最終更新日:2023-03-08
Excelを用いた従来の予算管理に限界を感じており、予算管理システムの導入を検討している方へ。Excelから切り替える具体的なメリット、タイプと選び方、比較ポイント、おすすめサービスなどをわかりやすく紹介します。
予算管理システムとは、予算の作成・編成、予算の進捗管理、集計データの分析、業績予想、レポート作成などの業務を効率化するためのシステムです。
従来は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを使うのが一般的でした。たとえば、実績値を把握するために部門・プロジェクトごとにExcelファイルを配布・回収していましたが、以下のような課題があります。
予算管理システムを導入することで、これらの課題の多くが解決できます。近年では、手軽に利用できるクラウドタイプが増えてきたこともあり、ますます企業での導入が進んでいます。
本記事は、予算管理システムの導入メリットや、自社にあったシステムの選び方、具体的なおすすめシステムなどをわかりやすくご紹介していきます。
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まずは、予算管理システムを導入すると、業務にどのような変化がもたらされるのか、4つのメリットから見ていきましょう。
多拠点展開している企業だと、Excelファイルの配布・回収、未提出者への督促といった手間が発生するうえ、すべてのデータを確認・分析するのに時間がかかります。また、Googleスプレッドシートのようなオンライン共有ファイルなら配布・回収の手間を省けますが、データの確認・分析にかかる時間はそう変わりません。
予算管理システムなら、データを一元管理できるのでこれらの負担・リスクを軽減できます。たとえば、未入力の部署を一覧ですぐ把握してリマインドを送れます。レポート機能を活用すれば、部門別・組織別の分析も簡単です。組織改編があった場合でも、データベースを修正するだけで全体に反映されるため、負担も少なくて済みます。
Excel管理でデータの回収・集計に工数がかかると、進捗把握にタイムラグが発生してしまいます。すると、経営判断に遅れが生じ、時として機会損失につながる恐れも。また、Excel管理だと手入力をしないといけないため、数字の入力ミスも発生しがちで、データに対する信頼性も下がってしまいます。
予算管理システムなら入力データが即時反映されるため、目標までのギャップやキャッシュフローのシミュレーションがリアルタイムで把握できます。加えて、数値を一元管理することで入力ミスが減少。信頼性の高いリアルタイムの売上予測データに基づくことで、迅速かつ的確な経営判断ができるようになります。
Excelはスキル次第で高度な計算式も利用できますが、業務が属人化しやすいというデメリットが。「作った人しか扱えない予算管理シート」が課題となっている現場も少なくありません。その点、予算管理システムなら、誰でも簡単に集計・分析が可能。「業務の属人化を防ぎ、組織内の連携を高めたい」という企業におすすめです。
重要数値が含まれた予算管理データをメールでやり取りすると、誤送信やサイバー攻撃によるデータ漏洩リスクがあります。また、Web上でのファイル共有だと、権限の設定ミスによる不正持出しのリスクも考えられるでしょう。セキュリティ対策の取られた予算管理システム内でデータを一元管理すれば、これらのリスクを軽減できます。
予算管理システムによって、操作感やUI、分析・レポート作成機能などは異なり、大きく3つのタイプに分けられます。
以下、どんな特徴があって、どんな企業に向いているのかをわかりやすく書いています。記事後半の詳細なサービス紹介と合わせて、選ぶ際の参考にしてみてください。
使い慣れたExcelに似たUIの予算管理システム。UIが似ているだけでなく、Excelデータをそのまま取り込むなど、既存のExcelデータを活用できるのも特徴です。
「Excel管理方法や使い勝手などをそのまま活かしたい」という企業・組織に適しています。また、組織の規模が大きくて「新しいやり方を周知させるのが難しい」という場合にもおすすめです。
たとえば、「BizForecast」は、Excel資産の活用を重視しており、Excelの書式や関数をそのまま使えます。「iFUSION」「集計名人アタボー5」は、利用しているExcelのフォーマットをそのまま利用できます。
予算管理の作成・集計、編成、分析機能がひと通り搭載されており、直感的かつ洗練されたUIが特徴の予算管理システムです。既存の管理方法を変えてでも、予算管理業務の効率化を優先したい場合に向いています。
