最終更新日:2023-12-18
データの入力自動化でルーティン業務の効率化を実現したいとお考えの方へ。書類や請求書などをデータに変換できるデータエントリーサービスのタイプや導入目的、比較ポイントを解説し、おすすめサービスを紹介します。
「データエントリー」とは、紙に記載された情報をPCに入力する作業のことです。企業活動においては、取引先から送られてくる請求書、伝票などの紙に記載されている情報をExcelや会計ソフトに入れる業務などを指します。
そして、このデータエントリー業務の負担軽減を目的としているのが「データエントリーサービス」です。従来は社員のリソースをデータエントリー業務に割り当てるしかありませんでしたが、業務で発生する書類のデータ化を代行、または自動化するサービスの登場により、社内の人的リソースを割かずに生産性を向上できるようになりました。
データエントリーの方法は主に2種類あります。手書きの書類や帳票を自動的に読み取る「AI OCR」と、専任オペレーターが入力を代行する「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」です。
AI OCRとは、紙の書類に含まれている文字をデータとして読み取るソフトウェア=OCRにAI技術を組み合わせた新しい技術です。文字認識やレイアウト解析の精度が従来のOCRよりも向上しています。低コストで90%以上の高精度なデータエントリーをできるのが特徴です。
一方、BPOによるデータエントリーサービスの特徴は、社内の人的リソースを割くことなく人の目によるチェックで、ほぼ100%の精度が担保される点です。より正確にデータエントリーをするには、現段階で人の目のチェックに勝るものはありません。「人の目によるチェックが必要だが、社内の人的リソースを割きたくない」という場合には、BPOサービスの利用が適しているでしょう。
データエントリーは特別な技術やスキルの必要な業務ではありませんが、すべての業務のベースとなるデータを扱うため、ミスが発生した場合の影響は少なくありません。そのため、ヒューマンエラーを防ぐためのダブルチェックなどが必要になりますが、それには時間とコストがかかりすぎてしまいます。
そこで、業務効率化とコスト削減を実現する手段として注目されているのが、データエントリーサービスです。
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企業がデータエントリーサービスを導入する目的は、大きく3つに分けることができます。
入力代行の場合は、データエントリーのプロが専用端末を使用して、企業ごとのフォーマットに合わせてデータを入力します。具体的には、日商エレクトロニクス社の「OPEN IDES/KFI」のような専用マシンや、高速入力のために開発された専用キーボードを使ったりすることによって、データエントリーのスピードや正確性を担保しています。
また、AI OCRとBPOを組み合わせた、半自動化タイプの入力代行もあります。これにより多くの場合は、24時間体制でデータの自動化ができ、更なるスピードアップが実現できます。
人による入力作業は、入力後のチェック作業にも多くの時間がかかります。単調でありながらも、ミスが許されないため負担の大きい作業です。このような一連の入力業務をなくすことでコア業務に注力する時間を生み出せるようになり、人材の有効活用につながります。
また伝票データなどは、月末や期末などの繁忙期と、それ以外の閑散期とで業務量に差が生じることがあります。繁忙期の業務量に合わせた人員を自社で抱えずに、必要に応じて外部に発注することで、コストが調整しやすくなるという点も導入目的のひとつです。
過去の設計図や企画書など、社内に眠る紙の書類をデータ化することで、事業に役立つ情報資産として活用できるようになります。フォーマットが統一されていない書類であっても、タイトルや担当者といった情報を抽出すれば、効率的に分類できるでしょう。
また、書類を仕様に沿ったフォーマットに変換していけば、管理・活用しやすい状態で保管できます。見やすく検索しやすいデータに変換することで、経営上の戦略や判断の材料として活用できるようになります。特に請求書や受注伝票などの会計に関する書類のデータ化は、日付や金額といった条件で検索がしやすくなり、また電子帳簿保存法に対応したデータ保存ができるようになることもメリットのひとつです。
データエントリーサービスは入力代行などのBPOサービスと、AI OCRなどの読み取りエンジンを利用するサービスに大きく分けられます。ここからは、それぞれのサービスのタイプを解説しています。
AI OCRによる文字の認識と、オペレーターによる補完入力・チェックを組み合わせた提供形態です。一部の工程を自動化しているため、低コストで大量の書類をスピーディーに処理できます。
