手書きの帳票の電子化に手間取っている方や、紙の資料を効率的にデータ化したいと考えている方へ。手書き文字をデータ化する方法やメリット、注意点とあわせて、おすすめの無料アプリ、有料のツールを紹介します。
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企業をはじめ、書類の電子化は定着してきています。しかし、領収書、伝票、郵送やFAXで回収した申込書、顧客に記入してもらったアンケート用紙など、手書き文字を扱う機会はまだまだ多いでしょう。このような手書きの帳票や書類の適切な管理を行うために、データ化する主な方法を紹介します。
まず挙げられるのが、自社で行う手入力。従業員が手書きの書類を確認し、PCに打ち込んでいきます。その後、入力内容が正しいかを目視でチェック。ミスがあった場合は手入力で修正します。再度入力内容を確認し、誤りがなければ完了です。
作業が社内で完結するため、情報の流出や、追加費用の発生を防ぐといった利点はありますが、膨大な労力がかかるのが難点。工程のほとんどを目視と手入力で行うため、ミスも発生しがちに。手書き文字に癖があると、解読に時間がかかってしまったり、読み間違えてしまったりといった事態も考えられます。
次に挙げられるのが、代行サービスに依頼する方法。手書き文字のデータ化はもちろん、プランによっては確認や修正の作業もまとめて任せられるため、自社の作業負荷を軽減できるでしょう。指定フォーマットにあわせた入力や、入力後の数値集計・レポート作成などの要望に応えているサービスもあります。
人による手入力だけでなく、手書き文字入力に特化した専用ツール（OCRツール）を組み合わせてデータ化を行っている場合も。ツールにAIを組み込んで手書き文字を読み取っている代行サービスでは、より高精度のデータ化が可能です。
料金は代行サービスによって異なりますが、1カ所1円から請け負っている企業も。別途費用がかかる場合もあるため、見積もりの際に希望とあわせて確認するとよいでしょう。また、社内の書類を預けることになるので、セキュリティ面のチェックも必要です。
OCR機能のある無料アプリを使い、手書き文字をデータ化する方法もあります。
OCRとは「Optical Character Recognition/Reader」の略。「光学文字認識」とも言います。紙の書類をスキャンして読み取り、書かれている文字をデータ化する技術です。
Microsoft OneNoteやGoogleドライブなど、無料で使えるOCRアプリは複数あります。データ化したい書類の写真を撮り、アップロードするだけで手軽にデータ化できますが、データ化したテキストの確認や修正は自社で行わなければなりません。また、無料版は機能制限がある場合が多く、すべての機能を使うには有料版の購入を求められる場合もあります。
有料のOCRツールを使って手書き文字をデータ化する方法も。手書き文字に対して、特に高い精度を発揮しているのが「AI OCR」です。
「AI OCR」とは、OCRをAI技術のディープラーニングによって強化し、手書き文字の読み取り精度を向上させたツールです。一般的なOCRアプリでは正しく読み取れないような、癖のある文字や枠外にはみ出た文字なども高確率でデータ化できます。
また、無料版に比べてセキュリティが強化されている点や、利用制限が少ない点も長所。月額30,000円程度（初期費用は別途）から利用できるOCRツールもあります。
ツールによっては無料トライアルを提供しているので、使い勝手を確認してから導入するのもおすすめです。
なお、AI OCRについては「AI OCR比較17選！OCRとの違いや選び方、利用上の注意点まで」にて詳しく解説しています。
手書き文字をデータ化するツールやサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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手書き文字をデータ化すると、以下のようなメリットが期待できます。
手書き文字のデータ化をOCRツールや代行サービスで行うと、その分、人的コストの節減が可能に。もちろん、ツール・代行の費用はかかりますが、リソースをほかの業務に充てられるため、全体的に見るとプラスの面が期待できます。特にAI OCRツールの導入効果は大きく、導入によって月間約120時間分の作業削減に成功したケースも。
手書き文字をデータ化すると、検索にかかる負荷が軽減されます。紙の資料の場合、ファイリングしたものを一つひとつ確認して目当ての情報を探さなければなりません。データ化しておけば、検索欄に任意の文字列を入力するだけで、簡単に目的の資料にたどり着けます。調べものにかかっていた時間を削減できれば、業務の効率もアップするでしょう。