たとえば、「DIGGLE」は、予算のExcelデータと財務会計データを自動で突合し、浮いた時間を、本来やるべき要因分析やアクションプラン策定業務に転換することができます。また「Manageboard」のように、各部門が保有する非財務データもまとめて管理できるシステムも。
分析機能に優れたシステムを導入したい場合は、予算管理機能を備えた経営管理ソリューションがおすすめ。「大量のデータを自由度高く分析して経営判断に活用したい」「経営管理全般を効率化・最適化したい」というケースに適しています。
様々なアプリケーションやデータベースとの連携性・連動性に優れており、社内に散在しているデータを吸い上げて、分析可能なデータとして統合します。中には、大規模組織の財務を一元的に管理できるソリューションも。
たとえば、「CCH Tagetik」は、予算管理から連結管理、レポーティング・分析まで、経営管理に関連する業務を網羅的にカバーします。また、「Oracle Cloud EPM Planning」は同社のシリーズ製品と連携することで、ビジネス業績管理全般を最適化できます。
具体的なシステムを選定する際に留意したい、4つの比較ポイントをご紹介します。
対応できる業務の幅はシステムによって異なります。「全社の予算管理だけを行えればOK」「部門別やプロジェクトごとの予算管理などにも利用したい」「連結決算の早期化を目指したい」「人事評価シートの入力・集計・分析にも利用したい」など、利用したい業務範囲を明確にし、それらをカバーしているのか事前にチェックしておきましょう。出力対応しているレポートの種類も要チェックです。
予算管理以外の業務でも利用したいのであれば、先述の「一元管理・効率化に強みを持つタイプ」や「分析機能に強みを持つタイプ」に該当するシステムがおすすめです。
現在の予算管理方法を新システムに移行するには、要件定義やそれに応じたシステム設定、運用フローの構築が必要になります。管理範囲が広く複雑で、整備に時間がかかりそうであれば、導入コンサルサービスが用意されている予算管理システムがおすすめです。
ベテランのコンサルタントの中には、現状の管理シートを読み解いて要件定義を進めてくれる人も。導入コンサルサービスを利用する場合は、方法や手順、導入サポートの範囲を確認しておきましょう。
多くの国内・海外拠点やグループ会社を持つ、あるいはグローバル展開を視野に入れているなら、多言語・多通貨に対応している予算管理システムがおすすめです。たとえば、「BizForecast」は日本語のほか、英語・中国語（簡体字）に対応。「board」は12種類の外貨に対応しており、それぞれ日本円の換算レート指定ができます（アドオン機能）。
大量のデータを効率よく分析するためには、外部システムとのデータ連携に優れたシステムを選びましょう。「分析機能に強みを持つタイプ」を選ぶのであれば問題ありませんが、それ以外のタイプを選ぶ場合は、事前にAPI連携ができるシステムをチェックしておきましょう。
タイプ別におすすめの予算管理システムをご紹介します。まずは、Excel活用に強みを持つタイプの代表的なサービスです。
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| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| BizForecast | Excelの書式・関数や使い勝手そのままでシステム化できる。 | 要問い合わせ |
| Loglass | Excel・スプレッドシートのフォーマットを使って、各部門へ自動生成・自動送付できる。 | 要問い合わせ |
| Sactona | Excelを入出力インターフェイスとして利用できる。 | 要問い合わせ |
| Diva System FBX | 各担当者へExcelを自動配布でき、アップロードするだけで報告が完了。 | 要問い合わせ |
| iFUSION | 既存のExcelフォーマットをそのまま利用できるため負担なく導入できる。 | 要問い合わせ |
| 集計名人アタボー5 | 既存のExcelデータを利用してデータベースを構築できる。 | 月額45,000円～ |
(出所：BizForecast公式Webサイト)
「脱Excelから活Excel」をコンセプトに掲げ、グループ経営管理を効率化する予算管理システム。4,700社以上で導入されている。書式・関数や使い勝手はそのままに、各社のノウハウ・工夫が詰まったExcelファイルのシステム化や、データベースでの一元管理ができるように。
