最終更新日:2024-01-16
会員制ビジネスやEC事業の運営に顧客情報を活用したいと考えている方へ。会員情報の管理や手続きなどの効率化に有効な会員管理システムの導入メリットや、各システムのタイプ、比較ポイントについて解説します。
会員管理システムとは、会員制WebサービスやECサイトに登録された顧客情報を、安全かつ効率的に一元管理するためのシステムのことです。
会員情報の管理やそれに付随する業務は、会員数の増加とともに煩雑化するのがネックです。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどを用いたアナログな手法は、誤記入や転記ミスが増えかねません。DMなどの宛名印刷やメルマガ送信時に、住所やアドレスといった顧客データを一括抽出できないというデメリットもあります。また、管理業務が属人化しやすく、担当変更時の引継ぎに手間取るケースも。
会員管理システムを導入することで、こうしたミスや手間の発生を削減し、業務効率化が可能になります。
会員管理システムを利用する最大の利点は、会員情報の一元管理による業務効率化です。氏名、生年月日、会員ランク、入会年月日など、詳細に顧客データを登録・編集できます。条件検索ですぐに必要なデータにアクセスし、登録情報の修正や問い合わせ対応、宛名印刷など付随業務に利用するデータ抽出などにすばやく対応可能です。
また、会員登録フォーム機能を搭載したシステムでは、自社サイトにバナーを貼るだけで作成した会員登録ページに遷移できます。顧客が入力した情報をシステム上に自動反映できるため、入力作業の削減も可能です。更に、システムには堅牢なセキュリティ対策が施されているため、情報漏えいリスクの軽減にもつながります。
その他、会員登録を促す集客機能や、会員ページを表示するための認証機能、会費徴収ができる決済機能、メルマガ作成・送信機能など、多様な機能を搭載しています。
本記事では、自社に合った会員管理システムを選定・導入できるように、比較ポイント・選び方などを、わかりやすくご紹介していきます。
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会員管理システムの導入でできるようになることやメリットについて、具体的にご紹介します。
直感的な操作で、データの収集から活用まで、会員の個人情報を効率的に管理できるようになります。会員ページの手続き画面とシステムを紐づけることで、入会申込や退会、変更といった各種手続きをワンストップで実行。登録情報を転記する手間が省けます。
また、システム経由の口座決済で、会費やイベント参加費などの集金ができるように。管理画面から支払いの有無を確認できるので、入金管理に手間取りません。予約システムや経理システムとの連携によって、売上管理などの後続業務も効率化できます。
メルマガ、LINEメッセージ、アンケートなどの配信をシステム上で設定できるため、会員とのタッチポイントを増やすのにも役立ちます。いつ何を購入したのか、どのようなイベントに参加したのか、といった利用履歴がデータベースに反映されるので、会員のニーズに応じたアプローチが可能に。
また、オンラインでの会員登録によって手続きの手間を削減。申し込みのハードルを下げることにもつながります。
会員管理システムを独自開発するよりも、パッケージ化された会員管理システムを導入したほうが、より安価かつ効率的な運用が期待できます。いずれのサービスもセキュリティ対策に万全を期しているため、個人情報を安全に取り扱えるプラットフォームの構築が可能です。自社の運営方法に合わせて、会員管理の仕組みや機能をカスタマイズできるサービスも。
3つのタイプに大別して会員管理システムを紹介します。まずはどのタイプが自社に合いそうか、選んでみましょう。
顧客情報を一元的に管理して、それに紐付いた形で会費の徴収や入金情報の確認ができるタイプ。会費の自動計算やオンライン決済、会計システムとの連携など、バックオフィス業務の効率化に役立つ機能に強みを持ち、経理や営業など他部署の業務効率化に役立ちます。
たとえば、「hacomono」「Smart Hello」「会費ペイ」「シクミネット」などは、会員情報の管理、月謝の集金、決済をひとつのシステムで連動させられます。また、クレジットカードや口座振替を利用した自動集金システム「月額パンダ」は、返金機能や支払い失敗時の自動督促案内といった入金管理機能が充実しているのが特徴です。
