「ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理をするのは限界…」という方に向けた記事です。予実管理専門のツールを導入するとどんなメリットがあるのか、クラウド型をはじめ、どんなタイプのシステムがあるのかなど、わかりやすく紹介します。
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予実管理システムとは、企業の売上や仕入、原価などの予算と実績を管理するための専用ツールです。
全体の予実だけであれば、会計ソフトやERPなどでも確認は可能ですが、事業別やサービス別、工場別など、より細かい単位で「目標に対してどれくらい進捗しているのか」という経営判断に有効な差異分析までは行いづらいのが現状です。
そのため、多くの企業ではシステムでカバーしきれない部分をExcelやGoogleスプレッドシートなどで補いながら、独自に予実管理を行っているケースも少なくありません。
しかし、従来のExcelなどを用いたやり方には、以下のような課題があります。
予実管理システムなら、必要なデータを自動で取り込めるため、予算作成からデータの収集、進捗管理、データの分析、業績予想、レポート作成までを一元的に効率化できます。近年では、導入や運用がしやすいクラウド型の予実管理システムも数多く登場し、選択肢が広がっています。
予算管理システムと予実管理システムは、目的と機能が異なります。
ただし、近年のシステムは「予算管理」と「予実管理」の両方を一元化した機能を持つものが主流になりつつあります。
予算管理システムについての詳細は、「予算管理システム比較15選。機能やタイプ、選び方を一覧で」で詳しく解説しています。
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次に、予実管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを、ExcelやGoogleスプレッドシートと比較しながら紹介します。
予算や実績の入力を部門・拠点ごとに依頼する場合、Excelではファイルの送付・データ収集・転記といった作業が発生し、担当者に大きな負担がかかります。Googleスプレッドシートを使えばクラウド上での共同作業が可能ですが、「誤ってデータを上書きしてしまう」「閲覧してほしくない情報まで共有されてしまう」といったリスク・トラブルがつきものに。
その点、予実管理システムなら、ユーザーごとに公開範囲を制限しながらデータの一元管理が可能なため、部門や拠点を超えても収集・転記の負担がありません。
なかには「Loglass 経営管理」のように、分散しているExcelやスプレッドシートの情報を、独自のワークフローシステムで集約し、柔軟に閲覧権限を設定しながら社員に情報共有できるツールも存在します。
予実管理システムを利用すれば、外部連携をして必要なデータを自動で取り込めます。ERPや会計システム、販売管理システムなど、既存の業務ツールと連携すれば、使用しているツールに入力するだけで、予実管理システムに反映してくれます。
従来、各担当者は予実管理に必要な情報を手作業で探し出し、Excelやスプレッドシートなどへのコピペが必要でした。しかし、精度の高い分析には、定期的な更新が欠かせず、転記ミスがないかの確認や修正も発生します。
予実管理システムを使えば、こうした作業を自動化でき、業務効率化と精度向上の両立が可能になります。
たとえば、「DIGGLE」では、スプレッドシートなどの外部データを毎日指定した時刻に自動でインポートできます。必要なデータの整形ルールはDIGGLE側で設定するため、ユーザー側でフォーマットの調整をする手間は不要です。収集・確認・修正の負荷を軽減し、担当者が本来の分析業務に注力できる環境が整います。
ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理を行っていると、データ量が増えるにつれて「ファイルが重くて開かない」「処理に時間がかかる」といった問題が発生しがちです。特に事業部や拠点が多い大手企業では、管理対象のデータも膨大になるため、こうした課題は深刻です。
