最終更新日:2024-02-28
「ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理をするのは限界…」という方に向けた記事です。予実管理専門のツールを導入するとどんなメリットがあるのか、クラウド型をはじめ、どんなタイプのシステムがあるのかなど、わかりやすく紹介します。
予実管理ツールとは、企業の売上や仕入、原価などの予算と実績を管理するための専用ツールです。
全体の予実を確認するだけなら会計ソフトやERPなどでも可能ですが、事業別やサービス別、工場別など、より細かい単位で「目標に対してどれくらい進捗しているのか」という経営判断に有効な差異分析はできません。そのため、多くの企業ではシステムの隙間を埋めるために、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを用いて独自のやり方で予実管理を行っています。
しかし、従来のExcelを用いたやり方では、以下のような課題があります。
予実管理ツールなら、必要なデータを自動で取り込み、予算作成からデータの収集、進捗管理、データの分析、業績予想、レポート作成まで、一連の業務を効率的に行えるように。近年では、導入や運用がしやすいクラウド型の予実管理ツールが多く登場し、ツールの選択肢が広がっています。
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次に、予実管理ツールの導入にあたり、具体的なメリットを紹介します。わかりやすいように、ExcelやGoogleスプレッドシートを利用した場合と比較しながら説明していきます。
予算や実績の入力を部門・拠点ごとに行ってもらう場合、Excelならファイルの送付・データ収集・転記の工数がかかります。クラウド上で複数の人と共有できるGoogleスプレッドシートならその手間は省けますが、「データを誤って上書きしてしまう」「見られたくない情報まで共有しなければならない」といったリスク・トラブルがつきものに。
予実管理ツールなら、ユーザーごとに公開範囲を制限しながらデータの一元管理が可能なため、部門や拠点を超えても収集・転記の負担がありません。なかには「Loglass 経営管理」のように、Excelやスプレッドシートに分散する情報を独自のワークフローシステムを使って集約し、更にそれらを柔軟に閲覧制御しながら社員に情報共有できるツールも存在します。
予実管理ツールを利用すれば、外部連携をして必要なデータを自動で取り込めます。ERPをはじめ、会計システムや販売管理システムなど既存のシステムとの連携も可能に。使用しているツールに入力するだけで、予実管理ツールに反映してくれます。
従来、各担当者は予実管理に必要な情報を探し出し、手作業でExcelやスプレッドシートなどへのコピペが必要でした。しかし、分析の精度を上げるためには、定期的に取り込み作業が必要になり、転記ミスがないかを確認・修正しなければなりません。手作業で繰り返すには膨大な手間と業務負担がかかるこれらのデータ管理を、予実管理ツールが自動化して業務効率化につなげます。
たとえば、「DIGGLE」の場合、スプレッドシートをはじめとするデータを、毎日指定した時刻にインポートが可能に。この際に必要なデータの整形ルールはDIGGLE側に設定するため、データ変換やフォーマット変更の手間もかかりません。収集・確認・修正の負荷を軽減し、担当者は本来の分析業務に時間を割くことができるようになります。
ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理を行う場合、「データが重すぎて動かない」「処理に時間がかかる」といった状況が起こりがちに。多くの事業や拠点を展開する大手企業では、予実管理のために大量のデータを必要とするため、なおさらです。そもそもExcelはデータベースではないので、普通に使用しているだけでもファイルは重くなり、安定感を失っていきます。
予実管理ツールなら、データベースを用いて高速処理するため、大容量のデータでも心配は不要。たとえば、「SAP」にある膨大なデータを利用する場合は、連携して高速処理が可能な「CCH Tagetik」のようなツールが便利です。そのほか、「Jedox」のように、BIツールやETLツールの機能を搭載しているシステムもあります。
経営分析を行うためには、様々な帳票・資料が欠かせません。その内容も現場・経営陣・株主など、誰向けかによって異なり、わかりやすさを追求するなら表やグラフなどのビジュアル化も重要です。従来のExcelを用いた予実管理では、作成する資料ごとに必要な情報の収集・紐づけをはじめ、関数を組んだり、グラフ化したりするなど、大きな工数がかかりました。
予実管理ツールなら、帳票・資料を作成できるレポート機能を備えており、集計されたデータを自動で利用するので、わざわざ関数を組んで集計したり、グラフを作成したりするといった手間が省けます。なかには、RPA機能を備えた「YOJiTSU」のように、自社で利用している会計ソフトと連携させるだけで、最大100種類もの帳票を自動で作成してくれるものも。
