怠管理の強化)

3つ目のポイントは、「入退室記録の活用度合い」です。タイムカードによる勤怠管理を行なっているため、あくまでセキュリティ強化の目的で入退室管理システムを導入するという発想であれば、セキュリティに特化した製品を選べば良いでしょう。

しかし、前述の通り、厚生労働省が推し進める働き方改革において「勤怠の客観的な記録」が求められる中、入退室記録を勤怠管理に活かす取り組みが増えています。例えばタイムカードや勤怠管理システムで退勤の打刻をしても、オフィスに残ってサービス残業をしていることも考えられるため、これでは「勤怠の客観的な記録」ということにはなりません。

勤怠管理システムの打刻情報と入退室管理システムの入退室記録を突き合わせて、そこに乖離がないことを証明することで、厚生労働省が定めた条件を満たした環境を実現できるのです。

 

主なオフィス向け入退室管理システム

それでは最後に主なオフィス向け入退室管理システムをご紹介します。

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Akerun入退室管理システム(株式会社Photosynth)

Akerun入退室管理システム

(出所:Akerun入退室管理システム公式Webサイト)

入退室履歴や鍵の管理をクラウド化できる入退室管理ソリューションとして、スマートフォンアプリやICカードで解錠可能。設置した「NFCリーダー」にカードをかざすことでドアの鍵が開きます。
時間帯や曜日を限定して解錠できる鍵を発行することもできるため、パート・アルバイトのスタッフが一時利用する際などにも便利。スタッフが増えても物理的に合鍵やカードキーを新しく用意する必要がなくなるので、コスト削減にもつながり、スマートな入退室管理が実現できます。
また、洗練されたスタイリッシュなデザインもポイント。設置は工具を使わず特殊接合テープで貼り付けるだけで非常に簡単です。

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ALLIGATE(アリゲイト)(株式会社アート)

Alligate

(出所:ALLIGATE(アリゲイト)公式Webサイト)

設置する場所や用途に合わせて、製品を選択して利用でき、クラウドシステムや機器の利用料、保守サービス料はすべて月額の費用に含まれています。電池式から電気錠タイプの製品があり、電気錠タイプでは引き戸、自動扉、ガラス扉など、様々な形状の扉に設置することが可能です。いずれの製品もNFCカード(SuicaやPASMOなどの交通系カードやICカード対応の社員証など)やスマートフォンを使い、施錠・解錠の管理が⾏えます。
電池式の製品では、工事不要で後付けで簡単に取り付けられるシリンダー(鍵穴)交換タイプやレバーハンドル交換タイプ、屋外の門扉や倉庫で利用可能な南京錠タイプがあります。一方、電池交換が不要な電気錠タイプの製品では初期工事を行って設置するため、さまざまな形状のドアに対応しています。
また、勤怠管理・工数管理・経費管理を一本化した「TeamSpirit」などの勤怠管理システムと連携することで、ALLIGATEで取得した入退室データを勤怠データとして自動反映するため、労務管理の効率化を実現できます。
そのほか、ある期間だけ解錠するなど、従来型の鍵ではできなかった入退室の管理も可能。利用者のログをどこからでも確認できるため、よりスマートな入退室管理が実現できます。

  • 料金:月額3,000円(税別)/扉 〜 初期費用無料モデルあり
    ※ALLIGATE Loggerは1台あたりの費用

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bitlock Starter Kit(株式会社ビットキー)

bitlock Starter Kit

(出所:bitlock Starter Kit公式Webサイト)

工事不要で簡単設置のスマートロックbitlock LITEのオフィス用モデル「bitlock PRO」に加え、システム利用料とデバイスを含んだパッケージ商品です。関連製品と組み合わせNFCカードでの解錠・施錠も権限コントロールが可能。既存のオフィスの鍵に上から被せるだけで容易に取り付けができます。
スマホやApple Watchで開け閉めできる機能の他、ドアが閉まった際に自動で施錠されるオートロック機能も標準装備されています。アプリを利用することで、「誰が」「いつ」「どの手段で」「解錠・施錠したか」といった操作ログ情報を蓄積できます。

