紙による同意書の運用を効率化したいと考えている病院やクリニック、介護施設の経営者や管理部門長へ。医療・介護向け電子同意書システムの機能やタイプ、選ぶ際のポイントなどについて、おすすめシステムと併せて紹介します。
医療・介護向けの電子同意書システムとは、医療現場や介護事業所における紙媒体の書類の作成・署名・保管、特に、同意や契約に関する一連の流れを電子化するためのシステムです。
医療や介護の現場では、検査や手術、入院、治療、あるいは介護サービスの利用、施設入所など、あらゆる場面で同意書や契約書が必要です。従来はアナログ作業が一般的でしたが、近年ではコスト削減やスタッフの負担軽減を目的に、電子同意書システムを導入するケースが増えています。
電子同意書システムを導入することで、専用端末を利用して対面で署名ができるのはもちろん、患者や家族は自身のスマホやタブレットといった端末から、場所や時間を選ばずに同意内容の確認と署名が行えるようになります。また、取得された同意データは自動的にクラウドなどの安全な場所に保管され、いつでも確認が可能です。
電子同意書システムには、主に以下の機能が搭載されています。
| 電子同意書の作成 | 従来の紙の同意書をシステム上で作成する機能。自由にカスタマイズできるものや、テンプレートが用意されているものも |
|---|---|
| 同意の取得 （デジタル署名） |
病院や施設などに設置した機器や、患者・利用者あるいは家族所有の端末を使って署名する機能。署名後、データは自動的にシステムへ送信される |
| 同意書データの管理 | 取得した同意データを患者・利用者ごとに管理する機能 |
| ステータス管理 | 電子同意書の回収状況を一覧や色分けなどで確認できる機能 |
| 検査・治療説明 | 医師に代わり、検査や治療に関する説明を行う機能。医師や医療者は、重要事項や不明点に関する説明のみ行えばよく、人的コストの削減にも有用 |
| タイムスタンプ | 「いつ・どこで・誰が」電子同意書に署名をしたかを証明するために、時刻情報を付与する機能。署名者本人の特定と改ざん防止に有効 |
| Web問診 | 手持ちの端末から、事前に問診票に入力できる機能。診察前の状況把握や患者の待ち時間短縮にも役立つ |
| 電子カルテ連携 | 既存の電子カルテと連携できる機能。同意や問診票など得られた情報は電子カルテに自動反映される |
| 控えの自動メール送信 | 同意書の控えを、患者・利用者や家族に向けて自動的にメールで送信する機能 |
電子同意書システムには、大きく分けて以下の4タイプがあります。
医療機関における同意書の作成と同意の取得の電子化に特化したタイプ。病院やクリニックなどで検査や手術、入院などをする際に必要となる各種同意書、看護やリハビリテーションにおける計画書などへの署名作業を電子化して、業務効率化を図りたい場合におすすめです。
たとえば「セイコーの電子同意サービス」は、よく利用するフォーマットを繰り返し使えるテンプレート機能や電子カルテ連携といった医療機関の負担を軽減する機能を搭載。加えて、署名の対面・非対面対応、誰でも直感的に操作できるUIなど患者の利便性を高める機能も備えています。更に、厚生労働省策定のガイドラインにも準拠していることから、安心・安全な運用が可能です。
診察前に自宅で問診入力が行えるようにするWeb問診システムの一機能として、電子同意書機能が搭載されているタイプ。
たとえば「Symview電子同意書」は、システム上で検査や手術の事前学習を促し、より理解を深めたうえで同意書への電子署名を得られる仕組みになっています。更に、生活習慣病の管理に必須となる療養計画書の作成や電子署名にも対応。各種同意書や計画書は、PDFデータとして保存が可能です。
介護施設において、利用者に対する支援の方針や課題、具体的な方法などについて記された介護サービス計画書への同意を電子化したい場合向けのタイプ。
たとえば「インフォセント」では、利用者やその家族からの同意をスマホで取得。家族と顔を合わせる機会の少ない介護の現場でも、毎月スムーズに電子署名が得られるうえ、家族はスマホから、スタッフはPCからいつでも書類を確認できます。