手書き文字をデータ化しておけば、分析がしやすくなります。たとえば、データ化した数年分の発注書を比較すれば、「特定の時期にどういった依頼が多いのか」「売上額はどう変化したか」などを深掘りできるでしょう。顧客ごとのデータから、発注タイミングや内容の傾向をつかむことも可能です。データ化したテキストを別の社内ツールに登録し、活用している企業の事例も。
手書き文字のデータ化は、社内のペーパーレスを推進するうえでも有効な手段です。テキストデータを管理しておけば、手書きの帳簿や書類を保存する必要はありません。企業によっては社外からもデータにアクセスできるようになるため、出社して原本を確認する手間がなくなります。
また、電子帳簿保存法対応のシステムにデータを入力しておけば、国税関係書類の原本も廃棄可能。社内の収納スペースを有効活用できます。
多くのメリットがある手書き文字のデータ化ですが、ツールや代行サービスによって対応できる範囲には違いがあります。依頼先を選ぶ際は、以下の点を確認しておくとよいでしょう。
無料のOCRアプリの場合、PDFの横書きの日本語であれば高精度で読み取り可能ですが、縦書きや手書きの文字、記入欄の外にはみ出た文字などに関しては正しく認識できない場合も。利用を検討しているツールやサービスの精度は十分か、確認しておくとよいでしょう。
たとえば、「AI-OCRらくスルー」のように手書き文字の読み取りに強みを持っているものもあります。精度は96.71％で、癖のある文字や枠からはみ出した文字も認識できるほか、訂正印が重なっている文字の削除といった処理も可能です。
代行サービスの場合も、チェック体制や使用ツールは企業によって異なります。ミスのないデータ化を実現するために、各社が工夫している点に着目してみましょう。たとえば、「データセレクト」では、1つの案件に対して2度入力を行う「ベリファイ入力」を実施。2つのデータを比較し、誤りがないかを確かめることで精度を高めています。
OCRを利用して手書きの書類を読み取らせる場合、単にスキャンするだけではなく、読み取り範囲を定義する必要があります。ツールによって、「どこを読み取らせるのか」「スキャンするのはどのような項目なのか」といった設定のしやすさは異なります。また、読み取る帳票のフォーマットや種類も、ツールのなかには十分に対応しきれないものも。自社にあったツールかどうかは、事前に確認しておきましょう。
たとえば、「DynaEye 11」では、ガイドに従って操作すれば、専門知識がなくとも読み取り設定が行えます。あとから帳票を追加したり、フォーマットの変更をしたりも可能です。
代行サービスに依頼する場合も、読み取り設定は依頼者側で行う可能性があります。事前にやっておくべきことや、指定されたツールの使い勝手を確かめておくと安心です。
手書き文字のデータ化には、入力、確認、修正などいくつもの工程があり、ツールや代行サービスによって対応範囲は異なります。「どの作業を効率化したいか」を考えておくと、希望通りのサービスやツールを絞り込みやすくなるはずです。
特にOCRツールでデータ化すると、テキストデータの確認や修正を自社で行わなければならない場合も。入力以外の工程も労力を削減したいなら、代行サービスの活用がおすすめです。
たとえば、「シ・ブリュ」では、入力作業後に誤りがないか校正を実施。希望に応じてベリファイ入力を行ったり、手書き文字の誤りを正しい情報に修正したりしています。更に、アンケートの集計や、宛名ラベルの印刷などにも対応。手書き文字のデータ化に関する幅広い作業を請け負っています。
OCRツールのなかにも、チェック作業をスムーズに行えるよう設計されているものもあります。
たとえば、「invoiceAgent AI OCR」では、複数のOCRで読み取った結果の比較が可能に。結果が同じであれば問題なしと判断し、確認済みフラグに自動的にチェックマークが入ります。マークのある部分は目視で確認する手間が省けるため、確認・修正作業にかかる時間を短縮できるでしょう。
機密事項や個人情報が含まれている手書きの書類は、慎重に扱わなければなりません。自社のセキュリティポリシーと照らし合わせ、条件を満たしている代行サービスやOCRツールを選びましょう。
企業によっては「クラウド上にアップロードしてはいけない」と定めている場合も。そのようなときは、自社のサーバーや機器内でデータを管理できるオンプレミス型のサービスがおすすめです。社内でデータ化が完結するため、社外に原本を持ち出す必要がありません。
クラウドを経由する場合でも、セキュリティを強化しているサービスもあります。必ずしもクラウド＝セキュリティが弱いわけではないです。
