フィットネスジムやスポーツクラブ、語学教室などのスクールを運営において、予約や会員管理、請求管理などを効率化したいと考えている企業の管理部門の方へ。スクール管理システムのタイプや選び方、比較ポイント、おすすめのサービスを紹介します。
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スクール管理システムとは、学習塾やスポーツクラブなど、様々な形態のスクールにおいて、日々の運営を効率化するためのシステムです。会員情報の管理、出欠管理、成績の記録、会費の請求、講師のシフト管理、保護者への連絡といったスクール特有の業務を、一元的に管理できます。
スクール管理システムを導入すれば、システム上で簡単に情報を参照できるようになるため、会員の獲得やクラス運営の改善といった施策を打ちやすくなります。手作業による管理の手間が削減され、教室の省スペース化が実現できるのもメリットです。また、会員向けマイページやスマホアプリを備えたサービスであれば、会員側にも高い利便性を提供できます。
なお、スクール管理システムの中でも、学習塾に特化したシステムをお探しの方は「学習塾管理システム比較12選。選び方や無料ツールも紹介」をご参照ください。学習塾管理システムの機能や比較ポイントを詳しく解説しています。
スクール管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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スクール管理システムには、主に以下のような機能が搭載されています。
| 会員情報の管理 | 会員の氏名、連絡先、在籍状況、成績、入退会履歴といった情報を一元管理する機能。クラス・コースごとに分類して管理できるものも多い |
|---|---|
| 予約管理 | レッスンや教室の予約・振替を管理する機能。会員側の機能として、スマホから手軽に空き状況などを確認し、予約ができるものも |
| 出欠管理 | 会員の出欠を記録する機能。施設への入室時に、QRコードやICカードの認証により打刻を行い、システム上に自動で集約する |
| 入退室管理 | 生徒の入退室時刻を記録・管理する機能。入室・退室をリアルタイムで保護者に通知するシステムも |
| スケジュール管理 | スクールの予定を一括管理する機能。施設の空き状況や講師のシフト表、会員の予約状況などを集約できる |
| 連絡・コミュニケーション | お知らせの一斉配信やチャット、個別メッセージなど、スクールと会員のコミュニケーションを支援する機能。LINE連携に対応したシステムも |
| 会員への請求管理 | 会費などの自動計算・請求を行う機能。口座振替、クレジットカード払いに対応するシステムが多く、未納管理や請求書の自動発行も可能に |
| 講師管理 | 講師のスケジュールや勤怠を管理する機能。実績や空き状況などを把握しやすくなる |
そのほか、システムに集約した情報をもとに、会員数の推移やクラス・講師別の参加率などを分析する機能や、学習支援・コンテンツ管理といった機能を備えたシステムもあります。
スクール管理システムは、スクールの形態によって、大きく以下の3つのタイプに分類されます。
スポーツ系スクールや学習系スクール、音楽教室など幅広いスクールに対応可能なタイプ。汎用性に優れており、会員情報の管理やスケジュール管理といった基本機能が充実しているのが特徴です。
たとえば「スコラプラス」は、名簿を用いた会員管理機能が充実。来館時間やスタッフ間の申し送り事項といった情報にアクセスしやすくなるほか、家族・兄弟といった紐付けもでき、新規登録に向けた営業にも役立ちます。加えて、レッスン管理機能はクラス・コースや級ごとの管理に加え、カレンダーでのスケジュール管理、休講・休館日の登録にも対応。
スポーツ系スクールの管理に特化したタイプ。ジム運営向けの施設管理、ジュニアクラブ向けの送迎管理、フィットネスクラブ向けのパーソナルトレーニング受付など、スポーツ系スクールで必要となる管理機能を多数備えています。
たとえば「Smart Hello」は、様々な受付方法に対応。来場と退場を記録するチェックインアウト方式、更衣ロッカーキーとの交換方式、会員証バーコードによるセルフ方式の来館登録など、施設の運用ルールに合わせて柔軟に設定できます。
また、「hacomono」は、会員情報や予約状況に加えて、ロッカー契約や入退館履歴の管理が可能です。加えて、月謝だけではなくチケット・回数券の販売にも対応しているため、パーソナルジムや公共施設の運営にも利用できます。