ExcelやGoogleスプレッドシートで予実管理を行う場合、データ収集のためにファイルの配布・入力・承認などのやりとりが必要となります。しかし、「誰が入力していないのか」「どこで作業が止まっているのか」ステータスがわかりにくいため、作業が滞ってしまう場合も。本部スタッフもその都度、催促したり、修正を依頼したりしなければならないため、ストレスフルな環境になりがちでした。
予実管理ツールを取り入れることで、リアルタイムでステータスを把握できるように。たとえば、「BizForecast」では、申請・承認・決裁など随時進捗を確認できるワークフロー管理機能を備えています。進捗が一目瞭然なため、承認フローが複雑な場合でも業務効率を下げることなくスムーズに対応でき、大手企業での導入の際も安心です。
「予実管理ツールの導入を試してみたいけど、慣れ親しんだExcelから切り替えることに抵抗感がある」という方も多いはず。しかし、予実管理ツールは、Excelと親和性が高く、操作が簡単なものがほとんど。導入・活用の敷居は低いといえるでしょう。
たとえば、「BizForecast」「iFUSION」「集計名人アタボー5」「Sactona」は、利用中のExcelファイルを書式・関数や使い勝手をそのままにシステム化が可能。また、Excel のアドインとして提供されており、Excel上から利用することができる「Jedox」のようなサービスも存在します。
予実管理ツールは、企業規模にあわせて大きく2つのタイプに分けられます。
複数の国内・海外拠点やグループ各社などから、多くのデータを収集しなければならない大手企業向けのタイプです。外部システムとの連携・連動性に長けており、現場での部門・プロジェクト管理から、グループでの連結管理、更には工数管理や人事評価まで幅広い用途で利用が可能。そのほか、大容量のデータ処理や多言語対応、開示・報告など、大手向けならではの特徴的な機能を搭載しています。
シンプルで使い勝手がよい、中小企業向けタイプの予実管理ツールです。機能こそ絞られていますが、単位・項目を詳細に設定・管理できるのが特徴。たとえば、「Loglass 経営管理」のように、組織や科目の変更に対応したマスタ管理機能や、複雑な配賦機能に対応したシステムもあります。
企業によって抱えている課題や、予実管理ツールに期待する機能が異なるため、料金は見積もりをとるのが前提となります。料金を公表しているシステムのなかには、5ユーザー・月額65,000円から利用できる「Amoeba Pro」や、月額5,000円から導入可能な「YOJiTSU」といったツールも。
ライセンス体系も管理者・参照・標準など、権限が分かれるものを柔軟に選択できるように。スモールスタートはもちろん、将来的な利用拡大を見据えた場合にもおすすめです。
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(出所：BizForecast公式Webサイト)
脱Excelではなく「活Excel」をテーマに掲げるグループ経営管理システム。最大の特徴はExcelデータをそのままシステム化できるところ。Excelが持つ優れた入力インターフェース、豊富なワークシート関数や分析機能などの長所を活かしつつ、データベースによる一元管理、組織・科目などのマスタによる集計、他システムとの連携などを実現する。
予算管理や連結会計といった経営管理業務のみならず、工数管理、プロジェクト別損益管理、多店舗展開の採算管理や人事評価の運用など、様々な領域での業務効率化が期待できる。自社開発製品のため、開発者やコンサルタントがExcelの中身や運用方法を分析しながら、要件定義や設定・テストなど導入サポートに携わってくれるのも心強い。
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(出所：CCH Tagetik公式Webサイト)
通常、複数の製品を組み合わせるのが一般的な予算管理、連結管理、開示・報告を、同一システムで提供するオールインワンのパッケージツール。拡張性と柔軟性に優れており、グループ全体の適切な予算管理を実現する経営管理のプラットフォームとしてはもちろん、事業部ごとに個別管理まで行う現場のための経営管理システムとしても利用可能だ。
ERPやほかの外部システムとの連携性・連動性に優れており、所在・フォーマットがバラバラなデータを吸い上げてETL処理を行うことで、分析可能な扱いやすいデータとして統合。すべての事業・部署で発生したデータを集約させることで、現場ごとにマーケティングからアフターサービスまで一貫した分析・計画を期待できる。
インメモリデータベースの「SAP HANA」にも対応しており、SAPとの連携に強みがある。
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(出所：Jedox公式Webサイト)