そもそもExcelはデータベースではないため、普通に使用しているだけでもファイルは重くなり、安定感を失っていきます。操作性が悪くなるだけでなく、予期せぬフリーズやデータ破損のリスクも高まります。
その点、予実管理システムは、データベースを用いて高速処理するため、大容量のデータでも心配は不要。
たとえば、「SAP」にある膨大なデータを利用する場合は、連携して高速処理が可能な「CCH Tagetik」のようなツールが便利です。そのほか、「Jedox」のように、BIツールやETLツールの機能を搭載しているシステムなら、データの可視化・変換・統合といった作業もシームレスに行えます。
経営分析を行うためには、様々な帳票・資料の作成は欠かせません。その内容は、現場・経営陣・株主など、見る相手によって異なるため、それぞれに応じたフォーマットと見やすさが求められます。特に、情報を視覚的に伝えるためには、表やグラフなどのビジュアル化も重要です。従来のExcelを用いた予実管理では、作成する帳票・資料ごとに必要な情報を収集・加工し、関数の設定やグラフ作成を手作業で行う必要があり、大きな工数がかかりました。
予実管理システムを導入すれば、あらかじめ集計されたデータをもとに、帳票・資料を自動作成できるレポート機能を活用できます。わざわざ関数を組んで集計したり、グラフを作成したりといった手間が省けます。
なかには、RPA機能を備えた「YOJiTSU」のように、自社で利用している会計ソフトと連携させるだけで、最大100種類もの帳票を自動作成してくれるものも。
ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理を行う場合、各部門からのデータ収集のためにファイルの配布・入力・承認などのやりとりが必要となります。しかし、「誰がまだ入力していないのか」「どこで作業が止まっているのか」といったステータスがわかりづらく、作業が滞ってしまう場合も。本部スタッフもその都度、催促や修正依頼を行う必要があり、ストレスフルな環境になりがちでした。
予実管理システムを取り入れることで、入力や承認などのステータスをリアルタイムで把握できるように。
たとえば、「BizForecast」では、申請・承認・決裁など随時進捗を確認できるワークフロー管理機能を搭載。承認フローが複雑な場合でも、進捗が一目瞭然なため、業務効率を下げることなく対応でき、大手企業での導入の際も安心です。
「ヨジツティクス」では、ステータスの可視化に加え、コメントの記入も可能。数値変更や予実差異が発生した際も、スムーズに状況・理由を把握できます。
「予実管理システムの導入を試してみたいけど、慣れ親しんだExcelから切り替えることに抵抗感がある」という方も多いはず。しかし、予実管理システムの大多数は、Excelと親和性が高く、操作も簡単なため、導入・活用の敷居は低いといえるでしょう。
たとえば、「BizForecast」「iFUSION」「集計名人アタボー5」「Sactona」は、利用中のExcelファイルを書式・関数や使い勝手をそのままにシステム化が可能。また、Excel のアドインとして提供されており、Excel上から利用できる「Jedox」のようなサービスも存在します。
予実管理システムは、企業規模にあわせて大きく2つのタイプに分けられます。
複数の国内・海外拠点やグループ各社などから、多くのデータを収集しなければならない大手企業向けのタイプです。外部システムとの連携・連動性が高く、現場での部門・プロジェクト別の予実管理から、グループでの連結管理、更には工数管理や人事評価まで幅広い用途で利用が可能。そのほか、大容量のデータ処理や多言語対応など、大手向けならではの特徴的な機能を備えています。
シンプルで使いやすく、中小企業でも手軽に導入できるのがこのタイプです。機能は比較的コンパクトですが、単位や項目を詳細に設定・管理できる柔軟性があります。
たとえば、「Loglass 経営管理」のように、組織や科目の変更に対応したマスタ管理機能や、複雑な配賦機能に対応したシステムもあります。
企業によって抱えている課題や、予実管理システムに期待する機能が異なるため、料金は見積もりをとるのが前提となります。料金を公表しているシステムのなかには、8ユーザー・月額65,000円から利用できる「Amoeba Pro」や、月額5,000円から導入可能な「YOJiTSU」といったツールも。