カルチャースクール、語学スクール、資格スクール、予備校といった学習系スクールの管理に特化したタイプ。基本的なスクール管理機能に加え、教室管理、講師管理、出席管理といった機能が充実しています。また、保護者との連絡機能を備えているシステムが多いのも特徴です。
たとえば「TechnoSMS」は、会員の個人情報・受講履歴と、講師のスケジュールや謝礼、担当コースなどの一元管理に対応。夏期講習などの短期集中講座にも対応できます。
スクールの規模や業種によって必要な機能が異なるため、導入時はニーズを明確にすることが重要です。以下の比較ポイントに注目すると、自スクールに合うサービスが選びやすくなります。
多くのシステムはWebやスマホアプリから、予約・振替を行えますが、自社のコース設計に適した予約方法に対応しているかどうかは確認が必要です。たとえば、コースの予約回数・範囲に制限をかけたい場合や、繰り越し予約を特定の時期までに限定したい場合は、詳細設定機能を備えたシステムを選びましょう。
「Smart Hello」では、コースごとの予約ルールを細かく設定可能。予約回数や繰越ルール、予約可能なプログラムなどに対応しているため、「月4回まで利用可」といったコースの作成も簡単です。
「hacomono」では、体験・見学の予約の際に、個人情報の入力や決済も同時に設定可能。予約後の電話やメールによる調整が不要になり、スタッフの業務負荷軽減が期待できます。
また、「SLIM」は、通常の予約に加えてキャンセル待ちの予約も受け付けられるため、キャンセル時の対応を自動化できます。
会員向けのマイページを利用できるシステムであれば、会員へのお知らせ配信や、予約振替受付、欠席連絡受付などをシステム上で完結させられ、会員対応にかかる負荷を軽減できます。加えて、マイページで様々な手続きを行えるため、会員にとっても便利です。
たとえば「Platinum School」では、会員ごとにマイページを作成し、スクールからのお知らせを掲示できるオプションサービスを提供。マイページでは、メッセージのやりとりや予約・振替、受講スケジュールの確認なども可能です。
「TechnoSMS」は、会員用マイページからお知らせの確認、受講コース・スケジュールの確認、アンケートの回答などを行えます。
パーソナルジムやジュニアクラブのように会員と直接連絡を取り合うことが多い業種では、スマホアプリのほうが便利です。アプリ通知やチャットといった連絡機能を使えば、電話対応の負担が軽減。加えて、業務効率化や友達紹介の促進といったメリットも期待できます。
たとえば「Smart Hello」の会員向けアプリでは、レッスンの予約・振替、クレジットカード決済などが可能。運営からのお知らせ配信を見逃しにくくなる、プッシュ通知機能も搭載しています。
「DEKITA」も会員向けアプリに対応。アプリからいつでも、欠席・予約を申請できるほか、会費の請求や入金管理、チャット対応、動画レッスンの配信・視聴といった機能が充実しています。
口座振替やクレジットカード決済などに対応したサービスなら、集金業務の効率化に役立ちます。決済手段が多い方が会員にとって利便性が高く、集金がしやすくなるため、対応している決済手段を確認しておきましょう。
「スコラプラス」や「SCHOOL MANAGER」、「hacomono」などは、クレジットカードと口座振替に対応。事前に登録しておけば、キャッシュレスで自動集金できます。更に「hacomono」は、未回収を防ぐために、未納の会員に自動でメールを配信する機能を搭載。また「Sgrum」は、クレジットカード決済に加えてコンビニ支払いにも対応しています。
ただし、クレジットカード決済の場合は、システムによって利用手数料が異なるため注意が必要です。
（出所：スコラプラス公式Webサイト）
幅広い形態・規模のスクールに対応可能なクラウド型管理システム。スクールの運営に必要な管理機能を網羅しているうえ、複雑な振替などスクール独自のルールも設定できる柔軟性に強みを持つ。
会員専用の「れんらくアプリ」を基本機能として提供。会員はスマホから手軽にスケジュール確認、予約・振替・欠席の連絡などができる。変更内容はリアルタイムにシステム上で反映されるため、電話応対やスケジュール調整にかかる手間が軽減され、会員・スクール双方にとって便利だ。来館時間・申し送り事項を容易に書き込める会員名簿、経営改善に役立つデータ集計・分析機能などを通じて、スクールの運営をトータルサポートする。
（出所：Platinum School公式Webサイト）
運営・スタッフ・会員の3者にとって便利な機能を取りそろえるスクール管理システム。運営・スタッフ向けの基本ユニットと、会員向けの生徒マイページユニットからシステムが構成されている。
