最終更新日:2021-08-19
Excelを用いた従来の予算管理に限界を感じており、予算管理システムの導入を検討している方へ。Excelから切り替える具体的なメリット、タイプと選び方、比較ポイント、おすすめサービスなどをわかりやすくご紹介します。
予算管理システムとは、予算の作成・編成、予算の進捗管理、集計データの分析、業績予想、レポート作成などを効率的に行うためのシステムです。
企業は、定期的に予算と実績を比較して、売上・原価・経費などの的確な予算を策定しなければなりません。従来はその手段として、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを用いるのが一般的で、たとえば、実績値を把握するために部門・プロジェクトごとにExcelファイルを配布・回収していました。しかし、そこには、以下のような様々な課題が挙げられていました。
予算管理システムを導入することで、上記の課題の多くが解決できます。近年では、パッケージ型以外に、手軽に利用できるクラウド型が登場してきたこともあり、多くの企業で導入が進んでいます。
とは言っても、おそらく多くの方が「今まで無料のExcelでできていたことを、費用をかけてまで導入する必要があるのか」と疑問を抱いている方と思います。結論からいうと、予算管理システムは利用メリットが大きいため、課題が深刻であれば、コストをかけてでも導入すべきと言えます。
今回は、予算管理システムの導入メリットや、どのような選び方をすれば間違いがないか、具体的なシステムを交えて、わかりやすくご紹介していきます。
なお、予算管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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まずは、予算管理システムを導入すると、業務にどのような変化がもたらされるか。具体的なメリットを4点、わかりやすくご紹介します。
Excel管理の場合、データの集計・分析に多くの手間を要します。たとえば、多拠点展開している各店舗の売上を管理しようとする場合、担当者にファイルを配布して回収するやり方だと、全部を統合するのに時間がかかります。未提出者への督促も負担です。Web上の共有ファイルに書き込んでもらうやり方だと、「誤って上書いてしまった」「ファイルが破損した」などのリスクが考えられます。
予算管理システムを導入すれば、データを苦もなく一元管理できます。「どの部署がまだ入力していないか」といったステータスも一覧ですぐに確認でき、リマインドも送れます。レポーティング機能を活用すれば部門別・組織別の分析も簡単にできます。組織改編があった場合でもデータベースで変更箇所を一つ修正すれば他に反映されるため、負担も少なくて済みます。
Excelの場合、上記したようにデータの回収・集計に工数がかかるため、進捗把握にタイムラグが発生してしまいます。的確に対応すれば最小限の被害に押さえられたはずなのに、判断に遅れが生じたることでタイミングを失してしまいます。また、人の手が介在することが多いため、500を50と入力してしまうような操作ミスも発生しがちです。数値に根拠が足らないと、予算管理の精度も下がってしまいます。
予算管理システムなら、入力データが即時反映されるため「月次の着地がどのようになりそうか」といったことがリアルタイムにわかります。また、数値が一元管理できるようになるため入力ミスも減らせます。予算管理システムをリアルタイムの売上予測データの置き場所とすることで常に最新の情報を見える化可能。信頼性のあるリアルタイムの情報に基づくことで、迅速的確な経営判断が期待できます。
Excelは自由度が高く、スキル次第で高度な計算式を利用することもできますが、その分、関数やシートをよく理解していない人は読み解くことができず、「その人以外はメンテナンスできない」ということが起こりえます。その点、予算管理システムなら、複雑な設定をしなくても、誰でも簡単に集計・分析できます。「業務の属人化を防ぎ、組織的な動きができるようにしたい」という企業にはおすすめです。
予算管理のExcelファイルには経営の重要数値が数多く含まれています。それをメールでやり取りすると、誤送信やウィルスなどによるデータ漏洩といった不安があります。また、Web上でファイル共有する場合は、権限の設定ミスにより、常に不正持出しの恐れも考えられます。セキュリティ対策の取られた予算管理システム内に一元管理することで、これらの不安を軽減することができます。
予算管理システムには様々な種類存在し、その特徴も様々です。予算の作成・編成、予算の進捗管理など基本的な部分は同じでも分析・レポート作成などの部分では違いがあります。自社に合ったものを選ぶためには「何を重視するか」が重要です。それによって、大きく3つにタイプ分けできます。
以下、どんな特徴があって、どんな企業に向いているのかをわかりやすく書いているので、選ぶ際の参考にしてみてください。