中には、手書きに非対応であったり、自社でスキャニングを行う必要があったりするサービスもあります。しかし、帳票定義をせずに依頼できる点や、社内での目視によるチェックの負担が大幅に軽減される点が魅力といえるでしょう。
たとえば、「eas」ではAI OCRでデータ化した内容の確認や修正をオペレーターが行うことで、高精度を担保しています。また、「デジパス」は、AI OCRと熟練のオペレーターがテキスト化してくれるため、面倒な帳票の仕分けや帳票設計なども不要。オプションで紙のスキャニングからも代行してくれます。
入力代行サービスは、専任のスタッフが専用機器を使ってデータエントリーを行います。多くのサービスでは、専任スタッフが常時稼働し、災害リスク対策、セキュリティ対策がとられたセンターでデータを入力します。人の手による入力となるため、整理されていない手書きの書類からExcelデータまで幅広い形式の入力作業を任せられるのが強みです。
また、スキャンや原票の仕分け、コーディングといったデータエントリーに付帯した業務代行をセットで提供しているサービスもあります。
AI OCRは従来のOCRと比べてデータ化精度が高く、手書き文字の読み取りに対応したサービスも登場しています。ただし、自社内で処理することになるため、あらかじめ帳票設定を行わなければいけなかったり、読み取りやすいように書類を編集したり、読み取り結果をチェックしたりといった作業が残ります。その分、アウトソーシングよりも低コストで手軽に利用できるのが最大のメリットです。
また、最近ではAI OCRとRPAを連携させて、ほかのシステムへの入力まで自動化できるものもあります。たとえば「AI スキャンロボ」は、読み取り後のCSVデータ構造とRPAを連携した自動化をサポートしています。
なお、AI OCRの導入メリットやサービスの選び方は「AI OCR比較15選！OCRとの違い、選び方、利用上の注意点まで」で紹介しています。
ここからは、データエントリーサービスを導入する際に、どのようなポイントを比較するべきかを解説します。
データ化の対象に、紙やPDF、CSV、マークシートなど、様々な媒体・フォーマットが混在している場合、ワンストップでデータ化できないと、書類によって業者を変える必要があり、手間になってしまいます。事前に対応の可否を確認しておきましょう。
「半自動型でアウトソーシングするタイプ」「AI OCRによる自動化に強みがあるタイプ」は、手書きの書類に対応していないものや、帳票によってはデータ化に時間がかかるものもあります。
「入力代行に強みのあるタイプ」の多くは、同じ書類に初回入力（Entry）と、検証入力（Verify）の2回を実施することが前提となっています。そのうえで、データの再修正や精度を高めるサービスもあります。
たとえば、株式会社アグレックスの「BPOサービス」は郵便番号や金融機関コードに間違いや未記入がある場合でも、独自開発の住所マスターや金融機関マスターを利用して訂正・補正できます。
「半自動型でアウトソーシングするタイプ」も、オペレーターによる複数のチェックを経ることで、100%の精度に近づけられます。「AI OCRによる自動化に強みがあるタイプ」は、ほかの2つのタイプに比べると精度は落ちてしまいますが、誤認識を学習させることにより文字認識率を向上させられます。
たとえば、「invoiceAgent」は5つのAI OCRエンジンを搭載し、手書き文字や囲み文字などあらゆる文字パターンを高精度で読み取り可能。誤認識学習機能も備え、使用するたびに正解率を向上できます。
データ化にあたり、ロット数や精度、納期によって入力方式を選択できると、無駄なコストをかけずにデータ化することができます。
たとえば、「AI-OCR × BPO」は、AI OCRによる読み取りに加えて、オペレーターによる確認・補正作業代行を提供。精度やコストの調整が可能です。
精度よりも、スピードを重視する場合は、自社で紙からデータに起こせる自動化タイプがおすすめです。AI OCRだけでは100％の仕上がりは難しいですが、自社にそれを確認するためのリソースがあれば、まず自動化に重きを置くのもありです。一方「リソースの確保が難しい」「それほど急いでいない」という場合は、BPOサービスを介したサービスを検討するといいでしょう。
重要なデータをBPOで外部に委託する場合、個人情報などの特定を困難にする仕組みがあると安心です。読み取ったデータにマスキングを施す、切り出したイメージの関連性を絶った状態で提供されるなどの、セキュアな対策を講じているサービスかどうかを確認するとよいでしょう。
