最終更新日:2023-10-06
会員数が増えて管理が大変、会員への対応ミスを減らしたい、登録の簡易化で会員数増加を狙いたいという方へ。会員制ビジネスの管理・運営を効率化し、新規会員獲得への貢献も期待できる会費徴収システムについて解説します。
会費徴収システムとは、フィットネス、スクール、サロンなど会員制ビジネスにおける会員の管理、会費の決済・入金状況の管理機能を備えたシステムのことです。「集金システム」とも呼ばれています。
会費を徴収するためには毎月請求を行い、「きちんと支払われたか・過不足はないか」を確認しなければいけません。未払いや不足があれば督促を行う必要があります。会員が少ないうちは手作業でも問題ありませんが、会員数が増えてくると管理が煩雑になり、ミスも起きやすくなり、精神的にも負担になってきます。
これらの課題を持つ方におすすめなのが今回ご紹介する会費徴収システムです。
会費徴収の負担を大幅に軽減でき、システムによっては会費の徴収にとどまらず新規の会員登録や会員情報の管理など、会員制ビジネスそのものを効率化してくれるものもあります。
記事後半には各サービスを取り上げて紹介しています。「今スグツール選定に移りたい」という方はそちらを参照ください。社内稟議に向けて「もう少し詳しく知りたい」という方はこのまま記事を読み進めてください。会費徴収システムの具体的な導入メリットにはじまり、自社に合ったシステムの選び方、比較ポイントまでわかりやすくご紹介していきます。
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会費徴収システムを導入することで得られるメリットは「管理の効率化」と「新規会員獲得」の大きく2つが挙げられます。
会員情報と入金状況の管理を一元化することで、事務作業の効率化につながります。主なメリットに以下のものが挙げられます。
＜会費の未払い防止＞
＜手続きの簡略化＞
システムの活用は、サービスを利用する会員にとってもメリットが多く、新規会員獲得にも有効です。具体的には以下のメリットが挙げられます。
＜離脱防止＞
＜新規ターゲットへのアプローチ＞
会費徴収システムは、導入にあたり何を重視するかによって、2種類にタイプ分けできます。
① 管理業務の効率化を重視したタイプ
② 新規会員獲得を重視したタイプ
以下、それぞれのタイプについて具体的にどのような特徴があるのかを解説しています。イチから選ぶのは大変ですので、まずはどちらのタイプに当てはまるか、ざっくりと考えてみましょう。その上で、後述する比較ポイントに沿って選んでいくとスムーズです。
月会費・年会費の徴収サイクルを入力するだけで、引き落とし・入金結果の反映・未収金の催促が自動化されるなど、会員情報と決済情報を紐づけて管理できると業務効率アップにつながります。
たとえば、「シクミネット」では、イベントの申込み画面の作成から決済状況の確認までがワンストップで管理可能。「会費ペイ」「サブスクペイ」「Smart Hello」は、入会申込みWebフォームから会員管理・決済・請求管理まで一つのシステムで完結しており、それぞれの機能が自動連携しているため、人的ミスの防止や業務工数の削減が期待できます。
オンラインでの予約・キャンセル機能が充実したシステムは、気軽に申込みができるようになることから、新規会員の獲得に強みがあります。講師や会場から検索や予約をすることが可能なシステムもあり、フィットネスやオンラインセミナー、コワーキングスペースといったサブスクリプションサービスと好相性。チケットや回数券での決済に対応しているシステムも。
たとえば、オンラインサービスの提供に強みのある「MOSH」では、予約管理から月謝管理までできるサイトを、スマホだけで作成することができます。月額・初期費用が無料なので、「小規模でサービス提供をはじめてみたい」というユーザーに人気です。
「STORES 予約」も予約と同時に決済を完了させられる仕組みを提供しており、都度カード決済だけでなく、月謝や回数券もまとめて管理できます。
会費徴収システムの料金は、システムによって異なります。大きく分けると、以下の3パターンに分かれます。具体的な料金はシステムによって異なり、「決済手数料と決済利用料がかかるもの」「月額基本料金と決済手数料がかかるもの」というように組み合わせで料金が発生するものも少なくありません。
たとえば、決済手数料3％、決済1件につき100円だとして、運営するスクールの生徒数20名、それぞれから月額5,000円の会費を徴収した場合は、以下のような料金になります。
なお、手数料と利用料の料金形態をとっている場合、月額基本料金に関しては無料にしているシステムも少なくありません。気になるシステムがあったら、事前に確認しておきましょう。
会費徴収システムを選ぶ上で重要な、4つの比較ポイントを解説します。