予算管理以外にも、Excelを利用して入力フォームを作成・配布⇒回収⇒集計⇒フィードバックするようなPDCAサイクルを持つあらゆる業務で利用可能。連結決算、経費精算、人事評価、案件管理などにも活用されている。多言語・多通貨対応。
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(出所：Loglass公式Webサイト)
予算策定から予実管理まで一気通貫で対応した経営管理クラウドサービス。Excelベースの既存業務・運用との親和性が高いため、スムーズに導入できるのが特徴だ。「編成プロジェクト機能」では、Excel・スプレッドシートのフォーマットを各部門へ自動生成・自動送付し、提出データをすべて自動統合。予算・見込みの集計作業を大幅に削減できる。
また、各部門からの提出データの変更点を可視化する「タイムマシン機能」や、システム上で財務シートに関するコメントのやり取り・保管ができる「コメント機能」など、履歴管理機能も充実。要因根拠を明確に可視化すること、迅速な意思決定をサポートする。
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(出所：iFUSION公式Webサイト)
利用中のExcelフォーマットをそのまま使えて、かつ面倒な配布・収集・集計の手間が省けるExcel運用サポートシステム。配布したいExcelフォーマットをWeb上に登録すれば、あとは各ユーザーがダウンロード・入力・アップロードするだけ。
集めたデータは、Web上のデータベースで一元管理して、数値を自動集計。データや進捗状況をWeb上ですぐに確認できる。また、ユーザー権限や承認ワークフローも設定でき、「誰が・いつ・何をしたか」操作ログも取得できるので、内部統制にも効果的。
簡単な操作で表やグラフの作成もできるので、報告書や会議資料などのデータ収集・集計に役立つ。
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(出所：集計名人アタボー5公式Webサイト)
Excelの配布・収集・集計業務を効率化する、Excel 帳票管理・連携ツール。既存のExcelをテンプレートとして登録するだけで、データの一元管理が実現できる。ノンプログラミングでデータの収集・蓄積・加工ができるので、予算管理や予実管理をはじめ、Excelを使った様々な業務に応用可能。経営者・管理者向けのレポートも素早く作成できる。
ユーザーの役割・権限ごとに表示メニューを変更できるため、ユーザーが「何をすればいいか」迷ずにすむのもポイント。管理者は個々の作業の進捗状況を把握して自動通知できるので、タスクの遅滞防止に役立つ。
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(出所：Sactona公式Webサイト)
予算・予実・見込管理など経営管理を効率化・高度化できる会計ソフト。クラウド・オンプレミス両方に対応でき、クラウド版は10名〜の小規模で、オンプレミス版はエンタープライズ企業で幅広い業種や分野で活用されている。
WebブラウザからExcelを起動して操作するタイプで、既存のExcelデータをそのまま利用できるのが特徴。余計なツールのインストールも不要で、レイアウトもこれまでのものを踏襲できるため従業員へのトレーニングコストも最小限で済む。入力したデータは自動集計され、ダッシュボードから売上高・営業利益の推移や事業別ごとの状況もリアルタイムで確認可能。気になる項目はドリルダウン・ドリルスルーもできるため原因分析やアクションの策定にも役立てやすい。
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(出所：Diva System FBX公式Webサイト)
グループ予算管理・見通し管理など、グループ経営管理業務に必要なデータ収集・レポーティングができるWebベースのアプリケーション。子会社の連結予算情報の収集・集計や、各拠点・事業部からの単体予算情報の収集・集計といった予算管理業務を大幅に効率化する。集計作業や履歴管理、エラーチェック等、手作業が多い部分だけを自動化し、現在利用中のExcelフォーマットはそのまま利用できる。非財務情報にも対応。
DivaSystem FBX上にアップロードした収集用のExcelフォーマットを、各担当者へ自動配布。各担当者が入力済データをシステムにアップロードするだけで報告が完了する。Webスプレッドシートに直接入力してデータ収集することも可能。