データ統合・入力管理・見える化まで、1つのシステムで完結する業務データ管理プラットフォーム。ETL機能を搭載し、様々なデータソースにアクセスして連携できる。Excel関数での処理では膨大な時間がかかっていたところ、リアルタイムにデータを抽出・変換し、Jedox のデータベースに格納して一元管理。煩雑な業務を根本から見直し、業務の効率化を図れる。また、Excel のアドインとして提供されており、Excel上からでもデータ入力・管理が可能に。Excelの利便性や作業方法を活かしながら、違和感なく利用できるのもポイント。
自社の業務に応じて、自由度の高い業務管理プラットフォームの構築を支援。管理したいデータや可視化したい内容にあわせてカスタマイズできるため、導入・運用後もスムーズな定着を実現する。
(出所：Workday Adaptive Planning公式Webサイト)
全世界導入企業6,000社以上の導入実績を持つ予算管理システム。Excelと同じように操作することができ、使いやすいインターフェースに定評がある。ほかのシステムと連携してリアルタイムでERPデータを取り込み、常に最新の状態で一元管理。ワークフローを活用して、予算および予測の入力進捗を把握し、入力率の向上も図れる。
様々な部門・部署が閲覧したいレポートに簡単にアクセスが可能。レポート上のデータや計算式、明細まで、必要に応じて詳細な情報の確認もできる。また、社外や経営幹部向けのレポートをわざわざ作成する手間も省け、データの精度向上にも貢献。レポート作成に要していた工数を削減することで、今後の戦略や方向性についての議論・策定に時間を充てられるようになる。
(出所：Oracle Cloud EPM Planning公式Webサイト)
データの収集から積み上げ、配賦処理などの計算、予実管理、シミュレーション、レポート作成まで、管理会計・予算管理の幅広い業務にトータルで対応するクラウドサービス。AIによる精度の高い予測計画や柔軟な分析機能を搭載し、各部門の担当領域に必要なデータをカバー。データに基づいた目標管理・達成をサポートする。
予算管理にとどまらず、付随する人員計画、投資計画、中期・長期経営計画の策定にも活用が可能。より高度な経営管理を求める会社に適している。財務、人事、サプライ・チェーン、および販売全体のモデル化と計画を支援することで、業務の効率化・プロセスの合理化を実現し、よりよい意思決定の推進が期待できる。
(出所：Loglass 経営管理公式Webサイト)
予算策定、予実管理、見込更新、管理会計のフローを効率的に一元管理するための経営管理ツール。上場企業をはじめとし、業種・業界を問わず幅広い企業に導入されている。経営管理に必要な帳票基盤や分析ツールを多数備えており、BIと同様の基盤をデータベースの知識がなくても構築が可能に。また、財務会計ソフトを中心に、販売管理ソフト、経費精算ソフトなど様々な外部システムとの連携にも力を入れている。
Excelやスプレッドシートに分散する情報を、独自のワークフローシステムを使って集約し、閲覧権限制御をかけながら会社全体への情報共有を実現。経営者・経営企画室だけでなく、現場の全社員が一体となって業績の向上に取り組む「スクラム経営」が期待できる。
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(出所：Manageboard公式Webサイト)
変化に対応する柔軟な経営と、目標達成のための計画的な経営を同時に実現する予算管理システム。複数の会計ソフトに対応しており、勘定科目をはじめとするマスタと連携し、実績も仕訳ベースで集約。ミスやエラーを防ぎ、正確なデータに基づいた迅速な意思決定を支援する。
スキルや経験に左右されず、誰でも扱いやすい予算管理表の運用を実現。部門別の予算入力の際はCSVやGoogleスプレッドシートとも連携し、現在管理しているデータからインポートができる。PL予算をベースにしたキャッシュフロー予測や、BSに連動した計画の作成も可能だ。また、社内の予実データを一元管理するため、全社員が同じデータをもとにコミュニケーションがとれるように。社員の数字意識を高め、一人ひとりが業績向上のための経営判断を行う体制を構築する。
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(出所：DIGGLE公式Webサイト)
属人的な業務を削減し、リアルタイムに予実を分析することで、経営判断をより早く正確に行う予実管理クラウド。直感的に操作できるわかりやすいUI/UXのため、専門知識・スキルを持たない現場スタッフでもスムーズに利用可能。事業部からの予算の消化状況と見込みから正確な予測を行い、それをもとに経営判断をするといった、事業部を巻き込んだ予実管理が期待できる。
差異分析機能を用いれば予算ギャップの有無だけでなく、単月、累計、部門、科目などあらゆる角度からギャップ原因を見極められる。予算は案件ごとに割り振られたIDで管理され、勘定科目より粒度の細かい予算項目別での予実管理も実現。任意の時点との見通しを比較できる「スナップショット分析」の機能も備え、予実差異の原因を早期に特定可能だ。
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(出所：Sactona公式Webサイト)