介護サービス計画書の作成や日常的なケア記録、介護請求といった介護施設の運営に欠かせない業務までまとめて効率化したいと考える場合におすすめのタイプ。
たとえば「ケアコネ」のように、スマホを使ったケア記録や利用者・家族との情報共有、システム上での請求書送信などが行える介護ソフトの一部として、電子同意書機能が搭載されているものも。スマホ1台で計画書の確認から同意まで行えるため、家族との日程調整や訪問、書類郵送といった手間から解放されます。
各電子同意書システムの機能の有無について、以下の比較表にまとめました。
指やタッチペンを使い、従来と同じように手書きで電子署名を行える機能。デジタルツールに不慣れな人も、抵抗なく署名できます。
遠方にいる家族に署名を依頼する際、メールではアドレス確認などに手間がかかります。一方、SMSであれば電話番号だけで電子署名用のURLを送信できます。
システム上に動画やコンテンツを用意し、事前に検査や治療に対する説明を行える機能。患者の理解を助けて不安を軽減するだけでなく、スタッフ側の説明作業の効率化にも役立ちます。
電子文書法（e-文書法）における4つの要件のうち「完全性」を満たすためには、電子文書が「改ざんされていない原本書類である」ということを証明できるよう、タイムスタンプとの併用が基本。電子文書法に対応するには、タイムスタンプに対応したシステムを選びましょう。
検査や手術における同意書発行は、電子カルテからの情報を自動反映できると便利です。必要に応じて、電子カルテ連携機能の有無についても確認しておきましょう。
| サービス名 | 手書き署名 | SMS送信 | 説明機能 | タイムスタンプ | 電子カルテ連携 |
|---|---|---|---|---|---|
| MediOS 電子同意書 | ○ | - | ○ ※別サービス |
○ | ○ |
| セイコーの電子同意サービス | ○ | ○ | - | ○ | ○ |
| カミゼロ | ○ | - | ○ | ○ | - |
| エパペル | ○ | - | - | - | ○ |
| ARTERIA AXIA | ○ | - | - | ○ | ○ |
| Trust | ○ | - | - | ○ | ○ |
| Symview電子同意書 | ○ | - | ○ | - | ○ |
| メルプWEB問診 | ○ | - | - | ○ | ○ |
| インフォセント | ○ | - | - | - | - |
| ケアサイン | ○ | - | - | - | - |
| ケアコネ | ○ | - | - | - | - |
同意書の作成と同意の取得の電子化に特化した、医療機関向け電子同意書システムを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：MediOS 電子同意書公式Webサイト）
同意書に関連する業務を一元管理できる電子同意書システム。同意書の作成から記入もれチェック、患者や家族への説明、同意の取得、同意内容の確認まで、幅広く対応している。
従来のスキャンやカルテ転記、保管といった工程をなくし、スタッフがコア業務に集中できる環境を整備。患者や家族は院内に設置した専用端末だけでなく、手持ちの端末からも同意書の確認と署名ができる。また、同意情報については編集・削除を制限できるほか、タイムスタンプを用いて改ざんを検知する仕組みも備えており、セキュリティ面でも安心だ。また、既存の紙の同意書をPDF化してアップロードするなど、紙ベースに近い運用もできるため、デジタル化に不安がある組織でも導入しやすい。
（出所：セイコーの電子同意サービス（コンパクトイン）公式Webサイト）
厚生労働省策定の「医療情報ガイドライン第6.0版」に準拠し、信頼性の高い電子同意を実現する電子同意サービス。診察室の患者には対面での手書き署名、遠方の家族にはメールやSMSでのリモート署名と、状況に応じた同意方法を選択できる。利用頻度が高い同意書は、テンプレート化することで繰り返し使用可能だ。
