最終更新日:2023-09-13
ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理をするのは限界…という方向けの記事です。予実管理専門のツールを導入すると、具体的にどんなメリットがあるのか、どんなタイプのシステムがあるのか、分かりやすく紹介しています。
予実管理ツールとは、企業の予算と実績を管理するための専用ツールのことを言います。
全体の予実を確認するだけなら会計ソフトやERPなどでも可能ですが、事業別やサービス別、工場別などより細かい単位で「目標に対してどれくらい進捗しているのか」という経営判断に有効な差異分析を行うことはできません。そのため、多くの企業ではシステムの隙間を埋めるために、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを用いて独自のやり方で予実管理を行っています。
しかし、従来のExcelを用いたやり方では、以下のような問題がつきまといます。
予実管理ツールなら、必要なデータを自動で取り込み、予算作成からデータの収集、進捗管理、データの分析、業績予想、レポート作成まで、一連の業務を効率的に行うことができます。近年では、導入や運用がしやすいクラウド型の予実管理ツールが多く登場しており、ツールの選択肢が広がっています。
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予実管理ツールの概要をご理解いただけたところで、次に、具体的なメリットをご紹介していきます。分かりやすいように、ExcelやGoogleスプレッドシートを利用した際と比較しながら説明していきます。
予算や実績の入力を部門・拠点ごとに行ってもらう場合、Excelならファイルの送付・データ収集・転記の負担が発生します。クラウド上で複数の人と共有できるGoogleスプレッドシートならその手間はかかりませんが、その一方で「データを誤って上書きしてしまう」「見られたくない情報まで共有しなければならない」などのリスク・トラブルがつきまといます。
予実管理ツールなら、ユーザーごとに公開範囲を制限しながらデータの一元管理が可能なため、部門や拠点を超えても収集・転記の負担がありません。中には「Loglass」のようにExcelやスプレッドシートに分散する情報を、独自のワークフローシステムを使って集約することができ、しかも、それらを柔軟に閲覧制御しながら社員に情報共有できるツールも存在します。
予実管理ツールを利用すれば、外部連携して必要なデータの自動で取り込めます。ERPをはじめ、会計システムや販売管理システムなど既存のシステムとの連携が可能。使用しているツールに入力するだけで予実管理ツールに反映してくれます。
従来、各担当者は予実管理に必要な情報を探し出し、手作業でExcelなどにコピペする必要がありました。分析の精度を上げるためには、定期的に取り込み作業をする必要があり、転記ミスがないかを確認・修正しなければなりません。手作業で繰り返すには膨大な手間と業務負担がかかるデータ管理を予実管理ツールが自動化し、業務効率化につなげます。
たとえば、「DIGGLE」の場合、予算はExcelから、実績は総勘定元帳データから、API連携で自動取り込みが可能。収集・確認・修正の手間がかからないため、担当者は本来の分析業務に時間を割くことができるようになります。
ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理を行う場合、「データが重すぎて動かない」「処理に時間がかかる」といった状況が起こりがちです。多くの事業や拠点を展開する大手企業では、予実管理のために大量のデータを必要とするため、なおさらです。そもそもExcelはデータベースではないので、普通に使っているだけでもファイルは重くなり、安定感を失っていくのは当たり前です。
予実管理ツールなら、データベースを用いて高速処理するため、大容量のデータでも心配いりません。たとえば、「SAP」にある膨大なデータを利用する場合は、連携して高速処理が可能な「CCH Tagetik」のようなツールが便利です。その他、「Jedox」のようにコネクターで連携することで、TableauなどのBIツールでの分析がしやすいツールもあります。
経営分析を行うためには、様々な帳票・資料が欠かせません。その内容も現場・経営陣・株主など、誰向けかによって異なり、分かりやすさを追求するなら表やグラフなどのビジュアル化も重要です。従来のExcelを用いた予実管理では、作成する資料ごとに必要な情報を拾い出して紐付けたり、関数を組んだり、グラフを作成したり、大変な手間がかかりました。
予実管理ツールなら、帳票・資料を作成できるレポート機能を備えているため便利です。集計されたデータを自動で利用するので、わざわざ作成する手間がかかりません。中には、RPA機能を備えた「YOJiTSU」のように、会計ソフトと連携させるだけで、最大100種類もの帳票を自動で作成してくれるものもあります。
ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理を行う場合、データ収集のためにファイルの配布・入力・承認などのやりとりが必要となります。しかし、「誰が入力していないのか」「どこで作業が止まっているのか」ステータスが分かりにくいため、作業が滞ってしまう場合があります。本部スタッフもその都度、催促したり、修正を依頼したりしなければならないため、ストレスフルな環境でした。
予実管理ツールなら、リアルタイムでステータスを把握できます。中には「BizForecast」のように入力→承認待ち→承認中→承認済→完了というように、リアルタイムでステータスを把握できるワークフロー管理機能を備えたものもあります。進捗が一目瞭然なため、承認フローが複雑な場合でも業務効率を下げることなく、ストレスなく対応できるので大手企業でも安心です。
「予実管理ツールの導入を試してみたいけど、慣れ親しんだExcelから切り替えることに抵抗感がある」という方も多いはず。しかし、予実管理ツールは、Excelと親和性が高く、操作が簡単なものがほとんど。導入・活用の敷居は低いと言えるでしょう。
たとえば、「BizForecast」「iFUSION」「集計名人アタボー5」「Sactona」は、利用中のExcelファイルを書式・関数や使い勝手そのままにシステム化できます。また、Excel のアドインとして提供されており、Excel上から利用することができる「Jedox」のようなサービスも存在します。
多くの国内・海外拠点やグループ各社などから、多くのデータを収集しなければならない大手企業向けのタイプです。「外部システムとの連携・連動性」に長けており、現場での部門・プロジェクト管理から、グループでの連結管理、さらに工数管理や人事評価まで幅広い用途で利用可能です。その他「大容量のデータ処理」「多言語対応」「開示/報告」など、大手向けならではの特徴的な機能を搭載しています。
シンプルで使い勝手がいい、中小企業向けのタイプの予実管理ツールです。機能こそ絞られていますが、単位・項目を詳細に設定管理できるものが揃っているのが特徴です。中には「Loglass」のように組織や科目の変更に対応したマスタ管理機能や多段階の配賦機能に対応したものや、「Manageboard」のように、取り込んだ会計仕訳を様々な角度からAIが自動チェックしてくれる機能を備えたものもあります。
具体的な料金が明かされていないツールが多いですが、中には「Amoeba Pro」のように5ユーザー・月額65,000円〜、「YOJiTSU」のように月額5,000円～で利用可能なツールも。ライセンス体系も管理者・参照・標準など、権限が分かれたものを柔軟に選択できるのもポイント。スモールスタートはもちろん、将来的な利用拡大を見据えた場合にもおすすめです。
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(出所：BizForecast公式Webサイト)
シリーズ導入社数270社超。脱Excelではなく「活Excel」をテーマに掲げるグループ経営管理システム。最大の特徴はExcelデータをそのままシステム化できるところ。Excelが持つ優れた入力インタフェース、豊富なワークシート関数、ビジュアライズなどの長所を活かしつつ、データベースによる一元管理、組織・科目などのマスタによる集計、他システムとの連携などを実現。
予算管理や連結会計のみならず、工数管理、プロジェクト別損益管理、多店舗展開の採算管理や人事評価の運用など、様々な領域での業務効率化が期待できる。自社開発製品のため、開発者やコンサルタントがExcelの中身や運用方法を分析しながら、要件定義や設定・テストなど導入サポートに携わってくれるのも心強い。
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(出所：CCH Tagetik公式Webサイト)
通常、複数の製品を組み合わせるのが一般的な「予算管理」「連結管理」「開示/報告」を、同一システムで提供するオールインワンのパッケージツール。拡張性と柔軟性に優れており、グループ全体の適切な予算管理を可能にする「経営管理のプラットフォーム」としてはもちろん、各事業部の個別管理まで行える「現場のための経営管理システム」としても利用可能。
ERPや他の外部システムとの連携性・連動性に優れており、所在・フォーマットがバラバラなデータを吸い上げてETL処理を行うことで、分析可能な扱いやすいデータとして統合可能。全ての事業・部署で発生したデータを集約させることで、現場ごとにマーケティングからアフターサービスまで一貫した分析・計画を期待できる。
インメモリデータベースの「SAP HANA」にも対応しており、SAPとの連携は強み。
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(出所：Jedox公式Webサイト)