たとえば、「AI-OCRらくスルー」では、接続元のIPアドレスに制限をかけており、情報漏えいや社外からの不正利用を防止しています。
（出所：Googleドライブ公式Webサイト）
Googleが提供している無料アプリ。主な用途はファイル共有やクラウドへのデータ保存だが、OCRによる文字抽出機能も備えている。手順としては、はじめにGoogleドライブにデータ化したい画像をアップロード。次に「アプリで開く」から「Googleドキュメント」を選択すれば、画像内の文字をテキストデータ化する。ただし、印刷された文字に比べると、手書き文字の読み取り精度はそれほど高くない。
また、画像内に図や写真などが含まれている場合、レイアウトが崩れたり、正常に文字が読み取れなかったりする可能性も。まずはお試しで使用し、データ化の精度が許容範囲内かどうか、確認するのがおすすめだ。
（出所：Microsoft OneNote公式Webサイト）
Microsoftが提供しているデジタルノートアプリ。書類から文字をデータ化する場合は、まずスキャンした画像を右クリック。「画像からテキストをコピー」を選択すれば、画像内の文字をテキストデータに変換。複数ページの画像からデータ化する際、現在選んでいる画像のみからデータ化する場合は、右クリック後に「印刷イメージのこのページからテキストをコピー」を選択。すべての画像からデータ化する場合は、「印刷イメージの全ページからテキストをコピー」をクリックする。
利用にはMicrosoftアカウントが必要だが、アプリのダウンロードと基本的な機能の利用は無料。有料の「Microsoft Office」か「Microsoft 365サブスクリプション」を導入すると、プレミアム機能も使えるようになる。
（出所：オンラインOCR公式Webサイト）
オンライン上で提供されているOCRサービス。アプリのダウンロードやサインアップは不要で、すぐに利用できる。
データ化の手順としては、まずはPDFやPNGなど、文字をデータ化したいファイルをアップロード。次に変換したい言語と、WordやExcelといった出力したいファイル形式を選択。最後に「コンバート」をクリックすると、画像内の文字が選択した出力フォーマットでデータ化される。
画像ファイルのサイズには制限があり、最大15MBまでアップロード可能。処理できるファイル数にも限りがあり、1時間あたり5つまでとなっている。更に多くの画像や大きなサイズのファイルをデータ化したい場合は、アカウント作成が必要だ。
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（出所：AI-OCRらくスルー公式Webサイト）
20,000文字以上の実証実験を行い、手書き文字の読取精度96.71％を実現したAI OCRツール。癖のある手書き文字や誤字、訂正印がある場合でも正確に読み取れる。また、チェックボックスやマーク、○での囲いなども指定の文字・数字に変換する。オプションで複数の帳票の一括読み取り・自動仕分けや、セキュリティ対策の強化も可能に。接続元IPアドレス制限を導入すれば、社外からの不正アクセスによる情報漏えいや不正利用などを防止できる。
RPAとの連携にも対応。データ化したテキストを社内システムに登録する作業の自動化も実現する。
（出所：invoiceAgent公式Webサイト）
活字・手書き文字を高精度に読み取る、帳票データ化ソリューション。5つのAI OCRエンジンが採用されており、文章にあわせて最適なものを選択。同じ書類内でも項目ごとにAI OCRエンジンを使い分けられる。1つの項目に対して複数のエンジンを設定して結果を比較する「データコンペア機能」を使えば、チェック作業の効率化も実現する。
位置指定型と項目指定型の2通りの読み取り設定が可能なため、帳票が固定の場合も、フリーフォーマットの場合もどちらも対応できる。更に、RPA連携も備えており、業務システムへのデータ連携も自動化する。
（出所：DynaEye 11公式Webサイト）
オンプレミス型のAI OCRツール。自治体・官公庁や製造、医療機関など累計8,500社以上の導入実績を誇る。
手書き文字、活字、バーコードなど幅広い文字の種類に対応し、文字認識精度は99.2％。枠外にはみ出した記入や、取り消し線・押印も高精度に認識する。
2つの異なるOCRエンジンを搭載し、ベリファイOCRで修正が必要な項目を高確率に抽出。確認作業にかかる負担の軽減を実現する。更に、直感的に操作できる画面で、ガイドに従って誰でも簡単に読み取り設定の定義ができるのもポイントだ。
（出所：スマートOCR公式Webサイト）