クレジットカードを持っていない人は口座振替、個人情報を企業に渡したくない人はコンビニ決済、またポイントを貯めたい人はPayPayやLine Payなどのモバイル決済といったように、複数の決済方法に対応しているとユーザーのニーズにも応えやすくなります。
たとえば、「enpay」は、クレジットカード、コンビニのほかにも、LINE Pay、PayPay、au PAYなど多様な決裁手段に対応しています。決済方法を気にするユーザーは多いため、他社との差別化にもつながるでしょう。
入金の遅れや決済ミスといった未収金が発生した時に、メールなどで自動催促してくれる機能があると、回収漏れを防ぐのに役立ちます。加えて、未決済の会員に催促する手間が省ける、お互いに気まずい思いをしなくて済む、というメリットも。未収金が発生した時に知らせてくれる、リマインド機能も便利です。
催促の他には、「後払い.com口座振替サービス」のように口座振替できなかった金額を、100％立替保証してくれるサービスもあります。未回収のリスクの防止はもちろん、未入金の督促作業は精神的に負担が大きいため、それを避けたい場合におすすめです。
会員が予約をする必要がある際には、入会申込みフォームだけでなく、HPや予約サイト、会員専用のマイページなどのWebページ作成機能の有無や、Webページにオリジナル機能を付与するカスタマイズ性も確認しておきましょう。
自社の運営内容にフィットする既存のパッケージ型サービスが見つからない場合は、カスタマイズありきで「Smart Hello」や「シクミネット」のようなシステムを採用するのも一手です。利用状況に合わせたカスタマイズ開発のもと、サービスを提供しています。また、「STORES 予約」のような豊富なテンプレートの用意があるシステムを選べば、専門知識がなくてもガイドに沿って操作するだけで業種に合わせた会費徴収システムを導入することができます。
外部システムとの連携性も重要なチェックポイント。特に、既存の会計システムや顧客管理システムと連携できるかどうかによって、経理業務の効率化に差が出てくるでしょう。
「会費ペイ」や「hacomono」は、スマートロック「Akerun」との連携が可能。無人受付のコワーキングスペースやスポーツジムなどで入退室記録によって会費が管理できるといった便利な機能を備えています。また、「MOSH」では、予約が入ると自動的にZoomのミーティングURLが発行されます。このように自社サービスにフィットするシステム連携機能を備えたものを選べば、更なる業務効率化につながります。
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（出所：会費ペイ公式Webサイト）
入会申込みや会員管理データベース登録、毎月の集金、払い漏れの督促といった運営事務作業のほとんどを自動化し、一元管理することができる。初期費用や月額費用が無料なので気軽に導入でき、会員数が増えてからも使い続けられる利便性が特長。入会時の即時決済では、クレジットカードとコンビニを、毎月の継続課金では口座振替とクレジットカードの決済手段を利用できる。入会手続きはすべてオンラインで完結。管理画面もシンプルで直感的な操作が可能。
また連携機能も充実。スマートロックの「Akerun」や会計システムの「freee」との連携で、入退館の無人管理、入金後の経理業務を自動化できる他、「LINE」連携では「入会申込み」とLINE公式アカウントに送るだけで入会申込みフォームのURLを受け取って、そのまま入会手続きを進められる。
（出所：hacomono公式Webサイト）
フィットネスクラブやパーソナルジム、整体院など、ウェルネス領域に特化した会員管理・予約・決済システム。店舗運営に必要な機能をオールインワンで搭載し、バックオフィス業務の効率化を実現する。会費などの決済方法は、クレジットカード払いと銀行口座自動引き落としの2つに対応。クレジットカード払いの場合は毎月の決済や催促、再徴収の作業が不要となるため、スタッフの作業負担軽減につながる。未納者へは自動で催促メールが送信されるため、連絡漏れによる未回収を防止することが可能。
会員の契約プランや予約状況、来店履歴、購入履歴はデータで管理・共有され、顧客ニーズにあわせた最適な接客やプログラム開発にも活用できる。
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（出所：サブスクペイ公式Webサイト）
サービスの提供実績20年、12,000社以上が導入している会費徴収システム。課金の周期が毎週〜毎年まで幅広く選べることからサブスクリプションサービスの決済に利用されることが多い。申込みWeb（決済）フォーム、顧客管理機能、継続課金機能、決済システムがオールインワンでパッケージされているため、このシステムを導入するだけでサブスクビジネスがはじめられる。申込みから導入完了まで最短1週間とスピーディ。