たとえば、「富士ソフトサービスビューロ BPOサービス」はセキュリティレベルに応じて、施設を3エリアに分類。個人情報や機密情報を扱うデータ処理実績が豊富です。
ここからは、AI OCR＋BPOの半自動化タイプのサービスのおすすめを紹介しています。
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（出所：eas公式Webサイト）
AI OCRとオペレーターによる人力の入力・確認を組み合わせたSaaS型の入力ツール。フォーマットが定まっていない、ルールが複雑な書類にも対応する。
AI OCRとオペレーターがそれぞれ入力を行い、一致したデータのみを採用する「AI OCR＋オペレーター入力」や、オペレーターが2人（最大4人）で同一資料を読み取り、データの一致を確認する「オペレーター2人入力」を用意。精度の高い読み取りを実現し、社内での確認・修正作業の大幅な削減に貢献する。
初期設定から導入後のチューニングまで、充実のフォロー体制を敷いており、安心して利用開始できるのも魅力だ。
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（出所：AI-OCR × BPO公式Webサイト）
日本通運グループのNXワンビシアーカイブズが提供するサービス。AI OCRツールの導入のみに留まらず、更なる業務効率化を実現するため、一連の業務プロセスのアウトソーシングにも対応。スキャンから読取り設定、業務設計など、幅広い付帯業務を提供する。また、帳票の読み取り精度はトライアルで確認可能。スキャニングや帳票設定などの事前処理から事後の結果報告書の作成、レイアウト改訂提案までトータルで対応できる。
（出所：Sakura-Eye公式Webサイト）
AI OCRと人手によるデータエントリーを組み合わせ、高い精度で書類をデータ化するソリューション。ニーズに合わせて、帳票を送るだけの「Sakura-Eye」と、自社でスキャンしてその場で確認する「Sakura-Eyeオンデマンド」の2種類を用意。データはイメージの切り出しを行った後、クラウドにアップロードされる。
独自のプレ処理技術により、罫線と文字、手書き文字の区別や行の高さを自動で判別。各項目を切り出して関連性を無くすことで情報の特定が不可能になるため、セキュリティ面でも安心して使用できる。結果データの加工や既存システムとの連携、RPAの活用など、後続処理のシステム開発にも対応。
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（出所：デジパス公式Webサイト）
書類をスキャンして送るだけでデータ化できるサービス。やり方は簡単で、専用のポータルサイトに、データ化してほしい帳票のスキャンデータ（PDF）をアップロードすると、最新のAI OCRとオペレーターが手書き文字や書式のブレも正しく補正してテキスト化。最短2時間でデータ化して納品してくれる。仕分けや帳票設計も不要で手間もかからない。オプションで紙のスキャニングや原本保管・廃棄にも対応可能。
初期費用なしで、月額60,000円〜利用可能。契約は1カ月単位からできるため、単発スポットでの利用にもおすすめ。必要に応じて、業務全体を俯瞰して最適なITツールやRPAも提案してくれるのも心強い。
次は、入力代行タイプのサービスを紹介しています。
（出所：BPOサービス公式Webサイト）
データエントリーからコールセンター、集金代行など、幅広い業務に対応するBPOサービス。国内のBPOセンターに約600台の入力端末を配備、各拠点共通の汎用入力システムの活用により、繁閑が激しい業務にも柔軟なリソースを提供する。データ入力は、同じ書類に初回入力(Entry)と検証入力(Verify)を2回実施。独自開発の住所マスター「ADDRESS」と、金融機関マスター「N-BANC II」により、郵便番号や金融機関コードの間違いや未記入の場合でも訂正・補正が可能。さらに連想入力方式による独自の入力システム「KANPS」では、氏名や住所などのデータ化に強みを発揮する。
また、高速スキャナOCRで書類を短時間で読み取れるので、低コストで大量処理が可能。専門書、技術書、仕様書といった活字印刷された大量の文章の全文テキストデータ化するのに適している。
（出所：富士ソフトサービスビューロ BPOサービス公式Webサイト）
正確、迅速、高セキュリティなデータエントリー業務を30年以上にわたり提供してきたBPOサービス。通常のデータエントリーのほか、社外に持ち出せない帳票をスキャニングし、イメージ化した画像ファイルを使ったイメージエントリーシステムを保有している。会津BPOセンターでは24時間エントリー業務を実施。