ドイツ製のデータ統合・入力管理・見える化まで、一つのプラットフォームで行える業務データ管理プラットフォーム。ExcelやCSV、他のデータベースや「SAP」などのERPからデータを取り込むETL機能やWeb出力機能も備えているため、様々なデータを抽出・変換して一元管理可能。Excel のアドインとして提供されているため、Excel上からでもデータ入力・管理できるのもポイント。
予算管理の他、生産管理・人事・マーケティングなど様々な部門でも利用可能。ビッグデータの分析にも長けており、グラフィック処理ユニットに対応することで更に処理速度を加速する事が可能。「Public Cloud」「Private Cloud」「Client Server」「Stand Alone」など様々な環境を備え、状況に応じて使い分けられる。
(出所：Workday Adaptive Planning公式Webサイト)
全世界導入企業6,500社以上の導入実績を持つ予算管理システム。入力補助機能や入力の進捗管理や作業のステータスが一目で分かる機能、ERPやCRMからのデータ取り込みや、Excelからインポートできる外部連携機能など、便利な予実管理機能を数多く搭載する。
特徴はカスタマイズ機能に優れているところ。入力シート・閲覧シート作成、科目の作成、組織階層の作成など自社の要望に合わせて項目を設定可能。企業の従業員数・部署・チーム・減価償却する備品など、非財務に関する項目も管理でき、たとえば、給与テーブルを作成しておけば、各人員に給与テーブルを割り当てることで、部署ごとの人件費を自動で算出し、損益計算書の人件費に自動で集計させることもできる。
(出所：Oracle Cloud EPM Planning公式Webサイト)
グローバル6,000社以上・国内300社以上の導入実績を持ち、予算管理領域では国内外でトップクラスのシェアを誇る同社の「Hyperion Planning」をベースにして開発されたクラウドサービス。データの収集から積み上げ、配賦処理などの計算処理、予実管理、シミュレーション、レポート作成まで、トータルで管理会計・予算管理の幅広い業務に対応可能。
利用は予算管理にとどまらず、付随する人員計画、投資計画、中期・長期経営計画の策定にも使用可能。より高度な経営管理を求める会社にはお勧め。財務、人事、サプライ・チェーン、および販売全体のモデル化と計画を支援することで、業務の効率化・プロセスの合理化を実現し、より良い意思決定の推進が期待できる。
(出所：Loglass公式Webサイト)
「テクノロジーで、経営をアップデートする」というビジョンを掲げて2019年に創業したスタートアップが開発した、予算策定・予実管理・見込更新のフローを一元管理するための経営管理ツール。従業員数十名規模から1,000名以上の規模の規模まで幅広く使われている。
経営管理に必要な帳票基盤や分析ツールを多数備えており、BIと同じ基盤をデータベースの知識がなくても構築可能。外部システムとの連携に力を入れており、財務会計ソフトを中心に、販売管理ソフト、経費精算ソフトなど様々なシステムと連携可能。
また、Excelやスプレッドシートに分散する情報を、独自のワークフローシステムを使って集約し、閲覧権限制御をかけながら全社員に情報共有できる。経営者・経営企画室だけでなく、現場の全社員が自ら経営分析を行うことのできる「スクラム経営」が期待できる。
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(出所：Manageboard公式Webサイト)
クラウドとAIで経営を可視化してくれる、中小企業向けのクラウド型の経営管理ソフト。試算表をベースに目標売上高などの経営目標を設定すれば、あとは直感的な操作だけで予算を作成可能。会計データと連携させれば予算実績分析をはじめとする経営分析もできる。全社単位ではなく、部門や担当者単位で予算を作成すれば、売上高・売上単価・広告費・KPIなどを適切に管理するための予算PDCAサイクルを構築することもでき、社内で数字に対する意識を高めることも期待できる。
その他、決算書や試算表では分析できない損益分岐点分析や限界利益率分析などのレポートをワンクリックで作成できたり、取り込んだ会計仕訳を様々な角度からAIが自動チェックしてくれたり、便利な機能が豊富に備わっている。
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(出所：DIGGLE公式Webサイト)
「予実管理を特別なものではなく、誰にでも簡単に行えるようにする」という思いのもと開発された予実管理クラウド。直感的に操作可能なわかりやすいUI/UXのため、専門知識・スキルを持たない現場スタッフでも簡単に利用可能。事業部からの予算の消化状況と見込みをもとに正確な予測を行い、それをもとに経営判断をくだす、というように事業部を巻き込んだ予実管理が期待できる。
差異分析機能を用いれば予算ギャップの有無だけでなく、単月、累計、部門、科目などあらゆる角度からギャップ原因を特定可能。予算は予算内容（案件）ごとに割り振られたIDで管理され、勘定科目より粒度の細かい予算項目別などでの予実管理も実現できる。任意の時点との見通しを比較できる「スナップショット分析」の機能も備えており、予実差異の原因を早期に特定することができる。