  • 料金:月額5,000円(税込)/台 〜、初期費用なし

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Webvisor(株式会社日立システムズ)

Webvisor公式Webサイト

(出所:Webvisor公式Webサイト)

認証方法の多さが特徴。FeliCa/Mifareなどの非接触ICカードに加え、ハンズフリータグや指静脈認証など、複数の認証方式に対応し、一元統合管理が可能です。
指静脈認証を利用すれば他人のなりすましを防ぐことが可能。ハンズフリータグを使えば、認証エリア内に入るだけで認証されるため、両手がふさがっている状態でも入室・退室ができます。
また、監視カメラと連携させることで、入退室履歴と連動したカメラ画像を記録し、入退室履歴画面からカメラの記録画像をワンクリックで表示できるなど、証跡管理がより強固なものに。医療機関における手術室などでのハンズフリー入退室や、介護施設における危険区域近付き・立入検知など、幅広い用途で利用できる入退室管理システムです。

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TimePro-XG 入室(アマノ株式会社)

TimePro-XG入室 公式Webサイト

(出所:TimePro-XG入室 公式Webサイト)

PCの管理画面から解錠の遠隔操作が行えたり、マスターに登録した情報から入室・退出者の顔写真を表示したり、異常発生時のアラーム通知、入退室履歴のリストアップなど、豊富な機能を搭載。
「許可がない外部者の入退室の排除」や「社内の情報や設備などの不正な持ち出しの抑止」、「従業員の入室・退室の把握」、「社内の在室状況の確認」など、幅広いニーズに対応します。
1ドアから導入可能で、入室管理以外にも、鍵の貸出し管理や車両ゲートの管理など、拡張性の高いシステムです。

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GG-2(株式会社クマヒラ)

GG-2 公式Webサイト

(出所:GG-2公式Webサイト)

ガラストップの洗練されたデザインが特徴。高級感溢れる外観や機能性が評価され、グッドデザイン賞も受賞しています。
認証方法としては、「QRコード」、「バーコード」、「RFIDタグ」、「電界通信」、「顔」、「指静脈」、「手の甲静脈」、「手のひら静脈」、「虹彩」に対応。多彩な読取装置を接続し、GG-2で統合管理することができます。
認証機で取得した情報を照合し、電気錠やセキュリティゲートの開閉をコントロール。暗証番号や生体認証により本人確認を行うことで部外者の侵入を防ぎ、アクセス権限を細分化して履歴を記録することで内部管理を徹底するとともに、管理業務の省力化に役立てることができます。

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カギカン(Qrio株式会社)

カギカン

(出所:カギカン公式Webサイト)

PC、スマホ、タブレットなど様々なデバイスで解錠・施錠できるスマートロックシステム。取り付けに工事・工具は一切不要。PCの管理画面から簡単に鍵を発行でき、不要になったらクリックひとつで削除可能。急な人事異動や他店舗ヘルプの場合も、鍵の受け渡しの手間がかからない。また、紛失のリスクや発行費用の心配もいらない。
また、PC画面上で「いつ」「誰が」入退室したのか24時間いつでもチェック可能(CSV出力も可能)。セキュリティルームなど、機密上、合鍵を発行したくない場合にはリモートで解錠・施錠することもできる。料金は安価な月額料金のみ。初期費用・導入費用なし。いつでも解約可能なためテンポラリーストアや一時的に鍵の管理が必要な場合にもおすすめ。

  • 料金:5,900円/台~(コンソール利用料+機器レンタル料)、初期費用なし

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まとめ

オフィス向けの入退室管理システムがどんなものなのか、そのメリットや、製品選びのポイントなどをご紹介しました。セキュリティ強化や警備におけるリソースの削減など、入退室管理方法の見直しをするのであれば、やはり入退室管理システムがおすすめです。

製品にもよりますが、自分で設置ができ、初期費用も0円のものを選べばとても気軽に導入できます。オフィスに入退室管理システムを取り入れることで、物理的な鍵から解放され、より安心かつ快適な職場環境を実現できるのです。

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