また、ライセンス体系も管理者・参照専用ユーザー・標準ユーザーなど、権限に応じて選択できるようになっており、スモールスタートはもちろん、将来的な利用拡大を見据えた場合にもおすすめです。
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（出所：BizForecast公式Webサイト）
脱Excelではなく、「活Excel」をテーマに掲げるグループ経営管理システム。最大の特徴は既存のExcelデータをそのままシステム化できる点。Excelが持つ優れた入力インターフェースや豊富なワークシート関数、分析機能などの利点を活かしつつ、データベースによる一元管理や、組織・科目などのマスタを用いた集計、他システムとの連携などを実現する。
予算管理や連結会計といった経営管理業務のみならず、工数管理、プロジェクト別損益管理、多店舗展開の採算管理や人事評価の運用など、幅広い業務領域の効率化が期待できる。
自社開発製品のため、開発者やコンサルタントがExcelの構成や運用方法を分析しながら、要件定義や設定・テスト・導入までを手厚くサポートしてくれるのも心強い。
（出所：CCH Tagetik公式Webサイト）
通常は複数の製品を組み合わせて対応する予算管理、連結管理、開示・報告といった業務を、同一システムで完結できるオールインワンのパッケージツール。
拡張性と柔軟性に優れ、グループ全体の予算を適切に管理する経営管理のプラットフォームとしてはもちろん、事業部ごとの個別管理まで行えるため、現場に密着した経営管理システムとしても活用できる。
ERPをはじめとする外部システムとの連携性・連動性も高く、所在やフォーマットが異なるデータを集約し、ETL処理によって分析可能な扱いやすいデータとして統合。各事業・部署で発生したテデータを集約することで、現場ごとにマーケティングからアフターサービスまで一貫した分析・計画を期待できる。
更に、インメモリデータベースの「SAP HANA」にも対応しており、SAPとの連携に強みがある。
（出所：Jedox公式Webサイト）
データの統合・入力管理・見える化までを、1つのシステムで完結する業務データ管理プラットフォーム。ETL機能を搭載し、様々なデータソースと連携可能。従来、Excel関数での処理などで処理していた膨大な作業も、リアルタイムにデータを抽出・変換して、「Jedox」 のデータベースに格納することで一元管理。煩雑な業務を根本から見直し、業務の効率化を図れる。
また、Excel のアドインとして提供されており、Excel上からでもデータ入力・管理が行えるので、既存の操作性を活かしながら、違和感なく利用できるのもポイント。
自社の業務内容に応じて、自由度高くカスタマイズできる点も特徴で、管理したいデータや可視化したい情報にあわせてシステムを構築できるため、導入後の定着もスムーズ。
（出所：Workday Adaptive Planning公式Webサイト）
全世界導入企業6,000社以上の導入実績を持つ予算管理システム。Excelと同じ感覚で操作できる使いやすいインターフェースに定評がある。
他システムと連携してERPデータをリアルタイムに取り込むことで、常に最新の情報をもとに一元管理。ワークフローを活用すれば、予算や予測の入力進捗を可視化でき、入力率の向上も図れる。
レポート機能も充実しており、様々な部門・部署が閲覧したいレポートに簡単にアクセス可能。レポート上のデータや計算式、明細まで、必要に応じて詳細な情報の確認もできる。
また、社外や経営幹部向けのレポートを個別に作成する手間も省け、データの精度を維持しつつ、レポート作成に要していた工数を大幅に削減。施策立案や意思決定に注力する時間を確保できるように。
（出所：Oracle Cloud EPM Planning公式Webサイト）
データの収集から積み上げ、配賦処理、予実管理、シミュレーション、レポート作成まで、管理会計や予算管理に関する幅広い業務にトータルでカバーするクラウドサービス。
AIによる高精度な予測計画や柔軟な分析機能を搭載し、各部門の担当領域に必要なデータを網羅。データに基づいた目標管理・達成をサポートする。