Excelの操作感と、Excelの柔軟性を活かした自由なレイアウトに特徴を持つ経営管理システム。ユーザーはWebブラウザから既存のExcelデータ・レイアウトを取り込むだけで、そのままシステム上で利用可能。システムのスムーズな導入・運用を支援する。
通常のExcelの機能以外に、数値データの自動集計や、コメントをはじめとする定性情報の管理、ダッシュボード、シミュレーションなどの機能も充実。財務管理、生産管理、販売管理、人事管理など複数の領域の情報を一元管理でき、現状把握や差異分析、今後の経営判断に貢献する。
クラウド・オンプレミス両方で展開しており、幅広い業種や分野で利用されている。
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(出所：iFUSION公式Webサイト)
Excelで予実管理を行っている企業におすすめのExcel運用サポートシステム。利用しているExcelフォーマットをデータベースに登録し、データをアップロード。その後は集計結果をWeb上で確認・分析したり、Excelにアウトプットしたりすることが可能に。ほかのシステムへのデータ連携にも対応してる。また、ユーザーごとのアクセス権限の設定や、ワークフローといった機能も搭載。暗号化通信やIPアドレスによる通信制限など、セキュリティ対策も強化している。
インターフェースはあくまでExcelのため、「新しいツールやシステムの使い方を覚えたり、導入・定着に向けた準備をしたりする手間は省きたい」という企業には最適だ。予算編成・予実管理のほか、在庫管理や日々の報告書の作成、会議資料のためのデータ収集など、社内のExcel業務すべてに応用できるのも魅力。
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(出所：集計名人アタボー5公式Webサイト)
製造、販売、金融など幅広い業種で導入されている、Excelデータ統合プラットフォーム。既存のExcel利用を継続しつつ、難しいプログラミングの知識は一切不要で、データの収集・蓄積・加工に対応。Excel業務の配布・収集・集計にかかる作業負担を軽減し、経営者・管理者向けのレポートもスピーディーに作成する。
基幹システムや業務システム、外部サービスなどとCSV連携すれば、Excelデータに限らず、社内に点在する多種多様なデータの一元管理が可能に。Excelをインターフェースとしたデータベースアプリケーションの構築を実現する。
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（出所：Amoeba Pro公式Webサイト）
社員の能力を最大限に発揮し、全従業員が経営に参画する経営管理手法「アメーバ経営」から生まれた管理会計クラウド。経営判断に必要な情報を集約して、部門別・事業別・商品別など多角的に分析。様々な経営情報をグラフ形式で表現することで、経営課題の把握や業績の着地見込みを可視化し、スムーズに次のアクションにつなげられる。
料金は最小5ユーザー・月額65,000円（初期費用は別途）から利用できるため、まずはスモールスタートをしたい企業に最適。導入後も、アメーバ経営の知識や、導入経験が豊富なコンサルタントが運営をサポートしてくれるのも心強い。
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(出所：YOJiTSU公式Webサイト)
財務会計ソフト・給与計算ソフトの開発メーカーとして30年以上の歴史を誇る同社が提供するクラウド予実管理システム。シンプルな作りで、利用中の会計ソフトに連動させるだけでOK。財務会計データを管理会計の基本である変動損益計算形式に置き換え、様々な経営の実態を見える化する。
月額5,000円からという低コストで利用できるため、スモールスタートで予実管理ツールの導入を検討している企業や、よりコストを抑えながらスムーズにツールを切り替えたいと考えている企業におすすめ。RPA機能も備えており、毎月見たい分析資料を保存しておき、翌月に仕訳を送信するだけで分析資料が自動的に作成されるのも魅力だ。
企業の予算と実績を管理するための専用ツールである、予実管理ツールを紹介しました。従来のExcelやGoogleスプレッドシートを用いた予実管理では対応が難しい、以下のようなメリットが見込めることから、多くの企業で導入が進んでいます。
予実管理ツールは、「大手向け」と「中小企業向けのクラウド・SaaS」の2つのタイプに大きく分けられます。連結会計や多言語対応、大容量データの処理、開示・報告などが必要な場合は前者を、安価なコストで使い勝手のよいものを望むなら後者のなかから比較・検討するとよいでしょう。
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予実管理システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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