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データエントリーサービス比較12選。入力自動化などタイプ別紹介

データエントリーサービス比較12選。入力自動化などタイプ別紹介

最終更新日:2021-07-27

データの入力自動化でルーティン業務の効率化を実現したいとお考えの方へ。書類や請求書などをデータに変換できるデータエントリーサービスについてタイプや導入目的、サービスを比較する際のポイントなどを解説します。

目次

データエントリーサービスとは?

「データエントリー」とは、紙に記載された情報をPCに入力していく作業のことです。企業活動においては、たとえば取引先から送られてくる請求書、伝票などの紙に記載されている情報をExcelや会計ソフトに入れる業務を指します。

そして、このデータエントリーの業務負担軽減を目的としているのが「データエントリーサービス」です。業務で発生する書類のデータ化を代行、または自動化するサービスで、社内の人的リソースを割かずに生産性を向上できます。

データエントリーの方法として、手書きの書類や帳票を自動的に読み取る「AI OCR」や、専任オペレーターが入力を代行する「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」などがあります。

なお、BPOによるデータエントリーサービスを導入するメリットは、社内の人的リソースを割くことなく人の目によるチェックで、ほぼ100%の精度が担保される点です。AI OCRなどのテクノロジーを踏まえても、より正確にデータエントリーをするためには、現段階で人の目のチェックに勝るものはありません。「人の目によるチェックが必要だが、社内の人的リソースを割きたくない」という場合には、BPOサービスを利用する方が適しているといえます。

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データエントリーサービスの導入目的

企業はどのような目的でデータエントリーサービスを導入しているのか、大きく3点に分けることができます。

(1)入力作業の効率化

入力代行の場合は、データエントリーのプロが専用端末を使用して、企業ごとのフォーマットに合わせてデータを入力します。具体的には、日商エレクトロニクス社の「OPEN IDES/KFI」のような専用マシーンを使用して、画面上にスキャニング入力したイメージデータを表示しながらデータエントリーしたり、高速入力のために開発された専用キーボードを使ったりすることによって、データエントリーのスピードや正確性を担保しています。

また、AI OCRとBPOを組み合わせて使用する入力代行もあります。これにより多くの場合は、24時間体制でデータの自動化ができるので、より一層のスピードアップが実現できます。

(2)人材の有効活用と人件費の抑制

人による入力作業は、入力自体に時間がかかるのはもちろん、入力後のチェック作業にも多くの時間がかかります。単調な作業でありながらもミスが許されないことも負担がかかる要因です。このような一連の入力業務をなくすことでコア業務に注力する時間を生み出すことができるようになるため、人材の有効活用につながります。

また伝票などのデータは月末や期末などに増えることが多く、繁忙と閑散の時期に差が生じることがあります。自社で入力のための人員を抱えることなく、必要に応じて外部に発注することで、コストを調整しやすいという点も導入目的のひとつになります。

(3)データ化による情報資産の有効活用

過去の設計図や企画書など、社内に眠る紙の書類をデータ化することで、事業に役立つ情報資産として活用できるようになります。フォーマットが統一されていない書類であっても、タイトルや担当者の情報を抽出すれば、効率的に分類できます。

また、書類を仕様に沿ったフォーマットに変換していけば、管理・活用しやすい状態で保管できます。見やすく検索しやすいデータにすることで、経営上の戦略や判断の材料として活用できるのがメリットといえます。特に請求書や受注伝票などの会計に関するデータ化は、日付や金額などで検索しやすくなり、また電子帳簿保存法に対応したデータ保存ができるようになることもメリットのひとつです。

 

データエントリーサービスのタイプ

データエントリーサービスは入力代行などのBPOサービスと、AI OCRなどの読み取りエンジンを利用するサービスに大きく分けられます。こちらでは、それぞれのサービスのタイプを解説しています。

(1)半自動型でアウトソーシングするタイプ

AI OCRによる文字の認識と、オペレーターによる補完入力・チェックを組み合わせた提供形態です。一部の工程を自動化しているため、コストを抑えて大量の書類をスピーディーに処理できます。サービスによっては手書きには非対応であったり、スキャニングは自社で行う必要があったりする場合もありますが帳票定義をせずに依頼できる点や、社内での目視によるチェックの負担が大幅に軽減されることが魅力です。「WOZE」は、OCRとクラウドワーカーによる目視によるサービスを提供しています。また、「eas」では、AI-OCRでデータ化した内容の確認や修正をクラウドワーカーが行います。

