最終更新日:2023-04-19
システム導入によって学習塾の運営業務を効率化したいと考えている方へ。塾経営の効率化や営業力の強化に効果的な学習塾管理システムの機能や選び方、おすすめのシステムを紹介します。
学習塾管理システムとは、生徒の出欠管理から、月謝の集金、講師の給与計算やシフト、日報、売上管理まで、学習塾の運営に必要とされる機能を集約した、運営管理ツールです。また、個人や中小の学習塾から、複数の教室を持つ大規模な学習塾、教育施設まで、規模に合わせて様々な学習塾管理システムがあります。
学習塾では、生徒の細かな履修状況や、出欠・スケジュール管理、成績管理のほか、講師のシフトや給与の管理、月謝の集金、保護者対応の状況管理など、煩雑なバックオフィス作業が多数発生します。
細々としたバックオフィス業務の効率化や、管理業務の課題を解決するのに役立つのが学習塾管理システム。生徒の出欠・成績管理や授業スケジュール管理、保護者とのコミュニケーション機能など、学習塾ならではのニーズに応える機能を多数搭載しているのが特徴です。
無料でも利用できるものから、広範囲に業務をサポートするものまで、多種多様なサービスがあるため、営業規模や形態、必要とする機能を軸に最適なシステムを選びましょう。
学習塾管理システムには、主に以下のような機能があります。
生徒に関する様々なデータを管理する機能です。出欠状況から、受講している授業のスケジュール、学習の進捗状況、成績などを管理できます。また、生徒の入退室を管理して保護者にメールを送る機能を搭載したサービスもあります。
通常の授業に加えて、夏期講習や冬季講習、受験直前対策といった学習塾ならではの授業スケジュールを管理する機能。生徒のスケジュールや講師のシフトと連携させることもできます。
講師のシフト管理や、給与計算、労務などの管理をする機能。加えて、日報や指導報告書などを管理できる機能を搭載したサービスも。
月謝の入金管理や、未入金の請求のほか、特別講習などの授業料の入金などを管理する機能。中には、会計ソフトと連携できるサービスもあります。
アプリなどを通じて生徒や保護者とメッセージをやり取りができる、コミュニケーション機能です。ほかの機能と連携すれば、授業の進捗や出欠確認、悩み相談、志望校選びといったコミュニケーションがスムーズに。
複数店舗（拠点）の管理や、新規の生徒獲得支援など、経営に関わる業務を支援するための機能です。加入見込みのある生徒のリストアップや、既存の生徒に対するコース提案のアプローチをすることで、収益向上が見込めます。
学習塾管理システムには、大きく分けて3つのタイプがあります。塾の経営規模や方針などにあわせて、適切なタイプを選びましょう。
生徒管理や講師のシフト管理などの業務管理機能に加えて、保護者とのコミュニケーション機能が充実したタイプです。
保護者との連携を強化して顧客満足度を高めたい、密なコミュニケーションによって継続率向上や新規生徒の獲得につなげたいという場合におすすめです。多機能なシステムが多く、複数の教室を展開する大規模な学習塾や、フランチャイズを行っている学習塾にも適しています。
「SCHPASS」は、必要な機能だけをピックアップして、塾オリジナルの専用アプリを作成できます。たとえば、チャットで保護者と密なコミュニケーションをとれる「お知らせ機能」をピックアップすれば、スマホのプッシュ機能や既読確認によって保護者との連絡がスムーズに。架電やプリント作成・配布にかかる時間も削減できます。
生徒の出欠や成績管理、授業のスケジュール管理、講師のシフトや給与管理に加えて、月謝の入金管理や請求書発行、決済といった経理機能まで、管理業務の効率化に役立つ機能が充実したタイプです。
ランニングコストを抑えながらバックオフィスの業務を効率化したいという、個人や中小規模の学習塾に適しています。
今までExcelやGoogleスプレッドシート、場合によっては紙面で管理していたデータをアプリ上で一括管理。データの視認性向上による経営課題の可視化、管理の一元化による業務の効率化といった効果が期待できます。
たとえば、「TechnoSMS」では、スクール経営機能として請求書管理や売上・受注管理に対応。更に、受講証の発行やデータ分析、法人・取引先管理といったCRM機能も搭載されています。
塾全体の指導力を高めるための機能に強みを持つタイプです。
たとえば「塾スマ」は、生徒ごとの時間割やテストの成績、授業や面談、電話の記録などを細かく記録し、それらの情報を生徒カルテとして蓄積できます。そのため、担当講師が変わっても、生徒に適した授業を行えます。
また、「Studyplus for School」は、学習時間や学習量のヒートマップビューとグラフビューによって、生徒の学習状況をグラフィカルに表示。学習の進捗状況や偏りを把握することで、的確な指導を行えるようになります。