また、予算管理にとどまらず、付随する人員計画、投資計画、中期・長期経営計画の策定にも活用可能。より高度な経営管理を求める会社に適している。財務、人事、サプライ・チェーン、および販売など、企業全体を横断したモデル化と計画立案を支援。業務の効率化・プロセスの合理化を図ることで、より良い意思決定の推進に貢献する。
（出所：Loglass 経営管理公式Webサイト）
予算策定、予実管理、見込み更新、管理会計のフローを効率的に一元化できる経営管理ツール。上場企業をはじめ、業種・業界を問わず幅広い企業に導入されている。
経営管理に必要な帳票基盤や分析ツールを多数備えており、データベースの専門知識がなくても、BIと同様の分析環境の構築が可能に。また、財務会計ソフトを中心に、販売管理ソフト、経費精算ソフトなど、様々な外部システムとの連携にも力を入れている。
Excelやスプレッドシートに分散する情報を、独自のワークフローシステムを使って集約し、閲覧権限を細かく制御しながら会社全体へ共有。経営者・経営企画部門だけでなく、現場の全社員が一体となって業績向上に取り組める「スクラム経営」が期待できる。
（出所：Manageboard公式Webサイト）
環境変化に強い柔軟な経営と、目標達成に向けた計画的な経営を同時に実現できる予算管理システム。複数の会計ソフトに対応しており、勘定科目などのマスタと連携しながら、実績を仕訳ベースで集約。ミスやエラーを防ぎ、正確なデータに基づいた迅速な意思決定をサポートする。
スキルや経験に左右されず、誰でも扱いやすい予算管理表の運用を実現。部門別の予算入力時にはCSVやGoogleスプレッドシートとも連携し、現在管理しているデータからインポートができる。
PL予算をもとにしたキャッシュフロー予測や、BSに連動した計画の作成も可能。また、社内の予実データを一元管理することで、全社員が同じデータをもとに意思疎通を図れるように。社員一人ひとりの数字意識を高め、業績向上に向けた主体的な経営判断を促す。
（出所：DIGGLE公式Webサイト）
属人的な業務を削減し、リアルタイムに予実を分析することで、より迅速かつ正確な経営判断支援する予実管理クラウド。直感的に操作できるわかりやすいUI/UXのため、専門知識・スキルを持たない現場スタッフでもスムーズに利用可能。
事業部からの予算の消化状況や見込みをもとに正確な予測を立て、それをもとにした経営判断が行えるなど、事業部を巻き込んだ予実管理が期待できる。
差異分析機能では、単月、累計、部門、科目など、様々な切り口から予算ギャップの要因を見極められる。予算は案件ごとに割り振られたIDで管理され、勘定科目よりも粒度の細かい予算項目別での予実管理も実現。
任意の時点との見通しを比較できる「スナップショット分析」の機能も備え、予実差異の原因を早期に特定できるのも強み。
（出所：Sactona公式Webサイト）
Excelの操作感や柔軟性を活かした自由なレイアウトが特徴の経営管理システム。ユーザーはWebブラウザから既存のExcelデータ・レイアウトを取り込むだけで、そのままシステム上で利用可能。導入・運用を円滑に進められる。
通常のExcelの機能に加え、数値データの自動集計、コメントを含む定性情報の管理、ダッシュボードやシミュレーションなど、経営判断に役立つ多彩な機能も搭載。財務管理、生産管理、販売管理、人事管理など、複数の領域の情報を一元管理でき、現状把握や差異分析に貢献する。
クラウド・オンプレミス両方で展開しており、幅広い業種や分野で導入されている。
（出所：iFUSION公式Webサイト）
Excelで予実管理を行っている企業に適したExcel運用サポートシステム。利用中のExcelフォーマットをデータベースに登録し、データをアップロードするだけで運用開始できる。アップロードされたデータはWeb上で集計・分析できるほか、Excel形式でのアウトプットも可能。ほかのシステムとのデータ連携にも対応している。
また、ユーザーごとのアクセス権限の設定やワークフローといった機能も搭載。暗号化通信やIPアドレスによる通信制限など、セキュリティ対策も強化されている。