(2)入力代行に強みのあるタイプ

入力代行サービスは、専任のスタッフが専用機器を使ってデータエントリーを行います。多くのサービスでは、専任スタッフが常時稼働し、災害リスク対策、セキュリティ対策がとられたセンターでデータが処理されます。人の手による入力となるため、整理されていない手書きの書類からExcelデータまで幅広い形式の入力作業を任せることができます。

また、スキャンや原票の仕分け、コーディングといったデータエントリーに付帯した業務代行をセットで提供しているサービスもあります。

(3)AI OCRによる自動化に強みがあるタイプ

AI OCRは従来のOCRと比べてデータ化精度が向上しており、手書き文字の読み取りに対応したサービスも登場しています。ただし、自社内で処理することになるため、帳票設定をあらかじめ行わなければいけなかったり、読み取りやすいように書類を編集したり、読み取り結果をチェックしたりという作業が残ります。その分、アウトソーシングによるコストと比べると手軽に利用できることが最大のメリットです。

また、最近ではAI OCRとRPAを連携させて、他のシステム入力まで自動化できるものもあります。「AI スキャンロボ」は、読み取り後のCSVデータ構造とRPAを連携した自動化をサポートしています。

なお、AI OCRの導入メリットやサービスの選び方はこちらで紹介しています。

 

データエントリーサービスの比較ポイント

こちらでは、データエントリーサービスを導入する際に、どのようなポイントを比較するべきかをまとめています。

(1)データ化の対象範囲

データ化するものが紙、PDF、CSV、マークシートなど、様々なフォーマットが混在している場合、それらに対応できるサービスか、確認しておきましょう。ワンストップでデータ化できないと、書類によって業者を変える必要があり、手間になってしまいます。

「半自動型でアウトソーシングするタイプ」「AI OCRによる自動化に強みがあるタイプ」は、手書きの書類に対応していないものや、帳票によってはデータ化に時間がかかるものもあるので、よく確認しましょう。

(2)データ化の精度

「入力代行に強みのあるタイプ」の多くは、同じ書類を初回入力(Entry)と、検証入力(Verify)の2回実施が前提となっています。その上で、データの再修正や精度を高めるサービスもあります。たとえば、「AGREX」は郵便番号や金融機関コードに間違いや未記入がある場合でも、独自開発の住所マスターや金融機関マスターを利用して訂正・補正することができます。

「半自動型でアウトソーシングするタイプ」も、オペレーターによる複数のチェックを経ることができるので、100%の精度に近づけることができます。「AI OCRによる自動化に強みがあるタイプ」は、他の2つのタイプに比べると精度は落ちてしまいますが、誤認識を学習させることにより文字認識率を向上させて行くことができます。

(3)ロット数や料金体系の柔軟性

データ化にあたり、ロット数や精度、納期によって柔軟に入力方式を選択できると、無駄なコストをかけずにデータ化することができます。たとえば、株式会社両備システムズのデータエントリーでは、データ化の作業を専任オペレーター、テレワーカー、OCRの3つから柔軟に組み合わせて、精度やコストを調整することが可能です。

(4)データ化のスピード

データ化したものをすぐに確認できるサービスであれば、後続業務の効率化にもつながります。たとえば、「AGREX」ならリアルタイムでのデータ入力処理が可能です。また、「WOZE」はアップロードから帳票によっては、最短30分でデータ化できます。

(5)セキュリティ対策

重要なデータをBPOで外部に委託する場合、個人情報などの特定を困難にする仕組みがあると安心です。読み取ったデータにマスキングを施す、切り出したイメージの関連性を絶った状態で提供されるなどの、セキュアな対策を講じているサービスかどうかを確認するとよいでしょう。

 

主なデータエントリーサービス(AI OCR+BPOの半自動化タイプ)

こちらでは、AI OCR+BPOの半自動化タイプのサービスを4つ紹介しています。

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WOZE(株式会社ハンモック)

(出所:WOZE公式Webサイト)

特許技術OCR(文字認識)とクラウドワーカー(ヒトによる目視チェック)が連携し、独自の仕組みにより、手作業に比べ飛躍的に業務を効率化。AI型のOCRエンジンと従来の非AI型のOCRエンジン、2つを使用した特許技術「WOCR」を活用し、高精度にデータ化。
85%は目視の必要がないデータにできる。クラウドワーカーに画像を提供する際は、フィールド画像を分離・分散させて提供するため、高いセキュリティを保てる。帳票によっては最短30分でデータ化できるスピード感も魅力。

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eas(株式会社うるるBPO)

eas公式Webサイト

(出所:eas公式Webサイト)