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(出所：Sactona公式Webサイト)
Excelの操作感・レイアウトに特徴を持つ経営管理システム。ユーザーはWebブラウザから既存のExcelデータ・レイアウトを取り込むだけで、そのままシステム上で利用可能。通常のExcelの機能以外にも、数値データの自動集計やコメント・KPIなどの定性情報の管理、ダッシュボード、シミュレーションなどの機能も充実。財務管理、生産管理、販売管理、人事管理など複数の領域の情報を一元管理。現状把握や差異の分析、今後の経営判断に貢献する。
クラウド・オンプレミス両方で展開しており、10名〜の小規模から数千名のエンタープライズ企業まで、幅広い業種や分野で利用されている。
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(出所：iFUSION公式Webサイト)
Excelで予実管理を行っている企業におすすめのExcel運用サポートシステム。現在利用するExcelフォーマットをWeb上に登録して、後はWebを介してやりとりするだけ（ユーザー権限・ワークフローも設定可能）。集めた数値は自動で集計され、結果はすぐにWebで確認可能（表やグラフ作成も可能）。面倒な配布・収集・集計の手間を省くことができる。
インターフェースはあくまでExcelのため、「新しいツールやシステムを導入してその使い方を覚えたり、教えたりする手間は省きたい」という企業には最適。予算編成・予実管理の他、在庫管理や日々の報告書の作成や会議資料のためのデータ収集など社内のExcel業務すべてに応用可能。
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(出所：集計名人アタボー5公式Webサイト)
Excelを利用して実績管理を行っている企業におすすめの、Excelを入出力としたデータベースアプリケーション。既存のExcel利用を継続しつつ、難しいプログラミングなどを一切することなく、データ収集・蓄積・加工することができる]。Excel業務の配布・収集・集計にかかる作業負担を軽減し、経営者・管理者向けのレポートを素早く作成可能。
なお、基幹システムや業務システム、POSシステム、外部サービスとCSV連携すれば、Excelデータに限らず、社内の点在する多種多様なデータの一元管理が可能。Excelを入出力インターフェイスとしたデータベースアプリケーションを構築できる。
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（出所：Amoeba Pro公式Webサイト）
社員全員の能力を最大限に発揮できる経営環境「アメーバ経営」から生まれた管理会計クラウド。経営判断に必要な情報を集約して、部門別・事業別・商品別など多角的に分析。グラフなどで視覚的に表現することで、専門的な知識がなくても、直感的に経営課題を把握できる。
料金は最小5ユーザー・月額65,000円〜利用できるため、スモールスタートを望む企業にはおすすめ。導入後も、アメーバ経営の知識・導入経験が豊富なコンサルタントが運営をサポートしてくるのも心強い。
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(出所：YOJiTSU公式Webサイト)
財務会計ソフト・給与計算ソフトの開発メーカーとして30年以上の歴史を誇る同社が提供するクラウド予実管理システム。シンプルな作りで、現在利用中の会計ソフトに連動させるだけ。財務会計データを管理会計の基本である変動損益計算形式に置き換え、財務会計では見えなかった様々な経営の実態を「見える化」を実現。
月額5,000円という低コストで利用できるため「スモールスタートでいいから予実管理サービスを利用したい」という企業にはお勧め。RPA機能を備えており、毎月見たい分析資料を保存しておき、翌月に仕訳を送信するだけで、分析資料が自動的に作成される。
予実管理ツールとは、企業の予算と実績を管理するための専用ツールです。従来のExcelやGoogleスプレッドシートを用いた予実管理ではできない以下のような様々なメリットが見込めることから、多くの企業で導入が進んでいます。
予実管理ツールは大別して、「大手向け」と「中小企業向けのクラウド・SaaS」の2つのタイプに分けられます。「連結会計」「多言語対応」「大容量データの処理」「開示/報告」などを望むなら前者を、安価なコストで使い勝手のいいものを望むなら後者の中から選ぶとよいでしょう。
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予実管理システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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