一元管理・効率化に強みを持つタイプの予算管理システムを5つご紹介します。
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| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Manageboard | 様々な会計ソフトからデータを取得し、計画作成や予算実績管理ができる。 | 要問い合わせ |
| DIGGLE | 予算のExcelデータと財務会計データを自動で突合できる。 | 要問い合わせ |
| Jedox | 前年度実績入力や予算案分などの入力支援機能を搭載。 | 要問い合わせ |
| Workday Adaptive Planning | 複数シナリオでの比較やローリングフォーキャストなど、多様な予算編成機能を搭載。 | 要問い合わせ |
| board | 各種書類作成から販売管理までをカバーする、業務・経営管理システム。 | 月額3,980円/15名まで |
(出所：Manageboard公式Webサイト)
ノーコードで事業全体の予算管理フローをクラウド上に実現する予算管理プラットフォーム。様々な会計ソフトとの連携に対応しており、会計データの取得や計画作成、予実管理ができるように。また、データ分析機能が充実しており、財務分析や業績シミュレーションも簡単に実行できる。
計画上のPL、BS、CFのいずれかを操作すると、複式簿記の原理により、PL/BS/CFが自動で連動。複雑なExcelシートは不要で、メンバーがいつでもクラウド上で予算管理やレポートを確認できるようになる。事業部門が保有する非財務データとの連携にも対応。
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(出所：DIGGLE公式Webサイト)
予実管理を軸に、見込値の自動集計や差異分析、各種レポートの集計・出力といった機能を持つ予実管理クラウド。予算のExcelデータと財務会計データを自動で突合して工数を大幅に削減し、要因分析やアクションプラン策定業務に注力できるように。
また、誰でも使いやすい直感的なUIなので、各事業部がそれぞれで見込みを更新でき、見込み値の集計や着地の予測といった業務に効率化につながる。差異分析機能では、あらゆる角度から予実のギャップ原因を分析・特定。予実差異に対するアクションの早期化をサポートする。入力データは自動集計されるため、各種レポートの集計工数がゼロに。
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(出所：Jedox公式Webサイト)
予算編成、予算管理、実績管理、分析業務に必要なデータ入力、データ統合、レポート作成を総合的にサポートする予算管理システム。“脱Excel”を掲げており、管理の手間の大幅削減、予実管理レポート作成の効率化が実現できる。商品の入れ替わり、部署・スタッフ変更なども、CSVに入力・登録するだけで入力マスタ作成・修正が完了。更に、前年度実績入力や予算按分といった入力支援機能も充実している。
会計システムのデータベースや、Excel・CSVなどのファイルからデータを収集し、内部データベースに保存するデータ統合機能を搭載。重複データの消込、名寄、予実比較などが可能に。
(出所：Workday Adaptive Planning公式Webサイト)
経営管理における計画業務に必要な機能がそろう、クラウドベースの財務プランニングソフトウェア。予算策定から予実管理・見直し予測まで、スピーディーかつ正確に管理する機能を搭載している。過去データを使ったローリングフォーキャストや、トップダウンとボトムアップの両方による予算編成に対応。ドライバーを変えることで複数の予算シナリオを比較したり、タスクを割り当てて計画に対する進捗を追跡できたりと幅広い機能を持つ。
財務プロセスの自動化・合理化によって、プランニングのサイクルタイム70％短縮、生産性50％向上という成果も報告されている。
(出所：board公式Webサイト)
導入企業4,400社以上、有料継続率99%以上という実績を持つ業務システム。中小企業の見積書・請求書といった帳票発行の効率化をはじめ、営業管理・支払管理・売上見込の把握・キャッシュフロー予測など、中小企業や個人事業主の業務・経営の一元管理・効率化に強みを持つ。設定目標は売上グラフに表示され、売上の過不足がひと目でわかるように。