業務の内容や量によってセンターを使い分け、大量のデータを短期間かつ正確に処理できる。情報漏えい、情報紛失の対策として、作業エリアをセキュリティレベルで3段階に分け、入退室管理を実施。個人信用情報のデータ、官公庁の個人情報データ、企業の機密情報といった高いセキュリティ対策を求められるデータ処理に強みがある。
（出所：アトラス情報サービス BPOサービス公式Webサイト）
診療報酬明細書および療養費申請書をはじめ、特定健診、保健指導データなど、医療・保健系データのエントリー業務におけるパイオニア。レセプト帳票（診療報酬明細書）をイメージとして取りこみ、OCR処理により必要な項目のデータエントリーを効率的に行えることが強み。国保連合会向けにサービスを展開している。データ伝送時の暗号化や、大規模災害に備えBCP（事業継続計画）対策として全国主要6都市にあるセンター間をIP-VPN網で接続し、データの相互バックアップを行うなど、セキュリティ対策も充実。
（出所：データエントリーサービス公式Webサイト）
30年以上の経験と実績を持つ、高度なノウハウを有し信頼性の高いデータ入力代行サービス。専用システムを使用し、専任のキーオペレーターが大切なデータを高い精度で入力する。一度入力したデータを別のオペレーターが再入力してチェックするベリファイ方式を採用。常時120名を超える専任のオペレーターを有し、大量のデータ入力にも対応可能だ。また、遠隔地に複数センターを持っており災害時のリスク対策として処理を分散することもできる。
プライバシーマーク認証基準に準拠したセキュリティター性はもちろん、スタッフでのセキュリティ強化にも力を入れている。継続的な教育で認識強化を図っているため、安心してデータを預けられる。
最後に、AI OCRによる自動化タイプのサービスを紹介しています。
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(出所：AI-OCRらくスルー公式Webサイト)
ディープラーニングによる文字読み取りで96%以上の精度を実現する、手書き帳票データ化サービス。大量の新規会員の手書き申込書や、手書き書類・FAX・PDFといった異なる帳票を一括でデータ化できる。また、チェックボックスや選択式の回答も正確に読み取り、スピーディーにデータ化できるため、アンケート調査の集計の効率化にも役立つ。
初めてでも迷わず使える操作性の高い設定画面や、初期費用なしで月額30,000円から利用できるコストパフォーマンスの良さも魅力。オプションで自動帳票仕分け機能や、セキュリティ対策となる利用制限機能にも対応する。
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（出所：invoiceAgent公式Webサイト）
電子帳票の発行～保管を一元管理できるオールインワン帳票プラットフォーム。請求書・領収書の読み取りに特化したAI OCRを搭載し、事前の設定なしで主要項目の自動解析・読み取りが可能。歪み、傾き、回転、拡大・縮小、台形の自動補正や空白部分の除去、誤認識学習など、自動識別・補正機能も充実。目視や手作業で行っていた確認・修正作業の完全自動化を目指せる。
5つのAI OCRエンジンのうち、読み取る文書や項目に合わせて最適解を組み合わせられるのが特長。活字・手書き文字・丸囲いなどが混在する場合も正確に読み取ってデータ化できる。読み取ったデータは自動でタイムスタンプが付与され所定のストレージに保管。必要に応じて検索可能なため文書管理を適切に行いたい場合にもおすすめ。
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(出所：AIスキャンロボ®公式Webサイト)
専門的な知識と高度なプログラミング能力を持つエンジニアによって開発された「AIスキャンロボ®」を活用したOCRデジタルスキャナー。高い文字認識精度とテンプレート設定の簡便さが特徴だ。AIが解析して必要な情報を読み取るため、複雑な帳票や複数種類の読み取りに強い。表形式では1行もしくは列ごとに1カ所の指定のみで、複雑な段組の帳票も読み取りができる。
また、読み取り後のCSVデータ構造とRPAを連携した自動化をサポート。ドキュメント読み取り時のテンプレートをAIが自動識別するため、アップロードするだけで最適なテンプレートを自動的に選び出すことができる。
(出所：スマートOCR公式Webサイト)
独自開発の文字列単位認識エンジンを用いて、高精度なデータエントリーを実現するクラウド型業務効率化支援ソリューション。プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により、スキャン・撮影時の歪みを整形することができる。更に、フォーマットの異なる請求書・帳票から、共通のデータ抽出テンプレートを作成し「請求日」「会社名」「請求金額」「商品名」「数量」といったデータを自動的に抽出できる。変換したデータはSalesforceなどの他サービスへの連携にも対応。