また、オプションで電子カルテ連携機能を提供。同意書の内容が自動反映されることに加え、従来の業務フローを大きく変えずにより効率的な運用が行えるのが魅力だ。更に、IPアドレス制限やタイムスタンプ、定期的な脆弱性テストといったセキュリティ対策で、書類の正当性とシステムの安全性も担保する。
（出所：カミゼロ公式Webサイト）
医療現場における紙のやりとりを電子化し、完全ペーパーレス化を実現する電子同意書システム。医療機関は、システム上で同意書の作成や、患者・家族へのメール送付が可能。メールを受け取った患者・家族が自身の端末から手書きで電子署名すれば電子同意が完結する。
一方、対面での利用にも対応しており、医療機関が用意したタブレット端末での電子署名も可能。紙やインク、廃棄代といったコストに加えて、印刷やスキャンなどの業務を削減できるうえ、検索機能により同意書の管理・確認もスムーズに。「患者・スタッフ確認中」「医師承認待ち」など、同意書の進捗状況をステータス別に管理・検索することができるため、取りこぼしの心配もない。
（出所：エパペル公式Webサイト）
電子サインに対応した同意書等発行回収管理システム。連携した電子カルテから発行される同意書や承諾書をタブレット上に表示することで、その場で患者や家族が手書きで電子署名できる。
WordやExcelで作成した既存の文書や書式をそのまま活用できるため、デジタル化に不安がある医療機関でも導入しやすい。患者IDを検索すると、患者ごとの発行書類を一覧で表示。該当ファイルをクリックすれば署名ページが開き、画面内の署名欄にタッチペンで直接記入できる。署名済みの同意書はシステム上に保存されるため、従来のような印刷・配布の手間は不要。管理画面から、発行や回収状況が確認できるため、確実な同意書回収に寄与する。
（出所：ARTERIA AXIA公式Webサイト）
大病院の経営層の声から生まれた、事務作業の削減に強みを持つiPad 病院効率化システム。iPadがあれば電子カルテ上の患者データに簡単にアクセスできるうえ、患者はその場で問診票や同意書に署名が行える。既存の院内文書をPDF化することで、それまでの業務フローを変えない導入・運用を実現する。
iPadとApple Pencilを活用すれば、検査や手術の同意書への手書き署名はもちろん、問診票への記入も可能。通常の操作と同様、ピンチ操作で拡大や縮小ができ、複数ページの切り替えも簡単に行えるため高齢者でも使いやすい。また、入力された内容は連携した電子カルテへ自動で反映。転記の必要がなく確認も容易になる。
（出所：Trust公式Webサイト）
同意書への署名を電子化することで、同意書業務を効率化する電子署名システム。同意書への電子署名、回収・保管、ステータス管理、システム連携といったシンプルな機能で構成。電子署名を得た同意書は、検索・閲覧可能な患者署名付きPDFファイルとして保存・管理されるほか、電子カルテをはじめとした様々な医療情報システムとのデータ連携に対応する。
加えて、一括署名機能を使えば、説明を受けたすべての同意書への同意が一度の署名で完了。同意書に関する説明を行う際には、電子カルテ端末 の大型ディスプレイに表示できるほか、重要な個所のマーキングや追記も可能。わかりやすい説明で患者・家族に安心感を与えられる。
Web問診機能と併せて同意書機能を搭載している、電子同意書システムを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：Symview電子同意書公式Webサイト）
法律に準拠しながら患者の理解を助ける、安心・安全な同意を重視した電子同意書システム。患者や家族が事前に動画やイラスト教材で学習し、Web問診への入力と並行して検査や手術への理解を深められるため、患者の理解度・納得度が向上。そのうえで、理解不十分な点を重点的に医療者が説明することで、業務効率化や訴訟リスク低減に寄与する。
既存の電子カルテと連携すれば、Web問診の内容が自動反映されるため、転記の負担もない。また、遠方の家族にも顔を見ながら問診・説明が行えるビデオ通話機能を搭載。メールやSMSで送られてきたURLにアクセスすれば、専用アプリ不要で通話をはじめられる。更に、療養計画書作成を助ける機能も充実しており、生活習慣病管理を行う医療機関にもおすすめ。