インターフェースはあくまでExcelのため「新しいツールの操作を覚えるのは負担」「システム導入や定着に時間をかけたくない」という企業にも導入しやすい。予算編成や予実管理はもちろん、在庫管理や日々の報告書の作成、会議資料用のデータ収集など、社内のExcel業務すべてに応用できる点も魅力。
（出所：集計名人アタボー5公式Webサイト）
製造、販売、金融など幅広い業種で導入されている、Excelデータ統合プラットフォーム。既存のExcel利用を継続しつつ、データの収集・蓄積・加工を効率化。プログラミングなどの専門知識は一切不要。Excel業務における配布・収集・集計といった作業の負担を大幅に軽減し、経営者・管理者向けのレポートもスピーディーに作成できる。
基幹システムや業務システム、外部サービスとのCSV連携にも対応。Excelデータに限らず、社内に点在する多種多様なデータの一元管理が可能に。Excelをインターフェースとしたデータベースアプリケーションの構築を実現。業務現場の負担を増やすことなく、全社的な業務効率化と情報活用をサポートする。
（出所：Amoeba Pro公式Webサイト）
社員一人ひとりの能力を最大限に引き出し、全従業員が経営に参画する「アメーバ経営」の考え方を基盤とした、管理会計クラウド。
経営判断に必要な情報を集約し、部門別・事業別・商品別など多角的に分析。多様な経営情報をグラフで可視化することで、業績の着地見込みや経営課題を明確にし、スムーズに次のアクションにつなげられる。
料金は最小8ユーザー・月額65,000円（初期費用は別途）から利用できるため、まずはスモールスタートをしたい企業に最適。導入後も、に関する深い知識と導入実績を持つコンサルタントが運営をサポートしてくれるのも心強い。
（出所：ヨジツティクス公式Webサイト）
経営データを一元化し、ムダを削減。経営判断を加速する予実管理システム。予算作成や見込みの変更は直接入力でき、実績データも表計算ソフトや会計ソフト、販売管理システムなどから自動で紐づけ・取り込めるため、データ一元化を実現できる。
マニュアル不要のシンプルな操作性と画面設計により、複数の予算案や現在の見込み、過去の実績などの確認がスムーズ。閲覧・編集権限も細かく設定できるため、階層ごと合の適切な経営データの開示や、切り分け・シート統合時のミス防止にも貢献する。
予実サマリーでは、予算・見込み・実績を一覧表示し、財務データを可視化。「月・通期・四半期など単位別での見込み/実績」「想定予算とのギャップ」「部署別のP/L」など、任意の切り口で柔軟に分析可能。蓄積されたデータに基づく、迅速かつ的確な経営判断を支援する。
（出所：YOJiTSU公式Webサイト）
財務会計ソフト・給与計算ソフトの開発メーカーとして30年以上の実績を持つ同社が提供するクラウド予実管理システム。シンプルな構造で、現在利用中の会計ソフトと連動させるだけでスムーズに導入可能。財務会計データを管理会計の基本である変動損益計算形式に置き換え、経営実態を多角的に見える化できる。
月額5,000円から利用できる低コスト設計のため、「まずは小規模に始めたい」「予算を抑えながら既存ツールからスムーズに切り替えたい」といった企業にも最適。
RPA機能も搭載しており、毎月確認したい分析資料をあらかじめ保存しておけば、翌月は仕訳データを送信するだけで、自動的に最新の分析資料が作成される。
予実管理システムは、企業の予算と実績を管理するための専用ツールです。
従来のExcelやGoogleスプレッドシートを用いた予実管理では対応が難しい、以下のようなメリットが見込めることから、多くの企業で導入が進んでいます。
予実管理システムは、以下の2タイプに分けられます。
連結会計や多言語対応、大容量データの処理、開示・報告などが必要な場合は前者から、安価なコストで使い勝手のよいものを望むなら後者から比較・検討するとよいでしょう。
なお、予実管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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予実管理システムの更に詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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