基本ユニットには顧客情報、契約形態、販売・入金、講師のレッスン割り当てなど、豊富な機能を搭載。標準で用意されている項目以外にも、独自の管理項目を追加して運用できるため、業種を問わず利用しやすい。
また、生徒マイページユニットでは会員がスマホやPCから予約・振替・キャンセル、受講確認、プロフィール変更を行える。スタッフや講師間で密に連絡を取り合えるメッセージ機能も備えているため、現場のスムーズな連携に貢献する。
（出所：SCHOOL MANAGER公式Webサイト）
スクール管理を総合的にサポートする管理システム。生徒管理、予約管理、振替管理などに加え、勤怠管理や集金代行を基本機能として提供している。複数拠点の管理に対応しており、クラス設定次第では拠点間のレッスン振替も可能。また、指定のNFCリーダーとICカードを導入すれば、入退室管理と出欠管理を紐づけられる。
導入時のカスタマイズ性の高さに強みを持ち、スクールの要件に則してシステムを最適化する。プロフェッショナルプラン以上では、新規機能の追加にも対応。過去のカスタマイズ事例として、届出一覧機能や体験予約管理機能、学習支援機能、リンク決済機能などがある。
（出所：マイクラス公式Webサイト）
生徒・会員の管理、講座・講師の管理、会計処理などをワンストップで提供するスクール管理システム。講座情報の一括コピー機能や、空き教室の検索機能など、スクール運営の効率化に役立つ機能が豊富にそろう。
講師管理機能では、謝金支払先のほかに源泉計算に関わる税区分、支払明細書の送付先住所といった詳細情報の登録が可能。加えて、謝金の自動計算・調整・確定など、支払業務を効率化する機能も充実している。スクール経営に関する様々な分析を出力する「グラフ付きレポート」も大きな魅力。会員の在籍状況や売上推移などをリアルタイムで把握して、経営改善のための施策につなげられる。
（出所：会費ペイ公式Webサイト）
スクールの入会・決済・集金管理を自動化できる会費管理システム。会員管理のほか、入会申込Webフォーム作成、請求管理、決済といった機能を搭載している。申込フォームの作成から集金、未収金の催促まで一元管理し、スクール運営の事務作業を効率化する。
入会申し込みフォームで登録された会員情報は、自動で管理画面に反映。利用規約の設定やカード・口座設定もWeb上で完結し、受付・請求業務の属人化解消に役立つ。また、日割り課金や単発請求など、様々な課金体系に対応しているほか、会費引き落としに失敗時のメール送信や、入金時のステータス変更の自動化にも寄与する。
（出所：DEKITA公式Webサイト）
レッスン管理や生徒・月謝管理まで、多岐にわたるスクール管理機能を安価で提供するクラウド型システム。専門知識を必要としないシンプル設計で、スマホやPC操作に不慣れなスタッフ・会員でも使いやすい。
生徒・レッスン・スタッフなどの管理機能に加えて、ネット決済や継続課金といった決済機能や、ダイレクトメッセージやグループチャットなどのコミュニケーション機能も充実。会員向けアプリも提供しており、会員は24時間いつでも欠席・振替を申請できる。また、スクール側で受付時間や振替回数の範囲を設定することも可能だ。更に、会員に向けてグッズを販売できるネットショップや動画配信といったユニークな機能も搭載。
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（出所：Smart Hello公式Webサイト）
店頭や店舗外、事務所など様々な場面で活用しやすいクラウド型システム。スタッフや教室の空き時間を表示して予約を受け付けたり、コースによって月の利用回数を決められたりといった、スポーツ系スクールやジム向きの機能を備えている。
入会から予約、会費回収までを一元管理でき、会員向けスマホアプリを利用すれば、欠席連絡や領収書発行なども非対面で完結。業務の効率化と会員満足度向上を両立する。会員が自分でバーコードを読み取って入退場を記録するセルフ式の来館登録にも対応しており、24時間運営の施設の省人化に役立つ。
（出所：hacomono公式Webサイト）
会員管理、予約、決済を一元化し、運営側と会員側双方の満足度を向上させる店舗運営支援システム。会員管理やレッスン管理機能のほか、在庫管理、POSレジ連携などリアル店舗の運営に役立つ機能を備えている。
入退館管理やチェックイン自動化といった機能を搭載しており、ロッカー契約や入退館履歴の管理などと合わせれば、パーソナルジムや公共施設の運営に役立てられる。月謝だけではなくチケット・回数券の販売に対応しているのも便利。
加えて、お客様へのアンケート機能やLINE連携、デジタルクーポンの発行など、マーケティングに役立つ機能を搭載。店舗の収益向上をサポートする。