会員データベースを活用して、一人ひとりのニーズや嗜好に合わせたアプローチができるタイプです。メルマガ配信・自動DM配信・チャット機能でタッチポイントを拡大したり、アンケート機能で満足度を調査したりと、マーケティング施策の強化に役立ちます。
たとえば、来店・受付の予約管理・顧客管理・決済に対応する「STORES 予約」は、特定の条件で会員を絞込み、メールやSMSでクーポン配布やイベント周知を可能に。そのほかにも誕生日や予約数などの条件に応じて、メッセージを送れる自動DM配信など、集客や販売促進の機能が充実しています。
顧客管理システム「Prius Pro」は、多様な業種テンプレートを用意したクーポン作成機能を搭載。クーポンの使用状況の集計や解析、利用状況などから効果測定をすることも可能です。
会員サイトの運営方法に合わせて機能を組み合わせるなどして、誰でも簡単にプラットフォームを構築できるタイプです。
会員サイトを構築する際には、会員登録機能（フォーム作成）、ログイン制御、会員情報やパスワード更新受付、退会受付、ログイン後の会員向けページの表示といった機能を実装しなくてはいけません。同時に、万全な個人情報漏えい対策も必要に。こうしたプラットフォームをイチから開発するよりも既存の会員管理システムを活用したほうが効率的です。
たとえば、「SPIRAL®」は、サービスページや登録フォームなどを実装したプラットフォームをプログラミング不要で簡単に構築できます。第三者機関による厳しい審査をパスしているのでセキュリティ面も安心です。「WEBCAS CRM」は、自社の運用ルールに合わせた会員登録・会員管理の仕組みを簡単に構築できます。「スマートコア」のように、会員管理と連動した会員制サイトを低コストでスピーディに構築できるシステムも。
予約機能付きのHPを作成できる「MOSH」は、ヨガやフィットネスなど個人が主催するオンライン講座の顧客管理に最適。Zoom連携機能を利用すれば、予約が入ると自動的にミーティングURLが発行されます。
前項でご紹介した3つのタイプをふまえて、実際のサービスを比較する際のポイントを解説します。「(1)事務作業の効率化に強みのあるタイプ」「(2)会員へのアプローチに強みのあるタイプ」と「(3)会員制ビジネスのプラットフォーム構築に強みのあるタイプ」とでは比較ポイントが異なるので注意してください。
まずは、「(1)事務作業の効率化に強みのあるタイプ」と「(2)会員へのアプローチに強みのあるタイプ」における3つの比較ポイントから見ていきましょう。
ECサイトやオンライン講座など、決済が発生するサイト・サービスを運営している場合は、あらかじめ決済機能が搭載されている会員管理システムがおすすめです。
このタイプのシステムは、決済が発生しない限りコストが発生しないタイプのものが多いので、導入コストを抑えることができます。ただし、決済ごとに掛かる手数料率によっては、割高になってしまうこともあるので要注意。利用頻度を加味して、損益を検証するといいでしょう。
学習塾やスポーツクラブ、コワーキングスペースなど、会員が物理的に出向くオフラインのサービスなら、QRコードによる会員証の発行や、スマートロックとの連携ができるシステムが便利です。自動で入退室の管理ができるため、受付業務の省力化が可能に。たとえば、「Smart Hello」や「会費ペイ」は「Akerun入退室管理システム」と連携することで、クラウド上で鍵を自動作成して入退室を管理できるように。
学習塾の場合は、入退室の記録を保護者へメール配信できるシステムがおすすめ。生徒の安全確保に役立つため、利用者満足度の向上にもつながるでしょう。
手続きの簡便さを担保したいなら、スマホアプリやマルチブラウザに対応しているシステムがおすすめ。「MOSH」は利用者の手続きだけでなく、サイトそのものの構築もスマホで完結できるので、管理者にとっても使いやすいシステムです。
また、導入後の運用を考えると、PCスキルに乏しい人でも操作しやすい管理画面であることが重要。「月額パンダ」は、インターネットやExcelが使えるくらいの知識があれば十分に活用できます。担当者のサポートも受けられるので安心です。
次に、「(3)会員制ビジネスのプラットフォーム構築に強みのあるタイプ」における、2つの比較ポイントについて解説します。
個人情報やクレジットカード情報を扱うサイトにおいて、高度なセキュリティ対策は必要不可欠。データベースへの不正な攻撃を防ぐためには、脆弱性診断と対策が高頻度で行われているシステムであることが重要です。