見慣れたExcel画面に似た画面構成を持つ予算管理システムです。見た目が似ているだけでなく、Excelを取り込んだり、そのままExcelを利用できたりすることも可能です。「これまでExcelで行ってきた管理方法や、Excelならではの自由度や使い勝手などを失わずに、そのまま利用したい」という企業・組織、また組織が巨大で「新しいやり方を周知させるのが難しい」という大規模組織等におすすめです。
予算管理の作成・集計、編成、分析機能が一通り備わっており、直感的な入力画面や洗練されたデザインのダッシュボードなどが特徴の予算管理システムです。「管理方法は多少変えても問題ないので、もっと効率的に予算管理を実現したい」といった企業には向いています。中堅・大規模組織での利用はもちろん、目標達成のためにチームで利用・共有するなど、中小企業やチームでの導入がしやすい料金設定となっているものもあります。
ビジネスインテリジェンスツール（BIツール）から派生している予算管理システムです。様々なアプリケーションやデータベースとの連携性・連動性に優れており、ばらばらなデータを吸い上げて、分析可能なデータとして統合可能。大規模組織の財務を一元的に管理できるソリューションもあります。「大量のデータを自由度高く分析したい」「予算管理以外にも様々な場面でも分析機能を利用したい」とお考えの企業向きです。
自社に合ったタイプのシステムが何となくわかったところで、最後に、具体的なシステムを選定する際にはどのような点に気をつけて選んだらよいのか。予算管理システムの比較のポイントを4点ご紹介します。
対応できる業務の幅はシステムによって異なります。全社の予算管理だけを行うのか、部門別やプロジェクトごとの予算管理などにも利用したいのか、連結決算の早期化のためにも利用したいのか、人事評価シートの入力・集計・分析のように予算管理以外の用途でも利用したいのか、など。自社が求める業務範囲をカバーしているのか、事前にチェックしておきましょう
また、レポートといっても、銀行や投資家が必要としているレポートや、上場を目指している企業で必要なレポート、社内会議ですぐに使えるレポートなど様々です。予算管理だけであれば、[2]のような予算管理に特化したツールでもよいでしょう。それ以外にも応用したいのであれば、汎用的に利用できる[2][3]のようなツールだと安心です。
初期設定から自社で行うのを前提にしているのであれば問題ありませんが、現在の予算管理方法を新システムに移行するには、要件定義やそれに応じたシステム設定はどうしても必要になります。管理範囲が広く、複雑化しており、整理に時間がかかりそうであれば、コンサルタントによる導入コンサルが用意された予算管理システムを選んだ方がよいでしょう。
コンサルタントによっては、詳細な説明を繰り返さなくても、現状の管理シートを読み解いて要件定義を進めてくれるコンサルタントもいますので、利用をお考えであれば、どのような方法・手順でどこまで導入サポートをしてくれるかの確認をしましょう。
多くの国内・海外拠点やグループ各社を持ちグローバル展開をしている、あるいは今後視野に入れている企業にとっては多言語・多通貨対応は必須です。システムの中には日本語の他は英語のみといったサービスもあるので、気にかけておくとよいでしょう。
大量のデータを効率よく分析するためには、他システムで取り扱っている様々なデータをAPI連携などで吸い上げられると便利です。[3]のタイプを選ぶのであれば問題ありませんが、それ以外のタイプを選ぶ場合、システムによっては連携できるものが限られていますので、事前にチェックしておきましょう、
ここまでご紹介したポイントにそっておすすめの予算管理システムをご紹介します。まずは「Excelの使い勝手を重視するタイプ」の代表的なサービスです。
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| サービス名 | 特徴 | 料金 |
| BizForecast | 書式・関数や使い勝手そのままシステム化可能。 | お問い合わせ |
| Loglass | Excel・スプレッドシートのフォーマットを各部門へ自動生成・自動送付。 | お問い合わせ |
| Sactona | オートメーション機能を標準装備（取込み〜出力まで）。 | お問い合わせ |
| Diva System FBX | 各担当者へExcel自動配布でき、アップロードで報告完了。 | お問い合わせ |
| Oracle Cloud EPM Planning | Web画面への入力の他、Excelからの直接入力も可能。 | お問い合わせ |
| iFUSION | Excelフォーマットをそのまま利用し続けられるため導入負担なし。 | お問い合わせ |
(出所：BizForecast公式Webサイト)
"脱Excel" から "活Excel" を掲げ、グループ経営管理を効率化する予算管理システム。利用中のノウハウ・工夫が詰まったExcelファイルを、書式・関数や使い勝手そのままにシステム化。予算管理以外でも、連結決算、経費精算、人事評価、案件管理など、Excelを利用して入力フォームを作成・配布⇒回収⇒集計⇒フィードバックするようなPDCAサイクルを持つあらゆる業務で利用可能。会計システムとしての基本的なデータ構造や仕訳入力・精算表などの機能が一通り含まれ、グループ会社や部門など複数事業体のデータ管理にも対応しており、あらゆる経営管理業務のシステム化が可能。多言語・多通貨対応。