（出所：Sgrum公式Webサイト）
スポーツクラブや習い事の運営を支援する、スクール運営プラットフォーム。会費の請求及び自動督促、写真・PDFを含むメッセージ投稿、配信先によって色分けされる行事カレンダーなど、スクール運営の効率化に役立つ機能を多数搭載している。また、3段階の認証設定で会員情報をセキュアに管理できる。
スタッフ・保護者間のコミュニケーション用に、会員・保護者向けと指導者向けの2種類のアプリを提供。前者は、スマホから手軽にイベント・行事への出欠連絡、月謝の支払い手段を設定でき、会員の利便性向上に寄与する。後者は会員ごとの支払い状況やメッセージの既読状態をその場で確認できるなど、現場での円滑な情報伝達に役立つ。
（出所：PeGasus公式Webサイト）
予約から会員管理・決済、スクール管理まで多様なフローを効率化する、スポーツクラブ向け会員管理システム。入退館管理やPOSレジなどフロント業務が充実しており、会員のセルフチェックインにも対応。スタジオ予約やチケット・回数券発行、スクールバスの運行状況表示など、スポーツクラブに特化した機能を多く搭載している。
また分析機能も充実しており、カスタム帳票の作成やダッシュボードによるデータの可視化を通じて、スクールの運営改善にも貢献。また、細かな設定に対応しているためシステム運用の自由度が高く、小規模から複数店舗まで様々な業態に合わせて活用できる。
（出所：SLIM公式Webサイト）
スポーツ施設・シェアオフィス・24時間営業ジムなどの運営に役立つ機能が豊富なクラウド型会員管理システム。入会から予約、会費決済までWebで完結でき、管理者と会員の双方にとって利便性が高い。チェックイン・アウトの自動処理に対応し、契約ロッカー機能やセキュリティ会社との開錠・入退館データ連携を備えるなど、無人運営向への機能が充実している。
更に、進級管理、バス管理など、子ども向けのスクール管理機能も搭載。現場管理機能だけでなく、皆勤者帳票、コーチ別出席率管理帳票など、会員の反応を数値化する機能も備えており、運営改善に役立てられる。
（出所：TechnoSMS公式Webサイト）
スクール管理システムにおける20年以上のノウハウをもとにした学習塾・語学スクール向けクラウド型システム。操作性に優れたUIと豊富な機能により、手作業や二重管理にかかる負担を解消する。様々なスクール形態向けのパッケージを用意しているため、業種や規模を問わず利用できる。
生徒情報の管理から、コース・講座管理、出欠管理、講師管理まで網羅しており、現場に合わせた設計が魅力。たとえば、 講座管理システムは関連情報のタブ表示によって、通常の時間割と特別な時間割（集中講座など）を、並行で管理しやすくなっている。導入時の機能追加やカスタマイズにも対応しているので、パッケージサービスでは実現できないニッチな要件にも対応可能だ。
（出所：wagaco公式Webサイト）
塾やスクール管理者の現場の声から生まれた運営支援システム。授業・レッスンの予約や振替、入退室管理、連絡、請求処理までをアプリで一元管理することで、業務効率化を実現する。直感的な操作性に優れ、スケジュール管理機能はわかりやすくシンプルなコマ割り表示で、授業の予定や教室の空き状況を一目で把握できる。 クラスごとに一括入力した指導報告書が、個別の生徒管理ページに自動で反映されるなど、事務作業の効率化を通じてクラス運営をサポートする。
小さな相談をいつでも受け付けられる保護者とのチャット機能や、生徒の入退室通知など、保護者との信頼関係を構築するための機能も充実。
スクール管理システムは、会員情報や出欠、成績、会費の管理などを一元化し、スクール運営を効率化するツールです。導入することで、業務負担の軽減やミスの防止につながると同時に、顧客満足度向上にも寄与します。
スクール管理システムは、スクールの形態ごとに以下の3つのタイプに分類されます。
予約方法、会員管理、決済手段などの機能は、スクールの規模や業態によって必要な範囲が異なるため、まずは自社のニーズを確認することが大切です。以下のポイントをもとに比較検討すると、適したシステムを選びやすくなります。
サービスによって、特定のニーズに特化した機能を持つものもあるので、自社の運営スタイルや課題にあっているかどうかチェックしてみましょう。目的に合ったシステムを選べば、業務効率化に大きな効果が期待できるので、ぜひこの機会に検討してみてください。
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株式会社システムディ
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