クレジットカード業界の国際的なセキュリティ基準「PCI DSS」に準拠した決済システム、管理体制による業務運用、プライバシーマークの取得、3Dセキュアの導入など、充実したセキュリティ対策も多くの企業から選ばれる理由のひとつ。
（出所：Smart Hello公式Webサイト）
入会受付から会費の管理、請求、顧客データの分析まで、会員管理に関わる様々な機能を備えるシステム。複雑なコースの組み合わせや月会費と年会費の設定など、運用に合わせた会費管理が可能。入会時はクレジットカード決済、月会費・年会費は口座振替とクレジットカード決済から選択できるので、会員の利便性向上にもつながる。
入会申込サイトや体験予約サイトを簡単に構築できるのも特長で、ニーズに合わせて必要な項目だけを選択できるため、運用に合わせたフォームを作成することができる。その他、予約やチェックイン、スケジュール管理などの豊富な機能も搭載。フィットネスクラブや公共運動施設など、会費請求を行う店舗や団体への導入に適している。
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（出所：シクミネット公式Webサイト）
会員管理、入金管理、イベント管理、メール管理といった組織運営に必要な機能を豊富に備えたクラウド型の会費徴収システム。会員情報は会員自身がマイページから入力し、情報の編集や更新もできるので、運営側の事務負担が大幅に軽減される。登録された会員情報は、入金情報だけでなく、イベント参加情報や年齢・性別によるソートが可能。そしてソートした情報をCSV形式で出力して、イベントの受付表として使うといった活用方法も。
また、各団体の運営内容にフィットしたオリジナル機能の開発・提供も行う。更に、会員対応や会報の送付といった事務局業務代行にも対応している。豊富な決済手段も特長。
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（出所：月額パンダ公式Webサイト）
口座振替・銀行振込・クレジットカード決済ができる会費徴収システム。加入申込みページから会員が情報を入力するだけで、自動集金が行われるようになる。情報入力はすべてオンラインで完結できる。
申込みページや解約・変更ページなどを備えた簡易HP作成機能や、一覧リストによって売上や会員情報を管理できる機能のほか、柔軟な支払いスケジューリング機能も。毎月固定日での徴収に加えて、一定日数ごとの徴収（30日ごとに徴収など）や、毎年固定日の徴収（年会費徴収）が可能。従量制課金にも対応している。
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（出所：enpay公式Webサイト）
定期的な集金業務のキャッシュレス化・自動化に強みを持つクラウドサービス。UIや操作性に優れており、保育園・こども園・幼稚園・学校・塾・習い事教室を中心に多くの利用実績あり。
請求者は支払者・請求費目・金額をクリック操作で選ぶだけで請求書を作成可能。一括インポートも対応しており、大人数の登録も瞬時に完了。請求はLINEなどのメッセージで送られ、支払い状況をリアルタイムに確認可能。未払い者へのリマインドにも対応しているため管理の手間もかからない。クレジットカード、コンビニ、LINE Pay、PayPay、au PAYなど豊富な決裁手段に対応しているのも心強い。
(出所：後払い.com口座振替サービス公式Webサイト)
月々の会費徴収を口座振替にして、諸々の手続きを省略したい場合におすすめのサービス。一般的に会費を口座振替にしようとすると口座の登録や入金確認・再請求などの事務手続きが必要だが、そういった口座振替業務を一貫して代行してくれる。たとえ、残高不足により集金できなかったとしても、100％立替保証付きのため面倒な督促作業の必要もない。「会費を現金・払込などで徴収するのに毎月手間取っている」「督促が負担」という場合にはおすすめ。なお、口座振替に関する会員からの問い合わせには、同社のカスタマーセンターが直接対応してくれるのも心強い。
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(出所：ekaiin.com公式Webサイト)
セミナーやスクール、イベント、募金など、幅広いシーンで活用されるオンライン決済サービス。会員登録ページや集金ページの作成、請求業務まで管理画面上で一元化できる。入会後の定期集金はすべてオンラインで完結。クレジットカード登録、またはスマホ決済アプリ「支払秘書」を利用して、任意のサイクルや金額で自動引き落とし設定が可能だ。集金状況を一覧で確認できるだけでなく、突合も自動化できるため、請求業務にかかる手間やコストの削減を実現する。