（出所：メルプWEB問診公式Webサイト）
LINE風のチャット形式の画面デザインを採用し、医師と対話している感覚で問診入力が行えるWeb問診システム。医師兼エンジニアが開発していることから、診療時の使い勝手を追求した仕様が強み。特許技術による全電子カルテメーカーとのBluetooth連携や、SOAPのOにも対応するObjective問診といった機能を備える。
一方、電子同意書の内容は弁護士が監修。関連する法規に適う仕様となっているため、安心・安全な運用が可能だ。医師からの説明もチャット形式で進められ、患者や家族の検査・治療への理解を確実に得ながら電子署名へつなげることができる。
同意書の作成・取得の電子化に特化した介護施設向け電子同意書システムを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：インフォセント公式Webサイト）
介護・障がい福祉分野のサービス計画書への同意から交付までの業務を電子化する電子同意アプリ。従来の紙書類への署名・捺印に代わって、スマホやiPad、Windows PCといったデジタルデバイスから同意を得られる。
手書きの電子署名に加えて、スマホアプリの同意ボタンや、タブレット端末でのカメラ撮影（セルフィー）を同意手段として活用可能。また、利用者や家族がスマホからの同意を希望する場合は、計画書完成後にスマホへ通知が届くほか、タブレット・PCで同意した計画書は印刷にも対応。
加えて、進捗確認、暫定計画書の管理、家族との連絡ノート、イベント通知といった介護サービス運営に役立つ機能が充実している。
（出所：ケアサイン公式Webサイト）
介護事業者と利用者・家族双方の利便性向上に寄与する電子サインサービス。契約書・重要事項説明書を電子上で作成し、電子署名を行ったうえでクラウド上に保管。契約書の内容は、職員だけでなく、利用者や家族も手持ちの端末からいつでも確認できる。
法令改正が行われる度に最新の契約書や重要事項説明書のひな型を提供。加えて、利用者ごとにヒアリング内容を入力するだけで、その内容をもとに自動でPDFファイルに変換する。利用者や家族から要望があれば、プリントアウトして提供することも可能だ。通所介護のサービス契約書・報告書の作成から家族への配信、リモートでの押印にも対応しているため「遠方の家族に会う機会がない」という課題も解消される。
施設運営に欠かせない介護ソフト機能を搭載した介護施設向け電子同意書システムを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：ケアコネ公式Webサイト）
スタッフをはじめ利用者、家族、ケアマネ、ヘルパーなど、介護に関わる人をつなげるチャットアプリ。アプリ内で関係者を集めてグループチャットをつくれるため、利用者についての情報共有や日程調整などもリアルタイムで行える。
電子同意機能はオプションとして提供。契約すれば、介護ソフト「ケアカルテ」で作成した計画書に関する、家族への同意依頼もアプリ内で完結する。遠方の家族がスマホから計画書の確認から同意まで行える。事業者側は、時間やコストをかけずに、進捗の状況や同意済みの計画書の管理までできるというメリットが見込める。ただし、家族のサインのみを記録する仕様となっているため、双方のサインが必要となる「契約書」としては使用できない点に注意が必要だ。
医療・介護向けの電子同意書システムとは、医療機関や介護施設などにおいて紙媒体で行っていた同意書の作成や署名、管理といったプロセスを電子化するシステムです。電子同意書システムは、大きく以下の4つのタイプに分類されます。
上記の中から最適なタイプが見つかったら、今度は以下のポイントに留意しながらより適したシステムを絞り込んでいきましょう。
医療機関と介護施設では必要な機能が異なりますが、とくに手書き署名への対応やタイムスタンプ機能などがあると便利です。紙での同意書のやり取りを電子化し、関連業務を効率化するためにも、本記事を参考に電子同意書システムの導入を検討してみてください。
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