生徒情報の一括管理に強みを持つ「wagaco」なら、クラスごとに一括入力した指導報告書を生徒ごとに紐付けして、生徒の個別ページから指導内容を確認することも可能です。
運営している学習塾に最適な管理システムを選ぶために留意しておきたい、4つの比較ポイントを見ていきましょう。
安定した塾経営には、生徒数の確保が欠かせません。学習塾管理システムの中には、新規の生徒を獲得に役立つ機能が充実したものがあります。
たとえば「PiCRO School Manager」は、説明会や体験に来た見込み客をリストアップして、アプローチ時期や担当者を管理する機能を搭載。より効果的な営業アプローチを掛けることで、生徒の獲得率向上が期待できます。
「Comiru」は無料プランでも生徒獲得機能の利用が可能。様々なルートからの申し込みを管理し、見込み客のステータスや次のアクションを一元管理できます。
また、「SCHPASS」には、紹介キャンペーンや期間限定キャンペーンなどを設定できる「キャンペーン管理」があります。キャンペーン特典に「スクパスポイント」を利用すると、キャンペーン特典用の景品購入や管理にかかる手間とコストを軽減できるように。更に、特典の受け取り情報までアプリ上で管理できます。
保護者とのコミュニケーションを強化したい場合には、専用アプリへの対応の有無を重視しましょう。スマホアプリなら、プッシュ機能や既読機能を活用することで、連絡事項を確実に保護者へ伝えられます。更に、メッセージのやり取りで細やかなコミュニケーションが取れるので、保護者の安心や満足度向上につながります。
たとえば「SCHPASS」は、専用アプリが使えるほか、オプションで必要な機能だけを選んでオリジナルの公式アプリを作れます。利便性の向上やブランディング強化といった効果が見込めるでしょう。
同様に「Grow」でも、オリジナルアプリの作成ができるオプション機能が用意されています。アプリでは、出欠管理や月謝の請求明細の発行、成績結果速報などが確認できるほか、保護者と講師のコミュニケーション円滑化もサポートします。
多数の講師が在籍している塾には、管理業務の負荷を削減する機能に強みを持つシステムがおすすめです。労務管理の効率化や、コミュニケーション機能による講師間での情報共有の円滑化が実現できるため、円滑な授業運営が可能に。
たとえば「Comiru」は、講師への連絡から勤怠・入退室・給与などの管理まで、幅広い人事労務管理機能を搭載。また、「SCHPASS」にも、QRコードを読み取るだけで勤怠打刻ができる「出退勤管理」や、掲示板感覚で使える「お知らせ」といった講師管理機能が搭載されています。
フランチャイズ方式で事業を展開している学習塾の場合、複数の教室をまとめて管理する「フランチャイズ管理機能」を搭載した管理システムを選びましょう。
たとえば、「Comiru」のPROプランには、本部機能と人事労務管理の機能があります。本部機能を利用すれば、フランチャイズの塾をまとめて管理できます。
また、「COMP」には、フランチャイズ本部支援機能があります。加盟店教室のロイヤリティー計算や教材、販促品の精算など、FC本部に必要となる機能を多数搭載。フランチャイズの経営業務の効率化をサポートします。
業務管理や生徒管理のほか、アプリ機能や保護者コミュニケーションなどに強みを持つアプリを4つ紹介します。
(出所：SCHPASS公式Webサイト)
現役塾講師の声を活かして開発された、学習塾・スクール・教育施設向け管理システム。教育現場のDX化推進を目的としており、生徒の各種データ管理から授業スケジュールの管理、講師の労務や会計などのバックオフィス機能など、多彩な機能を搭載している。
学習塾向けの子供と保護者に適した機能のほか、成人が受講するスクールや教室での月謝のクレジット決済機能など、教育施設運営に関わる幅広い機能がそろう。
また、細かなカスタマイズができるオリジナルアプリの作成機能と、保護者や生徒とのコミュニケーション機能が充実している点が特徴。アプリから生徒の成績などを確認できるほか、それら情報をもとに講師と保護者が学習の方針について話し合える。高品質な教育を提供することで、顧客満足度の向上が見込めるほか、ブランディングにも役立つ。
(出所：wagaco公式Webサイト)
スクール管理者が抱える負担や課題を解決する、塾やスクール、習い事教室向けの一元管理システム。報告書や日報作成などの基本機能に加えて、生徒情報の一括管理や月謝の請求書機能、カード決済、授業予約といった機能を搭載。更に、配布物のお知らせや、複数店舗の管理まで対応している。また、専用アプリのチャット機能を使えば、塾の講師と保護者がスマホで直接連絡を取れるようになるので、密なコミュニケーションが可能に。