たとえば、会員サイト構築システム 「SPIRAL®」は、ID管理とアクセス管理の両面からセキュリティ対策を実施。金融機関や官公庁でも採用される強固なセキュリティ対策に加え、毎年外部機関の脆弱性診断を受けて、セキュリティレベルの維持・向上に努めています。
システムの運用にあたっては、管理担当者の負荷軽減も重要なポイントです。外部システムとのAPI連携の充実度、画面設計の自由度、会員登録フォームやページなどの構築機能の使いやすさなどは、しっかり確認しておいたほうがいいでしょう。
たとえば、「スマートコア」は、会員サイトコンテンツやサイトデザインのテンプレートが充実しています。会員管理とHPの構築・管理をワンストップで行えるほか、マイページの設置も簡単。統一感のあるサイトを手軽に構築できます。
事務作業の効率化に強みのあるシステムをご紹介します。
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（出所：hacomono公式Webサイト）
ウェルネス領域に特化した統合型の会員管理システム。会員管理に加えて、支払い管理やシフト管理、月謝自動化など、リアル店舗や施設の基幹業務を担う豊富なバックオフィス機能で、業務効率化を実現する。
入会・体験の手続きや決済もオンラインだけで完了。会員の契約プランや予約状況、来店履歴、購入履歴はデータで管理・共有され、それらをもとにした最適な接客が可能に。見込み顧客の管理にも対応しており、入会促進DMやメルマガなど、マーケティングにも活用できる。LINEとの連携によって、顧客アンケートの作成やキャンペーンに合わせたデジタルクーポンの発行も簡単。
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（出所：Smart Hello公式Webサイト）
1,400施設以上の導入実績を持つ会員管理システム。基本的な会員管理機能に加え、電子サインでペーパレス運用を可能とする入会受付など、店頭業務をサポートする機能が豊富にそろう。フィットネスクラブ、スイミングスクール、インドアゴルフ、公共運動施設などを中心に導入されている。また、自由にカスタマイズしながら入会申込サイトや体験予約サイトを作成できるので、自店舗に合わせた運用が可能。スムーズな入会促進も実現できる。
その他、決済機能も搭載しており、バーコードリーダー、レシートプリンター、キャッシュドロアとの連携も可能なため、タブレットと組み合わせれば利用の幅を柔軟に広げることができる。更に、専用のスマホアプリからの予約、ICカードやQRコードを使った入退室など、顧客体験の向上につながる機能も多数搭載。
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（出所：ekaiin.com公式Webサイト）
セミナーやスクール、単発イベントなどにおける、「会員管理・請求・集金」を一元化するオンライン決済サービス。管理画面上で必要項目を選択するだけで会員ページを作成でき、入力した情報を名簿として集約・管理できる。会員のクラス分けにも対応。「一人の会員を複数のクラスに所属させる」、「特定の会員をクラスに所属させない」など柔軟に設定でき、クラスごとの集金も可能だ。一斉連絡・個別連絡に対応するメッセージ配信機能も搭載しており、リマインドにも活用できる。
クレジットカード登録、またはスマホ決済アプリ「支払秘書」を利用した自動引き落としで、月謝などの定期集金が可能。集金状況を一覧で確認できるだけでなく、突合も自動化できるため、会員向けの請求業務にかかる手間を軽減する。
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（出所：シクミネット公式Webサイト）
「会員管理」「決済」「イベント運営管理」の3機能の連動によって、事務作業を効率化するクラウドサービス。基本的な会員情報の管理はもちろん、オリジナルの管理項目の設定や、登録情報のCSV出力にも対応している。
また、決済と会員情報が連動しているため、決済情報と会員情報を自動的に紐付けられる。イベント運営管理機能では、イベントの申込画面の作成や編集、申込状況の確認、決済状況の確認、参加履歴の登録までワンストップで管理できるのが魅力。
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（出所：月額パンダ公式Webサイト）