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(出所：Loglass公式Webサイト)
予算策定から予実管理まで一気通貫で管理できる経営管理クラウドサービス。表計算ソフトベースの既存業務・運用との親和性が高いため、スムーズに導入できる。特徴的な機能の一つ「編成プロジェクト機能」では、Excel・スプレッドシートのフォーマットを各部門へ自動生成・自動送付。提出されたデータはすべて自動統合され、予算・見込みの集計作業を極限まで削減できる。また、履歴管理にも長けており、各部門から提出されたデータの変更点の可視化に対応する「タイムマシン機能」や財務シートの気になる箇所について、Loglass上でコメントのやり取り・保管できる「コメント機能」を搭載。要因根拠を正確に把握して、迅速な意思決定をサポートする。
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(出所：iFUSION公式Webサイト)
今利用しているExcelフォーマットをそのまま使えて、かつ面倒な配布・収集・集計の手間が省けるExcel運用サポートシステム。入力してもらいたいExcelフォーマットをWeb上に登録すれば、あとは各ユーザーがダウンロード・入力・アップロードするだけ。「誰が作業して、誰がしていないか」などの状況も随時確認可能、ユーザー権限や承認ワークフローも設定でき、「誰が・いつ・何をしたか」操作ログも取得できるので内部統制にも効果的。集めたデータはWeb上で一元管理。数値は自動で集計され、すぐにWeb上で確認可能。表やグラフも作成可能。予算管理の他、報告書や会議資料などのデータ収集・集計にも便利。
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(出所：Sactona公式Webサイト)
10ユーザーの小規模利用から1,000ユーザーを超えるような大規模利用までスケーラブルに対応できる予算管理システム。予算管理だけでなく、連結管理、グループ会社管理、部門別管理など、様々な経営管理業務の高度化・効率化が可能。クライアントプログラムのインストールが不要で、各部署・子会社において利用する画面は Excel そのもので、Excelの柔軟性を生かした自由なレイアウトと操作感、スムーズな導入が可能。オートメーション機能を標準装備し、データの取込みからレポート出力までをワンクリックで実行され、また、見込データ等、各担当者が入力するデータは、入力フォームからのデータ送信と同時に外貨換算、単純合算、連結消去データが自動作成される。
(出所：Diva System FBX公式Webサイト)
財務情報から非財務情報まで、グループ会社などの関連組織からの報告の収集・統合業務を一元管理できる予算管理システム。集計作業や履歴管理、エラーチェック等、手作業が多い部分だけを自動化し、入力のしやすいExcelや現在利用中のExcelフォーマットはそのまま利用可。収集・統合実務のための集計・履歴管理・進捗管理・権限管理など便利な機能が充実。収集用のExcelフォーマットをDivaSystem FBX上にアップロードすることで、各担当者へExcelファイルが各担当者へ自動配布、各担当者は入力後システムにアップロードすることで報告が完了、といったファイルを配布する方法の他、Webスプレッドシートに直接入力してデータ収集することも可能。
(出所：Oracle Cloud EPM Planning公式Webサイト)
Excelからの直接入力も可能な予算管理システム。Excelのような操作感でのWeb画面への入力の他、Excelからのコピー＆ペーストも可。エラーチェック、ファイル添付、ロック、変更履歴の管理など、便利な機能が豊富。タスク管理機能では、予算管理者や各予算担当者がログインすると、その役割に応じたタスク一覧が表示され、次にすべきことやその期日などが一目で分かり、予算管理業務の標準化や効率化を実現。モバイルやタブレット画面での最適化表示にも対応。
次に、直感的な入力・操作画面を活かしたタイプの予算管理システムをご紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
| Manageboard | コンサルティング経験が豊富な公認会計士が開発した製品。 | お問い合わせ |
| DIGGLE | 計算式不要で複数の事業、組織、プロジェクトのP/Lを統合可能。 | お問い合わせ |
| Jedox | 前年度実績入力や予算案分などの入力支援機能あり。 | お問い合わせ |
| Workday Adaptive Planning | 入力補助・ステータス管理機能など予算管理に特化し機能が多数。 | お問い合わせ |
| Board | 請求書作成と中堅向けERPの中間に位置するようなシステム。 | 月額1,980円/3名～ |