クラスごとに一括入力した指導報告書を自動的に生徒に紐付けることで、授業の進捗状況や成績などがまとめて確認できるようになるなど、生徒の情報管理機能も充実。生徒の入退室管理と通知にも対応している。
(出所：Comiru公式Webサイト)
塾経営を総合支援する、塾専用のコミュニケーションアンド業務管理システム。生徒獲得機能や業務管理機能や保護者とのコミュニケーション機能などがそろう。見込み顧客管理や口コミ収集といった「生徒獲得機能」を無料で利用できるのが特徴で、まずはデジタルツールを導入してみたい、生徒獲得を試してみたいといった場合におすすめだ。
業務管理機能では、成績/学習進捗の管理や請求書発行/クレカ決済、座席管理などに対応。また、講師への連絡、入退室管理といった人事労務管理機能も搭載している。LINEとの連携に対応しているので、スマホで保護者とのコミュニケーションが可能に。更に、指導報告書が簡単に作成できるようになるため、保護者とのコミュニケーションの質が上がり、顧客満足度の向上も期待できる。
人事労務管理機能と本部機能を利用したい場合はProプランがおすすめ。
(出所：ExGrow公式Webサイト)
学習塾経営に必要な機能をオールインワンでパッケージした管理システム。生徒情報や指導者情報の管理から、入退室管理、入塾見込み管理、請求入金管理まで、幅広い管理業務をカバーしている。「Growスマートフォンアプリ」はマルチデバイス対応で、生徒の入退室状況や授業記録、成績結果などのほか、イベント情報や請求明細まで確認できる。
また、講師と生徒、講師と保護者間での、1対1のメッセージのやり取りも可能に。アプリをカスタマイズして、オリジナルアプリとして使用することもできる。兄弟・姉妹が同じ塾に通う家庭向けの複数アカウント管理機能や、家庭教師の派遣業務を管理する家庭教師管理機能など、特徴的な機能がそろう。
業務管理や経営支援に強みのある管理システムを6つ紹介します。
(出所：TechnoSMS公式Webサイト)
学習塾やスクールの運営・管理に必要な機能がオールインワンでそろう管理システム。多言語対応や複数校管理といった高い機能をパッケージ化されているため、カルチャースクールや言語学校など、学習塾以外での導入が進んでいる。
請求書や売上・受注管理、講師の給与管理、生徒の出席管理といったスクール経営機能を軸に、各種管理業務を効率化するコース運営機能、モバイルアクセスやマイページ機能などのシステム機能、CRM＆コミュニケーション機能などがそろう。そのほかにも、オンライン授業支援や物流管理、社内研修管理といった機能が随時追加されている。
(出所：プラチナスクール公式Webサイト)
学習塾のほか、学童や幼児教室、スクール、成人向けの教室など、幅広い業種に対応した管理システム。生徒数が10人程度の小規模なスクールから、1,000人以上になる大規模なスクールまで、様々な規模とニーズに応える多機能さが特徴だ。
生徒管理や講師管理、入金、契約、販売、授業コースの管理などの基本機能のほか、生徒と学校の間でメッセージをやり取りするコミュニケーション機能や、月次締管理のようなバックオフィス機能を搭載。更に、生徒向けサイトや口座振替機能、ToDo管理、コンテンツ管理、集客プロモーションまで対応するオプション機能も用意されている。
(出所：PiCRO School Manager公式Webサイト)
塾運営業務の効率化に加え、集客サポートに強みを持つ生徒管理・業務システム。高機能ながらシンプルなUIが特徴で、996団体で導入されている。
生徒への連絡機能、指導報告書や業務日報の作成、月謝管理、入退室管理（オプション）のほか、教材販売の管理や短期講習の申込管理、見込み客管理など、塾経営に必要な機能が充実。更に、売上集計や退会率・入会率などの各種数値を照会できるため、経営状態の把握にも役立つ。支部別の売上管理や権限設定機能など、複数の教室を経営する大規模組織に必要な機能も網羅されている。
電話でのカスタマーサポートや担当営業との不定期面談など、導入後のフォロー体制も充実している。
(出所：OneRead公式Webサイト)
月額1,000円〜という低価格が特徴のスクール・塾管理システム。入退室管理機能とメッセージ送信機能の基本機能に絞ったプランが月額1,000円で利用できる。そのほかに、イベント管理機能や成績管理機能などのオプション機能を月額1,000円/機能で追加できる「オプションプラン」と、月額6,600円で11種類以上のオプション機能がすべて使えるフルプランが用意されている。オプション機能には、指導報告書作成や月謝管理、出退勤管理、チャットなどがそろう。