AI-OCRとクラウドワーカーによる人力の入力・確認を組み合わせたSaaS型の入力ツール。レイアウトの異なる画像の自動分類や、設定した項目ごとに画像分割する機能を備えており、幅広い種類の帳票に対応することができる。帳票定義は項目ごとに「AI-OCR」と「クラウドワーカー」を自由に組み合わせることも可能。AI-OCRでデータ化した内容の確認・修正を24時間365日稼働可能なクラウドワーカーが行うため、スピーディーに高品質なデータ化を実現。社内での確認・修正作業の大幅な削減に貢献する。

  • 料金:月額50,000円〜(データ無料枠:月15,000円まで) 初期費用50,000円~(トライアルプランの場合)

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AI-OCR × BPO(株式会社NXワンビシアーカイブズ)

AI-OCR×BPO公式WEBサイト

(出所:AI-OCR × BPO公式Webサイト)

日本通運株式会社100%出資のNXワンビシアーカイブズが提供するサービス。AI OCRツールの導入のみに留まらず、更なる業務効率化の追求に向けて読取り設定・業務設計などの付帯業務も幅広く提供。帳票の読み取り精度はトライアルで確認可能。スキャニングや帳票設定等の事前処理から事後の結果報告書の作成、レイアウト改訂提案までトータルで対応可能。

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Sakura-Eye(さくら情報システム株式会社)

Sakura-Eye

(出所:Sakura-Eye公式Webサイト)

ニーズに合わせて、帳票を送るだけの「Sakura-Eye」と、自社でスキャンしてその場で確認する「Sakura-Eyeオンデマンド」の2種類から選べる。データはイメージの切り出しを行った後、クラウドにアップロード。
独自のプレ処理技術により、罫線と文字、手書き文字の区別や行の高さを自動で判別。各項目を切り出して関連性を無くすことで情報の特定が不可能になるため、セキュリティ面でも安心して使用できる。結果データの加工や既存システムとの連携、RPAの活用など、後続処理のシステム開発にも対応。

  • 料金: 1円~(標準AI OCR 1か所あたり) 初期費用 要問い合わせ

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主なデータエントリーサービス(入力代行タイプ)

こちらでは、入力代行タイプのサービスを3つ紹介しています。

AGREX(株式会社アグレックス)

AGREX

(出所:AGREX公式Webサイト)

国内外あわせ約1,000台の入力端末を配備しており、各拠点共通の汎用入力システムの活用により、 業務量の繁閑が激しい業務にも柔軟なキャパシティ確保が可能。データ入力は、同じ書類を初回入力(Entry)と検証入力(Verify)の2回実施。独自開発の住所マスター「ADDRESS」、金融機関マスター「N-BANC II」により、郵便番号や金融機関コードの間違いや未記入の場合でも訂正・補正が可能。さらに連想入力方式による独自の入力システム「KANPS」では、氏名や住所などのデータ化に強みを発揮する。
また、高速スキャナOCRで書類を短時間で読み取るため、低コストで大量の処理が可能。専門書、技術書、仕様書など大量の活字印刷された文章の全文テキストデータ化に適している。

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富士ソフトサービスビューロ BPOサービス(富士ソフトサービスビューロ株式会社)

富士ソフトサービスビューロ BPOサービス

(出所:富士ソフトサービスビューロ BPOサービス公式Webサイト)

正確、迅速、高セキュリティなデータエントリー業務を30年以上にわたり提供。通常のデータエントリーのほか、社外に持ち出せない帳票をスキャニングし、イメージ化した画像ファイルを使ったイメージエントリーシステムを保有。会津BPOセンターでは24時間エントリー業務を実施。
業務の内容や量によってセンターを使い分け、大量のデータを短期間かつ正確に処理できる。情報漏えい、情報紛失の対策として、作業エリアをセキュリティレベルで3段階に分け、入退室管理を実施。個人信用情報のデータ、官公庁の個人情報データ、企業の機密情報といった高いセキュリティ対策を求められるデータ処理に強みがある。

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アトラス情報サービス BPOサービス(アトラス情報サービス株式会社)

アトラス情報サービス BPOサービス

(出所:アトラス情報サービス BPOサービス公式Webサイト)

診療報酬明細書および療養費申請書をはじめ、特定健診、保健指導データ等、医療・保健系データのエントリー業務におけるパイオニア。レセプト帳票(診療報酬明細書)をイメージとして取りこみ、OCR処理により必要な項目のデータエントリーを効率的に行えることが強み。国保連合会向けにサービスを展開している。
セキュリティ面では、データ伝送時の暗号化や、大規模災害等に備えBCP(事業継続計画)対策として全国主要6都市にあるセンター間をIP-VPN網で接続し、データの相互バックアップを行っている。

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主なデータエントリーサービス(AI OCRによる自動化タイプ)