一般的な請求書作成サービスと中堅向け業務システム・ERPの中間に位置するような機能が特徴だ。請求書作成サービスの機能では満足できず、中堅向け業務システム・ERPは高額で手を出しにくいという中小企業に最適。書類やステータスを案件単位で管理できる。また書類のバージョン管理や英語・外貨対応、シングルサインオンといったアドオンも用意。
分析機能に強みを持つタイプの予算管理システムを3つご紹介します。
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| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| CCH Tagetik | データ収集を自動化・効率化するためのパワフルなETL機能を標準搭載。 | 要問い合わせ |
| Amoeba Pro | グラフ・表などの可視化に優れており、早期に経営課題や着地見込みも予測可能。 | 月額65,000円 （5名まで） |
| Oracle Cloud EPM Planning | BSやCF含めて各種計算処理やレポート・分析をトータル支援する。 | 要問い合わせ |
(出所：CCH Tagetik公式Webサイト)
経営管理に必要な情報を一元管理できる、経営管理プラットフォーム。予算管理から連結管理、レポーティング・分析まで、経営管理に関連する業務を網羅的にカバーする。データ収集を自動化・効率化するためのパワフルなETL※機能を標準搭載している。マルチモデルデータベースの「SAP HANA」との連携も強み。
Web上での入力やレポート表示はもちろん、Excelとの親和性が高く、アドインをインストールすればExcel形式での入力・参照が可能となる。
※ETL…データをシステム間で連携・活用するために、抽出・収集（Extract）、変換・加工（Transform）、配信・送出（Load）すること
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（出所：Amoeba Pro公式Webサイト）
管理会計のPDCAサイクルを強力に支援する管理会計クラウド。特にCheck機能が優秀で、収集したデータは部門別採算管理に加え、商品・プロジェクトなど各種セグメント別で業績を管理することもできる。
また、複数部門を横並びに表示させる対比表、対象部門を時系列で表示させる推移表など、各種グラフの出力が可能。ビジュアライズにも強みを持ち、「どのような推移で数値が動いているか」「何にどれくらいコストが費やされているか」「コストの内訳はどうなっているか」といったポイントを一目でわかりやすく把握できる。導入経験が豊富なコンサルタントのサポートが受けられるのも嬉しい。
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(出所：Oracle Cloud EPM Planning公式Webサイト)
管理会計・予算管理で必要なデータの入力・連携をはじめ、各種計算処理やレポート・分析をトータルに実現するクラウドサービス。既存のExcelデータを取り込めるため、Excelベースでの管理からスムーズに移行できる。
財務および業務予算の関係者が1つのプラットフォーム上でコラボレーションすることで、企業全体の計画・予算作成に取り組める。ソリューションに組み込まれたAIとデータサイエンスを活用して、異常値や外れ値を除いた、精度の高い予測が可能に。
また、BSやCFなどの財務諸表の計画にも対応。収益、売上、総マージンを正確に計画する。
予算管理・分析の際の業務効率化と、正確性向上に役立つ、予算管理システムの導入メリット、タイプ、比較のポイント、おすすめサービスをご紹介しました。
予算管理を取りまとめる経営管理・戦略部門に配属された優秀な人材が、Excelファイルの配布や集計に手間を取られている状況は、企業にとって大きな損失です。
予算管理・予実管理は、企業の今後を左右する重要な業務。予算管理システムの導入によって効率・正確性の向上を目指すことは、企業の大きな飛躍への第一歩となることでしょう。
本記事でご紹介した3つのタイプや、4つの比較ポイントを参考に、自社に最適な予算管理システムの導入を検討してみてください。
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予算管理システムの更に詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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