経営規模にあわせて必要な機能だけを追加できるので、リーズナブルに管理システムが導入できるのが強み。保護者用のアプリを通じて保護者とデータやメッセージの連携ができるほか、塾の専用アプリを作成してブランディング強化に役立てられる。
(出所：SCHOOL MANAGER公式Webサイト)
スクール・塾・教室の運営管理を総合的にサポートする、学習塾管理システム。生徒管理や予約管理、出欠、入退室管理、講師管理や勤怠管理、拠点管理といった基本機能がそろい、業務の効率化と非対面化を実現する。オプションとして、動画や音声、プリントのダウンロードによる学習支援機能や、スクールサイトの制作、電子そろばん機能などを用意している。オプションで機能追加をする以外に、独自機能のカスタム開発に対応。学習塾管理システムにはない機能をシステムに追加できる。
IT導入補助金・小規模事業者持続化補助金にも対応しており、補助金申請サポート実績も多数。
(出所：COMP公式Webサイト)
「コミュニケーション」と「業務管理」の2軸から、塾運営をサポートする学習塾管理システム。生徒管理や家族管理、社員管理、社内情報共有、入退室管理、成績管理といった基本機能がそろう。また、20種類以上のオプション機能から、必要なものを選んで追加できるので、個人塾からフランチャイズ経営まで、幅広い規模の学習塾に対応可能だ。
学習記録・報告機能では、保護者・生徒とリアルタイムに学習状況を共有。入退室管理によって保護者が子供の受講状況を把握できるほか、学習の進捗管理にも役立つ。また、DMやチラシ、ネット広告といった広告活動の効果測定や詳細分析ができる広告分析機能を搭載。集客施策の効率化が実現できる。
学習の管理と指導強化に重点を置いた管理システムを2つ紹介します。
(出所：塾スマ公式Webサイト)
ドラッグ&ドロップの簡単操作と、シンプルな機能が特徴の管理システム。授業の時間割表、講師の給与計算、生徒の成績管理、日報・宿題・出欠管理、生徒カルテ、講師同士のコミュニケーションの6機能に絞ることで、生徒1人あたり200円という低価格を実現した。
毎日の授業内容を生徒ごとの日報として保存。生徒カルテからまとめて参照できるため、担当講師が変わっても、生徒個々人に最適化した授業を提供できる。また、生徒カルテからは、ワンクリックで生徒に関する情報の出力が可能。保護者面談や急な電話問い合わせにもスムーズに対応できる。
(出所：Studyplus for School公式Webサイト)
「生徒を褒める機会を最大化する」ことをテーマに、学習指導の強化と学習管理に重点を置いた管理プラットフォーム。生徒のあらゆる情報をプラットフォーム上でビジュアル化し、きめ細やかで質の高い教育を提供する。
教育スマホアプリ「Studyplus」を使用すれば、教科書・参考書の学習記録と進捗を管理し、教材の学習計画を可視化できる。更に、生徒ごとの学習時間や学習量、教室への滞在時間などをヒートマップで表示・把握することで、偏りや苦手科目が明らかに。また、生徒の学習データから小さな変化をキャッチして講師に伝えるアシスタントメッセージは、適切なタイミングで生徒へのアプローチやコミュニケーションをサポートする。また、生徒の情報を保護者のLINEに送信する機能を使えば、保護者とのコミュニケーションもスムーズに。
学習塾は、経営方針や規模によって、必要になる機能が異なります。塾の経営を強化し、生徒や保護者の顧客満足を最大化するには、適切な機能を持った管理システムの導入が欠かせません。
学習塾管理システムの主な機能として、以下の6つがあります。
（1）生徒管理
（2）授業スケジュール管理
（3）講師管理
（4）月謝の管理
（5）コミュニケーション
（6）経営支援
中には、アプリを利用して保護者とのコミュニケーションを密に取れるシステムや、必要な機能を集約したオリジナルアプリを作成してブランディング強化に活かせるシステム、見込み客管理を管理して適切なアプローチができるシステムなど、独自の強みを持つものも。自社にとって必要な機能をしっかり見極めて、導入システムを選択するのがおすすめです。
また、学習塾管理システムは次の3タイプに分けられるので、タイプ別の強みもチェックしておきましょう。
（1）業務管理と保護者コミュニケーションに強みを持つタイプ
（2）業務管理に強みを持つタイプ
（3）学習管理に強みを持つタイプ
オールインワンで多機能なシステムだけでなく、オプションとして機能を追加できるシステムもあるので、いろいろと比較しながら最適なシステムを選んでみてください。
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