AI×OCRで紙の文書や帳票をデータ化する、クラウド型の業務効率化支援ソリューション。独自開発の「AI文字認識エンジン」や「AI文字列認識エンジン」により、読み取り精度は99.8%。手書き文字の認識や、ノイズがある画像からの文字列の読み取りも高精度に実現する。台形補正や歪み補正などにより、カメラで撮影した画像でも精度を保って認識してくれるのも強み。様々なフォーマットの帳票も、位置定義なしでデータ抽出が可能だ。
ISO27017を取得し、セキュリティ対策も万全。スタートアップ企業から大企業まで1,800社以上での導入実績を誇り、官公庁でも活用されている。提供はクラウドとオンプレミスのどちらの形態にも応じる。
（出所：DX Suite公式Webサイト）
AI OCRを搭載してあらゆる書類を自動でデータ化するAIエージェント。独自開発のAI OCRが手書きの文字をはじめ、FAXや画像内の文字も高精度に認識。読み取り対象のファイル群は自動で取得・仕分けされるため、ファイルのアップロード・ダウンロードの手間も省ける。定型の帳票のほか、請求書や図面、契約書などバラバラなフォーマットの帳票にも対応する。
クラウド版とオンプレミス版で提供。通信経路を暗号化するといった高いセキュリティレベルを実現し、金融機関でのクラウド版の導入実績も豊富に持つ。3,000契約以上・65,000人以上のユーザー数を誇る。
（出所：データセレクト公式Webサイト）
常時70名以上の入力スタッフが在籍し、短納期や大量案件にもスピード・正確性を活かして対応。アンケートや応募ハガキ、調査票の作成からデータ入力までワンストップで依頼できる。また、入力したデータを宛名シールやバーコード付ラベルなどに出力し、そのまま発送に活用も可能だ。
2名が入力した結果を原本と比較して精度を上げる「コンペア入力」、3名で入力する「トリプル入力」などを行い、入力精度99.98％以上を実現。セキュリティ対策にも力を入れており、ISO27001やプライバシーマークを取得している。
（出所：シ・ブリュ公式Webサイト）
OCRツールを用いず、すべての作業を日本国内に限定して人力で対応。プライバシーマークの認証を受け、情報保護の見直しや予防、スタッフの教育を常に取り組み続けている。
データ化を依頼する書類の内容に応じ、適した手法を採用。たとえば、入力・チェック・修正をすべて別の人が行う「入力後出力赤入れ校正作業」や、作業者2名がそれぞれ入力後、別の2名でデータを確認する「全項目作業者独立型ベリファイ入力によるトリプルチェック作業」を案件にあわせて実施している。
「Wordの表組みをしてほしい」「Excelの指定フォーマットに入力してほしい」といった企業ごとの要望にも応じ、様々なメニューをオーダーメイドで提供する。
（出所：おまかせDATA入力公式Webサイト）
AI OCR内蔵スキャナーを活用し、ネットワーク接続不用の高セキュリティ環境で高精度のデータ入力代行を提供。5,000社以上で資料の電子化を行ってきたノウハウを活かし、30カ国以上の外国語対応や指定システムに特化したフォーマットの維持など、多様な要望にも応える。
複数名のベリファイ入力に加え、独自開発した校正システムにより最高精度は99.96%。裁断できない書類や大判図面、絵画、フィルムなどのデータ化も手掛け、企業はもちろん、官公庁や学校、研究機関での利用実績も豊富。プライバシーマークも取得しており、持ち出しが難しい重要資料のデータ化にも強みを持つ。
手書きの書類をデータ化するとなると、自社で入力やチェック作業を行う場合は時間も労力もかかります。
手書き文字のデータ化をOCRツールで行ったり、代行サービスに依頼したりすれば、社内リソースを別の業務へ充てることが可能に。また、一度データ化が完了すれば、その後の検索や活用もしやすくなり、ペーパーレス化の推進にもつながります。
まずは、手書き文字をデータ化できる無料アプリを使用し、文字の認識精度や希望する業務領域をカバーできるかなど、検証してみるのがおすすめです。
そのうえで、有料の代行サービスやOCRツールを検討する際は、テキスト化の精度はもちろん、読み取り設定のしやすさや、依頼できる作業範囲を確認しておきましょう。書類や作成したデータからの情報漏えいを防ぐためには、セキュリティ対策のチェックも必要です。
どの作業を削減したいのか、データ化したテキストはどう使いたいのかも考慮しておくと、自社にあった代行サービスやOCRツールを見つけやすくなるでしょう。
手書き文字をデータ化するツールやサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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関西ビジネスインフォメーション株式会社
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