売上一覧、売上リストダウンロード、返金機能といった管理機能が充実した、お金の管理に強いシステム。クレジット決済に加えて、口座振替での集金にも対応しているところが特徴だ。書類の手続きは不要で、Webのみで手続きが完了。毎月の支払い状況はシステムで一元管理できるので、管理画面から簡単に把握できる。また、返金機能（クレジットカードのみ）や、支払い失敗時の自動督促案内も搭載されているので安心。徴収方法も「毎月固定日」「毎月申込日」「○日ごと」など、柔軟に設定できるのが魅力。
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（出所：会費ペイ公式Webサイト）
入会申し込み、会員管理、支払い方法登録、集金、督促など、会費制ビジネスに必要な作業を自動化できるシステム。Webフォームで受け付けた申込情報を自動で管理画面に反映し、請求情報を毎月自動で生成する。会員がカードや口座振替で決済すると、決済結果を自動で管理画面に反映。会員側の利便性向上に加え、業務工数や人的ミス、現金取り扱いリスクの削減など、事業者側の利便性向上にも役立つ。
更に、会計システム「会計freee」との連携で会計処理負担を、入退室管理システム「Akerun」との連携で入退室管理の作業負担を軽減させられる。
（出所：MiiT+公式Webサイト）
ファンクラブ、協会・学会、OB・OG会など様々な団体で利用できるよう、使いやすさを追求したシステム。豊富な検索項目を使って会員データを絞り込み、メール配信やラベル印刷に活用できる。会員データベースのマスタ登録では、オリジナル項目の設定も可能。
また、自動消込機能により、会費や月謝、イベント参加費の集金など入金管理が簡単に。月単位の定期引き落としを設定できるので、集金もれ防止に役立つ。
こちらでは、集客施策のバリエーションが豊富なシステムをご紹介します。
（出所：STORES 予約公式Webサイト）
会員管理業務の効率化に加えて、予約受付・管理にも対応したシステム。100万人以上が利用する検索・予約サイトに掲載されることから、新規顧客獲得に強みを持つ。また、「Google検索」や 「Googleマップ」など、様々なGoogleサービス上にSTORES予約URLを表示することでも、集客の増加が見込める。更に「Google Analytics」と連携すれば、予約サイトへの集客状況の分析も可能に。
ZoomやSalesforceといった外部サービスとの連携も充実しており、あらゆる面からビジネスをサポート。たとえば、Salesforceと連携すれば、予約情報・顧客情報を自動的にSalesforceに取り込んで、会員に最適なマーケティングを実施できる。
（出所：Prius Pro公式Webサイト）
会員管理のほかに、会員クーポンやチケットサービス配信など、集客機能を豊富に揃えたシステム。誕生日や記念日、申込み受付から〇日後といった様々な条件から、99種類のステップメールが作成できる。送信する際には、自動と手動から選べる。テンプレート、画像、絵文字などを用いて簡単にメルマガを作成し、高速で一斉配信できる。
また、クーポンサービスのテンプレートも用意されており、有効期限や、使用回数制限を設定するだけで、クーポン作成が完了。また、メール配信サービスと連携して、音楽、動画、PDFファイルの一斉配信も可能。多角的なアプローチで、販促に力を入れることができる。業界最安クラスの料金も魅力。
（出所：WEBCAS CRM公式Webサイト）
誰でも簡単に会員登録・管理の仕組みを構築できるシステム。メール配信やアンケート、顧客管理、メール共有といった豊富な機能を、単体もしくは組み合わせて利用できる。
データベースを活用して会員一人ひとりに最適なアプローチを実現するメール配信システム、会員の本音を聞き出すアンケートシステム、問い合わせにスムーズに回答できる問い合わせメール共有管理システムなど、会員とのコミュニケーションを強化する機能が充実。これらを組み合わせることで、会員のニーズ収集からニーズに沿ったメールアプローチなど、迅速かつ的確なマーケティング施策を実施できるようになる。また、既存会員のデータベースと外部システムを連携させることで、会員の行動、ライフスタイル、属性などに合わせたマーケティングも可能だ。
（出所：COMSBI公式Webサイト）
LINE公式アカウントをミニアプリ化し、高度な機能を提供するためのプラットフォーム。LINEを用いたマーケティングに優れており、会員区分や購入履歴、行動履歴などによってユーザーを自動的にカテゴライズする。ユーザーごとに表示メニューを変えたり、メッセージを自動配信したりと、業務負担をかけることなく個別対応をできるのが強み。たとえば、「ECサイトである商品ページを閲覧した人にだけ自動的にメッセージを送る」などユーザーと1to1のコミュニケーションを図ることができる。会員管理だけでなく、ニーズの深堀りや新規拡大を図りたい場合におすすめだ。