こちらでは、AI OCRによる自動化タイプのサービスを4つ紹介しています。

AI-OCRらくスルー(関西ビジネスインフォメーション株式会社)

AI-OCRらくスルー公式Webサイト

(出所:AI-OCRらくスルー公式Webサイト)

ディープラーニングによる文字読み取りで96%以上の読み取り精度を実現する、手書き帳票データ化サービス。大量の新規会員の手書き申込書のデータ化や、手書き書類・FAX・PDFといった異なる帳票を一括で電子化することが可能。また、チェックボックスや選択式の回答も正確に読み取り、スピーディーにデータ化できるため、アンケート調査の集計の効率化にも貢献する。初めてでも迷わず使える操作性の高い設定画面や、初期費用なしで月額3万円から利用できるコストパフォーマンスも特長。オプションで自動帳票仕分け機能や、セキュリティ対策となる利用制限機能にも対応する。

  • 料金:月額3万円〜、初期費用なし

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AIスキャンロボ®(ネットスマイル株式会社)

AIスキャンロボ®

(出所:AIスキャンロボ®公式Webサイト)

AI(人工知能)によるOCRデジタルスキャナー。専門的な知識と高度なプログラミング能力を持つエンジニアによるAI開発により、高い文字認識精度と簡単なテンプレート設定が可能。AIが解析して必要な情報を読み取るため、複雑な帳票や複数種類の読み取りに強い。表形式では1行もしくは列ごとに1箇所の指定のみで、複雑な段組の帳票も読み取りができる。
また、読み取り後のCSVデータ構造とRPAを連携した自動化をサポート。ドキュメント読み取り時のテンプレートをAIが自動識別するため、アップロードするだけで最適なテンプレートを自動的に選び出すことができる。

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スマートOCR(株式会社インフォディオ)

スマートOCR

(出所:スマートOCR公式Webサイト)

独自開発の文字列単位認識エンジンを用いており、高精度の文字認識が可能。プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により写真で撮影した歪んだ書類、台形の書類も整形することが可能。フォーマットの異なる請求書・帳票 から、共通のデータ抽出テンプレートを作成し「請求日」「会社名」「請求金額」「商品名」「数量」などデータを自動的に抽出できる。変換したデータはセールスフォース等の他サービスへの連携にも対応。
また、書類はスマートOCR スマホアプリで撮影してアップロードができるので、リモートワークでも活用しやすい。

  • 料金:月額3万円~(3ユーザー/300枚まで) 初期費用10万円~

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DEEP READ (株式会社EduLab)

DEEP READ

(出所:DEEP READ公式Webサイト)

グローバルベースでのEdTech(教育×テクノロジー)分野における新事業の開発・投資、教育ITソリューション・プラットフォームの提供を行っているEduLab社が開発。住所・名前・単語に関して、手書き文字の処理精度が高い。コストを抑えて導入を早く始めたい場合はクラウド型、自社内にサーバーを設置したい場合はオンプレミス型と選択することができ、どちらも強固なセキュリティサーバーを使用しているので安心。
サポート機能「帳票分類ツール」は、帳票タイプを設定し、そのフォーマットに従って画像データを分類。帳票ごとに設定された項目を読み取りタイプごとにCSVに変換できる。

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AIRead(アライズイノベーション株式会社)

AIRead

(出所:AIRead公式Webサイト)

AI OCRにより手書き・活字文字の読み取りを行い、定型の書類だけでなく、請求書などフォーマットが異なる非定型書類の読み取りが可能。チェックマーク、丸囲み、バーコード、QRコードの読み取りに対応している。誤読した手書き文字は、その文字画像と正解データを教師データとしAIへ追加学習させることで精度を向上させる学習機能を搭載。
日本語、英語のほか、中国語(簡体字、繁体字)、タイ語、ベトナム語などの東南アジア圏や、ロシア語などの文字の読み取りが可能。シンガポールでの利用実績もある。

  • 料金:月額11,000円(クラウド版/Sコース/読取枚数月100枚)~ 初期費用22万円(クラウド版)

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まとめ

データエントリーサービスの利用は、社内ルーティン業務の効率アップのために有効な手段といえます。データ化は入力代行やAI OCRまで、様々な方法がありますが、まずは何をデータ化したいかを踏まえ、コストなどで比較することが重要です。

書類は手書きか活字か、氏名や住所、金額などの読み取り事項はどのようなものか、請求書のような他との連携が必要か、費用とデータ化までのスピードは適正などを見定めたうえで、自社に適切なサービスを選ぶことがポイントです。より生産性の高い仕事ができるようにするためには、前提として何をデータ化したいかを踏まえてサービスを見極めましょう。

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