更に、名簿登録・管理機能や会員のクラス分け機能、一斉連絡・個別連絡に対応するメッセージ配信機能を搭載。煩雑になりやすい会員管理を効率化し、スムーズな団体運営をサポートする。
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（出所：STORES 予約公式Webサイト）
累計導入社数13万以上、180を超える業種にシステム対応した予約システム。月謝集金や顧客管理を一気通貫して行うことが可能。48種類の無料テンプレートの中から好きなデザインを選ぶだけでシステムを導入することができる。オンライン上で電子チケットの発券、販売もできるので、突発的なイベントにも対応可能。クレジットカードでの事前決済、月謝課金、回数券の支払いの他、現地での現金決済にも対応。ZoomやGoogleカレンダーなどの外部連携機能も充実。
（出所：SELECTTYPE公式Webサイト）
Stripe社の決済代行システムを使用した、会員向けにクレジットカードによる月会費・年会費払いなど継続的な課金を自動処理するサブスク（継続課金）サービスの提供ができるシステム。高機能な予約システムつきHPから予約フォームやメールフォーム、アンケートの作成まで幅広く対応。レンタルスペースやエステサロンから観光農園まで様々な業態で利用されている。
決済手段はクレジットカードのみだが、スタッフ指名ができる予約システムや、会員とのタッチポイントとなるメルマガ配信、そしてビジネス運営に役立てることのできる顧客解析機能、予約統計といった、新規顧客獲得につながる機能が多数用意されている。
（出所：MOSH公式Webサイト）
フィットネスやヨガなどのオンラインレッスン販売に特化した、予約サイト作成ツール。スマホだけでサイトを作成することができるため、個人でもすぐにオンラインレッスンの販売をはじめられる。単発のオンラインレッスン販売だけでなく、月額サブスクにも対応しているので、会員限定の動画配信やブログ投稿、オンラインサロンの開設にも利用でき、月会費の徴収は自動化可能。
オウンドメディアの「MOSH Magazine」でサービスの活用方法や運営ノウハウを紹介するほか、チャットサポートで集客に関する相談もできるので、安心して利用開始できる。LINE@での質問受付も心強い。
（出所：ZEUS公式Webサイト）
大手保険会社SBIインシュアランスグループ内の事業会社をはじめ、14,000以上のサイトで導入されている信頼のオンライン決済システム。オンラインレッスンの月謝や、学会やOB会・同窓会の月会費の徴収に向いているのが、「会費徴収・月額課金サイト向け支払い決済」で、クレジットカード決済と口座振替決済のほか、コンビニ決済やペイジー決済にも対応できる。
会員規模の大きい団体では既存のCRMと決済システムを連携させたり、書面で手続きを行う団体ではWebサイト外で決済処理ができるシステムを提案したりといった、柔軟性の高さにも定評がある。
（出所：MiiT+公式Webサイト）
初期費用と月額費用が無料の会員管理クラウドシステム。クレジットカード、コンビニ、ペイジー、口座振替に加え、現金での支払いを手入力で管理することもできるなど、幅広い決済手段に対応。自動消込機能を備えているため、入金管理も容易。
Web会員証の表示やスケジュール、イベント、お知らせなどの機能を搭載した会員専用のマイページ機能により、会員限定のサービスを充実させることが可能。
また、会員管理機能は、入会年月日や生年月日、居住地など様々な検索項目でソートがかけられたり、検索結果をCSVで出力したり、ラベル印刷をしたりできる。
会員情報は高セキュリティのサーバで管理、SSLによって通信内容の漏洩を防止するなど、セキュリティ対策も万全。
（出所：メンバーペイ公式Webサイト）
オンラインサービス事業者向けの会費徴収システム。アカウント登録するだけで、自分だけのサービス販売ページを作成できる。あとは登録フォームを設置し、そこで登録したユーザを会員として、限定の招待リンクやzoomのURLなどを一斉配信すればOK。
月々の会費もクレジットカードもしくはコンビニ払いで自動徴収でき、「初月無料」「日割り計算」「別途価格」など柔軟に設定できるため、月額課金のサブスクで登録日によって異なる料金計算をしたい場合も安心。
会員制ビジネスの効率化・最適化に役立つ会費徴収システム。様々な製品がありますが、強みとする部分によって、「管理業務の効率化を重視したタイプ」と「新規会員獲得を重視したタイプ」の2つに分かれます。自社で導入するとしたら、まずはどちらのタイプに当てはまるか考えてみましょう。
ある程度絞り込んだ上で、以下のようなポイントに沿って選んでいくとスムーズです。
①決済方法の種類
②自動催促機能の有無
③Webページ作成機能の有無や柔軟性
④外部との連携性
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