(出所：Manageboard公式Webサイト)
株式会社マネーフォワードのグループ会社が運営する予算管理システム。Excelを使わずに、クラウド上の直感的な操作で予算管理が可能。コンサルティング経験が豊富な公認会計士が開発し、現場に寄り添った機能を活用することで、社内メンバーを巻き込んだ予算のPDCAサイクルを構築できる他、銀行や投資家が必要としているレポートを簡単作成。
売上予算管理機能を利用し、売上を部門別や担当者別に作成・管理することができる他、予算の進捗状況を報告・確認することができる。成長志向にある中小企業、財務や経営企画を確実に管理したい中堅企業、IPOを目指しているスタートアップ企業などに最適。
(出所：DIGGLE公式Webサイト)
予実管理業務の効率と予測の精度を高めることに特化した予算管理システム。Excelで作成した予算を、コピー＆ペーストで簡単取り込みし予算の作成ができる。実績データの取り込みも、総勘定元帳データ等からのコピー＆ペースト操作で簡単に取り込みでき、API連携で自動同期することも可能。計算式不要で複数の事業、組織、プロジェクトのP/Lを統合できる他、予実分析はP/Lレポートを表示して、クリック操作でドリルダウンすれば、一瞬で見たいデータにアクセスできるため、経営会議用資料の作成も簡単。
(出所：Jedox公式Webサイト)
中堅・大手企業向けの予算管理システム。〝脱Excel“を掲げ、基幹システム等とも自動連携。商品の入れ替わり、部署・スタッフ変更などの際は、CSVに入力し、登録するだけで入力マスタ作成・修正ができる。前年度実績入力や予算案分などの入力支援機能で予算策定も省力化。月次実績データはCSVですぐに取り込みできるため、予実管理が簡単。入力制御で入力ミスが減少、承認フローもスムーズで、内部統制面の強化も期待できる。
(出所：Workday Adaptive Planning公式Webサイト)
全世界導入企業5,200社以上の予算管理システム。Excelに近いUIだが、入力補助機能や、入力の進捗管理や作業のステータスが一目で分かる機能など、予実管理に特化したツールならではの機能を多く搭載。グループ会社や組織へ任意の予算フォームを自動展開、申請者がフォームへ入力した実績・予算・予測の値は組織階層に自動で積み上げされ、リアルタイムで自動集計。予実管理は、閲覧したい項目でレポート出力、複数のバージョン管理、ダッシュボードによるビジュアル化され、差異詳細を分析、原因特定に役立つ。
(出所：board公式Webサイト)
中小企業の見積書・請求書等、帳票発行の効率化をはじめ、営業管理・支払管理・売上見込の把握・キャッシュフロー予測など、中小企業の業務・経営を一元管理・効率化できるサービス。一般的な請求書作成サービスと中堅向け業務システム・ERPの中間に位置するようなシステムで、請求書作成サービスでは業務管理・経営管理が不十分だが、中堅向け業務システム・ERPだと価格帯が高すぎて手が出しにくいという中小企業に最適。書類やステータスを案件単位に管理。予算管理に関しては、売上目標・損益分岐点・粗利目標を設定しておくと、売上の予測グラフに表示され、目標に対しての過不足がひと目でわかる。
最後に、分析機能を重視タイプの予算管理システムをご紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
| CCH Tagetik | 外部システムとシームレスに連携し、大量のデータを高速で分析。 | お問い合わせ |
(出所：CCH Tagetik公式Webサイト)
予算管理、連結会計、開示・報告などに柔軟に対応できる統合ソリューション。SAPシステムやその他の主要アプリケーション（様々なデータベースなど）にシームレスにアクセスできる。SAP HANAとの連携やETL機能を用いて大量のデータを高速で分析できるのも特徴。
戦略的計画はもちろん、公的/法定/内部レポーティングを1つのツールで一元管理。予算編成、計画、フォーキャストソフトウェアを利用し、財務と事業部門の詳細データを一元化することにより、予算編成と計画策定のプロセスを強化でき、もっと頻繁に、もっと掘り下げた計画を立案可能。多通貨・多言語対応。
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予算管理・分析の際の業務効率化と、正確性向上に役立つ、予算管理システムの導入メリット、タイプ、比較のポイント、おすすめサービスをご紹介しました。予算管理を取りまとめる経営管理・戦略の部門には、優秀な人材が配属されている企業も多いかもしれませんが、その貴重な人材が配布や集計に苦しめられていては企業としては大きな損失です。企業の今後を左右する重要な業務にも関わらず、システム化が遅れ、既存の手段に頼っていた予算管理業務にメスを入れ、効率化・正確性の向上を目指すことは、企業の大きな飛躍への第一歩となることでしょう。
なお、予算管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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