書類はスマートOCR スマホアプリで撮影・アップロードができるので、リモートワーク環境でも活用しやすい。
(出所：DEEP READ公式Webサイト)
ディープラーニングに基づくAIを活用した手書き文字のデジタル化サービス。独自に研究開発した技術により、手書き文字のデジタル化において業界トップクラスの高精度を実現した。特に、住所・名前・単語の処理精度が高い。コストを抑えて導入を早く始めたい場合はクラウド型、自社内にサーバーを設置したい場合はオンプレミス型がそれぞれ適している。どちらも強固なセキュリティサーバーを使用しているので安心だ。
サポート機能「帳票分類ツール」は、帳票タイプを設定し、そのフォーマットに従って画像データを分類。帳票ごとに設定された項目を読み取りタイプごとにCSVに変換できる。
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（出所：LAQOOT公式Webサイト）
AI×人で高精度の文字認識を実現したAI-OCR。活字はもちろん、読み取りが困難な手書き文字やチェックボックスやラジオボタン、囲み型選択肢といった記号にも対応。独自開発したAIの読取結果とクラウドソーシング作業者の入力内容をコンペアし、内容が一致したものを反映することで、内容のチェック～修正まで完了した正確なデータを取り込める。BPOによるデータ化内容のチェック・修正やアップロード代行の利用で、大量データの対応も可能だ。
データチェック時には、カーソルを合わせると確認箇所を色分け表示できる「目視チェックツール」が利用できるため、確認作業の手間や工数を徹底的に削減。処理データは、CSVファイル出力や既存システムへのAPI連携でスムーズに活用できるのもうれしい。
初回の帳票設計の代行が可能で、ブラウザ対応のため、PCとスキャナーがあれば即日利用も可能だ。
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（出所：FROG AI-OCR公式Webサイト）
独自のAI技術で社内資料や書籍、広報誌などの文書を高精度に読み取るAI OCR。縦書き・横書きなどが入り混じった様々なレイアウトでも、本文や図表の位置を自動的に判定。読み順の推定や高精度な校正、旧字旧仮名を新字新仮名に変換する機能なども搭載しているため、古い出版物や手書き資料まで正確に読み取ることが可能。組織内に保存されている情報資産の有効活用につながる。更に、透明テキスト付PDFでのキーワード検索にも対応しており、古い文書でも現代の文書と同じように検索できるのも強み。
また、大量処理・特殊処理の場合はBPOによる処理請負が可能。初期費用・固定費がかからず、手軽に導入できるのも魅力だ。
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（出所：DX Suite公式Webサイト）
手書き・活字、定型・非定型を問わず、様々な書類を高精度でデータ化できるAI-OCR。事前学習不要の自社開発文字認識AIで、請求書や契約書、図面、アンケート、履歴書など、形式を問わずあらゆる帳票を読み取れる。自動補正機能を搭載し、傾きや回転、FAXデータのノイズ除去など、画像のクリーンアップも可能だ。CSVやJSON、サーチャブルPDFなど幅広い形式の出力や、API・CSV取込みによる文書管理システム、経費精算システムなどの外部システム連携にも対応し、効率的にデータ活用できる。
転記したいファイルと転記先Excelファイルをアップロードするだけで、AIが指定項目に自動転記するファイル転記の自動化機能も搭載。転記作業にかかる工数や手作業によるミスを削減できる。
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データエントリーサービスの利用は、社内ルーティン業務の効率アップのために有効な手段といえます。データ化の方法は入力代行サービスからAI OCRまで様々ですが、まずはどのような書類をデータ化したいかを踏まえ、コストなどで比較することが重要です。
書類は手書きか活字か、読み取り事項はどのようなものか、請求書などとの連携が必要か、費用とデータ化までのスピードは適正か、といったポイントを見定めたうえで、自社に適切なサービスを選ぶことが重要です。
より生産性の高い仕事ができる環境を実現するためには、何をデータ化したいかを踏まえて適切なサービスを見極めましょう。
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