会員制ビジネスに必要なプラットフォームの構築に強みを持つシステムを紹介します。
（出所：SPIRAL®公式Webサイト）
会員アプリ・サービスの構築に必要な機能をカバーした会員管理システム。金融から官公庁まで12,000社超の導入実績を持ち、セキュリティの高さにも定評がある。
600以上の豊富な機能を搭載し、会員DB、ログイン機能・マイページなどの基本機能のほか、会員サイトに欠かせないメール配信やアンケートなどのアプリケーションをカスタマイズして、自由に組み込める。
また、「SPIRAL®API」を利用すれば、個人情報を「SPIRAL®」のDBに預けた状態で、外部システムからのアクセスが可能に。APIを通して「SPIRAL®」で構築したWebコンテンツを外部システムに出力するなど、柔軟かつセキュアな会員アプリ・サービスを構築できる。
（出所：MarkONE公式Webサイト）
「会員制サイトの構築」「フォーム作成・公開」「高速一括メール配信」「キャンペーンシステム」の4つの機能を備えた、マーケティングに強みを持つ会員管理システム。顧客ニーズに合わせた会員制サイトを、ノンプログラミングかつ短期間で構築できる。ネットマーケティングに必要な機能を1つの画面から統合的管理できるほか、必要な機能を選んで組み合わせたり、既存システムと連携させたりといった柔軟な利用に対応。コストパフォーマンスに優れている点もポイントだ。
「高速一括メール配信」機能では、パーソナライズメール、オプトインメール、アンケートメールといった機能に加え、キャリアブロックにも対応。顧客との接点を増やしたい企業におすすめだ。
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（出所：MOSH公式Webサイト）
スマホで簡単に、予約機能付きHPを作成できるシステム。サイト制作のノウハウがなくても、サービス提供に必要な機能を備えたHPを最短3分で作ることができる。HPはスマホからの予約・キャンセルなどの操作ができるほか、回数券の利用や月額課金など多様な支払い方法が設定できる。クレジットカード決済で事前に集金できるため、管理の手間がなくなる。
また、月額サブスク会員限定公開で、動画配信や限定ブログ投稿、ラジオ投稿といった、カスタマイズも可能。Zoomとの連携で、予約が入るとミーティングURLが自動で発行できるので、オンラインサロンを開催する際にも便利。
（出所：スマートコア公式Webサイト）
会員管理と連動した会員サイトをスピーディーに作ることができるシステム。会員データベース管理、会員サイト管理、コンテンツ作成、メール配信といった基本機能に有料オプション機能をプラスすることで、ニーズにあった会員サイトを自由自在に制作できる。
オプション機能は、掲示板、イベント管理、会費管理など23の機能を用意。カスタマーサポートに届く利用者の声を反映し、月1回以上のペースでシステムの調整や改善を実施しており、使いやすさを見直している。機能だけでなく、データ容量なども自由に設定できるので、コストを抑えて運用できるのも魅力。
会員管理システムは、定型業務の効率化やセキュリティの強化だけでなく、集客やサイト構築など、会員制ビジネスにおいて欠かせない機能を備えています。以下、要点（よくある質問）をまとめておきましたので参考にしてください。
「会費ペイ」や「MiiT+」、「月額パンダ」「MOSH」といった会員管理システムは、初期費用・月額料金がかかりません。サイト上で決済が発生した場合にのみ、決済手数料やシステム利用料がかかる仕組みです。そのため、会費や月謝などのオンライン決済が発生しない団体なら、無料で使うことができます。
管理すべき会員数や情報が多くなければ、Excelの顧客管理表でも十分に対応できるでしょう。しかし、「様々な顧客情報を一元管理したい」「顧客情報をマーケティングなどにも活用したい」といったニーズに対応するのは難しいため、会員管理システムの導入が必要となります。
また、プログラミンスキルがあれば会員管理システムを自作することもできますが、手間や使い勝手を考えると、既存の会員管理システムを利用するほうが効率的でしょう。
本記事でご紹介した比較ポイントなども参考に、自社に最適なシステムのセレクト・導入を検討してみてください。
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